PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL I CONGRESO PARA EL DESARROLLO DE LA ECONOMÍA CIRCULAR EN GALICIA
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
CONGRESO DESARROLLO ECONOMIA CIRCULAR
PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL I CONGRESO PARA EL DESARROLLO DE LA ECONOMÍA CIRCULAR EN GALICIA
ÍNDICE
2. OBJETO DE LA ASISTENCIA TÉCNICA 4
4. DESARROLLO DE LA ASISTENCIA 4
9. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS 8
10. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO 9
12. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES 9
13. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS 10
15. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL 10
3. – JORNADAS TÉCNICAS DEL CONGRESO 17
5. OTRAS ACTUACIONES A REALIZAR 20
ANEXO II: PLANTILLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA 23
ANEXO III: PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES 25
1. ANTECEDENTES
La economía circular es una nueva manera de entender la sociedad y la economía desde una perspectiva más innovadora y retadora, en la que ciudadanos, empresas y administraciones públicas deben ir de la mano, por ello se hace necesario desarrollar una estrategia para conseguir la eficiencia en el uso de los recursos.
Ecoembalajes España, S.A. (Ecoembes) persigue dentro de sus objetivos estratégicos lograr que la economía circular sea una realidad.
2. OBJETO
El presente documento tiene por objeto establecer los requisitos técnicos y condiciones generales que regirán la prestación de los servicios de organización de un congreso técnico científico sobre Economía Circular en el ámbito empresarial en Galicia.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El lugar de celebración del congreso, será una localización a proponer por parte del licitador en la ciudad de A Coruña con una capacidad superior a 100 localidades que se amolde a los condicionantes solicitados en el Anexo I, y su ejecución preferiblemente durante el mes de octubre, siendo la fecha tope el 18 de noviembre, con una duración máxima de dos jornadas.
4. DESARROLLO DE LA ASISTENCIA
La empresa adjudicataria prestará el servicio completo de la organización del congreso según lo dispuesto en el Anexo I “Metodología”.
Deberá primarse una metodología que fomente el trabajo en equipo prestando especial atención a la utilización de nuevas tecnologías que mejoren la captación de información y el fomento de las redes sociales.
En el caso de producirse eventualidades que afecten a la planificación del servicio, será Ecoembes,, quien autorice las soluciones más adecuadas, una vez contrastadas y acordadas con la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria deberá nombrar a una persona responsable que se ocupe de las labores de coordinación con Ecoembes.
Será necesario realizar un seguimiento y control de las acreditaciones de aquéllas personas que soliciten la asistencia al congreso, así como informes de posibles incidencias, que serán remitidos por correo electrónico a Ecoembes.
El adjudicatario propondrá una encuesta tipo para evaluar la calidad del evento, que deberá ser aprobada por Ecoembes. La encuesta de satisfacción, una vez aprobada, deberá de ser entregada y rellenada por los asistentes.
Rematado el servicio se entregará una memoria final a Ecoembes en formato papel y digital, tanto en castellano como en xxxxxxx, en los 30 días posteriores a la finalización del congreso.
Se realizarán fotografías específicas de todas y cada una de las sesiones que se realicen, así como de todos y cada uno de los ponentes que participen. Una copia de ésta será remitida a cada ponente.
El adjudicatario facilitará para cada uno de los asistentes, material de librería, tipo bolígrafo, libreta, y expedirá certificados y diplomas (con formato a definir). Todo el material deberá ser editado y producido en xxxxxxx y castellano.
Los servicios contarán con traducción simultánea en el caso de haber ponentes que no hablen castellano.
En caso de aceptación de la oferta, Ecoembes entregará a la empresa designada la documentación y formación que considere necesaria para el completo desarrollo de los trabajos solicitados.
5. CRITERIOS DE ADMISIÓN
Las empresas ofertantes deberán indicar de forma expresa en su oferta los siguientes compromisos:
Tener capacidad de respuesta de una semana.
Garantizar disponibilidad de recursos asociados a aumentos puntuales de trabajo.
Dotar a los equipos con todos los medios materiales solicitados por Ecoembes.
Garantizar la prestación del servicio con la calidad máxima.
Aportar y mantener toda la documentación de Prevención de Riesgos Laborales.
Confidencialidad de todas las visitas y documentación a la que tendrá acceso con el desarrollo de estos trabajos.
6. PLAZO DE EJECUCIÓN
6.1 Duración del contrato
La duración del contrato será desde la firma hasta el 31 de diciembre de 2017, a lo largo del cual el adjudicatario deberá desarrollar los trabajos encargados por Ecoembes.
6.2 Rescisión del contrato
El contrato se resolverá por las siguientes causas:
1. Por mutuo acuerdo de las partes.
2. Por incumplimiento grave de las obligaciones asumidas y derivadas del presente Pliego.
3. Por cualquier otra causa prevista en el marco normativo vigente.
7. RECURSOS
Todas las ofertas incluirán, desglosados por categorías, los recursos humanos así como los medios asignados para la realización de los trabajos.
Deberá indicarse la titulación, oficio, grado o capacitación profesional del personal asignado a los servicios objeto de este pliego. La empresa adjudicataria deberá contar con personal con experiencia acreditada en organización de eventos. Además deberá garantizar:
- Capacidad de respuesta y organización para acometer el objeto xxx xxxxxx en las fechas indicadas.
- Experiencia mínima de 5 años en organización de eventos de estas características.
La empresa cuya oferta sea aceptada, deberá aportar a Ecoembes, antes del inicio de la prestación de los servicios, la documentación que se detalla a continuación:
- Listado del personal asignado a los trabajos objeto de la oferta, incluyendo el currículum vítae.
- Copia de la evaluación de riesgos a los que están expuestos los empleados que vayan a desarrollar los trabajos, debidamente sellada por el responsable de prevención.
En cada nueva incorporación de personal deberán aportar la documentación referida anteriormente.
8. PROPUESTA ECONÓMICA
El presupuesto deberá contener el coste de la acción a realizar, contemplando los costes de personal, los desplazamientos, el material de papelería, los costes de material gráfico, alquileres, los catering de los descansos de todos los asistentes, un detalle de temática de economía circular para los ponentes, el alquiler de una sala, así como cualquier otro coste derivado de la actividad.
Se especificará el precio según lo recogido en epígrafe de Criterios de Valoración de Ofertas, Todo ello, tal y como aparece en las plantillas del Anexo II1.
1
El importe máximo para los trabajos será de 100.000 €.
9. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS
Las ofertas se valorarán hasta un máximo de 100 puntos, de acuerdo con lo que se expone a continuación:
- Condiciones económicas (55 %).
El presupuesto se presentará conforme las plantillas establecidas para ello en el Anexo II.
El método de cálculo será el de tanto alzado; ponderando sobre 55 puntos. Siendo:
OEMB: Oferta económica más baja OEX: Oferta económica de la empresa X
Vx: Valoración de la oferta de la empresa X, cuyo resultado es:
Vx = 55 * (OEMB/OEX)
- Propuesta de ponentes: Experiencia certificada y relevancia pública de los ponentes propuestos, así como motivación de su inclusión (9 %).
- Compromiso de participación de los ponentes propuestos (6 %).
- Experiencia previa acreditada en celebración de congresos y eventos (5 %)
- Cantidad de recursos asignados y cualificación (5 %)
- Página web, contenido, multimedia, campaña de dinamización y visualización (5 %)
- Actividades paralelas y abiertas al Congreso (10%)
- Otras mejoras (5 %).
Ecoembes se reserva el derecho a dejar desierto el concurso.
La no utilización de estas plantillas supondrá la no consideración por parte de Ecoembes de la oferta presentada.
10. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
La facturación se realizará según:
30 % a la firma del contrato.
70 % a la conclusión de los trabajos.
Con carácter general, la forma de pago será a través de transferencia bancaria, existiendo la posibilidad de pago a través de “confirming”, de acuerdo con las entidades financieras establecidas por Ecoembes.
11. CONTROL Y SEGUIMIENTO
El seguimiento de la prestación de los servicios quedará bajo la supervisión de Ecoembes.
Para la consecución de sus objetivos, Ecoembes considera fundamental la prestación de los servicios con la máxima calidad. A tal efecto, Xxxxxxxx podrá proponer la celebración de reuniones periódicas con la empresa en la que se analizará el desarrollo de los trabajos.
Ecoembes podrá establecer el control e inspección de las acciones objeto del presente pliego por medios propios o externos.
De no existir causa justificada y aceptada por Ecoembes será imprescindible cumplir con los plazos establecidos.
12. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
La empresa cuya oferta sea aceptada, deberá aportar a Ecoembes, antes del inicio de la prestación de los servicios, la documentación que se detalla en el Anexo III.
En cada nueva incorporación de personal deberán aportar la documentación indicada. Asimismo, deberá ser actualizada en caso de que se produzca cualquier modificación. Los operarios que realicen los trabajos llevarán siempre copia de dicha documentación.
13. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS
El plazo para la presentación de ofertas finalizará el día 19 xx xxxxxx de 2017 (incluido), a las 14:00 horas, debiendo presentarse en el Registro de Ecoembes en sobre cerrado, a la atención de Xxxxx xx Xxxxx Xxxxx-Ulla de la Dirección de Gestión Local y Autonómica en Ecoembes, Xxxxx xx xx Xxxxxxxxxx 00-00 Xxxxxx 00 XX 00000 Xxxxxx, con la advertencia de “No abrir”. El sobre irá identificado con la leyenda “Oferta para Pliego de Prescripciones Técnicas para la Realización Servicio de Organización de un Congreso de Economía Circular de Galicia”.
La oferta deberá presentarse en papel y en formato electrónico.
14. CONFIDENCIALIDAD
La empresa adjudicataria se comprometerá a garantizar la confidencialidad de toda la información obtenida durante el desarrollo de la prestación de los servicios.
Para la prestación de los servicios objeto del presente contrato, la empresa adjudicataria tendrá acceso a datos de carácter personal relativos a contactos incluidos en un fichero responsabilidad de Ecoembes.
A los efectos de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, la empresa adjudicataria garantizará que, en su condición de encargado del tratamiento de los citados datos por cuenta de Ecoembes, tratará los datos respetando las instrucciones de esta última y se comprometerá a no aplicarlos para fines distintos a los previstos en el contrato y a no comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a terceras personas.
La empresa adjudicataria deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas que sean necesarias conforme a la legislación vigente para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal objeto de tratamiento y evitar su alteración, pérdida o acceso no autorizado.
15. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL
La totalidad de los trabajos que se deriven del presente contrato quedará en propiedad de Ecoembes, quien podrá dar la difusión que considere oportuna a los mismos no pudiendo ser reproducidos o utilizados total o parcialmente sin el expreso consentimiento de la misma.
El diseño de las aplicaciones y la información e informes utilizados en el marco de este estudio, son propiedad intelectual de Xxxxxxxx, de forma que la empresa ofertante no podrá transmitirla a terceros sin la autorización de Ecoembes.
En todo documento que no sea de uso interno de Ecoembes, se respetará siempre la mención de los autores del trabajo.
CONGRESO DESARROLLO ECONOMIA CIRCULAR
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ANEXO I: METODOLOGÍA
1. - Metodología
El Congreso es de ámbito nacional y tendrá una duración máxima de 2 días, distribuidos en una jornada completa de mañana y tarde, y una segunda jornada que remataría al mediodía. Preferentemente la inauguración del mismo será un viernes del mes señalado, clausurándose en consecuencia un sábado.
Para el desarrollo y la ejecución del congreso se utilizará en xxxxxxx como lengua principal aunque en función de la procedencia de los ponentes y del público, podrá usarse el castellano, el inglés, o de ser el caso, algún otro idioma.
Una vez acordadas las fechas, si por necesidades de protocolo o de fuerza mayor, fuese necesario modificarlas, se notificarán a la empresa adjudicataria las nuevas.
El Congreso se dará a conocer entre los profesionales relacionados con el reciclaje, la sostenibilidad y la economía circular, tanto de la Comunidad Gallega como de otras Comunidades Autónomas, así como la población en general.
El Congreso deberá contar con dos ámbitos de actuación para poder llegar al mayor número posible de personas: un ámbito sectorial en el que participarán actores representativos de las líneas estratégicas a desarrollar, interesados en el reciclaje, la sostenibilidad y el economía circular (responsables de departamentos de sostenibilidad de grandes empresas y PYMES, representantes de administraciones públicas con proyectos innovadores en la materia, etc.) y otro ámbito en el que participe la población en general, con especial atención a los consumidores, organizaciones sin ánimo de lucro y a los centros de enseñanza.
Consecuentemente, deberán coordinarse dos líneas de comunicación específicas para cada uno de los ámbitos mencionados en el párrafo anterior. Para el ámbito sectorial, como mínimo, deberán especificarse los ponentes y el contenido de sus intervenciones, casos prácticos, etc. Para el resto, se prestará especial atención a los centros educativos poniendo de relevancia el conjunto de actividades paralelas del congreso, talleres, etc. Estas comunicaciones deberán realizarse con la antelación suficiente para que puedan ser incluidas en las agendas de salidas escolares, etc.
A las jornadas técnicas del Congreso, y adicionalmente a los congresistas, podrá asistir población en general hasta completar el aforo.
La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de la organización y desarrollo del I CONGRESO DE ECONOMÍA CIRCULAR EN GALICIA, (en adelante congreso) distinguiéndose las siguientes actuaciones:
2. Secretaría Técnica
Se creará una secretaría técnica del Congreso que asumirá las funciones básicas de este puesto y tendrá los siguientes cometidos:
Adaptación y aplicación a los distintos soportes previstos para el congreso que deberán ajustarse a las especificaciones que Ecoembes, en coordinación con la Xunta de Galicia, haya establecido al respecto.
Elaboración y ejecución del plan de comunicación y relaciones públicas del Congreso, calendarizado y en coordinación con la Ecoembes y la Xunta de Galicia. De igual modo, todas las actividades relacionadas con medios de comunicación deberán ser supervisadas, con la antelación suficiente, para ser aprobadas por Ecoembes, tras la previa conformidad del gabinete de prensa de la Consellería de medio ambiente y ordenación del territorio de la Xunta de Galicia. Este plan contemplará, como mínimo:
A) Difusión del Congreso de cara a facilitar la inscripción de interesados. Se enviará información directa y completa sobre el Congreso y los medios de inscripción en el mismo a los organismos públicos (ayuntamientos, comunidades autónomas, organismos de la Administración Central del Estado) y privados relacionados con el ámbito público, privado, empresarial, así como universidades, colegios profesionales y asociaciones y entidades especializadas que trabajen o estén relacionadas con dicho ámbito. A tal fin la empresa adjudicataria elaborará un directorio que será supervisado por Ecoembes. Incluirá envío vía correo electrónico de información sobre el Congreso, avance de programa y carta de acompañamiento con información para la realización de inscripciones y “mailing” del evento con programa definitivo. Incluirá manipulado,
etiquetado y franqueo. Además, se diseñará una estrategia de publicidad indirecta para reforzar la difusión y repercusión del Congreso en la ciudad de A Coruña.
B) Para obtener una mayor repercusión del Congreso, se implementarán estrategias de “Post-Congreso On Line” que permitan que los contenidos del mismo tengan una mayor visibilidad sin limitaciones de fechas y distancias, apoyándose en el marketing de contenidos a través de la web del congreso. De este modo se alargarán en el tiempo, los temas, ideas, conclusiones, etc. extraídas del evento.
C) Gabinete de prensa, en coordinación con Ecoembes y con la Xunta de Galicia, que se encargará de:
1. Remisión de información a los medios de comunicación.
2. Convocatoria diaria a los medios de comunicación para información del evento.
3. Organización xx xxxxxx de prensa para los ponentes y autoridades.
4. Comunicaciones protocolarias con organismos y entidades relacionadas con el Congreso.
5. Diseño, creación, contenido, actualización y mantenimiento de la página web del Congreso, en xxxxxxx, castellano e inglés, según las indicaciones de Ecoembes en coordinación con la Xunta de Galicia. La misma debe contemplar la gestión de inscripciones, blog, así como el alojamiento para la transmisión on-line del Congreso y posteriormente de las ponencias del mismo. Diseño de un banner con la imagen del Congreso para otras webs.
6. Creación, mantenimiento y actualización de redes sociales.
7. Diseño del logo e imagen del Congreso.
8. Coordinación del programa de actividades.
9. Creación de una cuenta de Twitter, dinamizada con diferentes hashtags que permanecerán activas tras la finalización del Congreso y formarán parte de la estrategia “post-Congreso on line”.
10. Envío de saludas e invitaciones a autoridades para asistencia a los actos de inauguración y clausura, confirmación de asistencia y reserva de asientos.
11. Coordinación de acciones y control del funcionamiento correcto de todos los servicios e instalaciones.
12. Control de asistencia a las sesiones técnicas y entrega de acreditación.
13. Organización de los actos de inauguración y clausura.
14. Coordinación del Congreso abierto y del Congreso on-line.
15. Reportaje fotográfico profesional que cubra todos los actos del Congreso y posterior remisión de las fotografías, realizadas en formato digital, a Ecoembes .
D) Adquisición de detalles para ponentes y participantes.
Finalizado el Congreso la empresa adjudicataria elaborará y entregará a Ecoembes una memoria final en seis ejemplares debidamente encuadernados y editados en xxxxxxx y castellano, con el siguiente contenido mínimo:
1. Relación detallada de cada una de las actividades realizadas para la organización del Congreso.
2. Resumen de todos los eventos.
3. Elaboración de tablas de asistencia.
4. Informe de evaluación y satisfacción de los asistentes.
5. Análisis y evaluación de los resultados.
6. Informe final de conclusiones del Congreso.
7. Balance económico del Congreso.
3. – Jornadas Técnicas del Congreso
3.1.- Previas al Congreso
Aplicación a los distintos soportes previstos para el Congreso de la imagen del el I CONGRESO DE ECONOMÍA CIRCULAR EN GALICIA, que deberá ajustarse a las especificaciones que Ecoembes, en coordinación con la Xunta de Galicia, establezca.
Coordinación con las personas de la Dirección General de Calidad Ambiental y Cambio Climático y Ecoembes, responsables de la organización del Congreso.
Contratación de los ponentes. Para ello, la empresa adjudicataria deberá proporcionar a Ecoembes una relación orientativa y optativa de ponentes, que deberán ser aprobados conjuntamente con la Xunta de Galicia. El programa de ponencias, mesas redondas, talleres,
etc., se cerrará con antelación suficiente. Los ponentes seleccionados deberán contar con el suficiente tirón mediático para incentivar la asistencia y participación de las diferentes entidades, empresas, organismos públicos y ciudadanía en general, durante las jornadas de duración del Congreso.
La reserva y los gastos de alojamiento en hotel de 4 estrellas (durante su estancia en A Coruña con motivo del Congreso, para los ponentes), hasta un máximo de 2 noches. Manutención en restaurante acorde a la categoría del hotel. Desplazamientos desde su lugar de procedencia y posterior regreso de las citadas personas. La empresa adjudicataria organizará además los traslados desde su lugar de origen hasta el hotel seleccionado, con independencia del medio de locomoción elegido.
4. Oficina del Congreso.
Que desarrollará, al menos, las siguientes funciones:
Recepción y organización de las inscripciones de los participantes en el Congreso, que podrán realizarse, entre otros medios, a través de la web del Congreso.
Control y registro de los congresistas, a la llegada, así como control de asistencia a las jornadas técnicas.
Control de las comunicaciones. Supervisión de la información enviada y aseguramiento de la comunicación con interlocutores definidos de común acuerdo con la Xunta de Galicia y Ecoembes.
Comprobación del buen funcionamiento del equipo de megafonía, micrófonos, luces, soportes informáticos y cuantos otros intervengan en el necesario y correcto desarrollo del Congreso.
Coordinación general del Congreso, con el fin de garantizar el buen funcionamiento de las actuaciones, facilitando la mayor información a los responsables de la Xunta de Galicia y Ecoembes.
Dinamización del Congreso abierto que empezará 3 semanas antes al presencial desde la página web del congreso que dispondrá de sus foros, blogs, etc. Además, se diseñarán e implementarán estrategias de difusión tanto directa como indirecta con el objeto de aumentar
el contacto con los potenciales asistentes al Congreso. Podrán realizarse acuerdos de colaboración entre la empresa adjudicataria y otras del ámbito provincial para potenciar las estrategias de publicidad.
Coordinación y gestión del Congreso on-line.
La gestión y realización de un Networking entre los participantes en el Congreso.
4.1.- Durante la celebración del Congreso
Señalizaciones del acceso al Congreso, (en xxxxxxx, español e inglés) y punto de información en el recinto donde se celebre.
Servicio de personal auxiliar, en número mínimo de 5 personas/día, durante todo el tiempo de duración del evento. El punto de información deberá contar con la presencia permanente de una persona como mínimo, que deberá ser reforzado en los momentos de mayor afluencia, principalmente en la acreditación de asistentes.
Colaboración con el Gabinete de prensa de la Xunta de Galicia y Ecoembes, para las relaciones con los medios de comunicación.
Atención, recepción y registro de los asistentes.
Colocación y/o comprobación, en coordinación con el recinto donde se celebre el congreso, del buen funcionamiento del equipo de megafonía, micrófonos, luces, vídeos, cañones, ordenadores y cuantos otros elementos intervengan en el necesario y correcto desarrollo de los actos.
Contratación de intérprete x xxxxxxxxxx y xxxxxxx en aquellas conferencias que pueda haber en otras lenguas diferentes, que así lo requieran y coordinación del buen funcionamiento de este servicio.
Diseño, producción, montaje y desmontaje del fondo de escenario, con su estructura correspondiente, faldones para mesas de ponentes, y recepción con la imagen del Congreso, previo visto bueno de Ecoembes y la Xunta de Galicia.
Tras cada una de las sesiones, se recogerán los materiales y se dispondrá el orden necesario para la siguiente sesión.
Entrega al finalizar el Congreso de los certificados acreditativos de asistencia bien en papel o en formato digital. A estos efectos la empresa adjudicataria realizará el oportuno control de asistencia al mismo.
Garantizar la accesibilidad y participación en el Congreso y en la web de las personas que tengan algún tipo de discapacidad.
Realización de la evaluación del Congreso por parte de asistentes y ponentes.
4.2.- Tras la celebración del Congreso
Alojamiento de todas las grabaciones del Congreso, previa supervisión de la Ecoembes, en la página web indicada por la misma.
Remisión a Ecoembes de la relación de inscripciones y asistentes. Entrega de detalle a los ponentes, una vez realizada la intervención.
Remisión a Ecoembes, de forma escrita y en formato electrónico, de la trascripción de las ponencias y conclusiones, antes del día 31 de diciembre de 2017.
5. Otras actuaciones a realizar
Para la realización de todas las actuaciones indicadas en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, la empresa adjudicataria deberá tener en cuenta las normas protocolarias que un evento de estas características requiere.
El personal auxiliar (azafatas/os) deberá ir debidamente vestido con uniforme específico para el Congreso sin ningún tipo de anagrama, logotipo o distintivo que haga referencia a empresa o entidad privada.
Se aplicarán a los distintos soportes previstos para el Congreso su imagen corporativa y la de cuantos otros distintivos gráficos de otras entidades, organismos y empresas se indiquen desde la Xunta de Galicia y Ecoembes. Todo ello deberá ajustarse a las especificaciones que se establezcan al respecto.
Con el objetivo de continuar profundizando en el conocimiento de los hábitos medioambientales saludables y en los conceptos de la economía circular, aprovechando el marco exterior que pueda ofrecer el emplazamiento del Congreso, se organizarán eventos, talleres, exposiciones, para que los vecinos de la ciudad puedan disfrutar y aprender activamente. A modo de ejemplo y en la medida de lo posible, deberán usarse materiales reciclados para la realización de estas actividades.
Deberá planificarse una conferencia, a realizar por un personaje de notoriedad mediática, sobre sostenibilidad ambiental.
Asimismo, podrán proyectarse en el exterior documentales u otros materiales relacionados con la temática del Congreso.
Corresponderá a la empresa adjudicataria la elaboración e instalación de las oportunas identificaciones personalizadas, en concepto de reservado, en cada uno de los actos que se requieran.
6. Papelería
La empresa adjudicataria deberá elaborar aquella documentación que considere oportuna usando herramientas digitales (códigos QR, etc.), con el objeto de minimizar el uso de papel. Como ejemplo, podría elaborar:
1. Dípticos con programas cerrados, con la información sobre las ponencias y desarrollo del Congreso, apartado de inscripción, imagen del Congreso y contenido del mismo. La distribución de los mismos se realizará por parte de la empresa adjudicataria. A estos efectos, Ecoembes facilitará a la empresa adjudicataria con el tiempo suficiente, las direcciones de las personas y entidades destinatarias.
2. Un número suficiente de sobres para los programas para cubrir las necesidades durante el transcurso del evento
3. Tarjetas identificativas de las personas asistentes
4. Número suficiente de diplomas acreditativos de asistencia con la imagen del Congreso, que deberán ser cumplimentados con los datos de los congresistas, una vez constatada la asistencia al mismo.
5. Número suficiente de programas de mano, bolígrafos y cuadernos de notas para su entrega a los asistentes.
7. Documentación
Toda la documentación generada por el adjudicatario será propiedad de Ecoembes, reservándose el derecho de utilización, publicación, y divulgación, en todo o en parte de su contenido cuando lo estime conveniente.
ANEXO II: PLANTILLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA
XXXXXXXXXX XX XXXXXX
Se deberá presentar la siguiente tabla resumen de la oferta económica cumplimentada:
Descripcion | Precio (€) s/IVA* | Precio (€) c/IVA* |
Total ofertado |
ANEXO III: PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
Las empresas cuya oferta sea aceptada deberán respetar en todo momento la legislación vigente en materia de Prevención de Riesgos Laborales, así como toda la normativa legal y reglamentaria complementaria en vigor.
Asimismo deberán disponer de un sistema de coordinación de actividades empresariales para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 24 de la Ley de PRL y el RD 171/2004.
La empresa cuya oferta sea aceptada, deberá aportar a Ecoembes, antes del inicio de la prestación de los servicios, la siguiente documentación:
- Acta o documento de coordinación cumplimentado y firmado (será facilitado por Ecoembes tras la adjudicación de los trabajos).
- Listado del personal asignado a los trabajos objeto de la oferta.
- Certificados de Altas en la Seguridad Social de los trabajadores.
- RLC (incluyendo justificante de pago) y RNT de todos los trabajadores asignados a los servicios contratados. Estos documentos han de ser facilitados mensualmente.
- Certificado de estar al corriente del pago de la Seguridad Social. Este certificado se renovará mensualmente.
- Justificante de pago del Seguro de Responsabilidad Civil en vigor.
- Documentación que acredite que han realizado, para los servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. Para ello deberán de aportar el documento de Evaluación de Xxxxxxx a los que están expuestos los empleados que vayan a desarrollar los trabajos objeto de la oferta y el documento de Planificación de la Actividad Preventiva resultante de dicha evaluación. En ambos documentos deberá de constar la fecha así como la firma del técnico y el sello de la entidad que ha elaborado los documentos.
- Información de los riesgos específicos de las actividades a desarrollar, que puedan afectar a la seguridad y salud del resto de trabajadores de las plantas, en especial de aquellos riesgos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias derivadas de la concurrencia de actividades, y las medidas de prevención que corresponde adoptar en relación a dichos riesgos.
- En su defecto, declaración de no generación de riesgos a terceros.
- Documentación que acredita que el personal que va a realizar los trabajos objeto de la oferta está informado de los riesgos que puedan afectar a las actividades que van a realizar y de las medidas preventivas que deben adoptar.
- Documentación que acredite que cada uno de los trabajadores que van a realizar los trabajos ha recibido toda la información necesaria en relación con los riesgos para la
seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la empresa en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función, las medidas y actividades de protección y prevención aplicables a dichos riesgos y las medidas de emergencia adoptadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
- Documentación que acredita que el personal que va a realizar los trabajos ha sido informado de los riesgos laborales propios del centro de trabajo donde van a realizar los trabajos y de los riesgos específicos de las actividades que se desarrollan en los mismos, así como las medidas de prevención a adoptar en relación con los citados riesgos y las medidas de emergencia a aplicar en el centro de trabajo donde van a desarrollar su actividad. La información necesaria para dar cumplimiento a este apartado será facilitada por los responsables del centro de trabajo, de manera directa o a través de Ecoembalajes España, S.A.
- Documentación que acredita que cada uno de los trabajadores que van a realizar los trabajos dispone de formación suficiente, en materia preventiva, centrada específicamente en su puesto de trabajo o función (según artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
- Documentación que acredita que cada uno de los trabajadores que van a realizar los trabajos dispone los equipos de protección individual necesarios para el desempeño de sus funciones en condiciones de seguridad y salud y conoce las instrucciones de uso y mantenimiento de los mismos (si procede).
- Certificado de aptitud médica del estado de salud del personal que vaya a realizar los trabajos. El examen de salud deberá de ser específico y acorde a la actividad a desarrollar.
- Para cada trabajador, será necesario que se indique su titulación, oficio, grado o capacitación profesional, indicando la fecha de emisión de esta información para su actualización.
- Registro que evidencie que, a cada uno de los trabajadores, se les ha impartido formación en los trabajos objeto de este pliego, con arreglo a lo establecido en el plan de formación interno (si procede).
- Acreditación del modelo de Organización de la Prevención.
- Copia del contrato con Servicio de Prevención Ajeno (en caso de que no se disponga de Servicio de Prevención Propio, o cuando se trate de una disciplina preventiva no asumida por el Servicio de Prevención Propio).
- Justificante de pago al Servicio de Prevención Ajeno o certificación del Servicio de Prevención Ajeno que el contrato está actualmente en vigor.
- Identificación (Razón social y teléfono) de la Entidad Gestora o Mutua con la que tenga concertadas las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Datos del interlocutor designado para la coordinación de actividades empresariales (nombre y apellidos, teléfono y correo electrónico).
Las empresas garantizarán, bajo su responsabilidad, la veracidad e integridad de la información y documentación facilitada a Ecoembalajes España, S.A., comprometiéndose a notificar a Ecoembalajes España, S.A. las variaciones que pudieran producirse en la misma.
Las empresas disponen de un plazo máximo de cuatro semanas, desde la resolución de la adjudicación por parte de Ecoembes, para aportar la documentación solicitada. En caso de no presentar dicha información Ecoembes podrá resolver el contrato.
De acuerdo con lo establecido en los artículos 5 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la empresa adjudicataria deberá comunicar a sus trabajadores y otros colaboradores la cesión efectuada a Ecoembalajes España, S.A. de aquellos datos personales, en particular aquellos que pudieran tener relación con su aptitud laboral, formación e información, con la finalidad de cumplir con las obligaciones legales impuestas por la Ley 31/1995 de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
Además, durante el desarrollo de los trabajos las empresas informarán a Ecoembes:
- De cualquier cambio que se produzca que sea relevante en materia de prevención (p.e incorporación de nuevos trabajadores,…). Es estos casos aportará la documentación adicional correspondiente.
- De los accidentes de trabajo que considera que hubieran podido afectar a la salud o seguridad de los trabajadores de las empresas presentes en los centros donde se desarrolle la actividad.
- De inmediato, de cualquier situación de emergencia que pueda afectar a la seguridad y salud de los trabajadores de las empresas presentes en los centros donde se desarrolle la actividad, adoptando las medidas y empleando los medios que para ello se tengan establecidos en este tipo de situaciones.
- Del intercambio de información que se realice con los titulares de los centros ajenos donde se van a desarrollar los trabajos, para establecer los medios de coordinación y canalizar el deber de cooperación dando cumplimiento a lo establecido en el Real Decreto 171/2004.
En relación a la actividad y/o servicio contratado, y en caso de subcontratar esta actividad con otras empresas, la empresa cuya oferta sea aceptada (empresa principal):
- Vigilará el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas subcontratadas.
- Llevará a cabo la coordinación de actividades empresariales cumpliendo con en el artículo 24 de la Ley 31/1995 de PRL y el RD 171/2004.
- Recabará de las empresas subcontratadas la misma información que en materia de coordinación de actividades solicita Ecoembalajes España, S.A. a las empresas cuya oferta sea aceptada.
- Garantizará que, con carácter previo a la realización de los trabajos, dispondrá de dicha documentación facilitada por las empresas subcontratadas.
- Trasladará a la empresa subcontratada toda la información preceptiva que, en materia de coordinación de actividades empresariales, aporte Ecoembalajes España, S.A. y las empresas titulares de los centros donde se va a desarrollar la actividad.
- Informará a Ecoembalajes España, S.A. de cualquiera de los supuestos contemplados en los apartados 20 al 23.
La empresa adjudicataria, junto con los empresarios concurrentes en el centro donde se van a realizar los trabajos y Ecoembes, establecerán los medios de coordinación que resulten necesarios para la Prevención de Riesgos Laborales.
Ecoembes no es titular ni gestor de las instalaciones en las que se desarrollan los trabajos, por lo que no se le podrán atribuir responsabilidades ante eventuales perjuicios.
Ecoembes no establecerá ninguna relación contractual con el personal asignado para la prestación del servicio.