REGLAMENTO GENERAL DE FERIAS Y EXPOSICIONES EXPONOR – FEIRA INTERNACIONAL DO PORTO
REGLAMENTO GENERAL DE FERIAS Y EXPOSICIONES EXPONOR – FEIRA INTERNACIONAL DO PORTO
CAPÍTULO I
NORMAS GENERALES Y DE PARTICIPACIÓN
Artículo 1º - Normas y contrato
1. Las normas del presente Reglamento son aceptadas por los Expositores en el momento de la inscripción y se aplican a las relaciones establecidas entre estos (su personas y entidades subcontratadas) y EXPONOR- FIPORTO SA. Este Reglamento se complementa en cada edición con las respectivas Normas de Participación y con el Aditamento de cada feria, en adelante designada como Aditamento, que asume el carácter adicional y forma parte integrante del contrato de arrendamiento y prestación de servicios entre los Expositores y EXPONOR-FIPORTO SA, en adelante también designada como EXPONOR u Organización.
2. Los Expositores están obligados a cumplir, además de lo dispuesto en el presente Reglamento, todas las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad y a los productos que venden.
Artículo 2º - Organización
1. Las ferias, los salones especializados y otras manifestaciones presentadas por separado y con designación propia son organizadas por Exponor o por empresas promotoras, entendiéndose por empresas promotoras entidades de terceros que organizan ferias o eventos en las exposiciones administradas por Exponor.
2. Si cualquier imprevisto o caso de fuerza mayor impide la realización de la feria, atrasa la apertura, provoca cambios en el horario u obliga a alterar el Reglamento y el Aditamento, los Expositores no podrán reclamar ningun tipo de indemnización a Exponor.
3. La Organización tomará las medidas que estime adecuadas para ejecutar las normas establecidas, pudiendo para tal efecto, elaborar los Reglamentos Complementarios que juzgue necesarios, los cuales serán conocidos y cumplidos por los Expositores, Promotores, Montadores o Público.
Artículo 3º - Ámbito y Local
1. El ámbito de las ferias, salones especializados, eventos y otras manifestaciones está definido en el Aditamento.
2. Las ferias, salones especializados, eventos y otras manifestaciones se hacen en las instalaciones gestionadas por EXPONOR o en otro local designado expresamente en el Aditamento.
3. En el Aditamento también se definen:
a. Horario (montaje, desmontaje y realización);
b. Precios y normas de entrada;
c. Tasas de Inscripción, de Energía Eléctrica y Residuos;
d. Costes de Petición de Agua, Desagüe, Gas, Aire Comprimido e Telecomunicaciones.
4. Las ferias, salones especializados y otras manifestaciones tendrán lugar en los días y a las horas indicadas en el Aditamento, pudiendo no obstante alterarse su duración en caso de que la Organización lo crea conveniente, sin que haya lugar a ningún tipo de indemnización
Artículo 4º - Condiciones de Admisión
1. Pueden ser expositores las empresas nacionales o extranjeras, así como sus agentes o distribuidores en Portugal cuya actividad encuadre en el ámbito de la feria definido en el Aditamento.
2. También se aceptan las participaciones colectivas, los grupos de Expositores con determinadas afinidades, siempre y cuando sean mencionados los nombres de los respectivos fabricantes en lo que se refiere a los productos presentados.
3. Los Expositores que quieran indicar empresas representadas por ellas mismas para que consten en el catálogo, deberán presentar una carta de esas mismas empresas para confirmar la representación.
4. La Organización, cuando lo juzgue conveniente, puede exigir una prueba documental que confirme cualquiera de las condiciones referidas en los números anteriores.
5. La aceptación de la participación pertenece a la Organización que podrá negarse libremente a realizar cualquier inscripción que, de acuerdo con sus criterios, no se ajuste al ámbito o a los objetivos de la feria o que por algún motivo pueda ser perjudicial o inconveniente.
CAPÍTULO II
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN Y PEDIDO DE INSCRIPCIÓN
Artículo 5º - Inscripción y Participación
1. El pedido de inscripción se hará entregando a la Organización los Boletines de Inscripción 1 y 2 debidamente completados y acompañados de la tasa de inscripción, correspondiente a la primera prestación de la tasa de ocupación establecida en el Aditamento.
2. Los pedidos de inscripción deberán hacerse hasta el día marcado en el Aditamento, fecha a partir de la cual los interesados podrán encontrarse con que la aceptación es imposible.
3. La inscripción en la feria presupone la aceptación integral de las cláusulas del presente Reglamento y de los Reglamentos Complementarios, así como de el Aditamento y no concede al inscrito la calidad de Expositor.
4. La Organización se reserva el derecho a decidir sobre la distribución de los stands, la atribución del espacio y el local solicitados por cada uno de los inscritos, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes puntos:
a. Sectorización;
b. Área solicitada, módulos y número de frentes solicitados;
c. Orden de llegada de los boletines de inscripción;
d. Antigüedad/fidelidad;
e. Armonía entre los diferentes espacios;
f. Aspectos de naturaleza técnica y/o económica.
5. La Organización informará a los inscritos de que han sido aceptados como Expositores, así como del espacio que los mismos irán a ocupar y de la respectiva localización.
6. La solicitud de espacio y de servicios que llevan a cabo los Expositores cuando completan y entregan los respectivos boletines, obliga al pago integral de los mismos.
7. Cuando, en los términos del n.º 5 del artículo 4º de este Reglamento, la Organización se niegue a inscribir a algún interesado, le serán restituidas al mismo las prestaciones que ha recibido.
8. La localización concedida al Expositor en una determinada feria, en un salón especializado o en otro tipo de manifestación no implica que tenga que serle concedido el mismo local en cualquier certamen.
9. Si así lo exigen los intereses generales de la feria, la Organización puede cambiar la localización, el área o la disposición del stand concedido.
10. Cuando de conformidad con lo dispuesto en el número anterior se reduzca el área concedida a un Expositor, este tendrá derecho a la devolución de parte del valor de ocupación correspondiente al área que le haya sido retirada.
11. Cuando por conveniencia de la organización general de la feria sea necesario aumentar el espacio atribuido a un Expositor, este solo pagará la diferencia, si se consigue la conformidad.
Artículo 6º - Apertura y cierre del stand
1. El stand tiene que permanecer abierto durante el horario de funcionamiento del certamen definido en el Aditamento, debiendo asegurarse la presencia permanente de un representante del Expositor junto con el mismo.
2. Los Expositores no están autorizados a permitir que su personal permanezca en los stands después de la hora de cierre diario del certamen, disponiendo de un periodo de 30 minutos después del cierre del mismo para asegurar la salida de todo el personal, salvo en casos excepcionales y mediante la autorización expresa de la Organización, dada por escrito.
Artículo 7º - Valor/tasa de ocupación, abandono
1. El valor de ocupación se fija en función del espacio y del local que tiene que ocupar el Expositor de acuerdo con la tabla de precios descrita en el Aditamento de este Reglamento.
2. El pago del valor de ocupación se efectuará de la manera establecida en el Aditamento.
3. Si las facturas emitidas por EXPONOR dan lugar a una reclamación, el Expositor deberá formalizarlas en un plazo de cinco días útiles después de la fecha de recepción.
4. Una vez estén pagadas, las prestaciones no se restituirán, incluso aunque el inscrito, por razones no imputables a la Organización, no llegue a ocupar su respectivo stand.
5. La falta de pago de cualquiera de las prestaciones en deuda, en los plazos fijados en el Reglamento y el Aditamento confiere a la Organización el derecho de excluir al Expositor, sin que esto le conceda el derecho a ningún tipo de indemnización.
6. En caso de que el Expositor renuncie a su inscripción, independientemente del espacio previsto para la ocupación o no de su empresa, se deberá:
a. El valor correspondiente al pago de la tasa de inscripción previsto en el artículo 5º, en el caso de que la renuncia sea formalizada hasta treinta días antes de la fecha del inicio del montaje.
b. El valor total calculado para su participación, en el caso de que la renuncia se comunique después de la fecha indicada en la línea anterior.
7. Si el espacio reservado al Expositor no se ocupa 24 horas antes de la inauguración de la feria, la Organización podrá disponer del mismo, en las formas y términos que considere convenientes.
CAPÍTULO III SERVICIOS TÉCNICOS
Artículo 8 º - Servicios generales
La iluminación general de los pabellones, así como la de los espacios al aire libre, la asegura la Organización. La vigilancia de los pabellones es de la competencia de la Organización, así como la limpieza de las áreas de tránsito dentro de los pabellones.
Artículo 9º - Energía eléctrica
1. La solicitud de electricidad tendrá que hacerse rellenando el Boletín de Inscripción n.º 1.
2. En sintonía con las medidas nacionales y europeas en pro de eficiencia energética y la preservación ambiental, los Expositores están obligados a usar solo aparatos de alta eficiencia energética para la iluminación de los stands de todas sus ferias y eventos.
3. La energía eléctrica se suministra en corriente alterna con frecuencia de 50 Hz y tensión de 220/380 voltios.
4. En Ferias y Eventos cuya organización no corra a cargo de Exponor, las instalaciones eléctricas en los stands, tienen que cumplir el Reglamento General de Seguridad de Instalaciones Eléctricas de Baja Tensión
– Regras Técnicas das Instalações Elétricas de Baixa Tensão – Portaria n.º949-A/2006 y tendrán que disponer de interruptores xx xxxxx general de tipo diferencial y de red de tierra de protección. El trabajo debe ser llevado a cabo por profesionales debidamente acreditados por la entidad oficial competente o por el sindicato de electricistas.
5. Las instalaciones eléctricas de los stands podrán, en cualquier momento, ser fiscalizadas por funcionarios de la Organización debidamente acreditados, pudiendo procederse al corte de energía eléctrica suministrada al stand se sus condiciones de seguridad no fueran satisfactorias o haya habido alteraciones inadecuadas en la instalación. En este último caso el responsable de la instalación eléctrica del stand, después de hacer las modificaciones adecuadas en sus instalaciones, podrá solicitar que su instalación se conecte de nuevo. Esta solo podrá hacerse después de volver a inspeccionar las instalaciones eléctricas del stand y del pago de la respectiva tasa de nueva conexión.
6. Los daños causados en las infraestructuras eléctricas no pertenecientes a los Expositores serán responsabilidad de la entidad que contrató los servicios de instalación eléctrica, debiendo esta proceder al pago inmediato de los costes inherentes a su reparación, después de presentar los respectivos comprobantes.
7. La Organización declina toda responsabilidad en caso de accidentes, pérdidas o daños causados por:
x. Xxxxxx de energía eléctrica ocurridos en la red pública de distribución de energía eléctrica de la EDP.
b. Variaciones de tensión originadas en el red pública de abastecimiento, incluyendo fenómenos de sobretensión de origen atmosférico u otros.
Artículo 10º - Agua, Desagüe, Gas, Aire Comprimido e Telecomunicaciones
1. La solicitud de conexión de agua y desagüe, de suministro de gas, de aire comprimido y de servicios de telecomunicaciones deben constar en el Boletín de Inscripción n.º 1 de las respectivas Notas de Encomenda. En caso de no ser solicitadas de esta menta, los pedidos deber solicitarse por escrito a la Organización hasta veinte días antes del inicio del periodo de montaje de la Feria, bajo pena de que la solicitud no pueda ser satisfecha.
2. El suministro de agua, gas o aire comprimido dependerán de la localización del stand y del fin a que se destinen.
3. La distribución de agua, gas o aire comprimido desde el punto de alimentación hasta los equipos de utilización son responsabilidad del Expositor o del Promotor
4. El Expositor o Promotor deberá someter a aprobación de la Organización el esquema de sus instalaciones de gas antes de proceder a su montaje.
5. El Expositor o Promotor deberá solicitar a la Organización la inspección de su instalación de agua, gas o aire comprimido en el stand, después de su montaje, para su aprobación.
6. El establecimiento del suministro de agua, gas y aire comprimido será llevado a cabo por la Organización después de la aprobación mencionada en el número anterior.
Art. 11º - Construcción de stands modelo
El Expositor puede solicitar la construcción de un stand modelo mediante el Boletín de Inscripción n.º 1, con las características y en las condiciones definidas en el Aditamento.
Artículo 12º- Servicios Exclusivos de Exponor
Estos servicios son responsabilidad exclusiva de Exponor y no pueden ser contratados a terceros en ninguna feria o evento celebrado en el recinto. Los valores de estos servicios están en la tabla de precios disponibles:
1. Servicios de Restauración y Cafetería en los espacios fijos xxx xxxxxxx
2. Servicios de Catering para eventos y actividades
3. Desplazamiento de cargas y materiales (apiladoras, plataformas)
4. Vigilancia y Seguridad (no incluye guardaespaldas)
5. Bomberos y Servicios oficiales de emergencia
6. Limpieza, higiene y recogida de basura
7. Médico, primeros auxilios y enfermería
8. Abastecimiento de energía eléctrica y gas
9. Canalización - Agua y desagüe
10. Abastecimiento de aire comprimido
11. Servicios de telecomunicaciones de voz y datos
12. Interrupción y medios publicitarios
13. Azafatas y personal
14. Audiovisual (en el auditorio)
Artículo 13.º - Servicios ofrecidos y no exclusivos
Exponor ofrece el catálogo de servicios que verá a continuación, aunque su contratación no sea exclusiva en el recinto de ferias de Exponor. Estos servicios serán presupuestados caso a caso, en concreto:
1. Recepción y taquilla;
2. Policía;
3. Audiovisuales (pabellones);
4. Seguros.
Artículo 14º - Suministro de Espacios y Servicios en ferias y eventos de terceros/promotores
En el valor presentado para la cesión de espacios están incluidos los siguientes servicios de organización que Exponor presta:
1. Abastecimiento de energía eléctrica y climatización hasta 10000 Kw. La energía adicional se pagará según la tabla de precios en el anexo;
2. Potencia por expositor hasta 15 kw. La energía adicional se pagará según la tabla de precios en el anexo;
3. Gestor del cliente como contacto preferencial para el proyecto;
4. Equipo técnico para garantizar el buen funcionamiento de las infraestructuras, coordinación de montajes, así como la asistencia técnica;
5. Divulgación del evento a través de los canales de comunicación de EXPONOR;
6. Inserción de la feria o evento en el calendario oficial de Exponor;
7. Servicio de seguridad estática de Exponor en portería norte y portería de gestión (no incluye vigilancia interna de los pabellones y stands);
8. Punto de check-in y recepción;
9. Marcación de localización de stands e calles cuando se haya realizado el montaje efectuado por Exponor;
10. Limpieza antes, durante y después de la feria o evento.
Artículo 15.º - Precio
1. La reserva de espacio o e servicios prestados en Exponor en ferias organizadas por terceros/Promotores
a. solo está garantizada mediante el pago de la adjudicación prevista en la propuesta;
b. el montaje solo se puede empezar después de pagar el 50 % del valor total;
c. el pago del valor restante se hará en conformidad con el acuerdo comercial a firmar entre las partes.
CAPÍTULO IV STANDS
Artículo 16º - Dimensiones
El stand básico tendrá 9 m2 (3x3m). Por otro lado, cada stand puede ocupar múltiplos del módulo básico. Son posibles otras modalidades de participación, en función de las condiciones especiales a acordar. Los espacios a atribuir no tienen tarimas, ni paredes ni divisorias.
Artículo 17º - Construcción y pavimentación
1. En el pavimento de hormigón de los pabellones, así como en las paredes, no se podrá fijar nada ni tampoco pintarlos. El pavimento de los stands será revestido por el Expositor con algún material a su elección, aunque está prohibido usar cualquier tipo de cola para fijar moquetas u otros revestimientos, ya sean de aplicación directa en el pavimento o con tiras autoadhesivas.
2. Cualquier suspensión de carga en la estructura de la cubierta de los pabellones requiere la aprobación y autorización previa de la Organización, así como en las redes de distribución de agua, electricidad y calefacción Y también está prohibido dañar paredes, techos y suelos.
3. Los pedidos de aprobación y autorización tendrán que ser enviados a la atención de la Organización dentro de los plazos fijados en la línea B) del punto 6 del Reglamento técnico.
4. Está terminantemente prohibido el uso de máquinas xx xxxxx, soldadura, pintura con pistola y lijadoras.
5. Al no estar permitido construir oficialmente stands en las área de exposición, la construcción de los mismos en los pabellones debe ser el resultado del montaje de los elementos constituyentes previamente creados.
6. Los materiales empleados para el revestimiento del pavimento tienen que ser obligatoriamente ignífugos.
7. El Expositor tiene la responsabilidad de cubrir las fachadas que no sean consideradas frentes. Así, siempre que la parte trasera de un stand coincida con los pasillos de circulación o con otros stands, será la empresa Expositora quien proceda a su acabado, cubriendo lo que queda a la vista.
Artículo 18º - Montaje y desmontaje
1. La altura máxima permitida para la construcción de stands es de 6 m.
2. A partir de los 4 m de altura el stand deberá retroceder 0,50 m en los frentes.
3. Todos los stands que usen un suelo elevado deberán tener rampa de acceso para visitantes con movilidad reducida.
4. Los Expositores que quieran presentar stands con una altura entre 2,5 m y 4 m deberán enviar a la Organización una breve descripción del stand para su aprobación. Esa descripción que tiene que hacer referencia obligatoriamente a la altura del stand, deberá enviarse hasta la fecha límite de inscripción definida en el Aditamento.
5. Los Expositores que necesiten stands con una altura entre los 4 m y los 6 m o stands con más de 1 piso (independientemente de la altura), deberán obligatoriamente, someter a aprobación de la Organización un proyecto de stand, hasta 60 días antes del montaje.
6. Contarán con permiso para practicar las actividades de construcción, montaje, decoración y desmontaje de stands en las ferias y exposiciones organizadas por Exponor, todas las entidades contratadas por los expositores que declarando aceptar las normas que constan en el presente Reglamento, cuenten con la correspondiente acreditación otorgada por Exponor o la Organización.
7. El trabajo de montaje y decoración de los stands solo puede empezar mediante la presentación de la carta de legitimización y el documento de aprobación del proyecto de stand, en los casos aplicables, a emitir por la Organización.
8. Durante los periodos de montaje y desmontaje de los stands, el recinto estará abierto solo en el horario indicado en el Aditamento. Las autorizaciones especiales de trabajo, para horario extraordinario, serán acordadas caso a caso y solicitadas como 48 horas de antecedencia. Serán cobradas de acuerdo con la tabla de precios en vigor.
9. El horario de los periodos de montaje y desmontaje de os stands será fijado y hecho público o comunicado al Expositor e a las empresas contratadas para los trabajos en el Aditamento del Reglamento General de Ferias y Exposiciones. Se hubiera que cambiar esta fecha, la Organización informará al Expositor o Montador.
10. Los stands deberán estar completamente montados y provistos con los artículos declarados en los boletines, 12 horas antes de la inauguración de la feria. Si esto no se verificara, la Organización tendrá derecho a disponer de los mismos.
11. Pasado el plazo previsto para el desmontaje, la Organización mandará retirar y almacenar el material que aún esté en los stands.
12. Los gastos ocasionados por el desmontaje, el transporte y el almacenamiento del material mencionado en el número anterior, serán responsabilidad y correrán a cargo del Expositor, Montador o Promotor, siendo total responsabilidad de estos los daños y perjuicio que puedan darse en caso de robo o deterioro de los materiales o productos en causa.
13. En relación con la manipulación de cargas, no está permitido usar apiladoras o grúas propias, por lo que en caso de ser necesario este servicio, los Expositores deberán recurrir a un proveedor exclusivo de la Organización.
14. En el interior de los pabellones está expresamente prohibido cargar y descargar material de montaje de stands y de exposición en los pasillos longitudinales e transversales de los pabellones localizados en frente de los portones exteriores, para no obstruir la circulación de apiladoras, plataformas elevadoras, carros
manuales y demás equipos. El acceso en los términos referidos solo estará permitido cuando sea el único medio de acceso al stand.
15. El desmontaje de los stands y la recogida de los materiales no podrá iniciarse antes de la hora oficial de cierre del certamen, salvo autorización especial con este fin concedida por la Organización.
16. Para la salida de los productos expuestos, los Expositores deberán contar con la guía correspondiente y que será otorgada por la Organización después de la confirmación del pago de las cantidades en deuda en virtud de su participación.
Art. 19º - Tasas de montaje
Todas las empresas externas de montaje de stands tienen que pagar una tasa de montaje prevista en el Aditamento de la feria.
Art.º 20º – Incumplimiento de las normas reglamentarias
Si la entidad que procede a la construcción, montaje, decoración y desmontaje del stand no cumple alguna de las normas que constan en el presente Reglamento, podrá ser sancionada por la Organización con medidas que van desde una simple advertencia, a la aplicación de una multa, o incluso el impedimento de continuar con su trabajo en el recinto de la feria o exposición y la retirada de la acreditación con la que contaba.
Artículo 21º - Sistema de aprobación de stands - Responsabilidades
1. Exponor declina su responsabilidad en lo que respecta a la construcción, montaje de stands e instalaciones que sean realizadas directamente por los expositores o por un tercero indicado por ellos.
2. La estructura del stand, así como cualquiera de los elementos utilizados para su decoración, sea cual sea su naturaleza, deberán ser montados cumpliendo las normas a la perfección y con todos los requisitos necesarios para garantizar que se cumplen las condiciones de seguridad, salubridad y estética más adecuadas para el uso.
Artículo 22º Recepción de los proyectos de los stands
1. Los proyectos de los stands deberán ser recibidos por los equipos de la feria para validar el envío de todos los elementos solicitados por Exponor.
2. Es responsabilidad del Gerente de Clientes visualizar los proyectos, antes de ser validados, para verificar el respectivo encuadramiento en el pabellón, en concreto si no hay interferencia con otros stands.
3. Después de este primer análisis, el proyecto se envía para su validación técnica, de los componentes eléctricos y de montaje.
Artículo 23º- Validación de los componentes eléctricos
El encargado del mantenimiento será responsable de efectuar la validación de los componentes eléctricos. Para esto los elementos enviados deberán contener:
a. Presentación del proyecto eléctrico del stand con la indicación de la potencia eléctrica necesaria, la localización de los enchufes y su localización en el cuadro eléctrico;
b. Descripción pormenorizada del tipo de cables utilizados para el sistema eléctrico del stand;
c. Descripción pormenorizada de la cantidad de focos led y focos halogenuros metálicos instalados en el stand;
d. Presentación de los términos de responsabilidad de la instalación eléctrica del stand.
e. Presentación del portafolio de electricistas, válido en Portugal, de la persona responsable de la ejecución del proyecto de instalación eléctrica, así como de todos los que intervienen en este proyecto.
Artículo 24.º - Validación del proyecto estructural del stand
1. El encargado del apoyo técnico será el responsable de efectuar el proyecto estructural del stand. Para esto los elementos enviados deberán contener:
a. Alzados del stand que incluyan la parte frontal, los laterales y la parte de atrás del stand con la indicación de las medidas de todos los elementos que lo constituyen;
b. Descripción pormenorizada de la estructura y acabados de todos los elementos que constituyen el stand, como por ejemplo, el pavimento, las paredes, el techo;
c. Descripción pormenorizada de la estructura, localización de todos los elementos que constituyen la publicidad dentro del stand y las respetivas medidas;
d. Presentación de las imágenes finales del proyecto del stand que incluyan la parte frontal, los laterales y la parte de atrás del stand.
2. Existiendo cuestiones relacionadas con la seguridad de los stands, el servicio de apoyo técnico remitirá una solicitud de dictamen de esa materia a la entidad responsable, con la finalidad de que esta se pronuncie.
Artículo 25º - Decoración y orden
1. La decoración e iluminación interior de los stands y la organización de los productos que se van a exponer están a cargo del Expositor, pero están siempre bajo la supervisión de la Organización
2. La decoración y la estructura de los stands no podrán, sin autorización previa de la Organización:
a. Perjudicar la visibilidad de los stands contiguos;
b. Exceder la altura del stand.
c. Prever la construcción o utilización de dos o más pisos, en cuyo caso tendrá que presentar obligatoriamente el proyecto del stand en un plazo mínimo de 60 días antes del montaje;
d. Que se prolongue más allá de los límites de su área;
e. Utilizar carteles luminosos de luz intermitente, con flash o animados con movimiento que perjudiquen a los otros stands.
3. La Organización puede mandar alterar las dimensiones de los letreros y etiquetas que no cumplan las medidas fijadas en el anteproyecto, así como la decoración que no hay sido hecha de acuerdo con el mismo.
4. La Organización puede en cualquier altura impedir o mandar retirar productos de los stands que considere deficientes, peligrosos, incómodos o incompatibles con los objetivos y/o con el ámbito de la feria.
5. La instalación de los dispositivos de iluminación dentro de los stands corre a cargo de los Expositores
6. La utilización de máquinas de producción de humo o niebla y de sistemas de láser, carece de autorización previa de la Organización.
7. Los productos expuestos, salvo los previstos en el punto 3, no podrán ser retirados durante el transcurso del certamen, salvo en situaciones excepcionales y siempre después de la autorización formal de la Organización
Artículo 26º - Limpieza
1. La limpieza y retirada de la basura de su stand es responsabilidad del Expositor y depositará los desechos e los locales disponibilizados para tal efecto por la Organización.
2. La limpieza del stand podrá ser efectuada por el personal fijo del Expositor o este puede solicitarla a la Organización.
3. Después del cierre de la feria, el Expositor debe dejar el respectivo espacio es las mismas condiciones de limpieza en el que le fue cedido. Si se verifica que esto no se ha cumplido la Organización procederá a la limpieza necesaria, que constituirá un gasto que correrá por cuenta del Expositor.
Artículo 27º - Seguridad y protección contra incendios
1. No está permitido, de ninguna manera, obstruir las salidas de emergencia total o parcialmente o impedir la visibilidad y el acceso a extintores, altavoces, señalización general, CCTVs, detectores de incendio y bocas de incendio con alarma (BIA).
2. Salvo autorización previa de la Organización, el Expositor no tiene permiso para:
a. realizar demostraciones con la utilización de cualquier tipo de aparatos o equipos a fuego abierto;
b. presentar equipos que emitan rayos ionizantes o radioactivos, en cuyo caso la Organización será quien defina las condiciones en que tales equipos podrán ser expuestos;
c. depositar o usar botellas que contenga gas líquido en el interior del edificio.
3. En el caso de que el Expositor use luz láser, la energía xxx xxxx no podrá sobrepasar los 2,5mW/m2. Para potencias superiores, el rayo láser deberá estar totalmente blindado.
4. En el interior de los edificios y los stands solo está permitido exponer vehículos con motor, cuyo depósito de combustible deberá tener la cantidad mínima que permita desplazarse hasta el punto de abastecimiento más próximo.
Art. 28º - Materiales
1. Si las empresas montadoras de stands usan moquetas, es obligatorio usar moquetas ignífugas y que estén aprobadas según las normas de la Unión Europea. Deberán presentar una copia de los certificados que demuestren que cumplen los requisitos necesarios. En el caso de que esto no se verifique, la Organización puede impedir o suspender el montaje, independientemente del estado en que se encuentre
2. La iluminación de los stands tiene que ser obligatoriamente con LEDs y no está permitido usar lámparas halógenas.
3. Todos los materiales utilizados en el montaje del stand tienen que cumplir todas las normas de seguridad previstas por la Unión Europea.
4. La Organización declina cualquier responsabilidad en el caso de accidentes o multas resultantes del incumplimiento de los previsto en los números anteriores.
Art. 29º - Infracciones
En caso de infracción de las normas reglamentarias sobre el montaje y la decoración de los stands, así como sobre seguridad y protección contra incendios, la Organización podrá tomar las medidas que considere adecuadas, en particular ordenar el cierre del stand.
Artículo 30º - Cesión de local
1. Los Expositores y los participantes no puede ceder a ningún título, todo ni parte del espacio que les pertenece, sin obtener previamente una autorización por escrito de la Organización.
2. También está prohibido exponer material de otros productores que no estén representados por el titular del stand.
3. En caso de infracción de los dispuesto en los números anteriores, la Organización podrá tomar las medidas adecuadas, en concreto mandando retirar del local los productos expuestos indebidamente.
CAPÍTULO V TARJETAS
Artículo 31º - Cartas de legitimación
Las cartas de legitimación otorgan al Expositor el derecho a iniciar los trabajos de montaje de su stand. Solo serán concedidas después de la liquidación integral de los valores que deba el Expositor.
Artículo 32º- Tarjetas de montaje / desmontaje
1. Las tarjetas de montaje/desmontaje se asignan en un número proporcional al área ocupada, de acuerdo con lo establecido en el Aditamento y solo serán válidas durante el periodo fijado.
2. El personal encargado del montaje/desmontaje de los stands deberá contar con las respectivas tarjetas ofrecidas por la Organización al Expositor.
3. Es obligatorio usar las tarjetas de montaje/desmontaje manera visible siempre que el usuario este en ferias organizadas por EXPONOR - Feira Internacional do Porto.
Artículo 33º.º - Tarjetas de Expositor
1. Las tarjetas de Expositor serán válidas para el periodo de funcionamiento de la feria, están destinadas para el personal que presta servicios en los stands y se asignan en un número proporcional a la área ocupada, de acuerdo con lo establecido en el Aditamento.
2. Es obligatorio usar las tarjetas de Expositor manera visible siempre que el usuario este en ferias organizadas por EXPONOR - Feira Internacional do Porto.
Artículo 34º - Tarjetas de visitante profesional
1. Las tarjetas de visitante profesional se destinan a los visitantes profesionales e podrán ser utilizadas durante los días y horarios indicados en los mismos. Su distribución se regirá por el criterio establecido en el Aditamento.
2. Cualquier otra tarjeta de visitante profesional adicional que por derecho corresponda a los Expositores, deberá ser solicitada por los mismo en el Boletín de Inscripción n.º 1 y presuponen el pago del valor que consta en el Aditamento.
Artículo 35º - Tarjetas de aparcamiento para el Expositor
1. Las tarjetas de aparcamiento gratuitos para el período de la Feria serán proporcionadas por la Organización, cuyas cantidades se indican en el Aditamento, según la zona ocupada por el expositor en la feria.
2. Estas tarjetas solo son válidas para aparcamiento diurno y no da derecho a que los vehículos permanezcan durante la noche.
3. Los pases de aparcamiento QRCODES, para el período de montaje y desmontaje, son proporcionados por el concesionario del parque.
Artículo 36º - Infracciones
Todas las tarjetas de entrada son personales e intransmisibles, por lo que la infracción de este punto implicará la incautación de dichas tarjetas, sin derecho a una indemnización por su cancelación ni a obtener tarjetas nuevas.
Artículo 37º - Publicidad
CAPÍTULO VI PUBLICIDAD Y CATÁLOGO
1. Los Expositores deben limitar su actividad al espacio que contrataron y ocuparon. Y solo están autorizados a hacer publicidad de sus productos en dicho espacio.
2. La publicidad en el interior xxx xxxxxxx de la feria deberá respetar las normas del código de prácticas legales en materia de publicidad de la cámara de comercio internacional.
3. No está permitida la publicidad (estática o dinámica) fuera de los stands, ni en cualquier otra parte xxx xxxxxxx, salvo en zonas habilitadas para tal efecto por la Organización y de acuerdo con las tarifas estipuladas.
4. La Organización hará publicidad general de la feria de la manera que crea conveniente, usando los medios e comunicación social que considere adecuados.
5. La Organización tiene el derecho exclusivo de grabar, emitir en televisión, fotografiar o reproducir en cualquier medio las instalaciones y perspectivas de la feria.
6. La Organización se reserva el derecho de mandar fotografiar, hacer croquis y grabar los objetos expuestos y utilizar las respectivas reproducciones para fines exclusivamente relacionados con su actividad, concretamente la producción de material promocional.
7. La Organización se reserva el derecho de colocar paneles indicadores generales o cualquier elemento de valorización del certamen en los locales que crea apropiados. Los Expositores no podrán retirarlos ni cubrirlos.
8. No está permitido que los Expositores hagan fotografías, salvo si cuentan con la autorización previa de la Organización, que en caso de concederla, supone la utilización de los fotógrafos de la Organización. Si un Expositor quiere usar otros fotógrafos, tendrá que solicitarlo por escrito a la Organización hasta una semana antes de la feria.
Artículo 38º - Catálogo Oficial
1. La edición del catálogo de la feria es exclusiva de la Organización.
2. La inscripción de las empresas en el catálogo está regulada en el Aditamento.
3. La Organización declina cualquier responsabilidad por ofrecer la información necesaria para la elaboración del catálogo o la guía del visitante de manera tardía o deficiente.
4. Los Expositores podrán hacer publicidad en el catálogo y los precios de esta publicidad, las condiciones de pago y los plazos de envío de textos y grabados se indican en el Aditamento.
Artículo 39º - Actividades paralelas
1. Podrán realizarse coloquios, palestras y otras actividades relevantes, conforme a lo indicado en el respectivo Aditamento.
2. Siempre que lo considera necesario, la Organización podrá promover o autorizar visitas colectivas al certamen, que serán efectuadas bajo su responsabilidad.
3. Los Expositores podrán usar el auditorio, halls y galerías durante el periodo de funcionamiento del certamen, siempre y cuando las presentaciones se presenten antes a la Organización para que sean aprobadas por la misma, mediante el pago del precio que consta en la tabla en vigor.
4. La realización de pruebas o concursos carece de autorización expresa de la Organización según la legislación vigente.
CAPÍTULO VII
RESPONSABILIDAD CIVIL, SEGUROS Y RECLAMACIONES
Artículo 40º - Responsabilidad y obligaciones del Expositor
1. Aunque la Organización tome las precauciones necesarias normalmente para proteger los productos expuestos, se considera que estos están siempre bajo la responsabilidad del Expositor.
2. Cualquier daño o perjuicio que puedan sufrir los Expositores, su personal o sus productos expuestos, sea cual sea su naturaleza o los hechos que los hayan originado, concretamente un incendio o un robo, son responsabilidad exclusiva del Expositor o participante.
3. Los Expositores y participantes instalados en el recinto de la feria son responsables de los daños o perjuicio que causen, directa o indirectamente, en el recinto, los stands o productos de otros Expositores.
4. De acuerdo con lo establecido en los números anteriores, los Expositores e Participantes deben, después del cierre de la feria, entregar los stands y los pavimentos respectivos en el mismo estado de conservación en que les fueron entregados, cumpliendo su uso normal. Si no fuera el caso, la Organización procederá a las reparaciones necesarias, cuyo coste será facturado al ocupante del local o stand dañado.
5. De acuerdo con los puntos anteriores, el Expositor debe declarar a la Organización, en el momento en que tenga acceso al espacio que le ha sido reservado, los daños ya existentes en este espacio, bajo pena de ser responsabilizados por los mismos posteriormente.
6. Los Expositores deben vigilar sus propios stands, siendo de su entera responsabilidad la seguridad de los materiales y productos expuestos.
Artículo 41º - Abandono de bienes por parte de los Expositores
1. Los bienes abandonados por los Expositores en el espacio de la feria, después de la finalización de la misma, se guardan en almacenes de EXPONOR, durante tres meses.
2. Si el Expositor no recoge los bienes en el plazo indicado en el número anterior esto implicará la renuncia a los mismos, irrevocable a todos los derechos sobre los bienes en causa, así como a la reclamación de cualquier de la Organización, a ese título.
3. Correrán por cuenta del Expositor y serán responsabilidad del mismo, los gastos ocasionados por el desmontaje, el transporte y el almacenamiento del material que aún esté en los stands después del montaje.
Artículo 42º - Seguros
1. El Expositor está obligado a realizar:
a. un Seguro de Responsabilidad Civil de como mínimo 500.000,00€, destinado a la cobertura de daños patrimoniales y/o no patrimoniales, resultantes de lesiones materiales y/o corporales, causados accidentalmente a terceros, por los Expositores, en las instalaciones de Exponor durante la feria. El seguro también cubrirá la responsabilidad civil cruzada.
b. un Seguro destinado a la cobertura de productos, materiales y equipos expuestos siendo que estos productos, materiales y equipos expuestos son responsabilidad exclusiva de los expositores.
2. Exponor, como entidad organizadora de ferias y eventos, está obligada a realizar:
a. un Seguro de Responsabilidad Civil destinado a la cobertura de daños patrimoniales y/o no patrimoniales, resultantes de lesiones materiales y/o corporales, causados accidentalmente a terceros, por los Expositores, durante el montaje, feria y desmontaje, cuyo coste se cargará a los expositores, indicando su valor en el Aditamento al Reglamento General de la feria en cuestión;
b. el Seguro de Responsabilidad Civil también cubre la responsabilidad civil cruzada, considerando a todos los asegurados como terceros entre ellos.
3. El Promotor, organizador externo de ferias y eventos en las instalaciones de Exponor, está obligado a realizar:
a. un Seguro de Responsabilidad Civil de como mínimo 500.000,00€, destinado a la cobertura de daños patrimoniales y/o no patrimoniales, resultantes de lesiones materiales y/o corporales, causados accidentalmente a terceros, por los Expositores, en las instalaciones de Exponor durante la feria. El seguro también cubrirá la responsabilidad civil cruzada.
b. un Seguro destinado a la cobertura de productos, materiales y equipos expuestos.
4. El montador y las empresas implicadas en trabajos de montaje, desmontaje y decoración de los stands están obligados a realizar:
a. su acreditación previa, al inicio del montaje, con la presentación del pago de las tasas de montaje previstas en el documento “Aditamento General de la Feria”, en cuestión;
b. un Seguro de accidentes de trabajo de todos los colaboradores presentes en el recinto o de su servicio y de la póliza de seguro de responsabilidad civil y profesional, destinado a cubrir los daños derivados de la actividad de montaje y desmontaje de stands en ferias, exposiciones, eventos, causados a terceros, por acciones u omisiones suyas, de sus representantes o de las personas a su servicio, por las cuales puedan ser responsables a nivel civil con las siguientes garantías/límites mínimos:
• responsabilidad civil explotación y responsabilidad civil cruzada: 500.000,00 €.
• responsabilidad civil profesional: € 100.000,00€
Artículo 43º - Licencias y derechos de propiedad intelectual
1. Los Expositores son los únicos responsables de la obtención de las licencias que sean necesarias para ejercer la actividad, así como autorizaciones relativas a derechos de autor, derechos conexos, derechos de imagen y otros derechos de propiedad intelectual que se consideren necesarios para la exposición, comercialización o utilización de bienes o servicios presentados en la exposición.
2. Si la actuación de los Expositores da lugar a la aplicación de medidas judiciales o policiales derivadas de la infracción de los derechos de propiedad intelectual, la Organización se reserva el derecho xx xxxxx la respectiva participación, con efectos inmediatos, independientemente del fundamento de esas medidas.
Artículo 44º - Reclamaciones
Cualquier reclamación del Expositor deberá efectuarse por escrito y presentarse a la Organización en el plazo máximo de 48 horas después de ocurrir el hecho que constituye la base de la reclamación.
Capítulo VIII DISPOSICIONES FINALES
Artículo 45º - Facilidad en la importación de productos
La importación temporal de productos que se van a exponer está regulada por leyes en vigor.
Artículo 46º - Ventas directas
1. Las ventas directas de artículos no están permitidas, salvo la venta directa de artículos y servicios técnicos disponibles, en el espacio SERVIÇOS TÉCNICOS y en los casos previstos y regulados en el Aditamento.
2. La venta de artículos expuestos, cuando esta sea permitida, es responsabilidad del Expositor, debiendo el mismo adoptar todos los procedimientos previstos en la legislación aplicable.
3. La entrega de muestras de la feria tendrá lugar durante la realización de la feria.
Artículo 47º – Atención permanente
Todos los Expositores disponen de un centro de atención para el Expositor, con asistencia permanente, donde pueden tratar de todos los asuntos burocráticos, recomendaciones y reclamaciones en relación con la participación en la feria que está teniendo lugar.
Artículo 48º - Retención de materiales expuestos
1. En el caso de que el Expositor no cumpla los compromisos asumidos con la Organización, esta tendrá derecho de retención, relativo a los materiales y productos expuestos por el Expositor durante la feria, que solo le serán devueltos después de cumplir integralmente las obligaciones asumidas.
2. Los materiales o productos referidos en el número anterior podrán almacenarse según los términos y condiciones previstas en el nº 11 del artículo 18º de este Reglamento.
Artículo 49º - Espacios publicitarios e interrupciones
1. Todos los alquileres de espacios publicitarios y servicios de interrupción tienen que ser aprobados previamente por Exponor y por la empresa responsable de la seguridad xxx xxxxxxx.
2. Exponor ofrece espacios publicitarios, como Mupis, columnas, paredes y estructuras, de acuerdo con la tabla de precios incluida en el anexo.
3. Exponor se reserva el derecho de mantener toda la publicidad permanente.
Artículo 50º - Ruidos incómodos
1. Está prohibido cualquier sistema de amplificación sonora en los stands, así como cualquier ruido incómodo, o que pueda perturbar de alguna forma el buen funcionamiento de la feria.
2. La instalación de aparatos sonoros en los stands, los cuales no deben sobrepasar los 60 dB, no cuenta con autorización expresa de la Organización.
Artículo 51º - Prohibiciones
1. Está prohibido fumar en todo el recinto de Exponor, de acuerdo con la legislación aplicable, incluso en montajes y desmontajes
2. Está prohibida la entrada de menores de edad en todo el recinto durante ferias profesionales, salvo excepciones debidamente anunciadas en cada feria y evento.
Artículo 52º - Infracciones del Reglamento y el Aditamento
1. En caso de infracción de este reglamento y las disposiciones de el Aditamento, la Organización podrá tomar las medidas que juzgue convenientes, incluido la cancelación de los derechos del Expositor, sin que este pueda exigir ninguna indemnización o reembolso de las cantidades pagadas.
2. En caso de una infracción considerada grave por la Organización y detectada durante la feria, la Organización podrá ordenar el cierre del stand e incluso impedir temporalmente que el infractor participe en futuras ferias.
3. En el caso de que los actos practicados por el Expositor originen un proceso judicial, administrativo u otro, y exista una condena en el ámbito del mismo, la Organización ejecutará lo que sea determinado por la autoridad competente.
Artículo 53º - Descuentos
1. Los asociados AEP se benefician de un descuento del 10 % sobre el valor de área (M2) y frentes abiertos en las ferias organizadas por Exponor. Este descuento no se aplica a packages y otros servicios.
2. El descuento proporcionado en este artículo no se puede acumular con otros descuentos establecidos para la feria.
Artículo 54º - Impuestos
A todos los valores presentados en esta tabla de precios hay que añadirles el IVA, la tasa legal en vigor, salvo excepciones legalmente previstas.
Artículo 55º - Foro convencional
Cualquier litigio entre la Organización, los Expositores y cualquier tercero, en el ámbito del presente Reglamento y sus anexos, será competencia del Tribunal de Matosinhos.
Capítulo IX
REGLAS GENERALES DE PROTECCIÓN DE DATOS
Artículo 56º - Inserción de los datos de los expositores en el catálogo oficial online
1. Es obligatorio que los Expositores presenten el boletín de inscripción n.º 2, para la inserción en el Catálogo Oficial. Si no tienen el boletín de inscripción n.º 2, los datos usados por la organización para inserir en el Catálogo Oficial serán los que constan en el boletín de inscripción n.º 1, siendo estos datos responsabilidad exclusiva de los Expositores.
2. En caso de una inscripción tardía, la Organización no se hace responsable de la no inserción de los datos de la empresa en el Catálogo Oficial.
3. Si quiere que sus datos se publiquen, solicitamos que envíe un correo electrónico para formalizar la inserción.
Artículo 57º - Visitantes de Ferias Profesionales
1. Es obligatorio, siempre que se solicite, completar todos los campos de la invitación profesional, así como la firma, por cuestiones de seguridad y gestión de espacio.
2. En las Ferias Profesionales, la organización se reserva el derecho, no solo de admisión del visitante, sino que también puede solicitar que demuestre su vinculación profesional al sector.
Artículo 58º - Visitantes
La entrada es válida para dos entradas efectuadas el mesmo día y debe estar visible durante toda la visita. EXPONOR se reserva el derecho de modificar los horarios y la programación.
Artículo 59º - Entrada de Menores
Los niños pueden entrar cuando estén acompañados por un adulto responsable de ellos, siempre que lo permita la clasificación de edad de la feria/evento.
Al entrar en la feria/evento, el adulto responsable que acompaña al menor, declara que él/ella asume la responsabilidad total de todos los actos del menor, así como de los daños o pérdidas derivados de los mismos.
La calificación de edad de la feria/evento la establece Exponor o el Promotor y está disponible en su website y en el mostrador del check-in.