INVITACIÓN PÚBLICA No. 004 DE 2019 OBJETO: “EL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO – FINAGRO, COMO ADMINISTRADOR DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD AGROPECUARIO - FONSA, ESTÁ INTERESADO EN RECIBIR OFERTAS PARA CONTRATAR LOS...

INVITACIÓN XXXXXXX Xx. 000 XX 0000

XXXXXX: “EL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO – FINAGRO, COMO ADMINISTRADOR DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD AGROPECUARIO - FONSA, ESTÁ INTERESADO EN RECIBIR OFERTAS PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA LA VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN, RECOLECCIÓN, VERIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE CORRESPONDAN, QUE SOPORTARAN LA COMPRA DE XXXXXXX QUE ADELANTA FINAGRO EN VIRTUD DE LA INVITACIÓN PÚBLICA No.

02 DE 2017”.

OBSERVACIONES Y RESPUESTAS

I. IRON MOUNTAIN:

1. “¿Qué diferencia hay entre suscripción de pagarés y pagares a adquirir?”

RESPUESTA: El pagare a suscribir hace referencia al título valor que respaldará la(s) obligación(es) a adquirir en virtud del proceso de invitación pública No. 02 de 2017. En los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019 no se cita “pagares a adquirir” sino pagares a suscribir, y este documento lo suscribe o firma el deudor y/ o codeudor, este último en los casos que aplique.

2. “¿Cuantos deudores o posibles beneficiarios pueden existir?”

RESPUESTA: En el capítulo 2, Numeral 2.2. Alcance del Objeto de los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019, se muestra en los cuadros No. 1, 2 y 3 en la columna deudores, la cantidad de deudores a gestionar en la contratación derivada de este proceso.

3. “Finagro entrega base de datos con números telefónicos (cuantos?), datos de codeudor, dirección, otros, cuáles?”

RESPUESTA: En el Anexo Operativo de los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019, documento que hace parte integral de los mismos, se determinan las actividades propias de este proceso. Por consiguiente, informamos que en la actividad denominada dentro de dicho anexo como “Formalización legal y operativa para la materialización de la compra de cartera pasivos no financieros”, se define que Finagro entregará la información de contacto de los posibles deudores que dispone, esta información, para los casos en que se requiera, deberá de ser completada por EL CONTRATISTA con el fin de localizar al posible deudor y adelantar las gestiones a que haya lugar.

Respecto de la información relacionada con el codeudor cuando la garantía respalda obligaciones entre los $20 millones y los $59.9 millones, en el proceso de conocimiento del

cliente, se deberá verificar el cumplimento de los requisitos exigidos para la aceptación de dichas garantías, así como la obtención de la información del codeudor para su ubicación.

4. “Finagro reconocerá la gestión de call center tanto intentos fallidos como aciertos?”

RESPUESTA: Lo invitamos a consultar la adenda publicada.

5. “¿Que presupuesto se tiene para este proceso?”

RESPUESTA: Se informa que en el capítulo 1 Aspectos Generales del Proceso de Selección, numeral No. 1.5 de los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019, se establece que FINAGRO certifica que existe presupuesto aprobado y destinado para el presente proceso de selección – Invitación Pública, sin embargo, no se da a conocer una cifra específica para este proceso de selección pues el objetivo es conocer el precio que ofrecerán los interesados.

6. “¿Una vez adjudicado, que tiempo se da para la implementación completa e inicio del proceso?”

RESPUESTA: Xxx y como lo establecen los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019 en su numeral 2.3 DURACIÓN, el plazo de ejecución del contrato a suscribir será de 90 días calendario contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de las garantías solicitadas.

7. “Por favor especificar los perfiles exigidos para este proceso por cada actividad con su respectiva escala salarial”

RESPUESTA: En el capítulo 3 Requisitos Mínimos Habilitantes, Numeral 3.4.3 Equipo de trabajo, se define el equipo mínimo de trabajo que destinará el oferente para realizar las actividades a contratar en este proceso. Así mismo, en el capítulo 4 Evaluación de las ofertas, Numeral 4.2 Oferta económica, establece que en la oferta económica se entenderá incluidos todos los costos, gastos, directos e indirectos derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato que resultare del presente proceso de selección. Por lo tanto, en el valor se encienden incluidos, entre otros, los gastos administrativos, salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de personal, incremento salarial y prestacionales, desplazamientos, transporte, alojamiento y alimentación de la totalidad del equipo de trabajo del Contratista; honorarios y asesoría en las actividades relacionadas con la ejecución del contrato, en general, todos los costos en los que deba incurrir el Contratista para cumplir con el objeto del contrato.

8. “Para el proceso de citación se requiere llevar control de registro y audio?”

RESPUESTA: El capítulo 2 Aspectos específicos del proceso de selección, Numeral 2.2.1 Entregables, se define que El Contratista deberá entregar al Supervisor del Contrato, un

informe detallado junto a los soportes necesarios y correspondientes, en físico y en digital, cada 10 días corrientes durante la ejecución del contrato y de acuerdo a las actividades que va ejecutando, que contenga: (…) b. Las gestiones adelantadas para la localización de los deudores posibles beneficiarios del programa y sus resultados, con el listado de contactos, teléfonos y dirección. c. Relación de entrevistas efectivamente realizadas a los deudores y deudores solidarios (para los casos que aplique), junto a los soportes de las mismas y validación de la información. Por lo tanto, debe llevar el control de la gestión adelantada para soportarla debidamente en el entregable mencionado.

9. “¿Cómo se cobraran las llamadas y agendamientos fallidos por temas de usuario?”

RESPUESTA: Lo invitamos a consultar la adenda publicada.

10. “¿Cuales son la validaciones documentales relevantes para el proceso de verificación de la documentación básica?”

RESPUESTA: El objeto de la invitación pública establece que se pretende contratar la validación de la información, recolección, verificación y elaboración de los documentos que correspondan, para soportar la compra de cartera que adelanta FINAGRO en virtud de la invitación pública No. 02 de 2017, por lo tanto, todos los documentos que soporten dicha compra deben validarse, y es así como el Anexo Operativo de los términos de referencia contienen en detalle los documentos que soportan esta compra, cuyo contenido e información deben estar verificada y valida por el contratista.

11. “¿Cuáles son las actividades y exigencias mínimas a tener en cuenta para el estudio de los títulos?”

RESPUESTA: Específicamente se determinan en el Anexo Operativo, documento que hace parte integral de estos términos de referencia.

12. “¿Como se manejaran las novedades que genere la Dirección Jurídica en cuanto al cumplimiento del Check list?”

RESPUESTA: Conforme a lo establecido en el Anexo Operativo, la Dirección Jurídica de Finagro cada 10 días remite el respectivo reporte a la Dirección de Xxxxxxx, quien le comunicará al Tercero las observaciones a que haya lugar.

13. “¿En caso de pérdida parcial o total de un expediente cuál sería su valor de reposición?”

RESPUESTA: En atención a lo establecido en los Términos de Referencia, EL CONTRATISTA debe constituir una póliza de cumplimiento y en el evento de perdida, deterioro o daño de los documentos que soportan la compra de cartera, deberá realizar los trámites correspondientes para la reposición de los mismos y asumir los gastos a los que haya lugar.

14. “¿El pago de las factura es a cuantos días?”

RESPUESTA: El pago de las facturas depende del cumplimiento total de los requisitos establecidos para el pago de las mismas; de acuerdo a lo contenido en los términos de referencia y FINAGRO lo realizará dentro de los 30 días siguientes.

15. “¿Una vez constituida la garantía, se custodia, se digitaliza por qué tiempo?”

RESPUESTA: Constituida, protocolizada y aceptada la garantía hipotecaria, con la escritura pública, el certificado de libertad y tradición, estudio de títulos y demás documentos que la respalden, se digitaliza y se entrega de manera inmediata a FINAGRO, por tal, el contratista ejerce custodia temporal de los documentos hasta tanto no esté en firme la constitución de la garantía hipotecaria y entregue el expediente a FINAGRO.

16. “¿Hay alguna condición especial para la entrega de la base de datos al finalizar el proceso?”

RESPUESTA: Esta se encuentra establecida en el numeral 2.2.1. Entregables, literal l y en el anexo operativo de los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019.

17. “¿Que indicadores o reportes se requieren, com que frecuencia?”

RESPUESTA: Acorde a lo determinado en el capítulo 2 Aspectos específicos del proceso de selección, numeral 2.2.1 Entregables y el anexo operativo, se establece que cada 10 días corrientes el contratista debe entregar un informe detallado al Supervisor del contrato junto a los soportes necesarios y correspondientes, en físico y en digital.

18. “De manera atenta se le consulta al Contratante sobre la posibilidad de limitar la responsabilidad del Contratista en ejecución del contrato, de conformidad al estándar aplicable en la industria de administración de información, en aras de que el riesgo asumido por el Contratista guarde proporcionalidad con los ingresos estimados por la ejecución del contrato”.

RESPUESTA: No es clara la pregunta, pero se manifiesta que la responsabilidad del contratista seleccionado esta relacionada al cumplimiento del objeto del contrato y a sus obligaciones tal y como se establece en los términos de referencia.

19. “De manera atenta se le consulta al Contratante sobre la posibilidad de pactar un valor de reposición en caso de pérdida, deterioro o daño de los documentos objeto de licitación”.

RESPUESTA: En atención a lo establecido en los Términos de Referencia, EL CONTRATISTA debe constituir una póliza de cumplimiento y en el evento de perdida, deterioro o daño de los documentos que soportan la compra de cartera, deberá realizar los

trámites correspondientes para la reposición de los mismos y asumir los gastos a los que haya lugar.

20. “Favor especificar que las tarifas serán actualizadas el primero de enero de cada año calendario cuando menos en la misma proporción del IPC”.

RESPUESTA: Manifestamos que su solicitud no procede porque la ejecución contractual está contemplada para 90 días.

21. “Favor aceptar la Póliza de RCE, que la compañía tiene constituida, para los efectos entregaremos el correspondiente certificado con vigencia, monto y cubrimiento”.

RESPUESTA: Xxx y como lo estipula el numeral 5.2 GARANTÍAS DEL CONTRATO, de los términos de referencia de la invitación pública No. 004 de 2019, la garantía solicitada debe ser constituida a favor de Finagro y en virtud del contrato a suscribir. No se aceptan las garantías globales con las que cuentan las empresas.

22. “Favor indicar si la propuesta y el documento técnico hace parte integral del contrato”

RESPUESTA: Si, todos los documentos generados en virtud de este proceso de selección y del contrato hacen parte integral del mismo.

23. “De manera comedida se solicita que los términos de pago sean 30 días calendario”.

RESPUESTA: El pago depende del cumplimiento de los requisitos exigidos para la presentación de la factura según el procedimiento establecido por FINAGRO, lo cual puede ser dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la factura.

24. “¿Se deben entregar las hojas de vida y sus respetivos soportes, solamente del equipo de gobierno?”

RESPUESTA: En el capítulo de requisitos mínimos habitantes, numeral 3.4.3 Equipo de trabajo, se establece que el oferente deberá presentar la hoja de vida de cada integrante del equipo de trabajo, la cual deberá contener toda la información relacionada en la misma donde conste su formación académica, experiencia general, experiencia específica y la copia de los documentos que soporten los estudios allí mencionados y las certificaciones que acrediten la experiencia y formación del equipo de trabajo solicitado.

25. “¿Qué salarios se van a manejar para cada perfil del equipo de gobierno?

RESPUESTA: En el capítulo 4 Evaluación de las ofertas, Numeral 4.2 Oferta económica, se establece que en la oferta económica se entenderán incluidos todos los costos, gastos, directos e indirectos derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato que resultare del presente proceso de selección. Por lo tanto, en el valor se entienden incluidos,

entre otros, los gastos administrativos, salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de personal, incremento salarial y prestacionales, desplazamientos, transporte, alojamiento y alimentación de la totalidad del equipo de trabajo del Contratista, honorarios y asesoría en las actividades relacionadas con la ejecución del contrato, en general, todos los costos en los que deba incurrir el Contratista para cumplir con el objeto del contrato.

26. “¿Qué tiempo de contratación se requiere para el personal, tanto del equipo de gobierno como los operativos?”

RESPUESTA: A partir de la suscripción del acta de inicio del Contrato, el cual tiene un plazo de ejecución de 90 días, el contratista debe garantizar la disponibilidad del equipo de trabajo ofrecido.

27. “¿Qué salarios y qué perfiles se requieren del personal Operativo?”

RESPUESTA: En el capítulo 4 Evaluación de las ofertas, Numeral 4.2 Oferta económica, se establece que en la oferta económica se entenderán incluidos todos los costos, gastos, directos e indirectos derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato que resultare del presente proceso de selección. Por lo tanto, en el valor se entienden incluidos, entre otros, los gastos administrativos, salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de personal, incremento salarial y prestacionales, desplazamientos, transporte, alojamiento y alimentación de la totalidad del equipo de trabajo del Contratista; honorarios y asesoría en las actividades relacionadas con la ejecución del mismo, en general, todos los costos en los que deba incurrir el Contratista para cumplir con el objeto del contrato. Así mismo, FINAGRO no tiene injerencia en la escala salarial que se le reconozca al personal del Contratista vinculado para el cumplimiento del objeto del contrato, además, FINAGRO no tiene vínculo contractual alguno con estos.

28. “El equipo de gobierno debe tener disponibilidad 100% al proyecto?”

RESPUESTA: En el capítulo 3, Numeral 3.4.3 Equipo de trabajo, se define que el equipo de trabajo presentado en la oferta deberá mantenerse durante la ejecución del contrato y para garantizar el debido y oportuno cumplimiento del objeto, por tal, la disponibilidad debe ser del 100% durante la ejecución del contrato a suscribir.

29. “¿Cuando se requiera reemplazar a algún miembro del equipo de gobierno, cuánto tiempo tenemos para dicho reemplazo de cara a Finagro?”

RESPUESTA: El capítulo 5, Numeral 5.3 Obligaciones a cargo del oferente que resulte seleccionado, establece en la Obligaciones generales en los liberarles a), b), q) y en las obligaciones específicas en el literales a), e) y f), entre otras, que el contratista debe poner toda su capacidad con la máxima diligencia para cumplir el objeto del contrato, que debe cumplir con el cronograma establecido y garantizar el equipo de trabajo ofrecido, por lo tanto,

estos reemplazos deben ser manera inmediata con el fin de que el contratista cumpla a cabalidad con las actividades y con los tiempos acordados para la ejecución del contrato.

30. “¿Debemos enviar a Finagro con anterioridad para aprobación, las hojas de vida de los reemplazos que se requieran en el equipo de gobierno?”

RESPUESTA: En el capítulo 3, Numeral 3.4.3 Equipo de trabajo, se define que el equipo de trabajo presentado en la oferta deberá mantenerse durante la ejecución del contrato. Sin embargo, en el caso que se requiera reemplazar alguno de los miembros del equipo mínimo o adicionar el propuesto, deberá mediar autorización previa de FINAGRO, siempre y cuando el aspirante tenga un nivel de educación y experiencia labor especifica igual o superior a la acreditada por el miembro a reemplazar.

31. “¿Debe el personal seleccionado, tanto de gobierno como operativos, recibir algún tipo de inducción por parte de Finagro previo a su inicio de labores?”

RESPUESTA: FINAGRO con el propósito de facilitar el cumplimiento del objeto del contrato, realizara una socialización del mismo con el oferente seleccionado una vez suscrito el contrato. Así mismo, en el capítulo 5 Aspectos Contractuales, Numeral 5.4 Obligaciones a Cargo de FINAGRO, en los puntos b) y d), se establece la responsabilidad de entregar la información que requiera el contratista para la ejecución del contrato y resolver las peticiones que sean presentadas por el mismo.

32. “Nos preocupa, que según los términos, se deben entregar las hojas de vida del equipo de gobierno, con sus respectivos soportes (académicos y laborales) el 19 de Mar/19, lo cual no es un tiempo prudente para conseguir dichos perfiles, pues a hoy 12 xx xxxxx no sabemos los salarios y otros requisitos para empezar con dicho proceso”.

RESPUESTA: En el capítulo de requisitos mínimos habitantes, numeral 3.4.3 Equipo de trabajo, se establece que el oferente deberá presentar la hoja de vida de cada integrante del equipo de trabajo, ésta deberá contener toda la información relacionada en la misma donde conste su formación académica, experiencia general, experiencia específica, junto con la copia de los documentos que soporten los estudios allí mencionados y de las certificaciones que acrediten la experiencia y formación del equipo de trabajo solicitado, además, todos los costos en que incurra el contratista se entenderán incluidos en el precio ofertado. Igualmente, manifestamos que el cronograma del proceso se mantiene tal y como se encuentra publicado.

33. “¿Es posible contratar el personal operativo por temporal?”

RESPUESTA: En el capítulo de requisitos mínimos habitantes, numeral 3.4.3 Equipo de trabajo, su vinculación y prestaciones sociales corren por cuenta y riesgo del oferente, FINAGRO no tiene relación alguna con dicho personal, ni las modalidades de selección.

34. “¿Qué horarios se manejaran, tanto para el equipo de gobierno como los operativos?”

RESPUESTA: EL contratista deberá cumplir con las obligaciones del contrato según lo establecido en los Términos de Referencia, FINAGRO no establece los horarios para su cumplimiento.

35. “Solicitamos que los estados financieros se midan a septiembre de 2018”.

RESPUESTA: El capítulo 3 Requisitos mínimos habilitantes, Numeral 3.3. Requisitos habilitantes de Contenido Financiero, numeral 3.3.3, literal i), determina con precisión los estados financieros que el oferente debe presentar y cumplir, los cuales se manifestamos continúan como se encuentran publicados.

36. “IMCO por el momento no cumple con los indicadores exigidos dentro de los términos de referencia, las razones del porque no cumplimos, están sustentadas dentro de la carta adjunto a este formato de preguntas llamado ¨carta explicativa estados financieros IMCO¨ solicitamos se tengan en consideración estas premisas que sustentan el no cumplimiento a los requisitos habilitantes son por partidas no nominales y por temas de inversión en infraestructura en adecuaciones de nuestras bodegas de custodia . Adjuntamos carta sustentando la solicitud”.

RESPUESTA:

Es requisito habilitante la presentación de la información financiera solicitada, así como el cumplimiento de los indicadores financieros de acuerdo con los Términos de Referencia de la Invitación Pública No.04 de 2019.

Fecha de publicación: 15 xx xxxxx de 2019.