Contract
INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA PARA CONTRATACIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL DIAGNOSTICO SITUACIONAL, PLAN DE FORTALECINIENTO INSTITUCIONAL Y CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS PÚBLICOS EN MATERIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LOS MUNICIPIOS DE QUIBDÓ, ISTMINA Y BOJAYÁ. | |
Referencia de la invitación | AT diagnóstico y fortalecimiento institucional áreas de participación ciudadana alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá |
Entidad contratante | RED ADELCO |
Expediente | 2016/SPE/0000400186 |
Nombre Subvención | Desarrollo territorial en el Departamento del Chocó en condiciones xx xxx. |
Actividad/Rubro del POA | 4.1.2. Diagnóstico funcionamiento del área de participación de las Alcaldías incluyendo plan de capacitación a empleados públicos. |
Objeto de la invitación | Contratar una asistencia técnica para realizar un diagnóstico situacional y plan de fortalecimiento dirigido a las áreas de participación ciudadana de los municipios de Quibdó, Istmina y Bojayá, incluyendo un plan de formación y la impartición del mismo a empleados públicos de dichas áreas. |
Presupuesto | $ 52.000.000 |
Tiempo de ejecución | 4 meses |
Requisitos generales para participar | Personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales, que cuenten con experiencia. |
Factores de verificación de cumplimiento | Requisitos habilitantes, aspectos técnicos de la propuesta. |
Factores de escogencia y ponderación | Relación calidad - precio |
Plazo para la presentación de la propuesta | Tres semanas |
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA PARA SERVICIOS 1
4 RESULTADO Y ACTIVIDAD EN LA QUE SE ENMARCA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN 4
5 JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Y ANTECEDENTES 4
7 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 6
8 PERFIL DEL PROFESIONAL O DE LA EMPRESA SOLICITADA 7
9 PRODUCTOS Y /O RESULTADOS A ENTREGAR 6
11 CRITERIOS DE SELECCIÓN Y VALORACIÓN 9
12 PERIODO DE CONTRATACIÓN, INDICANDO FECHA DE INICIO Y FECHA
14 PLAZO MÁXIMO DE ENTREGA DEL PRODUCTO 11
15 PERSONA DESIGNADA PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 11
00 XXXXXXXXXXXX XX XXX XXXXXXXXXX 12
17.3 Aclaraciones de la propuesta 13
17.4 Validez de la propuesta 13
17.6 Información para radicación de la propuesta 14
18 CONDICIONES GENERALES PARA PARTICIPAR Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 14
18.1 Requisitos mínimos habilitantes 14
18.1.1 Calidad de los participantes 14
18.1.3 Capacidad
financiera ¡Error! Marcador no definido.
18.1.4 Documentos justificativos 15
18.7 Criterios de desempate 19
19.1.1 Firma y requisitos del contrato 19
19.1.2 Confidencialidad de la Información 19
19.1.5 Solución directa de controversias contractuales 20
Entendiendo la diversidad y monto de los servicios/suministros a contratar, algunos numerales que no apliquen se pueden eliminar de acuerdo con lo requerido
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1 INFORMACIÓN GENERAL
ACTIVIDAD | FECHA |
Xxxxx (Hora) de invitación | Lunes 26 xx xxxxx de 2018 08:00am |
Fecha (Hora) límite para recepción de propuestas | Lunes 16 xx xxxxx de 2018 05:00pm |
Evaluación | Diez (10) días hábiles después de recepción de propuestas. |
Adjudicación de contrato | Mes xx Xxxx |
2 NOMBRE DEL PROYECTO
Desarrollo territorial en el Departamento de Chocó en condiciones xx xxx.
3 No. DE EXPEDIENTE
2016/SPE/0000400186
4 RESULTADO Y ACTIVIDAD EN LA QUE SE ENMARCA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
Resultado 4. Incrementar la participación civil en la gobernanza.
Actividad 4.1.2. Diagnóstico funcionamiento del área de participación de las Alcaldías incluyendo plan de capacitación a empleados públicos
5 JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Y ANTECEDENTES
El Proyecto de Desarrollo territorial en el Departamento de Chocó en condiciones xx xxx de la Agencia Presidencial de Cooperación (APC), en colaboración con la Red ADELCO y financiado por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el desarrollo (AECID), tiene como objetivo principal contribuir al desarrollo territorial para la paz en el departamento de Chocó.
El PDT-Chocó tiene los siguientes objetivos específicos y resultados:
Objetivo Específico 1: Estimular el acceso a medios dignos de vida.
Resultado 1: La población cuenta con mayores oportunidades económicas y productivas en áreas rurales, con criterios de sostenibilidad económica, ambiental y social.
Resultado 2: La población rural mejora su acceso a servicios sostenibles de agua y saneamiento
Objetivo Específico 2: Reforzar la presencia del estado y restaurar el tejido social en áreas remotas en conflicto con enfoque territorial.
Resultado 3: Incrementar las capacidades administrativas a nivel municipal en comunidades rurales
Resultado 4: Incrementar la participación civil en la gobernanza.
Resultado 5: Incrementar la resiliencia, protección y participación política de las mujeres.
En el marco del R4, (Incrementar la participación civil en la gobernanza) se incrementarán las capacidades de los funcionarios públicos de las áreas de participación de los municipios de Quibdó, Istmina y Bojayá para al cumplimiento de las obligaciones legales de dichas entidades para con sus ciudadanos en materia de comunicación, rendición de cuentas y transparencia y propiciado de la participación ciudadana.
Los servidores públicos de las alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá, requieren contar con herramientas suficientes que les permitan no solo dar cuenta de una meta u objeto contractual sino propiciar una atención humanizada y democrática que apunte a concebir sus servicios o intervenciones como expresiones de derechos de los ciudadanos; de ahí que formar, a estos funcionarios, en una gestión pública eficiente y transparente les brindará capacidades y habilidades para que sus comunidades puedan ejercer un control social en la búsqueda de un mejor desarrollo desde lo local.
Es por ello la necesidad de presentar una propuesta en estos tres municipios priorizados del Departamento del Chocó, que impulse la gestión, consolidación y funcionamiento de espacios estratégicos en las alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá, desde los cuales se promueva el ejercicio a la participación ciudadana y el acceso a la documentación pública como una estrategia de acompañamiento, garantía y transparencia en la lucha contra la corrupción en el cumplimiento de los objetivos de un Estado social de derecho igualitario y participativo; complementado con el diseño de un proceso de formación a empleados que favorezca la transferencias de herramientas y el desarrollo de competencias laborales para la gestión de la calidad en el Sector Público para que mediante actitudes positivas, permitan y promuevan la expresión y participación al ciudadano.
Se hace fundamental recuperar en la ciudadanía y los funcionarios de las alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá, el sentido de lo público e instalar capacidades que posibiliten los procesos de control social.
Ante la solicitud de realizar la contratación requerida, definida en el POA del proyecto que fue aprobado en el Acta 2 del Comité de Gestión respectivo; resulta imprescindible adelantar la correspondiente invitación tendiente a garantizar un adecuado proceso y así cumplir con los objetivos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de las metas del proyecto. Por consiguiente, de acuerdo al monto establecido se debe adelantar el proceso para contrataciones mayores o iguales a 12.000€, tomando como referencia la tasa de formulación del POA a la fecha.
6 OBJETO DEL CONTRATO
Contratar una asistencia técnica para realizar diagnósticos situacionales de funcionamiento y planes de fortalecimiento de las áreas de participación ciudadana de las alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá, así como el diseño de un plan de formación y la impartición del mismo a empleados públicos de dichas áreas.
7 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. Realizar tres documentos de diagnóstico situacional (uno por cada alcaldía) del estado del área de participación ciudadana de los tres entes territoriales, realizando desplazamientos y entrevistas con la finalidad de identificar sus fortalezas y debilidades. Se pretende conocer cuáles son las estructuras y mecanismos de participación ciudadana que están actualmente en funcionamiento en las alcaldías y cuáles serían los necesarios para cumplir con la legislación aplicable. Estos documentos de diagnóstico situacional contendrán Planes de fortalecimiento institucional diferenciados por institución basados en la información recopilada.
2. Diseñar un plan de formación válido para las tres alcaldías, basado en los diagnósticos anteriores y que será empleado en las capacitaciones a empleados públicos y permanecerá como documento de consulta en las alcaldías. El contenido mínimo del manual se especifica en el siguiente apartado de productos.
3. Impartir talleres a los empleados públicos seleccionados de las tres alcaldías (a título informativo se prevé que sean en torno a 12 participantes) de los módulos formativos contemplados en el Plan de formación.
4. Realizar tres reglamentos (uno por cada alcaldía), que propicien la implementación efectiva de espacios de rendición de cuentas y seguimiento a la gestión pública dentro de sus organigramas para su posible adopción formal por parte de los entes.
8 PRODUCTOS Y /O RESULTADOS A ENTREGAR
1. Primer producto: Tres documentos de diagnóstico situacional (uno por cada alcaldía) del estado del área de participación ciudadana de los tres entes territoriales especificando al menos cuáles son las estructuras y mecanismos de participación ciudadana que están actualmente en funcionamiento en las alcaldías y cuáles serían los necesarios para cumplir con la legislación aplicable. Cada documento de diagnóstico situacional contendrá un Plan de fortalecimiento institucional específico basado en la información recopilada (objetivos, indicadores, medios de verificación, actividades, cronograma, mecanismos de seguimiento y evaluación, documentos de respaldo).
2. Segundo producto: Basado en el diagnóstico situacional y el Plan de fortalecimiento institucional anteriores, un plan de formación recopilado en un manual para las tres alcaldías para ser empleado en las capacitaciones a empleados públicos y diseñado
para permanecer como documento de consulta en las alcaldías. Su contenido mínimo contendrá los siguientes componentes y módulos formativos:
o Recopilación de todas las exigencias legales en materia de transparencia y rendición de cuentas vigentes.
o Democratización de la administración pública.
o Mecanismos jurídicos para el ejercicio del control social a la gestión pública.
o Estrategias de Fortalecimiento a la Participación Ciudadana: Rutas de control e incidencia y metodologías para la recolección y consolidación periódica de información que permitan dotar de contenido a los espacios de rendición de cuentas.
o Pedagogía para la participación ciudadana.
La asistencia técnica será la encargada de la confección de estos manuales, el coste de su diseño e impresión cuenta con presupuesto fuera de estos TdR.
3. Tercer producto: Tres grupos de talleres a los empleados públicos seleccionados en las tres alcaldías de los contenidos y módulos recopilados en el plan de formación. Como justificación para el pago del producto se presentará ficha de inscripción de los participantes, los listados de asistencia, registros fotográficos, relatorías de cada una de las jornadas y test de evaluación individual de los participantes al término de los talleres.
4. Cuarto producto: Tres reglamentos (uno por cada alcaldía), que propicien la implementación efectiva de espacios de rendición de cuentas y seguimiento a la gestión pública dentro de sus organigramas para su posible adopción formal por parte de los entes.
9 PERFIL DEL PROFESIONAL O EXPERIENCIA DE LA EMPRESA SOLICITADA
Para el caso de perfiles profesionales:
1. Título profesional en ciencias humanas, sociales, económicas, administrativas o afines.
2. Estudios de postgrado en política pública, participación ciudadana, derecho administrativo u otras ramas relacionadas.
3. Experiencia general mínima de 4 años a partir de la obtención del título profesional.
4. Experiencia específica de 2 años en evaluación de políticas públicas, procesos de participación ciudadana, labor administrativa en entes territoriales o consultorías similares.
Deseable en caso de igualdad de puntaje:
• Experiencia en docencia y habilidades comunicativas para promover el trabajo en equipo.
• Experiencia de trabajo en el Departamento del Chocó y conocimiento de las condiciones sociales del departamento (población afro e indígena) y enfoque diferencial.
En la medida de lo posible, se fomentará la contratación de profesionales con mayores dificultades de acceso al mercado laboral, como mujeres, personas con discapacidad y profesionales de grupos étnicos.
Destacar, por último, que existe la posibilidad de equiparar titulaciones por experiencia, todo en correspondencia con el artículo 20 del Decreto 263 de 2000.
Para el caso de personas jurídicas o empresas:
1. Empresa u organización dedicada a la consultoría que acredite prestación de servicios relacionados con estudios de gestión pública, ciudadanía, participación social o afines.
2. Experiencia general mínima de 6 años certificada por clientes en consultorías o estudios relacionados.
3. La experiencia específica será evaluada según el/los perfiles profesionales propuestos para realizar la asistencia técnica, que en todo caso deben cumplir con el perfil referenciado para el supuesto de perfiles profesionales especificado anteriormente.
4. En el caso de equipos de trabajo se entenderá como líder del mismo aquel que cumpla los requisitos expuestos de experiencia específica, pudiéndose apoyar en otro perfil para tareas determinadas tales como la propia impartición de los talleres.
10 METODOLOGÍA DE TRABAJO
El trabajo de la asistencia técnica se iniciará tomando contacto con cada una de las alcaldías y estableciendo puntos focales en cada una de ellas. Todo el proceso ha de realizarse de manera participativa y consensuada con los responsables designados por las alcaldías para propiciar el liderazgo y apropiación del proceso.
Posteriormente, realizará un diagnóstico del estado del área de participación ciudadana de las tres municipalidades, realizando todos aquellos desplazamientos y entrevistas necesarias con la finalidad de identificar fortalezas y debilidades de los tres entes territoriales. Especial hincapié ha de hacer para conocer cuáles son las estructuras y mecanismos de participación ciudadana que están actualmente en funcionamiento en las alcaldías y cuáles serían los necesarios para cumplir con la legislación aplicable. Estos diagnósticos serán específicos para cada municipio.
Una vez se tengan los diagnósticos situacionales y los Planes de fortalecimiento institucional anteriores, se realizará el Plan de formación recopilado en un manual para las tres alcaldías con los contenidos mínimos especificados anteriormente en el apartado de
productos. Aunque la base se entiende que será compartida por los tres entes, se adaptará en aquello que sea necesario para cada uno de ellos a la hora de impartir los talleres.
Respecto al plan de formación, es de destacar que sus contenidos mínimos referenciados, pueden ser enriquecidos por el contratista conforme a su experiencia en la materia, de tal forma que constituyan documentos de referencia con contenidos, buenas prácticas, legislación vigente y todo lo necesario para servir de base para el día a día de las áreas de participación ciudadana de las tres alcaldías.
La impartición de talleres a los empleados públicos seleccionados por cada alcaldía (a título informativo se prevé que sean en torno a 12 participantes totales) se realizará de manera separada en cada uno de los tres municipios. Se estima que la duración mínima de los talleres ha de ser de cuatro días en cada municipio.
La última de las actividades a desarrollar y respectivos productos a entregar son tres reglamentos (uno por alcaldía), que propicien la implementación efectiva de espacios de rendición de cuentas y seguimiento a la gestión pública dentro de sus organigramas para su posible adopción formal por parte de los entes. Este trabajo ha de hacerse de manera muy coordinada con todas aquellas personas, secretarias, o áreas orgánicas que pudieran estar implicadas. Esto es necesario para propiciar una óptima apropiación de los reglamentos por parte de las alcaldías con el objetivo de propiciar su adopción y aplicación formal.
Los productos entregados serán de propiedad de las respectivas alcaldías. Una vez validados, deberán contar con la visibilidad de las entidades colaboradoras del PDT-Chocó. Este material podrá ser utilizado por el/la contratista solicitando permiso bajo exposición de motivos y haciendo referencia en todo caso al financiador.
11 CRITERIOS DE SELECCIÓN Y VALORACIÓN
Relación calidad / precio.
12 PERIODO DE CONTRATACIÓN, INDICANDO FECHA DE INICIO Y FECHA DE CULMINACIÓN
El periodo de contratación está definido para 4 meses, con fecha prevista desde el mes xx xxxx de 2018 hasta el mes de septiembre de 2018.
13 COSTO Y FORMA DE PAGO
El coste máximo estipulado para la contratación y realización de todo el proceso de los presentes términos de referencia es de CINCUENTA Y DOS MILLONES DE PESOS ($52.000.000) incluidos los descuentos xx xxx. Estos recursos están exentos de impuestos de índole nacional, teniendo en cuenta el Decreto 540 de 2004 que reglamenta el artículo 96 de la Ley 788 de 2002.
Los demás costos directos e indirectos, utilidades, impuestos de carácter municipal o distrital, los costos de sus pólizas, gastos contingentes e imprevistos y los riesgos asociados con su ejecución serán asumidos por EL O LA CONTRATISTA, así como también de contar con un computador personal para el desarrollo de su labor y asumir cualquier gasto propio relativo al desarrollo se sus actividades (desplazamientos a/y dentro de los municipios, pernoctaciones y alimentación).
Adicionalmente se ha de tener en cuenta:
• La asistencia técnica será la encargada de la elaboración de los contenidos de los manuales de formación, el coste de su diseño e impresión cuenta con presupuesto fuera de estos TdR.
• El coste de materiales, refrigerios y almuerzos de los participantes en los talleres también cuenta con presupuesto aparte de estos TdR, no contemplándose el pago de transporte ni de alojamiento.
• Los espacios para la realización de los talleres, y su posible costo llegado el caso, serán por cuenta de las alcaldías.
La RED ADELCO tiene previsto realizar los pagos en función de la entrega y validación de los productos estipulados en la contratación, siendo la propuesta la siguiente:
PRODUCTOS | PORCENTAJE A PAGAR |
Primer producto | 35% |
Segundo producto | 20% |
Tercer producto | 30% |
Cuarto producto | 15% |
TOTAL | 100% |
El pago que efectuará la Red Adelco al proponente se tramitará durante los 15 días hábiles siguientes a la fecha de radicación. Los pagos se realizarán preferiblemente mediante transferencia electrónica. Es requisito que el contratista presente la certificación bancaria reciente.
La RED ADELCO pagará al contratista el valor establecido previa entrega de los siguientes documentos, además de los específicos para cada uno de los productos:
a) Factura o cuenta de cobro original de conformidad con la normatividad aplicable.
b) Certificación de cumplimiento firmado por el Supervisor del contrato y/o visto bueno de recibido a satisfacción.
c) Certificación del cumplimiento de los pagos al Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensión, Sistema General de Riesgos Laborales, y si es persona jurídica incluir parafiscales -Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación Familiar-, de conformidad con lo establecido artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
d) Certificación para cálculo de retención (Para régimen simplificado – Ley 1819/2016).
Los pagos se realizarán observando el derecho de turno que se genere dentro del proyecto y a la dinámica de desembolso que se lleve a cabo dentro del proyecto. Queda expreso que el último pago pactado, está supeditado a la aprobación de todas las actividades/entregables por parte del supervisor del contrato.
14 PLAZO MÁXIMO DE ENTREGA DE PRODUCTOS
El plazo de ejecución del contrato es de 4 meses.
15 LUGAR DE EJECUCIÓN
Municipios de Quibdó, Istmina y Bojayá.
16 PERSONA DESIGNADA PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
La supervisión del contrato y aceptación del pago de los productos se hará por parte de aquellas personas designadas por las alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá al efecto, una por ente. En buena lógica, cada ente territorial es independiente de los otros respecto a la aceptación final de los productos.
Igualmente, por parte de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) en Colombia, la supervisión y aceptación del pago de los productos se realizará por parte del responsable de proyecto AECID en Chocó y/o la responsable AECID de programa en Bogotá.
17 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Las propuestas deberán entregarse por correo electrónico, indicando en el asunto del correo “AT diagnóstico y fortalecimiento institucional áreas de participación ciudadana alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá”.
Correo Electrónico xxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx
Toda la documentación relacionada con el proyecto debe estar escrita en español, idioma oficial de la República de Colombia. No se aceptarán aplicaciones que no incluyan propuesta técnica y económica según Anexo 2.
La propuesta completa debe contener: la carta de presentación de la propuesta, los documentos justificativos, el Formulario único de presentación de propuestas con los anexos que apliquen y la propuesta económica.
Es deseable que las propuestas incluyan un índice o tabla de contenido donde se indiquen los documentos que las componen. No se podrá cambiar su redacción ni agregar comentarios. Cualquier explicación, alternativa o información adicional deberá exponerse en anexos a la propuesta debidamente referenciados al ítem a que pertenecen.
No se permitirá el retiro de documentos que componen la propuesta durante el proceso de selección, ni después de su finalización. Se entiende que los términos de la propuesta son irrevocables, por lo cual luego de presentada, no podrá retractarse del contenido de su propuesta, caso en el cual podrá ser descalificado del proceso de selección y/o contratación.
El proponente deberá informarse por sus propios medios sobre la naturaleza, localización, peculiaridades, condiciones generales y particulares del sitio de los trabajos y demás aspectos que de alguna manera puedan afectar la ejecución de los trabajos y sus costos, tales como permisos, impuestos y licencias que deberán obtenerse y pagarse, el cumplimiento xx xxxxx y reglamentos que deban cumplirse.
En el anexo 3 se encuentra una lista de chequeo planteada como ayuda para la revisión de la documentación entregada.
Para presentar su propuesta técnica el oferente deberá diligenciar el FORMULARIO ÚNICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS que se encuentra en el Anexo 2 de este documento.
En esta propuesta deben quedar claro los resultados a entregar, así como los viajes a realizarse y actividades específicas en el campo o en cualquier otro lugar, tales como reuniones para recibir instrucciones o para revisiones, etc. Más información en el apartado
18.2 de estos TdR.
Tanto el Plan de Trabajo como el Cronograma deberán responder a los resultados esperados del proyecto en calidad, contenido y tiempo de entrega.
En la propuesta deben indicarse los valores expresados en pesos colombianos y consecuentemente su pago será en la misma moneda. A cargo del proponente estarán todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su propuesta. Por lo cual la RED ADELCO no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección y/o contratación.
En la propuesta se debe indicar el valor sin IVA, teniendo en cuenta que el Proyecto administrado por la RED ADELCO se encuentra exento de la aplicación de éste, de acuerdo a certificación de utilidad común expedida el día 02 xx xxxx de 2017 por la Agencia Presidencial de Cooperación (APC Colombia), conforme a lo estipulado en el Decreto 540 de 2004.
Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir retenciones y costos de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, según la asignación del presupuesto prevista en los presentes términos de referencia, para lo cual se recomienda a los proponentes obtener asesoría calificada.
17.3 Aclaraciones de la propuesta
Cualquier posible proponente puede solicitar aclaraciones sobre los presentes términos de referencia, mediante comunicación escrita dirigida a xxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.
Si algún proponente encuentra una inconsistencia, error u omisión en los documentos del presente proceso de selección o requiere una aclaración de cualquier estipulación contenida en los mismos, deberá formularla a la RED ADELCO, dirigida a la dirección xxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx . Dichas observaciones deberán ser presentadas a más tardar cinco (5) días hábiles antes del cierre del presente proceso.
En caso que la solicitud sea elegible, pero carezca de información complementaria, la RED ADELCO se comunicará con la organización para que suministre la información adicional pertinente.
La propuesta presentada deberá tener una validez de sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de recibo de la propuesta.
La RED ADELCO dirigirá la correspondencia pertinente a los proponentes a través de comunicación correo electrónico, conforme a la información suministrada y lo que garantice agilidad al proceso.
17.6 Información para radicación de la propuesta
El proponente deberá enviar la propuesta a través de correo electrónico, conforme a la información suministrada anteriormente.
Nota aclaratoria: la RED ADELCO tendrá por no recibidas las propuestas enviadas en forma incorrecta, que no sean recibidas dentro de plazo establecido o sean enviadas a un correo electrónico distinto del referenciado. Recordar, como ya se dijo anteriormente, que no se aceptarán aplicaciones que no incluyan propuesta técnica y económica según Anexo 2.
18 CONDICIONES GENERALES PARA PARTICIPAR Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
Solo completaran el proceso de evaluación las propuestas que hayan superado la verificación de requisitos mínimos habilitantes, técnicos y económicos.
18.1 Requisitos mínimos habilitantes
Los requisitos habilitantes son subsanables siempre y cuando se cumplan los tiempos y condiciones establecidas para las mismas.
18.1.1 Calidad de los participantes
Podrán participar todas las personas naturales o jurídicas, organizaciones sin ánimo de lucro con capacidad legal y estatutaria conforme a las disposiciones vigentes en forma individual o constituyendo consorcio o unión temporal, sociedades o bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley; que cuenten con experiencia administrativa e idoneidad.
Si el proponente es persona jurídica, deberá acreditar el haber sido legalmente constituido como tal y que la vigencia de su duración sea al menos hasta el término de ejecución del contrato y un año más.
18.1.2 Capacidad jurídica
Las personas jurídicas acreditan su capacidad jurídica con el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de su domicilio o su equivalente. La RED ADELCO verificará la capacidad jurídica de una persona jurídica revisando los siguientes aspectos:
a. El objeto social de la persona jurídica, para efectos de verificar que esté autorizada para cumplir con el objeto del contrato.
b. La calidad de representante legal de quien suscribe la propuesta.
c. Las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la propuesta y obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato.
d. La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona jurídica para contratar.
Las personas naturales acreditaran su capacidad jurídica aportando la cédula de ciudadanía, para los nacionales colombianos, y con la cédula de extranjería o el pasaporte para los extranjeros.
La RED ADELCO verificará la capacidad jurídica de una persona natural revisando los siguientes Aspectos:
a) La edad del proponente.
b) La ausencia de limitaciones a la capacidad jurídica de las personas naturales. Este requisito lo verificará la RED ADELCO con la presentación de una declaración de la persona natural en la cual certifique que tiene plena capacidad y que no está incursa en inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones.
18.1.3 Documentos justificativos
Los documentos a anexar para acreditar los requisitos jurídicos habilitantes para las personas jurídicas son los que se detallan a continuación:
b) Carta de presentación de la propuesta firmada por el Representante Legal o la persona que haga sus veces.
c) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del cierre del presente proceso o si equivalente y cuyo objeto social incluya el de la presente contratación.
d) Autorización otorgada por el órgano societario competente, cuando el representante legal se encuentre limitado para la suscripción del contrato.
e) Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal.
f) Certificado donde conste que está al día con el pago al sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales si es del caso.
g) Certificado de antecedentes judiciales, de la Procuraduría General de la Nación y de la Contraloría General de la República (este será consultado por la Entidad)
h) Registro Único Tributario RUT.
Los documentos a anexar para acreditar los requisitos habilitantes para las personas naturales son los que se detallan a continuación:
i) Fotocopia de la cédula de ciudadanía, para los nacionales colombianos, y con la cédula de extranjería o el pasaporte para los extranjeros.
j) Certificado donde conste que está al día con el pago al sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales si es del caso.
k) Certificado de antecedentes judiciales, de la Procuraduría General de la Nación y de la Contraloría General de la República (este será consultado por la Entidad).
l) Registro Único Tributario RUT.
La Evaluación Técnica tendrá un peso del 80%. Es decir que tendrá una valoración con un máximo de 80 puntos sobre un total de 100, dividido de la siguiente manera:
• Experiencia acreditada: 30 puntos
• Propuesta técnica de trabajo: 50 puntos
Para personas naturales (máximo 30 puntos)
Experiencia general mínima de 4 años a partir del título profesional:
Experiencia hasta 4 años | 5 puntos |
Experiencia de 4 a 6 años | 8 puntos |
Experiencia de más de 6 años | 10 puntos |
Experiencia específica mínima de 2 años en evaluación de políticas públicas, procesos de participación ciudadana, labor administrativa en entes territoriales o consultorías similares.
Experiencia de 2 a 3 años | 10 puntos |
Experiencia de 3 a 4 años | 15 puntos |
Experiencia de más de 4 años | 20 puntos |
Para personas jurídicas (máximo 30 puntos)
La valoración de la experiencia general se realizará sobre la experiencia de la empresa acreditada mediante certificaciones expedidas por clientes. Para el caso de la experiencia específica l valoración se realizará sobre las hojas de vida del equipo consultor propuesto.
Experiencia general mínima de 6 años de dedicación comercial a la consultoría en prestación de servicios similares al objeto del contrato.
Experiencia hasta 6 años | 5 puntos |
Experiencia de 6 a 8 años | 8 puntos |
Experiencia de más de 8 años | 10 puntos |
Experiencia específica mínima de 2 años en evaluación de políticas públicas, procesos de participación ciudadana, labor administrativa en entes territoriales o consultorías similares.
Experiencia de 2 a 3 años | 10 puntos |
Experiencia de 3 a 4 años | 15 puntos |
Experiencia de más de 4 años | 20 puntos |
Tanto para personas naturales cómo jurídicas, la propuesta técnica de trabajo se valorará con un máximo de 50 puntos y se valorarán los siguientes aspectos:
• Propuesta de estrategia de ejecución con un listado de las tareas que se consideren necesarias para alcanzar los productos.
• Propuesta de plan de trabajo con todas aquellas actividades y subactividades necesarias para alcanzar los productos. Considerar en ellas su adecuación a terreno.
• Propuesta de metodología a desarrollar para cada actividad.
• Análisis de riesgos asociados a las actividades y estrategias de mitigación planteadas.
• Calendario por actividad y subactividad especificando viajes y tiempos de permanencia en terreno.
Solo las propuestas que hayan obtenido un puntaje igual o mayor a 55 puntos en la evaluación técnica podrán continuar con el proceso de selección.
Una vez leída la propuesta de los proponentes habilitados, la RED ADELCO verificará que el valor total de la propuesta no haya sobrepasado el valor total del presupuesto de la presente invitación, aspecto que conlleva el RECHAZO TÁCITO de la propuesta.
Cuando aplique se verificarán aritméticamente las propuestas. El valor verificado de la propuesta será el utilizado para la comparación con las demás propuestas y será el que se tendrá en cuenta en la adjudicación y suscripción del contrato.
Lo anterior, no conlleva a que la entidad, realice revisión y/o corrección y/o ajuste de operaciones aritméticas sobre los precios iniciales. Será responsabilidad del proponente la presentación razonable de su propuesta económica de conformidad con las especificaciones exigidas en estos términos.
Se tendrá en cuenta la valoración de las propuestas económicas de acuerdo con los siguientes criterios:
La Propuesta Económica tendrá u peso del 20%. Es decir, para la evaluación, el precio tiene un valor de 20 puntos sobre un total de 100.
Para el peso total ofertado se utilizará la siguiente fórmula:
Precio oferta económica más baja * Puntaje oferta evaluada=
Precio de oferta evaluada
X 20 puntos
*NOTA: Para el proceso de valoración no serán tomadas en cuenta aquellas propuestas menores al 80% del promedio de los precios xx xxxxxxx (promedio que se determinará a través de una media aritmética (MA,) incluyendo para su cálculo todas las ofertas recibidas), de manera tal, que las propuestas cuyos precios se encuentren por fuera del margen porcentual definido, serán excluidas del proceso de selección.
18.4 Adjudicación
Sumados los puntajes de evaluación técnica y económica se recomendará la adjudicación del contrato a la propuesta con el mayor puntaje y de no ser posible adjudicarla, se habilitará el segundo mejor puntaje. Si ninguno de los proponentes anteriores acepta la adjudicación; la RED ADELCO realizará contratación directa con los proponentes finalistas sugiriendo ajustes en la propuesta o valor.
Habrá lugar a eliminación o rechazo de propuestas en los siguientes casos:
m) Cuando el proponente se encuentre inhabilitado o presente incompatibilidad, de acuerdo con la ley.
n) Cuando se dejen de presentar los documentos de la oferta.
o) Cuando la oferta supere el presupuesto mencionado en los términos de la invitación.
p) Cuando no incluya todo lo requerido en los términos de la invitación y no pueda ser subsanado.
q) Cuando la oferta incumpla los requerimientos y especificaciones técnicas mínimas, requeridas en estos términos.
r) Cuando la oferta incumpla los requerimientos establecidos en estos términos.
La evaluación será realizada por el comité de evaluación el cual será designado por la RED ADELCO y su conformación dependerá de la complejidad del objeto a contratar. Su objetivo es recomendar la adjudicación del proponente que cumpla lo requerido y/o que obtenga el mayor de los puntajes.
Este comité debe tener capacidad técnica y administrativa para llevar una adecuada evaluación. Todos los evaluadores tendrán el mismo derecho de voto y podrán recurrir a asesores cuando sean requeridos pero la responsabilidad de la decisión corresponde a cada evaluador.
Con el fin de disponer trazabilidad sobre el proceso es necesario que se elabore un informe de evaluación, en donde quede indicado, entre otros los siguientes aspectos
a) Fecha de inicio del proceso.
b) Integrantes del comité.
c) Acta de cierre de la invitación con la lista de las propuestas recibidas.
d) Comprobación que no existe conflicto de intereses por parte de los miembros del comité de evaluación.
e) Compromiso del comité evaluador de confidencialidad de toda la información que se maneje dentro del mismo.
f) Relación de las propuestas que no son aceptadas para iniciar el proceso y el motivo.
g) Relación de las propuestas que son aceptadas para iniciar el proceso.
h) Revisión de los criterios habilitantes.
i) Relación de las propuestas que son aceptadas para el proceso de evaluación técnica.
j) Tablas de evaluación técnica.
k) Relación de las propuestas que son aceptadas para la revisión de la propuesta económica.
l) Tablas de evaluación económica.
m) Relación de las propuestas con los puntajes obtenidos en orden descendente.
n) Recomendación del comité evaluador.
o) Firmas en este documento por parte de cada uno de los miembros del comité
p) Como anexos, los que se consideren pertinentes incluyendo lista(s) de asistencia de cada de la reunión o reuniones llevadas a cabo
Se entenderá que hay empate cuando existan dos o más proponentes cuyos puntajes sean iguales, el comité evaluador es quien tomará la decisión de escoger la propuesta, teniendo en cuenta como primer criterio la propuesta que haya presentado el valor más bajo.
Eventualmente y si luego de aplicar el criterio anterior se podrá definir por criterios descritos a continuación:
a) Aumento en el grado de especificaciones técnicas del producto.
b) Servicios adicionales.
c) Experiencia de trabajo en el Departamento del Chocó y conocimiento de las condiciones sociales del departamento (población afro e indígena).
19 CONTRATACIÓN
Se notificará la adjudicación del contrato al proponente seleccionado, una vez sea aprobado por el Comité de Gestión del Proyecto
19.1.1 Firma y requisitos del contrato
El proponente favorecido con la adjudicación deberá cumplir con los requerimientos del perfeccionamiento y constitución de pólizas.
19.1.2 Confidencialidad de la Información
El CONTRATISTA guardará confidencialidad sobre la información que obtenga de la RED ADELCO en desarrollo del objeto y obligaciones del contrato.
Se propone reconocer y pagar al contratista, el valor del contrato a suscribir de la siguiente manera:
PRODUCTOS | PORCENTAJE A PAGAR |
Primer producto | 35% |
Segundo producto | 20% |
Tercer producto | 30% |
Cuarto producto | 15% |
TOTAL | 100% |
El proponente seleccionado se obligará a constituir a favor de la RED ADELCO una garantía para amparar el Contrato así:
a) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del Contrato por un valor equivalente al 20% del valor total del mismo y con una vigencia igual a su plazo de ejecución y cuatro (4) meses más contados a partir de la expedición la misma.
b) Calidad del Bien o Servicio de los perjuicios derivados de la mala calidad del bien o servicio del Contrato por un valor equivalente al 10% del valor total del mismo y con una vigencia igual a su plazo de ejecución y un (1) año más contados a partir de la expedición la misma.
Para personas jurídicas:
c) Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones a personal del Incumplimiento de obligaciones de carácter laboral y sub-contratos diferente modalidad ya sea civil o laboral Contrato por un valor equivalente al 5% del valor total del mismo y con una vigencia igual a su plazo de ejecución y dos (2) años más contados a partir de la expedición la misma.
19.1.5 Solución directa de controversias contractuales
Las partes, en aras de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas en la ejecución del contrato, acudirán a los mecanismos de solución previstos en la Ley colombiana, tales como la conciliación, amigable composición y transacción.
El contrato se regirá en general por las disposiciones colombianas comerciales y civiles pertinentes, y las demás normas que las regulan, complementan y modifican.
19.2 Propiedad Intelectual y Derechos de autor
Todas las creaciones intelectuales entendidas como expresiones en lenguaje, planes, códigos o cualquier otra forma originadas debido al presente contrato son y serán de propiedad exclusiva del PDT-Chocó, el cual es titular de derechos patrimoniales. El contratista entiende y acepta que toda base de datos, documentos, modelos, diseños, presentaciones o cualquier otro soporte o método que conozca y/o al que tenga acceso en relación o con ocasión de la ejecución de este contrato son de propiedad exclusiva de la entidad que los facilite y están amparados, en lo pertinente, por toda la legislación vigente en materia de derechos de autor y propiedad intelectual.
19.3 Visibilidad
El contratista debe garantizar la visibilidad de la Cooperación Española en Colombia de manera expresa y visible en todas las acciones en conjunto con el de todos los socios que participan.
Siempre debe cuidarse de no hacer uso inapropiado de la marca en lo referente a proyectos o reuniones no autorizadas por la AECID. La no visibilidad de la AECID como financiadora del proyecto será causal de la devolución de los fondos.
Los productos comunicacionales, materiales promocionales y de visibilidad deben contener el nombre del programa o proyecto, el logo de las organizaciones e instituciones socias y
nuestra imagen corporativa, de manera destacada y cumpliendo los mínimos establecidos en el manual de imagen de la Cooperación Española.
19.4 Otros aspectos
Deberá abstenerse de hacer declaraciones públicas sobre el proyecto. No puede comprometer en modo alguno a la Red Adelco, la APC Colombia o a la AECID sin su consentimiento previo por escrito.
El contratista y su personal cumplirán los derechos humanos y se comprometerán a no contrariar los usos políticos, culturales y religiosos. En particular, y conforme al acto de base aplicable, los licitadores y solicitantes a los que se adjudiquen contratos deberán cumplir las normas laborales fundamentales vigentes definidas en los convenios pertinentes de la Organización Internacional del Trabajo (como los convenios sobre el derecho de sindicación y negociación colectiva, la eliminación del trabajo forzoso y la abolición del trabajo infantil).
El contratista no podrá aceptar ningún pago relacionado con el contrato que no sea el previsto en el mismo. El contratista y su personal deberán abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir cualquier gratificación que entre en conflicto con sus obligaciones para con la Red Adelco.
El presupuesto final del contrato corresponderá a de la propuesta adjudicada incluida todos los descuentos xx xxx.
EN LOS PRESENTES TÉRMINOS SE DESCRIBEN LAS BASES TÉCNICAS, ECONÓMICAS, LEGALES Y CONTRACTUALES QUE EL PROPONENTE DEBE TENER EN CUENTA PARA ELABORAR Y PRESENTAR LA PROPUESTA.
LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CONSTITUYE EVIDENCIA DE QUE ESTUDIÓ COMPLETAMENTE LAS ESPECIFICACIONES Y DEMÁS DOCUMENTOS; QUE RECIBIÓ LAS ACLARACIONES NECESARIAS POR PARTE DE LA RED ADELCO, SOBRE INQUIETUDES O DUDAS PREVIAMENTE CONSULTADAS Y QUE HA ACEPTADO QUE ESTAS BASES SON COMPLETAS, COMPATIBLES Y ADECUADAS. QUE ESTÁ ENTERADO A SATISFACCIÓN EN CUANTO AL ALCANCE DEL OBJETO DE LA PRESENTE Y QUE HA TENIDO EN CUENTA TODO LO ANTERIOR PARA FIJAR LOS PRECIOS, PLAZOS Y DEMÁS ASPECTOS DE SU PROPUESTA; IGUALMENTE CONSTITUYE MANIFESTACIÓN QUE NO SE ENCUENTRA INCURSO EN CAUSALES DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD.
00 XXXXXX
XXXXX 0
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
(En una hoja independiente y firmada en original)
<<Membrete del Órgano de Contratación>>
<<Ciudad y fecha>> Señores
RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA – RED ADELCO
<<Dirección>>
<<Ciudad>>
ASUNTO: Presentación de la propuesta de la referencia
REFERENCIA: AT diagnóstico y fortalecimiento institucional áreas de participación ciudadana alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá.
Señores Red Adelco
Por medio de la presente se hace entrega la propuesta respectiva en un original y una copia en medio físico y una copia en medio magnético, de acuerdo con lo indicado en los términos de referencia de la invitación “AT diagnóstico y fortalecimiento institucional áreas de participación ciudadana municipios de Quibdó, Istmina y Bojayá”
Se presenta esta propuesta <<a título individual>> <<como miembro de un consorcio liderado por <<nombre del licitador principal>> >> a efectos del contrato en cuestión en donde ni la persona jurídica ni su representante legal están incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar.
Asimismo, como representante legal de la entidad proponente declaro que <<nombre de la entidad proponente>>:
1. Presenta una única propuesta para esta referencia de invitación.
2. La información que se presenta es veraz.
3. No se encuentra en quiebra o está sometida a un procedimiento de insolvencia o liquidación.
4. No ha incumplido obligaciones en lo referente al pago de impuestos o cotizaciones a la seguridad social, de conformidad a lo establecido en el país de origen o en el país donde se ejecutará el contrato.
5. No tiene procesos por conductas ilícitas, fraude, corrupción, participación en una organización delictiva, blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, trabajo infantil u otras formas de trata de seres humanos.
Se acepta que en caso de que no respondamos en plazo a partir de la fecha de recepción de la carta en que se nos notifica la adjudicación, o si la información suministrada resultara ser falsa, la adjudicación podrá considerarse nula.
Atentamente,
<<Firma del representante legal>>
<<Nombre del representante legal>>
<<Entidad proponente>>
ANEXO 2
FORMULARIO ÚNICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Datos de Referencia
Referencia de la invitación | AT diagnóstico y fortalecimiento institucional áreas de participación ciudadana alcaldías de Quibdó, Istmina y Bojayá |
Lote (si aplica) | |
Título de la Propuesta | |
Objetivo General | |
Entidad solicitante | |
NIT | |
Dirección | |
Ciudad/País | |
Correo electrónico: | |
Nombre del representante legal | |
Identificación | |
Persona de contacto para esta referencia de invitación | |
Correo electrónico de la persona de contacto para esta referencia de invitación | |
Estrategia de ejecución:
Esbozo del planteamiento propuesto para la ejecución del contrato. Una lista de las tareas propuestas que considere necesarias para alcanzar los objetivos del contrato.
Plan de trabajo:
Relación de actividades y subactividades para el alcance de los entregables.
Metodología:
Bases metodológicas para realizar cada una de las actividades planteadas.
Riesgos:
En la ejecución de la propuesta, ¿cuáles serían los principales riesgos asociados que pueden afectar el desarrollo de las actividades y cómo se plantea su mitigación?
Calendario, secuencia y duración de las tareas propuestas (teniendo en cuenta el tiempo de desplazamiento):
Identificación y calendario de los principales hitos en la ejecución del contrato, con una indicación de la forma en que el logro de estos se reflejará en los informes, en particular en los previstos en TdR.
Actividades | Sub Actividades | Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | |||||||||
Profesionales propuestos:
Anexar las hojas de vida con los soportes de los profesionales propuestos, que asuman la responsabilidad en la ejecución de las actividades.
El equipo propuesto debe ser el mismo que ejecute el contrato. En caso de necesidad de cambio se debe presentar a Red Adelco la respectiva solicitud con la justificación y en nuevo candidato deberá acreditar al menos las cualificaciones del candidato al que va a reemplazar
PROPUESTA ECONÓMICA
Por favor indicar el valor total de la propuesta económica considerando todas las deducciones a que haya lugar por disposiciones xx xxx.
*Cualquier costo adicional en el que se incurra para el cumplimiento de los objetivos del contrato, será asumido por el proponente.