INVITACIÓN A LICITAR IAL/00087130/039/2014

Contratación de Servicio de Gerenciamiento de la Conferencia Mundial del Clima y Conferencia de las Partes del Protocolo de Kyoto (COP20/CMP10)

4. Consulta

5.4.1

c) Will the tariffs for taxi routes need to be approved by PNUD? We will have to charge extra in order to provide convinience and different methods of payment.

e) We will need a letter and assistance when asking the airport for a specific location where our taxi fleet will be located

c) Las tarifas de las rutas de taxis tienen que ser aprobados por el PNUD? Vamos a tener que cobrar extra con el fin de proporcionar conveniencia y los diferentes métodos de pago.

e) necesitaremos una carta y asistencia cuando le preguntemos al aeropuerto por un lugar específico donde se ubique nuestra flota de taxis.

Respuesta:

c) las tarifas no tienen por qué ser aprobadas por pnud sin embargo deberán ser informadas con suficiente antelación a la organización cop20 a fin de validarlas y poder darlas a conocer eventualmente a través de la web xxx.xxx00.xx debemos recalcar que el servicio de taxi es comercial, a pagar por los solicitantes.

e) para asegurar espacio de parqueo en las instalaciones del aeropuerto Xxxxx Xxxxxx la empresa ganadora de la licitación deberá realizar gestiones con Lima Airport Partners y con la empresa subsidiaria con quien tiene contratado el parqueo (los portales).

5. Consulta

6.2.5

Cadena de servicios públicos son al menos 5 lugares diferentes y un promedio diario combinado de al menos 9.000 clientes. We need to find a food place that is impossible.

Respuesta:

La provisión de alimentos deberá ser concesionada e incluye los 18 stands de café y snacks, en los que se abastece 40% a 50% de los participantes (éstos no usan restaurante) durante todo el día.

6. Consulta

6.5.2

Information for hotel, will there be a list of all the hotels we need to provide information to? What does it mean hoteles y alojamientos debe contener solo aquellos que funcionan dentro del marco jurídico.

Respuesta:

La organización COP20 en coordinación con el Ministerio De Comercio Exterior Y Turismo ya ha elaborado la oferta hotelera de la ciudad de Lima. Lo que se requiere como servicio durante la COP20 es prestar información hotelera y de alojamiento a los participantes que, en el curso de la cumbre, podrían necesitar alargar su estadía, recortar su estadía, cambiar de hotel, trasladarse a otra ciudad del perú, etc. Es decir, brindar información. Para ello, pueden tomar como referencia la lista elaborada por MINCETUR pero a su vez proveer al menos nombres de algunas casas albergues / departamentos a alquilar por días, etc. que podrían ser requeridos por los participantes.

7. Consulta

6.7.2

How many cleaners will they have? Will they have a coordinator for every 10 cleaners? Do we have to provide any cleaning materials? Who is handling waste removal and recycling?

¿Cuántos limpiadores tendrán? ¿Tendrán un coordinador por cada 10 limpiadores?

¿Tenemos que proporcionar todos los materiales de limpieza?

1. Habrá dos salas, de meditación y de oración, de 32 m2 cada una. No confundir Las salas de “relax” o de descanso, que son 3 de 20m2 cada una, adjuntas a las oficinas de la Secretaría.

2. De 8:00 a 24:00 horas

3. No tenemos solicitudes concretas, solo se menciona la asistencia de acuerdo a creencias y credos.

12. Consulta

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral: 7. SERVICIOS INTERNOS (pág. 41)

Sub numeral: 7.2.1 GDE deberá equipar y operar un Centro de Negocios dentro de la Sede COP20 y prestará los siguientes servicios comerciales:

a) Fotocopia.

b) Impresión.

c) Digitalización de documentos.

d) Servicio de Telefax.

e) Material para oficina (ver 7.1.1b)

Duda 1: ¿Qué superficie en m² ocupa, cómo estará segmentado y que capacidad es la requerida? (cuántas salas y de qué capacidades)

Duda 2: ¿Cuál será el horario de operación?

Duda 3: Confirmar si el mobiliario y ambientación del lugar corresponde a la GDE

Duda 4: ¿La infraestructura requerida (suministro eléctrico, aire acondicionado, servicios de voz y datos) será instalada por la GDE? (Indicar cuáles sí y cuáles no)

Duda 5: En relación a los multifuncionales, ¿existe algún modelo requerido en especial, o bien; especificaciones técnicas que deban cumplir?

Respuesta:

Duda 1: Ver el plano de ubicación con las medidas indicadas.

Duda 2: El Centro de Negocios de Negocios de 09:00 a 21:00 horas. Duda 3: No.

Duda 4: No.

Duda 5: No.

13. Consulta

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral: 7. SERVICIOS INTERNOS (pág. 41)

Subnumeral: 7.2.2 La GDE también proporcionará un servicio comercial de fotocopias dentro del Área de Prensa.

Duda 1: ¿Qué superficie en m² ocupa?

Duda 2: El área de prensa se divide en 2 niveles, ¿el área de copiado también se dividirá? Duda 3: ¿Cuál será el horario de operación?

Duda 4: ¿Se contempla la impresión del boletín diario de noticias?

Duda 5: ¿Cuántas personas de prensa se estiman en esta área?, esto para calcular el número de personas a las cuáles se les dará el servicio.

Duda 6: ¿Esta área será habilitada por el Comité o deberá construirse por parte de la GDE? Duda 7: En relación a los equipos de fotocopiado ¿existe algún modelo requerido en especial, o bien; especificaciones técnicas que deban cumplir?

Respuesta:

Duda 1: Ver en plano de planta, figuran 3 máquinas en unos 15m2. Duda 2: No, es la misma.

Duda 3: Sólo en Prensa, 24 horas, con intensidad variable.

Duda 4: De preferencia todo deberá ser electrónico para ahorrar papel. No hay un boletín oficial; los documentos oficiales están a cargo de impresión por la Secretaría.

Duda 5: Un máximo total de 500 acreditados; en el Venue entre el 25% y el 50% de registrados, en un momento dado.

Duda 6: El área de prensa estará habilitada, el equipamiento estará a cargo de cada delegación de prensa. Habrá piso, techo, energía y servicios básicos (wi fi)

Duda 7: No, de la mejor calidad posible y amigable con el ambiente, son preferibles.

14. Consulta

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral: 7. SERVICIOS INTERNOS (pág. 41)

Subnumeral: 7.3.1 La GDE será encargada de la administración integral de los ambientes y servicios de la Sede COP20, siendo la encargada de llevar un adecuado control del correcto uso de los ambientes de la Sede COP20, tendiendo dentro de sus responsabilidades lo siguiente:

a) Control y asegurar la idoneidad de las salas de conferencias instaladas (salas plenarias, meeting rooms, salas de prensa, oficinas de países, pabellón de países, eventos paralelos, etc.) en cuanto a: número xx xxxxx; aforos; climatización; ventilación; iluminación; equipamientos audiovisuales; limpieza; catering.

Duda 1: Confirmar si dentro de las áreas a coordinar y supervisar se considera la Exhibición.

Duda 2: Confirmar si todos los eventos paralelos se llevan a cabo dentro del área del evento

Duda 3: ¿Cuál será el horario de operación de las diferentes zonas? Duda 4: ¿Se cuenta con algún programa preliminar?

Respuesta:

Duda 1: Sí

Duda 2: Sí, en todo caso, los que corresponden a la supervisión de la GDE

Duda 3: En general, de 8:00 a 18:00, salvo demandas especiales; algunas zonas del venue pueden funcionar en horarios extendidos, como Prensa, Oficinas de la Secretaría, Presidencia y órganos de negociación.

Duda 4: Suele ser estándar, ver casos de otras COP en la página web UNFCCC.

15. Consulta

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral: 7. SERVICIOS INTERNOS (pág. 45)

Sub numeral: 7.6.1 La GDE será responsable de la gestión del proceso de arrendamiento espacio para oficinas de los países, pabellones de países y stands de exposición.

Duda 1: Solicitamos el número de stands que se comercializará así como el plano detallado de la Exhibición.

Duda 2: Solicitamos el número de pabellones que se comercializará así como el plano del Pabellón de Países.

Duda 3: Solicitamos el número de oficinas que se pretende comercializar, superficie en m2 que se asignará a esta zona y ubicación en plano.

Duda 4: ¿El suministro eléctrico para estas 3 zonas (Expo, pabellones y oficinas) será proporcionado por el Comité o por la GDE?

Duda 5: Confirmar si la gestión de arrendamiento de los espacios para stands y pabellones de países incluye la comercialización de servicios adicionales como: electricidad, construcción de stand, equipamiento y mobiliario, A&B, etc.

Duda 6: Solicitamos los planos vigentes de toda la sede (incluyendo cada nivel) en formato autocad.

Respuesta:

Duda 1: Será proporcionado a la empresa GDE seleccionada.

Duda 2: Ver en el Plano el Pabellón de Países (Carpa 6) y el Pabellón de Oficinas (Parcial de la Carpa 2a). Alrededor de 4,000 m2 en el Pabellón de Países y de alrededor de 1000m2 en la zona de oficinas.

Duda 3: El área es variable de acuerdo a la demanda de cada país o institución. Algunos pabellones como el de Perú o el de los Indígenas se asignan sin costo.

Duda 4: El suministro general estará instalado; el detalle de instalaciones para cada pabellón será objeto de negociación del GDE con cada cliente. En las oficinas, estará habilitado el suministro, pero no los equipos de consumo.

Duda 5: Sí, debe ser incluido.

Duda 6: Serán suministrados en formato autocad al ganador; los demás tendrán acceso al formato PDF.

16. Consulta

Sección de las Bases: NO ESPECIFICADA Numeral, Sub numeral: 6.8. Servicios de Courier

Duda 1: Número aproximado de transacciones COURIER por día.

Duda 2: ¿Cuántos metros cuadrados se necesitan para el área de almacenaje?

Duda 3: ¿Se tiene acceso directo del equipo de transporte hasta la sede del evento? Duda 4: ¿Cuántos días debe operar el servicio y de cuándo a cuándo?

Respuesta:

Duda 1: No contamos con esa información. Duda 2: 20 a 30 m2.

Duda 3: Sí, aunque restringido en la frecuencia. Duda 4: Del 1 al 12 de Diciembre de 2014.

17. Consulta

Sección de las Bases: HOJA DE DATOS

Numeral: 26. Inciso c. Documentación Financiera

Sub numeral: c.1 Copia simple de la declaración del pago anual del Impuesto a la Renta entregada a la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) por IAL/00087130/039/2014 23 los ejercicios de los años 2012 y 2013 (solo para licitantes nacionales).

Duda 1: A nuestro entender en el caso de licitantes extranjeros no será necesario exhibir documentación alguna en este punto, salvo en el supuesto de resultar adjudicados que se deberá presentar el Resumen de Estado Financieros (Formulario 1), certificado por un Contador Público Colegiado (o el que haga sus veces en el país de origen) de los últimos dos años (2) años fiscales cerrados antes de la fecha de presentación de la oferta. Favor de confirmar si es correcta nuestra apreciación.

Respuesta:

Se deberá presentar el documento similar utilizado en el país de origen con la presentación de su oferta.

18. Consulta

Sección de las Bases: HOJA DE DATOS Numeral: 26. Inciso d. Documentación Técnica

Sub numeral: d.1 Proporcione información relativa a la experiencia empresarial en la prestación de los servicios, realizada en los últimos cinco (5) años), que tengan relación o sean relevante para las exigencias del presente Contrato, por un monto facturado acumulado no menor al 50% del monto de su oferta.

Duda 1: Se solicita a La Convocante especificar la documentación que deberán exhibir los licitantes extranjeros para acreditar el punto referido.

Respuesta:

Contratos, facturas, órdenes de servicio con sus respectivas conformidades.

19. Consulta

Sección de las Bases: HOJA DE DATOS Numeral: 32. Criterios de adjudicación

Referencia C.15.1, último párrafo

Dice: Todos los documentos deben ser debidamente foliados.

Duda: ¿Los licitantes deben foliar de manera separada la Documentación General, Documentación Legal, Documentación Financiera, Documentación Técnica y Documentación Financiera?

Respuesta:

No, deben foliarla siguiendo un único correlativo.

24. Consulta

Sección de las Bases: Servicios Internos Numeral, 7

Sub numeral, 7.4 Personal de apoyo

Duda 1. ¿El esquema de contratación para el personal requerido por la secretaria en el sub numeral 7.4.3 deberá ser con prestaciones mínimas xx xxx de acuerdo al país?

Respuesta:

Si.

25. Consulta

Numeral, 7

Sub numeral, 7.4.3

Duda 1. ¿Es correcta la fecha señalada en la posición de Asistente, televisión y radio 2014- 11-29 al 2015-12-12 2? O se refiere al 12 de diciembre de 2014.

Duda 2. ¿Puede la GDE subcontratar a una empresa profesional en el ramo que gestione y coordine los servicios de reclutamiento de personal, administración y pago de nómina?

Respuesta:

1. Se refiere al 12 de diciembre de 2014

2. Si, siempre y cuando no se incremente el costo del servicio.

26. Consulta

Numeral, 7

Subnumeral, 7.4.5

Duda 1. La plantilla para soporte de TI que se menciona en el inciso a) ¿corresponde al personal de apoyo para la secretaría, o es del equipo de gestión de GDE?

Duda 2. ¿La plantilla solicitada de personal de apoyo para la secretaria descrito en el subnumeral 7.4.3 podrá incrementar o disminuir?

Duda 3 ¿En caso afirmativo cuál es el máximo y el mínimo?

Respuesta:

1. Es del Equipo de Gestión de la GDE.

2. Esa es la plantilla final.

3. n/a.

27. Consulta

Numeral, 7

Subnumeral, 7.5.2

Duda 1. ¿Es indispensable que los voluntarios participantes provengan sólo de las universidades con las que se hagan alianzas?

Respuesta:

No.

28. Consulta

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral: 5. SERVICIOS DE TRANSPORTE (pág. 29)

Sub numeral: 5.1.1 La GDE tendrá el control directo o indirecto de todos los servicios de transporte para la COP-20:

Duda 1: Inciso b):

• ¿Existe algún proveedor de transporte local que cuente con Registro Digital

• ¿Existe algún proveedor local que provea este tipo de software y que se pueda implementar a todas las unidades de transporte que operaran durante el evento?

• ¿Para facilitar el Registro Digital en todas las unidades de transporte del evento (COP-

20) los participantes, delegados y staff del evento contaran con un Badge (registro/ID/identificación) (con chip y/o código xx xxxxxx integrado?

Duda 2: De acuerdo a los incisos c), d) y e) ¿se cuenta con alguna lista de proveedores locales que pudieran recomendar o que tenga preseleccionado el PNUD?

Respuesta:

Duda 1:

 El Licitante debe indagar esta alternativa.

 SI.

Duda 2: No.

29. Consulta

Sub numeral: 5.2. La GDE proveerá transporte continuo para los funcionarios de la CMNUCC en todo momento desde su arribo al aeropuerto de Lima-Perú hasta el retorno al mismo una vez finalizada su estancia en Lima.

Duda 1: De acuerdo a la tabla de descripciones de vehículos presentada en este inciso

¿nos pueden describir qué tipo de vehículo es y las características del denominado Car/salón?

Respuesta:

Es una categoría de vehículo usada el mercado de servicios de transporte.

30. Consulta

Sub regulares de transporte gratuito vía autobús para los participantes debidamente registrados:

(y) Sub numeral: 5.3.1 Transporte desde y hacia el aeropuerto y los hoteles para el personal (540 funcionarios) de la S-CMNUCC, las Naciones Unidas y personal VIP.

Duda 1: ¿Al arribo al aeropuerto de Lima-Perú cómo se identificarán a los funcionarios de la S-CMNUCC, las Naciones Unidas y personal VIP vs el resto de los participantes si aún no se han registrado al evento?

Duda 2: ¿En el Aeropuerto habrá algún módulo de registro para la entrega de identificaciones (Badge) para el uso del transporte gratuito?

Duda 3: ¿El resto de los participantes no tendrán acceso a este servicio (Aeropuerto – Hoteles / Aeropuerto – Recinto Sede del evento)?

Duda 4: ¿Las Rutas: Aeropuerto – Hoteles y/o Aeropuerto – Recinto Sede del Evento forman parte de las 5 rutas de transporte ya preestablecidas?

Duda 5: ¿Si estas rutas no formasen parte de las 5 rutas ya preestablecidas se tendrá que considerar transporte adicional (autobuses adicionales) para estas? ¿Y cuáles serían los horarios de operación para estas rutas?

Respuesta:

Duda 1: Se tendrá una lista de llegadas suministrada y asistida por representantes del Ministerio de XX.XX

Duda 2: No está previsto.

Duda 3: Si, sobre la base de un servicio comercial, para ello la GDE deberá evaluar el servicio de taxi disponible.

Duda 4: Si, forman parte de las rutas pre establecidas.

Duda 5: No. El transporte del aeropuerto /Hotel / aeropuerto es solo para el Staff de la Secretaria y representantes VIP’s. Los horarios estarán en función de las listas de llegada que tendrá XX.XX en coordinación con el GDE

31. Consulta

Subnumeral: 5.3.2 Trasporte desde y hacia diferentes puntos, en base a la disposición hotelera proporcionada por MINCETUR, y la Sede COP-20:

Duda 1: Inciso a):

 Nos pueden proporcionar los planos de las 5 rutas ya preestablecidas por el Grupo de Trabajo Complementario de Transportes con la siguiente información por ruta:

 Kilómetros totales a recorrer.

 Tiempo estimado de recorrido.

 Tiempo estimado de recorrido en hora pico.

 Número de paradas estratégicas (Hubs) de abordaje.

 Cantidad y nombre de hoteles Sede por Ruta.

 Las 2 rutas adicionas a proponer por parte de la GDE serán en función de las necesidades del evento? O en base a las vías de comunicación (avenidas principales vs rutas alternas de llegada al recinto Sede?

Duda 2: ANTECEDENTES: Inciso b) La cantidad mínima de buses para el establecimiento de las rutas y frecuencias requeridas es de 126 unidades, con capacidad de 40 personas;

La especificación anterior (126 unidades, con capacidad de 40 personas) no cumple con las cantidades y tipos de transporte mostrados en la tabla del numeral 5.3.3 que en resumen se muestra a continuación:

Etapa de la	Tipo de	Capacidad		Fechas			Horario
COP-20	Transporte	Asientos	Cantidad	Inicio	Xxxxxxx	Xxxx	Xxxxxx	Xxxxxxx
Montaje	Minibus	10 - 19	6	03-nov-14	16-nov-14	14	06:00:00	24:00:00
Pre-Sesiones	Minibus	10 - 19	10	17-nov-14	30-nov-14	14	06:00:00	24:00:00
Evento	Minibus	00 - 00	00	00-xxx-00	00-xxx-00	00	06:00:00	24:00:00
Evento	Minibus	10 - 19	10	01-dic-14	12-dic-14	12	00:00:00	06:00:00
Pre-Sesiones	Bus (Escolar)	20 - 29	10	17-nov-14	30-nov-14	14	06:00:00	24:00:00
Evento	Bus (Escolar)	20 - 29	20	01-dic-14	12-dic-14	12	06:00:00	24:00:00
Evento	Bus (Escolar)	20 - 29	10	01-dic-14	12-dic-14	12	00:00:00	06:00:00
Evento	Bus (Urbano)	30 - 39	20	01-dic-14	12-dic-14	12	06:00:00	24:00:00
Evento	Bus (Urbano)	30 - 39	10	01-dic-14	12-dic-14	12	00:00:00	06:00:00
Evento	Bus (Metrobus)	00 - 00	00	00-xxx-00	00-xxx-00	00	06:00:00	24:00:00
Tot. Unidades			126

En esta tabla solamente se están solicitando 70 autobuses en los horarios de 06:00 – 24:00 horas de 4 diferentes capacidades y 30 autobuses en los horarios de 24:00 – 06:00 de 3 diferentes capacidades durante el evento.

Por tal motivo necesitamos que nos esclarezcan:

Duda 2-a: ¿Cuál de las dos especificaciones es la correcta: Los 126 con capacidad para 40 personas o los 70 + 30 con diferentes capacidades?

Duda 2-b: ¿Tienen alguna recomendación de empresas locales que provean dichos requerimientos de transporte para el evento?

Duda 2-c: ¿Se están considerando para la operación de las 2 Rutas Adicionales este mismo número de autobuses [126 <<o en su defecto>> (70+30) ] o se debe de agregar el número necesario de autobuses para la operación de dichas rutas?

Duda 3: ANTECEDENTE Inciso e) Se deberá proporcionar la información necesaria de horarios, brindando la señalética correspondiente, con un indicativo de la COP-20.

Duda 3: ¿La GDE tendrá que gestionar ante los Ministerios Peruanos respectivos los permisos para la instalación de la señalética de transporte para la COP-20 en las diferentes Rutas (Avenidas, Lobbies de Hoteles, Hubs (paradas estratégicas), etc.?

Duda 4-a: Inciso f): ¿Si el número de unidades de transporte solicitadas [ 126 / (70+30)

] no cumple con las especificaciones de salidas de acuerdo a los horarios del evento (horas punta, no punta y nocturno) se podrá aumentar el número de unidades de transporte de acuerdo al análisis y rutas ?

Duda 4-5: Si la respuesta anterior es afirmativa ¿el uso de unidades adicionales será cubierto por el PNUD?

Respuesta:

Duda 1: No, sin embargo la información es la siguiente:

 Variable, de 3 a 17 km

 Calcular con 14 a 15 km hora velocidad promedio

 Adoptar velocidad promedio de 10 a 12 km hora

 Máximo 2

 Habrá “hubs” en lugares predeterminados centrales a los núcleos de hoteles. Los hoteles aislados requerirían servicios de taxi –radio o estables del hotel hasta el “hub” más cercano.

 La GDE deberá proponer estas rutas teniendo en consideración las necesidades del evento y las vías de comunicación.

Duda 2.a: Aplicar criterios propios y propuesta de número de buses y capacidad, en función de un máximo por hora de 1,000 pasajeros promedio (puede llegar dos o tres días a 1,600 en la hora pico)

Duda 2.b: No, indagar directamente.

Duda 2.c: 126 es el número global, aplicar cálculo propio para confirmar; se podría incrementar la cantidad en 25%.

Duda 3: Si.

Duda 4.a. Si, se deberá aumentar teniendo en cuenta una base de acción para el transporte fluido de participantes al evento evitando que en los Hubs tengan una espera de más de 10 minutos.

4-5 No, deben hacer un cálculo y prever esta eventualidad.

32. Consulta

Subnumeral: 5.3.3 Trasporte de la COP-20 al CLIMATE FAIR durante los días que dure el evento:

Duda 1: ¿Este servicio de transporte ya está considerado dentro de las 5 Rutas ya preestablecidas por el Grupo de Trabajo Complementario de Transporte?

Duda 2: Si no es así, nos pueden proporcionar la siguiente información:

 Kilómetros totales a recorrer.

 Tiempo estimado de recorrido.

 Tiempo estimado de recorrido en hora pico.

 Horarios de operación para dicho servicio.

 Frecuencia de Salidas (cada cuántos minutos)

 Cálculo estimado de participantes a transportar.

Duda 3: ¿Para este servicio se deberá considerar un número de unidades de transporte adicional a las ya solicitados anteriormente?

Respuesta:

Duda 1: No, es adicional. Será necesario que provisionen vehículos menores para estos traslados

Duda 2:

 2 a 3km

 10 a 12 minutos máximo

 12 a 15 minutos.

 9am a 9pm

 Cada 15 minutos o menos, dependiendo de la demanda.

 8 a 15 por viaje. Duda 3: SI, tipo xxxxxx.

33. Consulta

Sección: 6 Servicios de Apoyo a la Conferencia.

Numeral: 6.2 Servicios de Alimentos y Refrescos y Catering Subnumeral: 6.2.1 a Anexo del diseño

Duda 1.- ¿Cómo se encuentran identificadas en el plano las áreas de ALIMENTOS PARA PARTICIPANTES?

Duda 2.- ¿Cómo se encuentran identificadas en el plano las áreas de APOYO para estos servicios?

Duda 3.- ¿Se está considerando infraestructura de cocina, cocina de apoyo, almacenaje en seco y almacenaje en frio? ¿Cuál es(son) su(s) ubicación(es)

Duda 4.- ¿Dónde está el estacionamiento de los vehículos de servicio?

Duda 5 ¿Durante el evento, Dónde estarán ubicados o estacionados los vehículos de apoyo de almacenaje seco, frio o de preparación?

Duda 6.- ¿Cuáles son los accesos vehiculares para transporte de mercancias?

Duda 7.- Se solicita al PNUD que proporcione el plano en autocad de las áreas referidas

Respuesta:

38. Consulta

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de Requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral 6.5 Servicios de Turismo y Alojamientos

Subnumeral 6.5.1 La GDE deberá concesionar operadores turísticos y/o agencias de viajes dentro de la Sede COP20, para brindar información a los participantes de la conferencia sobre tours o paquetes turísticos nacionales.

a) La operador/agencia proporcionará información completa acerca de los paquetes turísticos disponibles como un servicio comercial de excursiones al campo y tours de la ciudad.

b) La operador/agencia dispondrá de un espacio adecuado para colocar un stand dentro de la Sede COP20.

c) La agencia turística deberá estar asociada a la Asociación Peruana de Operadores turísticos (APOTUR), deberá contar con más de 5 años de experiencia en el rubro y ser una empresa de reconocido prestigio.

d) Los paquetes de tours o city tours que ofrezca deben ser conducidos por profesionales en turismo bilingües.

e) Los precios de los paquetes turísticos que ofrezcan no deben ser especulativos y deben ser precios xx xxxxxxx competitivos.

Duda 1:¿Este servicio se dará solamente antes y después del evento COP20?

Duda 2: ¿De cuántos m2 se dispondrá para el stand y cuáles de los siguientes servicios proporciona el PNUD: a) Luz, b) seguridad, c) limpieza, d) algún otro?

Duda 3: ¿La agencia puede ser una con validez operativa internacional, certificada ej IATA, SABRE, etc.?

Respuesta:

Duda 1: No se prevé antes, sí durante, o después, de acuerdo a la demanda.

Duda 2: Un módulo de unos 10 a 15 m2. con los servicios básicos mencionados. Ver planos.

Duda 3: Si, puede ser.

39. Consulta

Subnumeral 6.5.2 La GDE debe garantizar, directamente o mediante concesión, la capacidad de la coordinación necesaria para proporcionar información, orientación y contactos sobre alojamiento en hoteles y otros establecimientos de alojamientos, para participantes de la conferencia.

a) La información para distribución relacionada a hoteles y alojamientos debe contener sólo aquellos que funcionan dentro del marco jurídico adecuado y en el que se garantiza la seguridad de los participantes.

b) Las tasas no deben ser especulativas, y no deben generar un reajuste de las tarifas publicadas actualmente disponibles para el público en general.

Duda 1: Se le pide a la convocante nos aclare si el servicio se refiere solo a la información de los hoteles oficiales del evento

Duda 2: Se le pide a la convocante nos aclare si el servicio deberá incluir la negociación con los hoteles, así como el pago y administración de las habitaciones?

Duda 3: Se le pide a la convocante nos aclare si la negociación de las habitaciones será en conjunto con el Gobierno de Perú y la Asociación Peruana de operadores Turísticos o dependencias similares

Respuesta:

Duda 1: Se refiere a toda la oferta hotelera de Lima que está disponible en la página web de la COP20.

Duda 2: No.

Duda 3: No interviene el Gobierno del Perú salvo en los aspectos reglamentarios y permisos.

40. Consulta

Sub numeral 6.5.3 Todas las casas, apartamentos y habitaciones individuales que están disponibles para el alquiler deben ser inspeccionadas directamente por el GDE para garantizar que estas: se encuentran en buen estado de funcionamiento y debidamente amobladas y equipadas; estén ubicadas en los distritos que rodean la Sede COP20 o dentro de un tiempo de transporte de no más de 40 minutos en autobús o 20 minutos en taxi.

Duda 1: Se le solicita a convocante nos aclare si existe una Base de Datos con los inmuebles que podrían ser considerados viables para rentarles a los participantes.

Duda 2: Se le solicita a la convocante nos aclare que define como "debidamente amueblada".

Respuesta:

Duda 1: No hay una base de datos oficial, ni la auspicia el Gobierno. .

Respuesta:

SÍ, a confirmar lugar, con el costo de montaje a cargo de la GDE; aprox. 90m2

58. Consulta

En el área de servicio, ¿Se van a tener baños destinados al uso de nuestro personal?

¿Tendrán vestuario para que puedan cambiarse de ropa? ¿El vestuario será entregado con lockers?

Respuesta:

Área de servicio y SSHH previstas; mobiliario y facilidades por cuenta del GDE.

Referente a lo mencionado en el punto 6.5.1, que menciona que la Agencia Turística deberá estar asociada a la Asociación Peruana de Operadores Turísticos (APOTUR), encontramos que éstas no brindan un servicio integral de Agencia de Viajes, son las agencias u operadores con Licencia IATA quienes tienen estos requisitos cubiertos,

5.4.1. f ¿ A qué se refiere con definir e instalar los paraderos de taxis en los alrededores de la sede de la COP20?

Se referirá construir paraderos en las pistas que circundan la sede (Cuartel General del Ejército) o solamente señalizarlos? Porque construir requiere seguramente autorización municipalidad de San Xxxxx.

Respuesta:

No se requiere la construcción de paraderos, solo se deberá señalizar el área de los paraderos de taxi, en coordinación con la Municipalidad de San Xxxxx, procurando no interferir con las rutas de bicicletas, peatones, y otros.

El uso de taxis suele ser mucho menor que el de buses, que entrarán a la Sede.

Sí.

Si.

84. Consulta

7.6.2.c = La GDE definirá los diseños de oficinas en los países típicos (2 tipos de módulos) y el equipo básico, stands, xxxxxxxx xx xxxx, equipo de oficina, etc. que estarán disponibles para el alquiler comercial.

88. Consulta

El pago anticipado no tiene que exceder del 20% del valor de la oferta total, pero no puede exceder los usd$30,000, entonces la propuesta total tendría que ser aproximadamente usd$150,000

Respuesta:

No, lo que se menciona es que el anticipo máximo es equivalente al 20% del monto del contrato y para montos iguales o menores a USD 30,000.00 no se requiere la presentación de Garantías de anticipo.

89. Consulta

10,000 Representantes, es esta cantidad equivalente por cada día o el total para todas las diferentes sesiones y fechas?

Respuesta:

SEGÚN EL PUNTO 7.10.2 LA GDE SOLO ASUME EL COSTO DE LA INSTALACION, COMO DICE:

De la Sección 5: Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante “Formulario de Información de Xxxxxxxxx”

Xxxxx Xx00:

• Ultima Calificación crediticia (con puntuación y fuente, si las hay) PREGUNTA

127. Consulta

Se indica que todos los conductores debe tener fluidez en inglés, se aceptará como alternativa un conductor de habla castellana acompañado de un traductor?

Respuesta:

Si, sin embargo no se permitirá que el costo se incremente como un servicio adicional.

128. Consulta

Se menciona que los participantes podrán abordar previa presentación de su identificación (badge), quién se encarga de la emisión de éstas credenciales?

Respuesta:

La Secretaría de la COP. Antes de ello, la constatación se hará por una sola vez con la presentación de una constancia de acreditación en su país.

129. Consulta

Se indica usa el término "recientemente" para la limitación de contrataciones, especificar el tiempo estimado como reciente?

Respuesta:

No se entiende la pregunta.

130. Consulta

6.2.1 – CONDICIONES GENERALES

A. Revisar la ubicación del área de restaurante de desayuno, almuerzo, cena, catering, deli y para poder ofrecer el concesionario adoc

B. Las áreas de cocina y abastecimiento no están resaltadas en el plano

C. Cuantos concesionarios y qué tipo de certificación requieren?

D. El agua es filtrada para cocinar correcto? y saludable para consumo ?

Respuesta:

A. Se levantaran planos para ser revisados

B. Tiene leyendas el plano en escala mayor.

C. A discreción. De preferencia un solo concesionario.

D. El agua se puede hervir o filtrar para cocinar.

131. Consulta

6.2.2 – SERVICIOS DE A&B

A. Servicios disponibles de 8am – 10pm, El evento o agenda diaria que empiezan las plenarias, etc. De qué horas a qué horas está estipulado?

B. puede ser mismo restaurante que funciona de 8AM a 10pm que funcione las 24 horas?

C. el restaurante principal puede hacerse cargo de este servicio también? Coffees , dulces

, salados , bebidas Frias y calientes , etc.

D. el deli o cafetería es para prensa correcto ¿? Tiene algún formato especial? Precio muy económico?

E. El restaurante principal puede ofrecer un buffet internacional y platos a la carta?

Respuesta:

A. Diversos horarios serán proporcionados a la empresa GDE antes del inicio del evento.

B. Si.

C. Si. Además de los puntos de café-snacks.

D. No. Todos los precios deben ser económicos.

E. Si.

132. Consulta

6.2.3 – MENUS

A. Menús en inglés y español, requerimiento mínimo correcto? o necesitan incluir algún otro idioma?

B. Diseños de menús aprobados por PNUD?

C. Menús balanceados y buffet ? especificar balanceados

E. presentación de menús 1/11/ 14 - cantidad mínima por: Entradas

Sopas y ensaladas Xxxxx de fondo Postres

Bebidas frías y calientes

Respuesta:

X. Xxxxxx estos idiomas, si desean proponer otro no hay inconveniente.

X. Xxxxx presentarse 1 mes antes para su revisión y aprobación.

C. Se considera balanceada si aporta los nutrientes y energía en cantidades tales que permiten mantener las funciones del organismo en un contexto de salud física y mental.

E. La empresa deberá presentar la cantidad necesaria teniendo en cuenta la diversidad cultural de los participantes (más de 195 países)

133. Consulta

6.2.4- PERSONAL ENCARGADO

B. buscar un concesionario que el chef tenga las características que indican o buscar a chefs asesores de hoteles que puedan supervisar al concesionario?

6.2.5 – contratar a concesionario

A. contratar a este concesionario con este perfil tiene que ser cadena internacional, fast food, etc ?

E. Concesionario: Necesita carne de sanidad o certificado de salud?

Respuesta:

X. Xxxxxx un Chef responsable de la supervisión de todos los concesionarios de los restaurantes en el Venue.

A. No necesariamente, solo debe cumplir con los requisitos solicitados.

E. Una tarjeta de salud vigente expedido por el organismo autorizado localmente para ese fin.

134. Consulta

6.3.2 – agua en botella y vasos, el proveedor de agua nos pone los vasos?

Respuesta:

Ver respuesta 103.

135. Consulta

7.5 - VOLUNTARIOS

550 practicantes con inglés y español? Quien asume sus uniformes, refrigerio y pasajes? En las fechas indicadas los estudiantes están en clases, se necesitaría pagarles un honorario, esto está considerado?

Respuesta:

La empresa GDE será la responsable de proporcionar uniformes, refrigerios, pasajes y todos los gastos que involucren la selección de los voluntarios.

136. Consulta

Punto 5, Sobre normas y seguridad de transporte

5.1 5.1.1 letra E: será necesario presentar documentación sobre este punto que acredite lo solicitado?

5.2 5.2.1 Letra a: si se puede incluir un trasladista?

Se especifica que las unidades deben tener baño ecológico, la mayor parte de las unidades vienen con baño químico

5.3 Servicio de autobús Conferencia

Se obtendrán los permisos para los paraderos establecidos dado que la mayor parte de Miraflores San Xxxxxx cuentan con áreas restringidas.

5.3.2 Letra B la atención de un asistente deberá ser parte del servicio de transporte. Cuál es el tiempo límite considerando el tráfico que debe realizar un vehículo para cumplir con las rutas establecidas?

Dado que el servicio seria de 24 horas, el cambio de turno de conductor en qué momento será factible?

Se realizaran las ruta siempre con pasajeros, o serán unidades que estarán circulando constantemente considerando los tiempos brindados en las indicaciones?

Respuesta:

Letra e: Esta documentación deberá ser presentada por la empresa GDE seleccionada. Letra a: Si.

Se pueden presentar baños químicos.

La empresa GDE será la responsable de obtener dichos permisos. Ver respuesta 31.

137. Consulta

Sobre Movilidades

Qué documento acredita la conformidad plena de la oferta, una carta de conformidad del servicio?

Las conformidades deben guardar relación con la facturación que se adjunte?

Sobre la cifra anual de facturación 2 millones de dólares en los últimos tres años; esto se acredita con los balances?

O adjuntamos todas nuestras facturas por este monto? Las facturas deben contener el voucher de pago?

Respuesta:

Si.

Ver respuesta 18.

Ver respuesta 18. No.

152. Consulta

5.1 Normas del Servicio y Seguridad de Transporte 5.1.1

b. ¿Bastaría que se arme la programación en Excel y que las consultas que se requieran se hagan por intermedio del centro de operaciones del GDE? ¿Al hablar de un registro digital de todas las actividades se refieren al término “Biblia” – en turismo - donde están registradas todas las operaciones.

c. ¿Podrían aclarar le definición “incluyendo, pero no limitado”?

¿Por qué se solicita pólizas adicionales de seguros si la norma legal que administra el transporte sólo exige el SOAT?

e. ¿Por qué se exige la capacitación en los últimos 6 meses de seguridad vial cuando la licitación es a menos de 90 días del inicio de los servicios?

¿Para qué se solicitan cursos de manejo defensivo y de servicio al cliente para el transporte de los participantes entre hubs y sede y entre sede y la feria? ¿Es necesario

dicho requerimiento, ya que no aplica y tampoco debería serlo para los 540 funcionarios (5.3.1)?

¿Es factible que la documentación del transporte sea auditada en un plazo más cercano al inicio de las operaciones, dejando bajo la responsabilidad del GDE seleccionado que se cumpla los requerimientos legales?

Respuesta:

b. Si, se refiere a una base de datos donde deben quedar registradas todas las operaciones, actividades e incidentes relacionados al transporte y estar disponibles en todo momento para consulta.

c. que deben incluir todos los documentos, registros, seguros para operar en el ámbito de la ley y que no se limita a lo mencionado únicamente en este inciso.

e. La capacitación debe haber sido realizada en los últimos 6 meses, no durante seis meses. Por la naturaleza del evento y sus participantes se requiere personal calificado para el transporte de los mismos.

Si, solo la empresa seleccionada será responsable de presentar dicha documentación.

153. Consulta

5.2 Servicio de Transporte Específico 5.2.1

a. ¿Para el transporte grande (minibuses u buses) se podría considerar que cada unidad tenga un representante de habla inglesa?

Cuadro de Transportes:

¿Para el requerimiento de buses de 60 asientos, al no haber en el mercado dicha capacidad, se puede reemplazar por un bus para 40 pasajeros + 1 minibús para 20 pasajeros.

¿El requerimiento de contar con una caja chica para los gastos adicionales es para todo el transporte o sólo para los autos de los Supervips?

Respuesta:

Si, es posible.

Ver respuesta 137.

La caja chica es para previsión.

154. Consulta

5.3 Servicio de Autobús conferencia 5.3.1

• ¿Cuál es el tipo de transporte que se asignarán a los 540 funcionarios? ¿El movimiento es individual, por grupos, o por hoteles?

• ¿Cuándo se tendría el detalle de las fechas exactas y la forma que se debe proporcionar el servicio?

5.3.2 Transporte hubs-sede COP 20- hubs

b. ¿Cuál es la función del asistente? ¿La mayoría de choferes del transporte turístico regular no hablan inglés, y se están solicitando 126 unidades para dividirlas entre las 5 rutas sugeridas?

d.- En vez de tener 5 rutas, ¿se podría circular por las mismas rutas, pero establecer mayor cantidad de hubs sin paradas intermedias? Esto facilitará un mejor manejo y circulación de los buses.

e. Se señala que el GDE debe definir y gestionar las rutas a más tardar. ¿Cuál es el apoyo que se recibirá de las autoridades para tener todas las facilidades? En relación a la señalética, ¿deberá ser costeado y cobrarlo a la organización?

5.3.3 Transporte sede COP 20 al Climate Fair

a. ¿No es preferible mantener el servicio con buses entre 10-19 y 20-29 asientos, que asignar más buses para este servicio? Es más operativo y la circulación más rápida.

b. ¿Hay un estimado anterior de la cantidad de participantes que van a la feria climática?

¿Hay alguna estadística de la conferencia anterior que resalte horas punta de las visitas?

Respuesta:

Se asignarán mini buses o vans. Los traslados son por grupos.

Fechas exactas y detalles finales serán proporcionadas a la GDE seleccionada 1 mes antes.

b. La función del asistente es apoyar o asistir a los pasajeros durante el recorrido y hacer de back up y hacer de back up. Los asistentes pueden ser los que hablen inglés.

d. Hay una base de 5 Rutas que deben ser respetadas.

e. La GDE será responsable de obtener todos los permisos y autorizaciones, se podrán solicitar.

COP20 – Climate Fair

a. SI.

b. No.

En otras COPs no existía una Feria Climática.

155. Consulta

Rutas (Anexo adjunto):

El archivo de las rutas seleccionadas no detallan lo siguiente:

• ¿Cuánto han calculado el tiempo de roundtrip de cada unidad en cada una de las rutas, tanto en hora punta como en horario normal?

• ¿Qué paraderos se van a definir en cada una de las rutas? Las pautas señalan que es el GDE quién debe señalar los paraderos intermedios, pero ¿no hay detalle sobre las facilidades de estacionamiento, si se requiere personal de apoyo, y que pasa para los casos en que las unidades que hacen el recorrido ya no tienen capacidad para los últimos paraderos?

• ¿Hay alguna sugerencia de cuántos paraderos deberían definirse por ruta?

• ¿Qué facilidades van a brindar para el paradero de inicio de cada ruta?

• ¿No sería más fácil que la flota se subdivida entre 3 a 4 hubs principales por cada ruta larga, manteniendo los recorridos sugeridos para las rutas 1,2,3 y 4, sin que exista paradas intermedias?

Respuesta:

Ver respuesta 31. La empresa GDE deberá presentar una propuesta.

156. Consulta

6.1 Sistema de Señalética

¿La propuesta contempla la identificación de los pabellones?

¿La propuesta contempla la identificación de los distintos ambientes internos tales como auditorios, salas de reuniones, oficinas entre otros?.

¿La propuesta contempla la identificación de los restaurantes y servicios?

¿La propuesta contempla la señalética de seguridad?

¿La propuesta contempla la planos de ubicación usted está aquí?

¿La propuesta contempla la señalética de orientación con flechas de recorrido?

¿Hay alguna preferencia con el material a utilizar para la señalética?

¿Se puede anclar al piso la señalética programada?

¿Cuándo tendría que estar instalada la señalética?

Respuesta:

Si.

No.

Si.

A más tardar el 15 de noviembre de 2014.

157. Consulta

6.4 Servicios de Interpretación y Traducción

a.1 ¿Cuántas salas de prensa habrá en los pisos asignados a la prensa para poder determinar la cantidad de cabinas?

a.2. ¿Cuántos periodistas acreditados habrá a fin de determinar la cantidad de audífonos/receptores?

¿No pueden modificar el que sean sólo Traductores Públicos Juramentados (TPJ) sino traductores profesionales con un mínimo de 10 años de experiencia porque no todos los mejores traductores de Lima son necesariamente TPJ debido a los requerimientos burocráticos del cargo?

Respuesta:

a.1 02 Salas de prensa.

a.2 Se han acreditado 500 periodistas. No.

158. Consulta

6.5 Servicios de Turismo y Alojamientos

1. ¿Si el operador sólo brindará información, orientación sobre alojamiento en hoteles y otros establecimientos de hospedaje DURANTE el evento, QUIEN asume la responsabilidad si la persona llega al hotel y el hotel decide unilateralmente no respetar la reserva, tarifa, fechas, etc. pactadas?

2. ¿Cómo operador se comercializará antes y durante el evento los servicios turísticos que ofrece?

3. El operador tendrá la exclusividad de la comercialización? ¿Desde cuándo?

4. ¿El operador sólo presentará/sugerirá un modelo de contrato referencial para el alquiler xx xxxxx, apartamentos y habitaciones y, no será responsable, ni garantizará o suscribirá la negociación? ¿Quién asume la garantía económica y las responsabilidades del caso?

5. ¿Cuáles son las fechas de inicio/término y cuál el horario de atención del stand en la sede de COP20 donde el operador brindará información a los participantes de la conferencia sobre tours, paquetes turísticos, hoteles, etc.?

6. ¿Se ha considerado que los 500 “voluntarios” que van a trabajar en el evento puedan estar destacados en los hoteles y establecimientos de hospedaje o, es que el operador deberá proveer el personal de apoyo en estos lugares?

Respuesta:

1. Será responsabilidad del pasajero.

2. Si.

3. Dentro de las instalaciones del Venue.

4. Solo presentara modelo de contrato y no será responsable ni garantizará al suscriptor de dicho contrato. El trato será directo entre el propietario del inmueble y el inquilino.

5. Desde el 20 de Noviembre de 2014 hasta el 12 de diciembre de 2014, de 9:00 horas a 20:00 horas.

6. Los voluntarios serán destacados en los distintos puntos de apoyo, aeropuertos, hoteles y transporte, en el Venue solo serán destacados 100 voluntarios.

159. Consulta

6.8 Servicios de Courier

• Periodo del servicio:

 ¿Únicamente desde el 01/12 hasta el 12/12 inclusive? ¿Se extenderá este plazo por algunos días anteriores y/o posteriores al evento?

• Presupuesto: De contar con un presupuesto, ¿existe alguna valorización previa del servicio a la cual ajustar el presupuesto? ¿Cómo se costeara el servicio brindado?, es decir ¿se generaran costos distintos a los pactados en referencia al envío de documentos y/o paquetes de diversas características (envíos volumétricos) de las delegaciones hacia sus respectivos países?

 Tipo de servicio requerido ¿Qué tipo de servicio se puede suministrar (importación – Exportación – Mensajería Local – Mensajería Nacional)?

• Tipo de producto En base a la respuesta de la pregunta anterior, ¿se tiene algún alcance sobre el tipo de documentos y/o paquetes a trasladar (peso, volumen, cantidad)?

 Cobertura del Servicio (destinos): ¿Se tiene algún alcance sobre el destino de los documentos y/o paquetes a trasladar? ¿Serán únicamente a los países firmantes miembros del COP20?

 Tiempo de entrega ¿Cuentan con una segmentación de tiempos de transito según entregas a realizar a nivel local, nacional e internacional? es decir, ¿necesitan un servicio priority versus un servicio convencional de envío de documentos y/o paquetería?

 Penalidades – responsabilidades ¿Existen penalidades suscritas en la licitación acerca del servicio a brindar (Logístico y/o Courier)?

 Materiales (embalaje) ¿Será necesario un servicio previo de embalaje o habilitado de los documentos y/o paquetes a trasladar en sus instalaciones?

 Locación ¿Se dispondrá del área necesaria en la sede del evento para almacenar momentáneamente los documentos y/o paquetes hasta su recojo y posterior traslado?

 Recepción del servicio ¿Los documentos y/o paquetes a trasladar serán entregados por el usuario en las instalaciones del evento?

Respuesta:

 No.

 No hay valorización. Es un servicio de carácter comercial que será pagado por cada una de las delegaciones y/o participantes.

 Todos los servicios brindados por una empresa de Courier.

 En su mayoría son documentos.

 Cualquier destino del mundo.

 El servicio es sobre base comercial cada cliente elegirá.

 No hay penalidades.

 Se requerirá el embalaje normal para el envío de documentos.

 Si, un área pequeña.

 Si.

160. Consulta

7.1 Suministros de Oficina

1. ¿Se contara con anaqueles y/o armarios para poder implementar el servicio comercial de venta de útiles de oficina a los usuarios del COP20??

Respuesta:

La empresa GDE debe prever este costo.

161. Consulta

7.2 Centro de Negocios

1. ¿Podría aproximar el volumen de fotocopiado e impresión para el Centro de Negocios y el Área de Prensa del evento COP20??

2. Según los 12mil participantes al evento ¿cuantos equipos multifuncionales pueden llegar a necesitar para el personal de la ONU, Área de Negocios y Área de Prensa?

3. De acuerdo al flujo de participantes diarios ¿qué cantidad de personal que atienda los servicios comerciales en el área de Negocios y Prensa, considera pueden llegar a necesitar?

4. Favor detallar para el caso de consumibles (tóner, papel, grapas) ¿qué cantidad aproximada se necesitar tener a manera a Backup o respaldo para evitar contingencias?

5. ¿Podría indicar una fecha aproximada para el inicio de la implementación de los equipos multifuncionales, útiles de oficina previo al inicio del COP20?

6. ¿Podría detallar el área asignada al área de Negocios y Área de prensa donde estaría alojados los equipos de fotocopiado, escaneo e impresión?

7. ¿Para el caso del requerimiento de Telefax, se podría implementar el servicio de digitalización a correo o un servidor?

8. ¿Podría indicar el horario de atención de las áreas de Negocios y de Prensa para el personal asignado durante el COP20?

9. ¿Se Podrá implementar el uso de un sistema de facturación comercial (puntos de caja) para dar las facilidades a los usuarios del COP?

Respuesta:

1. No, considerar que la COP20 tiene una política de ahorro de papel.

2. Ver respuesta 80.

3. La GDE deberá hacer una propuesta, teniendo en cuenta brindar un buen servicio.

4. No podemos hacer esos cálculos, tener en cuenta que el aforo es de 6,000 personas.

5. 21 de Noviembre de 2014.

6. Favor revisar los planos.

7. Si.

8. El Centro de Negocios de Negocios de 09:00 a 21:00 horas y el área de prensa 24 horas.

9. Si.

162. Consulta

7.7 Transporte de Equipamiento de la Secretaría

7.7.3 (Sección f)

¿Quién consolidará las cajas en pallets de tal manera que completen el volumen detallado en los envíos?

¿Se puede saber la cantidad de bultos ya que por medio de ello se define si iría en avión de pasajeros o en carguero? ¿Dimensiones de las paletas para retransmitirlo a la aerolínea? ¿Determinar la cantidad de pallets y el número xx xxxxx que entraran por pallets?

¿Se puede saber las dimensiones ya que indica: “Los equipos y materiales de la Secretaría serán empaquetados en robustas cajas de archivo aeronaves (60 x 30 x 35 cm, 15 kg) o sólidos flight-cases de varias dimensiones”?

¿Cantidad de xxxxxx a embalar por envío para poder cotizar el embalaje?

¿Se entiende que los envíos estarán embalados o paletizados?

¿Quién consolidará las cajas en pallets de tal manera que completen el volumen detallado en los envíos?

Respuesta:

Información básica figura en la IAL, mayor detalle se le otorgará a la empresa GDE seleccionada.

Si el monto del anticipo es menor a 20% pero mayor a USD 30,000.00 SI se requiere la presentación de Garantía Bancaria. Para montos menores a USD 30,000 no se requiere la presentación de ninguna garantía.

168. Consulta

En qué caso la empresa ganadora emitirá la garantía bancaria por el pago anticipado:

Documentación Técnica: Se requiere información relativa a la experiencia empresarial en la prestación de los servicios realizada en los últimos 5 años que tengan relación o sean relevantes para la exigencia del contrato por un monto facturado acumulado no menor al 50% del monto de la oferta. Pedimos confirmar lo siguiente:

 ¿Con qué documentación se sustentará este requisito? ¿Se podrán presentar facturas, contratos, órdenes de servicio, constancia de prestación de servicio, certificados, Propuestas de Servicio, entre otros? Por favor mencionar qué documentación es válida para sustentar el requisito.

 ¿Hay un número mínimo de eventos que se deban consignar por cada año?

 ¿Cada uno de los eventos presentados para sustentar este requisito deben haber sido por un monto facturado acumulado no menor al 50% del monto de la oferta, o todos los eventos que se presenten para sustentar este requisito deberán tener un monto facturado acumulado no menor al 50% del monto de la oferta?

Solicitamos ampliar el número de años y que se puedan considerar servicios realizados en los últimos 6 años debido a que eventos muy importantes, como el APEC y de envergadura similar al COP20, se desarrollaron en el año 2008.

Respuesta:

Ver respuesta 18. No.

Todos los eventos deberán tener un monto facturado acumulado no menor al 50% de la oferta.

Se amplía el plazo a 6 años.

172. Consulta

Con respecto al criterio de evaluación “Número mínimo de años de experiencia en contratos similares 05”. Pedimos confirmar:

 ¿Se evaluará en base a la presentación de servicios realizados en los últimos 5 años que tengan relación o sean relevantes para la exigencia del contrato por un monto facturado acumulado no menor al 50% del monto de la oferta?

Por favor confirmar si se podrán presentar facturas, contratos, órdenes de servicio, constancia de prestación de servicio, certificados, Propuestas de Servicio, entre otros para sustentar este requisito.

Respuesta:

Si podrán presentarse todos los documentos arriba indicados.

173. Consulta

Con respecto al criterio de evaluación “Cifra anuales de facturación 2 millones de dólares en los últimos 3 años”

 ¿Con qué tipo de documentación se podrá sustentar este requisito: Facturas, Estados Financieros, otros? Por favor confirmar que tipo de documentación aplica.

 ¿Son 2 millones de dólares en total desde el 2011 al 2013 o 2 millones de dólares en el 2011, 2 millones de dólares en el 2012 y 2 millones de dólares en el 2013?

Respuesta:

 Indistintamente con las facturas y/o Estados Financieros, en este último caso deberán presentar además una Declaración Jurada con el detalle de los Contratos y/o facturas.

 Dos millones de dólares del 2011 al 2013.

174. Consulta

Con respecto al criterio de evaluación “Número mínimo de proyectos similares realizados en los últimos tres (3) años 03”. Pedimos confirmar:

 Pedimos por favor confirmar si se podrán presentar facturas, contratos, órdenes de servicio, constancia de prestación de servicio, certificados o Propuestas de Servicio. Por favor confirmar qué tipo de documentación podemos presentar para sustentar el requisito.

 ¿Son 3 el número mínimo de proyectos similares que deben haberse realizado?

 ¿Qué tipos de eventos son considerados como similares?

Respuesta:

 Si podrán presentarse todos los documentos arriba indicados excepto las propuestas de servicios y los mismos deberán contar con la conformidad del servicio prestado.

 Si.

Respuesta:

El tipo de cambio operativo de la NNUU para el mes xx Xxxxxx USD 1 = S/. 2.79

204. Consulta

Por favor confirmar, si en el caso de conformar un consorcio, los formularios requeridos para la presentación de la oferta deberán ser llenados con los datos de la Entidad Líder dicho consorcio.

Respuesta:

Formulario de Presentación de Oferta, debe ser completado y firmado por el Representante Legal del Consorcio;

Por favor confirmar si los consorcios participantes en esta IaL deben elaborar un “memorando de entendimiento” o “carta de intención para la creación del consorcio” donde se establezcan los porcentajes de participación y responsabilidades de cada una de las partes involucradas. Asimismo, si este documento debe estar firmado por un notario y si debe registrarse en los Registros Públicos.

Respuesta:

Favor referirse a la Sección 2 Instrucciones a los Licitantes, Literal C. Preparación de la Oferta, numeral 19. Joint Ventures, consorcios, asociaciones.

211. Consulta

En el punto 2.2 de la Sección 6 se habla sobre “mecanismos de garantía de calidad técnica”. Pedimos confirmar qué tipo de información requieren que coloquemos en este punto toda vez que se mencionan temas respecto a revisión técnica y garantía de calidad, certificados, licencias de exportación, entre otros documentos que den testimonio sobre la calidad de los productos y tecnologías a ser suministrados. Esta IaL tiene como finalidad contratar un servicio de gerenciamiento, y lo que brindará la GDE es un servicio,

¿cómo podremos adjuntar documentación sobre productos y tecnología suministrada? Pedimos por favor confirmar qué tipo de información requieren que detallemos.

 Costos transporte del Servicio Shuttle – Sede COP-Campo Ferial

 Costos del transporte de los 540 funcionarios

 Costos Staff Principal, Coordinadores y Asistentes de Programación/Reservas

 Gastos de comunicaciones, alimentación y uniformes

 Fee por administración de la operación.

Punto 2.1 Ámbito del Suministro: En el rubro “Certificados de Calidad/Licencias”

¿Dónde estará ubicado el patio de comidas?

Por favor entregar el layout del patio de comidas en autocad.

¿Con qué mobiliario será entregado el patio de comidas?

¿El patio de comidas va a ser entregado con punto de gas? ¿Se pueden usar equipos a gas?

Respuesta:

Ver los planos de distribución.

Será entregado a la empresa GDE seleccionada. Sin mobiliario.

No, se deberá usar balones de gas.

228. Consulta

¿Cuál es la capacidad de carga eléctrica máxima por punto de atención?

¿Cuántas máquinas expendedoras hay que poner y dónde van a estar ubicadas?

¿Qué productos deben venderse en las máquinas expendedoras?

Por favor indicar si además de los servicios descritos van a haber puntos de venta “al paso” de cafés, sándwiches, etc. En caso sea afirmativo:

 ¿Cuántos serán y dónde estarán ubicados?

 ¿Pueden entregar el layout en autocad?

 ¿Con qué mobiliario será entregado?

Detallar en cuáles de los puntos de venta se deberá atender en descartable y en cuáles con vajilla.

¿Con cuánta anticipación se recibirán los pedidos para atención de catering?

¿Se va a contar con baño y vestuarios para el personal?

Respuesta:

La capacidad de carga eléctrica del venue es de 300 KVa y habrá generadores de back up. Son 18 puntos de café donde se podrán instalar las maquinas.

Bebidas, snacks, galletitas, golosinas.

 Son 18 puntos de café.

 Xxxx entrregado a la GDE seleccionada.

 Sin mobiliario.

Sección de las Bases: Sección 3: Lista de requerimientos y Condiciones del Servicio Numeral: 7. SERVICIOS INTERNOS (pág. 45).

Sub numeral: 7.6.1 La GDE será responsable de la gestión del proceso de arrendamiento espacio para oficinas de los países, pabellones de países y stands de exposición.

Duda 1: Se solicita a La Convocante especificar qué servicios incluye el “arrendamiento espacio para oficinas de los países, pabellones de países y stands de exposición.”

Duda 2: Se solicita a La Convocante confirmar si la GDE podrá dar servicios adicionales.

Respuesta:

Duda 1: Solo el espacio y las divisorias. Duda2: Si.

235. Consulta

Numeral 7.7 Transporte de equipamiento de La Secretaría.

Página 47-48: En la descripción de los servicios se solicitan tres envíos Bonn-Lima y uno Lima-Bonn (Numeral 7.7.7. incisos a, i, q, y).

La Tabla 20, página 80: El “Transporte de Equipamiento de la Secretaria” de esta tabla sólo describe dos servicios:

• Puerta a puerta Bonn-Lima.

• Puerta a puerta Lima-Bonn.

Duda: Los pesos y volúmenes expresados en la Tabla 20 no corresponden a lo detallado en las páginas 47 y 48, asimismo en la página 47 y 48 hablan de 4 envíos y en la Tabla 20 sólo de 2. ¿Debemos cotizar basándonos en los incisos a) al f) de la página 47 y 48 o a la redacción de la Tabla 20 página 80?

Respuesta:

Serán 4 envíos en total, 3 desde Bonn a Lima y 1 de Lima x Xxxx.

La idea es que en la tabla se coticen juntos los xx Xxxx a Lima y viceversa, no hay problema si desean desagregar este costo por envío.

236. Consulta

Numeral, 7

Subnumeral, 7.5.2, d)

Duda 2. ¿Los voluntarios (descritos en el subnumeral 7.5.1), así como el personal solicitado para dar apoyo a la Secretaría (descrito en el subnumeral 7.4.3) podrán hacer uso del transporte utilizado para el traslado de los participantes a COP20?

Respuesta:

No.

237. Consulta

Duda 1: ¿Cuál es la ubicación del espacio disponible para esta oficina? Duda 2: ¿Este espacio pagará los 700 USD por M2 por todo el evento? Duda 3: ¿A qué equipos y materiales de referencia se refieren?

Respuesta:

Depende del arreglo que haga la empresa de GDE con los traductores. Duda 1: Ver planos de distribución.

Duda 2: No.

Duda 3: A lo necesario para brindar el servicio de traducción e interpretación.

238. Consulta

Sección de las Bases: 7. SERVICIOS INTERNOS Numeral 7.6 Servicios de Alquiler de Espacios

Subnumeral 7.6.4 “Al final de la COP20, la empresa presentará al PNUD GDE balance de espacio y equipo de alquiler comercial, y debe depositar sin demora a la cantidad restante en la cuenta bancaria del proyecto COP20”.

Duda 1: Se le pide a La Convocante aclarar si la “cantidad restante” a que se refiere el inciso 7.6.4 corresponde únicamente al costo de alquiler de espacio de USD$700 + IGV por m2.

Duda 2 (antecedente): En dicho inciso (7.6.4) se indica que al PNUD se le presentará un balance de espacio y equipo de alquiler comercial.

Duda 2 a: Favor de aclarar si en el caso del equipo de alquiler comercial se le tiene que dar alguna comisión o cuota al PNUD.

Duda 2b: De ser afirmativa la respuesta anterior favor de indicar a cuánto equivale o cómo se deberá estimar dicha cuota o comisión.

Respuesta: Duda 1: Si. Duda 2a: No.

239. Consulta

Sección de las Bases: 7.3 Gestión del Apoyo Operativa de la Sede COP20

Numeral 7.3.1 “La GDE será encargada de la administración integral de los ambientes y servicios de la Sede COP20, siendo la encargada de llevar un adecuado control del correcto uso de los ambientes de la Sede COP20, tendiendo dentro de sus responsabilidades lo siguiente:”… “a) al e)”

Planteamiento: Las actividades señaladas en este numeral y en los párrafos a) al e) son de suma importancia para el éxito del evento, para este propósito se entiende que la GDE deberá supervisar a GL-Events que es la responsable del "Diseño, montaje, desmontaje y equipamiento de instalaciones temporales para albergar la COP 20/CMP 10".

Duda 1: ¿Puede participar en este procedimiento una empresa que actualmente sea proveedora de la empresa GL-Events?

Duda 2: En caso afirmativo ¿no sería “juez y parte” la GDE? M,M,

Respuesta:

La GDE no supervisara a GL Events. Duda 1: Si.

Duda 2: No.

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INVITACIÓN A LICITAR IAL/00087130/039/2014

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