ANEXO N° 6 MINUTA DE CONTRATO
ANEXO N° 6 MINUTA DE CONTRATO
CONTRATO No. de 2019
Bogotá, D.C.,
Señor:
Representante Legal de NIT:
ASUNTO: | COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE OFERTA |
PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA EPS¨S CONVIDA -IP-MC 018-2019 |
Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA, le comunica que ha sido aceptada su oferta presentada, el día de 2019, a la convocatoria pública de mínima cuantía de la referencia, al cumplir con los requerimientos establecidos en la invitación citada.
En consecuencia, las condiciones del contrato a celebrarse se describen a continuación:
Objeto: | “CONTRATAR LA ENTREGA DE PAPELERÍA, UTILES DE ESCRITORIO Y ELEMENTOS DE OFICINA PARA EL DESARROLLO DE FUNCIONES EN LA EPS´S CONVIDA” |
Alcance: | En desarrollo del objeto contractual con el suministro de la papelería y artículos de oficina la EPS’S CONVIDA requiere contratar el abastecimiento de elementos y útiles de oficina, papelería e insumos de impresión para el normal funcionamiento de la entidad, y dar cubrimiento a las necesidades de todas las dependencias de acuerdo con los requerimientos establecidos. Teniendo en cuenta que es deber de la Subgerencia Administrativa y Financiera velar por el funcionamiento adecuado de la entidad por ende, brindar las herramientas y elementos necesarios para el buen desarrollo de las actividades y labores que realizan los funcionarios y contratistas en cada dependencia; se pretende satisfacer esta necesidad en las diferentes dependencias, por medio del suministro de: Elementos de Oficina (consumo), papelería y tóner, de acuerdo a la planeación realizada con base en el Consumo del año 2018. |
Valor: | Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato es por la suma de VEINTISÉIS MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL SEISCIENTOS CUARENTA PESOS ($126.353.640) M/CTE INCLUIDO IVA, incluidos impuestos inherentes a la naturaleza del contrato y demás contribuciones a que haya lugar con cargo rubro presupuestal afectado. Como consta en el certificado de disponibilidad presupuestal y demás impuestos. En todo caso los valores serán pagaderos en pesos colombianos exclusivamente y de conformidad con los valores aprobados en la propuesta económica presentada por el contratista. |
Plazo de ejecución: | El plazo de ejecución del presente contrato será de Un (1) mes contado a partir del cumplimiento de los requisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución del contrato, es decir, expedición del registro presupuestal, aprobación de pólizas y suscripción del acta de inicio. |
Lugar de Ejecución: | La prestación del servicio de adelantará en la ciudad de Bogotá D.C en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA ubicada en la carrera 58 No. 9 – 97 localidad Puente Aranda. |
Forma de pago: | La EPS’S CONVIDA, pagará el objeto de la presente contratación en un solo pago dentro de los Quince (15) días siguientes a la entrega de los elementos de oficina en el almacén de la EPS´S CONVIDA acompañado de la factura correspondiente y la certificación del supervisor del contrato, que acredite el ingreso al almacén y el cumplimiento de especificaciones técnicas requeridas. Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con: a) Factura que cumpla con los requisitos del estatuto tributario. b) Certificación del interventor o Supervisor del contrato que acredite recibo a satisfacción, así como el certificado de ingreso al almacén en cantidades y condiciones técnicas suscrito por el funcionario correspondiente y a cargo. c) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día. d) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) e) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) f) Fotocopia de las pólizas de garantías requeridas vigentes (solo con la primera factura) g) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura). |
Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de CONVIDA EPS´S. | |
Obligaciones del contratista: | 9. GENERALES 9.1. OBLIGACIONES GENERALES: Para el desarrollo del proceso, se señalan las siguientes: 1. Se presentan como tales las siguientes: 2. 1. Cumplir con el objeto del presente contrato, obligaciones y demás condiciones, términos y estipulaciones del contrato, en las condiciones de calidad, oportunidad, y obligaciones definidas en el presente contrato y acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan a través del supervisor; siempre y cuando estas no impliquen modificación al contrato. 3. 2. Suscribir oportunamente el acta de inicio juntamente con el supervisor de este, cuando corresponda una vez perfeccionado el presente contrato y con posterioridad el acta de liquidación de este. 4. 3. Cumplir con las obligaciones frente al sistema de salud, pensiones y riesgos laborales, realizando el pago de los aportes en proporción al valor mensual del contrato, para lo cual entregará copia de la planilla correspondiente al supervisor del contrato en cada caso. 5. 4. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y contratiempos. 6. 5. Desarrollar el objeto y las obligaciones del contrato con idoneidad y dentro de los principios y conceptos éticos de pulcritud y oportunidad en atención a lo que la Ley y las buenas costumbres exigen a todo contratista del Estado. 7. 6. Atender de manera oportuna las recomendaciones del supervisor, quien velará por el cumplimiento de las obligaciones 8. establecidas en el contrato. 9. 7. Entregar los informes y productos requeridos de acuerdo con lo estipulado en el contrato, en las condiciones técnicas y los que le solicite el supervisor para el control y supervisión en el desarrollo y ejecución del contrato. 10. 8. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. 11. 9. El contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la EPS´S o a terceros, en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993. Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la EPS´S Convida por el incumplimiento del contrato. 12. 10. Cumplir con las condiciones jurídicas, técnicas y económicas presentadas en la propuesta. 13. 11. Colaborar con la entidad contratante en lo que sea necesario para que el objeto del contrato se cumpla y que los bienes a entregar sean de la mejor calidad. 14. 12. Presentar los documentos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones, para la realización del respectivo pago. 15. 13. En el evento que el contratista por razones o situaciones de mantenimiento, adecuación u otra circunstancia que pueda ser prevista, no pueda realizar las entregas de los bienes, éste debe adelantar las acciones conducentes para que el objeto del contrato se atienda sin restricciones y sin que puedan afectar la operación de la Entidad previa comunicación al supervisor del contrato. 16. 14. Observar en todo momento un trato respetuoso para los representantes, funcionarios de la EPS´S CONVIDA, así como también para con el Supervisor en desarrollo de este contrato. 17. 15. Formular oportuna y respetuosamente las sugerencias y recomendaciones que conduzcan a la correcta ejecución del contrato. 18. 17. Guardar la debida reserva de los asuntos que conozca con ocasión de la ejecución del objeto contractual, así como de todos aquellos relacionados con el mismo. 19. 18. Entregar al supervisor los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales y actividades a su cargo, así como los informes requeridos sobre las actividades realizadas durante la ejecución de este. 20. 19. Dar cumplimiento a las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones y ARL, de conformidad con el Decreto 1273 de 2018 o demás normas que lo modifiquen o deroguen. 21. 20. Ceder el contrato previa autorización de la Entidad contratante en caso de sobrevenirle causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para continuar su ejecución. Si ello |
no fuera posible se compromete a renunciar al contrato. 21. Presentar el formato de entrega de los bienes firmado por los responsables del proceso (supervisor, subgerencia administrativa, inventarios, almacén.) 22. 22.Dar cumplimiento a los procedimientos y lineamientos establecidos por la EPSS Convida para el SARLAFT - Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo, por lo que se deberá diligenciar el formulario que acredite la información de la contratista y sus establecimientos de comercio. 23. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato. 9.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: Se señalan las siguientes: 1. Dar cumplimiento a cabalidad con la prestación de los servicios y la entrega real, material y efectiva de los elementos (papelería y tonners) que se describen en el estudio previo de acuerdo a las cantidades, unidades y características solicitadas por el supervisor del contrato. 2. Garantizar que la especificación técnica de cada elemento (papelería) corresponda con la solicitada. 3. Entregar los bienes solicitados en las calidades y condiciones técnicas exigidas dentro del plazo establecido. 4. Subsanar los bienes que presenten defectos y remplazarlos inmediatamente, de común acuerdo con el supervisor del contrato. 5. Entregar los elementos nuevos, genuinos y libres de uso y defecto de fabricación y con la correspondiente garantía. 6. Asumir los costos y disponer de los medios de transporte necesarios para efectuar la entrega de los elementos contratados en el lugar dispuesto por la entidad CONVIDA EPSS. 7. Las xxxxx xx xxxxx HP entregadas deben corresponder a la línea comercial y en ellas debe verificarse el último sello de seguridad implementado, donde a través del código QR se permite identificar si ese empaque es original. 8. Reemplazar a sus expensas y a entera satisfacción de la entidad CONVIDA EPSS y sin costo alguno, todos los bienes que resulten de mala calidad o con defectos de fabricación, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación del supervisor del contrato. 9. Disponer de las instalaciones adecuadas, de la logística, herramientas, materiales e insumos necesarios para cumplir el objeto del contrato y proceder con la entrega de los bienes adquiridos dentro del plazo estipulado por la entidad. 10. Entregar junto con el pedido, la certificación y/o documentos expedidos por el distribuidor mayorista donde conste que los elementos entregados fueron suministrados por él. 11. Garantizar que los productos cuentan con la certificación que demuestre el cumplimiento de las normas ambientales del país de origen. 12. Incurrir en los gastos de traslado de los bienes suministrados a las instalaciones de la entidad CONVIDA EPSS y proceder con la entrega en el área xx xxxxxxx de la entidad dentro del plazo fijado debidamente inventariados, empacados y organizados. 13. Garantizar la calidad de los bienes entregados de conformidad con las especificaciones técnicas de la entidad. 14. Acatar las observaciones que le imparta CONVIDA EPSS a través del supervisor. 15. El contratista es el único responsable por la vinculación de su personal y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que la EPS CONVIDA adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos. 16. El contratista mantendrá indemne a la EPSS CONVIDA contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o perjuicios originados en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, durante la ejecución del objeto y de las obligaciones del contrato. 17. Mantener los precios presentados en la propuesta económica. 18. Suministrar los informes que le solicite el supervisor designado por la EPS CONVIDA y que se relacionen con el contrato. 19. Presentar informe final de ejecución del objeto del contrato, así como la suscripción de acta de liquidación correspondiente. 20. Acreditar de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 828 de 2003 y el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos laborales, servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y |
Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el Representante Legal o Supervisor Fiscal según sea el caso. 21. Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato y en atención al objeto contractual. | ||
Imputación Presupuestal: | Los desembolsos que LA EPS´S CONVIDA efectué para el presente Contrato se subordinan a las partidas presupuestales y a las cuantías y montos aprobados certificado de disponibilidad presupuestal No. 190002096 del 11 de julio de 2019. | |
Supervisión: | El seguimiento y supervisión del contrato será ejercida por la Subgerencia Administrativa y Financiera o quien sea designado por el ordenador del gasto, quien designará así mismo un apoyo a la supervisión por parte de la Subgerencia Administrativa y Financiera. Para tal fin deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la Ley 1474 de 2011y las demás normas concordantes vigentes. NOTA 1 : El supervisor ejercerá la actividad encomendada de acuerdo con lo establecido en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, lo ordenado en el Manual de Contratación de CONVIDA EPS´S adoptado en el acuerdo 002 de 2016 y en particular con lo relacionado a la ejecución, supervisión y liquidación del contrato. NOTA 2 : El supervisor/a y apoyo a la supervisión verificarán el cumplimiento de los requisitos para la ejecución del presente contrato y ejercerán todas las obligaciones propias de la supervisión. Para tal fin, deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida Ley y las demás normas concordantes vigentes. En ningún caso el supervisor del contrato podrá delegar la supervisión en un tercero pues quien designa únicamente supervisión y apoyo a la supervisión es el ordenador del gasto, de conformidad con lo indicado en el manual de contratación de CONVIDA EPSS | |
Garantía Única: | CUMPLIMIENTO | Por el 20% del valor total del contrato, constituida desde la fecha de suscripción del contrato, por el plazo de ejecución y seis (6) meses más. |
CALIDAD DE LOS SERVICIOS | Por el 20% del valor del contrato, constituida desde la fecha de suscripción, más el plazo de ejecución y seis (6) meses más. | |
Documentos del contrato: | Forman parte integral del contrato, los documentos que se relacionan a continuación: 1) Todos los documentos que se alleguen o expidan con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato. 2) Propuesta presentada por el CONTRATISTA. 3) La Invitación Pública y los y Anexos del presente proceso, estudios previos. | |
Domicilio contractual: | En la sede administrativa principal de la EPS CONVIDA en la ciudad de Bogotá D.C., Xxxxxxx 00 Xx 0 - 00, Xxxxxx y en las 121 sedes ubicadas en los 116 municipios de Cundinamarca. | |