Segunda feria “POPAYAN CIUDAD LIBRO” CONTENIDO.
CONDICIONES DE PARTICIPACION EXPOSITORES.
Xxxxxxx xxxxx “POPAYAN CIUDAD LIBRO”
CONTENIDO.
1-PROCESO DE RESERVA Y PAGO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE ESPACIO FISICO.
2-FORMAS DE PAGO.
3-CREDENCIALES E INVITACIONES PARA EL EXPOSITOR.
4- AREAS DE EXHIBICION- MONTAJE Y DESMONTAJE.
5- MEDIDAS DE SEGURIDAD GENERAL DE LA FERIA.
6- SEGUROS.
1. PROCESO DE RESERVA Y PAGO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE ESPACIO FÍSICO
El proceso de reserva de área inicia con el diligenciamiento por parte del expositor del formulario “Solicitud de Reserva de Stand”, el cual deberá ser entregado al Coordinador Comercial encargado de la feria, adjuntando la copia del RUT, Certificado de Existencia y Representación Legal actualizado, en caso que sea persona jurídica y fotocopia de la cédula del representante legal o del expositor, si este es persona natural. Realizada la reserva, el área comercial procederá a elaborar el contrato de arrendamiento de espacio físico, que debe ser firmado por el representante legal de la empresa expositora o por el expositor si es persona natural y por La feria Popayán ciudad Libro.
El pago del canon de las áreas alquiladas se hará de conformidad con lo establecido en el respectivo contrato de arrendamiento de espacio físico.
2. FORMAS DE PAGO
Las modalidades bajo las cuales el expositor podrá realizar el pago de las áreas y/o servicios arrendados son: Pago por internet; transferencia bancaria.
3. CREDENCIALES E INVITACIONES PARA EL EXPOSITOR
De acuerdo con el área arrendada cada expositor tendrá derecho a una cantidad específica de credenciales e invitaciones. Las credenciales e invitaciones deberán solicitarse y retirarlas antes de la fecha de inicio de la feria. 3.1 Tipos de Credenciales:
Credenciales de expositor
Son de carácter personal e intransferible y las deben portar los directivos de la empresa expositora. Deben llevar foto y número de documento de identidad de las personas que las porten.
Credenciales de servicio
Son de carácter personal e intransferible y sirven para identificar al personal de servicio que atiende el stand. Deben llevar foto y número de documento de identidad de las personas que las porten.
Credenciales de montaje
Tienen validez durante la etapa de montaje y expiran el primer día de la feria. Deben portarlas las personas encargadas del montaje, quienes laboran en la construcción y decoración de los stands y están bajo la supervisión y total responsabilidad de la empresa expositora. Se entregan sin límite de cantidad de acuerdo con las necesidades de cada expositor.
Credenciales de desmontaje
Las debe portar el personal encargado del desmontaje del stand que no posea credenciales de expositor o de servicio. Se entregan sin límite de cantidad de acuerdo con las necesidades del expositor, presentando el paz y salvo que le es entregado por el Supervisor de Xxxxxxxx antes de finalizada la feria, siempre y cuando el expositor no tenga pagos pendientes. Tienen validez a partir del día siguiente de finalizada la feria y por el tiempo asignado para esta actividad
Normas de uso de credenciales
Las credenciales son de carácter personal e intransferible. Los expositores responderán por los fraudes o engaños que pudieran intentar o efectuar tanto ellos como sus empleados o terceras personas valiéndose de estas.
4. ÁREAS DE EXHIBICIÓN - MONTAJE Y DESMONTAJE
La ubicación de los expositores se lleva a cabo en la zona y lugar que, conforme a la distribución general de la feria, haya definido la Coordinación del evento y así se haya reflejado en la solicitud de reserva de stand y demás documentos que rigen la participación. No obstante, la feria se reserva el derecho de reubicar al expositor en cualquier otra área si lo llegare a considerar necesario, respetando la extensión de área solicitada. En este evento, no habrá lugar a ningún tipo de indemnización o sanción de ninguna clase ni será excusa para eludir el cumplimiento pleno y total de las obligaciones adquiridas por el expositor
4.1.1 Entrega de áreas
La feria Popayán Ciudad Libro, hará entrega al expositor de las áreas arrendadas, de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato de arrendamiento de espacio físico suscrito entre las partes.
4.1.2 Diseño y Montaje del Área Arrendada.
a. Antes de iniciar el montaje el expositor deberá verificar las condiciones físicas y las dimensiones de los espacios a ocupar, con el fin que el diseño del stand se ajuste a las condiciones establecidas en los planos.
b. Las empresas de decoración que tengan a su cargo pabellones o áreas independientes (para un mismo expositor) deberán recibir y entregar dichas áreas al encargado que designe la feria. Bajo ninguna circunstancia se puede iniciar el montaje de las áreas de exhibición sin la correspondiente entrega oficial por parte de la feria.
c. Todos los elementos utilizados en el montaje deberán ser auto-portantes, puesto que está prohibido afectar las edificaciones e instalaciones físicas xxx xxxxxxx, los elementos del sistema divisorio, así como el uso de templetes, anclajes, chazos, puntillas, etc.
d. El expositor o el encargado del montaje, deberá respetar el perímetro que delimita el área de exhibición en planta.
e. En el montaje del área arrendada está prohibido el uso de pinturas o pegantes sobre el sistema divisorio, ya que este no recupera su estado inicial.
f. El expositor y/o las empresas de montaje no deberán pintar con sistemas de aspersión o compresión dentro de los pabellones. En caso que se requiera, deberán instalar la protección necesaria al área de exhibición y encerrar o aislar el espacio del stand para no afectar las áreas adyacentes.
g. El sistema divisorio cumple una función delimitante y no estructural, por lo tanto solo se podrán colgar elementos como cuadros, afiches etc., con un peso no mayor a 5 Kg. por cada panel de 1 metro color blanco.
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD GENERAL EN LA FERIA
Recomendaciones de seguridad que deberán ser tenidas en cuenta por el expositor.
a. La Feria cuenta con seguridad general en ferias y eventos, pero cada expositor es responsable de su mercancía y pertenencias desde el momento que ingresa al Recinto Ferial hasta su salida definitiva; por ello el expositor deberá contratar el personal suficiente para dicho cuidado y dar estricto cumplimiento a los horarios de apertura y cierre durante las temporadas de montaje, feria y desmontaje.
b. La Feria no se hace responsable de la mercancía que ingrese al pabellón en época de montaje, desarrollo y/o desmontaje de la feria. En aquellos casos en los que se haga necesario ingresar mercancías durante el montaje, desarrollo de la feria y/o desmontaje, la seguridad de ésta dependerá del expositor.
c. Los horarios de apertura y cierre de pabellones son de obligatorio cumplimiento, por lo tanto nadie podrá ingresar o permanecer en los pabellones por fuera de estos horarios.
d. En el evento en el que el expositor contrate personal de aseo para las áreas arrendadas, se deberá solicitar la autorización para su ingreso a la Jefatura de Seguridad. La Feria se reservará el derecho de admisión de dichas personas.
e. El expositor no deberá permitir que el stand permanezca solo durante el tiempo de atención al público ya que cualquier eventualidad que ocurra es de su responsabilidad.
f. Se recomienda al expositor vigilar con especial cuidado sus pertenencias y/o objetos de valor.
g. Toda persona sin excepción será registrada por el personal de vigilancia al cierre de cada pabellón.
h. Al momento de cierre del pabellón, el stand deberá quedar cerrado y con todas las medidas de seguridad que el expositor considere pertinentes. Se recomienda no dejar objetos personales dentro del stand.
i. En caso de dificultades en materia de seguridad el expositor podrá acudir al Supervisor de Seguridad o de Pabellón, quien estará dispuesto a colaborarle.
j. Los expositores deberán dar aviso inmediato a los supervisores si ven personas sospechosas en las aperturas y cierres de los pabellones durante el periodo xx xxxxx.
k. El expositor y sus empleados o contratistas deberán portar la credencial en todo momento durante su permanencia en el recinto ferial en los periodos de montaje, feria y desmontaje.
l. Para realizar los montajes y desmontajes el personal deberá contar con los elementos de seguridad industrial y personal (cascos, arnés, mono gafas, guantes, etc.), además presentar sus respectivos carnés de EPS y ARL vigentes.
m. Cuando el expositor contrate equipos con empresas externas deberá exigir la seguridad del equipo alquilado (guayas y personal a cargo permanente).
n. Para el ingreso a realizar montajes y/o desmontajes, se exigirá en la porterías los diferentes documentos que acrediten la participación en el evento (credenciales, formulario de la DIAN debidamente diligenciado y paz y salvo).
6. SEGUROS.
El expositor debe contar con una póliza que ampare su mercancía contra todos los riesgos derivados de incendio y/x xxxx, explosión, asonada, motín, actos mal intencionado de terceros y terrorismo, daños por agua, daños causados por aeronaves, así como causados por vehículos terrestres, terremoto, temblor, erupción volcánica, hurto calificado con violencia.
De igual forma debe constituir una póliza de responsabilidad civil extracontractual, la cual debe incluir el amparo de gastos médicos.
Estas pólizas deben estar vigentes desde el primer día de montaje y durante todo el término de duración de la feria incluyendo las fechas en las que se realizará el desmontaje