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PLIEGO DE PRESCRICIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACION DE LA INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA APLICACIÓN PARA LA TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID
1) OBJETO
El presente pliego tiene por objeto la contratación del suministro de una aplicación para la gestión de los expedientes de contratación de la Universidad Politécnica de Madrid creando los sistemas de información necesarios que permitan extender el alcance a los procesos de licitación electrónica. Incluye el mantenimiento de la aplicación durante dos años desde su puesta en marcha de forma satisfactoria para la Universidad.
La instalación de una herramienta de gestión de la Contratación y Licitación Electrónica, supondrá la tramitación de los expedientes de contratación en soporte informático por parte de los usuarios de los Servicios de Contratación, XXX, Gestión Económica, Retribuciones y Pagos, Asuntos Generales y Régimen Interior y de las Secciones Económicas de los Centros, además de la modernización del perfil de contratante y la licitación electrónica, agilizando las comunicaciones Universidad-Empresa con la introducción de la comunicación electrónica entre ambos.
Es de especial mención la alineación de la solución requerida con los cambios y obligaciones impuestos por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 (B.O.E. Núm. 272, de 9 de noviembre de 2017), y especialmente en lo que respecta a la obligatoriedad de publicación en el perfil de contratante la información y documentos relativos a la actividad contractual de la UPM al objeto de asegurar la transparencia y el acceso público a los mismos; así como, la licitación y la notificación electrónica.
2) ALCANCE
Las directrices que deben guiar la selección de la aplicación y el proceso de implantación son:
• Solución que cubra el ciclo completo de la contratación pública en formato electrónico en base a la parametrización de los circuitos de aprobación del 100% de los documentos constitutivos del expediente administrativo de contratación.
• Autonomía y competencia en el formato electrónico (firma, documento, expediente, notificación) de los principales gestores que intervienen en la contratación pública de la Universidad.
• Garantizar el cumplimiento de los Acuerdos de nivel de servicio establecidos.
• Interoperabilidad y orientación a servicios. Garantizar la integración entre los distintos sistemas y aplicaciones de terceros siguiendo los estándares establecidos.
• Auditoría y trazabilidad. Se requiere el registro de las acciones realizadas por los usuarios en la plataforma, de forma que se pueda hacer el seguimiento de las mismas, permitiendo conocer la situación y trazabilidad de cualquier tramitación, así como los diferentes estados por los que ha pasado.
En este contrato se deben incluir todos los servicios profesionales, licencias y componentes necesarios, siendo además alojado el servicio en modalidad Cloud Privada y dedicada en los sistemas propuestos por la empresa licitadora.
Dentro de las tareas de mantenimiento se incluyen todas las actuaciones y el soporte necesario para que la aplicación se mantenga en funcionamiento, tanto en la operativa diaria, como en la incorporación de las sucesivas actualizaciones del software de base o la introducción de nuevas funcionalidades y/o cambios en el ya existente.
Se enumera a continuación el alcance concreto de los servicios que constituyen los trabajos de configuración e implantación de la aplicación:
Suministro de la aplicación.
Instalación de la aplicación en los servidores en la nube, propuestos por el licitador.
Configuración y parametrización de la aplicación.
Integración con la Plataforma de Contratos del Sector Público.
Plan de pruebas.
Puesta en marcha de la aplicación.
Formación a técnicos y usuarios.
3) REQUERIMIENTOS
A continuación se detallan los requisitos exigidos a la aplicación:
• 3.1. REQUISITOS GENERALES:
La aplicación deberá cumplir las siguientes funcionalidades generales:
Facilidad de uso.
Teclear lo indispensable (uso de listas para escoger valores, emplear buscadores, no solicitar datos ya incorporados al sistema, etc.).
Menú de acceso directo a todas las funcionalidades importantes del aplicativo, ocupando el mínimo espacio posible y de tal forma que sea perfectamente legible.
El sistema permitirá su parametrización en inglés y castellano.
• 3.2. REQUISITOS FUNCIONALES:
3.2.1. Gestión de expedientes de contratación
Permitirá la gestión de expedientes de contratación con trámites básicos de carácter general, basados en los requisitos de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP), así como la incorporación de los documentos que se consideren necesarios en cada una de las fases del expediente, componiendo de este modo el expediente electrónico de contratación.
Deberá incorporar las herramientas necesarias para que la Universidad gestione electrónicamente los expedientes de contratación, las mesas de contratación y la apertura electrónica de plicas.
Dispondrá de la solidez necesaria para que la gestión de expedientes de contratación sea un proceso completo, seguro y fiel reflejo de la realidad.
El sistema incluirá la gestión organizativa, la gestión documental y la firma electrónica.
El sistema permitirá la parametrización de los procedimientos de contratación de acuerdo a la organización y normas internas, utilizando para ello una metodología y unas herramientas que permitan a la Universidad realizar ajustes y pequeños cambios de forma autónoma.
Dispondrá de herramientas para la gestión de subsanaciones de documentos administrativos de forma segura y auditable, así como para la gestión de incidencias de contratos de acuerdo a lo indicado en la normativa aplicable.
El sistema permitirá visualizar los documentos en varios formatos ofimáticos (al menos: Microsoft Office, Open Document y PDF) dentro del propio escritorio de trabajo del usuario y de forma integrada al resto de la aplicación, sin abrir nuevas ventanas diferentes a la del aplicativo, de forma que el usuario visualice el documento junto con el resto de datos y metadatos de contexto (expediente, contrato, estado, firmas, comentarios, notas, etc.).
El sistema deberá disponer de mecanismos para la gestión de distintos paquetes normativos, permitiendo que en el mismo momento del tiempo se puedan gestionar expedientes regidos por normativas diferentes.
El sistema permitirá identificar los modelos de los documentos más habituales en la tramitación de los expedientes de contratación, presentando al usuario los distintos modelos disponibles para un tipo de documento dado, entre otros:
- La memoria justificativa del contrato,
- el informe de insuficiencia de medios en el caso de contratos de servicios,
- la justificación del procedimiento utilizado para su adjudicación cuando se utilice un procedimiento distinto del abierto o del restringido,
- el pliego de cláusulas administrativas particulares y el de prescripciones técnicas,
- el documento de aprobación del expediente.
- El objeto detallado del contrato, su duración, el presupuesto base de licitación y el importe de adjudicación, incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido.
- Los anuncios de información previa, de convocatoria de las licitaciones, de adjudicación y de formalización de los contratos,
- los anuncios de modificación y su justificación,
- los anuncios de concursos de proyectos y de resultados de concursos de proyectos.
- Los medios a través de los que, en su caso, se ha publicitado el contrato y los enlaces a esas publicaciones.
- El número e identidad de los licitadores participantes en el procedimiento,
- todas las actas de la mesa de contratación relativas al procedimiento de adjudicación o, en el caso de no actuar la mesa, las resoluciones del servicio u órgano de contratación correspondiente,
- el informe de valoración de los criterios de adjudicación cuantificables mediante un juicio de valor de cada una de las ofertas,
- los informes sobre las ofertas incursas en presunción de anormalidad a que se refiere el artículo,
- la resolución de adjudicación del contrato.
- la decisión de no adjudicar o celebrar el contrato,
- el desistimiento del procedimiento de adjudicación,
- la declaración de desierto,
- la interposición de recursos y la eventual suspensión de los contratos con motivo de la interposición de recursos,
- los procedimientos anulados,
- la composición de las mesas.
El sistema dispondrá de mecanismos que permitan incorporar de forma automática campos ya informados al expediente dentro de los modelos de documento. Se valorará la automatización de estos modelos como plantillas.
El sistema dispondrá de herramientas de configuración de la estructura organizativa, de los usuarios del sistema y los permisos y roles asociados a los mismos. Además dispondrá de herramientas que faciliten el movimiento de usuarios y expedientes ante cambios organizativos.
Deberán existir mecanismos de gestión de suplencias y sustituciones que permitan, de forma sencilla, gestionar estas circunstancias y permitir que ciertos usuarios actúen como sustitutos/suplentes de otros ante tareas de gestión documental y revisión.
La disponibilidad de herramientas de gestión de las competencias de los órganos implicados en la Contratación Administrativa (suplencias, delegaciones, etc.) y su reflejo en las evidencias electrónicas generadas (firmas electrónicas y copias auténticas según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
El sistema dispondrá de un módulo de informes de gestión asociado a las consultas más frecuentes, así como la posibilidad de diseñar informes específicos según las necesidades de esta Universidad. Dicho módulo permitirá que los usuarios con permiso para ello, puedan generar informes sencillos en base a toda la información disponible de los expedientes tramitados, y en base a un asistente de fácil uso.
El sistema deberá disponer de herramientas colaborativas tales como envío de notas, mensajes, o similares, que faciliten la comunicación entre los usuarios implicados, sin que suponga registro o custodia de esta información complementaria a la administrativa.
El sistema dispondrá de conectores para la publicación preceptiva en la Plataforma de Contratación del Sector Público y a través de ésta, opcionalmente, en el Boletín Oficial del Estado, Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid y en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Remisión XML al Registro Público de Contratos: xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xx ES/Servicios/Contratacion/Junta%20Consultiva%20de%20Contratacion%20Administra tiva/Paginas/Registro%20publico%20de%20contratos.aspx.
Se dispondrá de una funcionalidad de archivo que permita la exportación y archivado de los expedientes electrónicos gestionados con la aplicación.
Se podrá extraer la estructura documental del expediente (carpetas, documentos, adjuntos) junto con la firma electrónica asociada a los documentos y la firma de todo el contenido del expediente que asegura el foliado electrónico del mismo. Estos expedientes exportados podrán ser requeridos por terceros para su comprobación y verificación (Xxxxxx xx Xxxxxxx, Tribunal de Cuentas, Juzgados, Auditores e interesados).
Se debe permitir la exportación tanto en formatos Interoperables (Nota Técnica de Expediente Electrónico del Esquema Nacional de Interoperabilidad) como de forma completa para integración en sistemas de archivo corporativos.
Se dispondrá de una herramienta para permitir la visualización de la estructura y contenido de los expedientes que han sido exportados del sistema o archivados, pudiéndose también validar las firmas asociadas a los documentos y verificar la integridad del expediente. Cuando los expedientes sean requeridos por terceros, el detalle de los mismos se entregará junto con esta herramienta embebida para facilitar su visualización y verificación.
Posibilidad de incorporar al sistema documentos digitalizados, compulsados y cotejados.
3.2.2. Perfil de Contratante y Portal de empresas
Permitirá a determinados agentes externos a esta Universidad participar activamente en los procedimientos de contratación definidos, habilitando todos los niveles de seguridad, confidencialidad, integridad y privacidad requeridos, para que tanto la Universidad como
las empresas, puedan recibir y enviar cualquier documento relativo a la tramitación de los contratos como comunicaciones, proposiciones, contratos, etc.
Este módulo, deberá cumplir con los requerimientos de la LCSP y con lo establecido en la Ley 39/2015 en lo referente a la contratación pública electrónica, por lo que se dispondrá al mismo tiempo, de una Sede Electrónica de carácter público y un área privada denominada “mis expedientes” donde los licitadores puedan interactuar con la Universidad Politécnica de Madrid.
Asimismo dispondrá de un Perfil de Contratante. Este módulo dispondrá de un mecanismo que garantice la fehaciencia del momento de publicación de cada una de las actuaciones que sea preceptivo publicar basado en mecanismos de sello de tiempo de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 39/2015 y Ley 9/2017.
El sistema permitirá la navegación por el Perfil de Contratante en inglés y castellano. La empresa adjudicataria efectuará un redireccionamiento al actual perfil del contratante de la Universidad donde se especifique “expedientes anteriores a (fecha)”. Este redireccionamiento se efectuará mediante un Link al actual perfil del contratante.
Toda la información publicada en el Perfil de Contratante deberá estar disponible en formatos abiertos y reutilizables CODICE para cualquier tercero o licitador que acceda a los anuncios publicados:
xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xx-XX/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/Xxxxx%00Xxxxxxxxxx%00xx
%20Contratacion%20Administrativa/Paginas/CODICE.aspx
Junto con la información de los expedientes en los que un tercero sea interesado, el Portal de empresas dispondrá de la capacidad de suscripción, envío, puesta a disposición, aceptación y rechazo de Notificaciones Telemáticas (según ley 39/2015 de Procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas.
La utilización de este servicio no supondrá la utilización de ningún servicio externo a la Universidad ni costes adicionales por notificación realizada.
Se deberá poner de forma gratuita a disposición de todos los agentes externos que interactúen con la Universidad. Una herramienta que les permita generar documentos electrónicos, enviar y recibir documentos telemáticamente y cifrar y firmar digitalmente su contenido.
Esta herramienta se orientará a facilitar el trabajo a la empresa, permitiendo trabajar en modo desatendido con los “sobres electrónicos” (formularios para cumplimentar la oferta, adjuntar el contrato firmado, etc.), cuya documentación se podrá gestionar sin necesidad de conexión a internet, hasta que se haya de recibir o enviar los sobres con sus correspondientes contenidos. Deberá garantizar la neutralidad tecnológica (compatible
con varios sistemas operativos, herramientas ofimáticas y navegadores). Su diseño funcional y técnico debe estar alineado con los estándares e iniciativas a nivel europeo que permitan la convergencia con la licitación en el espacio de la Unión Europea.
Se facilitará y agilizará la actividad del licitador tanto en la presentación de ofertas y adjudicación como en el desarrollo íntegro del contrato: licitación adjudicación, formalización, ejecución, órdenes de pago, facturas y extinción. Se creará un Registro de licitadores y una vez que las empresas están inscritas en el Registro y se les ha emitido su certificado electrónico, podrán participar en los procesos de licitación y contratación electrónica a través del Portal.
• 3.3. INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS:
Aunque la solución será desplegada en modalidad de Cloud Privado y dedicada en los sistemas propuestos por el licitador, en un futuro deberá poder ser desplegado en los sistemas de la Universidad. Por ello se solicitan requisitos específicos para la integración con sistemas de la propia Universidad.
La aplicación ofertada deberá permitir la integración mediante tecnología SOA – WebServices/API-Rest con otros sistemas existentes en la actualidad en la Universidad, así como con aquellos que pudieran surgir en el futuro. Se tendrá especialmente en cuenta la posibilidad de integración futura de la solución con el directorio corporativo, el sistema de registro, la aplicación Universitas XXI-Económico, el archivo, el portal de transparencia y el gestor documental.
Las integraciones contempladas en el presente pliego que la empresa adjudicataria deberá realizar durante la ejecución del proyecto son:
Plataforma de firma electrónica @Firma (la Universidad gestionará el acceso a dicha plataforma)
Servicio de Sellado de Tiempo Oficial @TSA del MINHAP Firma (la Universidad gestionará el acceso a dicha plataforma).
Integración con Plataforma de Contratación del Sector Público.
• 3.4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
La aplicación podrá ejecutarse en los navegadores más habituales, en particular en Internet Explorer, Firefox, Mozilla y CHROME.
Todos los accesos se harán mediante protocolo seguro https.
Se dispondrá de un entorno de producción y otro de preproducción. Las ofertas han de detallar claramente la arquitectura de la solución propuesta especificando las características de las plataformas, el almacenamiento y el software de base necesario para el correcto funcionamiento del software ofertado, así como las configuraciones de red requeridas.
El dimensionamiento de la plataforma se justificará por el adjudicatario en función de estimaciones sobre del número de usuarios potenciales, el número y tipo de expedientes y documentos asociados y el tamaño de los mismos. Dichos datos permitirán a la Universidad el dimensionar en un futuro la migración del servicio a sus sistemas corporativos.
Los sistemas serán desplegados en un entorno de nube privada y basado en servidores virtuales y no serán compartidos con otros clientes o servicios.
Los entornos virtuales en los que residan los servicios a prestar por el licitador estarán bajo sistemas Linux 64 bits (preferentemente DEBIAN).
• 3.5. LICENCIAS DE USO
En caso de requerir pago por licencias se deberá disponer como mínimo de una licencia de uso para 20 usuarios de la aplicación y 40 usuarios a nivel de consulta, debiendo ser ilimitada en el número de empresas que accedan al portal tanto a su área pública como a la privada.
• 3.6. FORMACIÓN
Se requieren, al menos, 3 jornadas de 8 horas de formación in-situ a los usuarios, incluyendo a técnicos informáticos (24 h).
Se impartirá, al menos, una sesión formativa para cada perfil de usuario diferente, siendo organizadas en contenidos y horas, de acuerdo con la Universidad.
4) PLAZO DE IMPLANTACIÓN
No deberá ser superior a 5 meses después de la firma del contrato.
En caso de incumplimiento, se impondrá al contratista la penalidad 0,20 euros/día por cada 1.000 euros de precio del contrato.
5) SOPORTE Y MANTENIMIENTO
El adjudicatario deberá garantizar durante un período mínimo de dos años, contados a partir del día siguiente a la firma del acta de recepción, el correcto funcionamiento de la aplicación, obligándose a realizar durante dicho periodo los cambios necesarios para solventar las deficiencias detectadas imputables a la empresa adjudicataria y la adaptación a los cambios legislativos.
El horario de prestación del servicio de mantenimiento será de, al menos, 8 horas diarias, de lunes a viernes cubriendo necesariamente la franja horaria de 9 a 14 h. El licitador deberá presentar claramente en su oferta el horario de prestación del servicio.
La Universidad dispondrá de soporte con los servicios siguientes:
Soporte a usuarios finales. Disponibilidad de consultas ilimitadas sobre cualquiera de los apartados que integran la aplicación o dudas y consultas en la tramitación de los expedientes de contratación.
Detección y corrección de errores de funcionamiento. Corrección de errores y problemas de funcionamiento, detectados por la empresa o comunicados por la Universidad.
Incorporación de versiones, adaptaciones de módulos o funcionalidades que deban ser modificados debido a cambios de normativa legal.
Soporte a técnicos de Sistemas (nube privada) con las siguientes características:
• Servicio de monitorización de los dos entornos de la aplicación (producción y preproducción).
• Actuaciones mensuales preventivas sobre los sistemas:
o Limpieza de ficheros temporales y de traza.
o Actualización de parches sobre los entornos.
o Estudio logs y espacio disponible almacenamiento.
o Reconfiguraciones necesarias.
• Actuaciones de Soporte ante incidencias (paradas, indisponibilidad total/parcial del servicio, pérdidas de rendimiento, etc.) en horario laboral (8 horas diarias de lunes a viernes).
• Todas las actuaciones planificadas que requieran de una parada del servicio a los usuarios y que por su duración así se puedan planificar, se realizarán a partir de las 15:00 h, salvo acuerdo previo con la Universidad.
• Apoyo técnico ante consultas por parte de los técnicos de la Universidad Politécnica de Madrid incluyendo los equipos de usuario.
• Actualización de versiones de entornos de Producción y Preproducción.
Será responsabilidad de la Universidad Politécnica de Madrid la custodia y correcto almacenamiento de las copias de seguridad de los datos, así como la configuración de los agentes de copia si son de terceros fabricantes.
Será responsabilidad de la Universidad Politécnica de Madrid tanto el mantenimiento y operación de los hosts físicos donde residirán los entornos virtuales, así como de las infraestructuras de comunicaciones y seguridad que sean utilizadas por los entornos incluidos en el servicio.
La empresa adjudicataria pondrá a disposición de la Universidad un portal web que permita la recepción y el seguimiento de las incidencias o solicitudes en 7*24.
La empresa adjudicataria dispondrá de acceso remoto a los servidores de la Universidad Politécnica de Madrid para la solución de los problemas o modificaciones que originan la petición de intervención, así como para poder realizar las labores de instalación y monitorización.
Se contará con dos entornos, uno de preproducción y otro de producción. Todo cambio deberá ser implantado previamente en el entorno de preproducción y una vez validado por la Universidad se introducirá en producción en el momento acordado entre las dos partes.
Los servicios de mantenimiento requeridos serán de los siguientes tipos:
5.1. Mantenimiento Correctivo:
Los tiempos de resolución de las incidencias dependerán de su prioridad. La descripción de las categorías de las incidencias es la que siguiente:
a) Críticas: tienen un carácter tal que no permiten desempeñar funciones primarias e indispensables del sistema e impiden la gestión básica. El tiempo máximo de resolución será inferior a 4 horas laborables. Si fuese necesario, el adjudicatario desplazaría al personal adecuado para solucionar estas incidencias sin coste para la Universidad.
b) Urgentes: impiden realizar acciones secundarias en el sistema, si bien la gestión básica puede llevarse a cabo. Tiempo máximo de resolución: 16 horas laborables.
c) Ordinarias: la carencia puede ser resuelta por medios alternativos. Tiempo máximo de resolución: 3 días laborables.
5.2. Mantenimiento evolutivo por actualización tecnológica:
Referido a las actualizaciones que por motivo de cambio tecnológico deban realizarse para garantizar que las aplicaciones no se queden obsoletas. Consisten en la actualización de la tecnología de las aplicaciones en relación con los elementos básicos que las soportan, operando en el sistema los cambios que devengan de las innovaciones en el motor de la base de datos, en el lenguaje de programación, en las herramientas de desarrollo complementarias, en el sistema operativo y en la última versión estable de los componentes elegidos en la arquitectura. Incluye, por tanto, el despliegue de nuevas versiones y la aplicación de parches.
5.3. Mantenimiento adaptativo o normativo:
Se refiere al desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades, o la modificación de los existentes por adaptaciones legislativas o normativas imprescindibles para cumplir los requisitos derivados de la publicación de una nueva ley o norma legal, o la modificación o derogación de una anterior que permitan mantener operativas las funcionalidades disponibles en la aplicación. No se consideran cambios normativos, a estos efectos, aquellos que puedan ser provocados por normas emitidas por la propia Universidad.
La empresa adjudicataria no podrá dejar a la Universidad en una situación tal que le impida el cumplimiento de sus obligaciones legales.
5.4. Incorporación de nuevas funcionalidades que la empresa o la Universidad vayan incluyendo en el sistema.
La cuantificación en horas, el plazo de desarrollo, así como la fecha límite de entrega de estas actualizaciones serán convenidos entre la empresa adjudicataria y la Universidad.
6) RECUPERACIÓN DE IMPREVISTOS, COPIAS DE SEGURIDAD Y DESASTRES
La Universidad Politécnica de Madrid dispone del sistema de copias de seguridad de las máquinas virtuales. La empresa adjudicataria acordará con los técnicos de la Universidad la estrategia más adecuada para la realización de copias de seguridad de datos y configuraciones que facilite la restauración del sistema en caso de fallos graves de la aplicación, y la recuperación de datos en caso de fallos imprevistos (actualizaciones fallidas, etc.).
Para la prevención de actualizaciones fallidas, la empresa adjudicataria se asegurará previamente mediante comunicación escrita a los técnicos de la universidad, de la existencia de copias de seguridad convenientemente actualizadas o tomará medidas adicionales como la creación de ficheros o tablas de respaldo para almacenar la información a modificar, con el fin de poder restaurarla en caso de fallo.
7) PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
Una vez adjudicado el presente concurso y realizados los trámites administrativos necesarios para la formalización del contrato, el adjudicatario se reunirá con el personal de la Universidad Politécnica de Madrid y se procederá al nombramiento de la Comisión de seguimiento del Proyecto.
Esta comisión actuará a nivel operativo e incorporará responsables funcionales y técnicos pertenecientes a la Universidad y a la empresa adjudicataria.
Corresponde a la Comisión de Seguimiento la supervisión y dirección de los trabajos, proponer las modificaciones que sea conveniente introducir o, en su caso, proponer la suspensión de los trabajos si existiese causa suficientemente motivada.
La Comisión de Seguimiento se reunirá a petición del Responsable funcional del proyecto en la UPM y tendrá sus reuniones habitualmente con periodicidad trimestral y preferentemente por videoconferencia y en el resto de los casos se realizarán de forma presencial en las instalaciones de la Universidad. Dicha periodicidad se podrá modificar en acuerdo tomado por la propia Comisión de Seguimiento.
Las funciones de esta Comisión serán las siguientes:
• Seguimiento y evaluación del progreso de las tareas y plazos planificados para la implantación y prestación de los servicios
• Coordinación de las reuniones e informes de seguimiento del proyecto
• Verificación del cumplimiento de las especificaciones solicitadas y definición de los requisitos pendientes
• Cualquier otro asunto que la propia comisión considere de interés.
8) ACUERDOS E INDICADORES DE NIVEL DE SERVICIO
Una vez transcurrida la fase de implantación, la empresa adjudicataria comenzará a prestar el servicio de mantenimiento de la aplicación de contratación y licitación electrónica, incluyendo el soporte de los entornos de producción y preproducción. Este
servicio incluirá como mínimo los siguientes Requisitos de Nivel de Servicio que, junto con las mejoras aportadas sobre los mismos por el adjudicatario, formarán parte del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA):
8.1. Disponibilidad de la aplicación:
Excluyendo los fallos que no sean achacables al sistema de hosting y los servicios propuestos por el licitador, se requiere:
• Disponibilidad de la aplicación: 99,5 % (medido mensualmente).
8.2. Rendimiento:
• Se entiende un rendimiento aceptable como aquél que permite el acceso y uso simultáneo de la aplicación a los usuarios, con tiempos de respuesta considerados como aceptables en aplicaciones similares y en entornos de explotación homólogos, supuesto el cumplimiento por parte de la Universidad de los requisitos técnicos mínimos establecidos por la empresa adjudicataria.
• La Universidad y la empresa adjudicataria acordarán parámetros para medir el rendimiento, que serán validados en la instalación inicial del sistema y serán verificados en las sucesivas actualizaciones.
• La empresa adjudicataria informará a la Universidad con tiempo suficiente de los mecanismos de seguimiento y supervisión que utilizará para garantizar el rendimiento, así como las métricas utilizadas. Asimismo, deberá definir los distintos grados de escalabilidad de la solución, de tal forma que sea previsible y valorable la inversión o modificaciones en infraestructura necesaria para aumentar el volumen de entidades a tratar (datos, usuarios, etc.) y/o para mejorar el rendimiento.
• Ambas partes se comprometen a informar a la otra de cualquier incidencia que pueda suponer o haya supuesto una disminución del rendimiento.
8.3. Monitorización:
El servicio estará monitorizado de forma continua de dos formas:
• Monitorización end-to-end o experiencia de usuario: verificando el correcto funcionamiento de los procedimientos existentes en la plataforma.
• Monitorización de los componentes software de la infraestructura.
Ante una incidencia detectada por la monitorización se debe garantizar que se abren los registros de incidencias oportunas para su resolución lo antes posible, según los términos de soporte descritos.
8.4. Informes:
Con periodicidad trimestral se deberán recoger y documentar las incidencias surgidas durante dicho periodo emitiendo el correspondiente informe en el que constarán los momentos de apertura y cierre de las mismas, las soluciones propuestas y las realmente llevadas a cabo y todos aquéllos aspectos que deban destacarse. Igualmente, en el caso de que se hayan llevado a cabo recomendaciones o acciones de tipo preventivo, se harán constar en dicho informe.
El informe anterior se presentará en las reuniones de la Comisión de Seguimiento y la empresa adjudicataria elaborará un acta en la que quede constancia del seguimiento realizado por ambas partes al servicio de mantenimiento y se puedan establecer las siguientes actuaciones de mejora de servicio.
9) PROPIEDAD INTELECTUAL Y CONFIDENCIALIDAD
Ambas partes se comprometen a guardar la máxima reserva y confidencialidad en relación con todos aquellos documentos, datos e informaciones a los que cada parte tenga acceso, como consecuencia de la realización de los servicios objeto del contrato.
Se considerará información confidencial, cualquier información marcada como tal o que por su naturaleza lo sea, relacionada con cada una de las informaciones transmitidas entre las partes. Se considera información confidencial toda aquella relativa al contrato y acuerdo de intenciones, listas de clientes, sistema informático, procedimiento de trabajo y organizativo, productos, personal y, en general, toda documentación marcada como reservada.
En ningún caso tendrá carácter de confidencial la información referente a:
• cualquier asunto que aparezca en bibliografía pública o que pase a ser de dominio público, a no ser que haya llegado a ser de dominio público a causa del incumplimiento de una de las partes,
• cualquier información o conocimiento adquirido de terceros,
• divulgación requerida por ley o por alguna normativa,
• información referente a datos económicos o de otra índole que deban ser aportados ante la Administración estatal, local o autonómica, por requerimientos fiscales o de contratación administrativa.
El personal de la Universidad Politécnica de Madrid, la empresa adjudicataria o cualquier persona dependiente de la misma, que desempeñe las funciones objeto de este pliego deberán mantener plena confidencialidad sobre la información caracterizada como confidencial relativa a los servicios objeto de este contrato. Esta obligación de confidencialidad se entenderá plenamente vigente con posterioridad a la extinción del servicio prestado.
En cumplimiento de los requisitos del artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, en adelante LOPD, la empresa adjudicataria se compromete a tratar los datos de carácter personal (según la definición dada por la propia ley) que pudieran ser cedidos por la Universidad en su caso y en el ámbito de los servicios objeto de este pliego, de conformidad con lo dispuesto en la LOPD y en la normativa que la desarrolla. Este compromiso seguirá vigente en el caso de entrada en vigor de nueva legislación relativa a datos de carácter personal.
También se compromete a tratar los citados datos, únicamente conforme a las instrucciones de la Universidad y a no aplicarlos o utilizarlos con fin distinto al del servicio objeto de este pliego ni a comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
Asimismo, la empresa adjudicataria se compromete a adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal, si los hubiera y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural y en especial las previstas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de Diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal. Este compromiso seguirá vigente en el caso de entrada en vigor de nuevo desarrollo normativo de la legislación relativa a datos de carácter personal.
Al término del contrato, la empresa adjudicataria deberá destruir o devolver a la Universidad los datos de carácter personal que tenga en su poder, así como cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento.
10) PRESUPUESTO Y FORMA DE PAGO
El presupuesto total de licitación es de cien mil euros (100.000,00 €) IVA excluido, al que habrá de añadirse el 21 % del importe en concepto de Impuesto sobre el Valor Añadido. Incluye el mantenimiento de la aplicación durante dos años desde su puesta en marcha de forma satisfactoria para la Universidad.
El abono del contrato procederá, una vez se hayan realizado las prestaciones que constituyen su objeto, en los términos que a continuación se expresan:
• Se realizará el pago de 55.000,00 €, IVA excluido, tras la puesta en funcionamiento de la aplicación.
• Al término de cada uno de los dos años siguientes a la puesta en funcionamiento, se pagará 22.500,00 €, IVA excluido, en concepto de mantenimiento anual, incluyendo las adaptaciones legales y actualizaciones.
Madrid, a 11 de diciembre de 2017.