Contract

El presente documento tiene como objetivo guiar a las Entidad Estatales en el Proceso de Contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo del Acuerdo Marco de Precios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La adquisición del Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo de un Acuerdo Marco de Precios es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de solicitud de cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco de Precios, los manuales, ver los videos y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar una Orden de Compra excepcionalmente.

Antes de colocar una Orden de Compra la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco de Precios al cual está próxima a vincularse. En el siguiente enlace encontrará el Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería: Ver Acuerdo Marco.

Información general del Acuerdo Marco de Precios

(i) Número de Proceso: CCE-146-1-AMP-2014, Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.

(ii) Alcance: contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, el cual puede incluir: (a) personal de aseo, aseo y cafetería, aseo, cafetería y mantenimiento locativo básico; (b) insumos, elementos, equipos y maquinaria necesarios para el servicio de aseo y cafetería; (c) elementos, equipos y maquinaria para el servicio de mantenimiento locativo básico; (d) servicio básico de jardinería en sede administrativa; (e) servicio básico de fumigación en sede administrativa.

El Acuerdo Marco de Precios no incluye la compra de insumos para el servicio de mantenimiento locativo básico, servicio de aseo hospitalario, ni servicio xx xxxxxx de fachadas en alturas. Igualmente, la Entidad Estatal no puede adquirir únicamente insumos, equipos y maquinaria o contratar los servicios de jardinería, fumigación o mantenimiento sin contratar el servicio del personal de aseo.

(iii) Planeación de los tiempos de compra: Los Proveedores del Servicio Integral de Aseo y Cafetería cuentan con ocho (8) días hábiles para enviar su cotización a la Entidad Compradora contados a partir del día hábil siguiente a la generación de la Solicitud de Cotización por parte de la Entidad. Una vez recibidas las Cotizaciones, la Entidad debe expedir la Orden de Compra dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de la cotización.

Luego de generada la Orden de Compra, Los Proveedores cuentan con ocho (8) días hábiles para iniciar la prestación del servicio.

Es decir, en total, la Entidad Compradora debe presupuestar un tiempo de al menos dieciséis (16) días hábiles que toma el proceso de compra a través de la Tienda Virtual para contar con la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Ver cláusula 7 del Acuerdo Marco

(iv) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: 31 de octubre de 2016.

(v) Vigencia mínima de la Orden de Compra y tiempo de contratación del personal: la Orden de Compra debe tener una vigencia mínima de tres (3) meses y el personal debe estar disponible por lo menos medio tiempo en las instalaciones de la Entidad Compradora. El valor del servicio del personal de medio tiempo corresponde a máximo el 60% del valor de tiempo completo ofrecido por el Proveedor.

(vi) Cobertura: La Entidad Compradora puede contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería en 18 Regiones de Cobertura compuestas por municipios obligatorios y opcionales. Los Proveedores deben cotizar en los municipios obligatorios de las Regiones de Cobertura y tiene la opción de hacerlo para los municipios opcionales. La Entidad Compradora debe consultar el Catálogo para conocer las Regiones de Cobertura y los municipios obligatorios y opcionales que las componen. Ver regiones de cobertura.

La Entidad tiene la posibilidad de solicitar la inclusión de municipios en el Catálogo; los cuales serán incluidos como municipios Opcionales y se debe seguir el siguiente procedimiento: Para realizar inclusiones de municipios la Entidad debe enviar un correo electrónico a xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx solicitando la inclusión. Colombia Compra Eficiente enviará a la Entidad el formato de inclusión de municipios, el cual debe diligenciar y reenviar y Colombia Compra Eficiente asignará el municipio opcional a la ciudad principal de la región de cobertura más cercana teniendo en cuenta además carreteras principales y fácil acceso a dicho municipio.

(vii)Criterio de selección: La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que haya cotizado el menor precio por el Servicio Integral de Aseo y Cafetería y por la totalidad de la vigencia requerida. Si la Entidad Compradora requiere la prestación del servicio en municipios opcionales puede escoger la cotización de menor valor entre los Proveedores que coticen todos los municipios requeridos.

(viii) Precio del Servicio Integral de Aseo y Cafetería: El Proveedor está obligado a suministrar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería a los precios establecidos en su cotización, los cuales no podrán ser mayores a los precios del Catálogo.

El Proveedor puede adicionar en su cotización recargos por cuenta de trabajo extra, nocturno dominical y festivo, por requerimientos adicionales en el uniforme del personal o por gravámenes adicionales señalados por la Entidad Compradora en su solicitud de cotización.

Todos costos y recargos para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería deben estar incluidos en la cotización del Proveedor y en la Orden de Compra. Ver cláusula 5 del Acuerdo Marco .

Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de

Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios

(ix) Facturación y pago: El Proveedor debe facturar mensualmente, mes vencido, los servicios prestados a la Entidad Compradora, indicando con claridad sus componentes (personal, insumos, elementos, equipos y maquinaria, Servicios Especiales, AIU, IVA, recargos y gravámenes adicionales). Las Entidades Compradoras deben pagar las facturas dentro de los treinta (30) días calendario. Ver cláusula 13 del Acuerdo Marco .

II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano

La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxxx, recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta.

El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente xx_xxx_xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx.

Un usuario ya registrado debe ingresar a xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/XXX y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión.

III. Búsqueda inicial en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave o el código del Clasificador de Bienes y Servicios1: aseo, cafetería, o los códigos 76111501 y 90101700. Luego debe hacer clic en el ícono . También puede buscar el bien o servicio a través de su categoría haciendo clic en el ícono , elegir Acuerdos Marco del Precios, Servicio Integral de Aseo y Cafetería.

1 Término definido en el Decreto 1510 de 2013. Consulte: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/Xxxxxxxxxxxxx .

El resultado de la búsqueda muestra el artículo para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería. La Entidad Compradora debe ingresar al artículo.

IV. Análisis de las condiciones para generar la solicitud de cotización y contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería

Para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, la Entidad Compradora debe generar una solicitud de cotización a los Proveedores de la Región de Cobertura en la cual requiere el servicio.

La solicitud de cotización se genera a partir de una plantilla de cotización, la cual es única para cada Región de Cobertura. La Entidad Compradora debe identificar el número de plantilla de cotización que debe utilizar según la Región de Cobertura en la cual requiere el servicio. Para identificarlo debe seguir los siguientes pasos:

(i) En la tabla de Regiones de Cobertura, identificar el municipio en el cual requiere el servicio y la Región de Cobertura al que pertenece.

(ii) En la cuarta columna de la tabla, “Planilla de cotización” identificar en número de planilla que corresponde a la Región de Cobertura de interés.

(iii) En esta sección la Entidad Compradora también puede consultar los Proveedores disponibles en cada Región de Cobertura, sus planes ambientales y de bienestar para empleados, así como los precios y marcas ofrecidas en el Acuerdo Marco de Precios.

(iv) En el minisitio del AMP de Servicio Integral de Aseo y Cafetería la Entidad Compradora también la Tabla de Regiones de Cobertura o en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xxx/xxx_xxxx_x_xxxxxxxxx/0000 0409_regiones_de_cobertura.pdf .

Si la Entidad Compradora requiere la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería en San Xxxxxx, Providencia y Santa Xxxxxxxx, Xxxxxxx, Quibdó, Arauca, Puerto Xxxxxxx, Xxxx o Puerto Inírida debe solicitar la cotización a los Proveedores de la Regiones de Cobertura respectiva. Cuando la Entidad Compradora requiere el Servicio Integral de Aseo y Cafetería en: (a) Bogotá y en cualquiera de las Regiones de Cobertura 12 a 18; o (b) en tres o más de las Regiones de Cobertura 12 a 18; o (c) en Bogotá exclusivamente, debe solicitar la cotización a los Proveedores de la Región de Cobertura 11.

V. Generación de la solicitud de cotización

Una vez identificado el número de la plantilla de cotización, la Entidad Compradora debe ingresar a la pestaña “Cotización”. Luego debe ingresar a “Crear un evento”.

En la columna “Crear a partir de una plantilla”, la Entidad Compradora debe buscar el número de la plantilla de cotización que identificó en la sección III. Si la plantilla no es visible, la Entidad Compradora debe buscarla ingresando en el campo “Encontrar una plantilla” el número de la plantilla de cotización requerida. Ejemplo: “2288” para encontrar la plantilla de la Región de Cobertura 11. El siguiente paso es elegir “Crear”.

Cada Región de Cobertura cuenta con su plantilla de cotización, por lo que la Entidad Compradora

debe realizar tantas solicitudes de cotización como número de Regiones de Cobertura requiera incluir.

Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso.

La Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos en la solicitud de cotización, los demás están predefinidos y no deben ser modificados:

Socios de negocios: es posible incluir usuarios de la Entidad Compradora como observadores o responsables del evento.

Plazo del evento: es la fecha y hora límite que tienen los Proveedores para responder a la solicitud de cotización.

Anexos: el formato de solicitud de cotización (archivo de Excel) incluye el detalle de las especificaciones del servicio requerido por la Entidad Compradora.

Artículos y lotes: La Entidad Compradora debe cargar en la plantilla los diferentes componentes del servicio requeridos.

A. Socios de negocios

Es posible incluir como “Responsable del evento” u “Observador del evento” a usuarios adicionales de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual.

Esta opción puede ser útil en el caso en que la Entidad Compradora requiera que otros usuarios de la entidad aprueben o revisen la solicitud de compra.

B. Plazo del evento

El Acuerdo Xxxxx establece que Entidad Compradora debe determinar un plazo de ocho (8) días hábiles para cotizar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería. El plazo cuenta a partir del día hábil siguiente a la realización de la Solicitud de Cotización la cotización hasta el día en el que se cumplen los ocho (8) días hábiles a las 11:59 p.m.

C. Anexo: formato de solicitud de cotización

El formato de solicitud de cotización es una plantilla en formato Excel donde la Entidad Compradora define las especificaciones del servicio que satisfacen su necesidad.

La Entidad Compradora puede descargar el archivo “Solicitud de Cotización” que aparece en el minisitio del Acuerdo Marco de Precios. Al abrir el archivo debe hacer clic en el botón amarillo “habilitar contenido”.

La Entidad Compradora debe diligenciar el formato de solicitud de cotización, especificando las necesidades de personal, insumos, equipos y maquinaria, y Servicios Especiales, entre otros. Una vez diligenciado debe guardarlo en su computador y cargarlo en la TVEC.

Para cargar el archivo Excel, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Seleccionar archivo” y proceder a seleccionar el archivo con toda la información de los requerimientos de la entidad. Luego la entidad debe oprimir el botón “guardar” al final de la plantilla de cotización.

D. Diligenciamiento del formato de Excel

Información Básica - Pestaña Solicitud de Cotización General

En esta sección la Entidad Compradora debe completar la siguiente información:

Paso 1: diligenciar el nombre de la Entidad Compradora (este es el nombre de la entidad que compra y no el de las sedes en las cuales se presentará el servicio). Diligenciar la dirección, departamento y municipio de la Entidad Compradora.

Paso 2: establecer la vigencia de la Orden de Compra. Esta vigencia debe corresponder a un número entre igual o mayor a tres (3).

Paso 3: establecer la fecha estimada de inicio. Esta fecha le permite al Proveedor tener una idea del día en el cual la Entidad Compradora quiere iniciar la prestación del servicio.

Paso 4: la Entidad Compradora debe especificar el número de sedes para las cuales requiere el servicio. Las sedes que relacione en este formato deben pertenecer a una misma Región de Cobertura.

Personal - Pestaña Solicitud de Cotización General

Paso 5: seleccionar el perfil de operario y las cantidades que requiere en cada sede para la prestación del servicio. Las cantidades deben ingresarse en las casillas de “Detalle Sede”. En el caso de los operarios auxiliares o de mantenimiento, la Entidad Estatal debe diferenciar si requiere el perfil básico o el perfil que se encuentra capacitado en alturas.

Paso 6: ingresar los días de trabajo de los operarios requeridos (ejemplo: lunes a viernes o lunes a sábado), el horario (ejemplo: de 7:30 am a 5:30 pm) e ingresar observaciones que la Entidad Compradora considere pertinentes. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que el horario del personal no debe sobrepasar las 48 horas laborales semanales, de lo contrario el Proveedor podrá establecer un recargo por trabajo extra. Igualmente el Proveedor puede establecer recargos si los turnos requieren trabajo nocturno, dominical o festivo.

Paso 7: para requerir un perfil diferente la Entidad Compradora debe seleccionar el botón “Agregar filas” y seleccionar el nuevo perfil. Esta función también debe utilizarse si la entidad debe requerir turnos diferentes para el mismo perfil; en este caso debe repetir el perfil seleccionado e ingresar la información sobre el nuevo turno.

Paso 8: realizar el procedimiento anterior para el personal de medio tiempo requerido por la Entidad Compradora. Si no requiere personal de medio tiempo la entidad debe dejar estos campos en blanco.

Paso 9: verificar el total de operarios requeridos en la casilla “Total N° de operarios requeridos”.

Bienes de Aseo y Cafetería - Pestaña Solicitud de Cotización Xxxxxxx

Xxxx 00: si la entidad requiere Bienes de Aseo y Cafetería debe seleccionar “Sí” en este paso e ingresar en el link “Seleccionar Bienes de Aseo y Cafetería” para ingresar el detalle de la necesidad de bienes.

El link lo llevará a la pestaña “Detalle Bienes de Aseo y Cafetería”. Los Bienes de Aseo y Cafetería se dividen en el grupo de: (i) Insumos, los cuales tienen un precio de suministro pues son ítems que se consumen y pueden ser enteros o decimales; y (ii) elementos, equipos y maquinaria, los cuales tienen un precio de arrendamiento, pues son ítems que no se desgastan rápidamente y el Proveedor puede reclamarlos al final de la ejecución de la Orden de Compra, en este se deben ingresar valores enteros.

Paso 11: ingresar la cantidad mensual estimada de insumos. Esta información se ingresa en las casillas “Detalle Sede” y debe especificarse por sede.

Si la entidad estima que algún insumo no alcanza a ser consumido mensualmente puede solicitar una fracción de este, de tal forma que multiplicado por la vigencia de la Orden de Compra la entidad obtenga el total que requiere. Ejemplo: si requiere el servicio por 12 meses y por experiencia sabe que durante toda la vigencia requiere únicamente una barra de jabón de 250 gramos debe ingresar el valor que resulta de la división 1/12.

Igualmente si la entidad requiere que en el primer mes se haga una entrega superior a la del valor mensual estimado para dar inicio a la operación lo puede indicar al Proveedor en la casilla de “Observaciones”.

Paso 12: ingresar la cantidad de elementos, equipos y maquinaria que requiere la entidad en condición de arrendamiento. Es importante ingresar el número de artículos que requiere mensualmente sin importar que el total parezca superior al requerido por la entidad. Lo anterior debido a que para este grupo de bienes se cobra un precio de arrendamiento mensual que debe ser multiplicado mes a mes por el número de artículos requeridos.

Paso 13: volver a la pestaña “Solicitud de cotización general” e ingresar el rango de tiempo en el que la entidad solicita la entrega de los Bienes de Aseo y Cafetería. La entidad debe ingresar el día en el que requiere la entrega de los insumos de cada mes y dar un rango de entre 3 y 5 días hábiles a partir de ese día para efectuar la entrega de los Bienes de Aseo y Cafetería. De acuerdo con el ejemplo de la ilustración, el Proveedor está solicitando que el rango entrega empiece todos los primeros de cada mes y se haga en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de esta fecha.

La entrega de Bienes de Aseo y Cafetería debe realizarse en días hábiles en un horario de 8:00 am a 5:00 pm, a menos que el Proveedor y la Entidad Compradora aprueben un horario diferente durante la reunión de coordinación.

Servicios Especiales - Pestaña Solicitud de Cotización General

Los Servicios Especiales de fumigación y jardinería básica se cotizan por metro cuadrado, lo cual incluye el alcance, el personal y los materiales que establece el Acuerdo Marco de Precios. Ver sección D del Anexo de actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xxx/xxx_xxxx_x_xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxx

_de_servicio_y_resultados_0.pdf

Paso 14: si requiere Servicios Especiales debe ingresar el número de metros cuadrados para los cuales requiere en servicio en las casillas de “Detalle Sede”. El número de metros cuadrados debe ser igual o superior a 100 para ambos servicios jardinería y fumigación. En caso de que el área de intervención sea inferior a 100 metros cuadrados la Entidad deberá cotizar 100 metros cuadrados y el Proveedor cotizará 100 metros cuadrados que es el área mínima.

En el caso del servicio de fumigación, el cobro no es mensual, sino de acuerdo al número de veces que la entidad requiere la fumigación. Ejemplo: si la entidad requiere fumigar 3 veces durante la vigencia de la Orden de Compra, el cobro se calcula como: número de m2 x Precio por m2 x N° de fumigaciones.

En el caso de jardinería, como en el resto de los componentes del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, el cobro es mensual y se calcula como: número de m2 x Precio por m2 x N° de meses de vigencia de la Orden de Compra.

Paso 15: verificar el total de metros cuadraros requeridos por Servicio Especial en la casilla “Total en m2”.

Visita técnica - Pestaña Solicitud de Cotización General

La Entidad Compradora debe establecer un tiempo para recibir a los Proveedores en sus instalaciones y permitir que se lleve a cabo una visita técnica. La visita técnica debe programarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la colocación de la solicitud de cotización, es opcional para el Proveedor y sus costos corren por cuenta de este.

Paso 16: ingresar la fecha en la que se realizará la visita técnica y el rango de tiempo en el que se llevará a cabo, el cual debe ser mínimo de tres (3) horas.

Gravámenes adicionales - Pestaña Solicitud de Cotización General

El Acuerdo Marco de Precios incluye la cotización del IVA para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería. La Entidad Compradora debe indicar en esta sección todos los demás gravámenes a los que está sujeta su contratación de Servicio Integral de Aseo y Cafetería para que el Proveedor pueda incluirlos en su cotización.

Paso 17: ingresar la información de los gravámenes adicionales a los que está sujeta la entidad y la forma en la que el Proveedor debe calcularlos.

Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios.

Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la solicitud de cotización y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Observaciones generales - Pestaña Solicitud de Cotización General

Paso 18: ingrese las observaciones generales que el Proveedor debe conocer sobre la prestación del servicio de acuerdo con las condiciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios.

Especificaciones del servicio – Pestaña Detalle Especificaciones

Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaña de Solicitud de Cotización General, debe ingresar a la pestaña de “Detalle Especificaciones” para describir toda la información relacionada con las instalaciones físicas y las especificaciones del servicio requeridas en sus sedes. El archivo de Excel genera tantas “hojas” de especificaciones como sedes ha requerido la entidad.

Para cada sede requerida la Entidad Compradora debe completar los siguientes pasos:

Paso 19: ingresar el nombre de la sede en la cual requiere la prestación del servicio, su dirección, departamento y municipio.

Paso 20: ingresar las especificaciones relacionadas con las instalaciones físicas de la sede. La Entidad Compradora debe diligenciar la mayor información posible en esta sección para que el Proveedor pueda realizar una cotización acertada.

Paso 21: especificar el tipo de servicio que requiere en la sede. La Entidad puede solicitar servicio de aseo, aseo y cafetería, aseo cafetería y mantenimiento o servicio de aseo y mantenimiento.

Paso 22: especificar las actividades que se requieren en cada sede para el servicio de aseo, cafetería y mantenimiento según corresponda. Indicar la frecuencia con la que se requiere la actividad y observaciones adicionales de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios. Si la entidad requiere actividades de mantenimiento debe requerir operarios auxiliares o de mantenimiento quienes son los capacitados para ejecutarlas.

La información que la Entidad Compradora ingrese en cada sección se repetirá en todas las “hojas” de cada sede. Si lo requiere, la Entidad Compradora puede cambiar estas especificaciones y ajustarlas según las necesidades de cada sede.

Paso 23: indicar el alcance de los servicios de fumigación y jardinería requeridos en cada sede.

Resumen de la cotización – Pestaña Resumen CSV

Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaña Detalle Especificaciones, debe ingresar a la pestaña de “Resumen CSV” para general el archivo CSV con el cual debe generar y cargar los ítems o componentes del servicio requeridos en la plantilla de cotización.

Paso 24: una vez verificada la información de las otras pestañas, la Entidad Compradora debe ingresar el número correspondiente a la Región de Cobertura, ej. Santa Xxxxx: Región 1 y posteriormente oprimir el botón “Generar Ítems”. El archivo de Excel generará un resumen de la solicitud de la entidad con unos precios base que calcula el simulador, tomando en la combinación de ítems el proveedor con el Precio Techo más bajo.

Tenga en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia, el valor definitivo sólo lo podrá conocer la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones por parte de los Proveedores.

Paso 25: verificar que el archivo resumen contiene los requerimientos de la entidad incluyendo los perfiles y las cantidades del personal, el requerimiento de Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y los metros cuadrados requeridos. En la columna “Vigencia / Unidad” la Entidad Compradora debe verificar la vigencia solicitada para la Orden de Compra y en el caso del servicio de fumigación, el número de veces que la Entidad Compradora solicitó fumigar sus sedes.

Paso 26: una vez verificada y aprobada esta información, la Entidad Compradora debe guardar la información y oprimir el botón “Generar Solicitud”. Excel generará el archivo plano o archivo CSV que guardará en el mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la entidad ha venido trabajando. Excel emitirá un aviso indicado que generó el documento y su xxxx xx xxxxxx.

Xxxx 00: La Entidad debe verificar que los ítems de la pestaña “Cotización”, correspondan exactamente a los ítems de la pestaña “Resumen CSV”, con la diferencia que el Resumen CSV arroja los precios del simulador base, mientras que en Cotización sólo se encuentran los ítems, sin precios.

E. Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido

Una vez cargado el formato de solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe confirmar y cargar los componentes o “ítems” del servicio que requiere utilizando el archivo CSV que generó en la sección D. Para realizar la carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la sección “Artículos y lotes” y luego en el botón “Agregar nuevo” seleccionar la opción “Agregar desde CSV”.

Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana:

En el botón “Choose file” la entidad debe seleccionar el archivo CSV y luego oprimir el botón “Comenzar carga”. Una vez hecho esto, la plataforma desplegará la siguiente ventana:

En esta ventana la entidad debe oprimir el botón “Finalizar carga”. Luego debe esperar 1 o 2 minutos, tiempo después del cual debe visualizar el siguiente mensaje:

La entidad debe oprimir el botón “Listo”. Una vez terminado este proceso los ítems o componentes del servicio deben aparecer en la plantilla de cotización. La entidad debe verificar que los componentes, cantidades y vigencia corresponden a los requeridos en su solicitud de cotización.

F. Envío de la solicitud de cotización

Para finalizar, la entidad debe seleccionar el botón “Enviar el evento de producción”, con lo cual enviará la solicitud de cotización a los Proveedores de la Región de Cobertura.

G. Mensajes

Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los proveedores acerca de la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los proveedores, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice 16 únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida.

En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación.

Los Proveedores envían las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor envía una respuesta de cotización, le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de cotización una vez el evento haya concluido. Las Entidades Estatales pueden ajustar los eventos de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido.

H. Finalizar el evento de cotización

La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios, solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y

(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores a través de la Tienda Virtual solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores.

Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas.

Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotización es obligatorio continuar en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios hasta la adjudicación del mismo.

VI. Aclaraciones durante el proceso de cotización

El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de cotización de forma responsable y diligente. Adicionalmente, las Entidades Compradoras deben responder las solicitudes de aclaración formuladas por los Proveedores en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. En caso de que dichas aclaraciones modifiquen los bienes y servicios que están cotizando, la Entidad Compradora debe modificar su solicitud de cotización.

Para ajustar la solicitud de cotización cuando han cometido errores, la Entidad Estatal debe enviar un mensaje a los Proveedores a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El mensaje debe indicar el error incluido en la solicitud de cotización y la modificación efectuada para solucionarlo. Una vez enviado el mensaje a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido.

El botón para finalizar el evento se encuentra en la parte de abajo de la plantilla.

En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los Proveedores y a Colombia Compra Eficiente de las justificaciones de esta acción.

Después de revisadas las cotizaciones de los Proveedores, la Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio, y en caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración al

Proveedor o Proveedores, como cuando la cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar.

Cuando el Proveedor no responde la aclaración, la Entidad Estatal no debe tener en consideración esa cotización para la colocación de la Orden de Compra, y pasar a colocarla con la siguiente cotización que tenga el menor precio.

Es importante tener en cuenta que la Entidad Compradora puede solicitar aclaraciones sobre la cotización pero no puede modificar las condiciones de la solicitud de cotización. En consecuencia, para cambiar las condiciones debe cancelar el evento e iniciar de nuevo el evento de cotización. Para cancelar el evento, la Entidad Compradora debe notificar por medio físico o electrónico la cancelación a todos los Proveedores que hacen parte del evento.

VII. Selección del Proveedor

Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o ingresando a la sección de "Cotización" en el menú superior de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Debe hacer clic en la solicitud de cotización correspondiente, luego en la pestaña “Respuestas” y finalmente, en el nombre de cada respuesta para ver el valor total de la cotización y el archivo adjunto. En el archivo adjunto la Entidad debe verificar que los Precios cotizados por l Proveedor en la pestaña “Cotización” correspondan a los Precios cotizados en la plataforma. Adicionalmente, el usuario puede “Exportar todas las respuestas” para generar un archivo en Excel con las mismas.

La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca el Servicio Integral de Aseo y Cafetería en todas las sedes requeridas y que haya cotizado el menor valor total relacionado en la Solicitud de Cotización y agregarla al “Carrito”.

La Entidad Compradora puede verificar si el Proveedor ha cotizado en todas las sedes requeridas consultado la pestaña “Resumen –CSV” del archivo de Excel diligenciado por el Proveedor. En la parte superior de esta pestaña, el Proveedor indicará a la Entidad Compradora si ha cotizado o no en todas las sedes requeridas y en caso negativo indicará cuáles sedes no fueron cotizadas.

Al momento de comparar las cotizaciones recibidas es importante verificar que la cotización que ha presentado el Proveedor en la plataforma coincida en todos sus componentes (ítems) con la información que anexa el Proveedor en el archivo de Excel.

Al realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Entidad Compradora debe verificar que el proveedor cotizo por debajo de sus precios techos publicados en el Catálogo para el servicio del personal, los Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y el AIU. Igualmente, debe verificar que dicho proveedor respetó los precios piso para el servicio del personal.

En relación al AIU e IVA, el proveedor debe indicar en su cotización según aplique: (1) el valor del personal destinado al Servicio Integral de Aseo y Cafetería solicitado por la Entidad Compradora; (2) el valor de los Bienes de Aseo y Cafetería solicitados por la Entidad Compradora; (3) el valor de los Servicios Especiales solicitados por la Entidad Compradora; y (4) el AIU aplicable. En la cotización los valores unitarios mencionados en (1), (2), (3) y (4) deben ser iguales o inferiores a los publicados en el Catálogo y en el caso de AIU este también debe ser mayor al 1%.

El Proveedor debe indicar el IVA aplicable en la cotización para lo cual debe tener en cuenta que la base gravable para el IVA aplicable es: (i) 10% de la suma del valor del contrato que corresponde a la suma (1),

(2) y (3), si el AIU indicado en la cotización es inferior al 10%; o (ii) el AUI indicado en la cotización cuando este es 10% o más.

Después de revisadas las cotizaciones, Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio, y en caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración al Proveedor o Proveedores, como cuando la cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar.

La Entidad Compradora para colocar la Orden de Compra, debe identificar la cotización de menor valor, teniendo en cuenta las aclaraciones, de ser el caso. Es muy importante que la Entidad Compradora verifique que una vez aclarada la cotización, esta siga siendo la de menor valor, o en caso contrario, seleccionar la que

cotización de menor valor. En el procedimiento de colocación de la Orden de Compra la Entidad Estatal incluye los nuevos precios de la cotización aclarada, y adjunta la aclaración, para efectos de justificar los cambios presentados.

Para agregar la cotización al “Carrito” debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Proveedor elegido, luego en “Seleccionar”, en “Acciones” y finalmente en “Agregar a una nueva solicitud”.

VIII. Solicitud de compra

La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha seleccionado la cotización ganadora. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes a los del Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.

La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen

(i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv)

los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) los artículos incluidos en la solicitud de compra, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación.

A. Dirección de entrega de la factura

La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa , en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega.

Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”.

B. Archivos anexos

La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar los archivos indicados en el Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería:

(i) Plantilla de cotización enviada por el Proveedor seleccionado con la cotización ganadora.

(ii) Copia del CDP y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura.

C. Estudios y documentos previos

Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente:

(i) La Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar el ofrecimiento del Proveedor ganador como el más favorable; en el caso del Acuerdo Xxxxx para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, ese fundamento debe ser el menor valor de la cotización. La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora requiere la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería en municipios opcionales, puede escoger la cotización de menor valor entre los Proveedores que ofrecieron en servicio en todos los municipios requeridos.

(ii) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta;

(iii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta2;

La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco de Precios correspondiente.

D. Vencimiento de la Orden de Compra

La Entidad Compradora debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de vencimiento es la fecha en la cual debe finalizar la prestación del servicio por parte del Proveedor, la cual no debe ser inferior a la vigencia mínima del AMP (3) meses y no puede ser superior a la fecha de terminación del Acuerdo Marco de Precios, es decir, máximo hasta el 31 de octubre de 2016.

E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra

En esta sección la Entidad Compradora debe indicar el nombre, teléfono y correo del supervisor de la Orden de Compra.

F. Gravámenes adicionales

Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen.

Esta información también debe estar incluida en la solicitud de cotización (artículos) y en el formato de solicitud de cotización (archivo en Excel) adjunto. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios.

G. Artículos xxx xxxxx

2 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales.

En la sección “Artículos xxx xxxxx” la Entidad Compradora encontrará los componentes que fueron requeridos en su solicitud de cotización (ver sección IV.D de la presente guía) y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo al Carrito.

Para editar los artículos xxx xxxxx incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos.

Si el artículo aparece resaltado en rojo, la Entidad Compradora debe editarlo e ingresar la mercancía a la cual pertenece. Para eso la Entidad Compradora debe seleccionar en la casilla “Mercancía” la opción “Acuerdos Marco de Precios” y luego seleccionar “Servicio Integral de Aseo y Cafetería”.

H. Presupuesto que soporta la compra

En la sección “Artículos xxx Xxxxx” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futura que soporta la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente.

Si no encuentra o no tiene registrado el CDP o vigencia futura debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el “# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora.

Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP o vigencia futura a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas , elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en “Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor del artículo a contratar.

El ingreso de la información del CDP o de la vigencia futura debe repetirse en cada uno de los artículos que componen la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.

Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora que antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto valide los siguientes campos:

• Valor total de la solicitud de compra

• Número del CDP/VF

• Archivos adjuntos

En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra.

En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los Proveedores.

Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente.

El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar.

Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora puede:

- Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra.

- Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto.

IX. Orden de Compra

El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra.

A. Aprobación de la solicitud de compra

El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior.

La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora.

El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud.

El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas pendientes”, seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”.

B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra

Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica la disponibilidad presupuestal del CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor.

C. Registro presupuestal

Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras registradas en el SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaría, régimen tributario y actividad económica e información de contacto.

X. Facturación y Pago

El Proveedor debe facturar mensualmente, mes vencido, los servicios prestados a la Entidad Compradora, indicando con claridad sus componentes (personal, insumos, elementos, equipos y maquinaria, Servicios

Especiales, AIU, IVA, recargos y gravámenes adicionales). Las Entidades Compradoras deben pagar las facturas dentro de los treinta (30) días calendario.

El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a “Facturas” en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico.

XI. Modificaciones de la Orden de Compra

El Manual de Acuerdos Marco establece en el numeral D – Ejecución de la Orden de Compra que:

“Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios.” (Ver Manual)

Para realizar la modificación a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe formula en la página de Colombia Compra Eficiente una Solicitud para Acuerdo Xxxxx en PQRS o enviar un correo a xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx. En este debe cargar los siguientes documentos:

1. Documento de solicitud de modificación firmada por el ordenador del gasto de la Entidad Compradora: El documento debe estar dirigido al Proveedor y firmado por el ordenador del gasto de la Entidad Compradora. El ordenador del gasto debe ser un usuario registrado en la Tienda Virtual.

• Modificación artículos de la Orden de Compra: La solicitud debe contener una tabla que detalle cada uno de los cambios

Para consultar la información actual por artículo de la Orden de Compra siga los pasos de la sección IX de este documento.

• Modificación de la fecha de vencimiento: La Entidad debe especificar cuál es la fecha de vencimiento actual de la Orden de Compra y cuál es la nueva fecha de vencimiento.

• Publicación de documentos o archivos adicionales en la Orden de Compra

• Actualización de la dirección de facturación en la Orden de Compra.

• Modificación del supervisor: La entidad debe dejar constancia de este cambio e informar al Proveedor. Para ello no es necesario tramitar ninguna modificación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

2. Carta firmada por el Proveedor en la cual aceptan la modificación solicitadas por la Entidad.

3. En caso de adición en valor, copia del CDP y/o VF que soporta la adición.

XII. Cierre de la Orden de Compra

Al finalizar la ejecución de la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a cerrar en la Orden de Compra en la Tienda Virtual. Para Cerrar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar a “Ordenes” en el menú superior.

Para publicar el documento de liquidación en la Orden de Compra, es necesario que la Entidad Compradora envíe un correo a xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx con la solicitud de publicación del documento de liquidación como archivo adjunto de la Orden de Compra. El documento debe:

- Estar firmado por el ordenador del gasto de la Entidad Compradora.

- Estar firmado por el representante legal del Proveedor.

Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para publicar el documento en la Orden de Compra. Una vez publicado el documento la Entidad Compradora debe cerrar la Orden de Compra.

Bajo la columna “Acciones”, debe hacer clic en el ícono de ”Cerrar orden de compra”, el sistema genera un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra.

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