CARTA DEL DOCUMENTO
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GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS |
CÓDIGO: MP-200-PR03-P13-F04 |
REVISIÓN: V.4 |
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ACTA CIRCUSTANCIADA POR TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO |
FECHA: DICIEMBRE DE 2013 |
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10 DE 10 |
CARTA DEL DOCUMENTO
NOMBRE: |
Acta circunstanciada por terminación anticipada del contrato. |
PROCESO: |
Ejecución de obras públicas y servicios relacionados con las mismas. |
PROCEDIMIENTO: |
Terminación anticipada de los trabajos relativos a contratos de obra pública o de servicios relacionados con la misma. |
OBJETIVO: |
Formalizar la terminación anticipada de los trabajos contratados, así como las causas que la motivan, y el estado en que se encuentra la obra o el servicio contratado al momento que “La Dependencia” toma posesión de ellos. |
FUNDAMENTO LEGAL QUE LE DA ORIGEN: |
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RESPONSABLE DE LLENARLO: |
El área contratante. |
FORMA DE LLENADO: |
Por medios manuales o electrónicos. |
FRECUENCIA: |
Cada vez que se determine la terminación anticipada de un contrato. |
NUMERO DE EJEMPLARES: |
Original y cinco copias. |
DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES:
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EJEMPLAR |
DESTINATARIO |
ORIGINAL |
Área contratante (Departamento de Costos y Contratos) |
COPIA 1 |
El contratista |
COPIA 2 |
Área ejecutora (Residente de Obra, Residente General) |
COPIA 3 |
Área de finanzas |
COPIA 4 |
Órgano interno de control |
COPIA 5 |
Área jurídica local |
REQUISITOS DEL DOCUMENTO.
Este documento se formulará por el área contratante, durante la visita que se hace al lugar en donde se realizan los trabajos de la obra o servicio.
El original de este documento se firmará autógrafamente por todos los asistentes al acto.
Esta acta se elaborará en papel oficial de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes con el escudo nacional en virtud de los efectos legales que tiene el documento.
El acto deberá ser presidido por el Residente de Obra o superior jerárquico, no podrá ser delegado.
El contenido de este documento debe reflejar fielmente los hechos o acontecimientos sucedidos en el acto.
Los Centros SCT deberán remitir por correo electrónico a las Direcciones Generales Normativas responsables del programa de dónde provienen los recursos, copia del acta, en un plazo no mayor de cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se haya realizado el acto.
En el caso de entidades federativas, el acta circunstanciada se levantará ante la presencia de fedatario público.
GUÍA DE LLENADO
NÚMERO |
INSTRUCCIONES |
1 |
SUBSECRETARÍA, OFICIALÍA MAYOR O COORDINACIÓN
Anotar el nombre del área de la Subsecretaría de Infraestructura o Centro SCT que convoca como se especifica en el Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT). Por ejemplo: SUBSECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA |
2 |
UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTRATANTE
Anotar el nombre del área de la Subsecretaría de Infraestructura o Centro SCT que es responsable de la contratación como se especifica en el Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT). Por ejemplo: CENTRO SCT DURANGO |
3 |
NOMBRE DEL ÁREA ESPECÍFICA RESPONSABLE DEL ACTO
Anotar el nombre del área ejecutora como se especifica en el Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT). Por ejemplo: RESIDENCIA GENERAL DE CONSERVACIÓN |
4
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NÚMERO DE CONTRATO
Registrar el número del Contrato definido de acuerdo al instructivo de contratación de Obra Pública. Por ejemplo: No. 2006-A-EF-A-215-W-0-6. |
5 |
TIPO DE CONTRATO
Obra Pública o Servicios Relacionados con la Obra Pública Por ejemplo: Servicios Relacionados con la Obra Pública. |
6 |
NOMBRE DEL CONTRATISTA
Indicar el nombre completo de la persona física o razón social de la empresa que lleva a cabo los trabajos de la obra o servicio relacionado con la misma, contratados y que serán sujetos a la terminación anticipada. No acrónimos, ni nombres comerciales. Por ejemplo: Proyectos y Estudios Internacionales, S.A de C.V. |
7 |
HORA EN QUE INICIO LA DILIGENCIA
Anotar la hora en que inició la reunión. Utilizar formato de 24 horas. Por ejemplo: 16:00 HRS |
8 |
FECHA DE CELEBRACIÓN DE LA DILIGENCIA
Indicar la fecha en que se llevará a cabo la reunión Por ejemplo: 16 de noviembre de 2008 |
9 |
LUGAR EN DÓNDE SE REALIZA LA DILIGENCIA
Indicar el lugar en donde se realiza la reunión, ya sea éste las oficinas del área contratante o la ubicación física en dónde se realizan los trabajos correspondientes a la obra pública o servicio relacionado con la misma contratado. Por ejemplo: Sala de Juntas de la Dirección General del Centro SCT Durango. |
10 |
DOMICILIO DEL LUGAR EN DÓNDE SE REALIZÓ EL ACTO
Especificar el domicilio completo donde se ubica el lugar dónde se realiza el acto (calle, número exterior, número interior, colonia, municipio o delegación, estado y código postal). Por ejemplo: la xxxxx xx Xxx Xxxxxxxxxx 000, Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxxx, X.X. 00000. |
11 |
NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTRATANTE
Anotar el nombre completo del servidor público que es el Titular de la unidad administrativa contratante. Por ejemplo: el X. Xxx. Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx |
00 |
XXXXX XXX XXXXXXX XX XX XXXXXX ADMINISTRATIVA CONTRATANTE
Anotar el puesto específico del servidor público que es el Titular de la unidad administrativa contratante. Por ejemplo: el C. Director de Obras. |
13
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UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTRATANTE
Anotar el nombre, como se especifica en el Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT), del área de la Subsecretaría, Oficialía Mayor o Coordinación, que es responsable de la contratación. Por ejemplo: Centro SCT Durango |
14
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NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LAS OBRAS O SERVICIOS
Anotar el nombre completo del servidor público responsable de la coordinación general de los trabajos relativos a la obra o servicio contratado. Por ejemplo: el X. Xxx. Xxxx Xxxxx Xxxxx |
00 |
CARGO DEL RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LAS OBRAS O SERVICIOS
Anotar el puesto que ocupa el servidor público responsable de la coordinación general de los trabajos relativos a la obra o servicio contratado. Por ejemplo: Subdirector de Obras |
16 |
NOMBRE DEL RESPONSABLE DE COORDINAR EL PROGRAMA
Anotar el nombre completo del servidor público responsable de coordinar directamente el programa de trabajo relativo a la obra pública o servicio relacionada con la misma contratado. Por ejemplo: el el X. Xxx. Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx |
00 |
CARGO DEL RESPONSABLE DE COORDINAR EL PROGRAMA
Anotar el puesto que ocupa el servidor público responsable de coordinar directamente el programa de trabajo relativo a la obra pública o servicio relacionado con la misma contratado. Por ejemplo: Residente General |
18 |
NOMBRE DEL RESIDENTE DE OBRA O SERVICIO
Anotar el nombre completo del servidor público que actúa como residente de la obra pública o servicio relacionado con la misma contratado. Por ejemplo: el C. Ing. Xxxxxx Xxxxxx Bosques |
19 |
CARGO DEL RESIDENTE DE OBRA O SERVICIO
Anotar el puesto que ocupa el servidor público que actúa como residente de la obra pública o servicio relacionado con la misma contratado. Por ejemplo: Residente de Obra |
20 |
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DE “EL CONTRATISTA”
Anotar el nombre completo de la persona que actúa como representante legal de “El Contratista”. Por ejemplo: el X. Xxx. Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx |
00 |
CARGO DEL REPRESENTANTE LEGAL DE “EL CONTRATISTA”
Anotar el puesto que ocupa dentro de la empresa la persona que actúa como representante legal de “El Contratista”. Por ejemplo: Gerente General |
22 |
NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE O RESPONSABLE DE LOS TRABAJOS DE “EL CONTRATISTA”
Anotar el nombre completo de la persona que actúa, por parte de “El Contratista” como Superintendente o responsable específico de la obra pública o servicio relacionado con la misma contratado. Por ejemplo: el X. Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx |
00 |
CARGO DEL SUPERINTENDENTE O RESPONSABLE DE LOS TRABAJOS DE “EL CONTRATISTA”
Anotar el puesto que ocupa dentro de la empresa la persona que actúa, por parte de “El Contratista”, como Superintendente o responsable específico de la obra pública o servicio relacionado con la misma contratado. Por ejemplo: Gerente de Operaciones |
24 |
FECHA DE CONTRATACIÓN
Anotar la fecha de celebración o firma del contrato y que corresponde a la que se encuentra antes de las firmas al final del contrato y generalmente precedida por la frase “El presente contrato se firma el…”. Utilizar el formato: dd de mmmmmm de aaaa. Por ejemplo: 19 xx xxxxx de 2009 |
25 |
OBJETO DEL CONTRATO
Descripción de los trabajos a realizar tal y como aparece en el rubro de “Objeto” del contrato. |
26 |
IMPORTE DEL CONTRATO
Anotar el importe del contrato sin IVA, tal y como se consigna en el propio contrato con número. Por ejemplo: $123, 987,654.32. |
27 |
NÚMERO DE CONVENIO
Anotar el número de los convenios que se hayan realizado. Consignar todos. Por ejemplo: 2006-A-EF-A-215-W-1-6 |
28 |
TIPO DE CONVENIO
Indicar si es un convenio modificatorio o adicional, que modifica monto del contrato o plazo. Por ejemplo. Modificatorio en tiempo y plazo. |
29 |
IMPORTE DE AUMENTO/DISMINUCIÓN
Anotar el importe del convenio, ya sea aumento o disminución Por ejemplo: $10,000.00 |
30 |
PORCENTAJE RESPECTO AL CONTRATO ORIGINAL
Indicar el porcentaje que representa el convenio respecto al contrato original. Por ejemplo: 15% |
31 |
IMPORTE TOTAL
Obtener el resultado de la sumatoria de todos los contratos y convenios realizados. Por ejemplo: $133, 987,654.32. |
32 |
PORCENTAJE RESPECTO AL CONTRATO ORIGINAL
Calcular el porcentaje que representa respecto al contrato la totalidad de los convenios celebrados. Por ejemplo: 25% |
33 |
AÑO DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
Anotar el año del ejercicio presupuestal de la estimación, en caso de contratos multianuales. Por ejemplo: 2008. |
34 |
TIPO DE ESTIMACIÓN
Tipo de estimación pagada o autorizada a la fecha de la terminación anticipada, ya sea ordinaria, modificatoria o adicional. |
35 |
NÚMERO DE ESTIMACIÓN
Definir el número de estimación por cualquier concepto asociada al contrato o convenio, incluyendo la de anticipo. Por ejemplo: Estimación 4. |
36 |
PERIODO QUE ABARCA LA ESTIMACIÓN RELACIONADA
Indicar la fecha inicial y final que cubre la estimación relacionada. |
37 |
IMPORTE DE LA ESTIMACIÓN
Indicar el importe en número de la estimación relacionada, sin IVA. |
38 |
PORCENTAJE SOBRE ASIGNACIÓN
Definir el porcentaje de la estimación respecto al contrato o convenio agrupado. Por ejemplo: 10%. |
39 |
PAGADA O EN PROCESO
Indicar si la estimación está pagada o se encuentra en proceso de pago. Por ejemplo: En proceso. |
40 |
CONCEPTO DE TRABAJO
Describir en detalle el avance-físico financiero, a nivel de concepto de trabajo, de la obra pública o servicio relacionado con la misma, al momento de la terminación anticipada, de acuerdo a lo especificado en el contrato y programa de obra objeto de la terminación anticipada. |
41 |
UNIDAD DE MEDIDA
Indicar la unidad de medida a través de la cual se especifica el volumen por concepto de trabajo, de la obra pública o servicio relacionado con la misma, al momento de la terminación anticipada, de acuerdo a lo indicado en el contrato y programa de obra objeto de la terminación anticipada. |
42 |
CANTIDAD EJECUTADA A LA FECHA DE REVISIÓN
Indicar, por concepto de trabajo de acuerdo a lo indicado en el contrato y programa de obra objeto de la terminación anticipada, la cantidad de unidades de medida que se han ejecutado a la fecha de inicio de esta. |
43 |
IMPORTE SIN I.V.A DEL CONCEPTO
Anotar, por concepto de trabajo de acuerdo a lo indicado en el contrato y programa de obra objeto de la terminación anticipada, el monto sin I.V.A. de los trabajos que se incluyen en cada uno de ellos. Por ejemplo: $9,808,501.96 |
44 |
ESTADO FÍSICO EN QUE SE ENCUENTRA
Describir en porcentaje, por concepto de trabajo de acuerdo a lo indicado en el contrato y programa de obra objeto de la terminación anticipada, el grado de avance a la fecha de inicio de la misma. Por ejemplo: 80%. |
45 |
PORCENTAJE PROGRAMADO A LA FECHA DE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA
Describir en porcentaje, considerando el total de la obra pública o servicio relacionado con la misma, el avance programado a la fecha de inicio de la terminación anticipada. Por ejemplo: 90%. |
46 |
PORCENTAJE EJECUTADO A LA FECHA EN QUE SE DETERMINÓ LA TERMINACIÓN ANTICIPADA
Describir en porcentaje, considerando el total de la obra pública o servicio relacionado con la misma, el avance ejecutado a la fecha de inicio de la terminación anticipada. Por ejemplo: 89%. |
47 |
DIFERENCIA ENTRE EL PORCENTAJE DE AVANCE PROGRAMADO Y EL REALMENTE EJECUTADO A LA FECHA EN QUE SE DETERMINÓ LA TERMINACIÓN ANTICIPADA
Anotar la diferencia entre el avance programado y el ejecutado. Por ejemplo: 1%. |
48 |
CLÁUSULA DEL CONTRATO EN DONDE SE ESPECIFICA LA FECHA DE INICIO DE LOS TRABAJOS
Anotar la cláusula del contrato en la que se estableció la fecha de inicio de los trabajos correspondientes a la obra pública o servicio relacionado con la misma, contratados. Por ejemplo: Tercera |
49 |
FECHA PROGRAMADA EN EL CONTRATO PARA EL INICIO DE LOS TRABAJOS
Anotar la fecha de inicio señalada en el contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmmm de aaaa. Por ejemplo: 00 xx xxxxx xx 0000 |
00 |
XXXXXX XX XXXX NATURALES QUE INCLUYE EL PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS DE ACUERDO AL CONTRATO
Anotar el número de días, que de acuerdo al contrato, incluye el plazo de ejecución de los trabajos correspondientes a la obra pública o servicio relacionado con la misma contratados. Por ejemplo: 120. |
51 |
FECHA PROGRAMADA EN EL CONTRATO PARA EL TÉRMINO DE LOS TRABAJOS
Anotar la fecha de terminación de los trabajos señalada en el contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmmm de aaaa. Por ejemplo: 17 de julio de 2009 |
52 |
FECHA REAL DE INICIO DE LOS TRABAJOS
Con base en la bitácora del contrato definir la fecha real de inicio de los trabajos, si es que fue distinta a la definida en el contrato y las razones del cambio. Por ejemplo: 8 de septiembre de 2009, en virtud de que el anticipo se pagó con dos días de atraso. |
53 |
NÚMERO DE NOTA DE BITÁCORA
Señalar el número de nota de bitácora en la cual se indica la fecha real de inicio de los trabajos. Por ejemplo. Nota 2. |
54 |
NÚMERO DEL CONVENIO MODIFICATORIO Y/O ADICIONAL
Definir los convenios modificatorios o adicionales con que se formalizó la ampliación o reducción al plazo de ejecución de los trabajos. Por ejemplo: modificatorio 2006-A-EF-A-215-W-1-6 |
55 |
PLAZO ADICIONAL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
Especificar el plazo adicional en días para la ejecución de los trabajos. Por ejemplo: 10 días naturales. |
56 |
CAUSAS DE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
Anotar claramente las situaciones que provocan la terminación anticipada de los trabajos. Por ejemplo: Invasión del sitio de los trabajos por parte de campesinos, o cualquiera otra. |
57 |
FECHA DEL OFICIO MEDIANTE EL CUAL SE HIZO DEL CONOCIMIENTO DE “EL CONTRATISTA” LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
Anotar la fecha del oficio de notificación al contratista de la terminación anticipada del contrato. Por ejemplo: 15 de noviembre de 2008 |
58 |
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL OFICIO MEDIANTE EL CUAL SE HIZO DEL CONOCIMIENTO DE “EL CONTRATISTA” LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
Anotar el número del oficio con el que el contratista fue notificado por la terminación anticipada del contrato |
59 |
FECHA EN LA QUE SE DETERMINÓ LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
Anotar la fecha a partir de la cual procede la terminación anticipada del contrato consignada en el oficio de notificación. Por ejemplo: 15 de noviembre de 2008 |
60 |
CANTIDAD DE CONVENIOS MODIFICATORIOS Y/O ADICIONALES QUE SE HAN CELEBRADO A PARTIR DE LA FIRMA DEL CONTRATO Y HASTA LA FECHA
Anotar cuántos convenios se realizaron durante la ejecución del contrato. Xxx ejemplo: 2 |
61 |
NÚMEROS DE IDENTIFICACIÓN DE CADA UNO DE LOS CONVENIOS MODIFICATORIOS Y/O ADICIONALES QUE SE HAN CELEBRADO A PARTIR DE LA FIRMA DEL CONTRATO Y HASTA LA FECHA
Registrar el número asignado a los Convenios. Por ejemplo: No. 001, de modificación en monto y No. 002 de modificación en monto y plazo. |
62 |
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA QUE SE ENCUENTRA EL CONTRATO A LA FECHA DE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA
Describir el estado en que se encuentran los trabajos ejecutados y pendientes de ejecutar y su repercusión Administrativa. Por ejemplo: Los trabajos de subrasante se encuentran a un 100% de ejecución, quedando pendientes de pago en la estimación 4 el tramo correspondiente a los cadenamientos 4+800 al 4+900 con un importe pendiente de cobro de $450,000.00. Por ejemplo: Obra: Trabajos de conservación rutinaria, longitud de 83.7 Kms de red secundaria. Carretera: Pedriceña – Rodeo. Estado de Durango, Tramo: Pedriceña – Rodeo, Subtramo: La Vereda, acumulan a la fecha un retraso del 10% con relación al programa de ejecución |
63 |
AVANCE FINANCIERO DETERMINADO
Describir en porcentaje, considerando el total de la obra pública o servicio relacionado con la misma, el avance financiero cobrado, a la fecha de inicio de la terminación anticipada. Por ejemplo: 90%. |
64 |
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE CADA MATERIAL Y/O EQUIPO DE INSTALACIÓN PERMANENTE
Anotar una relación detallada del material y equipo de instalación permanente que se encuentra en el sitio de los trabajos, en tránsito o en proceso de fabricación, el cual debe cumplir con lo dispuesto por Artículo 152, Fracción II del Reglamento. En el caso de materiales y equipo de instalación permanente en tránsito o en proceso de fabricación, se deberá anotar la forma en que se garantizará su llegada al sitio de los trabajos. |
65 |
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE CADA MATERIAL SUMINISTRADO POR “LA DEPENDENCIA”
Anotar una relación de materiales suministrados por “La Dependencia” que se encuentren en el sitio de los trabajos y que en este acto se entregan a la SCT. |
66 |
RELACIÓN DESCRIPTIVA DE CADA UNA DE LAS MEDIDAS DE PROTECCIÓN NECESARIAS PARA SALVAGUARDAR EL LUGAR DE TRABAJO, LOS TRABAJOS REALIZADOS, SUS INSTALACIONES Y EQUIPOS
Describir las medidas que tomará la Secretaría para resguardar los bienes y el estado de los trabajos relativos a la obra pública o servicio relacionado con la misma objeto de la terminación anticipada, orientados a concluir la realización integral de los mismos. |
67 |
FECHA EN LA QUE SE DETERMINARÁ EL FINIQUITO DE LA OBRA O SERVICIO SUJETA A LA TERMINACIÓN ANTICIPADA
Indicar la fecha en que se tendrá elaborado el finiquito correspondiente, así como, determinado el importe de los gastos no recuperables que se cubrirán al “El Contratista”. Por ejemplo: 15 de noviembre de 2008 |
68 |
HORA DE CIERRE DEL ACTA
Anotar la hora en que terminó la reunión para elaboración del acta circunstanciada. Utilizar formato de 24 horas, es decir: HH:MM Por ejemplo: las 11:30 |
79 |
FECHA DE CIERRE DEL ACTA
Anotar la fecha en la que se termina la reunión para elaboración del acta circunstanciada. Por ejemplo: 20 de Enero de 2008 |
70 |
FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTRATANTE POR PARTE DE “LA DEPENDENCIA” |
71 |
FIRMA DEL RESPONSABLE DE COORDINAR EL PROGRAMA POR PARTE DE “LA DEPENDENCIA” |
72 |
FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LAS OBRAS O SERVICIOS POR PARTE DE “LA DEPENDENCIA” |
73 |
FIRMA DEL RESIDENTE DE OBRA O SERVICIO POR PARTE DE “LA DEPENDENCIA” |
74 |
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DE “EL CONTRATISTA” |
75 |
FIRMA DEL SUPERINTENDENTE O RESPONSABLE DE LOS TRABAJOS DE “EL CONTRATISTA” |
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE MODIFICACIÓN |
REVISIÓN |
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Junio de 2009 |
0 |
Documento Nuevo |
Junio de 2012 |
1 |
|
Diciembre de 2012 |
2 |
Cambio de logotipo |
Junio de 2013 |
3 |
Revisión y actualización |
Diciembre de 2013 |
4 |
Revisión y actualización |
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MP-200-PR03-P13-F04