Contract

La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS PARA EL BIENESTAR SOCIAL DE LOS SERVIDORES Y EXSERVIDORES PUBLICOS DEL ICBF Y EMPLEADOS DE FONBIENESTAR

"FONBIENESTAR", en uso de sus atribuciones legales y en especial la conferida en el Artículo 71 numeral 4 del Estatuto vigente:

CONSIDERANDO:

1. Que, el numeral 4 del artículo 71 del Estatuto de FONBIENESTAR, establece como función de la Junta Directiva expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios, así como los plazos, intereses corrientes y xx xxxx y de los gastos de administración de las obligaciones que surjan de la prestación de servicio de crédito y sus garantías

2. Que la Superintendencia de la Economía Solidaria, mediante Circular Básica Contable y Financiera, expresa que la organización solidaria debe contar con políticas y procedimientos, para adelantar labores de cobranza de créditos no atendidos normalmente, que deben plasmarse en un reglamento debidamente aprobado por la Junta Directiva.

3. Que se hace necesario modificar el acuerdo de gestión de Xxxxxxxx, con el fin de optimizar los procedimientos en aras de obtener mejores resultados.

Que en mérito de lo expuesto.

ACUERDA:

ARTÍCULO 1: OBJETIVO GENERAL DEL REGLAMENTO: El objetivo de la presente reglamentación es la de adoptar lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera, expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria, en materia de gestión de cobro de cartera de las Entidades del Sector Solidario, haciendo el debido seguimiento a los Asociados y ex Asociados, a través de las etapas estipuladas en el presente Acuerdo.

ARTÍCULO 2: OBJETIVO GENERAL DEL PROCESO DE GESTION DE COBRANZA. El proceso de

gestión de cobranza tiene por objetivo general crear una cultura de pago oportuna de las obligaciones de crédito suscritas por los Asociados, con el fin de minimizar el costo del crédito tanto para el Asociado a través de la no generación de intereses moratorias y para FONBIENESTAR evitando las provisiones generales e individuales que genera la cartera de créditos en morosidad superior a treinta (30) días.

Página1

PARAGRAFO: A través del estudio, legalización y otorgamiento de las garantías exigidas, el Asociado y/o Ex Asociado aceptan de forma clara, incondicional y jurídicamente exigible, todas las condiciones y políticas de FONBIENESTAR para el manejo de los créditos, comprometiéndose a cancelar el valor adeudado de acuerdo con la obligación contraída. Por lo tanto, se obligan a cancelar la totalidad de las deudas y aunque por alguna razón, FONBIENESTAR no manifieste el cobro, el Asociado y/o Ex

Asociado no están exonerados del pago y deberán adelantar las gestiones necesarias para mantenerse al día.

ARTÍCULO 3: FUNDAMENTO DE LA GESTIÓN DE COBRO. Uno de los principales servicios de FONBIENESTAR es el servicio de CREDITO, el cual deberá ser atendido cumplidamente por parte del Asociado beneficiario, de modo que la xxxx en el pago supone un incumplimiento provisional de la obligación, que conlleva a iniciar una gestión real orientada a lograr el pago atrasado y restablecer la obligación crediticia.

El crédito que presenta xxxx en el pago implica la ejecución de actividades adicionales a las tradicionales de administración del crédito al día, para lo cual FONBIENESTAR podrá efectuar la gestión directamente o en su defecto contratar una persona natural o jurídica, para efectuar la gestión sobre las cuentas que presentan incumplimiento en el pago. Esta gestión de cobro conlleva un costo, que únicamente se genera, cuando el Asociado incurre y permanece en xxxx.

ARTÍCULO 4: POLÍTICAS GENERALES DE LA GESTIÓN DE COBRANZA. Las políticas de gestión

de cobranza están enfocadas a mantener la obligación crediticia, en las condiciones inicialmente pactadas, de tal forma que una vez el Asociado normalice su cartera, podrá continuar con su crédito de manera normal.

Esta gestión se realiza bajo las siguientes políticas:

Los procedimientos de cobranza rigen para toda la cartera de FONBIENESTAR y para la cartera de convenios vigentes y los que llegasen a surgir, bien sea de Asociados y Ex Asociados. Esta gestión aplicará también para la cartera amparada con aportes, ahorros permanentes y voluntarios del Asociado, Inicialmente FONBIENESTAR realizará cobro preventivo y administrativo directamente, hasta agotar todas las instancias posibles de la siguiente manera: se contactará a los números de teléfono y direcciones suministrados por el Asociado y/o Deudores solidarios en el momento del diligenciamiento de la solicitud del crédito. Es responsabilidad del Asociado mantener datos actualizados y en caso de cambio de residencia y/o lugar de trabajo, deberá informar a FONBIENESTAR.

En caso de no ubicarlos en los teléfonos y direcciones suministrados, se recurre a los teléfonos de las referencias y otros incluidos en su solicitud, con el objetivo de ubicarlos y efectuar la gestión de cobro.

La gestión de cobro se inicia a partir de la fecha en que se produce el incumplimiento en el pago. En el caso de que el saldo a cargo haya sido reestructurado o se haya acogido a algún tipo de acuerdo de pago, el Asociado podrá ser contactado antes de la fecha límite de pago de manera preventiva, para efectos de recordar los compromisos adquiridos.

Página2

Si lo anterior, no surte el efecto esperado, se entregará la obligación a la persona natural o jurídica especializada en el tema de cobranza que se contrate con el fin de agotar la etapa de cobro pre- jurídico y/o jurídico según sea el caso.

La persona natural o jurídica contratada para efectuar la gestión de cobro en la etapa judicial, podrá efectuar acuerdos de pagos, pero NO están autorizadas para recibir pagos directamente del Deudor o Deudores solidarios. Todos los pagos se deben efectuar a través de consignación en las cuentas bancarias que Fonbienestar haya destinado para tal fin.

De cada actividad adelantada para la gestión de cobranza se dejará constancia en el historial de cada asociado; (envío de notificación física o electrónica, mensajes de texto a celular, llamadas efectivas y no efectivas, tanto al Deudor principal como al Deudor solidario) lo que permitirá la avaluación del perfil de pagos.

Los Honorarios que se llegaren a causar por la gestión de cobranza serán a cargo del Asociado Xxxxxx o de quien asuma la cancelación de la obligación adquirida.

Es de aclarar, que no se realizará pago de honorarios a la persona natural o jurídica contratada en los siguientes casos:

• Obligaciones asumidas por el Fondo de garantías.

• Por Exclusión o cruce de Aportes Sociales, Ahorro permanente, y ahorros voluntarios que el Asociado tenga constituidos a la fecha de la desvinculación.

Es responsabilidad de cada uno de los asesores de mercadeo social de las Seccionales, verificar los listados de descuento que les entrega el ICBF antes de reportar las novedades a la Sede Central de FONBIENESTAR al área de cartera o a quien corresponda.

En caso de evidenciar inconsistencias, de inmediato se deben adelantar las gestiones para solucionarlas y se deberá reportar al área de Cartera la gestión realizada y los motivos que dieron origen a dicha inconsistencia.

En las Seccionales donde no haya Asesora de Mercadeo Social, esta responsabilidad estará a cargo del área de Cartera de la Sede Central del Fondo.

A Los Asociados que se encuentren en xxxx le serán suspendidos temporalmente los servicios y las condiciones que tenía pactadas se perderán, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Vigente, en relación con la suspensión temporal del uso de los servicios, al retomar el servicio ingresara con las nuevas condiciones vigentes a la fecha de la retoma, y no podrán acceder a ningún servicio ni beneficio que preste Fonbienestar, hasta tanto se encuentren al día en sus obligaciones.

Página3

ARTÍCULO 5: ETAPAS DE LA GESTION DE COBRANZA. FONBIENESTAR, podrá realizar la gestión de cobro estableciendo segmentación de la cartera, a través de las etapas de cobro persuasivo, pre jurídico y jurídico.

COBRO PERSUASIVO: A partir del primer día xx Xxxx y hasta el día 30, el responsable de cobranza iniciará la gestión de cobro, tanto al Deudor principal como a los Deudores solidarios, a través de medios físicos o electrónicos (Mensajes de texto, llamadas a celular y otros).

Las notificaciones enviadas a los Deudores principales y/o Solidarios deberán contener la observación de reporte a centrales de información financiera en cumplimento a la Ley de Habeas Data. Así mismo, deberá informase que el incumplimiento en el pago generará gastos de cobranza.

A partir del día 31 y hasta el día 60 el responsable de la cobranza se deberá realizar el siguiente procedimiento:

El Asociado que presente una xxxx igual o mayor a 30 días e inferior a 45 días, se le mantienen suspendidos los servicios y/o beneficios y el(a) funcionario(a) de Cobranzas, informara a través del envío de la segunda notificación tanto al deudor principal como a los deudores solidarios la persistencia de la xxxx, fijándole un plazo definitivo máximo de quince (15) días a partir de la fecha de la segunda comunicación para el pago de la obligación,

Dentro de la segunda notificación que se envíe de cobro se deberá mencionar él envió de las obligaciones a la etapa de cobro pre jurídico, mencionándole(s) los costos de honorarios profesionales y gastos de cobranzas implícitos en dicho cobro.

COBRO PREJURIDICO: A partir del día 61 y hasta el día 90 xx xxxx el área jurídica definirá la gestión de cobro a realizar estableciendo las estrategias de recaudo de la cartera a través de la celebración de los acuerdos de pagos correspondientes, en las comunicaciones que se realicen se deberá mencionar la aplicación de la cláusula aceleratoria.

Una vez agotado el proceso de cobro pre - jurídico por parte del área jurídica del fondo y partir del día 90 xx xxxx, definirá el listado y enviará el listado con el objeto de iniciar el cobro judicial, bien sea por la persona natural o jurídica designada para el cobro.

COBRO JUDICIAL: Se inicia cuando la cartera de crédito presenta vencimientos superiores a noventa

(90) días, con la cual no ha sido posible llegar a un acuerdo de pago. Esta gestión se adelantará a través de abogados externos bajo la supervisión de la Asesoría Jurídica de FONBIENESTAR con el apoyo del área de Cartera y la Gerencia.

En lo que refiere a la cobranza judicial FONBIENESTAR atenderá las instrucciones que impartan los funcionarios judiciales, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Página4

En esta etapa de la gestión de cobranza el Deudor titular y/o Deudores solidarios asumirán el 100% de los honorarios, gastos judiciales, costas y demás que se deriven del respectivo proceso, los cuales se liquidarán sobre el saldo total de capital, interés corriente e interés xx xxxx.

PARAGRAFO: En caso de que, en el trascurso de cualquier etapa del proceso de gestión de cobro, el Asociado se retire voluntariamente o por Exclusión, deberá aplicarse la política de retiro y exclusión vigente.

ARTICULO 6: ACUERDOS DE PAGO. El hecho de suscribir un acuerdo de pago no da lugar para acceder a los servicios de manera inmediata, solo podrá habilitar los servicios hasta cuando se haya cumplido de manera efectiva por lo menos el pago del primer compromiso. Lo anterior aplica tanto para el Deudor titular como para los Deudores solidarios.

PARAGRAFO 1: El área jurídica de FONBIENESTAR podrá efectuar acuerdos de pago con el Deudor principal y/o los Deudores solidarios con base en las siguientes atribuciones:

En cualquier negociación que conlleve a la suscripción de un acuerdo de pago que incluya condonación o descuento de intereses xx xxxx, se autoriza a quien corresponda según la etapa del proceso para que pueda negociar hasta un 100 % de los mismos.

Si la propuesta de pago por parte del Deudor principal o los Deudores solidarios, o quien asuma la responsabilidad del pago de las obligaciones es diferente a lo anteriormente expuesto y siempre y cuando se encuentre en categoría (E) en aras de recuperar esta cartera; se facultara al área Jurídica y de cartera para que pueda condonar parte de los intereses corrientes teniendo en cuenta la antigüedad y la cuantía de la obligación.

En todos los casos, el acuerdo de pago efectuado deberá contener como mínimo los siguientes criterios:

• Fecha de pago

• Cuota

• Plazo

• % y valor a condonar

Firma por las personas interesadas en cumplir el acuerdo.

FONBIENESTAR se reserva la facultad de suscribir acuerdos de pago, con base en la documentación presentada y el análisis de la capacidad de pago del Deudor principal y/o sus Deudores solidarios y podrá exigir garantías adicionales cuando lo considere conveniente.

PARAGRAFO 2: El incumplimiento de un acuerdo de pago suscrito por parte del Deudor y/o Deudores solidarios, dará lugar a que se haga efectiva la cláusula aceleratoria y Fonbienestar inicie inmediatamente la etapa de cobro jurídico.

Página5

Con la suscripción de acuerdos de pago, la obligación se considerará al día solo hasta que esté normalizada y, por lo tanto, los reportes a las centrales de riesgo o a cualquier otra entidad que administre o maneje bases de datos pública o privada reflejarán la situación real de la obligación.

PARAGRAFO 3: Cuando se suscriba un acuerdo de pago, bien sea por parte del área jurídica de FONBIENESTAR o por parte de los abogados externos, se deberá analizar la propuesta presentada por del asociado con el fin de garantizar el cubrimiento a capital. Intereses corrientes, moratorios, honorarios y gastos judiciales, remitiendo al área de cartera dicha solicitud, quien determinará e informará al área jurídica la cuota mínima a cancelar para el cubrimiento de los anteriores conceptos, y pueda seguir con el trámite correspondiente.

PARAGRAFO 4: Todo acuerdo de pago incluirá la tabla de amortización el cual deberá ser firmado por las partes y se entregará copia al asociado.

En caso de que el acuerdo de pago incluya la reestructuración de obligaciones se deberá tener en cuenta lo indicado en el reglamento de créditos en el Capítulo IX de las reestructuraciones y novaciones.

ARTICULO 7. CONSECUENCIAS DISCIPLINARIAS DERIVADAS DEL INCUMPLIMIENTO EN LAS

OBLIGACIONES CREDITICIAS: Sin perjuicio de las acciones de cobro contempladas en el presente acuerdo, Fonbienestar en procura de mantener la disciplina social podrá aplicar a los Asociados las acciones contempladas en el Estatuto vigente.

ARTICULO 8. APLICACIÓN DE PAGOS: La aplicación de pagos a la obligación se realizará con fecha de morosidad más antigua a la más reciente así:

• Gastos judiciales, comisiones u honorarios

• Aportes, seguros, convenios y/o beneficios

• Intereses xx Xxxx

• Intereses Corrientes

• Capital

PARÁGRAFO 1: Para pagos parciales inferiores a CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($5.000.000), se abonará un porcentaje del (25%) a los gastos de cobranza.

PARÁGRAFO 2: Para pagos parciales superiores a CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($5.000.000), se abonará el (50%) a los gastos de cobranza.

ARTÍCULO 9: TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. Respecto a las disposiciones del presente acuerdo, FONBIENESTAR atenderá sus peticiones, quejas y reclamos o cualquier tipo de solicitud de consulta, actualización o modificación de la información contenida en nuestra base de datos y la que se haya reportado o generado; para tal efecto el Asociado lo deberá hacer por escrito dirigido al órgano que corresponda y con copia al comité de CONTROL SOCIAL.

Página6

FONBIENESTAR tendrá un tiempo xx xxxx (10) días hábiles para dar respuesta.

Los requisitos para presentar la solicitud y el trámite que se les dará a éstas son los establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y con el Decreto 1074 de 2015 o demás normas que la modifiquen o complementen. Es importante tener en cuenta que, para poder acudir a la autoridad administrativa o jurisdiccional, para solicitar la protección del derecho al habeas data, es necesario haber agotado el reclamo directo ante FONBIENESTAR.

PARAGRAFO: Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo cuando se trate de solicitudes sobre procesos que se encuentren en la etapa judicial, únicamente deberán ser tramitadas con la entidad externa contratada para llevar a cabo esta etapa de la gestión de cobranza.

ARTÍCULO 10. DEL PROCEDIMIENTO DE EXCLUSION. Para efectos de excluir a los asociados, se deberá ceñir a lo estipulado en el Artículo 33 del Estatuto vigente del fondo y sus causales, observando en todo caso, el debido proceso, el derecho de contradicción y el derecho de defensa de estos, para lo cual se establece el siguiente procedimiento:

1. Para proceder a decretar la exclusión de un asociado, se deberá dar previo cumplimiento al cobro prejuridico, e inicia con él envió por parte del área de cartera al Comité de Control Social del listado y los soportes correspondientes de los asociados que presentan moras superiores a los 180 dias por concepto de servicios, aportes, ahorros permanentes y créditos con el fin de adelantar el proceso.

2. El área de cartera deberá presentar un informe mensual a la Junta Directiva, sobre los asociados que presentan morosidad superior a los 180 dias.

3. El Comité de Control Social recibirá el expediente y dará el trámite correspondiente establecido en el Estatuto Vigente.

4. Dicha información será presentada a la Junta Directiva quien decidirá, con el voto favorable de por los menos cinco (5) de sus integrantes.

5. Una vez se obtenga el auto de exclusión firmado por parte de la Junta Directiva, el área de cartera procederá a realizar el xxxxx xx xxxxxxx y retiro del fondo.

ARTÍCULO 11. LIQUIDACION DE EXCLUSION: Una vez surtido el trámite de la exclusión conforme a lo establecido en el Estatuto Vigente, se comunicará a la gerencia la decisión adoptada para que a través del área de cartera se proceda con la liquidación de retiro con causal de exclusión.

Página7

ARTÍCULO 12: CASTIGOS DE CARTERA. La baja en cuentas o castigos corresponde a una depuración contable sobre la cartera que se considera irrecuperable o de no conversión en efectivo, con el fin de revelar la realidad económica del fondo, todo esto enmarcado en la Circular Básica Contable y Financiera.

Para realizar el proceso de castigo se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. En el caso de la cartera de crédito y cuentas por cobrar, al momento de exclusión o retiro voluntario del asociado, deberá efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado sobre el saldo insoluto de las obligaciones. Por lo tanto, no puede existir un castigo sobre deudores que continúen asociados a FONBIENESTAR.

b. La administración, presentará a la Junta Directiva un informe previo análisis de las obligaciones las cuales deberán estar debidamente soportados en forma detallada, que demuestren el proceso adelantado los resultados de la gestión efectuada y una vez agotadas las instancias en proceso persuasivo, prejuridico y jurídico para lograr el recaudo de los recursos, con el cumplimiento de los requisitos mínimos para proceder con el castigo de la cartera.

c. La Junta Directiva una vez verificado el cumplimiento de los requisitos aprobará el castigo de cartera.

d. Para efectos del castigo de cartera se deberá contar con los siguientes soportes que serán parte del repositorio de la documentación adelantada en cada carpeta de los asociados:

• Certificación de la revisoría fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados y las provisiones correspondientes para realizar el castigo.

• Comprobantes en los cuales se refleje el registro contable correspondiente al deterioro de la obligación.

• Copia del acta de Junta Directiva donde conste la aprobación de las exclusiones.

• El concepto del representante legal, en el cual se detallen las gestiones realizadas para considerar la cartera como incobrable o irrecuperable.

• El concepto jurídico, técnico y legal, sobre la irrecuperabilidad de la cartera de crédito, emitidos por el área jurídica y abogados externos.

• Certificado del contador en el certifique el estado de las provisiones de las obligaciones a castigar.

PARAGRAFO 1: El proceso de castigo de xxxxxxx se realizará con corte al mes en que sea aprobado por parte de la Junta Directiva en el cierre de cartera.

Página8

PARAGRAFO 2: La custodia de los pagarés concernientes al castigo de xxxxxxx continuará en cabeza del área de tesorería, quien una vez reciba el archivo por parte del área de cartera identificará las obligaciones bajo el concepto de “Obligación Castigada”. Y bajo ninguna circunstanciase deberá colocar sello de cancelado al pagare por cuanto el proceso de gestión de cobro seguirá vigente.

El proceso de castigo de cartera no exime la responsabilidad a la administración de FONBIENESTAR a realizar el seguimiento a los procesos jurídicos adelantados, con el fin de a lograr la recuperación de los recursos.

Adicional a ello se deberá contar con toda la información que soporta el castigo en la carpeta de cada asociado, y a disposición de la Superintendencia en caso de que ésta la requiera.

ARTÍCULO 13. DE LAS MODIFICACIONES AL PRESENTE ACUERDO. Cualquier modificación al presente Acuerdo deberá ser aprobada por la Junta Directiva de FONBIENESTAR, en los términos establecidos estatutariamente como válidos para la toma de decisiones.

ARTÍCULO 14. DE LA DIVULGACIÓN. El Acuerdo que aquí se determina, como sus posteriores adiciones o modificaciones, deberá ser de conocimiento de los asociados a través de los medios con que cuente FONBIENESTAR.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA: El Presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición

A P R O B A C I Ó N

El contenido del presente Acuerdo mediante el cual se modifica el Acuerdo de gestión de cobranza fue revisado, ajustado y aprobado por la Junta Directiva de FONBIENESTAR, en reunión Ordinaria llevada a cabo los días 15 y 16 de diciembre de 2023, tal como se hace constar en el Acta No.599-2023, y deroga los Acuerdos 015 del 21 de julio de 2021 y el Acuerdo 004 de 2017.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá a los días dieciséis (16) días del mes de diciembre de 2023.

XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXX XXXXXXX XXXX XXXXXXX

Página9

Presidente Junta Directiva. Secretario