DECRETO 074

DECRETO 074

(02 xx Xxxxxx 2017)

POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO DE TEORAMA NORTE XX XXXXXXXXX

El Alcalde del Municipio de Teorama Norte xx Xxxxxxxxx, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Decreto Único Reglamento 1082 de 2015, la Ley 1474 de 2011, ley 1551 de 2012 y

CONSIDERANDO,

Que el Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa deba estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el Municipio de Teorama, acatando lo contemplado en el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015, en el que se insta a las entidades estatales a contar con un manual de contratación que cumpla con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente, procederá a la actualización del manual de contratación existente adaptándolo al modelo contractual que se viene implementando, para que en este sentido, se proyecte tanto a los servidores públicos intervinientes en el proceso contractual, como a los futuros proveedores de bienes, servicios y obra pública así como también a la ciudadanía en general, una herramienta de fácil consulta que oriente el desarrollo de la gestión contractual.

Para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales se hace necesario establecer controles y procedimientos que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin, lo anterior dentro del marco normativo consagrado en Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015, Decreto 019 de 2012, la Ley 1474 de 2011 y demás normas que regulen la materia.

Que de conformidad a los Lineamientos Generales para la Expedición del Manuales de Contratación LGEMC-01 expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –, como ente rector en la contratación pública, se estructurará el manual de contratación del Municipio de Teorama, según la definición dada para ello como: “El documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada entidad estatal desarrolla en sus procesos de contratación y gestión contractual.”

Alcaldía de Teorama – Norte xx Xxxxxxxxx

Que el Municipio de Teorama, es una entidad pública que se encuentra ubicado en el nivel central de la rama ejecutiva del orden territorial y constitucionalmente le compete: “Como entidad fundamental de la división político-administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes.” (Artículo 311 CN).

Que la adopción, socialización y principalmente con la adecuada aplicación del presente manual, se pretende lograr que los procesos contractuales para la adquisición de los bienes, servicios y obra que requiere la entidad, sean eficaces y eficientes, desde la etapa de planeación precontractual y hasta la pos contractual del contrato, pretendiendo el cumplimiento de los principios de la contratación estatal y la función administrativa, y en la medida de lo posible, mitigar, controlar y/o eliminar los riesgos que como consecuencia de la contratación estatal, puedan terminar comprometiendo la responsabilidad del Municipio de Teorama.

Bajo lo anteriormente expuesto,

DECRETA CAPITULO I

DE LA ADOPCIÓN, DE LOS OBJETIVOS Y PRINCIPIOS CONTRACTUALES

ARTÍCULO 1°: Adóptese el presente manual de contratación para el Municipio de Teorama, como instrumento técnico y normativo de aplicación a los servidores públicos intervinientes en el proceso contractual, los futuros proveedores de bienes y servicios, de obra pública, que oriente el desarrollo de la gestión contractual del municipio.

ARTÍCULO 2°: OBJETO: El presente manual tiene por objeto regular las relaciones contractuales del Municipio de Teorama con todas las personas públicas o privadas interesadas en la contratación de bienes y servicios para el cumplimiento de la función administrativa, señalando los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, los asuntos propios referentes a la realización de los proceso de selección, la vigilancia y el control en la ejecución contractual, a la luz de los principios constitucionales de la Función Pública y la Contratación Estatal, transparencia, economía, responsabilidad, eficacia, igualdad, moralidad, imparcialidad, celeridad y publicidad.

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ARTÍCULO 3°: PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL MUNICIPIO DE TEORAMA.

 Transparencia: Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él, este principio, guarda relación con tres aspectos, de conformidad con el artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

 Economía: Se encuentra contenido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y se materializa en la austeridad de tiempo, medios y gastos en la ejecución de los procesos contractuales.

 Responsabilidad: Se encuentra contenido en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, y guarda relación con la responsabilidad en cabeza de los servidores públicos para velar por el cumplimiento de los fines de la contratación, así como la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado.

 Selección Objetiva: Se encuentra en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, y pretende garantizar condiciones imparciales en donde prime el interés general sobre el particular para garantizar el ofrecimiento más favorable a la entidad.

 Buena Fe: Las actuaciones en la contratación del Municipio de Teorama deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los funcionarios y quienes contraten con éste ente territorial.

 Calidad: Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos como a la ciudadanía del Municipio de Teorama.

 Principio de Planeación: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades del Municipio.

 Principio de Publicidad: Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando el Municipio de Teorama, por encontrarse publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

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CAPITULO II

DE LA PLANIFICACIÓN CONTRACTUAL

ARTÍCULO 4°: PLANEACIÓN CONTRACTUAL. Se encuentra inmerso en algunos de los postulados del principio de economía del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 (numerales 6, 7, 12, 13 y 14) y se ha ido desarrollando en las diferentes disposiciones normativas contempladas en las leyes y decretos reglamentarios de la contratación administrativa. De aquellos postulados se desprende, el deber de las entidades estatales de efectuar de manera previa al inicio de cualquier proceso de contratación, el análisis y estudio de la conveniencia técnica, jurídica y financiera de la necesidad a contratar, para lo cual los funcionarios y servidores públicos del Municipio de Teorama, deberá para constituir las apropiaciones presupuestales pertinentes estudiar los precios y posibles variaciones, observar la viabilidad y obtención de los permisos y licencias con los que se debe contar, además de los diseños, planos y proyectos necesarios, todo ello procurando una debida satisfacción de la necesidad, la efectiva ejecución del contrato y la protección de los recursos públicos a invertir, basados en artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, que denominó la “maduración de proyectos” a la elaboración previa de los estudios, diseños y proyectos requeridos; el Decreto 1510 de 2013 posteriormente compilado por el Decreto 1082 de 2015, incluyó el “Deber de análisis de las Entidades Estatales” determinando que: “La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso.” PARÁGRAFO: Los responsables de la aplicación de los postulados de este artículo serán los secretarios de despacho, jefes de oficina y/o Unidades Administrativas, quienes formularan y sustentaran los estudios previos, el análisis del sector, presupuesto y diseños.

ARTICULO 5°: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. El Municipio de Teorama, conforme la ley deben definir un listado de bienes, obras y servicios que pretende adquirir durante el año, además, debe incluir datos como la identificación en el clasificador de bienes y servicios, el presupuesto asignado, la fecha de inicio del proceso contractual y debe ser estructurado conforme los lineamientos y formatos que para ello defina la Agencia Presidencial Colombia Compra Eficiente. Su publicidad se surte en la página web del Municipio de Teorama y en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año y puede ser actualizado como mínimo una vez al año cuando se hayan modificado los cronogramas de los procesos de contratación, los valores, modalidad de contratación, para incluir o excluir objetos contractuales y modificar el valor del plan anual de adquisiciones.

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ARTÍCULO 6°: ELABORACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES. Corresponde a cada

Secretario(a) de Xxxxxxxx, proyectar el listado de las necesidades de contratación de su dependencia y remitir dentro de los primeros veinte (20) días calendario del mes de enero a la Secretaría de Planeación del Municipio de Teorama, con el fin de ser socializado ante el Consejo de Gobierno y proceder a su efectiva publicación. Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones el Secretario(a) de Xxxxxxxx deberá de manera conjunta con su equipo de trabajo, con base en el Plan de Desarrollo Municipal, el presupuesto anual aprobado, la información histórica de los procesos de contratación, indicadores financieros y presupuestales que permitan hacer una proyección acertada de lo que será el presupuesto del citado plan de adquisiciones. PARÁGRAFO: Es responsabilidad de cada secretaría los datos consignados en el formato predispuesto por Colombia Compra Eficiente para tal fin, así como su entrega oportuna, para su posterior consolidación, socialización, aprobación y publicación.

ARTÍCULO 7°: La coordinación, consolidación y publicación del Plan Anual de Adquisiciones del Municipio de Teorama, estará a cargo de la secretaria de Planeación.

ARTÍCULO 8°: COMITÉ DE CONTRATACIÓN. El comité de contratación será el órgano plural de decisiones contractuales que estará integrado por el Alcalde municipal junto con sus secretarios de despacho, quienes se reunirá ordinariamente una vez al mes, en el desarrollo de las siguientes funciones:

a. Participar en la estructuración de los aspectos técnicos, jurídicos y/o económico y financieros, cuando así se solicite, con la oportunidad requerida y fijando criterios que sean de posible cumplimiento para los proponentes.

b. Revisar los estudios previos, siempre que el mismo esté incluido dentro del respectivo Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pública.

c. Analizar las recomendaciones formuladas por los Asesores jurídicos, técnico y/o financieros, como también estudiar las decisiones del comité evaluador.

d. Estudiar para su aprobación: el inicio, adjudicación, declaratoria desierta, adición, ampliación, modificación y suspensión de procesos contractuales, contratos y/o convenios.

e. Definir y unificar criterios en materia de contratación.

PARÁGRAFO: La Secretaría Técnica del Comité Interno de Contratación estará a cargo de la Secretaria General y de Gobierno, quien igualmente realizara las convocatorias.

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CAPITULO III

DE LA FASE PRE CONTRACTUAL

ARTÍCULO 9°: ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de contratación, estos poseen elementos mínimos generales y teniendo en cuenta la modalidad de selección, variaran en su estructuración, por lo que se configurara y adoptara un formato como modelo a seguir, en el que cada componente del comité evaluador incorporara lo respectivo, teniendo en cuenta las indicaciones que allí se plasman y las que se disponen en el presente manual de contratación. El Artículo 30 numeral 1º de la Ley 80 de 1993 dispone “De conformidad con lo previsto en el numeral 12 del artículo 25 de esta Ley, la resolución de apertura debe estar precedida de un estudio realizado por la entidad respectiva en el cual se analice la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y ley de apropiaciones, según el caso. Cuando sea necesario, el estudio deberá estar acompañado, además de los diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad.”

Adicionalmente el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, prescribió que los estudios previos “son soporte para elaborar el proyecto, los pliegos, las condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad selección:

Como soporte del proceso de contratación el estudio previo debe constar en un documento, el cual será construido por el grupo interdisciplinario del despacho donde surge la necesidad.

El documento final de estudios previos, contiene los elementos mínimos generales, indicando los adicionales o especiales en razón de cada modalidad de contratación:

1. Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación.

1.1 Identificación del Proceso en el Plan Integral de Desarrollo

El Plan de Desarrollo se encuentra estructurado de la siguiente manera:

· Líneas Estratégicas

· Componentes

· Programas.

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2. Descripción de la necesidad

La descripción de la necesidad obedece a la respuesta del qué se requiere contratar para satisfacer la necesidad. Para narrarla, el comité evaluador encargado puede acudir a elementos históricos de la misma. La necesidad debe estar enmarcada dentro de las líneas y componentes establecidos en el Plan de Desarrollo, además se debe tener en cuenta la actividad misional y funcional de cada secretaría o dependencia que requiere la necesidad. En virtud de la planeación, la necesidad debe estar incluida en el Plan de Desarrollo Municipal y se debe plasmar de igual manera como se contempló dicha necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones (ítem, codificación UNSPSC y la descripción).

3. El objeto a contratar con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar:

La descripción de la necesidad obedece a la respuesta del cómo lo quiero contratar.

PARÁGRAFO 1: Es importante tener en cuenta que para la definición del objeto, se tenga un concepto general pero conciso del mismo, sin que se lleguen a criterios muy abstractos ni tan detallados que limiten e impidan su ejecución. PARÁGRAFO 2: El análisis que soporta el valor estimado del contrato, se efectuara de acuerdo con el mismo Decreto 1082 de 2015., en este capítulo se indicarán las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato. Si el contrato es de concesión, la Entidad no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

En este ítem, la dependencia que realiza los estudios previos, deberá indicar todas las variables de carácter técnico y económico que utilizó para establecer el valor del contrato. El análisis xx xxxxxxx se podrá realizar entre otras formas, a través de cotizaciones escritas solicitadas en forma verbal o escrita, estableciendo expresamente que ni la formulación de la solicitud ni la presentación de la cotización generan compromiso u obligación por parte de la Auditoría General de la República, pues no corresponden a un procedimiento de selección.

También se podrá realizar la consulta en bases de datos especializadas o a través del análisis de consumos y precios históricos. En todo caso, las consultas o solicitudes de cotizaciones deberán incluir todas las especificaciones del objeto contractual que incidan en el precio, para obtener un resultado acorde con las prácticas xxx xxxxxxx, que incluya costos asociados como transporte, impuestos y demás gastos, y que permita la comparación entre las diversas ofertas.

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La información deberá constar en medio documental (fax, correo electrónico, grabación magnetofónica o digital, entre otros). En todo caso, el antecedente deberá archivarse en la carpeta de contratación.

ARTICULO 10°: Las especificaciones técnicas, el componente técnico de los estudios previos, deberá tener en cuenta los criterios, características y calidades del bien, servicio u obra, toda vez que en la medida que se tenga claridad del detalle de cómo se quiere el objeto contractual, y que estas características tengan relación directa con las obligaciones contractuales, se facilita tanto al posible proponente elaborar su propuesta con base en un bien servicio u obra que sí cumple las expectativas de la entidad, así como también proporciona a la entidad a través del comité evaluador y a la supervisión los criterios suficientes para la admisibilidad de la propuesta, además, de la correcta ejecución del contrato.

ARTICULO 11°: Se debe consultar de manera previa por parte del componente técnico del proceso de contratación, cuáles son las licencias, autorizaciones y permisos que requiere el bien, servicio u obra a contratar. Teniendo presente que existen algunos objetos que por la especificidad del mismo o porque su objeto se encuentra vigilado o controlado por organismos especiales, exigen para su operación unos requisitos previos que deben ser constatados y certificados por los mismos, por lo tanto, el municipio habrá de solicitar dichos documentos para el cumplimiento cabal de la normatividad vigente.

ARTICULO 12°: Codificación UNSPSC: Para la clasificación del bien servicio u obra se tendrá en cuenta lo determinado para los efectos en el artículo relacionado con los pliegos de condiciones en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, identificándolo hasta el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con tercer nivel del mismo, de igual manera se tendrá en cuenta lo dispuesto por Colombia Compra en la circular externa No. 12 del 5 xx xxxx de 2014.

ARTICULO 13°: En la selección abreviada mediante subasta inversa (presencial o electrónica), además de la descripción de las especificaciones técnicas en el estudio previo, se deberá elaborar una ficha técnica en la que se plasmen los siguientes criterios:

a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;

b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos.

ARTICULO 14°: INDICACIÓN MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: se debe consignar en

el estudio previo de acuerdo con la cuantía y el objeto del contrato, respecto a qué modalidad de selección debe acudir la Alcaldía del Municipio de Teorama con el fin de satisfacer la necesidad, se debe basar en la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015, se debe sustentar la modalidad de contratación y su correspondiente causal si es del caso, expresando los criterios y adjuntando los soportes para ello.

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ARTICULO 15°: ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

Para determinar el valor del contrato, se deberá referenciar y/o evidenciar si partimos de la Fuente Primaria (Se tendrá en cuenta el valor histórico de las adquisiciones realizadas en años anteriores, teniendo en cuenta el incremento del IPC) o la Fuente Secundaria (Valor referido en cotizaciones y Precios de consulta, presentar mínimo tres (3) cotizaciones previa invitación por parte del municipio. En este punto una vez determinado el presupuesto oficial, conforme los resultados que arroje el estudio xx xxxxxxx o de sector, se discriminará el valor de acuerdo con lo requerido (Detalle, precios unitarios, precio global, IVA, valor total). De igual forma se indicara los conceptos que se aplican por rete-ica, estampillas y demás gastos, para que el proponente, los tenga en cuenta al momento de elaborar su propuesta.

ARTICULO 16°: VALOR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. El

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) “Es un documento con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal, este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.” “el CDP se expedirá una vez se haya presentado la solicitud formal del despacho donde surge la necesidad.

ARTÍCULO 17°: PLAZO: Es el término o tiempo señalado, en el cual se espera se cumplan las obligaciones del mismo, por ende el criterio del plazo debe obedecer a la correcta evaluación y estudio tanto del sector como la verdadera necesidad a contratar. El plazo del contrato debe ser expreso y claro y se debe indicar en meses o días y en el caso de señalarse en días se debe aclarar si son hábiles o calendario. Solo eventualmente y en aquellos casos expresamente citados en la ley o cuando se permita en virtud de alguna excepción legal, la se podrá pactar plazos que comprometan la siguiente vigencia fiscal, surtiendo previamente el procedimiento ante el COMFIS (Consejo Municipal de Política Fiscal) y el concejo municipal; en los demás casos los plazos no podrán exceder del 31 de diciembre de cada anualidad.

ARTICULO 18°: FORMA DE PAGO: Debe precisarse la cantidad de pagos, la periodicidad (pago único, mensual, etc.) Los porcentajes y/o valores correspondientes a cada pago, si hay anticipo o pago anticipado, además de los soportes que el contratista debe presentar para efectos del pago. Frente al anticipo y el pago anticipado se tendrá en cuenta que: No podrán exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

PARÁGRAFO 1: Los anticipos que se efectúen en los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, deberán ser asignados a la fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba el contratista a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

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PARÁGRAFO 2: De igual forma cuando se pacte el anticipo se indicara la forma en que operará la amortización del mismo y se exigirá un plan de inversión del anticipo al contratista.

ARTICULO 19°: OBLIGACIONES DE LAS PARTES: Además de los deberes que se consagran legalmente para todos los contratos, se deben definir los compromisos de cada una de las partes, los cuales deben guardar relación con el objeto contractual y con las especificaciones técnicas requeridas, toda vez que a partir de estas se desarrollara la adecuada ejecución del objeto contractual. Corresponde al supervisor y/o interventor del contrato, velar por el cumplimiento de las obligaciones, evidenciándolo en los respectivos informes.

ARTÍCULO 20°: JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE

PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: Conforme lo señalan el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de Lay 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, se deberá contemplar en los estudios previos, los criterios objetivos de verificación y aquellos de escogencia y calificación, determinando requisitos habilitantes sobre la capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, los cuales serán verificados directamente del Registro Único de Proponentes y su cumplimiento habilitara al proponente para la respectiva calificación. Lo anterior sin perjuicio de lo señalado para la modalidad de contratación de mínima cuantía, en donde opera como criterio de selección el menor precio y sólo a la propuesta que cumpla con ello, entidad deberá verificarle los requisitos habilitantes. Quien diseñe los estudios previos, señalará los criterios habilitantes de manera proporcional atendiendo a la naturaleza y valor del contrato.

Para ello e igualmente con base en el estudio del sector, se debe procurar que los criterios habilitantes tales como la experiencia e indicadores financieros se ajusten, permitiendo la participación plural de los posibles proveedores dentro xxx xxxxxxx.

ARTÍCULO 21: EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO. En virtud de lo

dispuesto en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se debe incluir en los pliegos de condiciones, la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. Además de contemplar en el cronograma de las licitaciones públicas una audiencia en donde se pueda realizar el ejercicio relativo a los riesgos previsibles con participación de los diferentes actores del proceso contractual.

La clase de riesgos que se deben identificar son aquellos “previsibles”, son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en condiciones normales. Las Entidades Estatales para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

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(a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.

PARÁGRAFO 1: Una vez tipificados, estimados y asignados los riesgos, el comité evaluador deberá procurar la manera de mitigarlos, siendo una de ellas la constitución de garantías contractuales, que pueden consistir en:

· Contratos de seguro.

· Fiducia mercantil de garantía, o

· Garantías bancarias o cartas de crédito stand by.

Para la valoración de la suficiencia y cobertura se tendrán en cuenta lo establecido en la sección 3, artículos 2.2.1.2.3.1.1. y ss del Decreto 1082 de 2015.

PARÁGRAFO 2: En la contratación directa, mínima cuantía, adquisición en grandes superficies así como también en la contratación de seguros, Se deberá justificar la necesidad de exigir o no la constitución de garantías.

ARTÍCULO 22°: APLICACIÓN DE ACUERDOS COMERCIALES. En los procesos de

contratación de mínima cuantía y contratación directa no es necesario efectuar el análisis de aplicación de acuerdos comerciales. Para las demás modalidades de contratación se deberá analizar lo siguiente, conforme las reglas que para ello expresó Colombia compra eficiente en el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación:

1. Si la Entidad Estatal no hace parte de las Entidades Estatales incluidas en el Acuerdo Comercial, el Proceso de Contratación no está cubierto por este y en consecuencia, no es necesario hacer análisis adicional alguno.

2. Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es inferior al valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable, el Proceso de Contratación no está cubierto y en consecuencia, no es necesario hacer análisis adicional alguno.

3. Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es superior al valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable, la Entidad Estatal debe determinar si hay excepciones aplicables al Proceso de Contratación.

Si no hay excepciones, el Acuerdo Comercial es aplicable al Proceso de Contratación.”

ARTÍCULO 23°: CONVOCATORIA LIMITADAS A MIPYME: De conformidad con los artículos 2.2.1.2.4.2.2. y 2.2.1.2.4.2.3. del Decreto 1082 de 2015, En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme cuando:

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DECRETO

DESPACHO XXX XXXXXXX CODIGO: 100.32.01

1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de

los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. La Entidad ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

PARÁGRAFO: EL Municipio de Teorama, podrá realizar convocatorias limitadas a Mipyme Nacionales domiciliadas en el Departamento o Municipios en donde se va a ejecutar el contrato.

ARTÍCULO 24°: ANÁLISIS DEL SECTOR Y XXX XXXXXXX. Este análisis se

establecerá en un documento aparte anexo a los estudios previos. Lo anterior siguiendo tácitamente con el decreto 1082 de 2015 en la SUBSECCIÓN 6. ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES POR PARTE DE LAS ENTIDADES

ESTATALES el artículo 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales. El secretario de Despacho donde surge la necesidad debe hacer, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo.

CAPITULO IV

PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA

ARTÍCULO 25°: En el proceso de contratación de obra pública y de adquisición de bienes y servicios se describen las actividades y/o procedimientos comunes y generales que se realizan durante las tres etapas de todo proceso, preparatoria, precontractual, contractual y post contractual, aplicable a los procesos de contratación, que están definidos en la leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015 (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa.)

ARTÍCULO 26°: DEL COMITÉ EVALUADOR: su designación la hará el señor alcalde mediante acto administrativo motivado, para todos los procesos de contratación, sin importar su modalidad o cuantía, así: · Componente técnico por el Secretario(a) de Despacho Titular o beneficiario de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso contractual. · Componente financiero el Tesorero Municipal. Componente jurídico por uno de los abogados designados.

PARÁGRAFO: El Comité Evaluador estará sujeto al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

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ARTÍCULO 27°: REVOCATORIA DEL PROCESO, DECLARATORIA DE DESIERTO O

ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Como resultado del desarrollo proceso de contratación el comité evaluador recomendará al Alcalde (ordenador del gasto, la revocatoria del proceso, la declaratoria de desierto o la adjudicación del mismo. La Revocatoria del proceso obedecerá a las causales previstas en el artículo 93 de la Ley 1437 de 2011. La Declaratoria de desierta obedecerá a las causales previstas en la invitación pública o el pliego de condiciones y al artículo 25 numeral 18 de la Ley 80 de 1993. Tanto la Revocatoria del proceso de contratación como la declaratoria de desierta el componente jurídico deberá proyectar el acto administrativo motivado y deberá verificarse la procedencia o no de los recursos xx xxx. Para el caso de la adjudicación, el componente jurídico, deberá proyectar la comunicación de aceptación de la oferta la cual junto con la propuesta presentada hará las veces del contrato y elaborara la minuta contractual.

ARTÍCULO 28°: LICITACIÓN PÚBLICA. La licitación pública corresponde a la regla general de los procesos de contratación y consiste en la convocatoria pública a presentar propuestas en igualdad de condiciones a todas las personan naturales o jurídicas que cumplan con lo requerido en el pliego de condiciones. Se acude a la licitación pública cuando, no son aplicables las demás modalidades de contratación y su cuantía. La oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. La oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

ARTÍCULO 29°: AVISOS DE CONVOCATORIA DE LA LICITACIÓN PÚBLICA EN LA

PÁGINA WEB Y EN EL SECOP: Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web del municipio y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP. El aviso de convocatoria se publicara de manera concomitante con el proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Artículo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015)

ARTÍCULO 30°: PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES. En la licitación pública como mínimo se publicara el proyecto de pliegos durante un término diez (10) días hábiles, termino durante el cual los interesados podrán hacer comentarios u observaciones al mismo. (Artículo 2.2.1.1.2.1.4. del Decreto 1082 de 2015).

PARÁGRAFO: El proyecto xx xxxxxx de condiciones debe contener:

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1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

3. Objeto del contrato a celebrar, identificando cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato.

6. fecha límite en la cual los interesados deben presentar su y el lugar y forma de presentación de la misma.

7. El valor del contrato y la manifestación expresa que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mípyme.

9. Enumeración y breve descripción de condiciones para participar en el Proceso Contratación.

10. Indicar si en Proceso Contratación hay lugar a precalificación.

11. Cronograma a seguir.

12. Forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

ARTÍCULO 31°: OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES.

Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos: (a) durante un término xx xxxx (10) días hábiles en la licitación pública; y (b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de mérito.

Las respuestas a las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones las efectuará el despacho donde surge la necesidad dentro del plazo establecido en el cronograma.

ARTÍCULO 32°: Mediante acto Administrativo motivado, el señor alcalde o su delegado, dará apertura del proceso de Selección en los términos del Artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015.

ARTÍCULO 33°: PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: resuelta las observaciones, se procederá a publicar el pliego de condiciones definitivo el cual debe contener:

1) Descripción técnica, detallada y completa del o servicio objeto del contrato, identificado con cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con tercer nivel del mismo.

2) La modalidad del proceso selección y su justificación.

3) criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

4) Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con modalidad de selección del contratista.

5) Reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

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6) Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

7) El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8) Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

9) Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

10) La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

11) Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12) Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

13) El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir Adendas.

14) El Cronograma.

ARTÍCULO 34°: MODIFICACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES. Se podrá

modificar los pliegos de condiciones a través de Adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. Se expedirá Adendas para modificar el Cronograma una vez vencido el término para la presentación de ofertas y antes la adjudicación del contrato. Se debe publicar Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a.

m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley publicación debe hacerse con (3) días de anticipación.

ARTÍCULO 35°: CIERRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Vencido el Plazo

máximo para la presentación de las propuestas, de conformidad con el cronograma, se efectuará en audiencia pública en la que se dará apertura a los sobres contentivos de las propuestas del cual se elevara un documento (acta).

ARTÍCULO 36°: EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. La verificación y calificación de las propuestas se hará conforme lo señalado en los estudios previos, el pliego de condiciones y la normatividad aplicable. El comité evaluador analizara, cada componente, velará por la evaluación y calificación de los temas de la propuesta relativos a la especialidad de cada componente relativa a su especialidad y por la oportuna remisión para la consolidación al componente jurídico para la publicación de la misma.

El comité evaluador deberá determinar en su evaluación la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad selección del contratista. En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. Si el municipio decide determinar oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones lo siguiente:

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1) Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

2) Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3) Condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para entidad, entre otras.

ARTÍCULO 37°: OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO. Si el valor de una

oferta parece artificialmente bajo, se debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador, o quien haga la evaluación las ofertas, debe recomendar el rechazo de la oferta, por poner en riesgo la ejecución del contrato o continuar con el análisis la misma en la evaluación de las ofertas.

ARTÍCULO 38°: SELECCIÓN ABREVIADA. La selección abreviada corresponde a la forma de escogencia para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

PARÁGRAFO: Son causales de selección abreviada:

a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes.

b) La contratación de menor cuantía.

c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

d) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto;

e) La enajenación de bienes del Estado,

f) Productos de origen o destinación agropecuarios

g) Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta.

h) Los contratos de las entidades de Entidades Estatales dedicadas a la protección de derechos humanos y población con alto grado de vulnerabilidad.

i) La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

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TÉCNICAS UNIFORMES. Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, la ley y el reglamento han señalado tres procedimientos por los cuales se pueden adelantar la escogencia del contratista.

 Subasta inversa

 Compra por acuerdo marco de precios

 Adquisición a través de bolsa de productos

ARTÍCULO 40°: SUBASTA INVERSA (ELECTRÓNICA – PRESENCIAL) Corresponde a

escoger un oferente si se adelanta la subasta inversa electrónica o presencialmente. Los términos de la realización de la subasta inversa presencial y en el evento de implementarse la subasta inversa electrónica, se consignarán en el pliego de condiciones y de igual forma serán informados al momento de la apertura de la audiencia. (Artículos 2.2.1.2.1.2.2 a 2.2.1.2.1.2.6. del Decreto 1082 de 2015). Procedimiento a seguir en la subasta electrónica:

 Se lleva a cabo a través de mecanismos electrónicos que permitan el intercambio de mensajes de datos.

 La herramienta electrónica debe ser dada a conocer a los proponentes con suficiente antelación a la subasta, lo cual se indicará en el pliego de condiciones.

 El precio de arranque será el menor de las propuestas iniciales de precio.

 Las posturas se realizarán a través de la herramienta tecnológica.

 Si se presentan dos o más posturas por el mismo valor, solo se tendrá en cuenta la que se haya enviado primero en orden cronológico.

 La identidad de los proponentes y el resultado de la subasta solo se da a conocer una vez adjudicado el contrato.

 Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la entidad estatal debe reiniciar la subasta.

 Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta

 continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma.

ARTÍCULO 41°: COMPRA POR ACUERDO XXXXX XX XXXXXXX. El Acuerdo Marco

de Precios es el contrato celebrado entre uno o más Proveedores y Colombia Compra Eficiente, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en éste. Las partes de un Acuerdo Marco de Precios son los Proveedores seleccionados en el marco de la licitación pública y Colombia Compra Eficiente (Tienda Virtual de Estado Colombiano). Las Entidades Compradoras son parte del Acuerdo Marco de Precios a partir de la fecha en la cual colocan una Orden de Compra al amparo del mismo.

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ARTÍCULO 42°: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE BOLSA DE PRODUCTOS: se debe

estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la Entidad Estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.

Foro de negociación en el cual participan las entidades estatales (comprador), a través de un comisionista; los proveedores (vendedor), a través de comisionistas, y la bolsa de productos. La bolsa estandariza, tipifica, elabora y actualiza una lista de bienes y servicios de características técnicas y de común utilización susceptibles de adquisición por entidades estatales, de tal forma que solo esos productos pueden ser adquiridos mediante este procedimiento.

Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP. (2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015)

Parágrafo 1: Características y desarrollo

• Se podrá realizar de manera presencial o electrónica.

• La lista de bienes y servicios debe ser actualizada y contendrá bienes y servicios susceptibles de adquisición y solo estos podrán ser adquirido por este procedimiento.

• El listado será publicado y estará a disposición de la Entidad y del público en general.

• Las entidades estatales escogerán a su comisionista mediante un procedimiento competitivo en una rueda de negocios de la bolsa respectiva, previa solicitud efectuada a la bolsa. Este procedimiento se rige por los reglamentos internos de la bolsa.

• Únicamente se debe publicar en el SECOP el contrato suscrito entre la entidad estatal y el comisionista, y las modificaciones, si las hubiere.

 Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado debe constituir a favor de la entidad estatal comitente la garantía única de cumplimiento, en relación con el valor de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista por sus servicios.

 En el procedimiento el postor ganador (vendedor) será el que ofrezca el mejor precio.

ARTÍCULO 43°: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. En este tipo de

procesos, se realiza el aviso de convocatoria que se publica de manera concomitante con el proyecto xx xxxxxx de condiciones, siguiendo las reglas que son aplicables a la selección abreviada de menor cuantía.

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PARAGRAFO1: Procedimiento:

 Convocatoria pública: Principio general. Publicación de todos los procedimientos y actos, publicación del proyecto xx xxxxxx.

 El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará mínimo con 5 días hábiles de antelación a la apertura del proceso.

 Apertura: Dentro de los tres días hábiles siguientes los posibles interesados en participar manifestarán su interés, con el fin de conformar una la lista de los posibles oferentes.

 Si la entidad estatal recibe más xx xxxx (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. La entidad estatal debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.

 La manifestación de interés señalará la forma de ubicación y de comunicación; si no se presenta ningún interesado, se declarará desierto el proceso.

 Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo

 La presentación de oferta se realizará en la fecha determinada en el pliego y si se realizó sorteo se contará este plazo desde el día de la realización del mismo.

 Vencido el término de presentación de ofertas la entidad procederá a la

 evaluación de las mismas, el mismo no podrá ser superior al de presentación de las mismas. (Salvo motivación de la Entidad).

 Todas las ofertas participantes serán verificadas y evaluadas.

 El informe de evaluación de las ofertas se publicará durante tres (3) días hábiles en el SECOP, con el fin de que los proponentes presenten observaciones al mismo.

 Las respuestas a las observaciones formarán parte del acto de adjudicación.

 Se adjudicará el contrato al proponente que presento la oferta más favorable.

 Se comunicará la decisión a todos los que participaron, mediante la publicación

 en el SECOP.

 Si declara desierto el proceso, la entidad podrá iniciarlo nuevamente prescindiendo de la publicación del proyecto xx xxxxxx.

 La manifestación de interés y el registro de proponentes son requisitos habilitantes.

ARTÍCULO 44°: CONCURSO DE MÉRITOS. Mediante el concurso de méritos se seleccionan los contratos que tienen por objeto la consultoría y esta se encuentra definida en el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así: “Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

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Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos….”

Además de los proyectos de arquitectura. El concurso de méritos puede ser abierto o con precalificación.

ARTÍCULO 45°: CONTRATACIÓN DIRECTA. Esta modalidad de selección es de carácter excepcional y se integra con algunas causales taxativas determinas por la Ley. Por consiguiente, es importante el análisis específico de los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección para evaluar la justificación de acudir a la contratación directa. El artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082/15 determina los eventos en los cuales es obligatoria la expedición del acto administrativo de justificación de la contratación directa.

Solo procederá la contratación directa en los siguientes casos:

a) Urgencia manifiesta

b) Contratación de empréstitos;

c) Convenios o contratos interadministrativos

d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa.

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;

f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público;

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado; Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

ARTÍCULO 46°: URGENCIA MANIFIESTA (Inciso 3 artículo 41 Ley 80/93, artículo 42 Ley 80/93, literal a) numeral 4 artículo 2 Ley 1150/07) Tiene carácter de transitoriedad y se sustrae de la contratación cuando la continuidad del servicio exige:

 El suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro.

 Cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción.

 Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.

 Cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección.

 El acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la entidad estatal no está obligada a elaborar estudios y documentos previos. (Artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082/15)

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DECRETO

DESPACHO XXX XXXXXXX CODIGO: 100.32.01

PARÁGRAFO 1: Requisitos: Situación que superen la voluntad del hombre: Todo lo que sea anormal e imprevisible que tienda o paralizar la Entidad o el servicio que presta. Por un tiempo determinado: Solo en la crisis.

PARÁGRAFO 2: Desarrollo:

 El Alcalde mediante acto administrativo motivado declarará la urgencia manifiesta, que hará las veces de acto que los justifica y no requiere de estudio previo.

 Se realizarán los traslados presupuéstales que se requieran dentro del presupuesto de la Entidad.

 El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta.

ARTÍCULO 47°: CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS. Normatividad especial: Ley 80/93 art. 41 parágrafo 2. Ley 1150/07, art. 2. numeral 4, literal b); Ley 1450/11 art. 256; Dto. 2681/93, art. 30; disposiciones complementarias a la contratación (art. 34 y ss) Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas. Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas con el crédito público.

Los estudios y documentos previos elaborados para los procesos de contratación de empréstito no se deben publicar en el SECOP. (Artículo 2.2.1.2.1.4.3 del Decreto 1082/15). No son obligatorias las garantías (artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082/15).

ARTICULO 48°: CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS. El Municipio de Teorama,

celebrará directamente contratos interadministrativos siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

ARTÍCULO 49°: CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES. El

Municipio de Teorama podrá contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate.

En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

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DECRETO

DESPACHO XXX XXXXXXX CODIGO: 100.32.01

El Municipio de Teorama, para la contratación de trabajos artísticos que solamente

puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos. No requieren acto administrativo de justificación de la contratación directa.

En ambos casos es necesario, antes de la celebración del contrato, que se demuestre la idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate.

 Especial análisis de justificación en estudios previos.

 Riesgos de implantación de nóminas paralelas en servicios prestados por personas naturales.

ARTICULO 50°: ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES. Conforme al artículo

2.2.1.2.1.4.10 del Decreto 1082/15, el Municipio de Teorama podrá adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:

1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

3. La entidad estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior.

Se requiere:

 Avalúo comercial: Que es punto de referencia para la negociación y se solicitara al Instituto Xxxxxxx Xxxxxxx o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

Es obligatorio contar previamente a la contratación con un estudio previo, el cual se recomienda que cuente con:

 Diferentes alternativas en el sector.

 Si existen inmuebles de similares características, deberá elegirse aquella que cuenta con las mejores condiciones xxx xxxxxxx.

 Comparar las ofertas: Que cumplan con las características técnicas.

 Se requiere del acto administrativo de justificación de la Contratación contenida en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082/15.

ARTICULO 52°: ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES. El Municipio de Teorama

podrá alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:

1. Verificar las condiciones xxx xxxxxxx inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

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DECRETO

DESPACHO XXX XXXXXXX CODIGO: 100.32.01

Para el arrendamiento de inmuebles, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones xxx xxxxxxx, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. No obstante, de esta situación deberá dejarse constancia escrita en la carpeta del contrato

Se requiere del acto administrativo de justificación de la Contratación contenida en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082/15.

ARTICULO 53°: DESARROLLO DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. Observado los

principios de la contratación estatal, esta modalidad de selección se adelantará de la siguiente manera, como parámetro general:

 Estudios previos: Estudio de conveniencia y oportunidad, contendrá:

1. La descripción de la necesidad.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas.

El estudio previo constar en el expediente respectivo, se debe expedir certificado de disponibilidad presupuestal, el acto administrativo que así lo justifique, el cual se publicará en el SECOP.

ARTÍCULO 54°: CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. La contratación de mínima cuantía opera cuando el valor de la misma no exceda el 10% de la menor cuantía, independientemente del objeto a contratar. Se encuentra regulado en numeral 5 del art. 2 de la Ley 1150/07, adicionado por el artículo 274 de la Ley 1450 de 2011, el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentado en el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082/15. y ss.

 No se exigirá registro único de proponentes

 No se podrán aplicar reglas y procedimientos establecidos para otros procesos de selección, así como adicionar etapas, requisitos o reglas distintas a las expresamente establecidas para esta modalidad de contratación.

 El Municipio es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies. (artículo 2.2.1.2.1.5.4 del Decreto 1082/15)

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 No se requiere xx xxxxxx de condiciones, en este caso lo que procede es una

invitación pública. No se exime la obligatoriedad del contrato escrito. En este evento el contrato lo conforman la oferta y la aceptación de la oferta.

 La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural (artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082/15)

Para ello se debe realizar un estudio previo de forma sucinta que contenga mínimo los siguientes requisitos:

1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato y su justificación.

5. El plazo de ejecución del contrato.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

PARÁGRAFO 1: Procedimiento:

1. Se debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.

2. Se puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la entidad estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente.

3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

4. Se debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

5. Se debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.

6. Se debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.

7. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

8. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

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CAPITULO V FASE CONTRACTUAL

Es la fase que constituye el desarrollo del objeto contractual desde la suscripción del contrato hasta el vencimiento del término o plazo establecido para ello.

ARTÍCULO 55°: EL CONTRATO: El contrato estatal como generador de obligaciones requiere que conste por escrito, es decir es solemne y no admite otra formalidad. Su conformación se encuentra regulada por la normatividad que reglamenta la contratación administrativa y en lo que no, remisión expresa a las normas comerciales y civiles colombianas. Para la suscripción de las minutas para su posterior firma de las partes se deberán tener como mínimo los siguientes documentos o soportes, sin perjuicio de los demás documentos que se hayan aportado durante el proceso de contratación: Certificado de existencia y representación legal.

 Registro mercantil.

 Fotocopia de la cédula del representante legal.

 Registro Único Tributario.

 Certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales del contratista.

ARTÍCULO 56°: PERFECCIONAMIENTO: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. (Artículo 41 inciso 1º de la Ley 80 de 1993). Obedece entonces a que para el perfeccionamiento se debe plasmar por escrito el acuerdo de voluntades, en donde debe constar de manera clara el objeto, el plazo y las contraprestaciones, además de incluir en la minuta del contrato como mínimo lo siguiente:

 Identificación de las partes del contrato.

 Competencia para contratar

 Consideraciones de la conformación del contrato

 Objeto

 Valor

 Forma de pago

 Disponibilidad presupuestal

 Obligaciones de las partes

 Especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.

 Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato

 Multas

 Cláusula de indemnidad

 Cláusula penal pecuniaria (Cuando aplique)

 Garantías

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 Clausulas excepcionales (cuando apliquen.)

 Indicación expresa de la no existencia de relación laboral

 Prohibiciones a las que haya lugar

 Solución de controversias ( cuando aplique)

 Domicilio del contrato

ARTÍCULO 57°: LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN: Una vez suscrito por la partes y para que proceda la ejecución del contrato, se debe tener:

 Certificado de registro presupuestal (CRP)

 Aprobación de las garantías

 Xxx y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social del contratista

 Acta de inicio

CAPITULO VI

MODIFICACIONES AL CONTRATO O SITUACIONES EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

ARTÍCULO 58°: ADICIÓN: La adición consiste en agregar o añadir recursos al contrato con el fin de procurar el objeto contractual. Se encuentra regulado en el artículo 40 inciso 2º de la Ley 80 de 1993 y tiene un límite de hasta el 50% del valor del contrato. Para la conversión de los valores se debe tener en cuenta si la adición implica recursos con vigencias futuras para el cálculo de los salarios mínimos en cada vigencia.

ARTÍCULO 59°: PRORROGA: La prórroga por su parte lo que pretende es ampliar el plazo del contrato con la finalidad de permitir la cabal ejecución del contrato en los eventos que se encuentre justificado.

ARTÍCULO 60°: CESIÓN. la cesión del contrato estatal, la Ley 80 de 1993, expresamente consagra en el artículo 9º dos circunstancia que por sobrevenir una inhabilidad o incompatibilidad, puede operar la cesión del mismo, previa autorización de la entidad contratante, lo anterior concordado con el artículo 41 ibídem; Sin embargo por la remisión que hace el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a las normas comerciales y civiles, en virtud de la autonomía de la voluntad de las partes, este se puede presentar cumpliendo los presupuestos y requisitos que para ello disponen los artículos 887 y 888 del código de comercio. De la cesión del contrato se debe informar a la Tesorería Municipal con el fin que proceda a efectuar los pagos correspondientes, toda vez que la cesión del contrato implica la cesión de los derechos económicos derivados de éste.

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ARTÍCULO 61°: SUSPENSIÓN Y SU CONSECUENCIAL REINICIO DEL CONTRATO.

La finalidad de la suspensión del contrato estatal, como medida excepcional, está encaminada a reconocer la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición. Por lo tanto, la suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad, sujeta a un término o condición, período este durante el que las obligaciones contenidas en el contrato no se ejecutan, pero sin que se impute ese tiempo al plazo pactado inicialmente por las partes. (Consejo de Estado, sala de lo contencioso administrativo, sección tercera, - sentencia del 28 xx xxxxx de 2010, Expediente: 16431, Xxxxxxx Xxx Xxxxxx)

ARTÍCULO 62°: RESCILIZACIÓN O TERMINACIÓN ANTICIPADA. La resciliación es

uno de los modos de extinguir las obligaciones que consiste en dejar sin efecto un acto jurídico, por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración. Lo anterior con base en el artículo 1602 del Código Civil, del cual se desprende que el contrato es ley para las partes y solo puede dejarse sin efectos, por el consentimiento mutuo de ellas o por causas legales La resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales. Para que proceda cualquier de las situaciones o circunstancias que modifican el contrato, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 Manifestación escrita por parte del contratista, o la comunicación oficial por parte de la dependencia o Secretaría de despacho en el que se indique y argumente· las razones por las que se considera pertinente acudir a las circunstancias de modificación del contrato.

 Acta de supervisión y/o interventoría actualizado, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del contrato; con indicación d indique y argumente las razones por las que se considera pertinente acudir a las circunstancias de modificación del contrato.

 Incluir como punto en el orden del día del comité asesor de contratación para el estudio y análisis de la procedencia.

 Certificado o acta de recomendación o no de la modificación.

 Suscripción del acta, otrosí o documento pertinente entre el ordenador del gasto y el contratista.

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 En los eventos que la modificación del contrato implique consecuencialmente la liquidación del contrato esta se ordenara por parte del ordenador del gasto remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliación, las cuales serán proyectadas por el servidor público que asumió el rol jurídico esto es a las partes del contrato o convenio, a la Tesorería Municipal, a la Compañía Aseguradora o garante, entre otras.

ARTÍCULO 63°: LIQUIDACION CONTRACTUAL. La liquidación es el procedimiento a través del cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera cumplieron las obligaciones recíprocas de él derivadas, con el fin de establecer si se encuentran o no x xxx y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. Como lo ha sostenido reiteradamente la jurisprudencia, se trata de un trámite cuyo objetivo primordial consiste en determinar quién le debe a quién, qué o cuánto le debe, y por qué se lo debe, todo lo cual, como es apenas obvio, supone que dicho trámite únicamente procede con posterioridad a la terminación del contrato. El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 0019 de 2012, dispuso que la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, en este sentido todos los demás contratos (tracto sucesivo, prolongación en el tiempo) la requerirán; de igual forma, el citado artículo expresa que las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, además de plasmar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.

En la liquidación se exigirá al contratista cuando aplique, la extensión o ampliación, de las garantías, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

PARÁGRAFO 1. Con base en la jurisprudencia y doctrina aplicable a los procesos de liquidación puede darse:

 Mutuo acuerdo: Ocurre dentro del plazo que se pacte en el pliego de condiciones o en su defecto el legalmente establecido que es de cuatro (4) meses siguientes a la expiración del plazo de contrato.

 Unilateral: Obedece una vez surtido el plazo para la liquidación de mutuo acuerdo cuando: a) el contratista no se presente o notifique de la liquidación o b) No se llegue a un acuerdo entre las partes sobre el contenido de la liquidación.

De esta manera el Municipio se encuentra facultado para efectuar la liquidación de manera unilateral, mediante acto administrativo motivado, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término de la liquidación por mutuo acuerdo. Contra este acto proceden los recursos xx xxx. Sin embargo la administración municipal no pierde la facultad de efectuar la liquidación unilateral, dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo, en cualquier tiempo.

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 Judicial: El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la entidad estatal no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley.

PARÁGRAFO 2. Para la liquidación de los contratos, sé deberán tener en cuenta los siguientes documentos:

 Informe del supervisor

 Reporte de pago, generado por la Secretaría de Hacienda respecto del contrato a Liquidar.

 Certificado xx Xxx y Salvo de aportes parafiscales y seguridad social, expedido por el representante legal o por el revisor fiscal cuando sea el caso.

 Si obedece a una certificación expedida por el revisor fiscal, deberá estar acompañado por la tarjeta profesional y el certificado de vigencia de la misma.

 Certificado de existencia y representación legal

 Certificaciones de antecedentes disciplinarios y fiscales.

CAPITULO VII

DEL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN

ARTÍCULO 64°: SUPERVISIÓN. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, ambiental y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, el cual es ejercido por el despacho donde surge la necesidad o quien el señor Alcalde delegue de la misma entidad cuando no requiere conocimiento especializado. Una vez surtido el trámite precontractual que corresponda, el contrato se encuentre debidamente legalizado y con todos los requisitos de perfeccionamiento, se ratificará o informará mediante comunicación tal designación al funcionario respectivo. El supervisor iniciará su actividad una vez se encuentren cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, esto es, suscrito, registrado y con aprobación de la póliza respectiva, o de las garantías constituidas en cumplimiento de lo dispuesto en el respectivo contrato, si a ello hubiere lugar, además deberá verificar que los registros presupuestales estén debidamente liberados por todas la instancias. El supervisor iniciará la fase de ejecución y su respectivo plan de supervisión del contrato. La labor de supervisión e interventoría en todos los contratos estatales debe estar orientada a garantizar una correcta verificación de la inversión de los dineros públicos.

PARÁGRAFO 1: Duración de la Función de Supervisión. En todos los casos, el supervisor vigilará y controlará la ejecución y el cumplimiento del objeto del contrato durante el tiempo de su vigencia, la cual incluye la etapa de finalización y liquidación del mismo. Esta función solo cesará una vez expire el plazo de ejecución previsto en el contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato en los casos en que esta se requiera o se haya pactado en el contrato.

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En el evento en que se presente la ausencia de quien ocupa o cumple la actividad de supervisión, entre otras causas por vacaciones, permiso, comisión, licencia, incapacidad o retiro de la entidad, el supervisor informará oportunamente a su superior inmediato para que este proponga una nueva designación temporal o definitiva según el caso, cumpliendo con los requisitos de idoneidad y experiencia establecidos y el Alcalde hará la designación respectiva.

PARÁGRAFO 2: Los supervisores, so pena de sanciones disciplinarias o de otro orden, deben ejercer la vigilancia y control del contrato, con el fin de obtener el cumplimiento del objeto y si el producto final satisface la necesidad establecida en los estudios previos. La función de supervisión se ejercerá con plena autonomía respecto de quien ostente la calidad de ordenador del gasto y de los demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la ejecución del contrato. Serán responsables porque el contratista cumpla con todas las obligaciones contraídas; controlar la vigencia de las pólizas cuando sea el caso; informar las anormalidades que se presenten durante la ejecución contractual; justificar por escrito las razones por las cuales el contrato debe ser prorrogado, adicionado, modificado, terminado antes del plazo previsto, suspendido. Igualmente, conceptuará por escrito sobre la cesión del contrato en el caso de requerirse.

Artículo 65°: ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN. Etapa de Ejecución: Inicia con la elaboración y suscripción del Acta de inicio; la supervisión deberá cumplirse teniendo en cuenta las facultades, deberes y prohibiciones descritos en la ley; se deberá desarrollar el plan de supervisión del contrato respectivo teniendo en cuenta los siguientes criterios:

 La naturaleza de los bienes y/o servicios a ser contratados, teniendo en cuenta la categoría definida en la etapa de planeación.

 La naturaleza de la relación entre contratante y contratista.

 La naturaleza del contrato

Etapa de liquidación: La liquidación de los contratos procederá en todos los casos determinados por la ley vigente.

Artículo 66°: CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE

SUPERVISIÓN. Dada la importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los servidores encargados de ejercerla, así de quienes sean contratados para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal y disciplinariamente de conformidad con lo señalado en la Constitución y la ley, además, en ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

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ARTÍCULO 67°: INTERVENTORÍA. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico sobre el cumplimiento el cual es realizado por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la entidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimientos especializados en la materia o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifique, de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011. Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, la normatividad interna o actos que las modifiquen, adicionen o deroguen, a la interventoría le corresponde:

 Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato y en las especificaciones técnicas.

 Suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de iniciación, de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término que se haya establecido en el contrato.

 Diligenciar el formato de supervisión, para cada pago parcial o final, adjuntándola con la cuenta de cobro, la certificación de pago por parte del supervisor del contrato, certificación bancaria y pago de parafiscales.

 Verificar que el contratista que supervisa da cumplimiento a las disposiciones especiales sobre pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y aportes parafiscales y expedir certificaciones sobre dicho cumplimiento de conformidad con lo dispuesto en el respectivo contrato.

 Proyectar y suscribir el acta de liquidación.

 Realizar el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista.

 Realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, ambiental y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

 Solicitar al contratista informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

 Informar a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.

ARTÍCULO 69°: FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES E

INTERVENTORES. Los supervisores y/o interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.

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CAPITULO VIII

SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA - (SECOP)

ARTÍCULO 70°: PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN: xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx. Éste sistema permite consultar toda la información sobre los procesos de contratación, demanda de bienes y servicios, los documentos básicos de los procesos de contratación en las etapas: pre-contractual, contractual y Postcontractual, para las distintas modalidades de contratación:

El artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082/15 establece que se deben publicar los siguientes documentos:

 El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.

 El proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación del lugar físico o Electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

 Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

 El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.

 El pliego de condiciones definitivo.

 El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

 El acto administrativo de suspensión del proceso.

 El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

 Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.

 El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso.

 El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía.

 El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

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 El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

 El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista corta o multiusos.

 El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta. Los contratos, adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato, que surjan de la adjudicación de un proceso precontractual, serán publicados en el SECOP, bajo el número de convocatoria y modalidad de selección aplicable.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

La norma previó una consecuencia adversa para el encargado de realizar las publicaciones, estableciendo que la omisión de este deber constituye la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, sancionable conforme las disposiciones del Código Disciplinario Único.

La publicación electrónica de los actos y documentos, deberá realizarse en su fecha de expedición, o dentro de los tres días siguientes hábiles. El plazo general de su permanencia se extenderá por tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda. (Artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082/15).

CAPITULO IX

MECANISMOS ALTERNATIVOS PARA LA SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

ARTÍCULO 71°: Son herramientas jurídicas para la terminación de los conflictos presentes o eventuales de forma ágil y rápida, bien sea por la gestión directa de las partes involucradas como es el caso del arreglo directo o con la intervención de un tercero como lo es la conciliación, la amigable composición y el arbitraje. Los conflictos derivados del trámite de los procesos de contratación, presentación de las ofertas, adjudicación, celebración, ejecución, terminación o liquidación del contrato se rigen por las normas vigentes del derecho colombiano y serán competencia del juez de lo contencioso administrativo, sin perjuicio de utilizar medios conciliatorios, o de amigable composición y el pacto de cláusulas compromisorias.

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Sin perjuicio de la aplicación del procedimiento dispuesto en el Estatuto Anticorrupción, para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales será responsabilidad de cada Secretaría o Dependencia, dar inicio al trámite y en general informar sobre las circunstancias que puedan generar el ejercicio de prerrogativas o facultades excepcionales por parte de la Entidad. Las actuaciones administrativas se someterán a las reglas previstas en el Estatuto Anticorrupción y en lo que no se oponga a estas reglas por las normas contenidas en la ley 1437 de 2011 por medio de la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTICULO 72°: PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS. De

conformidad con la facultad conferida por el artículo 17 de la Ley 1150 del 2007 se podrán imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.

Para las declaratorias de incumplimiento, imposición de las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, la entidad deberá observar el siguiente procedimiento, el cual se consagra en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

b) En desarrollo de la audiencia, el Alcalde o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

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d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su dele- gado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

PARÁGRAFO: El Municipio podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento. Del procedimiento que se surta se levantará un acta que se suscribirá por los intervinientes o se dejará constancia sobre la actuación que se surta. Los valores de las multas y de la cláusula penal, será impuestos por la Auditoría General de la República mediante resolución ordinaria motivada, contra la cual procede el recurso de reposición. Las multas sólo procederán mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista.

ARTÍCULO 73°: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

XXXXX XXXX XXXXXXXX MONTEJO

Alcalde Municipal

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