Contract

CONTRATACIÓN DIRECTA CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
CÓDIGO	GCOP-P-010	VERSIÓN	005	FECHA	17/12/2020
OBJETIVO	Definir y establecer el procedimiento interno de la Agencia Nacional de Infraestructura para el trámite de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
ALCANCE	El procedimiento inicia con la inclusión de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones, continúa con el proceso de contratación de conformidad con lo establecido en éste y termina con la suscripción del contrato, la aprobación de la garantía si ésta se pactó, afiliación a la ARL (si aplica), expedición del Registro Presupuestal (si aplica), la suscripción del acta de inicio y la entrega del expediente para su correspondiente custodia y archivo.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO	Coordinador GIT Contratación

Inicio Actividad
Decisión Conector de página A Conector de actividad 1 Fin

VICEPRESIDENCIA U OFICINA ANI			VICEPRESIDENCIA JURÍDICA		VAF	VGC / VEJECUTIVA	CARGO O RESPONSABLE	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	CONTROLES (En las actividades que aplique)	REGISTROS
	CONTRATISTA	SUPERVISOR	GIT CONTRATACIÓN	GIT TALENTO HUMANO	GIT ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA	GERENTE FINANCIERO
								Inicio
							Funcionario o Contratista enlace	Verificar que la contratación que se pretende adelantar se encuentre incluida en el Plan Anual Anual de Adquisiciones.		Plan Anual de Adquisiciones aprobado por la Entidad
	SI	NO						¿Es necesario incluir la contratación, en el PAA, porque la misma no está incluida?
							Ordenador del Gasto	Solicitar la inclusión de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones al GIT de Contratación.		Correo electrónico o comunicación de solicitud de modificación del Plan Anual de Adquisiciones
							Contratista del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Incluir la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones.		Plan Anual de Adquisiciones actualizado
							Funcionario o Contratista enlace	Elaborar el estudio previo, incluyendo el análisis de sector y demás requisitos establecidos en el formato.		GCPO-F-022 Estudio previo Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión de la Entidad.
							Ordenador del Gasto	Revisión y suscripción del estudio previo.		GCPO-F-022 Estudio previo Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión de la Entidad.
							Ordenador del Gasto	Solicitar a la Coordinación del GIT xx Xxxxxxx Humano la certificación de inexistencia/insuficiencia de personal		GETH-F-071 Solicitud certificado de insuficiencia o inexistencia de personal
							Coordinador GIT xx Xxxxxxx Humano	Expedir el certificado de inexistencia/insuficiencia de personal, según el formato denominado "Certificación de insuficiencia o inexistencia de personal" (GETH-F-033 )		GETH-F-033 Certificación de insuficiencia o inexistencia de personal
			NO		SI			¿El contrato se financia total o parcialmente con cargo a los recursos de la Agencia?
							Ordenador del Gasto	Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal y hacer la gestión para contar con la autorización de vigencias futuras expedida por la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuando el plazo de ejecución supere la vigencia fiscal respectiva.	Tener en cuenta lo establecido en el procedimiento GADF-P-010 Gestión Presupuestal	GADF-F-001 Formato- Solicitud de CDP
1							Experto G3-6 de presupuesto	Expedir y firmar el certificado de disponibilidad presupuestal		CDP Firmado
							Funcionario o Contratista enlace	Solicitar el certificado xx xxxxxxx externas cuando el contrato se financia total o parcialmente con cargo a estas fuentes externas al GIT Financiero de Gestión Contractual o Ejecutiva encargada del proyecto que respalda la contratación.	Tener en cuenta lo establecido en el procedimiento GADF-P-010 Gestión Presupuestal	Memorando o Correo Electrónico
							Gerente Financiero	Expedir el certificado mediante memorando xx xxxxxxx externas por parte del GIT Financiero de Gestión Contractual o Ejecutiva encargada del proyecto que respalda la contratación.		Memorando
1							Funcionario o Contratista enlace	Solicitar a la persona natural o jurídica, según corresponda, los documentos que se encuentran enunciados en la "solicitud de inicio de proceso de modalidad directa para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (GCOP-F-039)"	GCOP-F-039 Solicitud de inicio de proceso de modalidad directa para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Si se trata de persona jurídica, indicarle que debe diligenciar el formato de Hoja de Vida de la Función Pública (DAFP)	Correo electrónico
SI A		NO						¿La persona natural cuenta con usuario registrado en el SIGEP?
							Funcionario o Contratista enlace	Solicitar mediante correo electrónico al Coordinador del GIT Contratación la creación de usuario.		Correo electrónico
A							Profesional o persona designada por el Coordinador del GIT Contratación	Crear usuario en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP		Correo electrónico

VICEPRESIDENCIA U OFICINA ANI			VICEPRESIDENCIA JURÍDICA	VAF		VGC / VEJECUTIVA	CARGO O RESPONSABLE	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	CONTROLES (En las actividades que aplique)	REGISTROS
	CONTRATISTA	SUPERVISOR	GIT CONTRATACIÓN	GIT TALENTO HUMANO	GIT ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA	GERENTE FINANCIERO
			A SI NO					¿La persona natural cuenta con la actualización de su hoja de vida en el SIGEP?
							Funcionario o Contratista enlace	Solicitar a la persona que actualice su hoja de vida en el SIGEP		Correo electrónico
							Funcionario o Contratista enlace	Solicitar mediante correo electrónico al Coordinador del GIT Contratación la revisión y aprobación de la actualización de la hoja de vida en el SIGEP		Correo electrónico
							Profesional o persona	Revisar la hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP, teniendo en cuenta que la información personal, académica y de experiencia coincidan con los soportes adjuntos en dicha plataforma.
							designada por el Coordinador
							del GIT Contratación
							Coordinador del GIT de
							Contratación
			SI NO					¿La información es correcta y coincide?
							Profesional o persona
							designada por el Coordinador	Informar a través de correo electrónico a la
							del GIT Contratación	Vicepresidencia interesada en la		Correo Electrónico
							Coordinador del GIT de	contratación para su ajuste.
							Contratación
							Profesional o persona	Solicitar al Coordinador del GIT de Contratación la aprobación de la hoja de vida del SIGEP.
							designada por el Coordinador del GIT			Hoja de vida SIGEP firmada
							Contratación
							Funcionario o Contratista enlace	Revisar que la persona natural o jurídica cumpla con el perfil exigido para la contratación, así como con los requisitos y documentos exigidos en la "Solicitud de inicio de proceso de modalidad directa para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (GCOP-F-039)"
SI NO								¿La persona natural o jurídica cumple con todos los requisitos?
							Funcionario o Contratista enlace	Hacer los ajustes que correspondan, si es del caso, solicitar a otra persona natural o jurídica la documentación requerida para la suscripción del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
							Ordenador del Gasto	Expedir el certificado de idoneidad, según el formato correspondiente.		Verificación de requisitos de idoneidad, experiencia y capacidad del contratista (GCOP-F-023)
							Funcionario o Contratista enlace	Revisar que tanto el contratista, como el o los supervisores, y el o los ordenadores del gasto, esten inscritos en la plataforma de Secop II.	Esto es necesario, ya que deben encontrarse registrados en Secop II, de conformidad con los lineamientos de Colombia Compra Eficiente publicados en la página web de la citada entidad.
							Funcionario o Contratista enlace	Radicar en el Grupo Interno de Trabajo de Contratación la "Solicitud de inicio de proceso de modalidad directa para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (GCOP-F-039)" con los anexos respectivos.		Solicitud de inicio de proceso de modalidad directa para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (GCOP-F-039)" con los anexos respectivos.
							Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Revisar los aspectos jurídicos del estudio previo y anexos enviados por parte de la Vicepresidencia que solicita la contratación; hacer la consulta en las páginas web respectivas de los antecedentes de la Procuraduría General de la Nación (persona natural y/o jurídica), de los antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República (persona natural y/o jurídica), de los antecedentes de la Policía Nacional de Colombia (persona natural), del Registro Nacional de Medidas Correctivas (RNMC) de la Policía Nacional (persona natural) y las demás que determinen las disposiciones aplicables, si a ello hay lugar, y dejar las constancias de las citadas consultas.
			NO
			2
			SI					¿Se requieren ajustes o solicitar
								información pendiente?
			B

VICEPRESIDENCIA U OFICINA ANI			VICEPRESIDENCIA JURÍDICA	VAF		VGC / VEJECUTIVA	CARGO O RESPONSABLE	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	CONTROLES (En las actividades que aplique)	REGISTROS
	CONTRATISTA	SUPERVISOR	GIT CONTRATACIÓN	GIT TALENTO HUMANO	GIT ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA	GERENTE FINANCIERO
			X				Xxxxxxx líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Solicitar a la Vicepresidencia interesada en la contratación, los ajustes o información pendiente vía correo electrónico; si es necesario se realizan mesas de trabajo entre el área solicitante y el abogado líder del proceso de contratación, para coordinar los ajustes e información requerida.		Correo Electronico
			SI NO					¿Se allegaron los documentos requeridos y se hicieron los ajustes dentro del plazo establecido por el abogado líder?
							Xxxxxxx líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Devolver con memorando al área solicitante justificando las razones por las cuales no se puede continuar con la contratación. (FIN)		Expediente del contrato
							Xxxxxxx líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Incluir los documentos que respaldan la contratación en la carpeta física o electrónica del expediente del contrato.		Memorando
			2				Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Elaborar el anexo de condiciones contractuales, con base en la información del estudio previo respectivo y los documentos presentados con la solicitud de contratación.		Anexo de condiciones contractuales
			NO 3 SI					¿El valor del contrato es superior a 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes?
							Vicepresidente del área de origen de la necesidad	Solicitar a la Secretaría Técnica del Comité de Contratación la inclusión del tema en el orden del día para dar a conocer las condiciones del contrato y obtener la respectiva recomendación para la suscripción del mismo.		Correo Electronico
			SI NO					¿El Comité de Contratación recomienda continuar con el proceso?
							Xxxxxxx líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Devolver con memorando al área solicitante justificando las razones por las cuales no se puede continuar con la contratación. (FIN)		Memorando
			3				Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Solicitar número de contrato al Profesional o persona designada por el Coordinador del GIT Contratación o diligenciar la plataforma ANISCOPIO.		Correo Electronico
							Profesional o persona designada por el Coordinador del G.I.T de Contratación ó la plataforma ANISCOPIO.	Asignar el numero de contrato al Abogado líder solicitante ya sea por medio del profesional desginado por el Coordinador del G.I.T de Contratación o el numero asignado por medio de la plataforma ANISCOPIO.		Correo Electronico o diligenciamiento de la plataforma ANISCOPIO.
							Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Crear el proceso en el módulo de Secop II de Contratación Directa que no requiere oferta, de conformidad con la normatividad aplicable y los lineamientos de Colombia Compra Eficiente al respecto y publicar en la citada plataforma transaccional los documentos correspondientes.	Se debe correr el Flujo de Aprobación en la Plataforma Transaccional de Secop II.	Plataforma transaccional SECOP II.
							Revisión jurídica del contrato: Coordinador del GIT de Contratación. Revisión y aprobación del contrato: Ordenador del Gasto, supervisor y contratista.	Revisar y aprobar el contrato en SECOP II		Flujo de aprobaciones Plataforma Transaccional SECOP II.
			SI NO					¿El contrato fue aprobado en su totalidad por los integrantes del flujo?
							Xxxxxxx líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Realizar los ajustes requeridos.
							Contratista Funcionario o Contratista enlace	Adelantar la afiliación a la ARL, la expedición de las garantías correspondientes y el Registro Presupuestal.
			B				Xxxxxxx líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Revisar las garantías expedidas y subidas por el contratista a la plataforma SECOP II.		Plataforma transaccional SECOP II.

VICEPRESIDENCIA U OFICINA ANI	CONTRATISTA	SUPERVISOR	VICEPRESIDENCIA JURÍDICA	VAF		VGC / VEJECUTIVA	CARGO O RESPONSABLE	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	CONTROLES (En las actividades que aplique)	REGISTROS
			GIT CONTRATACIÓN	GIT TALENTO HUMANO	GIT ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA	GERENTE FINANCIERO
			B SI NO					¿Las garantías se encuentran correctas?
							Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Informar al contratista para que realice las modificaciones correspondientes.		Correo electrónico, llamada, presencial o por whatsapp al contratista o enlace.
							Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Enviar para aprobación del Coordinador del GIT de Contratación.	El Coordinador del GIT de Contratación aprueba las garantías mediante la pataforma.	Plataforma transaccional SECOP II.
							Supervisor del contrato	Suscribir el Acta de inicio, previa verificación de los siguientes requisitos: 1. Aprobación de la póliza en SECOP II. 2. Verificación de la afiliación y cobertura de la ARL. 3. Verificación de cargue del Registro Presupuestal en SECOP II (Cuando aplique).	Tener en cuenta que la cobertura de la ARL inicia el día calendario siguiente al de la afiliación.	Formato (GCOP-F-040) Acta de inicio Prestación de Servicios
							Supervisor del contrato	Ingresar fecha de inicio en SECOP II de acuerdo a la fecha establecida en el Acta de Inicio y dar clic en "Iniciar Ejecución".		Plataforma transaccional SECOP II.
							Contratista	Cargar en SECOP II el certificado de afiliación a la ARL.		Plataforma transaccional SECOP II.
							Supervisor del contrato	Cargar en SECOP II el Acta de Inicio	El supervisor deberá entregar el acta de inicio original suscrita por las partes al G.I.T de Contratación, para que repose en el expediente físico.	Plataforma transaccional SECOP II.
							Abogado líder designado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratación	Solicitar la creación del número del expediente de la plataforma Orfeo y entregar la carpeta física al archivo del G.I.T de Contratación en caso de que exista.	Se informa mediante correo electrónico el número del contrato de la carpeta que será entregada al archivo.	Correo Electronico
								Fin

OBSERVACIONES

SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública

Lineamientos generales que aportan y dan claridad al desarrollo del documento.

1. Se propone a las diferentes áreas la utilización de la herramienta Share point para cargar los documentos precontractuales cuando se desee una revisión previa de los mismos por parte del GIT de Contratación.

2. Tener en cuenta que si el valor del contrato es superior a 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá ser sometido a consideración del Comité de Contratación.

CONTROL DE CAMBIOS			NORMATIVIDAD
VERSIÓN	FECHA	DESCRIPCIÓN	Normas Generales: • Constitución Política de Colombia • Ley 734 de 2002 "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único" • Decreto 111 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del presupuesto" • Decreto-Ley 019 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" Decreto 1072 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo" • Entre otras Normas específicas: • Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" y sus decretos reglamentarios vigentes. • Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos", y sus decretos reglamentarios vigentes. • Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública" • Decreto 1737 de 1998 "Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la xxxxxxxx de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos xxx Xxxxxx Público" y las disposiciones que lo modifiquen, sustituyen y/o reglamenten. • Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional" • Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente • Guía para hacer un Proceso de Contratación Directa en el SECOP II • Ley 1562 del 2012 "Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud" • Decreto 723 de 2013 "Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones" • Decreto 1563 de 2016 "Por el cual se adiciona al Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, una Sección 5 por medio de la cual se reglamenta la afiliación voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones." Normas internas: • Manual de Contratación de la ANI. • Resoluciones internas que se expidan para el efecto.
001	Febrero 24 de 2015	Actualización de cambio de Proceso (Proceso Gestión Administrativa y Financiera al Proceso Gestión de la Contratción Pública)
002	Octubre 10 de 2016	Actualización del procedimiento en cuanto objetivo, alcance y descripción
003	Junio 15 de 2018	Actualización acorde con las guías de Colombia Compra Eficiente sobre Secop II
004	Enero 14 de 2019	Actualización de actividades y registros del documento
005	Diciembre 17 de 2020	Actualización de actividades, registros y controles del procedimiento

APROBACIÓN
	NOMBRE	CARGO	APROBACIÓN
ELABORÓ	Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx X.	Xxxxxx T 1 - 07 - GIT de Contratación	Documento aprobado mediante memorando Radicado No. 20207030159023
ELABORÓ	Xxxx Xxxxxx Xxxxxx X.	Contratista - GIT de Contratación
ELABORÓ	Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx X.	Contratista - GIT de Contratación
ELABORÓ	Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx X.	Contratista - GIT de Contratación
REVISÓ	Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	Coordinador GIT de Contratación
APROBÓ	Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	Coordinador GIT de Contratación
Xx.Xx. SGC	Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx X.	Gestor GIT Planeación