EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

INVITACIÓN PÚBLICA N° 10465620

OBJETO

CONTRATAR LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE UNA AGENCIA DIGITAL PARA LA ASESORÍA, PLANIFICACIÓN, COMPRA, IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ESTRATEGIAS DIGITALES, CON EL OBJETIVO DE APALANCAR Y APOYAR LOS PLANES COMERCIALES Y DE COMUNICACIÓN DE LOS DIFERENTES SEGMENTOS DE NEGOCIO DE ETB, ASÍ COMO LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN QUE LA EMPRESA REQUIERA A TRAVÉS DE MEDIOS DIGITALES.

BOGOTÁ, SEPTIEMBRE DE 2021

CAPITULO I – CONDICIONES JURIDICAS

1.1 OBJETO

La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB,

está interesada en contratar los “servicios especializados de una agencia digital para la asesoría, planificación, compra, implementación y seguimiento de estrategias digitales, con el objetivo de apalancar y apoyar los planes comerciales y de comunicación de los diferentes segmentos de negocio de ETB, así como la divulgación de información que la empresa requiera a través de medios digitales. de conformidad con el presente documento y el manual de contratación de ETB, el cual debe ser consultado en la página web xxx.xxx.xxx.xx.

1.1.1 ALCANCE

Sin perjuicio de las demás actividades que se deriven del objeto del contrato y de los términos de referencia y de la oferta, el alcance comprende, en general, toda actividad de comunicación digital que contribuya a la venta, divulgación y posicionamiento de los productos y servicios actuales y futuros prestados por ETB y se detalla a continuación:

• Asesoría y estrategia digital: Corresponde a la prestación de servicios especializados en comunicación digital, estructuración, diseño y desarrollo, de campañas, contenidos, pauta y otras formas de comunicación digital para apoyar los planes comerciales y de promoción de los diferentes segmentos de negocio de ETB, de acuerdo con los términos y condiciones que se anexan en este documento.

• Planificación, compra e implementación de pauta en medios digitales: Comprende la planificación, compra de espacios e implementación de piezas, acciones y actividades que sean necesarias para la ejecución de estrategias digitales y campañas en: medios, vehículos o plataformas digitales disponibles y que requieran administración propia o de terceros.

• Seguimiento de las estrategias digitales: Gestión, control y optimización de las campañas y estrategias en todas las plataformas de pauta paga en medios directos y externos, así como las ejecutadas por aliados de ETB.

1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El régimen legal aplicable a los procesos de contratación y a los contratos que celebre ETB, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, es de derecho privado y se regirá por las disposiciones del Manual de Contratación de ETB, el cual debe ser consultado en la página xxx.xxx.xxx.xx, por los Códigos Civil y de Comercio, las Políticas Financieras Generales de Contratación de ETB, así como por las normas especiales que le sean aplicables y las demás que las modifiquen según su naturaleza jurídica y las actividades que realiza de acuerdo con el sector.

1.3 FORMA DE EJECUTAR EL CONTRATO

El contrato se ejecutará mediante pedidos cursados por el supervisor del contrato, ETB no se obliga con una cantidad mínima ni máxima de bienes o servicios, las cantidades informadas en los términos de referencia durante el plazo de ejecución del contrato pueden disminuir o aumentar, en consecuencia, el precio del contrato corresponde a un cupo de recursos el cual puede o no agotarse. El oferente debe realizar su propio análisis ya que con la presentación de la oferta y con la suscripción del contrato se entiende aceptada esta condición.

1.4 DISPOSICIONES GENERALES

a) No se acepta la presentación de ofertas parciales;

b) Los presentes términos de referencia no tienen valor y no constituyen oferta mercantil;

c) La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.

1.5 PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB xxx.xxx.xxx.xx

a) Los términos de referencia, del cual hacen parte integral los anexos;

b) Las respuestas a las preguntas recibidas;

c) Las adendas que modifiquen los términos de referencia;

d) El nombre del oferente adjudicatario y, en el caso en que no se adjudique el contrato, se publicará la No adjudicación.

1.6 COMUNICACIONES

Todas las comunicaciones relacionadas con el proceso de selección deberán remitirse, mediante comunicación escrita, a la señora Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx en la cuenta de correo (xxxxxxxx@xxx.xxx.xx)

1.7 CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTUACIÓN	FECHA INICIO	FECHA TERMINACION
Publicación en la pág. web de los términos de referencia.	15/09/2021
Plazo para entregar Anexo Jurídico 3 Obligación de Confidencialidad (3 días)	16/09/2021	20/09/2021
Estudio de Acuerdo Jurídico 3 Obligación de Confidencialidad (4 dias)	21/09/2021	24/09/2021
Reunión Informativa (2 días)	28/09/2021

Plazo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia: a partir de la remisión de términos de referencia. ( 5 días)	29/09/2021	05/10/2021
Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas. (4 días)	06/10/2021	11/10/2021
Fecha y hora para presentación de ofertas. (3 días) a partir del siguiente día del vencimiento de la etapa de solicitud y respuesta a aclaraciones de los términos	14 de Octubre a las 14 horas en los Términos del Artículo 829 del Código de Comercio
Plazo de estudio de ofertas y solicitud aclaraciones (6 días)	15/10/2021	25/10/2021
Negociación y estudio de contra ofertas (10 días)	26/10/2021	09/11/2021
Adjudicación (4 días)	10/11/2021	16/11/2021
Elaboración del Contrato (4 días)	17/11/2021	22/11/2021
Suscripción por parte del Facultado (2 días)	23/11/2021	24/11/2021
Suscripción por parte del Contratista (3 días)	25/11/2021	29/11/2021

1.8 PRORROGAS

Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los plazos del proceso de selección, el sábado se considera día no hábil.

1.9 OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

a) Teniendo en cuenta que la información a ser entregada durante la reunión informativa es confidencial y estratégica de ETB, es necesario que el interesado en asistir a la reunión informativa del proceso presente el Anexo Jurídico No. 3 OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD debidamente suscrito por el representante legal o su apoderado.

b) Será condición para la entrega de información confidencial la verificación por parte de ETB de la correspondencia del objeto social del oferente con la del objeto del contrato.

c) Xxxxx anexo deberá entregarse en el mismo formato enviado por ETB, debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal del oferente o el apoderado debidamente facultado para el efecto, sin que haya lugar a modificaciones ni condicionamientos a su contenido. Únicamente se deben diligenciar los campos solicitados.

d) Junto con el anexo debe aportarse el certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio con una antelación no superior a treinta

(30) días calendario a la fecha de presentación de ofertas. Para el caso de sociedades extranjeras, deberá presentar documento que acredite la existencia de la sociedad y representación legal o apoderado.

e) La presentación y suscripción de este documento es de carácter obligatorio para la asistencia a la reunión informativa y para que ETB pueda hacer entrega de la información y/o anexos con información confidencial.

f) El anexo jurídico No. 3 obligación de confidencialidad suscrito se hará extensivo a la ejecución del contrato, así como las posibles modificaciones o adiciones a la información y/o anexos con información confidencial.

g) El anexo jurídico No. 3 obligación de confidencialidad deberá ser remitido al correo electrónico indicado en el numeral 1,6, según la fecha indicada en el cronograma, bajo los términos del artículo 829 del Código de Comercio.

1.10 REUNIÓN INFORMÁTIVA CON PROPONENTES

ETB realizará una reunión informativa de manera virtual mediante la herramienta Microsoft TEAMS con el fin de precisar el alcance de los términos de referencia.

El oferente interesado en participar en la reunión informativa de manera virtual, debe aportar el anexo jurídico No. 3 obligación de confidencialidad dentro del plazo establecido en el numeral 1.7 Cronograma del proceso, a la cuenta de correo xxxxxxxx@xxx.xxx.xx relacionada en el numeral 1.6; así mismo debe remitir el nombre completo y los correos electrónicos de las personas que se unirán a la reunión virtual a la cuenta de correo (Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx) referente al numeral 1.6, a más tardar hasta el 27 de septiembre hasta las 10 horas (10:00 a 10:59), con el fin de vincularlos a la reunión virtual.

De todo lo acontecido, se elaborará un documento que contenga las observaciones presentadas por los participantes y las respuestas que se puedan dar en la reunión.

Las preguntas que requieran un tiempo superior serán respondidas en la etapa de aclaraciones o modificaciones a los términos de referencia prevista en el cronograma del proceso.

La participación en la reunión informativa, no se constituye en un requisito para presentar oferta.

1.11 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Estos documentos deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.

Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.

Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos, el sábado no se considera hábil.

Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.

Con la presentación de la oferta y suscripción del contrato en caso de resultar adjudicatario, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.

1.12 ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los interesados en participar en el presente proceso de selección podrán solicitar aclaraciones o solicitud de modificaciones a los términos de referencia, mediante comunicación escrita dirigida a la cuenta de correo del numeral 1.6 de los términos de referencia.

ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.

1.13 FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA

Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas.

El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Jurídico No. 1 “Carta de presentación de la oferta” del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado mediante el respectivo poder. Dicho anexo

deberá ser diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado.

a) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano, con excepción de los manuales técnicos que se aceptan en inglés.

b) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados, y cumplidos. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

c) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB, los cuales deben ser presentados con su respectiva firma.

d) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos o medios digitales aportados, ni su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB como parte de aspectos subsanables.

1.14 RESUMEN DE DOCUMENTOS JURÍDICOS QUE DEBEN APORTARSE CON LA OFERTA:

a) Anexo Jurídico No. 1: Carta de presentación de oferta;

b) Anexo No. 2: Formato de inscripción de proveedores, nacionales o extranjeros, según corresponda; cuando el proveedor no esté inscrito en la base de datos de proveedores de ETB.

c) Anexo Jurídico No. 3 Obligación de confidencialidad – Unilateral

d) Anexo Jurídico No. 4 Acuerdo de Confidencialidad – (contrato)

e) Documentos que acrediten la existencia y representación legal

f) Anexo Técnico No.1 Cumplimiento de requerimientos técnicos

g) Autorizaciones de órgano social competente (actas de junta directiva, asamblea de socios, entre otros);

h) Poderes ante Notaría Pública, cuando aplique (apostillados o legalizados, cuando se trate de documentos expedidos en el exterior);

i) Acreditación de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y sistema general de seguridad en el trabajo SG-SST; mediante certificación de revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar junto con copia de su tarjeta profesional, fotocopia de documento de identidad y certificado no mayor a 3 meses de la Junta Central de Contadores, según los términos xx xxx, o certificación de representante legal (oferente nacional, o sucursal establecida en Colombia);

j) Póliza de seriedad de oferta;

k) Recibo de pago o certificación de pago de la póliza;

l) Condiciones del contrato de seguro de la póliza de seriedad de oferta (clausulado);

m) Documento de conformación de asociación (unión temporal, o consorcio), cuando aplique.

Lo anterior, con observancia de cada uno de los requisitos exigidos en el presente capítulo.

1.15 CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá adjuntar los documentos respectivos a la oferta, y deberá acreditar que:

a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato;

b) La duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique;

c) El representante legal o apoderado deberá estar debidamente facultado para actuar en su nombre y representación de la sociedad oferente y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

En caso de que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá anexar la autorización o documento, donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y la ejecución de este.

1.16 PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS

Teniendo en cuenta que el objeto y alcance del presente proceso involucra actividad permanente en el territorio colombiano, se debe observar lo siguiente:

a) El oferente sociedad colombiana debe aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones, se debe aportar la autorización del órgano social competente.

b) El oferente sociedad extranjera que tenga establecida la sucursal en Colombia bajo las normas del artículo 263 del código de comercio Colombiano y las demás normas legales vigentes concordantes, deberá aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, expedido con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso que el representante legal o apoderado tenga limitaciones se debe aportar la autorización del órgano social competente.

c) El oferente sociedad extranjera que no tenga establecida sucursal en Colombia debe acreditar su existencia y representación legal con los documentos idóneos expedidos por la autoridad competente en el país de su domicilio, en los que conste: la existencia, el objeto, la vigencia y representante legal de la sociedad. En caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones, se deberá aportar la autorización del órgano social competente.

Teniendo en cuenta que la actividad es permanente y que, en esa medida, la legislación colombiana exige el establecimiento de la sucursal, el oferente con la

presentación de la oferta se obliga a establecer la sucursal en Colombia dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, de conformidad con lo previsto en el artículo 263 del Código de Comercio Colombiano y las demás normas legales vigentes concordantes. El establecimiento de la sucursal en los términos del artículo 263 del código de comercio será requisito para suscribir y por ende ejecutar el contrato y su incumplimiento dará lugar a exigir la póliza de seriedad de la oferta y a suscribir el contrato con el segundo oferente.

El contrato se entiende celebrado con la sociedad extranjera, quien, para el establecimiento de la sucursal, debe registrar copias auténticas de la fundación o constitución de la sociedad extranjera ante la autoridad competente en el territorio colombiano.

Así mismo, el miembro o integrante extranjero de una unión temporal o consorcio deberá establecer sucursal en Colombia.

Todos los documentos expedidos en el exterior deberán cumplir con cada uno de los requisitos legales relacionados con el apostille (Convención de la Haya 1961) o legalización según aplique, y ser traducidos al castellano por un traductor oficial. Este requisito será exigido para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 251 del Código General del Proceso, 480 del Código de Comercio y la Resolución 1959 de 2020 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

En el evento que los proponentes no alleguen los documentos con el cumplimiento de los requisitos y dentro del plazo de evaluación de oferta establecida en el cronograma, la propuesta será rechazada.

En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.

1.17 OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN

ETB acepta la presentación de ofertas en asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Presentar documento que indique:

• Personas integrantes de la asociación con su respectiva identificación

• Tipo de Asociación

• Obligaciones y actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo y escrito de ETB.

• Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.

• Las sociedades que integran la unión temporal o consorcio deberán facturar de acuerdo con lo definido en el capítulo financiero.

• Designación de la persona que para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la

presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación.

• La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que, con posterioridad, los integrantes de la asociación oferente estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del contrato.

b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.

c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal, consorcio o cualquier asociación, NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para ETB).

La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas que integran la asociación.

1.18 GARANTÍA DE SERIEDAD DE OFERTA

El oferente debe constituir y entregar con la oferta garantía de seriedad de oferta, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:

Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – NIT. 899.999.115-8

b) En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el NIT.

c) Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

d) Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos

e) Valor garantizado: el oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado de CIEN MILLONES DE PESOS ($100.000.000). La póliza debe ser constituida conforme a la moneda de cotización de la oferta, por lo que, si la moneda de cotización es pesos, debe constituirse en pesos, si la moneda de cotización es dólares debe constituirse en dólares, y si la moneda de cotización es parte en pesos y parte en dólares, deberá constituirse con el valor en dólares y el valor en pesos, según corresponda.

f) Con la sola constitución de la garantía se entienden amparados los siguientes riesgos, con la póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos y que están inherentes en la misma: (i) Retiro de la oferta – (ii) La no suscripción del contrato –

(iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g) Modalidad: Sancionatoria.

h) Término de la póliza: 3 meses a partir de la fecha de presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.

i) La póliza deberá estar firmada por el garante y por el oferente.

j) Se deberá anexar el recibo de pago o certificación de pago de las primas respectivas.

k) Se deberá anexar el contrato de seguro de la póliza de seriedad de oferta, esto es el clausulado.

Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Ordenante: El oferente y su NIT.

b) Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

c) Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8

d) Valor garantizado: el oferente deberá constituir una garantía bancaria por un valor asegurado de CIEN MILLONES DE PESOS ($100.000.000). La garantía debe ser constituida conforme a la moneda de cotización de la oferta, por lo que, si la moneda de cotización es pesos, debe constituirse en pesos, si la moneda de cotización es dólares debe constituirse en dólares, y si la moneda de cotización es parte en pesos y parte en dólares, deberá constituirse con el valor en dólares y el valor en pesos, según corresponda.

e) Modalidad: A primer requerimiento.

f) Con la sola constitución de la garantía bancaria se entienden amparados los siguientes riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las garantías contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g) Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.

h) Plazo para pago: La garantía debe estar constituida y paga al momento de la presentación de la oferta.

i) Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la fecha de presentación de la oferta. Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.

j) La garantía bancaria deberá estar firmada por el garante y por el oferente.

k) Se deberá anexar recibo de pago de los derechos del garante.

l) El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.

Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, o falte algún requisito subsanable, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido; si el oferente no da respuesta al requerimiento dentro del plazo establecido, la oferta será rechazada.

Cuando la oferta o garantía bancaria sea presentada en consorcio o unión temporal, la misma deberá ser tomada por todos los integrantes de la asociación.

Será responsabilidad del proveedor gestionar de manera oportuna la disponibilidad de cupo y la constitución de las garantías contractuales, con una compañía aseguradora o con una entidad bancaria vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.19 ACREDITACIÓN DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG- SST. (Empresas nacionales o extranjeras que tengan establecida sucursal en Colombia).

El oferente debe acreditar el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar.

Para tal efecto, el oferente debe acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, acompañada de la tarjeta profesional y de certificación expedida por la Junta Central de Contadores vigente, o por el representante legal, en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Este requisito será exigido igualmente para la ejecución del contrato. En caso de presentación de oferta conjunta, cada asociado deberá aportar lo pertinente.

1.20 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo Jurídico No.1 “carta de presentación de la oferta”, con base en las siguientes consideraciones:

a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas.

b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.

c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.

d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.

1.21 COMPROMISO CON LA SOSTENIBILIDAD Y EL DESARROLLO DE BUENAS PRÁCTICAS DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA:

ETB extiende sus estándares de responsabilidad corporativa y sostenibilidad a sus contratistas, especialmente en materia de:

• Conducta ética.

• Protección de los derechos humanos.

• Buenas prácticas laborales.

• Transparencia, lucha contra la corrupción y el soborno.

• Rendición de cuentas para la construcción de relaciones de confianza con todos los grupos de interés del contratista, quien deberá tenerlos plenamente identificados.

• Protección del medio ambiente.

• Adopción de prácticas de responsabilidad social y sostenibilidad en la cadena de valor.

Por esta razón, ETB podrá solicitar en cualquier momento al contratista aportar la información sobre la incorporación de estándares y herramientas de responsabilidad corporativa y sostenibilidad en la gestión de su empresa. Así mismo, ETB podrá solicitar en cualquier momento al contratista su plan de sostenibilidad y responsabilidad corporativa en el marco del desarrollo del contrato.

Adicionalmente, al momento de ser requerido, el contratista deberá entregar a ETB información sobre:

• Promoción del respeto de los derechos humanos involucrando a todos sus grupos de Interés.

• Buenas prácticas y cumplimiento de la normatividad laboral vigente en salud ocupacional, seguridad industrial y ergonomía, prohibición del trabajo infantil y la promoción de la diversidad, la equidad y la inclusión laboral, conforme a lo dispuesto en el literal d) del numeral alusivo a “exclusión de relación laboral”, del presente documento

• Cumplimiento de la normatividad ambiental, protección del medio ambiente y respeto a las comunidades que hacen parte de su ámbito de influencia en el desarrollo de su actividad empresarial, conforme a lo dispuesto en el literal d) del numeral alusivo a gestión ambiental.

• Su compromiso con la transparencia, ética corporativa y lucha contra la corrupción y el soborno, conforme a lo dispuesto en el Anexo Jurídico No. 1 “Carta de Presentación de la Oferta” alusivo a “compromiso anticorrupción” del presente documento.

• Toda la información relacionada al cumplimiento de los 10 principios del Pacto Global y su aporte al logro de los objetivos de desarrollo sostenible, los cuales pueden ser consultados en los siguientes enlaces:

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxxxx-xxxxxxxx/xxx-xx-xxxxx- global-colombia.html#10-principios-del-pacto-global

xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxx

Por último, el contratista estará sujeto a visitas, reuniones o solicitudes de información con el fin de verificar el cumplimiento de las prácticas en RESPONSABILIDAD CORPORATIVA en desarrollo del contrato, por parte del supervisor del contrato o quién ETB designe.

El incumplimiento de cualquiera de las prácticas establecidas en este numeral generará la terminación del contrato por la parte cumplida.

1.22 FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas deben ser presentadas, dentro de la hora fijada en el cronograma del proceso, en términos del artículo 829 del Código de Comercio observando lo siguiente:

Las ofertas y/o contraofertas serán recibidas por la Gerencia de Abastecimiento a través de la herramienta Microsoft SharePoint o la que esta área defina, la cual permite de forma previa a la hora fijada crear el acceso privado para que cargue todos los documentos dentro del plazo establecido observando las siguientes reglas:

a) Dentro del plazo fijado en el cronograma, el oferente interesado en presentar propuesta deberá diligenciar el formulario denominado “Registro oferentes ETB

S.A. E.S.P.” el cual se encuentra publicado en el link:

https://xxxxx.xxxxxx.xxx/Pages/ResponsePage.aspx?Host=Teams&lang={locale}&groupId={groupId

}&tid={tid}&teamsTheme={theme}&upn={upn}&id=5Z051A5LekuZaT41oXLu4gdfuMrmsr9CmUMlop x9ZchUMVVBUEpPWUlUTDlVQkdRQjBFQ1IwT0xJVCQlQCN0PWcu

b) Una vez diligenciado el formulario, ETB proporcionará el link de acceso privado al oferente al correo electrónico que diligenció en el formulario, con habilitación para el cargue de los documentos que integran su oferta dentro de la hora fijada para tal efecto.

c) El link de acceso contendrá tres carpetas a saber:

CARPETA 1: Capítulo jurídico CARPETA 2: Capítulo financiero CARPETA 3: Capítulo técnico

d) Lo anterior, con el fin de que el oferente pueda cargar la información a cada una de las carpetas según el capítulo que corresponda.

e) Para cualquier inquietud relacionada con la herramienta SharePoint dentro del plazo para cargar los documentos, el oferente podrá contactarse con Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx de la Gerencia de Abastecimiento al teléfono 000 0000000.

f) Se acepta la firma digital o escaneada de los documentos de la oferta que sean incluidos en la herramienta SharePoint.

g) Una vez vencido el término para el recibo de ofertas, el líder de la Gerencia de Abastecimiento compartirá el acceso a las carpetas a los equipos técnico, jurídico y financiero para la correspondiente evaluación.

h) El oferente debe ser precavido y cargar los documentos de su oferta con la debida antelación, y ante cualquier inquietud se debe contactar de inmediato a través de los contactos referidos en el numeral de comunicaciones del presente documento.

i) El oferente debe cargar la oferta dentro del rango de tiempo establecido en el cronograma del proceso para su recepción. Si la oferta se carga de forma extemporánea no será tenida en cuenta para continuar en el proceso y por ende no será evaluada.

Con la presentación de la oferta, se entenderá la aceptación y cumplimiento del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el Manual de contratación de ETB, en la política financiera y en los demás documentos que forman parte de estos.

No se acepta la presentación de dos ofertas por parte de una misma persona jurídica, ya sea a título individual, o que sea parte de unión temporal o consorcio; en el caso que una misma persona jurídica presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado.

1.23 PROPUESTAS ALTERNATIVAS

ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras a las establecidas en los presentes términos de referencia.

La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por ETB.

1.24 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo electrónico: las aclaraciones, explicaciones, y solicitar requerimientos subsanables cuando la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos y necesarios para la evaluación técnica, jurídica o financiera.

El oferente deberá responder dentro del plazo estipulado, vía correo electrónico, en la cuenta señalada en el numeral de “Comunicaciones”.

Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digital).

El oferente deberá tener en cuenta que las respuestas a requerimientos subsanables no podrán mejorar la oferta, y que, si el oferente no da respuesta dentro del plazo señalado, la oferta será rechazada.

ETB realizará el estudio de las ofertas dentro del plazo estipulado en el cronograma.

1.25 CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA

a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.

b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales

de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.

c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.

d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.

e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.

f) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente

g) Cuando el objeto social del oferente no resulte adecuado con el objeto a contratar

h) Las demás estipuladas en los capítulos técnico y económico, y en el numeral alusivo a negociación, relacionado con el estudio de homologación y de seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales. En dicho estudio se incluyen las inhabilidades e incompatibilidades xx xxx y listas restrictivas.

1.26 NEGOCIACIÓN

ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro del plazo estipulado en el cronograma con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil luego del estudio jurídico, económico y técnico, y que hayan pasado el estudio de homologación de proveedores, al igual que el estudio de inhabilidades e incompatibilidades, seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales, según aplique, de acuerdo con la política financiera de ETB publicada en la página xxx.xxx.xxx.xx, con el propósito de obtener ventajas económicas. El mecanismo de negociación será definido por la Gerencia de Abastecimiento de ETB, quien ha manifestado que podrá o no hacer uso de la oferta mínima combinada, o informar el precio base de ofertas, según el análisis que realice dicha área.

a) Tradicional, esto es, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial a través de herramientas informáticas, diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta

b) Conformación dinámica de ofertas, la cual se desarrollará dentro del plazo establecido, cuya oferta inicial podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada por cada variable en el transcurso de la reunión que se convoque para tal fin. Para todos los efectos, se tomará como definitiva la propuesta de la oferta inicial o de la última postura de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar postura.

En cualquiera de los dos casos, ETB convocará por escrito a los oferentes hábiles, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.

Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no pueda asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.

Las contraofertas o las posturas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta o postura anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.

En caso de que los oferentes decidan ofrecer descuentos estos deben realizarse y ser aplicados a los precios unitarios ofertados.

El líder del Equipo de Compras de la Gerencia de Abastecimiento remitirá las contraofertas al Equipo Financiero de Apoyo a la Contratación de la Dirección Finanzas Corporativas para la respectiva evaluación.

Para la asignación de puntajes técnicos, sólo se tendrá en cuenta la documentación aportada en la oferta a más tardar a la fecha y hora de presentación de ofertas. No será tenida en cuenta la información aportada con posterioridad a esa fecha.

1.27 CRITERIOS DE DESEMPATE

Si finalizada la etapa de negociación económica, se presenta un empate entre dos o más ofertas al efectuar la sumatoria de la ponderación técnica y económica, ETB utilizará las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, de conformidad con lo establecido en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020.

Para la revisión de la documentación que acredite alguno de los criterios de desempate, sólo se tendrá en cuenta la que sea aportada en la oferta a más tardar a la fecha y hora de presentación de ofertas. No será tenida en cuenta la información aportada con posterioridad a esa fecha.

No.		FORMA DE ACREDITACIÓN
1.-	Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros
2.-	Preferir la propuesta de la mujer cabeza de familia, mujeres víctimas de la violencia intrafamiliar, o de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o, la de un proponente plural constituido por mujeres cabeza de familia, mujeres víctimas de violencia intrafamiliar y/o personas	Mujer cabeza de familia: El oferente deberá aportar la declaración ante el notario público en la cual acredite la situación de Mujer cabeza de familia. Mujer víctima de violencia intrafamiliar: Deberá aportar con la oferta, providencia expedida por la autoridad competente mediante la cual fue

	jurídicas en las cuales participe o participen mayoritariamente	ordenada la medida de protección por violencia intrafamiliar.
3.-	Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un proponente plural, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en la forma asociativa y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.	Certificado expedido por la oficina de trabajo de la respectiva zona.
4.-	Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite la vinculación en mayor proporción de personas mayores que no sean beneficiarios de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia y que hayan cumplido el requisito de edad de pensión establecido en la Ley.	La acreditación se efectuará mediante certificación suscrita por el proponente Persona Natural o por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, si está obligado a tenerlo de la Persona Jurídica o el contador público y representante legal si no está obligado a tener revisor fiscal, en la cual indicará(n) bajo la gravedad de juramento, que teniendo como fundamento la nómina del mes inmediatamente anterior a la fecha de presentación de oferta, el número total de trabajadores vinculados a la planta del personal y el número total de trabajadores mayores que hayan cumplido los requisitos de edad de pensión establecido en la Ley y que no sean beneficiarios de pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia. Para el caso de proponentes plurales, por lo menos uno de sus integrantes deberá acreditar este requisito.
5.-	Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite, en las condiciones establecidas en la ley, que por lo menos diez por ciento (10%) de su nómina pertenece a población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitanas.	La acreditación se efectuará mediante certificación suscrita por el proponente Persona Natural o por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, si está obligado a tenerlo de la Persona Jurídica, en la cual indicará(n) bajo la gravedad de juramento, y conforme la normatividad legal vigente en la materia, que teniendo como fundamento la nómina del mes inmediatamente anterior a la fecha de cierre del presente proceso, que el diez por ciento (10%) de los trabajadores pertenecen a dichas poblaciones, relacionando el número total de trabajadores vinculados a la planta del personal y el número total de trabajadores que hacen parte de la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palenquera, Rrom o gitanas.

6.-	Preferir la propuesta de personas en proceso de reintegración o reincorporación o de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o, la de un proponente plural constituido por personas en proceso de reincorporación, y/o personas jurídicas en las cuales participe o participen mayoritariamente.	El proponente persona natural deberá aportar la certificación expedida por la Agencia para la Reincorporación y la Normalización – ARN – en la cual acredite la situación de reintegración o reincorporación. Para el caso de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o la de un proponente plural constituido por personas en proceso de reincorporación, se deberá acreditar el requisito señalado anteriormente. Para el caso de las personas jurídicas, se debe demostrar la participación de las mismas con el correspondiente Certificado de Existencia y Representación Legal y/o con los documentos estatutarios respectivos, donde se evidencie el porcentaje de participación. Para el proponente plural, por lo menos uno de sus integrantes deberá acreditar los requisitos anteriormente enunciados según corresponda (persona natural o persona jurídica).
7.-	Preferir la oferta presentada por un proponente plural siempre que: (a) esté conformado por al menos una madre cabeza de familia y/o una persona en proceso de reincorporación o reintegración, o una persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente, y, que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el proponente plural; (b) la madre cabeza de familia, la persona en proceso de reincorporación o reintegración, o la persona jurídica aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la madre cabeza de familia o persona en proceso de reincorporación o reintegración, ni la persona jurídica, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural.	Para efectos de este numeral, literales a) y b) la acreditación de las condiciones anteriormente señaladas, se verificarán con los documentos que alleguen para tales efectos, como: la declaración ante el notario público en la cual acredite la situación de Mujer cabeza de familia y/o la certificación expedida por la Agencia para la Reincorporación y la Normalización – ARN – en la cual acredite la situación de reintegración o reincorporación. En lo que respecta al porcentaje de participación y experiencia, estos serán verificados a través del documento de constitución del proponente plural y los documentos presentados para la evaluación de experiencia realizada por ETB. Para la acreditación del del literal c) se deberá aportar una certificación suscrita por el Representante del Proponente Plural junto con el o los Representantes Legales y el o los Revisor(es) Fiscal(es), si están obligados a tenerlos de cada uno de sus integrantes, donde se certifique que ni la madre cabeza de familia o persona en proceso de reincorporación o reintegración, ni la persona jurídica, ni sus accionistas, socios o representantes legales, según corresponda son empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural.
8.-	Preferir la oferta presentada por una Mipyme o cooperativas o asociaciones mutuales; o un proponente plural constituido por Mipymes, cooperativas o asociaciones mutuales.	Esta situación se verificará conforme a lo establecido en el certificado de existencia y representación legal. La calidad de Cooperativa o Asociación Mutual, se verificará con el Certificado de Existencia y

		Representación Legal y/o con los Estatutos de la respectiva Cooperativa, según corresponda. En caso de proponente plural por lo menos uno de sus integrantes debe anexar los documentos anteriores de acuerdo a su conformación.
		Esta situación se verificará conforme a lo establecido en el certificado de existencia y representación legal.
9.-	Preferir la oferta presentada por el proponente plural constituido por micro y/o pequeñas empresas, cooperativas o asociaciones mutuales.	La calidad de Cooperativa o Asociación Mutual, se verificará con el Certificado de Existencia y Representación Legal y/o con los Estatutos de la respectiva Cooperativa, según corresponda.
		En caso de proponente plural por lo menos uno de sus integrantes debe anexar los documentos anteriores de acuerdo a su conformación.
10.-	Preferir al oferente que acredite de acuerdo con sus estados financieros o información contable con corte a 31 de diciembre del año anterior, por lo menos el veinticinco por ciento (25%) del total de pagos realizados a Mipymes, cooperativas o asociaciones mutuales por concepto de proveeduría del oferente, realizados durante el año anterior; o, la oferta presentada por un proponente plural siempre que: (a) esté conformado por al menos una MIPYME, cooperativa o asociación mutual que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la MIPYME, cooperativa o asociación mutual aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la MIPYME, cooperativa o asociación mutual ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural .	Respecto del oferente singular, la certificación expedida por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, si está obligado a tenerlo o por el representante legal y contador si no está obligado a tener revisor fiscal, donde se certifique el veinticinco por ciento (25%) del total de pagos realizados a Mipymes, cooperativas o asociaciones mutuales por concepto de proveeduría del oferente, realizados durante el año anterior. Tratándose de un proponente plural, por lo menos uno de sus integrantes debe probar que “a) esté conformado por al menos una MIPYME, cooperativa o asociación mutual que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); b) la MIPYME, cooperativa o asociación mutual aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y c) ni la MIPYME, cooperativa o asociación mutual ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural. La acreditación del literal b) en lo que respecta al porcentaje de participación y experiencia, esto será verificado a través del documento de constitución del proponente plural y los documentos presentados para la evaluación de experiencia realizada por la Entidad.
		Para la acreditación del del literal c) se deberá aportar una certificación suscrita por el Representante del Proponente Plural junto con el o los Representantes Legales y el o los Revisor(es) Fiscal(es), si están obligados a tenerlos, de cada uno de sus integrantes, donde se certifique que ni

		la MIPYME, cooperativa o asociación mutual ni sus accionistas, socios o representantes legales son empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural.
11.-	Preferir las empresas reconocidas y establecidas como Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo o Sociedad BIC, del segmento MIPYMES.	Este requisito se acredita con el certificado de existencia y representación legal de la sociedad en el que conste que reúne los requisitos o acredite que es Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo o Sociedad BIC, del segmento MIPYMES.
12.-	Balotas.

1.28 ADJUDICACIÓN

De acuerdo con el Manual de Contratación que rige el proceso, ETB podrá abstenerse de adjudicar, caso en el cual realizará publicación de la no adjudicación en la página web.

Si opta por la adjudicación, la misma se realizará al oferente que haya obtenido el mejor puntaje de acuerdo con los criterios de ponderación técnica y económica, definidos en las condiciones técnicas y financieras de los términos de referencia.

1.29 INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación la inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se pueden consultar en la página Web xxx.xxx.xxx.xx.

1.30 ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El contrato se elaborará y suscribirá con sujeción a los plazos estipulados en el cronograma.

1.31 DECLARACIONES

Con la presentación de su propuesta se entiende que la persona natural o jurídica declara bajo la gravedad de juramento lo siguiente:

a) Que ha leído y cumple en su integridad con el contenido de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, así como el Código de Ética y Conducta de ETB y en consecuencia, declara que ninguna persona al servicio de ETB ha recibido ni recibirá beneficio directo o indirecto resultante de la adjudicación, celebración o ejecución del contrato, y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del contrato, por lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las sanciones legales pertinentes.

b) Que no se halla incurso al momento de presentar la oferta y, al momento de celebrar el contrato, en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad contempladas en la Constitución Política de Colombia, en la ley y concretamente las aplicables por ETB en virtud de su naturaleza jurídica, correspondientes al régimen

de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal, en la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes y vigentes en la materia.

c) Que ni su patrimonio ni los recursos que utilice para la celebración y ejecución del contrato, provienen de actividades ilícitas, contempladas en el Código Penal Colombiano o cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o extranjero.

d) Que sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales y contratistas no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional en internacional y autoriza de manera expresa para que estas puedan ser consultadas por ETB en cualquier momento durante la relación comercial.

e) Que no tengo relación en calidad de cónyuge, compañero (a) permanente o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con los administradores o trabajadores de ETB del nivel directivo o ejecutivo, ni directa o indirectamente, ni como miembro de consorcio o unión temporal que funge como proponente, ni existen las referidas condiciones de parentesco con alguno de los socios de personas jurídicas con las que se presenta oferta.

f) Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse en virtud de la adjudicación de la oferta, provienen de actividades ilícitas.

g) Que ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB.

h) Que, de acuerdo con el Manual de Contratación entiende y acepta que no es permitido presentar propuesta o suscribir contratos con las personas naturales o jurídicas cuyos representantes legales o accionistas hayan sido trabajadores de ETB y hayan sido despedidos en cualquier tiempo con justa causa.

i) Que entiende y acepta que se prohíbe a los representantes legales o apoderados de proponentes o contratistas incurrir en las siguientes conductas de manera directa o indirecta: (a) celebrar actos o contratos con terceros para su beneficio, que impliquen uso de información privilegiada, conflicto de interés o acto de competencia con ETB; (b) ofrecer o recibir remuneración, dádiva , invitación o cualquier otro tipo de compensación o promesa de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona natural o jurídica; (c) hacer uso, en beneficio propio o de un tercero, de la información que conozca por razón del ejercicio de sus funciones; (d) interferir como proponente o contratista de manera directa o por interpuesta persona en el proceso de evaluación, negociación de ofertas y adjudicación, entendiéndose como tal, entre otras, las acciones tendientes a obtener información del avance de los estudios o cualquier conducta que tienda a influenciar o entorpecer el resultado del proceso; (e) actuar de cualquier forma desleal con ETB; (f) incumplir lo

estipulado en el código de ética y conducta de ETB publicado en la página web de ETB.

En caso de que la proponente presente oferta, celebre el contrato o lo ejecute encontrándose incurso en cualquiera de las situaciones descritas, deberá responder por los daños y perjuicios que como cause a ETB o a terceros con ocasión de su conducta. En este evento, ETB procederá a la terminación anticipada del contrato, sin que por ello haya lugar al reconocimiento de indemnización alguna a favor del contratista.

En caso de que el proponente resulte adjudicatario, las anteriores declaraciones se extienden a la ejecución del contrato.

De otra parte, el oferente deberá identificar para suscribir el contrato si la sociedad, los socios o accionistas, los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB. De presentarse algún posible conflicto de interés ya sea previo a la presentación de oferta o durante la ejecución del contrato, el oferente deberá informar a ETB a la mayor brevedad con el fin de analizar lo que corresponda desde el área competente. El conflicto descrito en este acápite se predica respecto del área o facultado que adelanta el proceso de contratación.

1.32 CONDICIONES CONTRACTUALES

1.32.1 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato es de tres (3) años a partir de la orden escrita de inicio, previa aprobación de las garantías contractuales.

1.32.2 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

a) Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, conforme las descripciones exigidas en los términos de referencia, sus respectivos anexos y presentadas en la oferta. b) Rendir de manera oportuna los informes de gestión que le sean requeridos por la supervisión del contrato. c) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo, evitando dilaciones o acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a ETB y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas. d) Cumplir con la experiencia del personal mínimo requerido para la ejecución del contrato e) Realizar los demás deberes a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato, de los términos de referencia, sus anexos y en la oferta presentada. f) Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del contrato, y de la ejecución del mismo. g) Mantener actualizado su domicilio. h) Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, conforme al objeto del mismo, y aquellas otras que en su momento pueda impartir el supervisor del mismo para su cabal cumplimiento. i) Acatar las recomendaciones de la Supervisión y/o interventoría. j) Utilizar los formatos y demás documentación aplicable, así como los mecanismos seguimiento y mejora cuando haya lugar a ello.

1.32.3 OBLIGACIONES DE ETB:

a) Pagar el valor del contrato en la forma y oportunidad establecidas en el presente contrato. b). Suministrar en forma oportuna la información solicitada por el contratista de conformidad con las Términos de Referencia si aplica. c). Resolver las inquietudes presentadas por el contratista. d). Realizar que para la verificación del hito de inicio de instalación de la solución contenga todos bienes contratados. E). verificar que la aceptación provisional cumpla con todos los requisitos y protocolos de prueba contenidos en los términos de referencia. f). Verificar el cumplimiento de las acciones y/o actividades que se requieran durante el periodo de estabilización de la solución. g). Efectuar el seguimiento y verificación para la suscripción del recibo definitivo y a satisfacción de la solución. h). Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte.

1.32.4 GARANTÍAS CONTRACTUALES

a) CUMPLIMIENTO: por un valor asegurado del veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante su plazo de ejecución y hasta su liquidación.

b) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: por un valor asegurado del cinco por ciento (5%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución hasta su terminación y tres años más.

c) CALIDAD DEL SERVICIO: por un valor asegurado del veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante su plazo de ejecución y hasta su liquidación.

De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación” emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, ETB implementó un esquema de aseguramiento que le permite, en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas. Resultado de lo anterior, a través de su corredor de seguros, celebró un convenio en virtud del cual los contratistas que suscriban contratos con ETB, deben adherirse como regla general a las Pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB.

Conforme con lo anterior, para la vinculación como cliente y la asignación inicial, debe entregar los documentos que se encuentran relacionados en el numeral 8 de la Política financiera publicada en la página xxx.xxx.xxx.xx, o directamente en Equipo de Seguros de la Vicepresidencia Financiera de ETB.

Luego de asignado el cupo por la aseguradora, el contratista y/o el Supervisor remitirán el contrato o las modificaciones [prórroga, adición y/o cualquier otra modificación] dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su formalización al Área de Seguros, ubicada en el piso 2º del edificio 20-56 de ETB o al correo electrónico xxxxxxx_xxxxxxx@xxx.xxx.xx, para que se emitan los correspondientes certificados de seguros, informándoles a las partes interesadas en cualquiera de estos eventos para el pago de la prima respectiva.

El CONTRATISTA contará hasta con cinco (5) días hábiles para pagar la prima estipulada en cada certificado o para definir con la aseguradora su forma de pago. En el evento que el

contratista no pague la prima, el Área de Seguros, ubicada en el piso 2º del edificio 20-56 de ETB reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista debe renunciar expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El contratista debe aceptar que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos de este cobro, el contrato prestará merito ejecutivo lo cual debe entender y aceptar el CONTRATISTA con su suscripción.

En el evento en que sus políticas de suscripción se abstengan de emitir certificados de seguros al contratista, el Área de Seguros de ETB, le permitirá constituir las pólizas de seguros con cualquier compañía de seguros autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones en Colombia. Para tal fin, el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles contados a partir de la comunicación del supervisor, plazo en el cual deberá realizar la entrega a ETB de la póliza de seguros o garantía bancaria correspondiente, con el fin de realizar el estudio y aprobación correspondiente. En el evento en que sea necesario realizar cualquier subsanación de la póliza, el Área de Seguros de ETB a través del supervisor del contrato, informará el plazo establecido para tal fin.

En todo caso, de conformidad con lo establecido en las políticas financieras de contratación de ETB, el Vicepresidente Financiero, previa justificación otorgada por el facultado, podrá autorizar en cualquier etapa del proceso de contratación, la modificación o eliminación de la exigencia de constituir las garantías contractuales mediante el convenio en virtud del cual los contratistas que deben adherirse como regla general a las Pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB. En el evento en el que sea autorizada la constitución de pólizas con compañías de seguros diferentes a las de convenio, el contratista cuenta con 5 días para la constitución a partir de la fecha de suscripción del contrato.

Si el adjudicatario no constituye las garantías contractuales, tal incumplimiento dará lugar a exigir la póliza de seriedad de la oferta y a suscribir el contrato con el segundo oferente.

1.32.5 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG-SST.

El contratista deberá acreditar el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de la afiliación y pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista, de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Adicionalmente, ETB podrá solicitar al contratista entregar al supervisor del contrato, fotocopia o archivo digital de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal vinculado para ejecutar el contrato, inclusive subcontratistas. Igualmente, ETB podrá solicitar al contratista allegar certificación sobre el pago de obligaciones e indemnizaciones respecto del recurso humano que de una u otra manera participa en la prestación del

servicio, independiente de la modalidad de su vinculación, inclusive subcontratistas.

La empresa, a través del respectivo supervisor del contrato o del personal que sea delegado para ello, podrá verificar, en cualquier momento durante la vigencia del contrato, el cumplimiento de todas las obligaciones laborales del contratista, sin que tal verificación exonere al contratista de la exclusiva responsabilidad que le incumbe, inclusive la idoneidad requerida para ejecutar el servicio por parte del personal del contratista, en los casos que aplique.

El contratista debe cumplir las normas sobre prevención de riesgos laborales aplicables en Colombia y disponer de los medios necesarios en cuanto a la protección y prevención. En consecuencia, deberá velar por la seguridad del personal vinculado, proporcionar y asegurarse de la utilización de los elementos de protección personal adecuados, de conformidad con las normas legales vigentes. Así mismo, deberá garantizar que el personal que requiera entrenamiento para realizar trabajos seguros cuente con las certificaciones específicas a que haya lugar, según el marco legal vigente.

1.32.6 EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Y DEMÁS ASPECTOS RELACIONADOS CON EL TALENTO HUMANO DEL CONTRATISTA

La contratación es de carácter comercial y civil; por tanto, para la prestación del servicio y cumplimiento del contrato, el contratista goza de autonomía e independencia respecto de su personal, recursos, vehículos y herramientas entre otros aspectos; por lo que no se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el contratista ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.

El contratista debe dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la modalidad de vinculación de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas. En caso de vinculación de personal extranjero, el contratista adicionalmente deberá dar cumplimiento a las obligaciones en materia de derecho migratorio.

En consecuencia, el contratista es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que vinculará para la ejecución del objeto contratado y por lo tanto, se obliga a:

a) Ejecutar el contrato con personal debidamente capacitado acuerdo con el objeto y alcance del contrato, quien deberá contar con la correspondiente inducción, entrenamiento y socialización sobre infraestructura de ETB, en los casos que aplique, según las necesidades del servicio contratado.

b) Implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

c) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del

Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.

d) El contratista debe disponer de los medios necesarios para garantizar la no existencia de trabajo infantil en su actividad.

e) El contratista no debe vincular, para la ejecución del contrato, a personal mediante Cooperativas de Servicio de Trabajo Asociado que hagan intermediación laboral o bajo ninguna otra modalidad de vinculación que afecte los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes, ni bajo la modalidad de contrato de aprendizaje.

f) La remuneración a pagar al personal del contratista debe ser acorde al perfil y no debe estar por debajo de los parámetros establecidos por la ley, ni xxx xxxxxxx y sus condiciones deben quedar claras en el momento de la contratación.

g) El contratista se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.

h) El contratista deberá garantizar que el personal que requiera entrenamiento para realizar trabajos seguros cuente con las certificaciones específicas a que haya lugar, según el marco legal vigente.

i) El contratista debe prestar el servicio con una persona encargada de interactuar con ETB S.A. E.S.P. en todos los aspectos relacionados con el talento humano. Así mismo, será quien liderará al personal contratado para el desarrollo del contrato y asegurará la dirección administrativa del mismo, así como realizará mejoras a los procesos establecidos.

1.32.7 CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL

En el caso que aplique por el objeto contratado, El contratista deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en caso de que se requiera, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.

ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.

1.32.8 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

El oferente declara que cumple con la normatividad colombiana incluidas aquellas relacionadas con la implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo y se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todas sus contrapartes, socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF y/o a las autoridades competentes de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.

En caso de que el contratista no le resulte exigible la implementación de dicho sistema, el oferente, con la presentación de la oferta, declara que mantiene y ejecuta buenas prácticas en sus procesos, dirigidos a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o sus delitos conexos.

El oferente declara que todas las actividades las ejerce dentro de un marco legal y que su patrimonio, los recursos utilizados para la ejecución del contrato que llegare a celebrarse, al igual que sus ingresos, son producto de actividades lícitas y no provienen o son fruto de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero.

El oferente declara que, en la ejecución del contrato, no contratará ni tendrá vínculos de ningún tipo con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas.

El oferente declara que toda la documentación e información aportada para la presentación de la oferta, celebración y ejecución del contrato, es veraz y exacta y autoriza para que pueda ser confirmada y verificada por ETB por los medios que considere pertinentes.

El contratista se obliga a actualizar su información, mínimo una vez al año o antes si se produjera modificación o cuando sea requerido por ETB, de manera enunciativa más no limitativa, la relativa a su composición accionaria, información financiera, cambios en representantes legales, composición de junta directiva y cualquier otra información que por su naturaleza sea susceptible de cambio. Asimismo, El contratista se obliga a entregar en cualquier momento la información que sea requerida por ETB y que se considere relevante para la administración del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo.

El oferente, declara que ni el representante legal que presenta la oferta o suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, sus filiales, socios, accionistas directos o indirectos, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores, sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes

y no vinculantes de orden nacional e internacional, investigaciones o procesos penales, condenas por delitos dolosos, ni aquellos originados en delitos conexos al xx xxxxxx de activos o de la financiación de actividades ilícitas o actos contra la administración pública, incluyendo, pero no limitándose a fraudes en licitaciones, soborno o corrupción y que tomará todas las medidas necesarias para no estarlo, encontrándose ETB facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinente en bases de datos o informaciones públicas nacionales o internacionales y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que el contratista o alguna de las personas mencionadas es incluido en listas para el control xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior – OFAC emitida por la Oficina xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas de control o vinculantes, tienen investigaciones o procesos o condenas en su contra, o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a ETB frente a un riesgo legal o reputacional. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas disposiciones, cuya declaración corresponde a el contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.

En el evento en que el oferente, tenga conocimiento de alguna de las circunstancias descritas en el literal anterior, se compromete a comunicarlo de inmediato a ETB.

El contratista, declara que no tiene presencia en países sancionados por la OFAC y países no cooperantes; de la misma manera certifica que la constitución de la compañía no está bajo el esquema de acciones al portador. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas consideraciones, cuya declaración corresponde al contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.

El contratista, declara que con la presentación de la oferta y firma del contrato, tanto el representante legal que suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, otorgan su consentimiento informado, y por lo tanto autorizan a ETB a comunicar a las autoridades nacionales o de cualquiera de los países en los cuales ETB realice operaciones, sobre alguna o cualquier situación descrita en el presente documento, así como a aportar a las autoridades competentes de dichos países, toda la información suministrada, pública, privada o semiprivada que sobre la persona jurídica que represento, ellas requieran. Asimismo, para que ETB efectúe los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo xx xxxxxx de activos y financiamiento del terrorismo y sus programas de cumplimiento, exonerándola de toda responsabilidad por tal hecho.

El oferente declara que conoce y acepta que ETB está en la obligación legal de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias con base en las cuales ETB pueda tener dudas razonables sobre nuestras operaciones o las operaciones de la persona natural o jurídica que represento, así como del origen de nuestros activos, en el cual suministraremos las aclaraciones que sean del caso. Si estas explicaciones y soportes entregados no son satisfactorias a juicio de ETB, autorizamos para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica, sin que ello represente costo alguno para ETB.

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones y declaraciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con el contratista, sin que por ello haya lugar sanción o indemnización por parte de ETB a el contratista, y el contratista se obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia del daño reputacional ocasionado.

1.32.9 BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en: i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo permanente de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.

1.32.10 PROPIEDAD INTELECTUAL

El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada y, por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación, el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.

En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley. Con la suscripción del contrato, todos los derechos patrimoniales sobre las obras creadas en virtud de este contrato quedan en cabeza de ETB, quien podrá hacer uso de ellas en la forma en que lo considere más conveniente para sus intereses, sin perjuicio de los derechos xxxxxxx a que haya lugar, especialmente aquellos definidos en los literales a. y b. del artículo 30 de la ley 23 de 1982 o a aquellos que reconozca la normatividad vigente en la materia.

Toda la información relativa a clientes, o datos conexos son de propiedad exclusiva de ETB, así como la información que se genere en el marco del contrato.

1.32.11 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato por cualquier medio al contratista, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener su debida reserva, confidencialidad, integridad y disponibilidad. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por ETB.

1.32.12 HABEAS DATA

Cuando para la debida ejecución del contrato, el Contratista deba acceder, consultar y/o administrar bases de datos en calidad de Encargado del tratamiento de datos personales a nombre de ETB, quien es Responsable del tratamiento de datos personales de sus clientes, trabajadores, contratistas, accionistas, ciudadanía en general o aquellas bases de datos personales que lleguen a surgir, previos los permisos concedidos para el efecto, el Contratista se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a sus trabajadores sobre los principios de administración de datos de terceros y de tratamiento de datos personales, tales como: legalidad en materia de tratamiento de datos, veracidad o calidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Resolución CRC 5111 de 2017, la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

El Contratista acepta adherirse a la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada en ETB para el manejo de la información personal que gestiona, incluyendo los datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir a su personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página WEB de ETB xxx.xxx.xxx.xx. Para lo anterior el Contratista, debe designar a una persona o área que asuma la protección de datos personales, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables, garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad nacional de Datos Personales. ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales de ETB. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación que le asiste al contratista de responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión del incumplimiento de esta política.

Si con ocasión del objeto contractual, ETB debe entregar Bases de Datos Personales al Contratista para que éste realice actividades que no están en el marco de la relación contractual que estas personas tienen con ETB, el Contratista podrá ejecutar esas actividades hasta máximo quince (15) días hábiles después de la fecha de entrega de cada base de datos. Lo anterior con el fin de garantizar que los Datos Personales sean tratados sólo cuando cuentan con autorización de los Titulares.

De la misma forma, si dentro de la ejecución del contrato se requiere realizar una transmisión internacional de datos personales, el contratista acepta dar cumplimiento a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos sobre “transferencia y transmisión internacional de datos personales”, previstas en los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes aplicables, especialmente el contratista se obliga a dar aplicación a las disposiciones derivadas de la Política de Tratamiento de Datos de ETB y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los

Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del contrato que se entienden incorporadas al mismo, el contratista acepta:

a) Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

b) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

c) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

1.32.13 INDEMNIDAD

El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños y perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato o por cualquier otro evento imputable a su responsabilidad.

1.32.14 GESTIÓN AMBIENTAL

El Contratista deberá ejecutar las obligaciones a su cargo en cumplimiento de las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. Por lo anterior, le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a controlar y gestionar riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente y obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.

1.32.15 GENERACIÓN DE RESIDUOS

El Contratista deberá cumplir las normas legales vigentes sobre gestión ambiental y tratamiento de los residuos en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado.

1.32.16 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Con la presentación de la oferta se entiende la aceptación del proponente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a las Políticas de Seguridad de la Información que tiene adoptadas ETB para la protección de su información y la de sus terceros, las cuales se obligan a conocer y cumplir, así como a instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dichas políticas deben ser consultadas en la página web de ETB xxx.xxx.xxx. Así mismo y cuando aplique a partir de la debida ejecución del contrato, el contratista se obliga a cumplir con las políticas de seguridad de la información y de protección o tratamiento de datos personales de los clientes de ETB.

ETB podrá requerir a discreción al contratista la firma de acuerdos de confidencialidad específicos a su personal y demás personas que éste autorice.

Los usuarios entregados al Contratista para acceder a los sistemas de información de ETB deben corresponder a personas que efectivamente estén ejecutando actividades

relacionadas con el objeto contractual, en tal sentido, el Contratista se obliga a mantener informado a ETB sobre los usuarios a su cargo que deben estar vigentes, informando inmediatamente sobre cualquier retiro o cambio que éste realice sobre el personal que accede a los sistemas de información de ETB.

El Contratista se obliga a reportar cualquier debilidad sospechosa que incida en la seguridad de la información y reportar de manera inmediata la ocurrencia de incidentes de seguridad de la información que puedan vulnerar la confidencialidad, integridad y/o disponibilidad de la información de ETB o de sus terceros, tratada en desarrollo del contrato, contribuyendo, además, con todos los medios a su alcance para su remediación. Sin perjuicio de los reportes que realice ante ETB, el contratista deberá responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión de los incidentes que puedan afectar la seguridad de la información.

El Contratista debe impartir a su personal, con relación a las acciones de toma de conciencia, educación, entrenamiento, actualizaciones regulares en políticas y procedimientos de seguridad de la información, según sea relevante para ejecutar el contrato.

ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información de ETB.

Antes de la finalización del contrato, el Contratista deberá devolver los activos físicos y electrónicos encomendados, garantizando que la información pertinente se devuelva a ETB de manera que no podrá usarse para ningún otro fin por parte del Contratista ni de sus trabajadores o sus propios contratistas. Adicionalmente y en caso de que el Contratista o sus trabajadores o sus propios contratistas hayan adquirido un conocimiento importante a partir del desarrollo del contrato, el Contratista se obliga a documentar y transferir a ETB ese conocimiento.

1.32.17 MULTAS

Si hay retardo x xxxx en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contraídas, ETB le podrá descontar al contratista hasta el 20% del precio del contrato. El descuento será del 1.5% del precio de la parte incumplida, entendida como el valor de la facturación mensual, por cada semana de atraso o proporcional por fracción. Estos descuentos no eximen al contratista del cumplimiento de la obligación principal.

ETB podrá realizar los descuentos de las sumas que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique el valor o saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuanta de cobro que se curse para tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para su constitución en xxxx.

1.32.18 CLÁUSULA PENAL

En caso de incumplimiento parcial o total, definitivo, de cualquiera de las obligaciones del contratista, este se obliga a pagarle a ETB a título de cláusula penal compensatoria el 30%

del precio del contrato, antes de IVA. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal ni del pago de los perjuicios que superen este porcentaje.

ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal compensatoria de las sumas que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique del valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.

1.32.19 SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato será ejercida por la persona designada por el Facultado para tal efecto, en concordancia con lo previsto en el Manual de Supervisión y el Instructivo de supervisión, así como el Manual de Contratación de ETB.

Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato.

1.32.20 CESIÓN DEL CONTRATO

El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.

1.32.21 SUBCONTRATACIÓN

El contratista solo podrá subcontratar con la autorización previa y expresa de ETB. El empleo de tales subcontratistas no relevará al contratista de las responsabilidades que asume por los servicios y por las demás obligaciones emanadas del presente Contrato. ETB podrá exigir al contratista la terminación del subcontrato en cualquier tiempo y el cumplimiento inmediato y directo de sus obligaciones o el cambio de los subcontratistas cuando, a su juicio, este (os) no cumpla(n) con las calidades mínimas necesarias para la ejecución de la(s) labor(es) subcontratada(s).

1.32.22 TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes:

(i) Por vencimiento del plazo (ii) Por mutuo acuerdo. (iii) Anticipadamente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de 30 días calendario, (iv) Por incumplimiento de cualquiera de las prácticas establecidas en el numeral 1.21 de los términos de referencia, por la parte cumplida, numeral que alude a “compromiso con la sostenibilidad y el desarrollo de buenas prácticas de responsabilidad corporativa”. (v) De manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB encuentre que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras, o se encuentren en curso en cualquiera de las causales de inhabilidad. PARÁGRAFO: En todo caso, la terminación anticipada del contrato no da lugar a indemnización alguna por parte de ETB, en este caso, sólo se pagarán las sumas correspondientes a los servicios solicitados y recibidos a satisfacción.

1.32.23 DOMICILIO

Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.

1.32.24 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El contrato se liquidará por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.

1.32.25 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Las controversias o diferencias que surjan entre las Partes con ocasión de la firma, ejecución, interpretación o terminación de los contratos regidos por el presente Manual, así como cualquier otro asunto relacionado con los mismos, podrán ser sometidas a la revisión de las Partes para buscar un arreglo directo, en un término no mayor a treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha en que cualquiera de las Partes comunique por escrito a la otra la existencia de una diferencia. Igualmente podrán en caso de que no sean resueltas de forma directa entre las partes, acudir a mecanismos tales como la conciliación, transacción, amigable composición, entre otros mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en el ordenamiento jurídico vigente. Pese a lo indicado, en cualquier momento, las Partes podrán acudir a la jurisdicción competente para resolver los conflictos que se presenten.

CAPITULO II

2. CONDICIONES FINANCIERAS

Las siguientes son las precisiones a las condiciones financieras aplicables a la presente contratación, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.

2.1. PRECIOS

ETB solicita que los servicios que hacen parte de la presente contratación sean cotizados para la Asesoría y Estrategia Digital, bajo el esquema de un porcentaje de comisión sobre el valor de la inversión en pauta, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.

Serán por cuenta del proveedor, y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes a la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.

De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.

2.2. VALOR DE LA OFERTA

Para la presentación de la propuesta el OFERENTE deberá diligenciar el siguiente anexo financiero

Anexo Financiero Nº 1: Porcentaje de Comisión sobre la inversión en Pauta Digital.

La omisión de al menos un ítem del anexo de precios de la oferta, dará lugar a la descalificación de esta.

Para diligenciar los anexos económicos se deben seguir las instrucciones:

NOTA 1: El anexo deberá ser suministrado en medio digital en formato (EXCEL Y PDF). Se deben diligenciar en el mismo anexo protegido que ETB adjunta con el proceso. En caso de presentarse diferencias entre el formato de Excel y PDF, prevalecerá el formato PDF. En caso de que se tramiten en otro formato no serán tenidos en cuenta.

NOTA 2: El anexo financiero deberá estar firmado por el Representante Legal o Apoderado debidamente facultado.

NOTA 3: Con ocasión de las aclaraciones que surjan en la etapa de evaluación de ofertas, bajo ningún motivo se podrá modificar el porcentaje, la modificación del porcentaje será causal de rechazo de la oferta.

La no presentación del anexo financiero será causal de rechazo de la oferta.

2.3. CUBRIMIENTO DE LA OFERTA

El valor de la oferta deberá incluir todos los bienes, materiales y servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la presente invitación.

Es entendido que en el valor total de la oferta quedan incluidos todos los gastos que deberá hacer el contratista de acuerdo con lo estipulado en el contrato que llegue a celebrarse, tales como los correspondientes a dirección, administración, salarios, prestaciones sociales, mano de obra, equipos y herramientas que se empleen, materiales y elementos de toda clase, y en general todo cuanto sea necesario y conveniente para que se cumpla con el objeto del contrato en concordancia con lo previsto en estas condiciones.

Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el proveedor por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.

2.4. REVISION DE PRECIOS

El porcentaje cotizado, no será ajustado durante la vigencia del contrato por ningún motivo.

2.5. IMPUESTOS Y FACTURACIÓN

2.5.1. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

Para la aplicación del Impuesto Sobre las Ventas, el oferente debe efectuar el hecho generador estipulado en el artículo 420 del Estatuto Tributario y discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.

En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.

En ningún caso la base gravable del impuesto sobre las ventas podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, según lo establecido en el artículo 463 del Estatuto Tributario.

En caso de que el servicio o bien suministrado sea de cuantía indeterminada o no tenga valor, el proveedor deberá responder por el reconocimiento de sus ingresos e impuestos según las normas tributarias vigentes.

Para efectos del impuesto sobre las ventas, los servicios prestados y los intangibles adquiridos o licenciados desde el exterior se entenderán prestados, licenciados o adquiridos en el territorio nacional y causarán el respectivo impuesto cuando el usuario directo o destinatario de los mismos tenga su residencia fiscal, domicilio, establecimiento permanente, o la sede de su actividad económica en el territorio nacional, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 420 del Estatuto Tributario.

2.5.2 RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA

Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.

2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (responsable o no responsable) o si vende o presta servicios excluidos del IVA. Para efectos de la retención xx xxxxx se aplicará el criterio de retención por servicios solo cuando el servicio contratado obedezca a acciones simples que requieran poco o nada de componente intelectual, en los demás casos se aplicará el criterio de la DIAN bajo el cual, independientemente de que se llame servicio para efectos de retención se clasificará como honorario ya que por su naturaleza y componente intelectual desborda la definición de servicio.

2.5.4 RETENCIÓN EN LA FUENTE, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA

2.5.4.1 A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.

2.5.4.2 A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre las ventas será equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del impuesto de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo 1º del articulo 437-1.

2.5.5 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

2.5.5.1 OFERENTE PROVEEDOR NACIONAL

El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (responsable o no responsable), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.

2.5.5.2 PROVEEDOR NO RESIDENTE NI DOMICILIADO EN EL PAÍS

Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.

2.5.6 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE

De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.

2.5.7 REGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN

Si el oferente se ha acogido al régimen SIMPLE establecido para el año 2019, no se le debe aplicar la retención a título xx Xxxxx e ICA de conformidad con el artículo 911 del E.T. y el Decreto 1468 del 2019 respectivamente. Por consiguiente, solo se le aplicara la retención de IVA.

2.5.8 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA

Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.

Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.

2.5.9 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN

En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los integrantes en caso de prestación de servicios deberán facturar en forma independiente, de acuerdo con el porcentaje de participación el cual debe estar acorde con las actividades a ejecutar. En el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.

NOTA: En caso de que el CONTRATISTA requiera cualquier tipo o forma de facturación diferente a lo expuesto en el párrafo anterior, deberá ser revisada y aprobada por la Gerencia de Contabilidad e Impuestos.

Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el documento de asociación.

Cuando el objeto del contrato corresponda a la entrega de bienes tangibles o intangibles, la factura deberá ser expedida por la unión temporal, consorcio o forma de asociación que corresponda, con su propio NIT, y deberá tener en cuenta lo siguiente:

⮚ Señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros de la unión temporal, consorcio o forma de asociación o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

⮚ Además, estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.

⮚ Quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título xx xxxxx, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.

2.5.10 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.

ETB es Gran Contribuyente (Resolución 9061 del 10 de diciembre de 2020), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), Autorretenedor de rendimientos financieros (Resolución 2863 de 2018), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.

2.5.11 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN

El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece si es responsable del impuesto o no, si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan. Así mismo deberá discriminar en que municipio presta el servicio.

Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.

De igual manera se deberá discriminar en la factura el concepto de la comercialización de los productos y servicios, detallando si se tratan de actividades comerciales, o cualquier otra asociada.

2.5.12 RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR O AGENTE SOBRE LOS TRIBUTOS

Es responsabilidad de proveedor o agente la correcta aplicación de los impuestos relacionados en la factura de venta, así como el cumplimiento de los requisitos de factura o documento o equivalente según sea el caso. Los casos o situaciones no contempladas en estos términos ya sea por situaciones particulares, especiales o por desconocimiento de factores inherentes a la operación a realizar no desvirtúan en ningún caso la responsabilidad del proveedor o agente de aplicar correctamente los impuestos.

2.6. CONDICIONES GENERALES

Las siguientes son las condiciones financieras generales de la presente invitación:

Para la Asesoría, Planificación, Compra, Implementación y Seguimiento de la Estrategias Digitales, el oferente deberá cotizar el porcentaje de comisión sobre las compras efectivas de pauta, hasta con dos decimales. En todo caso, ETB se reserva el derecho de redondear a dos decimales, los porcentajes de comisión ofertados con más de dos decimales; para estos efectos ETB utilizará la herramienta redondear de Excel.

2.7. FORMA DE PAGO

2.7.1. ASESORÍA, PLANIFICACIÓN, COMPRA, IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA ESTRATEGIAS DIGITALES

2.7.1.1. Porcentaje de Administración

El 100% de los servicios de asesoría y estrategia digital, se pagará mediante cortes mensuales vencidos, sobre las cantidades de servicios efectivamente realizados en el respectivo periodo, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación, en el Equipo de Cuentas por pagar de ETB, de la factura correspondiente acompañada del Acta de recibo mensual de los respectivos servicios a entera satisfacción de ETB, la cual debe estar suscrita por el Supervisor del Contrato y el Contratista.

2.7.1.2. GASTOS REEMBOLSABLES

ETB pagará el 100% del precio de los gastos reembolsables que se generen, a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la radicación en la ventanilla del Equipo Cuentas por Pagar de ETB, de la solicitud de reembolso correspondiente, acompañada de los documentos soporte y del acta de recibo mensual de únicamente los conceptos definidos taxativamente en el numeral 3.2.2. “Planificación, compra e implementación de pauta en medios digitales”, del capítulo técnico de los términos de referencia, la cual debe estar suscrita por el supervisor del contrato, según las siguientes directrices:

Los siguientes son los requisitos que se debe tener en cuenta para el pago de los gastos reembolsables:

1) El reembolso de estos gastos será reconocido al costo

2) El proveedor deberá practicar las retenciones xx xxx sobre los pagos o abono en cuenta que realice a título de gastos reembolsables, asumiendo para tal efecto la calidad tributaria de ETB.

3) El proveedor deberá suministrar al supervisor del contrato, en medio digital copia de los documentos soporte de los referidos gastos, los cuales deberá revisar contra la respectiva certificación donde conste que se han efectuado las respectivas retenciones xx xxx y que realmente los gastos estén amparados bajo el contrato suscrito. Dichos documentos deben ser expedidos a nombre del proveedor, lo anterior para efectos de la aprobación por parte del supervisor de la solicitud de reembolso. Archivo que hará parte del historial del contrato.

4) La certificación con la cual el proveedor deberá radicar la solicitud de reembolso será la establecida en la mencionada Directriz y deberá estar suscrita por el revisor fiscal o contador público según lo dispuesto en el artículo 3 del Decreto Reglamentario 1514 de 1998, esta contendrá la desagregación de los respectivos costos, deducciones e impuestos, detallando uno a uno los documentos soportes de los gastos incurridos y totalizándolos por cada concepto, los cuales deberán estar autorizados en el contrato. Así mismo, en este formato se deberá indicar el número de folio del documento como se encuentra organizado en el medio digital.

5) Para la radicación del reembolso, la anterior certificación deberá ser avalada por el supervisor del contrato.

6) La fecha de emisión de los documentos soporte requeridos no podrá ser superior a 3 meses respecto de la fecha de la solicitud de reembolso. El incumplimiento implicará que no se reconozcan dichos gastos ni el IVA generado en la operación.

7) El reembolso y desembolso de gastos, se efectuará a los 45 días calendarios siguientes a la radicación de las solicitudes respectivas en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB.

8) La solicitud de reembolso de gastos deberá contener, entre otros puntos, lo siguiente:

• N° de Contrato y Vicepresidencia a la cual pertenece

• Fecha de expedición de los documentos soporte

• Separación de impuestos aplicados

• Valoración en pesos, los cuales deben coincidir con los consignados en la solicitud de reembolso.

• La tasa representativa xxx xxxxxxx (TRM) vigente en la fecha en que se realizó el respectivo pago.

• Totalización por conceptos de los gastos reembolsables.

NOTA: Para efectos de la firma de las actas de recibo de servicios, el contratista deberá acreditar el pago de la nómina, así como de sus obligaciones en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.

2.8. ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS

El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito a la supervisión del contrato, quien a su vez deberá revisar y dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna número 00674 “Mediante la cual se establece el procedimiento para la gestión de información relacionada con la administración de datos básicos referentes a cuentas bancarias, cambio de destinatarios de los pagos de los proveedores y acreedores creados en el sistema SAP” del 25 de febrero de 2019; la cual regula el tema.

2.9. REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.

Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a ETB, para lo cual se aplicará la siguiente metodología:

• Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.

• Se determinará el mayor monto pagado.

• Se determinará la fecha de devolución por parte del contratista.

• Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período.

• En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.

• En el evento en que el contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia financiera, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.

2.10. EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS

Con la presentación de la oferta se entiende ACEPTADO todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.

2.11. REQUISITO HABILITANTE FINANCIERO - RELACIÓN VENTAS – VALOR A CONTRATAR

Las ventas reportadas por el OFERENTE para la última vigencia fiscal (2020) NO podrán ser inferiores a mil trescientos cuarenta y cinco (1.345) salario mínimo mensuales legales vigentes (SMMLV).

❖ Para las ofertas presentadas en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, para obtener el valor de las ventas, con el cual se verifique la condición se seguirá el procedimiento descrito a continuación: En el momento de presentación de la oferta el documento consorcial debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, con lo cual se procederá a realizar el siguiente cálculo: Porcentaje de participación dentro del grupo asociado por las ventas, para cada uno de los integrantes del grupo. La suma de estos valores corresponderá al valor de las ventas del grupo consorciado, de la unión temporal o cualquier otra forma de asociación.

NOTA: Para efectos de validar este requerimiento el OFERENTE deberá adjuntar con el paquete financiero de la oferta, el Estado de Resultados del último año fiscal (2020), debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.

LA CONDICIÓN PREVISTA EN EL PRESENTE NUMERAL CONSTITUYE UN REQUISITO HABILITANTE FINANCIERO PARA PARTICIPAR EN EL PRESENTE PROCESO DE INVITACIÓN. LOS OFERENTES QUE NO CUMPLAN CON EL REQUISITO HABILANTE FINANCIERO REFERIDO.

2.12. HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

Los oferentes internacionales y nacionales, personas jurídicas y personas naturales, interesados en presentar oferta deberán estar homologados de conformidad con los requisitos establecidos en la Política Financiera de Contratación, la cual se encuentra publicada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx.

La homologación debe estar actualizada con los Estados Financieros de la última vigencia fiscal y es un requisito adicional al registro en la base de datos de proveedores.

2.13. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE CARÁCTER FINANCIERO

Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.

2.14. SISTEMA DE PONDERACION ECONOMICA DE LAS OFERTAS Y CONTRA OFERTAS

ETB efectuará la ponderación económica de las ofertas siguiendo la metodología descrita a continuación:

Las ofertas que cumplan con las condiciones financieras serán analizadas para determinar si en los cálculos se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos de ponderación y selección, ETB realizará las correcciones necesarias.

ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en los Anexos financieros solicitados en los siguientes casos:

⮚ Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, éste difiera del valor resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.

⮚ Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.

⮚ Es importante anotar que si se presentan inconsistencias entre los valores presentados físicamente (papel) y los valores en medio digitales, prevalecerán los valores presentados en el medio digital PDF.

Desde el punto de vista económico como se explica más adelante y teniendo en cuenta que ETB ha asignado un puntaje máximo de mil (1000) puntos, distribuidos así:

Ponderación Técnica: 300 puntos

Ponderación Económica: 700 puntos

Puntaje Total: 1000 puntos

A la oferta que presente el menor porcentaje de comisión de éxito se le asignará el mayor puntaje económico, es decir 700 puntos.

El puntaje económico para las demás ofertas se asignará aplicando la siguiente fórmula:

Donde:

Ci = (Cmax * Pmin) Pi

Ci = Puntaje económico obtenido por la oferta i

Cmax = Máximo Puntaje económico otorgado: 700 puntos. Pi = Porcentaje de la oferta i.

Pmin = Oferta de menor porcentaje ofertado, dentro del rango de ofertas.

2.15. NEGOCIACIÓN

En caso de que ETB decida adelantar una etapa de negociación, la contraoferta presentada no podrá contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la postura anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.

En caso de que los oferentes decidan ofrecer descuentos estos deben realizarse a los precios unitarios

CAPITULO III TÉRMINOS TÉCNICOS

3. OBJETO

La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. ESP, en adelante ETB,

requiere contratar los servicios especializados de una agencia digital para la asesoría, planificación, compra, implementación y seguimiento de estrategias digitales, con el objetivo de apalancar y apoyar los planes comerciales y de comunicación de los diferentes segmentos de negocio de ETB, así como la divulgación de información que la empresa requiera a través de medios digitales. De conformidad con el presente documento y el manual de contratación de ETB, el cual debe ser consultado en la página web xxx.xxx.xxx

3.1. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE

Sin perjuicio de las demás actividades que se deriven del objeto del contrato, de los términos de referencia y de la oferta, el alcance comprende, en general, toda actividad de comunicación digital que contribuya a la venta, divulgación y posicionamiento de los productos y servicios actuales y futuros prestados por ETB y se detalla a continuación:

3.1.1. Asesoría y estrategia digital: Corresponde a la prestación de servicios especializados en comunicación digital, estructuración, diseño y desarrollo, de campañas, contenidos, pauta y otras formas de comunicación digital para apoyar los planes comerciales y de promoción de los diferentes segmentos de negocio de ETB, de acuerdo con los términos y condiciones que se anexan en este documento.

3.1.2. Planificación, compra e implementación de pauta en medios digitales: Comprende la planificación, compra de espacios e implementación de piezas, acciones y actividades que sean necesarias para la ejecución de estrategias digitales y campañas en: medios, vehículos o plataformas digitales disponibles y que requieran administración propia o de terceros.

3.1.3. Seguimiento de las estrategias digitales: Gestión, control y optimización de las campañas y estrategias en todas las plataformas de pauta paga en medios directos y externos, así como las ejecutadas por aliados de ETB.

3.1.4. Para el desarrollo de los servicios y actividades derivados de este contrato, EL CONTRATISTA deberá cumplir con los servicios, características y principios que se describen en los presentes términos y serán remunerados por ETB bajo dos modalidades según su naturaleza, gastos rembolsables y comisión de agencia.

3.1.5. De acuerdo con los requerimientos de la operación cada vicepresidencia facultada en el contrato a suscribir podrá ejecutar sus necesidades operativas según sus competencias y la distribución del precio del contrato para cada una de ellas; pudiendo adicionar el valor de este para sus operaciones en forma independiente.

3.2. CONDICIONES DE PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS

Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo y sus anexos técnicos, se efectúa la siguiente clasificación:

a) Requerimiento mínimo obligatorio: son aquellos requerimientos expresados en términos tales como “ETB REQUIERE” o “EL OFERENTE DEBE”, indicando que son de cumplimiento obligatorio. Las ofertas que no cumplan con este tipo de requerimientos en su totalidad serán descalificadas del proceso.

b) Condiciones Deseables: son aquellas condiciones expresadas en términos tales como “ES DESEABLE”, “ETB ESPERA”, “ETB DESEA”, indicando que son de cumplimiento deseable. ETB usa estas características para determinar cuál oferta añade valor al proyecto y su incumplimiento no conlleva el descarte de la oferta.

3.2.1. EL OFERENTE debe considerar que las respuestas que suministre en este capítulo deben corresponder con la implementación que realmente tienen los servicios ofertados, constituyéndose en parte integral de su oferta y por lo tanto del eventual contrato que llegare a celebrarse y no con las facilidades potenciales de los mismos.

3.2.2. EL OFERENTE debe mencionar explícitamente cuándo una funcionalidad o característica descrita no viene implementada o no será entregada como parte de los servicios, de lo contrario, se asumirá que la misma forma parte de la oferta y así será exigida.

3.2.3. EL OFERENTE debe responder punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas contenidas en este capítulo y sus anexos especificar y describir la forma en que cumplirá con cada los requerimientos. En los casos en los que EL OFERENTE lo considere conveniente, o ETB lo exija, EL OFERENTE debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo dará el cumplimiento al mismo. De no cumplirse lo anterior, ETB podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de ofertas, sin que con ocasión de las respuestas pueda mejorar la oferta. Adicionalmente en la oferta debe especificar, de acuerdo con su modelo operativo, los valores agregados o elementos adicionales (sin costo) que ofrecen a ETB.

3.2.4. EL OFERENTE deberá presentar con su oferta diligenciado el Anexo técnico No.1- Cumplimiento de requerimientos técnicos, adjunto a los presentes términos de referencia.

3.2.5. Si la respuesta es referida a un catálogo o descriptivo técnico, éste debe ser entregado junto con la oferta indicando el sitio de este en el que se localiza la correspondiente descripción, para su verificación.

3.2.6. En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en cualquier numeral o en otro aparte de la oferta, ETB formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de ofertas.

3.2.7. Si la respuesta al requerimiento es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse expresado “CUMPLE”, de la respuesta recibida se deduce que el requerimiento no se satisface total o parcialmente, o su cumplimiento se sujeta a condición, la oferta será descartada si se trata de un “Requerimiento Mínimo obligatorio”.

3.2.8. Los documentos exigidos en el presente capítulo y sus anexos que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.

3.2.9. La respuesta a las especificaciones técnicas debe mantener la numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos que la conforman y debe ser presentada en medio digital con la oferta. Además, EL OFERENTE debe presentar con la oferta toda la información técnica pertinente en medio digital debidamente rotulada.

3.2.10. Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma español, a excepción de los que contengan información técnica, los cuales pueden ser presentados en inglés. Si se presenta información técnica en idioma inglés y español conjuntamente, en caso de discrepancia prevalecerá la información suministrada en español.

3.2.11. Durante el estudio de ofertas, ETB se reserva el derecho de solicitar a los OFERENTES una presentación, en la cual se aclaren los aspectos técnicos específicos de la propuesta, sin que sea posible realizar modificaciones a la oferta presentada. La fecha y hora de la presentación serán comunicadas oportunamente por ETB.

3.3. EXPERIENCIA

3.3.1. EL OFERENTE DEBE certificar que cuenta con unidades de negocio especializadas en publicidad digital, desarrollo de redes digitales y planeación de medios digitales.

3.3.2. EL OFERENTE DEBE demostrar experiencia e idoneidad en contratos con objeto similar al de estos términos de referencia en asesoría y estrategia digital, compra y seguimiento de campañas digitales, con mínimo 3 y máximo 5 certificaciones de

experiencia y/o copia de contratos que sumados den un valor mayor o igual a

$25.000.000.000 antes de IVA.

3.3.3. Se considerará válida únicamente la experiencia de contratos suscritos a partir de enero 1 de 2017. Las certificaciones y/o contratos presentados en moneda extranjera se convertirán a la tasa de cambio del día de la fecha de firma del contrato.

3.3.4. Para que las certificaciones de experiencia sean tenidas en cuenta, deben contener como mínimo:

• Nombre o razón social del contratante.

• Nombre o razón social del contratista.

• Fecha de iniciación del contrato (día/mes/año).

• Fecha de terminación del contrato (día/mes/año).

• Objeto del contrato. (Debe ser similar al objeto del presente proceso, donde la totalidad de certificaciones presentadas deben soportar la experiencia en la prestación del servicio objeto de estos términos de referencia).

• Valor del contrato y su monto de ejecución total.

• Rubros y/o actividades que se facturaron a través del contrato, como por ejemplo fee, compra de medios, desarrollos digitales, entre otros (no es necesario indicar cuanto se facturó por cada una de esas actividades, solo listarlas).

3.3.5. En el evento en que la entidad o empresa contratante se abstenga de emitir certificaciones con la totalidad de la información requerida para acreditar el cumplimiento de los requisitos antes relacionados, EL OFERENTE podrá complementar las certificaciones, aportando documentos que den cuenta de la ejecución del contrato tales como: copia de los contratos, ordenes de inicio, actas de liquidación, actas de entrega, órdenes de compra, entre otros.

3.3.6. En caso de consorcios o uniones temporales, las certificaciones de experiencia requeridas deben ser aportadas de forma proporcional a su participación en esta.

3.3.7. Para certificaciones de contratos en ejecución se tomará en cuenta los valores y/o montos ejecutados hasta el 31 de julio de 2021.

3.3.8. En las certificaciones de experiencia que indiquen compra de pauta, solo se tendrá en cuenta lo correspondiente a pauta digital, por lo tanto, debe estar debidamente discriminada

3.4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

3.4.1. ASESORÍA Y ESTRATEGIA DIGITAL:

3.4.1.1. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA oriente y garantice que las estrategias planteadas estén orientadas a la consecución de resultados de captación de clientes, rentabilización, potencialización y fidelización de clientes o cualquier otro KPI establecido por ETB.

3.4.1.2. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA diseñe y estructure las estrategias digitales de marca/producto (Branding/Performance), para todos los segmentos a través de metodologías propias del OFERENTE, de acuerdo con los objetivos planteados por ETB.

3.4.1.3. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA esté en permanente conocimiento de las acciones y/o actividades de los distintos competidores de la categoría de telecomunicaciones y utilizar esta información como insumo para ejecutar las acciones y actividades objeto del contrato.

3.4.1.4. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA se integre con la plataforma de llamada predictiva de los operadores de call center que utilice ETB, a través de cualquier medio en línea que les permita entregar y dejar un repositorio en tiempo real de los leads de cada campaña. EL OFERENTE deberá presentar con su oferta como cumplirá este requerimiento.

3.4.1.5. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA haga propuestas y adaptación de materiales digitales de acuerdo con las necesidades de comunicación de ETB, cada vez que ETB requiera.

3.4.1.6. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA gestione la definición de públicos objetivos y audiencias de cara al cumplimiento de los KPI’s, haciendo uso de la información generada por el tráfico digital de los portales de ETB, la app MI ETB, DMP’s y demás herramientas del ecosistema digital propio de ETB.

3.4.1.7. EL CONTRATISTA DEBE desarrollar la estrategia digital que impulse y mejore la presencia de la marca ETB dentro de los motores de búsqueda.

3.4.1.8. EL CONTRATISTA DEBE garantizar el uso soluciones de seguridad que certifiquen el desempeño de las campañas y eviten el fraude publicitario digital (Ads Fraud), tales como Integral Ad Science (IAS), Apps Flyer, AdPush, MOAT, y/o cualquiera de las que se encuentren disponible en el mercado. EL OFERENTE deberá indicar con su oferta como cumplirá este requerimiento.

3.4.2. PLANIFICACIÓN, COMPRA E IMPLEMENTACIÓN DE PAUTA EN MEDIOS DIGITALES:

3.4.2.1. EL CONTRATISTA DEBE diseñar los planes digitales según el presupuesto establecido por ETB y realizar la selección de los medios (directos y externos) y formatos de pauta (estáticos, videos, animados, entre otros) más idóneos con base en los resultados de las campañas del mes inmediatamente anterior y el histórico de las mismas.

3.4.2.2. EL CONTRATISTA DEBE planificar las campañas tomando en cuenta los diversos canales y/o plataformas digitales disponibles como email, sitios web, móviles, redes sociales, buscadores, plataformas de publicidad programática, e incluir plataformas como WhatsApp, Facebook Messenger o Google y otras existentes que no se listan en este documento o que se desarrollen a futuro.

3.4.2.3. EL CONTRATISTA DEBE comprar y ordenar los espacios de pauta en los distintos medios y plataformas digitales disponibles en el mercado, a fin de garantizar la difusión de campañas y/o acciones comunicacionales que ETB requiera.

3.4.2.4. EL CONTRATISTA DEBE evaluar y proponer mensualmente nuevos medios digitales que afinen la efectividad de las campañas.

3.4.2.5. EL CONTRATISTA DEBE crear los anuncios y extensiones de textos a usar en las campañas de los motores de búsqueda, atado a las palabras claves idóneas para la estrategia aprobada.

3.4.2.6. EL CONTRATISTA DEBE hacer la implementación de cada campaña luego de tener aprobado el plan de medios por el supervisor del contrato, con base en el material creativo entregado y las segmentaciones definidas con el equipo de ETB.

3.4.2.7. EL CONTRATISTA DEBE poner en práctica e implementar estrategias de: georreferenciación, tests A/B, lookalikes, remarketing y audiencias específicas, que permitan llegar de forma efectiva a públicos objetivo de cada campaña.

3.4.2.8. EL CONTRATISTA DEBE diseñar, desarrollar e implementar estrategias de marketing de contenidos tales como podcast, parrillas de contenido para RRSS, webinars que incluyan el plan, la parrilla, listado de influenciadores, bloggers, editores y otros componentes que sean necesarios para la ejecución de esta.

3.4.2.9. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA pueda ejecutar actividades como transmisiones online, encuestas en tiempo real, gamificación, entre otras.

3.4.2.10. EL CONTRATISTA DEBE gestionar y administrar las cuentas de pauta directa que tengan la posibilidad de business manager propio como Google Ads, Facebook Business, Twitter Ads, entre otras y las que vayan surgiendo durante la ejecución de este contrato, garantizar que las ordenaciones y negociaciones sean directas con estos medios evitando la doble intermediación.

3.4.2.11. EL CONTRATISTA DEBE tener en cuenta a la hora de implementar las campañas factores como: la navegabilidad, interactividad, usabilidad, experiencia de usuario, arquitectura de la información (almacenamiento y administración de bases de datos), contenido multimedia (audio, video, imagen, texto, etc) y otros que afecten el desempeño de la pauta.

3.4.2.12. EL CONTRATISTA DEBE entregar durante los tres primeros días de activación xx xxxxxxx un informe con los testigos de implementación.

3.4.2.13. EL CONTRATISTA DEBE realizar recomendaciones (UX, arquitectura y/o contenidos) para tener landings o páginas de destino que generen mejores conversiones.

3.4.2.14. ETB REQUIERE que el CONTRATISTA cuente con disponibilidad para realizar una reunión de tráfico semanal, para analizar de manera conjunta con ETB los resultados de las campañas y contemplar opciones de mejora en cada una de ellas.

3.4.2.15. ETB entregará al CONTRATISTA un manual de marca y guía de ejecución publicitaria con los cuales podrá enterarse de los lineamientos que debe seguir para utilizar la marca de la compañía en las diferentes campañas y anuncios que se generen según la estrategia acordada. Este manual de marca maneja absoluta confidencialidad para ETB, para lo cual le serán aplicables las condiciones de la cláusula de confidencialidad del capítulo jurídico del presente proceso y del posterior contrato.

3.4.2.16. EL CONTRATISTA DEBE proveer los pixeles necesarios para la implementación de campañas con objetivos específicos (CPA, CPL, CPC, CPM, entre otros), asegurando que estos hayan quedado correctamente implementados o en caso tal solicitando los ajustes necesarios ya sea en el código fuente de la página web o en el Tag Manager.

3.4.2.17. EL CONTRATISTA DEBE orientar y dictar las reglas para realizar las implementaciones que permitan la medición de la pauta digital en plataformas como Google Analytics y Tag Manager, asegurando que las mediciones de las plataformas de pauta pagan, no tengan diferencias con los reportes o informes generados por ETB.

3.4.2.18. EL CONTRATISTA DEBE administrar y ejecutar el presupuesto digital por segmento siguiendo el lineamiento entregado por ETB.

3.4.2.19. EL CONTRATISTA DEBE utilizar herramientas tecnológicas para la compra, administración y almacenamiento de audiencias digitales (audience manager) que apoyen la ejecución de la estrategia aprobada por ETB.

3.4.2.20. ETB REQUIERE del CONTRATISTA control y seguimiento de la operación de la pauta de agentes digitales autorizados de marca, con el fin de garantizar un uso adecuado de la misma y mantener un costo controlado en las plataformas digitales.

3.5. SEGUIMIENTO DE LAS CAMPAÑAS DIGITALES

3.5.1. EL CONTRATISTA DEBE implementar un modelo de seguimiento y evaluación de impacto para cada una de las campañas digitales, durante y posterior, así como la consolidación de resultados en el marco del análisis cuantitativo y cualitativo de los canales digitales o redes sociales enfocadas en las necesidades de ETB. Debe ser presentado e implementado durante el primer mes de ejecución del contrato.

3.5.2. EL CONTRATISTA DEBE presentar a diario y semanalmente un reporte completo de las métricas del rendimiento de las campañas activas con los indicadores y objetivos establecidos por estrategia, segmento y campaña, en alguna plataforma en línea con acceso para el equipo de ETB.

3.5.3. EL CONTRATISTA DEBE generar todos los reportes detallados que ETB solicite.

3.5.4. EL CONTRATISTA DEBE presentar mensualmente un estudio de perfiles de consumo digital en personas y empresas, así como un informe de competencia, con las piezas, medios utilizados, análisis, comparación, conclusiones y recomendaciones. Durante los primeros 15 días calendario del siguiente mes.

3.5.5. EL CONTRATISTA DEBE garantizar que las cuentas utilizadas para montar las pautas tengan acceso de administración por parte de ETB y mantener el historial de las pautas creadas. Estas cuentas son propiedad de ETB y deben ser entregadas en el momento de finalizar el contrato.

3.5.6. EL CONTRATISTA DEBE asegurar un costo máximo mensual por CPM, CPC, CPE, CPL, CPA, entre otros costos por objetivo, de mutuo acuerdo con el personal designado de ETB.

3.5.7. EL CONTRATISTA DEBE estimar el alcance de la estrategia de performance (cantidad/efectividad) y entregar los leads generados en las diferentes campañas y propender por que la efectividad de estos sea consecuente con lo aprobado en el plan de medios convenido con ETB para cada campaña.

3.5.8. EL CONTRATISTA DEBE realizar labor diaria de monitoreo y optimización de campañas tomando en cuenta costos xxx xxxxxxx, las efectividades y las tipificaciones reportadas por el equipo de ventas con el fin de mejorar los resultados del mes.

3.5.9. EL CONTRATISTA DEBE gestionar una base de datos e información en línea, con control de accesos, que permita a ETB acceder a los historiales de inversión, detalle de ejecución y costos de la pauta ejecutada por segmentos y campañas.

3.6. ACTIVIDADES POR DEMANDA Y/O SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

3.6.1. ETB podrá solicitar durante la ejecución del contrato de manera excepcional, servicios adicionales y propuestas puntuales, así como el desarrollo de proyectos especiales de acuerdo con las necesidades del negocio, de su estrategia comercial y de promoción en materia digital y que se ofrezcan en el mercado, cuyo precio no esté pactado previamente. Para este proceso el supervisor designado por parte de ETB solicitará al contratista la cotización del respectivo proyecto y para ello deberá presentar al menos 3 cotizaciones que serán evaluadas de acuerdo con su oportunidad y costo para ETB, sin embargo, si las propuestas por desarrollos o formatos son exclusivas de un tipo de medio o vehículo estos no requerirán validación de más precios en el mercado, al considerarse como servicios de exclusividad de dicho medio o proveedor.

3.6.2. EL OFERENTE debe presentar con su oferta el procedimiento de selección y evaluación interno de sus proveedores, con el cual garantizará la selección de proveedor para presentar las cotizaciones referentes a las actividades por demanda y/o servicios complementarios requeridos. ETB podrá solicitar cuando requiera servicios complementarios el soporte de selección de los proveedores que se presentaron.

3.6.3. El supervisor del contrato por parte de ETB someterá a aprobación del facultado la contratación de las actividades por demanda y proyectos especiales que puedan surgir y que no estén detallados en estos términos de referencia y deberá garantizar que estén enmarcados en el objeto y alcance del contrato. La aprobación deberá constar por escrito en el contrato mediante la suscripción de acta por parte de los representantes legales de cada parte.

3.7. MODELO DE OPERACIÓN DEL SERVICIO

3.7.1. EL CONTRATISTA DEBE contar con una infraestructura administrativa, financiera, técnica y ejecutiva, que garantice el buen desempeño y eficiencia del manejo de la cuenta.

3.7.2. Para asegurar la calidad de la prestación del servicio y sin perjuicio de la autonomía y de la responsabilidad que recae en EL CONTRATISTA, el personal con el cual ejecutará el objeto del contrato debe cumplir las condiciones mínimas académicas y de experiencia que garanticen su idoneidad, que se sugieren a continuación:

Rol	Perfil Estimado	Cantidad
Director/Estratega de Cuenta	Profesional en Publicidad, mercadeo, marketing digital, comunicador social, administrador o afines con experiencia mínima de 4 años en agencias de marketing/publicidad digital como director(a) de cuenta preferiblemente en cuentas de telecomunicaciones o afines, en los que haya tenido a cargo la estrategia digital y/o manejo de técnicas SEM en distintas plataformas, debe tener habilidades de analítica digital y objetivos de obtención de leads.	1
Planner Digital Manager	Profesional en Publicidad, mercadeo marketing, comunicación social, ciencias económicas, ingeniería o a fines con experiencia mínima de 4 años en planificación e implementación de campañas digitales con conocimiento en SEO y SEM para aplicar a campañas digitales, que cuente con las certificaciones Google Ads (Youtube, seach, Display) y plataformas de Social Ads experto, (mínimo dos de las anteriores), manejo de herramientas para la planificación como Analytics, Comscore, DoubleClick, entre otras.	1
Performance Manager	Profesional con experiencia mínima de 3 años en el cargo en agencia digital o de medios. Con certificación en Google ADS y experiencia en gestión de implementación de formatos de pauta digital de performance, con conocimiento solidos de los algoritmos digitales para la construcción y optimización de campañas (rendimiento de piezas pautadas y semántica) e implementación de píxeles.	1
Social Media Manager	Profesional con experiencia mínima de 3 años en el cargo en agencia digital o de medios. Con certificación en Blueprint Facebook (Modulo ADS) y experiencia en gestión de implementación de formatos de pauta digital, con conocimiento solidos de los algoritmos digitales para la construcción y optimización de campañas (rendimiento de piezas pautadas y semántica) e implementación de píxeles.	1

Content Marketing	Profesional en Publicidad, marketing o Comunicación Social con 3 años de experiencia en marketing de contenidos, periodismo digital, story telling, redacción para RRSS y creación de parrillas.	1
Data Analytics	Profesional en ingeniería Industrial, mercadeo, administración o afines, con 2 años de experiencia en la construcción de informes de performance en medios digitales, automatización de dashboards en Data Studio y extracción de data de CRM identificación de insights cualitativos/cuantitativos y conocimiento del funcionamiento de los medios pagos y orgánicos digitales para extraer datos y reportar resultados.	1
Creativo Digital	Técnico, tecnólogo o profesional en diseño gráfico con 2 años de experiencia en la adaptación y modelación de activos digitales.	1

3.7.3. Al estar ETB contratando con condiciones de nivel de servicio determinadas, el CONTRATISTA deberá asegurar en todo momento la prestación del servicio en las condiciones pactadas

3.8. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO.

Se define a continuación el nivel de cumplimiento exigido por ETB en términos de resultados en la implementación digital:

3.8.1. CUMPLIMIENTO DE METAS

3.8.1.1. La última semana de cada mes de operación se establecerá de mutuo acuerdo entre EL CONTRATISTA y personal designado de ETB una meta de leads mínima a cumplir por segmentos y campaña de performance.

3.8.1.2. Si durante la ejecución del mes se solicita por parte de ETB una adición o ajuste de presupuesto sobre la estrategia digital inicial aprobada, está se tomará como una estrategia digital adicional que estará atada a las efectividades y costos en medios en el momento en que se apruebe, también se evaluará el impacto en la estrategia digital inicial aprobada y cada estrategia será medida por separado.

3.8.1.3. ETB remunerará el monto correspondiente a la comisión de agencia de acuerdo con el porcentaje de cumplimiento de la meta de leads establecida y aprobada, para ello se tendrá en cuenta la siguiente tabla y formulas:

Porcentaje cumplimiento de Leads	Valor mensual
Mayor 95%	Valor de comisión

85% al 95%	Valor de comisión Mes * 90%
75% al 84%	Valor de comisión Mes * 85%
Menor 75%	Valor de comisión Mes * 80%

% de leads = Leads calificados entregados x 100 / leads mínimos acordados

3.8.1.4. El primer bimestre de ejecución del contrato se tomará como periodo de adaptación a la marca y no tendrá aplicación del acuerdo con el nivel de servicio del cumplimiento de metas descrito.

3.8.1.5. ETB entregará el material correspondiente según la estrategia de la campaña antes de su inicio, cubriendo al menos con una pieza cada formato, la implementación por parte del CONTRATISTA debe ser dentro del siguiente día calendario a la recepción del material.

3.8.1.6. ETB de mutuo acuerdo con el CONTRATISTA podrá establecer acuerdos de nivel de servicio, informes, tiempos de desarrollo u otras actividades que aporten al mejoramiento de las campañas, los cuales serán documentados mediante actas firmadas por las partes.

3.9. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA

3.9.1. ETB evaluará cada una de las ofertas con base en los diferentes parámetros técnicos establecidos en el presente documento y calificará si CUMPLE o NO CUMPLE técnicamente, respecto de los requerimientos obligatorios y calificará los requerimientos deseables de acuerdo con lo definido en el presente documento específicamente en el puntaje técnico.

3.9.2. EL OFERENTE DEBE Incluir en las credenciales el portafolio de clientes actuales (con contratos vigentes al momento de la presentación de la oferta).

3.9.3. En caso de que corresponda a su experiencia EL OFERENTE DEBE informar si dentro de su experiencia operativa de los últimos 5 años contados a la fecha de la presentación de la propuesta ha manejado cuentas con clientes de la categoría de telecomunicaciones en Colombia.

3.9.4. ETB requiere que el CONTRATISTA garantice la exclusividad en la prestación de servicios en la categoría de telecomunicaciones. Para efectos de presente numeral se define como categoría de telecomunicaciones a empresas u organizaciones que sean proveedores de servicios de Internet, televisión por suscripción, larga distancia, telefonía IP, móviles, telefonía fija, transmisión de datos, tarjetas de llamadas, trunking, entre otros y se exceptúa de esta restricción las empresas en las que ETB tenga o llegará a tener participación accionaria como, Colvatel, Contact Center Américas, entre otras.

3.9.5. EL OFERENTE deberá aportar certificación debidamente suscrita por su representante legal, en la cual manifieste que a la fecha de suscripción del contrato

ETB contará con exclusividad de categoría por parte de la Agencia que representa en caso de ser adjudicatario del contrato a suscribir.

3.9.6. EL OFERENTE deberá certificar que, en caso de adjudicación y celebración del contrato, se abstendrá de participar en procesos de selección y de celebrar contratos o acuerdos con empresas de telecomunicaciones cuyo objeto sea la prestación de servicios iguales y/o similares a los comprendidos en el objeto y alcance del presente proceso. Esta obligación permanecerá vigente durante el plazo de ejecución del contrato y hasta seis meses más con empresas de la categoría telecomunicaciones indicadas anteriormente. Para acreditar este requisito EL OFERENTE debe presentar una certificación debidamente suscrita por el representante legal en la cual manifieste el compromiso antes señalado. De igual forma, EL OFERENTE que resulte adjudicatario del presente proceso deberá aceptar la cláusula de exclusividad que se pactará dentro del contrato a suscribirse.

3.9.7. Así las cosas, se advierte a los OFERENTES que corresponde a éstos previo a la presentación de su oferta y de acuerdo con su independencia, libertad y autonomía, realizar un análisis juicioso y detallado respecto de la factibilidad de ofrecer la exclusividad de categoría solicitada por ETB en el contrato a suscribir.

3.9.8. En el caso de que el adjudicatario a la suscripción del contrato no de cumplimiento a la garantía otorgada respecto de la exclusividad de categoría, ello se entenderá como su abstención a celebrar el contrato y dará lugar a la ejecución de la garantía de seriedad de oferta.

3.9.9. EL OFERENTE DEBE cumplir con una experiencia mínima y certificarla teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 3.3.

3.10 PONDERACIÓN TÉCNICA DE LAS OFERTAS

La calificación técnica de las ofertas tendrá un peso de 30% y la económica un peso de 70% del total de la evaluación de oferta.

La ponderación técnica está compuesta por un puntaje técnico máximo de trecientos

(300) puntos asignados de la siguiente forma:

3.11. PRESENTACIÓN DE CASO DE ÉXITO DEL OFERENTE (300 PUNTOS).

3.11.1. EL OFERENTE presentará el objetivo de la campaña en términos de comunicación y resultados digitales esperados, la estrategia de la campaña, la ejecución de esta con su plan de medios digitales e inversión realizada, las métricas y resultados obtenidos por la misma.

3.11.2. Cada OFERENTE tendrá cuarenta (40) minutos para presentar su caso.

3.11.3. EL OFERENTE seleccionará una campaña implementada digitalmente de éxito, lanzadas al mercado en los dos (2) últimos años.

3.11.4. Con base en la presentación, el equipo de evaluación técnica asignará una calificación al contenido de la presentación y a los resultados obtenidos para el cliente y la marca, que irá entre cero (0) y trescientos (300), según los siguientes criterios:

3.11.5. Se debe adjuntar con la oferta un anexo donde se explique en detalle los puntos de las “variables” de la anterior tabla de evaluación, en especial el enfoque en la optimización del presupuesto y los resultados obtenidos en la campaña. Las certificaciones solicitadas deben venir firmadas por el representante legal o el supervisor del contrato de la empresa contratante (cliente), no se aceptan auto certificaciones.

3.11.6. La calificación de los miembros será promediada aritméticamente para cada propuesta.

3.11.7. ETB convocará una reunión de entendimiento con los OFERENTES que firmen el acuerdo de confidencialidad, la agenda y condiciones de esta serán informadas por ETB durante el proceso de invitación.