Contract

Creada en Lyon en 1982, la Federación Handicap International es una organización independente e imparcial de ayuda y Desarrollo que trabaja en situación de pobreza, exclusión conflicto y desastre natural.

Humanity & Inclusion (HI) es una organización de solidaridad internacional, no gubernamental, independiente e imparcial, que interviene en contextos de pobreza y exclusión, conflictos armados y catástrofes naturales. Actúa junto a las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, para responder a sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y de sus derechos fundamentales. Desde su creación en 1982, la Federación HI compuesta por ocho asociaciones nacionales (Bélgica, Canadá, Francia, Alemania, Luxemburgo, Xxxxx Unido, Suiza y Estados Unidos) ha puesto en marcha programas en más de 60 países.

HI es co-titular del Premio Nobel de la Paz 1997 por su acción determinante en la lucha contra las minas antipersonal y por ser cofundadora de la Campaña para la Prohibición de Minas Antipersonal (ICBL).

Trabaja junto a las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, tomando acción y dando testimonio con el fin de responder a sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y sus derechos fundamentales; Para más información sobre la asociación: xxx.xx.xxx

2. Descripción del contrato

El objetivo de la presente Licitación es establecer un acuerdo marco para la adquisición de servicios de alojamiento y eventos requeridos por la organización a nivel nacional.

Condiciones económicas del acuerdo marco:

El acuerdo marco será firmado por un período inicial de un (1) año, con posibles prórrogas de hasta dos (2) periodos consecutivos adicionales igual a la inicial y/o hasta agotar el valor máximo de ejecución, previa evaluación de proveedor.

El acuerdo marco tendrá como posible fecha operacional de inicio el 10 de octubre de 2024.

El valor máximo estimado de ejecución asignado para el acuerdo marco, será de COP

$900.000.000.oo (novecientos millones de pesos m/cte) ejecutables durante la vigencia total del acuerdo xxxxx (incluidas sus posibles prorrogas). El valor anteriormente relacionado no establece ninguna obligación para HI y podrá ser modificado en cualquier momento a potestad de HI.

3. Condiciones generales

Para presentar una oferta, los proponentes aceptan sin restricción las buenas prácticas comerciales de HI siendo estas la única base para el acuerdo marco, con independencia de sus propias condiciones, a las que renuncian por las presentes.

Los proponentes deben examinar cuidadosamente y cumplir con las instrucciones, formatos, clausulas y especificaciones mencionadas en este documento de participación.

Las fallas en la presentación de una oferta, como la presentación incompleta de información y documentación en la fecha de cierre pueden resultar en el rechazo de la oferta.

4. Cronograma de licitación

ETAPA	FECHA
Apertura y publicación de la licitación	12 de septiembre de 2024 (Hora Colombia)
Reunión Virtual, sección de preguntas y respuesta con proveedores enlace	17 de septiembre de 2024 a las 04:00 pm (Hora Colombia)
Solución de dudas e inquietudes escritas	17 de septiembre de 2024 a las 23:59pm (Hora Colombia)
Fecha y hora máxima de recepción de ofertas	25 de septiembre de 2024 a las 23:59pm (Hora Colombia)
Notificación proveedores proceso de selección (candidatos seleccionados y no seleccionados)	30 de septiembre de 2024 (Hora Colombia)

5. Elegibilidad y obligaciones

Podrán participar en el presente proceso de selección de proveedor las personas jurídicas legalmente constituidas según las disposiciones colombianas, que dentro de su actividad comercial suministren servicios de alojamiento y eventos a nivel nacional y que se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Turismo y éste se halle vigente.

Requisitos y Habilitantes Técnicos

• El oferente debe acreditar que tiene en funcionamiento atención al cliente 24 horas al día durante siete (7) días a la semana, o servicio equivalente.

• Certificado actualizado de inscripción en el Registro Nacional de Turismo, como mínimo con dos meses de expedición.

Criterios de exclusión:

Los aplicantes u ofertantes pueden ser excluidos del proceso de selección y adjudicación del contrato en las siguientes condiciones:

Si se encuentran en bancarrota o sus activos están siendo liquidados; sus activos están siendo administrados por los tribunales; han entrado en un arreglo con los acreedores; han suspendido las actividades empresariales; o son objeto de procedimientos sobre estas materias o se encuentren en cualquier situación análoga derivada de un procedimiento similar previsto en la legislación o normativa nacional

Si están involucrados en situaciones concernientes a mala conducta profesional por un juzgado;

Si han sido hallados culpables de mala conducta profesional grave probada por cualquier medio que pueda ser justificado por las autoridades.

Si no cumplen con sus obligaciones relacionadas a los pagos de seguridad social o impuestos de acuerdo con la normatividad legal del país en donde este establecido.

Si han sido condenados con fuerza de cosa juzgada por fraude, corrupción, participación en organización criminal o cualquier otra actividad ilícita en perjuicio de los intereses económicos de las Comunidades

Si, a raíz de otro procedimiento de contratación o de concesión de una subvención financiada con cargo al presupuesto comunitario, se hubiere hallado una falta grave por incumplimiento de sus obligaciones contractuales

En adición, el contrato no deberá ser adjudicado a aplicantes u ofertantes que durante el proceso de compra:

Se encuentran en una posición de conflicto de intereses;

son culpables de tergiversación al proporcionar la información exigida por el poder adjudicador como condición para participar en el procedimiento de adjudicación, o no proporcionan esta información

Por medio de la presentación del documento de participación - pliego de la licitación, debidamente rubricado y firmado, los ofertantes confirman que no están en ninguna de las situaciones anteriormente descritas y aceptan enviar a la Federación Hándicap internacional en un plazo de

7 días hábiles después de la recepción de alguna solicitud de documentos que la federación hándicap internacional considere necesario.

6. Servicio requerido

• Ofrecer los servicios de alojamiento y de eventos de acuerdo con las necesidades y presupuesto indicado por HI.

• Ofrecer tarifas competitivas

• Realizar las reservas de alojamiento en línea y/o a través de los sistemas de reservas de los hoteles, en el mismo momento en que se recibe la solicitud por parte de HI y confirmar disponibilidad del hotel

• Emitir los váuchers o comprobantes de reserva.

• Gestionar los cambios y cancelaciones de reservas.

• Atender los requerimientos urgentes e imprevistos relacionados con las reservas en los días que sean requeridos en cualquier temporada, puentes o festivos (casos especiales por emergencia).

• Presentar semanalmente un estado de cuenta soportado con las facturas de los hospedajes tramitados durante el periodo correspondiente.

• Presentar un informe mensual de los servicios utilizados.

• Características de los Hoteles

❖ Categoría: Cumplir con los estándares de estrellas

o Ciudades principales hoteles de mínimo 4 estrellas.

o Otras ciudades: hoteles de mínimo 3 estrellas.

❖ Ubicación – geográfica

o Bogotá D.C: localidades de Chapinero, Fontibón (cerca de aeropuerto).

o Antioquia: Medellín, Apartado y Bajo Cauca Antioqueño

o Cauca: Popayán, Santander de Quilichao

o Atlántico: Barranquilla

o Guajira: Riohacha, Maicao

o Meta: Villavicencio y Puerto Concordia

x Xxxxxxxxx: Bucaramanga

o Norte xx Xxxxxxxxx: Cúcuta

x Xxxxx del Cauca: Cali

o Nariño: pasto, Ipiales

o Córdoba: Montería

o Tolima: Ibagué y Chaparral

o Huila: Xxxxx

x Xxxxxxx: Cartagena

o Xxxxxxxxx: Santa Xxxxx

o Arauca

Nota: El proponente puede presentar una propuesta con cobertura nacional o a una zona/ciudad/municipio puntual, favor indicar en la propuesta el alcance de su oferta.

❖ Servicios requeridos

Hospedaje	Eventos
Acomodación sencilla De preferencia con desayuno (en la propuesta indicar si se incluye)	Salón con capacidad para personas sentadas - 10 personas - 20 personas - 40 personas
Acomodación doble De preferencia con desayuno (en la propuesta indicar si se incluye)	Ayudas audiovisuales: - Video beam - Pantalla - Micrófono
Baños independientes, limpios y en buen estado.
Habitaciones estándar, seguras, limpias, dotadas con baño en adecuado funcionamiento, pisos en buenas condiciones, camas y colchones en buen estado, toallas limpias, implementos de aseo (papel higiénico), papelera, duchas funcionando perfectamente.	Catering, incluido servicio a la mesa
Habitaciones tranquilas, limpias, seguras, cómodas que permitan al huésped tener una estadía agradable.

❖ Para proponentes con una oferta nacional

o Tener acceso a un amplio portafolio de hoteles a nivel nacional.

o Proceder con la debida diligencia y cuidado, para conseguir los precios más favorables xxx xxxxxxx para hospedaje y eventos. Para garantizar lo anterior HI podrá consultar los precios xxx xxxxxxx, y con tres veces que se compruebe que las reservas presentadas, superan dichos costos, podrá dar por terminado unilateralmente el acuerdo marco.

❖ Xxxxxxx a HI los beneficios a que tenga derecho por volumen de facturación, los cuales especificará en su propuesta.

❖ Área de recepción para la atención de los huéspedes Brindar buen servicio al equipo de HI.

❖ Instalaciones adaptadas para alojamiento para personas con discapacidad (física, auditiva, visual, cognitiva y psicosocial)

❖ WI-FI con cobertura y capacidad suficiente para trabajar y atender llamadas virtuales

❖ Contar con comunicación interna local, nacional e internacional las 24 horas.

❖ Coworking (zona de trabajo), restaurante, área social etc.

❖ Transporte aeropuerto – hotel – aeropuerto

❖ Garantizar la seguridad para los empleados que se alojan, entre otros, pero sin limité a elementos de seguridad de acuerdo con las normas de seguridad, buena iluminación, señalización, elementos de seguridad (mínimo: botiquín, camilla, extintores), personal capacitado para atender emergencias en el hotel y buen estado en las zonas verdes (si las tiene).

❖ Ascensores (si aplica según el tamaño de las instalaciones).

❖ Baños sociales en buenas condiciones y cumpliendo todos los protocolos de desinfección

❖ Dentro de las instalaciones del hotel, disponer de un espacio que preste el servicio de desayuno.

❖ Garantizar el personal para la atención de la cuenta corporativa

❖ Atención continua las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

❖ Personal para la asignación de reserva.

❖ Registrar las reservas en el mismo momento en que se recibe la solicitud y debe ser confirmada de acuerdo con la disponibilidad del hotel.

❖ Asegurar que la reserva confirmada es respetada.

❖ Realizar un control continuado del nivel de reservas admitido y previsible para tomar las medidas oportunas para garantizar el hospedaje de las personas a las que se les ha confirmado la reserva.

❖ Llevar control de ingresos y salidas de nuestro personal alojado.

❖ Presentar al empleado la cuenta detallada y clara del alojamiento.

❖ Xxxxx firmar la factura por el empleado en constancia de que está de acuerdo y conforme con el cobro.

❖ Garantizar el control del acceso al hotel y a las habitaciones.

7. Procedimiento de participación

Las empresas que lo soliciten recibirán los expedientes de candidatura por Correo electrónico por parte de la unidad de compras de HI (xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx).

El archivo de Licitación se compone por los siguientes documentos:

- El presente documento de participación

- Pliego de licitación

- Un formulario de Identificación del licitador

- Buenas prácticas comerciales

- Formato solicitud de cotización (oferta técnica - oferta económica)

⮚ Solicitudes de aclaraciones o respuesta a preguntas

Si, HI por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de un solicitante, agrega o aclara información en del documento de participación- pliego de licitación, esta información se enviará por escrito y se compartirá con todos los demás solicitantes al mismo tiempo.

El día 17 de Septiembre de 2024 a las 16:00 PM (Hora de Colombia) se realizará una reunión virtual para resolver dudas. Para participar deberá unirse al siguiente enlace, esta se realizará vía teams.

La fecha límite para recibir solicitudes de aclaración es: 17 SEPTIEMBRE 2024 A LAS 23:59 PM (Hora de Colombia) y se deberá hacer de manera escrita, vía correo electrónico, dirigiéndose a: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx

Las respuestas a los participantes se enviarán a todos por escrito al mismo tiempo. Este horario puede ser modificado por HI, si así lo requiere.

⮚ Presentación de la oferta

Nota: El proponente puede presentar una propuesta con cobertura nacional o a una zona/ciudad/municipio puntual, favor indicar en la propuesta el alcance de su oferta.

La oferta presentada por el participante u ofertante deberá incluir:

• El presente documento de participación – pliego de licitación, rubricado y firmado

• Formato solicitud de cotización

o oferta técnica

o oferta económica que incluya: El costo unitario de cada servicio.

En caso de que envíe la oferta en el modelo propio de su compañía, debe aparecer todo lo solicitado en el modelo antes mencionado.

Deberá ser enviado en documento no modificable PDF y con el nombre y firma de la empresa ofertante.

• Formulario de identificación del licitador, diligenciado y firmado

• Buenas prácticas comerciales de HI, firmado.

• Documentación legal del ofertante (Cámara de comercio, Rut, copia cédula de Representante Legal, certificación bancaria)

Las ofertas serán recibidas vía correo electrónico, por favor dirigido a: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx El asunto del correo debe ser:

"Oferta – <Nombre del proveedor>– COL_2024_007 - acuerdo marco para el suministro de servicios de alojamiento y eventos a nivel nacional”

Si el peso del correo no le permite enviar un solo correo con los documentos, por favor enviar tantos correos como le sea necesario, poniendo en el asunto al número de envío que corresponde, ej.:

"Oferta – <Nombre del proveedor>– COL_2024_007 - acuerdo marco para el suministro de servicios de alojamiento y eventos a nivel nacional” “Parte 1

"Oferta – <Nombre del proveedor>– COL_2024_007 - acuerdo marco para el suministro de servicios de alojamiento y eventos a nivel nacional” “parte 2

"Oferta – <Nombre del proveedor>– COL_2024_007 - acuerdo marco para el suministro de servicios de alojamiento y eventos a nivel nacional” parte x

Se enviará automáticamente al ofertante un correo electrónico después de haber recibido su oferta y éste será la confirmación de que se han recibido sus archivos.

Idioma: todos los archivos deberán ser presentados en español.

Moneda: Todos los precios deben ser expresados en COP, pesos colombianos, preferiblemente, con la exclusión y no del IVA.

Forma de pago:

- Forma de pago: El pago propuesto por HI será a 100% a crédito, 15 días fecha factura, una vez recibido a conformidad cada pedido realizado y amparado bajo PO. Buenas prácticas comerciales: Se rubricarán en cada página y se firmarán, y se adjuntarán a la oferta.

- Vigencia de las ofertas: Las ofertas deberán tener una vigencia mínima dos (2) meses a partir de la fecha límite de recepción de ofertas. En el caso, en que el ofertante sea seleccionado para la adjudicación del contrato, la oferta deberá tener una vigencia durante la vigencia total del contrato adjudicado, teniendo en cuenta posibles prorrogas, permitiéndose únicamente incrementos anuales iguales al IPC. Al formular la oferta, el proponente deberá tener en cuenta todas las contribuciones fiscales y parafiscales (impuestos, tasas, contribuciones, etc.) establecidas por las diferentes autoridades nacionales, departamentales, distritales o municipales.

- Modificación o retiro de ofertas: Los licitadores podrán modificar o retirar sus ofertas mediante notificación por escrito antes de la fecha límite de presentación de ofertas. No se podrán realizar modificaciones a las ofertas después de esta fecha. Los desistimientos serán firmes y definitivos y darán por terminada cualquier participación en el proceso de licitación.

- Gastos de preparación de ofertas: Ninguno de los gastos en que incurran los licitadores en la preparación y presentación de sus ofertas será reembolsable. Todos estos costes correrán a cargo exclusivamente de los licitadores.

- Exclusión de Iva: Los ofertantes deben tener en cuenta que HI cuenta con exención de IVA para algunos presupuestos por lo cual en algunos meses se deberá facturar IVA y en otros no, dependiendo de los fondos con los que se hagan los pagos. Para dicha exención la organización le hará llegar al proveedor seleccionado los correspondientes soportes, cuando aplique.

8. Criterios de selección

⮚ Comité de compras

Los pliegos se abrirán en privado por un comité de selección integrado por un equipo de evaluación técnica, económica y comercial. Esta sesión de apertura se denominará etapa Administrativa en donde se revisará que las ofertas presentadas cuenten con toda la documentación requerirá. Es potestad del comité rechazar ofertas cuya documentación no este completa o correctamente diligenciada

Durante las siguientes sesiones el comité procederá al estudio de las candidaturas y ofertas de cada uno de los licitadores de conformidad con los criterios de selección y una escala de puntuación predefinida.

N.º	DESCRIPCIÓN	PONDERACION
1	Servicios que ofrece el proponente	30%
2	Experiencia en el sector	20%
3	Mecanismos de atención para: hacer reservas, resolver inquietudes de los huéspedes, contactar a los huéspedes, presentar las facturas, administrar el acuerdo marco	20%
4	Equipo de trabajo (personal disponible en el hotel)	20%
6	Valor Agregado	10%
N	TOTAL	100%

Ganará el candidato que obtenga la mejor nota de puntuación general. Se procederá a la calificación considerando lo siguiente:

HI se reserva el derecho de realizar adjudicaciones parciales y el derecho de negociar, aceptar o rechazar cualquier oferta o cotización a su sola discreción, y de continuar el diálogo competitivo para cualquier respuesta que considere ventajosa. HI no está obligado a aceptar los precios más bajos ni ninguna de las ofertas. Ninguna oferta podrá ser modificada después de la fecha límite para la presentación de ofertas.

HI se reserva el derecho de elaborar una lista de proveedores preseleccionados. Luego se llevarán a cabo más discusiones y negociaciones con los proveedores preseleccionados.

El contrato se adjudicará a la oferta que sea técnica y administrativamente conforme, pero también económicamente más competitiva, teniendo en cuenta la calidad de los servicios ofrecidos, el precio de la oferta y el coste total de adquisición

El contrato se adjudicará a la oferta que sea técnica y administrativamente conforme.

En aras de la transparencia y la igualdad, el comité de evaluación podrá solicitar a los licitadores, por escrito, que aclaren sus ofertas en el plazo de 24 horas, sin modificarlas. Ninguna de estas solicitudes de aclaración debe tener por objeto corregir errores u omisiones iniciales que afecten a la ejecución del contrato o menoscaben la competencia xxxx.

Los licitadores serán notificados de los resultados de la licitación por e-mail, como máximo 7 semanas después de la fecha límite de presentación de ofertas.

9. Cancelación del proceso de licitación

En caso de cancelación de un procedimiento de licitación, HI informará a los licitadores. La cancelación podría ocurrir cuando:

1. El proceso de Licitación no ha sido exitoso.

2. Los parámetros económicos y técnicos del Proyecto fueron modificados sustancialmente;

3. Circunstancias excepcionales o de fuerza mayor que hacen la ejecución del Proyecto imposible;

4. Todas las ofertas técnicamente compatibles superan el presupuesto disponible

5. Han ocurrido irregularidades en el procedimiento, especialmente si estos han impedido la competencia xxxx

En ningún caso HI será responsable de daños de ningún tipo (en particular daños por lucro cesante) en caso de cancelación de una licitación, incluso si HI ha sido advertida de la posibilidad de daños.

10. Adjudicación del contrato

El contrato se adjudicará a la oferta que ofrezca la mejor relación calidad/precio/entrega de acuerdo con las necesidades definidas en el llamado a licitación.

HI evaluará las ofertas en términos del costo total de adquisición.

HI dará preferencia a las ofertas de los proveedores que se comprometan a una tarifa fija durante toda la duración del contrato.

En virtud de este documento, HI posee la propiedad de todas las ofertas recibidas como parte de este procedimiento de licitación. En consecuencia, no se devolverán las ofertas a los licitadores.

Bajo ningún concepto, la mercancía debe hacer trasbordos en territorio de los Estados Unidos de América o en regiones bajo su jurisdicción.

Fecha: Lugar:

Nombre y apellido: Cargo:

Firma y sello de la empresa precedidos de las palabras “Leído y aprobado”:

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