COOPERATIVA MULTIACTIVA ACTIVACOOP REGLAMENTO INTERNO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA ACUERDO
COOPERATIVA MULTIACTIVA ACTIVACOOP REGLAMENTO INTERNO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA ACUERDO
Por el cual se adopta el reglamento interno de la Junta de Vigilancia de ACTIVACOOP, se establecen sus funciones y actividades y se dictan otras disposiciones.
La Junta de Vigilancia de la COOPERATIVA MULTIACTIVA ACTIVACOOP en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y,
CONSIDERANDO
Que para el excelente desarrollo del control social de manera autónoma y/o autogestionaria, se requiere brindar una plataforma normativa interna que permita garantizar un adecuado ejercicio de la funciones de los miembros de la Junta de Vigilancia.
Que la Circular Externa N° 004 del 13 de julio de 2005 de la Superintendencia de la Economía Solidaria establece que la Junta de Vigilancia debe expedir su propio reglamento interno.
Que el articulo 72 del Estatuto y la Circular Externa Nº 004 del 00 xx xxxxx xx 0000 xx xx Xxxxxxxxxxxxxxxx de la Economía Solidaria establecen que en el Reglamento Interno de la Junta de Vigilancia se especificaran todos los aspectos relativos a su funcionamiento como la forma y términos de efectuar la convocatoria; los asistentes; la composición de quórum; la forma de adopción de las decisiones; el procedimiento de elecciones; las funciones del Presidente, Vicepresidente y Secretario; los requisitos mínimos de las actas; la periodicidad de las reuniones; y en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este organismo de control
ACUERDA CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1- LA JUNTA DE VIGILANCIA. La Junta de Vigilancia es el organismo de control social que se encarga de velar por el correcto funcionamiento y desarrollo del acuerdo Cooperativo de Activacoop.
ARTICULO 2 - INTEGRACIÓN DE LA JUNTA DE VIGILANCIA. Estará integrado por
tres (3) miembros principales con sus respectivos suplentes personales.
Los miembros de la Junta de Vigilancia serán elegidos por los asociados hábiles, o delegados, en Asamblea General mediante votación, conforme a los requisitos y de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin, en el Estatuto y en los reglamentos.
ARTÍCULO 3 - INSTALACION. La Junta de Vigilancia se instalará por derecho propio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su elección una vez se conozcan los
resultados de los escrutinios de la Asamblea, y ante la Cámara de Comercio y la Superintendencia de la Economía Solidaria una vez sea registrada e inscrita el acta de nombramiento.
La Junta de Vigilancia nombrará de su seno el Presidente, el Vicepresidente, Secretario, los cuales se elegirán para periodos de un (1) un año y podrán ser reelegidos. La elección de los dignatarios se hará por mayoría absoluta de votos, previa postulación uninominal, mediante votación secreta, o por aclamación, para cada cargo a desempeñar según su perfil. Podrán actuar como escrutadores el Revisor Fiscal y/o un delegado del Consejo de Administración.
El Gerente tendrá voz en las reuniones de la Junta de Vigilancia.
La Junta de Vigilancia podrá recibir o invitar por conducto de la presidencia a otras personas que a su juicio crea conveniente y necesarias para el desarrollo de sus deliberaciones.
ARTICULO 4 - AGENDA PRIMERA REUNION JUNTA DE VIGILANCIA
La primera reunión de la Junta de Vigilancia elegida por la Asamblea General Ordinaria, deberá tratar mínimo los siguientes puntos:
1. Nombramiento de dignatarios
2. Empalme con la Junta saliente
ARTICULO 5- FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA. La Junta de
Vigilancia se reunirá ordinariamente cada mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan por convocatoria que podrá hacer el Presidente. En el evento de que el Presidente de la Junta de Vigilancia desatienda la petición justificada de convocatoria que el Revisor Fiscal, el Gerente o el cincuenta por ciento (50%) de los miembros principales de la Junta de Vigilancia le formulen, el Revisor Fiscal y/o Gerente podrá convocar. Para el correcto funcionamiento se tendrá en cuenta lo siguiente:
1. La asistencia de dos (2) de los miembros principales de la Junta de Vigilancia constituye quórum para deliberar y adoptar decisiones validas. Las decisiones de la Junta se tomaran por mayoría absoluta de votos de los asistentes. La falta temporal o permanente de un principal la suplirá el respectivo suplente personal, quien actuará con voz y voto y asumirá las funciones del miembro principal.
2. El secretario tendrá como responsabilidad principal llevar al día el libro oficial de actas de la Junta de Vigilancia.
3. Al iniciar la sesión el Presidente someterá a consideración de la Junta de Vigilancia el orden del día y una vez aprobado, la reunión deberá someterse a él rigurosamente, solo por razones ampliamente justificables y con la aprobación unánime, podrá ser alterado o suprimido alguno de los puntos incluidos en el orden del día.
4. Las intervenciones de los participantes en las sesiones de la Junta de Vigilancia deberán centrarse en los asuntos que se estén debatiendo y harán uso de la palabra, previa solicitud, en el estricto turno y en el tiempo que asigne el presidente de la reunión.
5. En cada punto del orden del día una vez cerrado el debate, la presidencia someterá a aprobación de la Junta de Vigilancia los temas que así lo requieran y después de votado no se podrá reabrir la discusión.
6. Con el ánimo de guardar el respeto por las intervenciones de los asistentes una vez se haya cedido la palabra a alguno de ellos, y hasta tanto éste no de por terminada su exposición dentro del tiempo concedido, la presidencia no permitirá interrupciones de ningún otro participante.
7. La presidencia dará la siguiente prelación en el uso de la palabra: Al Gerente para que rinda sus informes, haga proposiciones o aclare los temas que haya expuesto; a los directivos principales para que presenten sus informes de acuerdo a su cargo, a los directivos y suplentes para que interroguen, debatan, propongan y tomen decisiones; al revisor fiscal y los miembros del Consejo de Administración si están, para que fijen criterios y dejen constancia de las mociones a que haya lugar; a los invitados especiales cuando sea necesario.
8. Los miembros de la Junta de Vigilancia y el Gerente podrán dejar constancia de su opinión contraria en las actas.
9. De sus actuaciones la Junta de Vigilancia dejará constancia en la respectiva acta de: los nombres de los asistentes a la reunión, hora de inicio y terminación de la sesión, nombre completo de los directivos ausentes y registro de las excusas presentadas por la inasistencia, hora, fecha y lugar, nombre de quien convoco la sesión, clase de reunión, quórum con que se inicio la reunión, temario de los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias presentadas por los asistentes a la reunión; los nombramientos efectuados; el cuadro de compromisos adquiridos, la fecha y hora de clausura.
10. El acta será suscrita por el presidente y secretario de la reunión en señal de aprobación de las actuaciones y debe plasmarse en el libro oficial registrado ante el organismo estatal competente. Las actas podrán ser redactadas, estudiadas y aprobadas en la misma sesión como último punto del orden del día o en la siguiente reunión como segundo punto del orden del día después de verificar el quórum.
11. En el evento que por alguna circunstancia, el orden del día no pueda ser concluido en el transcurso de la reunión, éste continuará en una reunión posterior, que deberá tener lugar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de la primera reunión, de todo lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.
12. En las reuniones extraordinarias La Junta de Vigilancia solo se podrán tomar decisiones sobre los asuntos señalados en la respectiva convocatoria, la cual debe surtirse con anticipación no inferior a cuarenta y ocho (48) horas, por el presidente de la Junta de Vigilancia, el Gerente o el Revisor Fiscal y debe indicar la fecha, la hora, el sitio de la reunión y el tema específico que se desea tratar.
13. La Junta de Vigilancia por regla general sesionará en la sede principal de ACTIVACOOP, salvo que por acuerdo previo de sus miembros se decida reunir en un lugar diferente.
14. La convocatoria para reunión ordinaria debe indicar el orden del día, la fecha, la hora y el sitio de la reunión, y en ella deben indicarse claramente que están a disposición, en las oficinas de la Cooperativa Las Actas, Libros Oficiales, los informes y demás documentos relacionados con el orden del día propuesto.
15. La convocatoria a las reuniones será extensiva a todos sus miembros, tanto principales como suplentes. Los suplentes tendrán voz pero no voto, salvo que por ausencia temporal o definitiva de los principales entren a reemplazarlos.
16. El miembro principal de Junta de Vigilancia que siendo convocado a reunión no pueda concurrir, deberá informar por escrito al secretario los motivos que le asisten con veinticuatro (24) horas de anticipación a la sesión programada. En el evento que sobrevengan hechos fortuitos o de fuerza mayor que impidan presentar anticipadamente la excusa, ésta deberá entregarse en la sesión inmediatamente siguiente.
17. Los miembros de la Junta de Vigilancia, deberán asistir puntualmente a las sesiones a las cuales sean convocados. La presidencia dará un termino de 15 minutos a partir de la hora fijada para iniciar la sesión, momento en el cual se considera que hay retardo, el cual será sancionado de conformidad con el presente reglamento.
18. Los directivos principales y suplentes y todas las demás personas que pertenezcan a cualquier órgano de administración o de control de ACTIVACOOP están obligadas a guardar discreción sobre los asuntos que sean tratados en las reuniones de la Junta de Vigilancia.
19. Los dignatarios serán removidos de sus cargos de acuerdo a las causales previstas en el Estatuto, artículo 61. En los casos de remoción o de falta absoluta de cualquier dignatario, La Junta de Vigilancia procederá a elegir su reemplazo y éste actuará como tal hasta la culminación del periodo para el cual fue designado el saliente.
ARTICULO. 6- DECISIONES. Las decisiones de la Junta de Vigilancia se expresaran en acuerdos, resoluciones y otras disposiciones.
Los acuerdos serán decisiones de carácter general, con vigencia permanente y versaran sobre reglamentaciones fundamentales de ACTIVACOOP. Se aprobaran en un debate único.
Las resoluciones corresponden a decisiones particulares y por medio de ellas se desarrollaran y reglamentaran los acuerdos. Serán discutidas y aprobadas en un solo debate.
Los acuerdos y resoluciones serán redactados y presentados con las formalidades y técnica jurídica legalmente aceptada.
Las demás decisiones de la Junta que corresponden al giro normal de las operaciones de ACTIVACOOP no tendrán las formalidades anteriores y bastara con que ellas aparezcan registradas en las actas de la Junta de Vigilancia.
ARTICULO. 7- REMOCIÓN. Además de las consagradas en el artículo 61 del Estatuto, los miembros de la Junta de Vigilancia serán removidos de su cargo en cualquier momento por:
1. Por pérdida de la calidad de asociado.
2. El incumplimiento de cualquiera de sus deberes como miembro de la Junta de Vigilancia o asociado.
3. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo de miembro de la Junta de Vigilancia
4. Por incurrir en cualquiera de las causales de exclusión de ACTIVACOOP, establecidas en el Articulo 21 del Estatuto.
5. Por quedar incurso en alguna de las incompatibilidades previstas en el Capitulo XI del Estatuto.
6. Por declaración de inhabilidad que efectúe la entidad gubernamental de inspección y vigilancia.
PARAGRAFO.- La remoción de los miembros de la Junta de Vigilancia corresponderá decretarla a la Asamblea General. Será considerado dimitente el miembro de la Junta de Vigilancia que incurra en cualquiera de las causales señaladas en este Artículo. En este caso la Junta de Vigilancia, mediante resolución motivada, y contemplada en este reglamento, declarará la vacancia y llamará al respectivo suplente quien actuará hasta nueva elección.
CAPITULO SEGUNDO FUNCIONES
ARTICULO. 8 – FUNCIONES. Son funciones de la Junta de Vigilancia las siguientes:
1. Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios cooperativos y filosóficos de la Institución.
2. Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y a la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse.
3. Revisar como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por éstos. Se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar información requerida por el ente de control social.
4. Hacer caer en cuenta del incumplimiento de los deberes consagrados en la ley, el estatuto y reglamentos, a los asociados.
5. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el órgano de control detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, la Junta de Vigilancia deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.
6. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto.
7. Conocer los reclamos que presenten los asociados con respecto a la prestación de servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad.
8. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en la asamblea General.
9. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria.
10. Convocar a la Asamblea General cuando el Consejo de Administración incumpla con su deber.
11. Las demás que le asigne la ley o el estatuto, siempre y cuando se refieran al control social.
PARAGRAFO: La Junta de Vigilancia podrá delegar permanentemente o transitoriamente en uno o varios de los miembros, o en el gerente, alguna o algunas de las atribuciones propias de este órgano, en los términos autorizados por la Ley y las normas vigentes.
La delegación prevista en este articulo deberá otorgarse con el voto de las 2/3 partes de los miembros de la Junta de Vigilancia y no exonerara a estos de la responsabilidad de los actos que se ejecuten como consecuencia de tal delegación.
ARTÍCULO. 9- FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE JUNTA DE VIGILANCIA. Además
de las consagradas en el artículo 63 del Estatuto, son funciones del Presidente:
1. Ordenar la convocatoria a las sesiones ordinarias o extraordinarias de la Junta de Vigilancia.
2. Autorizar con su firma las actas, acuerdos, resoluciones y otras disposiciones de la Junta de Vigilancia.
3. Cumplir y hacer cumplir el reglamento de la Junta de Vigilancia.
4. Velar porque los Directivos concurran puntual y asiduamente a las reuniones y vigilar con el concurso del Secretario de la Junta de Vigilancia, el registro de asistencia.
5. Dirigir el debate interno de las sesiones de la Junta de Vigilancia procurando que no se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad.
6. Requerir a los comités y comisiones designadas la presentación en medio escrito de los informes correspondientes a los estudios proyectos o tareas que se le hayan encomendado.
7. En general, las demás atribuciones que le asignen La Junta de Vigilancia o los reglamentos.
ARTÍCULO 10 - FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE. Son funciones del vicepresidente:
1. Remplazar al presidente en sus ausencias temporales o absolutas.
2. Remplazar al presidente en los diferentes comités en sus ausencias temporales o absolutas.
3. En general, las demás atribuciones que le asignen La Junta de Vigilancia o los reglamentos.
ARTÍCULO 11- FUNCIONES DEL SECRETARIO. Además de las consagradas en el artículo 64 del Estatuto, son funciones del Secretario:
1. Tramitar la convocatoria a sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar.
2. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones, en forma sucinta pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y resoluciones.
3. Firmar las actas, los acuerdos y las resoluciones junto con el Presidente y dar fe de las mismas.
4. Velar porque el libro de actas se encuentre debidamente registrado ante el organismo estatal competente.
5. Preparar o recepcionar las proposiciones, proyectos, correspondencia y demás documentos que deban ser conocidos y considerados por La Junta de Vigilancia.
6. Enviar a los organismos de registro, inspección, vigilancia y control, las actas, acuerdos, resoluciones y correspondencia que le sea requerida.
7. Colaborar con el presidente en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por este último como consecuencia de las labores de la Junta.
8. Enviar la documentación que se acuerde, con la debida anticipación a las sesiones programadas a todos los directivos y demás asistentes.
9. Las demás que le asigne La Junta de Vigilancia
CAPITULO TERCERO RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
REGIMEN DISCIPLINARIO PARA LA JUNTA DE VIGILANCIA
ARTICULO. 12- RESPONSABILIDADES. Los miembros de la Junta de Vigilancia serán responsables de velar por el correcto funcionamiento y desarrollo del acuerdo Cooperativo de Activacoop.
ARTICULO. 13- ACTOS SANCIONABLES. La Junta de Vigilancia sancionara a los miembros de este órgano de control por las infracciones que le sean personalmente imputables, que se enumeran a continuación, sin perjuicio de las disposiciones legales y estatutarias:
1. Por retardo en su asistencia a las sesiones de la Junta de Vigilancia.
2. Por inasistencia a las sesiones de la Junta de Vigilancia.
3. Por incumplimiento en sus funciones, tareas, actividades o compromisos adquiridos en las sesiones de la Junta de Vigilancia.
4. Por el incumplimiento al régimen de incompatibilidades y prohibiciones establecido en la ley, el estatuto y los reglamentos de ACTIVACOOP.
5. Por el incumplimiento al régimen disciplinario o la falta a cualquiera de sus deberes como asociado o miembro de la Junta de Vigilancia.
6. Por utilizar la entidad o su denominación para beneficio indebido, propio, de otros asociados, entidades patronales o terceros, o para realizar o encubrir actividades contrarias a sus características o no permitidas a la Cooperativa.
7. Realizar actos de disposición excediendo las facultades establecidas por la ley, los estatutos o reglamentos, u omitir el cumplimiento de sus funciones.
8. No presentar oportunamente a la asamblea general los informes, balances y estados financieros que deban ser sometidos a su examen o aprobación.
9. No convocar a la asamblea general en el tiempo y la forma previstas en la ley y en los estatutos.
10. No observar las formalidades previstas en la ley y en los estatutos, para la liquidación de ACTIVACOOP.
ARTICULO. 14- SANCIONES: La Junta de Vigilancia por los actos y omisiones contemplados en el artículo anterior aplicara las siguientes sanciones, sin perjuicio de las establecidas en la ley, los estatutos y el reglamento de sanciones.
1. Por la primera vez llamada de atención.
2. Multa que podrá ir desde un (1) y diez (10) SMDLV con destino al Fondo de Solidaridad.
3. Remoción del cargo.
4. Las multas previstas en este articulo podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento o causal y se aplicaran sin perjuicio de las establecidas en la ley.
ARTÍCULO 15- PROCEDIMIENTO PARA SANCIONES Para la aplicación de las sanciones previstas en este reglamento, con excepción de la del Numeral primero, será necesaria investigación previa de acuerdo al régimen disciplinario establecido en el estatuto de ACTIVACOOP.
CAPITULO CUARTO DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO. 16- INTERPRETACIÓN DEL REGLAMENTO. Los vacíos que se presenten en este reglamento, así como las dudas en su interpretación, serán resueltos por La Junta de Vigilancia.
ARTICULO. 17- REFORMA DEL REGLAMENTO. Este reglamento solo podrá ser modificado en sesiones ordinarias o extraordinarias de la Junta de Vigilancia, convocadas para tal efecto.
ARTICULO. 18- DEROGATORIA Y VIGENCIA. El presente reglamento, es aprobado por La Junta de Vigilancia, en su reunión del tres (03) xx xxxxxx de dos mil diez (2010), según consta en el Acta Número 17 de la misma fecha.