CUADRO RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS
Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación del Proyecto de Modernización de la Gestión del Excmo. Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx
CUADRO RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS
Referencia del contrato: GEXP-09 OBJETO DEL CONTRATO
Constituye objeto del presente contrato la Prestación de los Servicios para la Consultoría
el Análisis, y la puesta en marcha de un Gestor de Expedientes a partir del Catalogo de los Procedimientos Administrativos del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx, en la forma que se determina en las prescripciones técnicas del presente pliego.
CENTRO DESTINATARIO
- Centro de Tecnologías de la Información (Servicio de Informática y Comunicaciones
PRESUPUESTO FORMULADO POR LA ADMINISTRACIÓN
Ejercicio 2009 | 150.028,92 € |
Ejercicio 2010 | 580.000,00 € |
Ejercicio 2011 | 580.000,00 € |
Ejercicio 2012 | 441.571.08 € |
T O T A L | 1.751.600,00 € |
PLAZOS DE EJECUCIÓN
- DURACIÓN DEL CONTRATO: 48 meses
ÍNDICE
4.2 MODELO DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: 8
4.2.2 Sistema de información para la gestión de procedimientos administrativos 12
4.2.2.1 Características principales 12
4.2.2.2 Descripción técnica y funcional del sistema de información 15
4.2.2.2.1 Objetivos Generales. 15
4.2.2.2.2 Resultados a obtener 17
4.2.2.2.4 Indicadores de toma de decisión 25
4.2.3 Descripción detallada 25
4.2.4 Coordinación con otros Proyectos 34
4.3.1.1 Reuniones de Revisión del Proyecto 35
4.3.1.2 Reuniones de Revisión de Calidad 35
4.3.2 Plan de Aseguramiento de la Calidad 36
4.6 PERFILES DE RECURSOS HUMANOS, MÍNIMOS REQUERIDOS Y ACREDITACIONES 37
4.6.1 Requisitos para la realización del proyecto 37
4.6.2 Documentación para la evaluación de la solvencia técnica 37
4.6.3 Perfiles Técnicos Requeridos 38
5 PRESCRIPCIONES ORGANIZATIVAS 43
5.1 REPRESENTANTES DE LAS PARTES 43
5.1.1 Director del Proyecto por parte del Ayuntamiento 43
5.1.2 Coordinador del Proyecto por parte del Ayuntamiento 43
5.1.3 Director del Proyecto 43
5.2 ORGANIZACIÓN DEL ADJUDICATARIO 44
6 PRESCRIPCIONES ECONÓMICAS 45
6.1 IMPORTE MÁXIMO DE LICITACIÓN. 45
6.3 FORMA DE CERTIFICACIÓN Y PAGO 46
7.2 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS 48
1 ANTECEDENTES
El Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx está desde hace tiempo comprometido en orientar su organización y sus formas y métodos de actuación a la satisfacción de las demandas de los ciudadanos.
En este proceso de modernización se han puesto en marcha, en los últimos años, diversos proyectos y trabajos dirigidos a mejorar la atención al ciudadano, proporcionado información y asistencia, así como a facilitar la realización de varios trámites administrativos y consultas a través de medios presenciales y en línea. En este sentido, cabe destacar la realización del Portal del Ayuntamiento, como plataforma unificada en la relación del ciudadano con el propio Ayuntamiento.
En el último año, se ha llevado a cabo el inventario y catalogación de los procedimientos administrativos de las distintas Áreas, Concejalías y Servicios del Ayuntamiento. Este inventario será tomado como punto xx xxxxxxx para realizar los trabajos que se describen en este pliego.
La experiencia de estos años demuestra que para aprovechar los beneficios que ofrece la administración electrónica es necesaria la adecuación de los procedimientos administrativos, la dotación de los medios adecuados y la revisión de la organización y de las funciones de las distintas unidades que prestan servicios al ciudadano, con objeto de conseguir una atención integral al ciudadano.
Además, esta nueva orientación de la administración exige cambios en la organización y en la mentalidad de las personas, que tienen que ser impulsados de forma constante desde los niveles superiores del Ayuntamiento y que deben abordarse de forma paulatina en etapas sucesivas.
El Ayuntamiento quiere resaltar la importancia de la labor a realizar en el diseño de los procedimientos de trabajo, la racionalización administrativa y la coordinación de diferentes unidades organizativas, así como la gestión del impacto de estos cambios sobre los recursos humanos.
Los trabajos a realizar por el adjudicatario deberán quedar definidos de forma detallada en su Oferta y serán incluidos en el Contrato a firmar entre éste y el Ayuntamiento.
2 ANALISIS DE LA NECESIDAD
En el año 2007 se aprobó La Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) que reconoce a los ciudadanos su derecho a
relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, así como la obligación de hacer estos derechos efectivos a partir de 2010.
Problemas que plantea la situación actual para lograr el cumplimiento efectivo de la Ley:
Falta de integración entre los sistemas de información ya implantados en el Ayuntamiento.
A pesar del grado de avance alcanzado en los servicios electrónicos, una gran parte de ellos son de carácter informativo, y muchos ni siquiera se informan en la web llegando al nivel 2 de madurez electrónica, (descarga de formularios que luego el ciudadano debe presentar por medios tradicionales) no permitiendo presentación telemática o consulta posterior del estado de los expedientes.
Se carece de una herramienta que permita la definición de procedimientos administrativos complejos para su posterior incorporación a una plataforma de tramitación electrónica en los que existan realimentaciones, bucles, toma de decisiones complejas, control de plazos, definición de perfiles de tramitadores, etc.
El archivo de los documentos que presentan los ciudadanos se realiza en papel y el no contar con un sistema de gestión documental eficiente para el almacenamiento y recuperación de la información, obliga a almacenar en papel los expedientes completos.
Tiempos excesivos en resolver los trámites iniciados por los ciudadanos.
Dispersión procedimental, falta de normalización, cada uno usa una herramienta.
Escaso conocimiento de los empleados sobre las técnicas de e-Administración.
No existen herramientas de medición que permitan controlar la eficacia en la tramitación de los procedimientos administrativos.
3 OBJETO DEL CONTRATO
El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene por objeto definir los requisitos y condiciones técnicas por los cuales se regirá el proyecto de modernización de la Gestión de Expedientes del Ayuntamiento.
Mediante este Pliego de Prescripciones Técnicas, el Ayuntamiento pretende que la empresa adjudicataria se haga cargo de la ejecución, coordinación y control de los citados trabajos, siempre bajo la supervisión del Ayuntamiento, y se comprometa a
realizar los mismos con un nivel óptimo de calidad, aceptando las responsabilidades económicas y legales que el incumplimiento de tales niveles pudiera conllevar.
Será responsabilidad de la empresa adjudicataria de esta licitación la ejecución de los trabajos descritos en este Pliego de Prescripciones Técnicas, orientados prioritariamente a:
1. Diseñar e implantar a partir del Catalogo de Procedimientos un modelo de Gestión y Organización municipal basado en la gestión de políticas, procesos y personas, orientado al cumplimiento de objetivos, la calidad en el trabajo diario y la orientación que siente las bases y conduzca paulatinamente a un cambio de la relación con el ciudadano, las empresas, organismos administrativos públicos y privados y otros grupos de interés, así como a un cambio de cultura en la administración municipal hacia valores de responsabilidad, participación, agilidad, cooperación y consecución de objetivos.
2. Dotar al Ayuntamiento de un sistema de información para la gestión automatizada del conjunto de los procesos y procedimientos administrativos, que contemple el ciclo completo de la gestión administrativa de los expedientes y permita la progresiva incorporación del procedimiento electrónico en la gestión del Ayuntamiento en línea con las exigencias de la Ley 11/2007, de 22 xx xxxxx, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Además el adjudicatario será responsable de:
La gestión de la operativa necesaria para proporcionar los resultados esperados del proyecto
La evaluación y la mejora permanente en los niveles de calidad proporcionados en la realización de dichos trabajos.
La puesta a disposición del Ayuntamiento de toda la información necesaria para que éste pueda realizar la supervisión del cumplimiento de los estándares operativos que se describen en este Pliego de Prescripciones Técnicas.
La custodia y buena conservación de todas las instalaciones, equipos y documentación propiedad del Ayuntamiento que sea objeto de los trabajos aquí descritos o que le haya sido confiada para la realización de éstos.
El cumplimiento de todas las normas de seguridad, mediambientales, laborales, legales y cualesquiera otras que sean aplicables.
Quedando como tareas reservadas al Ayuntamiento las siguientes:
Coordinación y seguimiento de las actividades especificadas en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
El control y la supervisión final del cumplimiento de los estándares de calidad de los trabajos y entregables que se describen en este Pliego de Prescripciones Técnicas.
La planificación a más largo plazo de las inversiones en infraestructuras y de la evolución de los trabajos aquí descritos conforme a las crecientes necesidades y requisitos del Ayuntamiento.
En todo caso, el Ayuntamiento podrá utilizar los medios oportunos para asegurar que se cumplan los niveles de prestación de los trabajos objeto de este Pliego de Prescripciones Técnicas, y el adjudicatario estará obligado a colaborar con el Ayuntamiento en el cumplimiento de esta responsabilidad.
4 PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
4.1 DEFINICIÓN DE TRABAJOS
El número máximo de páginas aceptadas para desarrollar la oferta técnica es de 40. Las ofertas que excedan este número de páginas no serán consideradas.
En todo caso el licitador podrá presentar cuanta documentación complementaria considere oportuna, siempre que se presente encuadernada por separado y bajo el título de “documentación complementaria”. El examen y evaluación de dicha documentación serán potestativas del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx.
El trabajo a realizar se divide en dos grandes áreas, las cuales se describen a continuación
4.2 MODELO DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:
Los modelos de Gestión Departamental entienden la organización como un conjunto de departamentos estancos con funciones específicas, que dificulta una visión global e impide la orientación a la satisfacción del cliente final (ciudadano, empresa, asociación,…) ya que los objetivos, responsabilidades, motivación, están orientados a las propias del departamento.
Por el contrario, el Modelo de Gestión por Procesos entiende la organización como un conjunto de procesos globales orientados a la consecución de la calidad total y a la satisfacción del cliente en los diversos aspectos y servicios que recibe.
El cambio perseguido con el paso de un modelo de gestión departamental a otro por procesos, supone que los objetivos previstos por los órganos directivos no sean parciales, sino globales, y el resultado de la actividad el esperado por los clientes.
Además de esta visión transversal que establece los objetivos a alcanzar, la gestión de los procesos persigue corregir lo que está mal y mejorar lo que está bien, para conseguir esos objetivos de manera eficiente y con calidad.
El Ayuntamiento, mediante la realización del proyecto, pondrá en marcha y gestionará un proceso de mejora dentro de su organización atendiendo a dos aspectos:
Por un lado, la Gestión de Procesos, que abarcará partiendo del Catalogo de Procedimientos existentes:
Priorización y valoración de los procesos y procedimientos.
Diseño detallado de los procesos y procedimientos del Ayuntamiento.
Diseño de indicadores y el establecimiento de un sistema de gestión de procesos.
Asimilación del concepto de cliente (interno y externo) y sus requisitos.
Determinación de la estabilidad, capacidad y flexibilidad de los procesos.
Asegurar la normalización y réplica.
Por otro lado, la Gestión de Equipos, como base para la resolución de problemas, que incluirá:
Catalizar el proceso de recogida, organización y análisis de información sobre los procesos y procedimientos
Introducir técnicas y herramientas de resolución de problemas
Asignar tareas o seleccionar oportunidades de mejora basándose en las necesidades de los grupos de interés
El Ayuntamiento requiere de asesoramiento técnico y colaboración para la mejora de sus procesos.
En este apartado, la asistencia técnica abordará los siguientes aspectos:
Análisis exhaustivo y racionalización de los procedimientos recogidos en el Catálogo.
Desarrollo de protocolos de información y respuesta adaptados a los diversos medios de atención.
Definición de los flujos y circuitos de trabajo y comunicación necesarios para la coordinación entre los departamentos responsables de los procedimientos.
Estudio de los cambios organizativos y funcionales derivados de este nuevo enfoque, así como la necesidad de recursos para desarrollarlo.
Determinación de las necesidades de formación de los funcionarios municipales en relación con la modernización del servicio al ciudadano.
Elaboración de las propuestas de actuación necesarias para llevar a la práctica los cambios propuestos.
Para lograr los siguientes objetivos particulares:
Simplificar y optimizar los procesos de tramitación y gestión.
Definir un sistema que comprenda:
o Todos los procesos, actividades, tareas y flujos de información de la administración municipal.
o Normalización de procedimientos, documentos, formularios, etc.
Mejorar la atención al trabajo interno y a los ciudadanos, teniendo toda la información disponible y buscando reducir los tiempos de tramitación.
Reducir costes disminuyendo los tiempos de proceso y de trámite.
Eliminación progresiva del papel.
Controlar la gestión interna de actividades de una forma precisa con herramientas objetivas.
Desarrollar nuevos canales de interrelación orientados al ciudadano que permitan su acceso a aplicaciones de servicio: tele tramitación, centros de atención telefónica, puntos de atención al ciudadano, etc.
Proporcionar acceso externo e interno a los servicios desde una plataforma única independiente del canal.
Reforzar y facilitar el papel de los terceros en el proceso.
Potenciar el intercambio de colaboración inter-administrativa.
Detección de necesidades de información no cubiertas.
Mejorar la calidad de los servicios ofrecidos y la imagen de la administración municipal, en definitiva, integrar al ciudadano en la administración municipal.
Convertir el ingente volumen de datos disponible en información útil para el análisis:
o Transformar, depurar, organizar, integrar y explotar la información.
o Disponer de automatismos capaces de efectuar eficazmente estos procesos
Incorporar distintas visiones de la información para dar servicio a las diversas necesidades:
o Planificación de políticas y estrategias (información a la Dirección Técnica y Política)
o Visión de ciudadano
o Información al usuario interno a nivel operativo y de gestión
Al finalizar el proyecto se deberá entregar:
Un Manual de Procedimientos actuales, que incluya el mapa de procesos, el inventario de procesos / procedimientos y la descripción de cada uno de ellos, con actividades principales, entradas, salidas, agentes que intervienen, indicadores de calidad, etc...
Un Manual Organizacional, que comprenda el mapa actual de responsabilidades por área / puesto, y los mecanismos de coordinación y flujos de información entre los departamentos y medios que prestan el servicio al cliente.
Un Plan de Mejora, donde se identifiquen los ámbitos de actuación y las propuestas de mejora, con actividades, responsables y plazos.
Los profesionales de las diferentes áreas municipales involucradas en el proyecto serán la principal fuente de información, colaborando en la identificación de los aspectos relevantes y de las oportunidades de mejora.
La empresa adjudicataria deberá concretar la metodología e instrumentos a utilizar, los cuáles, en cualquier caso, tendrán en cuenta lo expuesto en los párrafos anteriores.
El número máximo de páginas aceptadas para desarrollar este apartado en la oferta es de 15. Las ofertas que excedan este número de páginas no serán consideradas
4.2.2 Sistema de información para la gestión de procedimientos administrativos
El Ayuntamiento pretende implantar un sistema de información para gestionar un amplio conjunto de procesos administrativos en su relación con los ciudadanos, las empresas, organismos administrativos públicos y privados, etc.
La gestión de los procedimientos administrativos conlleva una serie de acciones y actuaciones que pueden ser parametrizadas, protocolizadas y ajustadas para que la administración pública gestione de una manera más eficiente los recursos de que dispone. De esta manera, y con el fin de facilitar la interacción telemática con el ciudadano, resulta necesario disponer de un Sistema de Información interno y único para la gestión y la anotación de actuaciones en la gestión de expedientes.
El sistema a implantar será el núcleo de la gestión organizativa del Ayuntamiento.
El sistema será capaz definir los trámites mediante herramientas sencillas que posibiliten incluir en la gestión los distintos grupos involucrados en la misma, a la vez que es capaz de generar eventos en función de las normas que se definan.
El flujo de trabajo asociado al procedimiento controlará las diferentes etapas de la gestión, generando las notificaciones de tareas a los distintos gestores.
4.2.2.1 Características principales
El Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx tiene actualmente en periodo de pruebas y desarrollo un gestor de trámites y expedientes administrativos, utilizando la herramienta jBPM, si el licitador en su oferta propone otro gestor, el sistema propuesto debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
El sistema debe permitir la ejecución de procedimientos administrativos completos a través múltiples canales superando el nivel 4 de madurez electrónica, con distintos cometidos como son:
Sede electrónica para la relación con el ciudadano integrada con el portal municipal que permita al ciudadano conocer y localizar todos los servicios públicos ofrecidos por cualquier órgano del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx o relacionado con él. Toda la información contenida será accesible sin certificado digital.
Tramitación del ciudadano. A partir de la sede electrónica el ciudadano podrá iniciar nuevos trámites, consultar su carpeta ciudadana que contendrá todos los expedientes ya iniciados o realizar consultas sobre los datos que la entidad dispone de él mismo.
A partir de la intranet administrativa o la extranet del municipio los empleados y personal autorizado podrán realizar las tareas de tramitación que les correspondan.
Portal del administrador: permitirá gestionar la plataforma e incluirá herramientas de monitorización, trazabilidad y Cuadro de Mando como apoyo a la toma de decisiones.
Funcionalidades requeridas:
Definición de cualquier tipo de procedimiento administrativo, pudiendo incluir realimentaciones, bucles, toma de decisiones complejas, control de plazos, definición de perfiles de tramitadores, etc.
Posibilidad de reflejar las relaciones de jerarquía del Organigrama Funcional del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx en la gestión de tareas, y su actualización cuando se produzca un cambio organizativo.
Poner a disposición de los usuarios encargados de diseñar los procedimientos administrativos una herramienta gráfica de modelado y una herramienta de implementación de procedimientos incluyendo un generador de formularios que permitirán simplificar la incorporación de nuevos procedimientos a la plataforma.
Incorporar autenticación y firma electrónica de documentos, utilizando cualquier tipo de certificado digital reconocido incluyendo el DNI-e, en todas las fases del procedimiento, tanto las que debe realizar el ciudadano, como en los procesos internos de tramitación en los que intervengan empleados y personal autorizado.
Proporciona el almacenamiento de expedientes sin papel, de forma que exista una instancia y archivo único de cada expediente.
Debe contemplar la posibilidad de acceso multicanal / multidispositivo compatibles con el uso del DNI electrónico y certificados digitales.
Con la adecuada configuración de los puestos de atención directa al ciudadano y utilizando técnicas de administración electrónica en el canal presencial se podrá usar el DNI-e para identificar al ciudadano y que este firme sus documentos, realice pagos electrónicos, etc.
Incluirá pago telemático seguro, y gestión de notificaciones ordinarias o electrónicas, con el ciudadano y entre departamentos a través de mail y SMS, con registro telemático de entrada y salida de forma automática sin intervención del usuario.
Deberá incorporar un sistema de control de plazos con preaviso del cumplimiento de los mismos por distintos canales, tanto para el ciudadano como para el tramitador, basado en un calendario configurable para cada entidad desde la vista del administrador.
Contemplará la posibilidad de implantar oficinas de Atención al Ciudadano distribuidas por cualquier punto de un término municipal, con toda la funcionalidad de la oficina central.
Debe integrar un soporte de archivo electrónico de los expedientes, de forma que pasado un plazo desde la finalización de los mismos, puedan ser descargados del sistema para ser almacenados en un sistema de información distinto, desde el que podrán recuperarse para su consulta.
Incluirá una herramienta de Cuadro de Mando Integral que proporcione mediciones sobre los indicadores definidos en el proyecto con objeto de reflejar el funcionamiento del sistema y la adecuada definición de los procedimientos.
Proporcionará a los ciudadanos facilidad para la consulta, previa autenticación, de los datos que la entidad dispone sobre él, sus propiedades y la relación que mantiene con la misma.
El nuevo sistema a implantar debe cubrir al menos los siguientes aspectos estrictamente tecnológicos:
Integrarse con otros componentes de la gestión del Ayuntamiento necesarios para el inicio y seguimiento de trámites telemáticos. En concreto:
Archivo documental.
Gestor del registro.
Gestor del pago electrónico.
Canal de notificaciones.
Gestor de usuarios y grupos basado en LDAP.
Gestor de firma Digital
Los licitadores podrán ampliar y mejorar en sus ofertas los requisitos recogidos en el presente pliego.
4.2.2.2 Descripción técnica y funcional del sistema de información
4.2.2.2.1 Objetivos Generales.
Desarrollo de la Administración Electrónica (e-Administración) en el ámbito del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx, mediante la implantación de un sistema de tramitación electrónica que permita el exhaustivo cumplimiento de los preceptos promovidos por la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) y haciendo especial incidencia en los siguientes aspectos:
o Prestación del mayor número posible de servicios electrónicos avanzados de calidad.
o Proporcionar una plataforma que permitan la iniciación, instrucción y terminación de procedimientos por medios electrónicos y la consulta del estado de los expedientes que de ellos se derivan, independientemente del canal por el que se hayan iniciado y tramitado. Para que esto sea posible es necesario implementar los siguientes instrumentos:
Establecimiento de una sede electrónica para las relaciones con los ciudadanos
Facilitar los mecanismos de identificación y autenticación
Creación de registros electrónicos
Gestión y tramitación electrónica de procedimientos
Sistemas de pago electrónico seguro.
Sistemas de notificaciones y comunicaciones electrónicas.
Archivo electrónico de los expedientes.
o Cumplir con la obligación de las Administraciones de habilitar diferentes canales o medios para la prestación de los servicios electrónicos, incluyendo además del canal Web otros canales como el telefónico, WAP, SMS, correo electrónico, etc.
o Potenciar y modernizar el canal presencial siguiendo el principio de no discriminación para los ciudadanos que deseen utilizar este canal mediante la mejora de las infraestructuras tecnológicas y de comunicaciones de los servicios que prestan atención directa al ciudadano, con objeto de posibilitar el uso de medios electrónicos y el DNI electrónico (dni-e) en la tramitación por este canal.
o Configurar el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx como una administración moderna que haga del principio de eficacia y eficiencia su eje vertebrador siempre con la mira puesta en los ciudadanos y mediante el uso de las nuevas tecnologías.
o Hacer posible que el ciudadano elija el momento, el lugar y el canal por el que establecerá la relación con la administración, sin necesidad de colas ni esperas.
o Análisis, rediseño funcional y simplificación de los procedimientos, procesos o servicios mediante estudios de consultoría que permitan:
La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por datos, transmisiones de datos o certificaciones o consultas a los datos que dispone la propia entidad.
La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información.
La reducción de los plazos y tiempos de respuesta.
La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas mediante la introducción de técnicas de flujo de trabajo (workflow).
o Formar a los empleados municipales en el uso de las técnicas relacionadas con la e-Administración y el sistema a implantar para mejorar su cualificación y productividad.
o Introducir sistemas que faciliten la adopción de teletrabajo en la Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx
o Difundir los resultados entre los ciudadanos para lograr su alfabetización digital y potenciar el uso de las herramientas que se implanten.
Como parte de la infraestructura de clave pública se utilizará la plataforma del Gobierno de Cantabria, esta misma plataforma es la que se utilizará para validar la firma electrónica que se realice con el DNI-e.
Para el desarrollo del sistema de información propuesto, con carácter general, se valorará positivamente lo siguiente:
Servidores de aplicaciones: Oracle Application Server 10g y/o JBoss 4.2+
Permitir la configuración de los flujos de pantallas asociados a los expedientes, así como su reutilización.
Disponer de un repositorio independiente de los procesos que permita gestionar las transiciones mediante reglas que puedan ser fácilmente mantenidas. Estas reglas de negocio deben poder definirse bien gráficamente, o bien en un lenguaje próximo al natural, para que una persona funcional pueda emplearlas sin dificultad. Las reglas deben poder ser reutilizadas en cualquier trámite que precise de las mismas.
La arquitectura del sistema debe cumplir con los criterios de escalabilidad demostrables mediante configuraciones recomendadas para lograrla.
Integrado con sistemas de pruebas unitarias, que permitan chequear la validez de los procedimientos desarrollados.
4.2.2.2.2 Resultados a obtener.
Con este sistema los ciudadanos, empresarios y empleados podrán iniciar, consultar y tramitar sus expedientes a través de Internet (además de presencialmente en el Servicio de Atención al Ciudadano), y los empleados del Ayuntamiento realizarán las tareas que les correspondan en el curso del procedimiento, generando los documentos pertinentes, firmándolos electrónicamente y poniéndolos a disposición de los ciudadanos en el sistema para que puedan recepcionar las correspondientes notificaciones, comunicaciones o documentos que se hayan definido como recepcionables.
Los resultados que se pretenden conseguir con el nuevo sistema pueden evaluarse desde distintas perspectivas:
Xxx Xxxxxxxxx (cliente):
Mejorar la imagen corporativa que el ciudadano percibe del Ayuntamiento como una organización más flexible y eficaz.
Modernizar y mejorar la calidad de los servicios prestados, aumentar la transparencia de la tramitación.
Agilizar y disminuir el tiempo de tramitación de los procedimientos, aumenta el grado de satisfacción del ciudadano.
Promover la comunicación entre el ciudadano y el Ayuntamiento, mediante el uso de un sistema tramitación accesible, ágil y fácil de utilizar, incorporando nuevos canales de comunicación y servicios disponibles 24 X 7.
El ciudadano dispondrá de un canal por el que podrá iniciar de forma desatendida la mayoría de los procedimientos que necesite establecer con el Ayuntamiento.
El ciudadano establece la comunicación cuando él quiere y no está sujeto a restricciones. Se consigue un acercamiento de la Administración a la casa del ciudadano.
Financiera.
Ahorro de costes y tiempo derivado de una tramitación desatendida y que elimina el uso del papel.
Ahorro de costes y tiempo en las comunicaciones y notificaciones a ciudadanos. Es más barato y rápido intercambiar un fichero, enviar un mail, un
SMS y la consulta a la Web, que una llamada de teléfono, el envío postal o la asistencia de notificadores al domicilio del ciudadano.
Ahorros de costes en licencia por el uso de soluciones y software libre.
Ahorro de costes que se derivan de la implantación de nuevas formas de trabajo (teletrabajo).
De los Procesos Internos.
Catalogación, simplificación y normalización de procedimientos administrativos.
Automatización del archivo de los expedientes.
Automatización de los procedimientos administrativos normalizados.
Firma electrónica y archivo digital de todos los documentos de un expediente, ya sean generados por los ciudadanos o por los empleados municipales, lo que implica la eliminación del papel y los expedientes 100% electrónicos.
Acceso vía Internet con DNI-e y certificado digital de persona física, jurídica o pertenencia a entidad.
Modernización del funcionamiento interno del ayuntamiento, requisito indispensable para poder ofrecer servicios a través de Internet.
Posibilidad de que los empleados puedan realizar las tareas desde cualquier puesto de trabajo dotado de un navegador y accediendo al sistema con su certificado digital que les acreditará como tramitadores. Esto constituye la posibilidad de implantar un sistema de teletrabajo en la organización.
De Crecimiento y Aprendizaje.
Mejorar la formación y productividad de los empleados públicos.
Difusión de los resultados.
Posibilidad de exportar los resultados a otros organismos públicos.
Al promocionar y difundir el uso de este sistema que requiere autenticación y firma con el certificado digital o DNI-e, se fomenta el uso de Internet en Santander, se consigue que la población se “alfabetice digitalmente”, y se difunde la utilidad de las nuevas tecnologías
4.2.2.2.3 Arquitectura.
En el Front Office la arquitectura del sistema estará basada en tecnología WEB.
En el Back Office, la arquitectura del sistema de tramitación podrá estar basada en modo Cliente/Servidor multicapa, con optimización contrastada en la instalación y actualización del software, o bien en arquitectura de 4 capas teniendo en cuenta el siguiente esquema.
Capa de presentación
Para conseguir un interfaz con el usuario sólido y rápido se trabajará con un cliente ligero vía Web, accesible desde cualquier punto de la Intranet e Internet.
El diseño del interfaz deberá ser normalizado tanto en funcionalidad como en presentación. Se separará la lógica de negocio de la presentación, consiguiendo que la ejecución de procesos se realice en el nodo central y los clientes presenten la información de una forma normalizada.
La capa de presentación debe ser capaz al menos de generar los documentos que se requieran (en la definición del trámite) en los formatos ofimáticos más comunes.
Los formularios de presentación o petición de información serán diseñados de manera modular de manera que los cambios de imagen o diseño no impliquen la reprogramación de las interfaces de presentación, y seguirán una imagen corporativa, basada en hojas de estilo.
Se evaluará la mejor opción especificando las ventajas e inconvenientes las distintas posibilidades de uso de entornos de presentación y su forma de intercambio con el sistema.
La parte pública del sistema debe integrarse con el portal actualmente en uso del Ayuntamiento, y al menos, deberá cumplir con el nivel de accesibilidad AA como pide la Norma UNE 139803:2004.
Tecnología de desarrollo de la lógica de negocio
Tras el análisis y diseño de los procedimientos a implantar, se definirá un sistema tecnológico de carácter abierto (basado en estándares reconocidos) y de fácil integración con los distintos productos informáticos en uso en el Ayuntamiento.
Para ello, dentro del ambiente tecnológico propuesto, los servicios de integración deben estar perfectamente definidos, indicando en cada componente externo
utilizado los servicios demandados y ofertados, así como los mecanismos que serán necesarios emplear para relacionarse entre sí.
La capa de negocio incluirá la definición de circuitos y flujos, las normas de paso entre estados, y en general todos los componentes de servicio involucrados. Se valorará la utilización de estándares en cada uno de los puntos de definición de la lógica de negocio, debiendo indicar en cada caso el nivel de cumplimiento y la forma en que se da soporte al mismo.
El sistema debe ser parametrizable en todos sus aspectos, para lo cual se valorará el nivel de configuración que se soporta, su modelo de persistencia y capacidad de cambios en caliente.
El diseño de la capa de negocio se basará en una herramienta de trabajo sencilla e intuitiva que permita la creación de circuitos y bloques totalmente reutilizables. Para la definición de bloques, conexiones, estados, reglas, etc. se utilizarán herramientas sencillas evitando, en la medida de lo posible, la manipulación de esquemas de datos y/o código de forma manual por personal especializado.
El sistema propuesto debe contemplar un modelo de control de versiones de expedientes que incluya herramientas de comparación de diseños entre versiones. Una vez iniciado un trámite desde el sistema de gestión de expedientes está asociado a una versión del expediente.
El sistema de gestión a implantar, deberá permitir una integración gradual de este y permitirá siempre la convivencia con el modelo de gestión manual.
Se valorará positivamente el uso de herramientas de acceso vía Web (al menos para la operativa diaria del sistema de expedientes), y el evitar la instalación de software localmente.
Se documentará el esquema de bloques de software del entorno de trabajo, especificando claramente los requisitos de hardware y software necesarios para poder implantarlo.
Sistema de gestión de flujos de trabajo
El sistema de gestión de flujos de trabajo (WorkFlow) estará basado en estándares interoperables y abiertos.
Lo que se espera de la herramienta no es condicionar la gestión del expediente a un sistema de flujos de trabajo, sino que podremos controlar los distintos estados y condiciones de ejecución del expediente mediante notificaciones del sistema al usuario.
Por ello cada gestor poseerá una bandeja de entrada donde se le remitirá información de sus tareas pendientes y el estado de sus expedientes, plazos de ejecución, órdenes de trabajo, etc. Cada una de estas acciones o notificaciones debe definirse en el análisis funcional que se haga de cada expediente. Debe tenerse en cuenta un ambiente de trabajo colaborativo, y debe indicarse el modelo de gestión para aquellos casos en los cuales diferentes usuarios pueden realizar la misma tarea simultáneamente.
Es muy importante velar por la calidad de las notificaciones emitidas por el sistema y la capacidad de interacción con el sistema central, de manera que al usuario se le guíe y facilite su trabajo a través su bandeja de entrada de trabajos.
La consultoría detallada de los procesos más comunes en las gestiones del Ayuntamiento ayudará a definir de una forma clara la estructura jerárquica y la organización de usuarios y servicios dentro de la gestión de un expediente administrativo así como las distintas condiciones de gestión y las validaciones que deben realizar los responsables del expediente para su tramitación.
Se desarrollará un entorno de trabajo gráfico sencillo e intuitivo y permitirá reutilizar los procesos empleados para la definición de los flujos de trabajo.
El acceso a los componentes ofertados se hará por la capa lógica de negocio y conectándolos siguiendo unas reglas y condiciones sencillas.
La solución permitirá la utilización de reglas asociadas a estados, eventos, perfiles, etc. así como la ejecución de tareas síncronas y asíncronas. Los cambios en el estado de los circuitos tendrán asociadas la ejecución de las tareas tanto automáticas como notificaciones, actualizaciones de datos, grabación de auditorías, etc. y serán reflejadas en sistemas internos o externos y en la capa de presentación al ciudadano.
Para la interacción con el ciudadano, el Sistema de Información a desarrollar aprovechará los servicios ofrecidos por la plataforma de firma de validación de certificados y firmas digitales existente.
Dada la arquitectura de este sistema, se deben crear las interfaces necesarias para conectar con la plataforma de firma operativa o futura. Por lo tanto, el licitador debe definir e implantar un módulo estándar de conexión con la plataforma de firma para el uso de todos los servicios proporcionados por ésta.
Las especificaciones y protocolos de conexión al sistema satélite propuestas deberán ser validadas por el Servicio de Informática.
Sistema Gestor de Base de Datos
Es requisito la utilización de una base de datos Oracle como núcleo gestor de base de datos siendo el estándar de base de datos utilizado en el Ayuntamiento. El sistema Gestor de Base de Datos supondrá el núcleo principal de todo el Sistema de Información.
La información en esta base de datos centralizada, será única para toda la organización independientemente de las herramientas ofimáticas que los usuarios utilicen para sus gestiones, de tal forma que la información debe partir exclusivamente del mismo núcleo.
El modelo de persistencia a utilizar deberá ser relacional, accesible e integrado en un esquema o modelo de base de datos Oracle. Este modelo será utilizado para la definición, instanciación y seguimiento de los documentos y expedientes electrónicos, los flujos de trabajo y actividades que modelan los procedimientos administrativos, y todas aquellas entidades requeridas para la gestión.
La información deberá ser soportada sobre un modelo de datos relacional que permita su expansión y manejo, representando expresamente los atributos y relaciones de cada expediente, describiendo el estado de los procedimientos administrativos creados y procesados con el sistema de gestión de expedientes.
Sistema de gestión documental
El Ayuntamiento utiliza la herramienta Docuware como archivo documental y será valorable la integración de esta herramienta con el sistema de gestión documental ofertado, o la migración de la información al nuevo sistema de gestión.
Eliminando el documento administrativo en papel, será sustituido desde su entrada en libro de registro por un documento digitalizado y firmado digitalmente (si procede), que estará bajo el control del sistema de gestión de expedientes a través del sistema de gestión documental. Este sistema se utilizará para el almacenamiento y recuperación de documentos.
Para ello, será necesario construir un sistema de integración con este componente de gestión documental, el cual debe quedar perfectamente definido y realizado dentro del ámbito del contrato. Se deben tener en cuenta en el acceso a los documentos todas las políticas de seguridad definidas a través del gestor de expedientes.
En cualquier caso, se valorará la independencia del sistema de gestión de expedientes del motor documental, indicando de forma detallada la manera de
integrarse con los sistemas de gestión documental. Si el sistema requiere un único sistema de gestión documental, se especificará claramente en la oferta presentada.
Interfaces de conexión con terceros
Durante la fase de consultoría para cada procedimiento se definirá la información que se requiere obtener o actualizar en los sistemas de información preexistentes.
El Ayuntamiento dispone de una serie de componentes para la gestión informática de su actividad que deben ser utilizados convenientemente, para quedar integrados con el sistema de tramitación en aquellos puntos de la gestión que corresponda.
Sistema de gestión económica-financiera
La solución deberá interactuar con el sistema de gestión que en la actualidad utiliza el Ayuntamiento.
Carpeta del Ciudadano
La solución ofertada deberá integrarse con el Portal (xxx.xxxxxxxxx.xx) del Ayuntamiento que en la actualidad tiene un gestor de “Carpetas del Ciudadano”. El portal actual soporta la construcción de páginas en base a Portlets (JSR-168), y la interface de usuario que se desarrolle debe cumplir los criterios de accesibilidad AA (UNE 139803:2004)
Canal de notificación
El ayuntamiento xx Xxxxxxxxx dispone de un sistema que permite definir políticas de notificación en base a mensajería (correo electrónico y SMS). El sistema de gestión propuesto debe vincularse con esta plataforma siempre que requiera alguna acción de notificación.
Sistema de pago electrónico
La plataforma de pago electrónico estará disponible para dar los servicios correspondientes al sistema de tramitación electrónica que implante el licitador.
Sistema de registro
La solución deberá interactuar con la plataforma de registro electrónico disponible en el Ayuntamiento para dar los servicios correspondientes al sistema de tramitación electrónica que implante el licitador, o proponer la implantación de un nuevo sistema de registro en cuyo caso deberá ser contemplarse la migración de los datos actuales.
Hardware y software
La implantación incluye la compra e instalación del hardware, software base y licencias necesarias, como sistemas operativos, motores de base de datos,
servidores de aplicaciones, librería, utilidades, etc. Sobre este software se instalarán, configurarán y harán accesibles las plataformas.
No se incluye en el alcance del proyecto las licencias Oracle correspondiente a la Base de Datos.
Se documentará minuciosamente la arquitectura necesaria para la implantación de la nueva plataforma indicando los requerimientos hardware y software necesarios.
Es importante destacar la definición de entornos de desarrollo, pruebas y explotación.
Se documentará extensamente el proceso de instalación y configuración de la solución a implantar, así como todas las operaciones de sistemas necesarias para su correcta administración (arranque y parada, recuperación ante desastres, seguridad,…).
Las propuestas deberán detallar los puntos fuertes y débiles de las soluciones adoptadas. Se justificará la utilización de servidores para cada una de las capas indicando la carga soportada por equipo respecto al número de conexiones.
La solución deberá ofrecer una arquitectura escalable con soporte de alta disponibilidad, indicándose los elementos críticos y la tecnología de recuperación frente a desastres así como el tiempo de recuperación frente a caída de alguno de los nodos del sistema.
La arquitectura software de la solución se basará en estándares definidos y aceptados en el mercado, detallando el nivel de soporte ofertado en cada uno de los componentes que se utilicen.
Dentro del alcance del proyecto, se deben incluir los servicios de soporte e instalación de revisiones que surjan para el software cuyo uso se ha licenciado, durante el año siguiente a su puesta en explotación.
El número máximo de páginas aceptadas para desarrollar este apartado es de 20 páginas. Las ofertas que excedan este número de páginas no serán consideradas.
Seguridad
Con el fin de proteger y filtrar los accesos a la aplicación se utilizarán los siguientes métodos de seguridad:
Control de acceso mediante certificado digital.
Acceso web mediante SSL.
Implementación segura de servicios web.
Protección ante inyección SQL.
Protección ante accesos a recursos no autorizados
Estándares y Tecnología
Se confeccionarán hojas de estilo css y plantillas para facilitar la personalización de la herramienta según la imagen corporativa del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx.
Si durante la ejecución del proyecto se evaluara positivamente el cambio de una de las herramientas por evolución tecnológica o por decisión del Ayuntamiento, se podrá llevar a cabo sin repercusión sobre el resto de componentes
4.2.2.2.4 Indicadores de toma de decisión
La solución ofertada deberá incluir un módulo de gestión de indicadores del estado de ejecución y gestión de expedientes con consultas on-line que se integre con la información histórica del gestor.
La sencillez de programación y la independencia con la capa de datos será valorada, de tal forma que sea posible definir nuevos informes.
Los resultados obtenidos serán exportables a entornos ofimáticos (Microsoft Office, etc.) y se accederá desde otras plataformas. Para ello se definirán los mecanismos de acceso desde otros sistemas a los indicadores.
Se creará una gestión de permiso de acceso a este módulo y sus indicadores en función de la jerarquía establecida por el Ayuntamiento de tal forma que cada miembro pueda gestionarse sus propios indicadores. Se generarán roles de acceso agrupando los distintos tipos de usuarios.
El sistema enviará correos electrónicos con los informes generados de una forma automática donde se ha programado la periodicidad del envío y los destinatarios. Los informes también estarán almacenados en el sistema de gestión documental.
Los indicadores también podrán ser visibles a través de la intranet para unos perfiles específicos gestionados por el sistema.
4.2.3 Descripción detallada
Sede electrónica para las relaciones con el ciudadano
Para facilitar el acceso a los ciudadanos “la sede electrónica para las relaciones con el ciudadano”, aparecerá como una página integrada en el portal municipal que presenta una parte pública, que no requiere autenticación, para permitir a los ciudadanos acceder a los servicios públicos de cualquier organismo relacionado con el Ayuntamiento de distintas formas, facilitando la localización de los mismos. Proporcionará enlaces a los siguientes servicios
Buscador de Servicios Electrónicos
Enlace con la Carpeta del Ciudadano.
Verificación de firma
Validación de documentos emitidos por el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx
Ayuda para el uso de la plataforma
Reglamento regulador de uso
Portal del ciudadano
Los ciudadanos podrán acceder a él desde la sede electrónica, haciendo uso de certificado digital reconocido o DNI-e. Si disponen de él los ciudadanos podrán:
Consultar los datos que la entidad dispone sobre ellos como datos xx xxxxxx de habitantes, censo electoral, recibos, facturas (caso de proveedores), documentos presentados en el registro, etc.
Dar de alta nuevos expedientes del tipo de procedimiento o servicio electrónico solicitado a partir de la sede electrónica.
Acceder a la carpeta del ciudadano que a su vez dispondrá de las siguientes opciones:
Bandeja de Tareas: Muestra enlaces a las actuaciones que están pendientes de realizar por el ciudadano como pueden ser: aportar documentos y datos requeridos, recepcionar certificados, cédulas y otros documentos, etc.
Bandeja de mensajes. Contiene los mensajes generados automáticamente por el sistema o por los tramitadores municipales y responder a dichos mensajes si lo desea.
Buscador de expedientes: Permite localizar por distintos criterios los expedientes para los que el ciudadano se encuentra en condición de titular o representante y acceder a la información relacionada con los mismos: datos de notificación y comunicación, pasos del expediente, documentos generados o aportados y plazos. Algunos de estos criterios son: rango de fechas de inicio, tipo de procedimiento, nº del expediente, etc.
Buzón de notificaciones electrónicas. Permite consultar y recepcionar notificaciones.
Realizar pagos telemáticos si el procedimiento lo requiere.
Interponer recursos e incorporar documentación adicional al expediente previa al trámite de audiencia.
Ayuda a la cumplimentación: los ciudadanos que no posean certificado digital o no deseen realizar la presentación telemática pueden descargar modelos de solicitud para entregarlos presencialmente en las oficinas de atención al ciudadano.
Ayuda a la tramitación: en todas las pantallas de tramitación existirán botones de ayuda que abran un diálogo indicando cómo actuar en dicha tarea.
Ayuda on-line: Los ciudadanos podrán preguntar sobre un expediente concreto al responsable de dicho expediente. El responsable le responderá para aclarar sus dudas.
El ciudadano siempre podrá elegir si desea realizar estas actuaciones a través de Internet, mediante esta vista, o presencialmente en el Servicio de Atención al Ciudadano, el canal elegido podrá cambiarse en cualquier momento de la vida de cada expediente.
Portal del tramitador
A través de la Intranet los empleados y personal autorizado, podrán acceder a esta vista, para lo que deberán haber sido dados de alta previamente como tramitadores. Además deberá asociarse a una unidad organizativa (departamento, servicio, negociado, etc), definirse su puesto de trabajo y sus perfiles. Los perfiles se establecen cuando se define un procedimiento y son asociados a los usuarios por el departamento de informática. Los tramitadores podrán realizar las mismas acciones que los ciudadanos y además:
Dar de alta expedientes de oficio o a instancia de parte.
Consultar la bandeja de tareas del tramitador para acceder a los expedientes que están en su “mesa virtual”, entendiendo como tales los expedientes cuya siguiente tarea a ejecutar tienen su perfil de tramitación.
Consultar las caducidades del expediente para ver el tiempo que les queda para hacer su trabajo.
Generar documentos a partir de las plantillas predefinidas y los datos del expediente.
Firmar documentos si son firmantes del mismo.
Los firmantes de los documentos en el portafirmas podrán firmar documentos individualmente, en lotes y rechazar documentos indicando el motivo del rechazo para que así los tramitadores puedan modificarlos antes de volverlos a reenviar.
Consultar y modificar datos de notificación y comunicación de los interesados.
Gestionar los poderes y la vigencia de los representantes que pueden actuar por el canal presencial en representación de otras personas físicas o jurídicas.
Relacionar expedientes con otros y buscar expedientes relacionados.
Buscador de servicios electrónicos
Permitirá desde la sede electrónica localizar los servicios por distintos criterios:
Procedimientos más demandados.
Todos los procedimientos ordenados alfabéticamente por distintos criterios.
Vigencia: trámites cuyo plazo de solicitud se encuentra en un determinado rango o es ilimitado.
Hechos vitales: se llevará cabo el diseño y catalogación de procedimientos asociados, a distintos hechos de vida, como pueden ser:
o Nacimiento, adopción.
o Estudios
o Primer empleo
o Vida en pareja, matrimonio
o Jubilación
o Cambio de domicilio
Tipo de interesado del procedimiento:
o Ciudadanos en general
o Jóvenes
o Mayores
o Estudiantes
o Familias
o Empresarios
o Asociaciones
o Otras administraciones
Unidad Tramitadora del procedimiento
Temática:
o Altas e Inscripciones
o Atención Ciudadana
o Autorizaciones y licencias
o Ayudas, becas y subvenciones
o Bajas
o Bonificaciones y exenciones
o Carnet, tarjetas y abonos
o Citas
o Consumo
o Cultura y Ocio
o Denuncias, quejas, reclamaciones, sugerencias
o Deporte
o Duplicados de documentos
o Educación
o Empresa
o Familia
o Formación y Empleo
o Hacienda
o Justificantes, certificados e informes
o Medio Ambiente
o Participación Ciudadana
o Salud Pública
o Servicios Sociales
o Servicios Turísticos
o Tasas e impuestos
o Tráfico y Transportes
o Urbanismo
o Vivienda
Tipo de tramitación:
o Presencial
o Descarga de formulario
o Presentación por Internet
o Telefónica
o Otros: SMS, WAP, etc.
Buscador por palabras relacionadas con el nombre del procedimiento.
La información necesaria para clasificar los procedimientos será mantenida mediante las indicaciones de la ficha del procedimiento de forma dinámica. Como mínimo además de la descarga de formularios autorrellenables siempre será posible la presentación por Internet, teniendo como requisito en su caso el pago previo de las tasas si el procedimiento lo requiere.
Para cada procedimiento se ofrece la siguiente información:
La ficha del procedimiento: información de utilidad para su realización como objeto, requisitos, documentación requerida, plazos, recursos, etc.
La normativa reguladora y enlace a la misma.
Las plantillas o formularios asociados en formato pdf autorellenable que pueden descargar los ciudadanos y presentar presencialmente si no disponen de certificado electrónico o DNI-e.
Xxxxx al responsable, formulario que permite enviar mensajes al responsable administrativo del procedimiento para solucionar dudas de los ciudadanos.
Ayuda paso por paso de todas las tareas que el ciudadano debe realizar en el procedimiento para que pueda consultarlas antes de iniciarlo. Ejemplo:
o Paso 1: Xxxx rellenar el formulario que se muestra en la imagen en la que se explica el significado de todos los campos y los valores posibles.
o Paso 2: Debe realizar el pago de la tasa …
o Paso 3: Debe firmar con su DNI-e o certificado la solicitud que se le presenta, en este momento quedará registrada de entrada.
o Paso 4: Una vez que su expediente sea recibido por la Unidad Tramitadora se le proporcionará la información necesaria para el seguimiento del mismo según se regula en el art. 42.4 de la ley 30/1992.
o Paso 5: Si el procedimiento lo requiere podrá recepcionar sus documentos, comunicaciones y notificaciones a través de la carpeta del ciudadano (enlace).
Enlace a la vista del ciudadano para dar de alta un nuevo expediente correspondiente al procedimiento en cuestión.
Autenticación
La identificación en un sistema informático consiste en el proceso mediante el cual el usuario que opera con el mismo transmite al sistema sus datos de identidad, con objeto de que el sistema pueda determinar que operaciones puede realizar este usuario.
Si la identificación se realiza mediante un certificado digital, se denomina autenticación. Una vez que el certificado digital es aportado debe ser comprobada su validez con la entidad de certificación que lo emitió, comprobando que el certificado es válido, que realmente ha sido emitido por esa entidad, no ha sido revocado y está vigente.
Firma electrónica
Cuando se incorpora o se genera un documento en la aplicación y este debe ser firmado por alguna de las partes que intervienen en el procedimiento, deberá tener asociado en la definición del mismo los correspondientes firmantes. Un firmante es cualquier persona física (o representante del titular del expediente) que deba firmar el documento. Un documento puede tener uno o más firmantes. En este último caso la firma puede ser en cascada, importa el orden de firma que debe ser definido previamente, o en paralelo, caso en que el orden de firma es irrelevante.
Utilidad de verificación de firma / Validación de Documentos
Permite verificar la validez de la firma de un documento presentado por escrito o en formato digital a partir de un código de identificación única del documento que
aparece en el pie del mismo, mediante la introducción de dicho código en un formulario o la lectura con un dispositivo lector de código xx xxxxxx:
Sistema de Pago telemático
Un pago telemático es aquel que se realiza a través de Internet, sin necesidad de asistir a la entidad bancaria. el Sistema de Pago Telemático que permite realizar pagos contra la cuenta bancaria del interesado y la posibilidad de integrar cualquier software de TPV virtual que proporcionan distintas entidades bancarias para el pago únicamente con tarjetas.
Registro de documentos
La aplicación se deberá integrar con el registro de documentos que dispone el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx, INVESICRES, o con el que pueda ofertar el licitador (en cuyo caso debe estar contemplada en la oferta la migración de datos), de forma que este registro se produzca de manera automática sin que sea necesaria prácticamente la intervención del operador una vez que el documento haya sido finalizado. Una vez que el documento ha sido registrado se mostrará al usuario con el sello de registro
Explorador de expedientes
Permitirá realizar búsquedas de expedientes por distintos criterios. El buscador del portal del ciudadano es más simple mientras que el del tramitador presenta múltiples opciones con objeto de afinar la búsqueda al máximo posible.
Bandeja de Tareas
Esta opción mostrará las tareas que están pendientes de la actuación del tramitador o ciudadano.
Pulsando sobre la tarea seleccionada se accederá al escritorio de tramitación para realizar las actuaciones oportunas.
Alta de expedientes
Los expedientes pueden ser dados de alta desde el portal del ciudadano al que los ciudadanos accederán al seleccionar el procedimiento deseado o desde el portal del tramitador, en el canal presencial a instancias de un ciudadano o de oficio iniciados por un tramitador competente.
No todos los procedimientos serán visibles para todos los tramitadores. Para que un tramitador pueda dar de alta un expediente correspondiente a un tipo de procedimiento, es necesario que tenga los perfiles adecuados.
Notificaciones
Gestionará tanto las notificaciones ordinarias como electrónicas. Al iniciar un expediente el interesado debe decidir que tipo de notificación quiere recibir y podrá cambiar dicho tipo en cualquier momento antes de la generación de la
misma. En el caso de que el ciudadano decida recibir notificaciones electrónicas deberá aportar obligatoriamente alguno de los dos datos siguientes: dirección de correo electrónico o SMS, con objeto de poder recibir los avisos de la puesta a disposición de dicha notificación.
Para la gestión de notificaciones se desarrollaran las siguientes utilidades:
| Buzón de notificaciones electrónicas accesible desde el portal | del |
| ciudadano Bandeja de Notificaciones Ordinarias, accesible desde el portal | del |
tramitador para los tramitadores que tengan perfil de notificador. |
Las notificaciones ordinarias pueden ser gestionadas de forma individual o por remesas incluyendo todos sus estados y medios de notificación: primera, segunda y envío automatizado al BOC. Debiendo tener la posibilidad de generar ficheros SICER de intercambio con la entidad Correos para la gestión de las notificaciones por terceros.
Comunicaciones
Todas las comunicaciones interdepartamentales y con el ciudadano serán sustituidas por mensajes internos accesibles a través de las bandejas de mensajes del escritorio, de correo electrónico o SMS en caso de haberse proporcionado los datos necesarios. El interesado será informado mediante mensajes de los cambios de estado del expediente que tengan importancia para él, o cada vez que es necesario que intervenga en la tramitación: recepcionar documentos o notificaciones, requerimientos de documentación, cumplimiento de plazos, etc.
Consultas
Se pondrá a disposición de los usuarios una herramienta que permita realizar consultas de determinados datos de los sistemas de gestión del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx. Los ciudadanos podrá realizar consultas de sus datos sobre: Padrón de Habitantes, Censo Electoral, estado de facturas (proveedores), recibos, multas, etc. Los tramitadores podrán realizar consultas para las que estén autorizados.
Escritorio de tramitación
Agrupará una serie de opciones que permitan la tramitación del expediente y consulta de toda la información relacionada con el mismo como son:
Información del procedimiento: Permite obtener toda la información del procedimiento del mismo modo que en la sede electrónica, sin tener que volver a ella.
Evolución del expediente: Muestra todas las fases por las que ha ido pasando el expediente desde su apertura y los datos asociados más relevantes, como usuarios implicados y fechas de apertura y cierre.
Plazos: Muestra los plazos que se han iniciado y aún no han concluido para el expediente. El responsable del expediente tiene la posibilidad de aumentar o disminuir dichos plazos.
Atributos del expediente: muestra todos los atributos relevantes para el expediente que han sido introducidos por el interesado o tramitadores del mismo a través de distintos formularios.
Interesados: permite consultar los datos de los interesados del expediente y asignar nuevos interesados con distintas razones de interés.
Documentos: muestra el listado de todos los documentos relacionados con el expediente y permite la visualización, descarga, incorporación o firma de los mismos si el tramitador tiene los permisos necesarios.
Identificación del titular. En el portal del tramitador existe una opción para que durante la atención presencial se pueda autenticar al ciudadano con su DNI-e o certificado para poder firmar documentos electrónicamente.
Mensajes: muestra los mensajes relacionados con el expediente.
Relaciones del expediente. En el portal del tramitador permite relacionar unos expedientes con otros, establecer el tipo de relación y consultar los expedientes relacionados,
Eventos. Permite ejecutar eventos que son subprocedimientos que pueden ocurrir o no en el procedimiento y a los que se puede transitar desde cualquier estado, por ejemplo: requerimiento de documentación, aportar documentación no definida en el expediente, desistimiento o renuncia, etc.
Área de tramitación: permite tramitar el expediente, es decir ejecutar las tareas asociadas a cada fase que pueden ser a su vez de:
o Introducción de datos: muestra un formulario para introducir los datos necesario para el expediente.
o Incorporación de documentos: permite aportar un documento al expediente.
o Generación de documentos: genera un documento a partir de una plantilla predefinida y los datos del expediente. Permite tanto la generación de documento pdf como la generación de documentos a partir xx xxxxxxxxxx.
Antes de ejecutar una tarea o transición el sistema comprobará que se cumplen las condiciones definidas en el procedimiento, y durante la ejecución de tareas y transiciones se realizarán las acciones definidas en el procedimiento como enviar mensajes, actualizar datos, etc.
Portal de Administración
Las opciones que nos debe ofrecer se describen a continuación.
Configuración del sistema. Permitirá definir las propiedades del sistema que determinan el funcionamiento del mismo dando soporte a aspectos como configuración de conexiones a base de datos, rutas de almacenamiento temporal, etc.
Cuadro de mando. Desde esta opción podremos visualizar diferentes estadísticas en formato tabular o gráfico que establecen las medidas de los indicadores definidos en este proyecto.
Monitor del sistema. Desde esta sección tendremos acceso a la visualización del estado de los diferentes equipos que componen el sistema
Módulo de log. Permite consultar las operaciones que los usuarios realizan en el sistema y definir que operaciones se deben registrar.
4.2.4 Coordinación con otros Proyectos
El Ayuntamiento podrá suscribir otros contratos para la modernización de la gestión interna y que tengan relación con los trabajos descritos en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, debiendo la empresa adjudicataria del presente Pliego de Prescripciones Técnicas coordinar sus recursos con los de estos contratistas, de manera que se asegure el correcto flujo de información, entre todos ellos.
4.3 GESTIÓN DEL PROYECTO
Adicionalmente a las tareas a realizar por el adjudicatario que se mencionan en el apartado “Descripción de servicios”, se establece como actividad fundamental la Gestión del Proyecto.
Las actividades asociadas a la Gestión del Proyecto son las siguientes: Organización del proyecto:
Gestión de la planificación.
Gestión del equipo y mantenimiento del conocimiento.
Utilización de los procedimientos y herramientas asociadas al proyecto.
Organización de la comunicación.
Control del proyecto:
Participación en los comités de seguimiento.
Gestión de las cláusulas contractuales.
Seguimiento y control del proyecto.
Gestión de la calidad:
Elaboración del Plan de Calidad del proyecto.
Implantación y seguimiento del Plan de Calidad.
Seguimiento de la satisfacción del usuario.
4.3.1 Control de Proyecto
Existirá un comité de dirección del proyecto, que estará compuesto al menos por:
Director del Proyecto por parte del Ayuntamiento
Coordinador del Proyecto por parte del Ayuntamiento
Asesores del Proyecto del Ayuntamiento
Director del Proyecto por parte del adjudicatario
Jefes de Equipo por parte del adjudicatario
4.3.1.1 Reuniones de Revisión del Proyecto
Estas reuniones serán realizadas por el Comité de Dirección y estarán dirigidas por el Director del Proyecto nombrado por el adjudicatario.
Estos Comités se reunirán con una frecuencia mensual, revisándose los informes de seguimiento generados.
El Director del Proyecto por parte del adjudicatario enviará el informe de seguimiento al menos 48 horas antes de la reunión de revisión; una vez celebrada la reunión de seguimiento realizará el acta de reunión, que deberá enviar como muy tarde 24 horas después, donde se recogerán todas la acciones acordadas, los responsables de realizarlas y las fechas en las que se prevé estarán finalizadas. En cada reunión de seguimiento se hará repaso del estado de las acciones acordadas el mes anterior.
4.3.1.2 Reuniones de Revisión de Xxxxxxxx
Las revisiones de la calidad se realizarán semestralmente. Se efectuarán dentro del Comité de Dirección.
Los puntos que se abordarán serán los siguientes:
Acciones correctoras que se han tomado en el último semestre.
Evolución de los parámetros de nivel de calidad.
Análisis de los resultados de las auditorias de calidad.
También se realizarán reuniones del mismo orden y de periodicidad anual en las que se abordarán el análisis de los resultados de las encuestas de satisfacción a usuarios.
El número máximo de páginas aceptadas para desarrollar este apartado 4.3 es de 5. Las ofertas que excedan este número de páginas no serán consideradas.
4.3.2 Plan de Aseguramiento de la Calidad
Se exigirá la elaboración, entrega al Ayuntamiento y puesta en marcha de un Plan de Aseguramiento de la Calidad que garantice la realización del proyecto con el nivel de calidad establecido.
El Contratista podrá referenciar los procedimientos de calidad aplicables, para una exposición completa de sus actividades, debiendo de proporcionar una copia de dichos procedimientos si el Ayuntamiento así lo solicitase.
4.3.3 Plan de formación
La Empresa adjudicataria debe formar a su xxxxx al personal dedicado al proyecto objeto de este pliego de prescripciones técnicas.
Se realizarán como mínimo los siguientes cursos de formación:
Formación de modelado de procedimientos:
Formación sobre tramitación básica: para todo el personal administrativo del Ayuntamiento, agrupado en grupos de 10 empleados.
Formación específica 10 horas para conocer el funcionamiento básico del tramitador 60 personas
Formación tramitadores de Servicio de Atención Ciudadano 25 horas 100 personas.
Formación técnica: 60 horas para el personal del Servicio de Informática y Comunicaciones con objeto de conocer la estructura de la aplicación, los procesos de generación y carga de procedimientos, la generación de formularios y plantillas, la generación de conectores con los sistemas de gestión y la implantación de las clases que soportan variables, acciones y transiciones. 8 personas.
4.4 PLAN DE DIFUSIÓN
Generación de material de difusión como carteles, dípticos, artículos de prensa, cuñas publicitarias para los medios de comunicación locales y en la celebración de distintos eventos, charlas y seminarios que den a conocer los nuevos servicios electrónicos en el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx
4.5 PLAZO DE GARANTÍA
El plazo de garantía de las actividades realizadas en el marco del presente expediente será de un año, comenzando siempre esta garantía en el momento de la aprobación del trabajo realizado.
4.6 PERFILES DE RECURSOS HUMANOS, MÍNIMOS REQUERIDOS Y ACREDITACIONES
Para la realización de los trabajos objeto del presente contrato, las empresas licitantes deberán ofrecer los recursos técnicos necesarios en cada momento para poder alcanzar, con los niveles de calidad requeridos y dentro de los plazos exigidos, los objetivos del proyecto.
En cualquier caso e independientemente del personal (número de personas, perfil técnico y rol de cada miembro del equipo propuesto) que la empresa adjudicataria mencione en su oferta, se asegurará ejecución de la totalidad de las tareas requeridas en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, aportando aquellos recursos de personal adicionales que sean necesarios para lo anterior.
El equipo de personas que se incorporará tras la formalización del contrato, para la prestación del servicio que es su objeto, deberá estar formado por los componentes relacionados en la oferta y consecuentemente valorados. La no incorporación de estas personas en el equipo de trabajo podrá ser motivo de revocación de la adjudicación y por lo tanto de no inicio del proyecto.
4.6.1 Requisitos para la realización del proyecto
Será causa de no consideración de la oferta la no acreditación de aportar al menos tres experiencias en el análisis, diseño e implantación de procesos y procedimientos administrativos en ayuntamientos en los últimos tres años. La acreditación se realizará mediante certificado nominal de buena ejecución expedido por los ayuntamientos en cuestión.
Será causa de no consideración de la oferta la no aportación de un equipo de trabajo que acredite, al menos para el Director del Proyecto y los consultores senior de procesos y organización, tres experiencias en el análisis, diseño e implantación de procesos y procedimientos administrativos en ayuntamientos en los últimos tres años. La acreditación se realizará mediante certificado nominal de buena ejecución expedido por los ayuntamientos en cuestión.
Será necesario el disponer de sede de trabajo en la Comunidad Autónoma de Cantabria en un radio no mayor de 30 kms xx Xxxxxxxxx, durante la ejecución del proyecto.
4.6.2 Documentación para la evaluación de la solvencia técnica
Los medios previstos para la consecución de estos objetivos son la colaboración activa, proporcionada por una empresa consultora especializada, de un equipo de asesores de carácter multidisciplinar compuesto por expertos en diferentes áreas organizativas, acorde a los ámbitos de actuación donde se van a desarrollar las
mejoras, así como la dedicación continua de un equipo de trabajo, en constante contacto con los responsables municipales a través del responsable del proyecto, con conocimientos, capacidad y experiencia adecuada y demostrable para el desarrollo y coordinación de las actuaciones a llevar a cabo.
Será necesaria la experiencia demostrada en materia de procesos, organización y gestión del cambio en administraciones u organizaciones públicas similares, subrayando el carácter particular y específico de la administración municipal.
A los efectos de comprobar que se cumplen los niveles de calidad exigidos en el presente expediente, las empresas licitantes deberán aportar copia de las certificaciones en posesión del personal y medios materiales propuestos para realizar las labores de gestión y ejecución del proyecto en el presente concurso, debiéndose aportar como mínimo las siguientes:
Acreditada capacidad para contratar proyectos de modernización de la gestión de la administración local y municipal, incluyendo el diseño e implantación de modelos de gestión de procedimientos administrativos.
A los efectos de comprobar que se cumplen los niveles de calidad exigidos en el presente expediente, cualificación del personal asignado a cada uno de los puestos de la estructura organizativa propuesta y trabajos previos realizados por el personal propuesto relacionados con los trabajos objeto de este concurso.
Declaración de compromiso formal por parte de la empresa licitadora de aportar a la ejecución del expediente las personas incluidas en la oferta.
4.6.3 Perfiles Técnicos Requeridos
Para el correcto desempeño de las funciones encomendadas se definen los siguientes perfiles profesionales mínimos con diferentes calificaciones profesionales y atribuciones.
Director de Proyecto
El Director del Proyecto es el representante de la empresa adjudicataria y la persona de contacto con el Coordinador del Proyecto por parte del Ayuntamiento, y será con éste último con quien, a todos los efectos, deberá coordinar cualquier actuación.
Debe tener el conocimiento suficiente y la experiencia en gestión de grupos humanos y administración de proyectos como para guiar de una manera eficaz a los miembros del equipo de trabajo, establecer la adecuada relación con las áreas del Ayuntamiento y mantener correctamente los canales de comunicación con los elementos decisorios de la corporación municipal.
Funciones principales:
Responsable de la organización, desarrollo y control permanente del proyecto, supervisando el ajuste a los programas y objetivos iniciales establecidos. Desarrolla el plan de trabajo y elabora informes periódicos de avance.
Establece una comunicación efectiva con el Coordinador del Proyecto por parte del Ayuntamiento.
Gestiona, coordina y planifica a nivel técnico y organizativo el proyecto para asegurar su funcionamiento, fijando las prioridades de las tareas de los miembros de su equipo.
Identifica problemas, desarrolla soluciones y recomienda acciones.
Resuelve conflictos y atiende a escalados.
Garantiza la calidad de los productos finales.
Propone al cliente la aprobación de los hitos establecidos en el proyecto.
Conocimientos y experiencia:
Titulado de grado superior
Experiencia mínima de 4 años trabajando en consultoría de negocio y operaciones, de los cuales al menos los 3 últimos como responsable de proyectos de modernización de la administración pública.
Consultores de Procesos y Organización Sénior
Funciones principales:
Análisis, diagnóstico de procesos y procedimientos administrativos.
Análisis organizativo y funcional.
Diseño funcional del sistema de información.
Apoyo en el diseño técnico, el desarrollo y la construcción del sistema de información.
Establecimiento de indicadores.
Aspectos de formación y comunicación del proyecto.
Conocimientos y experiencia:
Titulado de grado superior
Experiencia mínima de 4 años trabajando en consultoría de negocio y operaciones, de los cuales al menos los 2 últimos como consultores sénior en proyectos de modernización de la administración pública
Consultores Técnicos
Funciones principales:
Colaborar en la definición de los procesos de negocio y procedimientos administrativos.
Apoyo en el desarrollo de procesos de negocio sobre arquitecturas SOA.
Diseño técnico, desarrollo y construcción del sistema de información.
Consultoría en la mejora y automatización de los procesos de negocio donde están involucradas diferentes plataformas.
Verificación de cumplimiento xx xxx de protección de datos
Diseño de una utilidad de gestión de expedientes administrativos electrónicos
Firma digital
Conocimientos y experiencia:
Titulado de grado superior
Experiencia de 4 años en esta categoría profesional
Experiencia en diseño y definición de arquitecturas basadas en servicios.
Experiencia en implantación interna de herramientas de gestión y documentación
Experiencia en la definición de arquitectura y plantillas de administración pública
Experiencia en diseño de arquitecturas distribuidas
Experiencia en consultoría en la mejora y automatización procesos de negocio donde están involucradas diferentes plataformas.
Experiencia y conocimiento del cumplimiento de la ley de protección de datos
Experiencia en diseño de utilidades de gestión de expedientes administrativos electrónicos
Analista Programador Sénior
Funciones principales:
Desarrollar y automatizar procesos de negocio procesos y procedimientos administrativos sobre la plataforma de tramitación.
Desarrollar los procesos de negocio sobre arquitecturas SOA.
Diseño técnico, el desarrollo y la construcción del sistema de información.
Documentación de todos los procesos desarrollados.
Conocimientos y experiencia:
Titulado de grado superior
Experiencia de 4 años en esta categoría profesional
Experiencia en desarrollo de procesos de negocio sobre arquitecturas SOA.
Experiencia con motores de integración.
Análisis funcional de estructuras de BBDD relacionales.
Experiencias en definición de arquitecturas B2B para procesos de negocios complejos.
Experiencia en la programación con tecnologías relacionadas con el gestor de trámites.
Programador Sénior
Funciones principales:
Desarrollo del sistema planteado.
Implantación de estos entornos, instalación, configuración, ajuste del rendimiento.
Documentación de los procedimientos de explotación de los servidores web, pasarelas, conectores para la puesta en explotación completa del sistema.
Monitorización del rendimiento de los sistemas y bases de datos.
Colaborarán en el buen funcionamiento de los sistemas de producción y preproducción y de los sistemas de almacenamiento, cuidando todos los aspectos como la gestión de recursos, seguridad y redundancia.
Documentación de todos los procedimientos realizados.
Resolver las incidencias relacionadas con el proyecto.
Conocimientos y experiencia:
Titulado grado medio o FP II
Experiencia de 3 años en esta categoría profesional
Experiencia en desarrollos JEE sobre plataformas Oracle
Experiencia en frameworks de desarrollo WEB JEE
Experiencia en bases de datos relacionales
Experiencia en programación directorios LDAP (Experiencia en OID)
Experiencia en mantenimiento y soporte
Experiencia en monitorización del rendimiento de los sistemas y bases de datos
Técnico de Sistemas
Funciones principales:
Planificación de las instalaciones, mantenimiento y soporte de los sistemas involucrados.
Monitorización del rendimiento de los servidores de aplicaciones y bases de datos.
Resolución de incidencias de alto nivel relacionadas con los sistemas involucrados.
Colaborará en el buen funcionamiento y rendimiento adecuado de los sistemas de servidor de aplicaciones y base de datos de producción y preproducción y de los sistemas de almacenamiento, cuidando todos los aspectos como la gestión de recursos, seguridad y redundancia.
Analizar las incidencias que dan soporte al sistema desarrollado, indicando los mecanismos para que no se vuelvan a producir.
Documentación de todos los procedimientos realizados.
Conocimientos y experiencia:
Titulado superior
Experiencia de 3 años en esta categoría profesional
Experiencia en planificación del mantenimiento y soporte
Experiencia en monitorización del rendimiento de los sistemas y bases de datos
Experiencia en la implantación de sistemas de este tipo, y en las tareas de actualización.
Formador
Funciones principales:
Responsable de la formación a los usuarios.
Elaboración de manuales y material didáctico sobre la herramienta.
Adecuación de los contenidos de acuerdo a los perfiles de uso, y seguimiento de los resultados de la formación.
Aclaración de dudas y soporte al usuario.
Conocimientos y experiencia:
Técnico superior
Con experiencia contrastada en tareas formativas a grupos reducido de al menos 3 años.
Con experiencia en tareas formativas en la plataforma a implantar
Con experiencia en tareas formativas en la administración pública municipal
Esta calificación profesional mínima exigida deberá mantenerse durante toda la prestación del servicio.
Cualquier cambio en los medios humanos asignados al servicio deberá someterse inmediatamente a la aprobación del Responsable del Proyecto por parte del Ayuntamiento.
5 PRESCRIPCIONES ORGANIZATIVAS
5.1 REPRESENTANTES DE LAS PARTES
El Ayuntamiento y el adjudicatario definirán los siguientes representantes:
5.1.1 Director del Proyecto por parte del Ayuntamiento
El Director del Proyecto del Ayuntamiento en las relaciones con la empresa adjudicataria será el Responsable del Proyecto.
5.1.2 Coordinador del Proyecto por parte del Ayuntamiento
El Coordinador del Proyecto será el interlocutor entre el Ayuntamiento y la empresa adjudicataria
La Empresa adjudicataria será responsable de poner en conocimiento del Coordinador del Proyecto, de forma inmediata, y a través de un medio fehaciente, cualquier incidente que no pueda gestionar y solucionar por sí misma, con el fin de que sean tomadas las medias oportunas por parte del Ayuntamiento.
5.1.3 Director del Proyecto
La empresa adjudicataria designará un Director de Proyecto que será el responsable de la gestión por parte de la empresa adjudicataria, y estará especializado en el trabajo descrito en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
El Director de Proyecto será la persona de contacto con el Coordinador del Proyecto por parte del Ayuntamiento, y será con éste último con quien, a todos los efectos, deberá coordinar cualquier actuación.
Este Director de Proyecto deberá tener poder suficiente por parte de la empresa adjudicataria para efectuar gastos y poder tomar rápidas decisiones en asuntos relacionados con la actividad contratada.
Asimismo, representará a la empresa adjudicataria en cualquier actividad o en las decisiones que tome respecto a este proyecto.
Este Director de Proyecto se ocupará del cumplimiento de los pliegos y de la oferta de la empresa, en general del contrato, pero será la empresa adjudicataria quien en última instancia será responsable de este cumplimiento.
La empresa adjudicataria presentará en la oferta el currículo del Director de Proyecto, siendo la experiencia mínima exigible de 3 años en proyectos de modernización de administración pública. Se exigirán certificados de buena ejecución a título personal para acreditar su experiencia.
5.1.4 Jefes de Equipo
Sin perjuicio de la organización del adjudicatario que éste considere oportuno, la empresa adjudicataria designará a las órdenes del Director de Proyecto tantos Jefes de Equipo, como actividades diferenciadas se consideren por parte de la empresa adjudicataria.
Los Jefes de Xxxxxx deberán tener una orientación técnica hacia la actividad de su responsabilidad y darán cuenta de la misma, junto con el Director de Proyecto, ante el Coordinador del Proyecto del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx..
5.2 ORGANIZACIÓN DEL ADJUDICATARIO
La facultad de dirección y control de las actividades de la empresa adjudicataria corresponde a ésta.
La forma de organización de la empresa adjudicataria respecto del proyecto también corresponde a ésta, pero debe ser validada y aprobada por el Director del Proyecto por parte del Ayuntamiento, de forma previa al inicio de actividades.
Estará a cargo del adjudicatario el aportar todo el personal necesario para realizar los trabajos objeto de este Pliego de Prescripciones Técnicas. Será responsabilidad del Adjudicatario el traslado del personal, herramientas y materiales a los distintos puntos de trabajo.
Los profesionales que sean asignados por la empresa adjudicataria podrán ser reemplazados por la misma, por otros profesionales de igual valía en los supuestos de incapacidad temporal, vacaciones, asuntos personales o cualquier otra causa debidamente justificada por la que no puedan acudir a prestar el servicio contratado. Dicha circunstancia deberá de ser comunicada por escrito al Coordinador del Proyecto del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx de forma previa a la verificación de dicho reemplazo, quien autorizará el mismo a la vista de las
circunstancias y el perfil del profesional propuesto para la sustitución excepto el Director de Proyecto tendrá que ser aceptado de manera expresa por el Director del Servicio de Informática y Comunicaciones del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx.
5.3 SUBCONTRATACIONES
Si el oferente previese la necesidad de subcontratar uno o varios trabajos de los descritos en el presente pliego, deberá indicarlo así en su oferta y su propuesta contendrá nombre y documentación completa de la empresa que propone como subcontratista o colaboradora. En este supuesto, la valoración de su propuesta se efectuará ponderadamente en virtud de los méritos de la principal y la subcontratada.
Sin perjuicio de lo anterior y, si por causas sobrevenidas, el adjudicatario necesitara subcontratar a otras empresas especializadas del sector para efectuar trabajos para los que no cuente con los técnicos idóneos o para los que legalmente no se encuentre capacitado, podrá hacerlo previa conformidad del Director de Informática y Comunicaciones del Ayuntamiento, si dicha subcontratación no estuviera ya especificada en su oferta técnica. Esta subcontratación no implicará repercusión económica alguna sobre el contrato establecido, siendo en todo caso por completa cuenta del adjudicatario.
La subcontratación no implicará un cambio en la relación contractual, que se mantendrá inalterable entre el Ayuntamiento y la empresa adjudicataria, que será responsable de la gestión, supervisión y ejecución de los trabajos de las subcontratas.
6 PRESCRIPCIONES ECONÓMICAS
6.1 IMPORTE MÁXIMO DE LICITACIÓN
El importe estimado del Expediente ascenderá a 1.510.000,00 €, mas un IVA previsto de 241.600,00 €, con un total de 1.751.600,00 € con cargo a los ejercicios los años 2009 hasta 2012 incluidos con el siguiente desglose en Euros
Ejercicio Importe IVA Total 2009 .......................... 129.335,27................ 20.693,65 150.028,92
2010 .......................... 500.000,00................ 80.000,00...................... 580.000,00
2011 .......................... 500.000,00................ 80.000,00...................... 580.000,00
2012 ................. 380.664,73 .......... 60.906,35 .............. 441.571,08
Total ......................1.510.000,00............. 241.600,00................. 1.751.600,00
El citado importe se reparte en cuatro partidas, de la siguiente manera:
Presupuesto
Concepto Importe (Euros)
Partida 1 – Consultoría de procesos y organización 800.000
Partida 2 – Desarrollo de procedimientos 650.000
Partida 3 – Desarrollo técnico 250.000
Partida 4 – Productos 51.600
SUMA 1.751.600
6.2 REVISIÓN DE PRECIOS
En el caso de prórroga, el importe a abonar al adjudicatario en cada una de las anualidades siguientes, será el que resulte de actualizar el importe de la anualidad anterior con el IPC del conjunto nacional correspondiente al mismo período (publicado por el INE). No habrá lugar a dicha revisión de precios hasta que no se haya ejecutado un 20% del importe del contrato y haya transcurrido un año desde su adjudicación.
6.3 FORMA DE CERTIFICACIÓN Y PAGO
Se realizará a partir de una propuesta del adjudicatario en la que se detallará el importe mensual de los trabajos prestados en el mes, de forma desglosada en función de cada una de las actividades.
La certificación parcial y pago de los trabajos se realizará trimestralmente, y podrá ser diferente de un trimestre a otro, pero el total no podrá superar la consignación anual.
7 PRESCRIPCIONES LEGALES
7.1 CONFIDENCIALIDAD
A los efectos de este expediente, se considera “Información Confidencial” toda información a la que se hubiera señalado o designado como confidencial, en cualquier momento, susceptible de ser revelada de palabra, por escrito o por cualquier medio o soporte, intercambiada como consecuencia del desarrollo del trabajo encomendado al contratista.
Asimismo, se considera “Información Confidencial” cualquier análisis, compilación, estudio, resumen, extracto, acta o documento de cualquier clase
desarrollado por cualquiera de las partes o conjuntamente por ellas sobre la base de la información referida anteriormente.
La Empresa adjudicataria se comprometerá a:
Utilizar la información confidencial solamente para el uso propio al que sea destinada, esto es, para la ejecución de los trabajos objeto de la contratación.
Será responsable frente al Ayuntamiento por el uso distinto al que sea destinada la información o de cualquier incumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente asistencia, incluyendo el incumplimiento atribuible a sus directores, empleados y asesores que hayan tenido acceso a la misma.
No reproducir, transformar ni, en general, hacer uso de la Información Confidencial por ninguna razón distinta del objeto para el que ha sido obtenida o facilitada, asumiendo el adjudicatario, de la información confidencial, la responsabilidad por todo uso distinto al mismo realizado por ella o por las personas a las que haya permitido el acceso a la información confidencial.
Limitar tanto como sea posible el número de personas que tendrán acceso a la Información Confidencial.
Mantener el secreto de toda la Información Confidencial y no revelar tal información, total o parcialmente, a cualquier persona física o jurídica distinta de aquellos directores, empleados y asesores que participen activa y directamente en el trabajo a desarrollar designados por la parte receptora.
Emplear la máxima diligencia y cuidado para proteger la Información Confidencial. Garantizará que sus medios son totalmente seguros para proteger la Información Confidencial. Además, deberá custodiar la información confidencial en lugares de acceso restringido y separado de cualquier otro tipo de documentos.
No realizar divulgación alguna a ningún medio de comunicación ni hacer ningún tipo de publicidad sobre cualquier información que se obtenga como consecuencia del mencionado trabajo a realizar por el adjudicatario, sin el previo consentimiento por escrito del Ayuntamiento.
No obstante lo anterior, las obligaciones descritas anteriormente no serán aplicables cuando la información:
Fuera de dominio público en el momento de ser revelada, o posteriormente se haga pública o de otra forma pasara a ser de dominio público por causa distinta al incumplimiento del presente contrato.
Ya estuviera en posesión de la contrata por medios lícitos con antelación a que le fuera suministrada por Ayuntamiento, y no esté sujeta a otro acuerdo de confidencialidad, siempre que este hecho sea puesto de manifiesto a la otra parte previamente al momento de su revelación.
Pudiera ser desvelada al mediar previo consentimiento por escrito de la otra parte fehacientemente comunicado.
Se comunique en cumplimiento de un mandato legal o de los requerimientos de cualquier autoridad administrativa o judicial competentes. En este caso, la contrata se comprometerá a divulgar únicamente la Información Confidencial que le haya sido requerida, avisando previamente a Ayuntamiento, y a resaltar en lugar visible su carácter confidencial.
De idéntica forma, los resultados finales de la realización de los trabajos, tendrán carácter confidencial. Cuando la empresa adjudicataria desee utilizar los resultados parciales o finales, en parte o en su totalidad, para su publicación como artículos, conferencia, etc., deberá solicitar su conformidad del Ayuntamiento mediante petición dirigida al Director del Proyecto.
En cualquiera de los casos de difusión de resultados se hará siempre referencia al presente contrato.
El incumplimiento de lo descrito en el presente apartado supondrá causa suficiente para la rescisión unilateral del contrato por el Ayuntamiento sin derecho por parte de la contrata de compensación alguna, y sin perjuicio de otras actuaciones que el Ayuntamiento tenga derecho a emprender.
7.2 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS
El Ayuntamiento, en virtud del abono que efectúe de los trabajos realizados y entregados por el adjudicatario, y aceptados por el Responsable del proyecto por parte del Ayuntamiento, adquiere todos los derechos sobre dichos trabajos y, más concretamente la propiedad intelectual y de cualquier otro tipo de todos y cada uno de ellos.
En consecuencia, el Ayuntamiento se reserva el derecho a utilizar, en todo o en parte, los repetidos trabajos, pudiendo introducir cuantas variaciones o adaptaciones estime oportunas y, del mismo modo, obteniendo la facultad de
aprovecharlos (en parte o en su totalidad, con modificaciones o sin ellas) para cualquier actuación futura que considerase procedente llevar a cabo.
El adjudicatario acepta, explícitamente tal derecho de adquisición y uso, y asimismo, renuncia también expresamente a ejercitar cualquier tipo de acción sobre el Ayuntamiento, en reclamación legal, profesional, colegial e incluso económica, sobre pretensiones de propiedad intelectual o de cualquier otro tipo.
El Ayuntamiento podrá recabar, en cualquier momento, la entrega de los trabajos realizados, en su totalidad o en parte, siempre que sea compatible con el programa definitivo de elaboración y no afecte su correcto desarrollo.
El adjudicatario no podrá utilizar para sí, ni proporcionar a terceros, dato alguno de los trabajos contratados (incluyéndose en este concepto la información interna proporcionada por el Ayuntamiento al adjudicatario, u obtenida por éste, con destino a este estudio), ni publicar ni total o parcialmente el contenido de los mismos sin autorización escrita del Ayuntamiento, a través del Director del Expediente o personas en las que delegue.
El adjudicatario no podrá, el momento alguno, exponer los trabajos realizados, o en curso de realización, a persona o entidad alguna (dentro o fuera del Ayuntamiento), sin el previo conocimiento y, en su caso, autorización del Director del Expediente.
La base de datos que se constituya para el objeto de este Pliego será propiedad del Ayuntamiento. El Adjudicatario entregará a ésta toda la información recopilada durante el desarrollo de los trabajos, tanto en formato escrito como informático y, dentro de éste, tanto los ficheros de trabajo, como las copias de seguridad, comprometiéndose a guardar un escrito secreto profesional respecto a la información manejada.
En todo caso, el adjudicatario será responsable de los daños, perjuicios o consecuencias que se deriven del incumplimiento, por su parte, de estas cláusulas.
7.3 INCOMPATIBILIDADES
Al adjudicatario del presente expediente se comprometerá a no participar directa ni indirectamente, financiera o técnicamente, sin previa autorización del Ayuntamiento, en áreas de trabajo que entren en competencia directa con las actividades del Ayuntamiento.
Debido a que el adjudicatario puede tener que realizar determinadas tareas como la colaboración en pliegos de prescripciones técnicas, participación en evaluaciones técnicas, estudios sobre tecnologías, etc., sólo podrán presentar
ofertas a este concurso las empresas dedicadas a proyectos y servicios de consultoría de negocio e informáticos.
No se admitirán ofertas de fabricantes proveedores de tecnología (equipamiento físico y/o software de base y de empresas mantenedoras de sistemas. Así mismo, tampoco se admitirán las ofertas de empresas filiales de las mencionadas o de empresas pertenecientes al mismo grupo empresarial.
7.4 RESPONSABILIDADES
El adjudicatario del expediente será responsable de todos los daños y perjuicios ocasionados al Ayuntamiento y a terceros en el desarrollo de su actividad así como de los daños y perjuicios que se deriven de los informes y bienes entregados al Ayuntamiento.
El Ayuntamiento quedará exonerado de toda responsabilidad por los daños y perjuicios ocasionados a terceros derivados de los servicios y trabajos objeto del expediente.
Sin perjuicio de lo anterior, el adjudicatario demostrará, mediante certificados de seguros, tener contratada/s y en vigor la/s póliza/s de seguro/s indicada/s, que garanticen los riesgos propios de los trabajos objeto del expediente. Antes del inicio de la actividad, el adjudicatario entregará al Director del Proyecto por parte del Ayuntamiento, los certificados de seguros solicitados.
Con este fin, el adjudicatario se obligará a suscribir una Póliza de Responsabilidad Civil Profesional que garantice los daños y perjuicios derivados de errores u omisiones profesionales del personal de la empresa adjudicataria en relación con los servicios objeto del expediente, con un límite de indemnización mínimo de
600.000 €.
El Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx tendrá que figurar como asegurado adicional sin perder su condición xx Xxxxxxx.
La póliza se mantendrá en vigor durante todo el período del contrato y por un mínimo de 24 meses después de su terminación.
El Director
El Director del Proyecto El Coordinador del Proyecto