Contract

OBJETIVO	Verificar las obligaciones contractuales relacionadas en los contratos xx xxxxxxx, mediante las observaciones a los informes de gestión y las instrucciones impartidas en los comités fiduciarios, con el propósito de hacer más eficiente y confiable la gestión para finalmente realizar la liquidación del mismo.
ALCANCE	Inicia con la recepción del informe de gestión de las Fiduciarias, continua con el análisis del Informe y el envío de observaciones si las hay, y la realización del comité. Finaliza la liquidación del contrato fiduciario.
ÁMBITO DE APLICACIÓN	Proceso Patrimonios Autónomos y Entidades Liquidadas
LÍDER	Coordinador Grupo Seguimiento Patrimonios Autónomos
DEFINICIONES	CMF: Contrato Mercantil xx Xxxxxxx. FIDUCIARIA: La palabra fiducia significa fe, confianza. Mediante la fiducia una persona natural o jurídica llamado fideicomitente, confía a una sociedad fiduciaria uno o más de sus bienes, para que cumpla con una finalidad determinada en el contrato, en provecho del mismo fideicomitente o de quien éste determine (beneficiario).	MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social. PAR: Patrimonio Xxxxxxxx Xxxxxxxxx. SGD: Sistema de gestión documental

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. Los comités de supervisión tienen una periodicidad establecida en el respectivo contrato.

2. Los procesos judiciales nuevos pueden llegar directamente al grupo y/o a la fiduciaria, quienes nos remitirán al Grupo de Defensa Legal o al Patrimonio de acuerdo a las obligaciones de cada contrato.

REQUISITOS LEGALES
REQUISITO	DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Decreto Ley 254 de 2000. “Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional”.	Aplica todo el decreto.
Ley 1105 de 2006. “Por medio de la cual se modifica el Decreto-ley 254 de 2000, sobre procedimiento de liquidación de entidades públicas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones”.	Aplica todo el decreto.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No	ACTIVIDAD/TAREA	DESCRIPCIÓN	PHVA	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
1	Recibir y asignar mediante el SGD	Recibe el documento, verifica que estén los anexos, oficio remisorio, ingresa al computador con su usuario, y pasa el lector al código xx xxxxxx y queda asignado al usuario de la coordinadora del grupo	Hacer	Verificación de que lleguen todos los documentos	Auxiliar Administrativo	Oficio y anexos
2	Asignar el informe al responsable	Asignar el informe de la fiduciaria al responsable, en caso de trabajo en casa se envía al Grupo de Gestión Documental para ser radicado en Orfeo • En lo concerniente a los estados financieros (Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, Ejecución presupuestal, Estado xx Xxxxxxx y Usos), continúa la actividad 3. • En lo correspondiente al estado de inventarios de procesos judiciales y anexos dejados por el liquidador continua la actividad 4.	Hacer		Coordinadora del Grupo	Oficio y anexos
3	Revisar el informe en cuanto a los estados financieros.	Se analizan las cuentas contables para determinar variaciones con respecto a los informes que se han venido presentando y que se ajusten a lo establecido en el contrato xx xxxxxxx y sus anexos respectivos, las cuales son enviadas a través de correo electrónico al Asesor y/o profesional responsable del PAR.	Verificar	Validación de la información respecto al contrato xx xxxxxxx en lo concerniente a la información financiera.	Asesor y/o profesional responsable del patrimonio.	Correo electrónico con observaciones entre los miembros del comité
4	Revisar el Informe en cuanto al estado de inventarios de procesos judiciales.	En lo correspondiente al estado de inventarios de procesos judiciales y anexos dejados por el liquidador, los terminados a la fecha del informe y los vigentes, adicionalmente los procesos nuevos en los cuales fue informado o notificado el MSPS como el PAR.	Verificar	Validación de la información respecto a los procesos judiciales.

		Nota 1: En lo correspondiente al estado de las sentencias condenatorias y pagadas, se actualiza la base de datos de acuerdo con lo presentado en el informe, llevando el control de las sentencias que han sido presentadas en los diferentes comités de supervisión, si han sido pagadas y el trámite en que se encuentren. Ver procedimiento AELP02 Liquidación de Sentencias Judiciales Condenatorias.
5	Consolidar las observaciones de tipo financiero y de tipo jurídico.	Una vez se consolida la información con las observaciones se envía comunicación dirigida a la fiduciaria y se espera su respuesta, o se presentan las observaciones en el comité de supervisión	Hacer		Asesor y/o profesional responsable del patrimonio.	Comunicación consolidada con observaciones y/o acta del comité de supervisión
6	Conformar y convocar el Comité de Supervisión.	Se conforma el Comité de Supervisión de los CFM y se asignan responsabilidades para cada uno de los contratos vigentes.	Hacer	Verificar que el comité se lleve de acuerdo a lo establecido en el contrato	Coordinador Asesor y/o profesional	Memorando u oficio asignando la supervisión y conformación del comité
7	Realizar el Comité de Supervisión presencial o virtual y dar las instrucciones de acuerdo a cada aspecto	Aspectos financieros: Analizar las cuentas contables que se presentan e impartir las instrucciones. Aspectos jurídicos: Revisar los procesos entregados por el liquidador que están vigentes, terminados, nuevos entregados al PAR y dar las instrucciones. Revisar las sentencias que se presentan y dar las instrucciones pertinentes. Analizar los aspectos administrativos que presente la Fiduciaria e impartir las instrucciones de acuerdo a cada caso. En general, impartir a la Fiduciaria las instrucciones que sean necesarias para la buena administración del CFM.	Verificar	Validación de la información presentada y otorgamiento de instrucciones sobre los temas presentados.	Comité de supervisión.	Acta de comité presencial Informe de Comité con anexos. Acta de comité virtual

		Nota 1: Con fundamento en lo establecido en los artículos 19,20,.21, de la ley 222 de 1995 se podrán llevar acabo sesiones extraordinarias virtuales
8	Hacer seguimiento a los compromisos.	Periódicamente se realiza el seguimiento a los compromisos y asuntos consignados en las actas de comité de supervisión del Contrato Fiduciario, con el fin de darles cumplimiento.	Verificar	.	Asesor y/o profesional responsable del patrimonio.	Correos electrónicos. Comunicaciones.
9	Entrega y terminación de negocios fiduciarios	Determinar las actividades para la entrega y terminación de los Patrimonios Autónomos de Remanentes constituidos en su momento por los liquidadores de las empresas sociales del estado del sector salud, negocios fiduciarios que se encuentran en la etapa de ejecución de las ultimas cláusulas contractuales. Ver lineamiento PELL01 Entrega y terminación de negocios fiduciarios.	Hacer		Asesor y/o profesional responsable del patrimonio Responsable Fiducia Grupo Defensa Legal	PELF01 Entrega de procesos judiciales - entidades liquidadas del orden nacional diligenciado

ELABORADO POR:	REVISADO POR:	APROBADO POR:
Nombre y Cargo: Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Contratista Fecha: 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xxxxxx y Cargo: Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx – Coordinadora Grupo Seguimiento Patrimonios Autónomos y Grupo de Cobro Coactivo Fecha: 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000	Xxxxxx y Cargo: Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Coordinadora Grupo Seguimiento Patrimonios Autónomos y Grupo de Cobro Coactivo Fecha: 30 de septiembre de 2021

	PROCESO	PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y ENTIDADES LIQUIDADAS	Código	PELP01
	PROCEDIMIENTO	Supervisión de contratos fiduciarios	Versión	05

DIAGRAMA DE FLUJO (24)

Auxiliar Administrativo

Coordinador Grupo

Asesor / Profesional

Grupo Defensa Legal

Responsable Fiducia

Comité de Supervision

Inicio

1. Recibir y asignar mediante el SGD

2.Xxxxxxx el informe al responsable

3. Revisar el informe en cuanto a los estados

financieros.

Si

4. Revisar el Informe en cuanto al estado de

inventarios de procesos judiciales.

5. Consolidar las observaciones de tipo financiero y de tipo

jurídico

6. Conformar y convocar el Comité de Supervisión

7. Realizar el Comité de Supervisión presencial o virtual y

No dar las instrucciones de acuerdo a

cada aspecto

8. Hacer seguimiento a los compromisos.

9. Entrega y terminación de negocios fiduciarios

Fin