Cartel de licitación privada)
Cartel de licitación privada)
Contratación Abierta Concursada LOC-PR-002-2022
Servicios de Vestimenta de Espacios (ambientación-decoración) y Rotulación
Contenido
Tabla Contenidos 1
2. Objeto de la contratación 2
4. Obligaciones del contratrista adjudicado 3
6. Condiciones de la contratación 5
7. Instrucciones para ofertar 9
8. Aclaraciones del cartel 12
9. Admisibilidad de las ofertas 12
10. Subsanación y estudio de las ofertas 13
11. Evaluación de las ofertas 13
12. Plazo y forma de adjudicación 15
13. Garantía de cumplimiento y formalización contractual 16
14. Modalidad y forma de pago 16
15. Ejecución del contrato 16
16. Penalidades por defectos en la ejecución 17
1. Introducción
La Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022™ (en adelante “el evento” “la Copa” o “el Torneo”), es un evento de la Federación Internacional de Fútbol (FIFA, en adelante) que se llevará a cabo entre los días 10 y 28 xx xxxxxx del 2022, y tendrá como país sede x Xxxxx Rica.
La responsabilidad de la organización de la Copa recae en la Federación Costarricense de Fútbol (FEDEFUTBOL o “Federación”, en adelante) que ha designado al Comité Organizador Local (Local Organization Committee, “COL-CR” o “LOC”, en adelante) A este conjunto se le llamará, en adelante: “La Organización”.
Con la finalidad de que los Estadios Sede (Nacional en San Xxxx y Xxxxxx Xxxx en Alajuela) en los que se llevará a cabo la Copa luzcan visualmente acordes con la imagen que FIFA ha seleccionado para el Mundial y que la presencia de las marcas y la línea gráfica sean uniformes y cumplan los requerimientos de diseño y propiedad intelectual exigidos por FIFA; se requiere la contratación de una empresa que se encargue de realizar estas tareas de diseño, impresión e instalación de rotulaciones y branding de los sitios, para lo cual -en aplicación de la Política de Adquisiciones del COL CR- se tramita la siguiente licitación bajo la modalidad licitación abierta concursada.
2. Objeto de la Contratación:
La contratación tiene por objeto que LA ORGANIZACIÓN adquiera los servicios, bajo la modalidad de entrega según demanda, de una empresa dedicada al mercadeo (branding visual) que se encargue de vestir y señalizar (dressing and signage) los dos estadios sede de la Copa Mundial Femenina Sub20: Estadio Nacional y Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx; campeonato que se disputará en Xxxxx Rica del 10 al 28 xx xxxxxx 2022 y que, en caso necesario, brinde servicios para eventos preparatorios y conexos al mundial, tales como el Sorteo de los Equipos (Draw), a realizarse el 05 xx xxxx en el Teatro Nacional xx Xxxxx Rica. Por tratarse de una contratación “de entrega del servicio según demanda”; los servicios serán solicitados al contratista, a requerimiento del COL CR y no generará pagos fijos. Únicamente se cancelarán los servicios que se reciban de forma efectiva, de acuerdo con las tarifas contenidas en la oferta que resulte ganadora. En consecuencia, el fin de este procedimiento licitatorio es seleccionar a la empresa que brindará servicios, bajo esa modalidad y a requerimiento exclusivo del COL-CR por considerarse idónea, de acuerdo con los parámetros de evaluación contenidos en este cartel.
3. Servicios requeridos:
La empresa adjudicada se encargará de brindar – según necesidad de la Organización- cualquiera o todos los siguientes servicios, previa petición del encargado de la contratación por parte del COL-CR:
3.1 Llevar a cabo la producción, impresión, instalación e implementación del material decorativo alusivo al Mundial que se requiere para los Estadios Sede de la Copa.
3.2 Llevar a cabo la producción, impresión, instalación e implementación del material decorativo alusivo al mundial para eventos preparatorios y conexos a la Copa; así como en otras facilidades relacionadas con el desarrollo del Mundial, tales como pero no limitados a: Sorteo de los Equipos (Draw) a realizarse el 05 xx xxxx en el Teatro Nacional y otros tales como la vestimenta y señalización del Aeropuerto Xxxx Xxxxxxxxxx, hoteles donde se hospedará personal de FIFA y equipos y canchas de entrenamiento que se vayan a utilizar.
3.3 Rotular accesos, espacios, puertas y similares, de acuerdo con los requerimientos de FIFA en los estadios y otras facilidades relacionadas con la organización y ejecución del Mundial y/o los eventos preparatorios y conexos, por ejemplo, para la celebración del sorteo.
3.4 Servicios de diseño de artes para producción, impresión, instalación e implementación del material decorativo alusivo al Mundial u otra rotulación que se requiera para los Estadios Sede de la Copa, y otros tales como la sede del Draw, Aeropuerto Xxxx Xxxxxxxxxx, hoteles donde se hospedará personal de FIFA y equipos y canchas de entrenamiento que se vayan a utilizar.
3.5 Adaptación de diseños para artes finales para efectos de producción, impresión, instalación e implementación del material decorativo alusivo al Mundial u otra rotulación que se requiera para los Estadios Sede de la Copa y otros tales como la sede del Draw, el Aeropuerto Xxxx Xxxxxxxxxx, hoteles donde se hospedará personal de FIFA y equipos y canchas de entrenamiento que se vayan a utilizar.
4. Obligaciones que tendrá el contratista adjudicado
4.1 Proporcionar los servicios de asesoría, diseño, impresión e instalación de material para vestimenta y señalización en los lugares que solicite la persona encargada del contrato, en las cantidades, materiales y características técnicas requeridas, dentro de los plazos solicitados.
4.2 Proveer toda la flexibilidad necesaria a La Organización para responder de manera satisfactoria a las solicitudes de servicios que surjan tanto antes como durante el evento, de forma colaborativa.
4.3 Comprender, implementar y reforzar todas las medidas y recomendaciones brindadas tanto por las autoridades nacionales, como por la FIFA, el COL y los responsables de la administración de los espacios en los que se desarrollarán actividades del torneo y eventos y espacios conexos (estadios, oficinas, hoteles, etc.) en los que instalarán y desinstalarán los materiales contratados,
con respecto a las medidas de seguridad, salud pública, seguridad laboral, prevención y protocolos Covid-19.
4.4 Quien resulte adjudicado no podrá ceder a un tercero la responsabilidad y la coordinación por la ejecución de las actividades, ni el cumplimiento de obligaciones que deriven de la adjudicación del presente concurso. Solamente le será permitido realizar las subcontrataciones necesarias para la entrega de un servicio de alta calidad, las cuales deberá indicar expresamente en la oferta, con indicación de la/s empresas que se encargarán de brindar el servicio.
4.5 Firmar el contrato correspondiente, en el momento en que así lo requiera la Organización contratante, una vez adjudicado el contrato, previa rendición de la correspondiente garantía de cumplimiento. Si el oferente adjudicado no entregara la garantía de cumplimiento o por algún otro motivo rehusara a la firma del contrato, la contratación se considerará insubsistente y se podrá proceder a adjudicar al segundo candidato mejor calificado.
4.6 Elaborar y someter a la aprobación del Encargado del Contrato, un cronograma de trabajo que indique tanto las actividades administrativas como las de diseño, impresión y montaje de los materiales requeridos para el dressing and signage, bajo el entendido de que dicho cronograma será una guía de planificación de entregables y que no implica que se le contraten todos los servicios que se indiquen en él.
4.7 La empresa debe realizar las inspecciones que sean necesarias en los sitios antes mencionados (Estadio Nacional, Estadio Xxxxxx Xxxx, Hoteles, Canchas de Entrenamiento, Aeropuertos y sede del DRAW) o cualquier otra facilidad en la que se requieran los servicios, para tomar medidas, evaluar estructuras y sugerir tipo de materiales a LA ORGANIZACIÓN.
5. Localidades y fechas
5.1 Localidades: las localidades de competición, alojamiento y administración del Torneo, para el país sede Xxxxx Rica, serán las siguientes:
Operación | Localidad | Ubicación |
Hoteles para equipos, e invitados VIP | Hotel Intercontinental | Guachipelín, Escazú, San Xxxx |
Hotel para equipos | Hotel Cariari | Xxxxx, Xxxxxxx |
Hotel para equipos | Hotel Crown Plaza Corobicí | Mata Redonda, San Xxxx |
Hotel para equipos | Hotel Sheraton | Guachipelín, Escazú, San Xxxx |
Hotel para equipos | Hotel Xxxxxx Santa Xxx | Santa Xxx, San Xxxx |
Operación | Localidad | Ubicación |
Hotel para-Staff de FIFA | Xxxxxx Garden Inn Hotel | Mata Redonda, San Xxxx |
Hotel-Campo Base de Referís | Hotel Marriot-Hacienda Xxxxx | Xxxxx, Xxxxxxx |
Headquarters FIFA (HQ) | Estadio Nacional HQ | Mata Redonda, San Xxxx |
Estadio #1 | Estadio Nacional | Mata Redonda, San Xxxx |
Estadio #2 | Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx | Xx Xxxxx, Alajuela |
Centro de Acreditación-Estadio Nacional | Perímetro del Estadio Nacional (por definir) | Mata Redonda, San Xxxx |
Oficina/Centro de Transporte | Garage principal, Perímetro del Estadio Nacional | Mata Redonda, San Xxxx |
Oficina de coordinación de salidas y llegadas | Aeropuerto Xxxx Xxxxxxxxxx SJO | Aeropuerto Xxxx Xxxxxxxxxx, Alajuela |
Sorteo de los Equipos | Teatro Nacional | San Xxxx, Distrito Catedral. |
Debe tenerse en cuenta que dicho cuadro de referencia no implica que los servicios se solicitarán para todos los lugares señalados. Queda a criterio del COL CR, de acuerdo con las necesidades del proyecto y los lineamientos de la FIFA, el requerimiento específico de servicios en localidades incluidas o no en esa descripción. La información se facilita a los oferentes para que cuenten con un mayor contexto para la formulación de la oferta.
6. Condiciones de la contratación
Los oferentes entienden y aceptan que las condiciones requeridas para los servicios que se contratarán son las siguientes:
6.1 Generales
6.1.1 Los oferentes deben constituirse como proveedores formales de la Federación: Cada oferente deberá estar debidamente inscrito en el registro de proveedores de la Federación Costarricense de Fútbol, lo cual se podrá realizar durante el periodo de recepción de ofertas (deberán completar el Formulario de Registro de Proveedores y la Declaración de Conflicto de Intereses que se adjuntan como ANEXOS de este documento). Todos los oferentes deberán estar inscritos formalmente como
proveedores de la FEDEFUTBOL y haber aceptado otorgarle a esta un crédito mínimo de 30 días (N+30).
6.1.2 Garantía de cumplimiento: previo a la formalización del contrato, el proveedor adjudicado deberá rendir a favor de la organización una garantía de cumplimiento que respalde la correcta ejecución del contrato por un monto de $12.000, que será devuelta al finalizar el contrato.
6.1.3 La Organización designa a la Coordinadora de Mercadeo del COL como fiscalizadora técnica y administrativa (Encargada del contrato): su obligación será requerir los servicios específicos de acuerdo con las necesidades de la Organización, según este cartel y el contrato respectivo; velar por que el proveedor se ajuste al cumplimiento de lo establecido en este cartel, y/o en los cambios que se aprueben y que pasen a formar parte del alcance del proyecto. Así mismo, será el enlace principal entre el Contratista y la Organización. El contratista deberá garantizarle a la Coordinación de Mercadeo, en todo momento, el acceso a la información que esta considere necesaria para verificar el cumplimiento y la calidad de los servicios y/o productos contratados, así como para realizar la planeación y la toma de decisiones necesarias para prevenir y/o corregir posibles desviaciones con respecto al planeamiento del torneo. El Oferente que resulte seleccionado tendrá la obligación de ofrecer al Encargado del Contrato todas las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato, sus entregables y objetivos.
6.1.4 El Oferente debe tomar en consideración que pueden requerirse de sus servicios en horarios especiales: fines de semana, días festivos, y en horarios nocturnos y/o rotativos para completar las actividades requeridas.
6.1.5 La organización brindará la posibilidad de que los Oferentes realicen subcontrataciones de servicios, sólo en lo que resulte necesario para otorgar la calidad que se ofrece en su oferta. La propuesta (oferta) deberá indicar claramente cuáles de los servicios ofrecidos se proveerá bajo esta modalidad, indicando claramente el nombre de la empresa a la que se pretende subcontratar. En caso de que LA ORGANIZACION lo considere necesario, el Oferente deberá entregarle la información de contacto directo de la empresa para validarla. No podrá ser trasladada la coordinación ni la responsabilidad por los equipos, bienes o servicios contratados a ninguna empresa subcontratada.
6.1.6. El Oferente será responsable por cualquier costo de aseguramiento: de sus equipos, herramientas, sistemas, transporte, personal y/o cualquier otro elemento necesario para ejecutar/entregar los servicios contratados. La Organización no cubrirá ningún costo de reposición, reparación, pérdida, hurto, robo, daño, deterioro, limpieza o cualquier otro incidente que se presente con sus recursos materiales, ni tampoco asume ningún tipo de responsabilidad por daños a la propiedad de terceros, incluidas las de las localidades del torneo (estadios, hoteles, oficinas, etc.).
Tampoco asumirá ninguna responsabilidad para con el personal contratado y/o subcontratado por el Oferente y sus asociados.
6.1.7 El Oferente acepta, en el acto mismo de presentación de su oferta, las condiciones estipuladas en este documento: además, manifiesta su total acuerdo a las medidas de penalidad que se detallarán más adelante, las cuales aplicarán en caso de incurrir en alguno de los criterios de incumplimiento establecidos en este documento.
6.1.8 Confidencialidad
• Los oferentes tendrán acceso a información, marcas y propiedad intelectual en general de la Organización y de FIFA, por lo que quedan comprometidas a no divulgar la información a la que tengan acceso, antes, durante y después de la ejecución del contrato, a personas u organizaciones distintas a las involucradas en el torneo, bajo pena de ser demandados judicialmente por daños, en caso de incumplimiento.
• Las empresas oferentes utilizarán la información suministrada en este documento y sus ANEXOS exclusivamente para los efectos de presentar sus cotizaciones y eventualmente llevar a cabo el servicio contratado, por lo que se obliga a indemnizar a la Organización por cualquier daño y/o perjuicio que esta sufra con motivo de divulgación de información confidencial o no autorizada.
• El Contratista que resulte adjudicado estará obligado a devolver toda aquella información de la Organización que utilizara o le fuera facilitada como insumo para el cumplimiento de los términos del proyecto, al finalizar el contrato.
• Entre las partes, Organización-Contratista, se establecerá una cláusula de confidencialidad en el contrato, previo al inicio de la contratación. Sin embargo, para efectos de presentación de las ofertas, toda la información contenida en este documento es de carácter confidencial y privado. Se prohíbe el uso o reproducción de toda información de la Organización con fines distintos de los especificados en este documento.
6.2 Especificaciones técnicas
6.2.1 El contratista debe contar con un supervisor asignado a cada estadio durante el proceso de instalación y durante el tiempo que se lleve a cabo el torneo, para que pueda garantizar la integridad de los materiales en todo momento, por lo que deberá revisar todo el branding y de ser necesario tenga capacidad de producir materiales en situaciones imprevistas. (en caso de algún daño o percance con el material, éste debe ser reparado y/o sustituido en 24 horas).
6.2.2 El contratista debe producir el branding en los diferentes tipos de materiales incluidos en la Oferta Económica, producir gigantografía, imprimir en pequeño y gran formato, confeccionar lonas de al menos 100 mts de longitud, material resistente al agua y al sol. Además de producir en estructuras metálicas y/o xx xxxxxx, a requerimiento de LA ORGANIZACION.
6.2.3 El contratista debe cotizar todos los tipos de materiales con las características que indica la oferta económica y la calidad que garantice que los materiales perduren durante todo el torneo; además de que las impresiones sean full color y nítidos.
6.2.4 La empresa contratada debe encargarse de la instalación, mantenimiento y desinstalación de los materiales
6.2.5 El contratista debe garantizar la integridad del arte en todo momento y en caso de algún daño o percance debe ser reparada o sustituida en 24 horas. Si el daño es atribuible a fallas en la calidad del material o en la instalación, la reposición correrá por cuenta del contratista. LA ORGANIZACIÓN asumirá el costo si el daño se atribuye a descuido de ésta, fuerza mayor o caso fortuito.
6.2.6 Después de adjudicado el proyecto y de que con el proveedor se hayan identificado las áreas, se hayan tomado las medidas y estén definidas las cantidades, se procederá a definir en conjunto con el proveedor el cronograma de entregas de acuerdo con cantidades de impresiones y prioridades según sede, bajo el entendido de que se trata de una mera expectativa y que la adquisición del servicio dependerá de las necesidades de la Organización.
6.2.7 Las fechas para la entrega de los servicios que utilizará como referencia LA ORGANIZACION para valorar el cronograma que este cartel requiere a la empresa adjudicada son las siguientes.
Actividad | Fecha inicio | Fecha fin |
Toma de medidas Teatro Nacional | 4 xx xxxxx de 2022 | 6 xx xxxxx de 2022 |
Xxxx Xxxxxxx Estadios y Sedes Anexas | 4 xx xxxxx de 2022 | 29 abril de 2022 |
Diseño | 2 xx xxxx 2022 | 16 xx xxxx de 2022 |
Elaboración de guía de ejecución de materiales (Venue Lookbook para sedes oficiales) | 4 xx xxxxx de 2022 | 16 xx xxxx de 2022 |
Producción de materiales Draw | 11 abril de 2022 | 2 xx xxxx 2022 |
Montaje Draw | 3 xx xxxx 2022 | 4 xx xxxx 2022 |
Desmontaje Draw | 5 xx xxxx 2022 | 6 xx xxxx 2022 |
Producción de materiales Mundial | 1 de julio de 2022 | 28 xx xxxxxx de 2022 |
Montaje | 26 de julio de 2022 | 6 xx xxxxxx de 2022 |
Desmontaje | 29 xx xxxxxx de 2022 | 2 de septiembre de 2022 |
El contratista adjudicado acepta ajustarse a ellas, pero entiende y acepta que pueden existir variaciones, por la naturaleza misma del contrato y que cuenta con disponibilidad, capacidad técnica y recurso humano para responder a dichas variaciones.
6.2.8 En caso de que el Oferente seleccionado ocasione algún daño en la planta física y/o equipos de terceros (incluyendo, pero no limitado a: estadios, hoteles, oficinas, colaboradores de la organización, patrocinadores y/o proveedores del torneo, autoridades del país, espectadores y/o público en general, etc.), deberá repararlos y/o substituirlos en un plazo máximo de un (1) día natural. Lo anterior no excluye cualquier otra medida legal que pueda accionar la organización y/o el dueño del equipo, inmueble o bien dañado.
7. Instrucciones para ofertar
7.1 Con la presentación de la oferta, los oferentes entienden y aceptan cada uno de los aspectos contemplados como requisitos, obligaciones y demás condiciones establecidas en todos y cada uno de los apartados de este cartel. El solo hecho de ofertar presupone dicha aceptación.
7.2 Se ofertará atendiendo lo siguiente:
7.2.1 Xxxxx, hora y lugar de entrega de las ofertas y apertura.
Las ofertas serán entregadas en las oficinas de la Unidad de Proveeduría de la FEDEFUTBOL, ubicadas en San Xxxxxx de Alajuela, 600 metros sur xxx xxxxx de la Panasonic en Complejo Deportivo FEDEFUTBOL-PLYCEM, desde su publicación y hasta las 12:00 pm del 11 xx xxxxx del 2022
El acto de apertura de ofertas se realizará en las mismas oficinas de la Organización, ubicadas en el Complejo FEDEFUTBOL-Plycem en San Xxxxxx de Alajuela, el día y hora de cierre del periodo de recepción de ofertas, sin participación de los oferentes, pero se levantará un acta y se transmitirá la sesión por el canal de youtube de la Federación Costarricense de Fútbol, para respetar la transparencia del procedimiento.
7.2.2 Forma de entrega de la oferta
7.2.2.1 La oferta deberá ser presentada en forma física en un sobre que contenga el original y una copia en digital en “llave maya, que contenga la misma documentación y en el
mismo orden en el que se presente de forma física, como máximo en la fecha, hora y lugar indicado en este concurso, junto con los documentos anexos que apliquen en el caso particular de cada oferente, según detalles indicados en este cartel.
7.2.2.2 La documentación deberá estar ordenada, foliada y- si la cantidad lo amerita- con resorte u otro mecanismo simple de empaste que permita mantener el documento ordenado. Además, deberá entregar una copia digital en “llave maya”, que contenga exactamente la misma documentación y en el mismo orden en el que se presente de forma física. Los archivos deberán tener nombre que permita identificarlo. El incumplimiento de la forma de entrega de oferta será motivo para rechazar la oferta en el acto de entrega (ad portas).
7.2.2.3 La oferta deberá ser firmada por el representante legal de la empresa o quien se encuentre legalmente facultado para ello. Debe aportarse personería jurídica vigente que acredite esa representación. En caso de que oferte una empresa extranjera lo podrá hacer mediante su representante en Xxxxx Rica, mediante poder notarial u otro documento legal en que se haga constar dicha representación de casa extranjera. En caso de que resulte adjudicada una empresa extranjera, después de la adjudicación y previo a la firma del contrato, la empresa deberá inscribir dicho poder ante el Registro Nacional.
7.2.2.4 La oferta debe presentarse sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el contenido, con la siguiente información: nombre y dirección de la empresa oferente, cédula jurídica y nombre, cédula, dirección del representante legal; correo electrónico para recibir notificaciones y un número telefónico de contacto, aceptación de las condiciones y términos del cartel y oferta económica.
7.2.2.5 No se permitirá ofertar bajo la modalidad de consorcio.
7.2.3 Oferta económica: El Oferente deberá entregar su oferta económica únicamente en el formato que la Organización le ha brindado para este fin bajo la modalidad de tarifario (anexo número III) Dicho documento no podrá ser alterado ni modificado de ningún modo, sino que únicamente completarán los datos solicitados de forma precisa y puntual. Si requiere hacer precisiones o explicaciones adicionales deberá hacerlo en un documento aparte, rotulado como Anexo y debidamente numerado.
7.2.4 Documentación legal que debe acompañar la oferta
Los siguientes documentos deben ser aportados por la persona oferente, sin excepción. La no presentación de la documentación habilitará a LA ORGANIZACIÓN a rechazar de plano la oferta
7.2.4.1 Personería jurídica al día y copia simple de la cédula del representante legal de la empresa /Poder Notarial para actuar en nombre de una empresa extranjera.
7.2.4.2 Declaración jurada autenticada notarialmente emitida por el representante legal de la empresa oferente, en la que declare:
a) Que la empresa se encuentra inscrita como patrono activo ante la C.C.S.S y está al día con sus obligaciones.
b) Que la empresa se encuentra inscrita como contribuyente ante la Dirección General de la Tributación Directa y que está al día con todas las obligaciones tributarias nacionales.
c) Que se encuentra al día en el pago de todo otro tipo de impuestos nacionales.
d) Que, en caso de resultar adjudicado en la contratación de los servicios, cumplirá con todas las obligaciones descritas en este pliego de condiciones y dispuestas en el contrato de servicios que se suscriba entre las partes.
e) Que no existe ningún conflicto de interés que puedan comprometer la integridad de las acciones del contratista respecto al contratante y que pueda influenciarlas indebidamente, pudiendo ser éstas de tipo económico, político, personal (sentimental, por afinidad o consanguinidad hasta tercer grado) y que su oferta no derivará ninguna ventaja a una tercera persona.
f) Que cumple con todos los requisitos de admisibilidad exigidos en el cartel. La declaración deberá indicar expresamente también el número de años que la empresa tiene de brindar servicios en el mercado.
7.2.4.3 Póliza de Responsabilidad Civil
El oferente deberá aportar copia de la póliza de responsabilidad civil con la que cuenta y se comprometerá, mediante declaración jurada, en caso de que la póliza sea insuficiente según lo indicado en este punto a realizar el respectivo ajuste a dicha póliza antes de suscribir el contrato para que cumpla con los siguientes requisitos:
• Que cubra cualquier daño que su trabajo pueda ocasionar a la planta física y/o equipos previamente existentes en las localidades.
• Monto de cobertura mínimo de $20 mil dólares como mínimo.
7.3 Plazo de la oferta
El plazo de vigencia de la oferta deberá ser mínimo de cuarenta y cinco (45) días naturales, a partir de la fecha de entrega.
8. Aclaraciones al cartel.
Los interesados podrán formular solicitudes de aclaración al cartel, que se tramitarán de la siguiente manera:
a. Toda solicitud de aclaración sobre este cartel deberá ser efectuada por escrito, al siguiente correo electrónico: Licitaciones, Comité Organizador Local: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx con indicación del nombre y número de procedimiento.
b. Las solicitudes de aclaración se recibirán desde el propio momento de la publicación del cartel, y hasta el día 04 xx xxxxx 2022 a las 5pm. Cualquier solicitud presentada de forma extemporánea será desechada y no se le brindará respuesta. Tampoco podrán realizarse solicitudes de aclaración vía verbal o telefónica con el Encargado del Contrato o cualquiera otra persona integrante del COL CR.
c. La organización se reserva el derecho de efectuar las modificaciones y/o aclaraciones a las condiciones o especificaciones del proyecto, cuando se consideren necesarias, en el mismo plazo señalado para las aclaraciones, y las mismas se publicarán en la página web de la FEDEFUTBOL.
9. Admisibilidad de las ofertas
9.1 La etapa de admisibilidad se refiere a la valoración inicial que realizará la Organización para determinar si las ofertas de las empresas cumplen con los requisitos esenciales mínimos para continuar en el concurso. En caso de que no cumplan serán descartadas y no se considerarán para la fase de evaluación.
9.2 Únicamente serán subsanables aquellos requisitos cuya aclaración se refiera a hechos históricos que no pueden modificarse y siempre que no impliquen la generación de una ventaja indebida para los demás oferentes.
9.3 Criterios de admisibilidad de las ofertas
Para que la oferta sea admisible en este procedimiento es necesario:
9.3.1 Que el oferente sea una persona jurídica, debidamente inscrita en el Registro Nacional o bien que se trate de una representación de casa extranjera con poder suficiente para actuar en Xxxxx Rica.
9.3.2 Que el oferente cuente con al menos 10 años de experiencia comprobada en la decoración de sitios y eventos en general, la cual se comprobará con la declaración jurada solicitada en el punto 7.2.4.2, inciso f.
9.3.3 El líder del proyecto que designe la persona oferente debe tener dominio del idioma inglés (presentar certificado de conocimiento nivel inglés intermedio-avanzado)
9.3.4 Presentación de portafolio de trabajos más relevantes con sus respectivas fotografías de los últimos 8 años.
10. Subsanación y estudio de ofertas
10.1La Organización podrá solicitar al Oferente, en cualquier momento, la aclaración de aspectos formales o la presentación de documentos adicionales que sean necesarios para la valoración de la oferta, los cuales deberán ser aportados por el oferente en el plazo que le indique LA ORGANIZACIÓN. La no entrega de las aclaraciones solicitadas será interpretada por la Organización como una declaración de no interés por parte del oferente y, por lo tanto, su oferta será excluida del concurso a partir de ese momento.
10.2La Organización se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad. La oferta será rechazada cuando presente un precio inaceptable según los precios xx xxxxxxx relacionados con el giro propio del negocio, de acuerdo con el objeto de la contratación.
11 Evaluación de ofertas
11.1Una vez que se determine que los oferentes y/o las ofertas cumplen con las condiciones de admisibilidad y requerimientos técnicos y legales, se someterán a la metodología de evaluación establecida para este proyecto, por medio de asignación de un puntaje para cada uno de los factores de evaluación que se muestran en la siguiente tabla:
Factor a valorar | Peso | Calificación |
Mejor tarifario | 25% | 25% máximo |
Se asignará con base en la fórmula descrita más adelante | 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑜𝑓𝑟𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜𝑥 25% 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑎 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟 | |
Calidad de Servicios (portafolio y cartas de recomendación) | 30% | 30% Máximo |
Más de 10 eventos con marcas reconocidas | 30% | |
5-10 eventos con marcas reconocidas | 20% | |
1-5 eventos con marcas reconocidas | 10% | |
Experiencia general (años) | 30% | 30% Máximo |
Mayor a 20 años de experiencia | 30% | |
16-20 años de experiencia | 15% | |
10-15 años de experiencia | 10% | |
Evaluación del vídeo en idioma inglés | 15% | 15% máximo |
11.2 Sobre los factores de evaluación deberá tenerse en cuenta que:
a) Mejor tarifario:
Se evaluará de acuerdo con las categorías cotizadas en el Anexo III: 1- Sumatoria costos Impresiones en Gran Formato
𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑜𝑓𝑟𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜 𝑥 10%
𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑎 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟
2- Sumatoria Impresiones en Pequeño Formato
𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑜𝑓𝑟𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜 𝑥 10%
𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑎 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟
3- Sumatorias tarifas ofrecidas para otros servicios
𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑜𝑓𝑟𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜 𝑥 5%
𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑎 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟
b) Calidad de Servicios (portafolio y cartas de recomendación)
Se calificará el trabajo de cada empresa de acuerdo con sus portafolios en los cuales deberán constatar los eventos más relevantes (eventos masivos o eventos realizados para marcas de renombre en Xxxxx Rica).
Adicionalmente se tomará en cuenta el nivel de satisfacción de los proveedores de eventos relevantes. Para lo cual deberá presentar como mínimo 3 cartas de recomendación que contengan los siguientes datos mínimos:
- Nivel de satisfacción del cliente
- Descripción detallada del servicio brindado.
- Fecha en la que se brindó el servicio
- Persona de contacto de la empresa
c) Experiencia general
Este rubro calificará los años en el mercado del oferente, por lo que se otorgará un mayor puntaje a los proveedores que cuenten con mayor experiencia en el mercado. Deberá ser comprobable por medio de la declaración jurada solicitada en el punto 7.2.4.2, inciso f.
d) Evaluación de vídeo en idioma inglés.
El oferente deberá adjuntar a su oferta un vídeo de máximo 2 minutos en el idioma inglés en el cual debe describir el perfil de la empresa, así como los proyectos más relevantes, este rubro se calificará de la siguiente manera:
Fluidez | Bueno – 2 pto | Muy bueno – 3 ptos | Excelente – 5 ptos |
Coherencia | Bueno – 2 pto | Muy bueno – 3 ptos | Excelente – 5 ptos |
Pronunciación | Bueno – 2 pto | Muy bueno – 3 ptos | Excelente – 5 ptos |
12 Plazo y forma de adjudicación
a) La organización tendrá plazo inicial hasta el 01 xx xxxxx del 2022 para realizar el análisis de las ofertas, sin que esto quiera decir que este se pueda realizar en un plazo menor, en cuyo caso, el Contratista deberá ajustar el cronograma presentado para que refleje el ahorro de tiempo.
b) También, en caso de considerarlo necesario, la organización podría ampliar el plazo para la adjudicación. Si esto ocurre, debe solicitar previamente la ampliación de la vigencia de las ofertas.
c) La adjudicación no implica la aceptación de un número de servicios determinado por tratarse de una contratación de entrega según demanda y se podrá adjudicar a uno o más proveedores si así se considera procedente por un empate en puntuación o por resultar conveniente a los intereses de La Organización en términos de precio y calidad.
13 Garantía de cumplimiento y formalización contractual
a) El oferente deberá entregar una Garantía de cumplimiento de acuerdo con lo establecido en las condiciones específicas de este cartel. La garantía será liquidada previa audiencia escrita de descargo al interesado, en caso de que el proveedor no cumpla en tiempo y forma con los alcances del servicio adjudicado.
b) La Garantía podrá ser bancaria, girada a nombre de la Federación Costarricense de Fútbol como beneficiario, y deberá entregarse el documento original, el cual será devuelto una vez que el proyecto haya sido entregado y finalizado conforme a los requerimientos.
c) Esta Garantía deberá entregarse a más tardar 3 días hábiles después de comunicada formalmente la adjudicación, como requisito para la formalización contractual y deberá mantener su vigencia por todo el plazo contractual.
a) Todos los pagos se llevarán a cabo previa presentación de la factura electrónica, de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes en Xxxxx Rica.
b) Todas las facturas serán libres del impuesto de valor agregado según la ley N° 10085, Ley de Exención de Impuesto para la Organización, Realización y Promoción de la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022.
c) Todas las facturas deberán hacer referencia directa al número de contrato suscrito.
d) Una vez adjudicado se cancelará por servicios recibidos, sea por lugar o por actividad, la factura deberá ser tramitada previo VB de la persona encargada del contrato. La Organización se reserva la posibilidad de acordar con el proveedor adjudicado adelantos de pagos dependiendo de lo que se vaya a contratar, debiendo consignarse de esta forma en el contrato.
e) Todos los pagos se realizarán mediante transferencia electrónica en moneda estadounidense
(dólar de los Estados Unidos).
f) Todas las facturas deberán ser enviadas al correo electrónico
xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx
15 Ejecución del contrato
15.1 El Contratista iniciará la ejecución del contrato a partir del día siguiente en que reciba la orden de inicio (fecha estimada: 15 días hábiles siguientes a la firma del contrato) por parte de la Organización. Para girar la orden de inicio de este contrato, ejecutar y supervisar su entrega en tiempo y con altos estándares de calidad se designa al señor Xxxxxxx Xxxxx Xxxx como gestor
encargado del contrato, en su carácter de Coordinadora de Marketing. Debe tenerse en cuenta que, aunque se gire la orden de inicio, el contratista deberá esperar las instrucciones específicas previo a la contratación de cada uno de los servicios, por tratarse de un contrato de entrega de servicios según demanda.
15.2 Para cada servicio requerido el encargado del contrato procederá a detallar los requerimientos vía correo electrónico. Cada servicio requerido se facturará por aparte.
15.3 El contratista entiende y acepta que el COL CR, por motivos de fuerza mayor -incluida pero no limitada a las emergencias sanitarias o similares que puedan presentarse-, caso fortuito, o bien por la modificación expresa e inesperada de las fechas de la Copa Mundial por parte de la FIFA, podrá suspender la ejecución del contrato de servicios o modificar los términos de la ejecución. Si llegara a ocurrir alguno de esos supuestos, las partes podrán suscribir una adenda con los nuevos términos del contrato, sea en cuanto a los entregables o las nuevas fechas. De no existir acuerdo se procederá a la terminación anticipada del contrato. Las modificaciones o eventuales suspensiones no implicarán responsabilidad alguna por parte de la Organización, ni otorgará derecho a indemnizaciones al Contratista.
15.4 En casos debidamente justificados, la Organización podrá autorizar la extensión de los plazos de plazos de entrega previstos para la contratación cuando existan demoras en la entrega del servicio ocasionadas por ella misma o por causas de fuerza mayor.
15.5 Para la extensión del plazo total de ejecución o la suspensión del contrato se realizará una comunicación formal y motivada al contratista con al menos cinco días de anticipación a la suspensión o la prórroga.
15.6 La cancelación del evento por parte de FIFA o su suspensión indefinida, por los motivos descritos en el literal b) podrá dar lugar a la terminación anticipada del contrato, sin responsabilidad para las partes. El contratista recibirá los honorarios correspondientes al trabajo ya ejecutado y acorde con el cronograma vigente a la fecha de comunicada la cancelación del evento, siempre que se hayan recibido a satisfacción los servicios. En tales casos, la Organización comunicará formalmente al contratista sobre la cancelación del evento o la suspensión indefinida para la preparación de la respectiva liquidación y finiquito.
16 Penalidades por defectos en la ejecución
La organización aplicará las siguientes penalidades al Contratista, en los siguientes casos:
16.1 Retraso en alguno de los plazos de entrega
16.1.1 Para efectos del servicio, se considerará fecha de entrega al día en la que la Organización requiera que los servicios estén efectivamente brindados (en el caso de diseños o asesoría) o
que estén debidamente instalados los materiales, según se haya requerido para cada servicio, esto es una vez que se hayan realizado las pruebas y ajustes respectivos.
16.1.2 De producirse incumplimiento por retrasos en el plazo de los entregables definidos en el cronograma aprobado por el encargado del contrato, se rebajará al contratista un 1% del costo del servicio solicitado, por cada día hábil de atraso por concepto de cláusula penal, siendo innecesario que la organización pruebe la existencia de daños y perjuicios para poder hacer el rebajo. El monto correspondiente a la cláusula penal se tomará automáticamente del saldo pendiente por cancelar, a partir del día hábil siguiente del plazo previsto para el entregable y no podrá superar el 25% del monto a pagar por el servicio.
16.1.3 Se considerarán entregas o efectuadas o defectuosas , que acreditan la imposición de la una multa cada uno de los siguientes casos:
• La no entrega del todo del servicio requerido, en la fecha solicitada por la Organización, sin justificación alguna.
• La entrega del servicio de manera incompleta, en la fecha solicitada por la Organización.
• La entrega de un servicio que, al momento de su recepción, no cumpla con todo lo requerido en las especificaciones respectivas.
En los tres casos descritos la multa será de un 2% del pago total del servicio y se rebajará de manera automática del pago pendiente.
16.2 Sobre las penalidades descritas debe tenerse en cuenta que:
a) En ningún caso será necesario que la organización constituya en xxxx al adjudicatario y se observarán únicamente las formalidades establecidas en este apartado.
b) En caso de ser necesario la aplicación de una o varias de estas multas, se realizará la deducción respectiva de la factura pendiente de pago. El Contratista acepta que se realice dicha deducción.
c) No serán aplicables las penalidades, únicamente, en el caso de que el incumplimiento del oferente obedezca a motivos de caso fortuito, fuerza mayor o responsabilidad directa de la Organización.
d) No se aplicarán eximentes a las multas o cláusula penal en aquellos casos en que el contratista justifique mediante hechos externos sus atrasos, pero cuyo impacto no haya ocasionado de forma comprobada y directa tales atrasos.
e) En caso de que, por causas de fuerza mayor, ajenas al proveedor, o bien imputables a la Organización, el primero no pueda realizar la entrega del servicio, producto o entregable pactado, podrá solicitar a la organización contratante, una prórroga dentro de un (1) día hábil
siguiente al conocimiento del hecho que provoca la solicitud de prórroga y antes del vencimiento del plazo de entrega. Los eximentes de las penalidades indicados serán aplicables únicamente si el contratista comunica la situación en tiempo y forma, con la respectiva documentación de prueba que sea suficiente y clara.
f) Si se procediera a la ejecución de la garantía de cumplimiento y el monto resulta insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios causados por el incumplimiento, se podrá aplicar el monto faltante de los saldos de pago pendientes. En todo caso, la ejecución de las garantías no excluye el cobro en vía judicial de los daños y perjuicios ocasionados con el incumplimiento, del oferente o del contratista, si éstos fueran mayores a los montos cobrados.