ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA
(Capítulo IV - Sub-sección V Artículo 3.4.2.5.1 Decreto 0734 de 2012 reglamentario del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública)
1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD ESTATAL
La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio del Interior y de justicia, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Tiene como misión, el fortalecimiento de la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos, contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a los mismos, y por lo que, inculca la noción de derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, respondiendo a los retos impuestos por los avances tecnológicos.
Las políticas del Gobierno Nacional relacionadas con el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, estableció entre sus objetivos que todas las entidades de la Administración Pública Nacional diseñen y adopten un nuevo modelo de Gestión Pública que permita mejorar la calidad y accesibilidad de los servicios que provee el Estado a los ciudadanos, tal como se establece en el Decreto 2623 de 2009 y de más normas que rigen la materia, razón por la cual, la Dirección Nacional de Derecho de Autor se ha comprometido formalmente ante la Alta Consejera para el Buen Gobierno y ha formado parte del equipo líder con el fin de incrementar el nivel del servicio en la Entidad.
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En la planilla del plan de acción elaborado por el Plan Nacional de Servicio al Ciudadano, se evidencia que existe la necesidad de optimizar los canales de atención con el ciudadano - cliente, y las acciones relacionadas para brindar un servicio amable, rápido, respetuoso, efectivo y confiable, lo que lo convierte en eficaz, eficiente y a tiempo para los canales de atención en telefonía fija, presencial y electrónica, siendo estas acciones de gran importancia en la parte misional de la DNDA, y específicamente en la Oficina de Registro, donde la atención y servicio al ciudadano es alta por sus mismas funciones, las cuales consisten en efectuar y expedir registros y certificados de derecho de autor de obras literarias, artísticas, fonogramas, actos, contratos, decisiones jurisdiccionales relacionadas con el derecho de autor, pactos y convenios suscritos entre las sociedades de gestión colectiva colombiana con asociaciones extranjeras de derecho, entre otras.
En consecuencia, ésta es una dependencia desde la cual es conveniente generar estrategias que permitan entregar cada día mejores servicios al ciudadano.
De otra parte, la DNDA en su plan de acción institucional 2011, encontró debilidades en el servicio al ciudadano, relacionadas con el acceso limitado a los diferentes servicios de índole misional, proponiendo acciones, así: a) A corto plazo incrementar el personal disponible para ofrecer los servicios con cobertura nacional, para lo cual solicitó los recursos necesarios para contratar una persona natural que apoye la gestión en este aspecto, y b) A mediano plazo incrementar el personal disponible para ofrecer los servicios con cobertura nacional, para lo cual apropió recursos solicitados en el anteproyecto del presupuesto 2012.
Las estadísticas del servicio prestado en la Entidad a través de la Oficina de Registro ha venido incrementando sustancialmente año a año desde el 2006 (se ha incrementado más del 200% a 2011) manteniendo la misma planta de personal. En este sentido, se ha evidenciado, en las cargas de trabajo que todos los servidores ocupan la totalidad del tiempo laboral para ejecutar sus funciones y no hay espacio de tiempo que permita incrementar el número de tareas.
Así las cosas y para que la DNDA continúe cumpliendo de manera eficiente con su misión y prestación de servicios a sus usuarios en concordancia con las funciones especificas que se encuentran bajo la responsabilidad de la oficina de Registro de la DNDA, es necesarios celebrar un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, dejando claro las condiciones de cumplimiento del contrato y el detalle de los resultados esperados.
Finalmente y para mejorar los canales de atención al ciudadano de manera telefónica fija, presencial y electrónica para que sea eficaz, eficiente y a tiempo, es necesario contratar una persona natural que apoye estas labores a través de la Oficina de Registro de la Entidad, dejando claras las condiciones de cumplimiento del contrato y el detalle de los resultados esperados, los cuales deben estar en concordancia con el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano que constituye una herramienta de Buen Gobierno y es uno de los objetivos fundamentales de la administración del presidente Xxxx Xxxxxx Xxxxxx y uno de los frentes de trabajo del Plan Nacional de Desarrollo, es así como el Servicio al Ciudadano se vuelve una prioridad a nivel estatal.
2. OBJETO A CONTRATAR
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Prestación de servicios para apoyar la gestión en la Oficina de Registro de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, en actividades relacionadas con la atención a los requerimientos de información del ciudadano, brindando un servicio amable, rápido, respetuoso, efectivo y confiable, fortaleciendo de esta manera los canales en telefonía fija, presencial y electrónica.
2.1 ALCANCE
En desarrollo del objeto, el contratista debe realizar las siguientes actividades:
1. Atender de manera personal y/o telefónica y/o electrónica al ciudadano según el caso, suministrando la información necesaria y los documentos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos.
2. Atender conforme a las directrices del Sistema de Servicio al Ciudadano, las tareas que le sean encomendadas a través de la Oficina de Registro, brindando un servicio confiable, amable, digno y eficiente al ciudadano.
3. Garantizar la efectividad de la información brindada a los ciudadanos acorde con sus inquietudes y solicitudes, permitiendo ejercer sus derechos dentro del Estado Social Colombiano.
4. Transcribir las respuestas a comunicaciones rutinarias, de acuerdo con las instrucciones que reciba del supervisor del contrato.
5. Operar equipos de oficina como computador, impresora, fotocopiadora, fax entre otros, recibir y efectuar llamadas telefónicas y tomar nota de ellas para comunicarlas al supervisor del contrato para proceder a brindar la información que competa a los ciudadanos.
6. Obtener copias, y atender las búsquedas en el archivo que le sean encomendadas para que las respuestas al ciudadano sean eficaces, eficientes y a tiempo.
7. Revisar, clasificar, controlar y mantener actualizados los documentos, datos y elementos relacionados con asuntos del área y tema de trabajo.
8. Mantener actualizado y controlar el archivo de la dependencia.
9. Tramitar para el archivo inactivo, los documentos de la dependencia de poca consulta.
10. Realizar mediciones y evaluación para verificar la buena gestión del servicio al ciudadano, con seguimiento y aval del Supervisor del Contrato quien le propondrá los ajustes pertinentes.
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11. Informar oportunamente al Supervisor del Contrato, aquellos casos de atención al ciudadano que por su naturaleza y/o dificultad no es posible atender a través del contratista, requiriendo el apoyo de un profesional especializado.
12. Utilizar adecuadamente las tablas de retención documental aprobadas para la dependencia.
13. Las demás labores asignadas por el Supervisor del Contrato de acuerdo con el objeto y alcance del contrato.
2.2. Entregables.
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El contratista deberá elaborar un informe que contenga la información consignada en el presente cuadro:
No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD | ENTREGABLES |
1 | Atención al ciudadano a través del canal telefónico fijo | Contratista | Informe de atención al ciudadano en el periodo informado, así: a) # Solicitudes recibidas en el periodo informado b) # Solicitudes atendidas satisfactoriamente c) # Solicitudes atendidas no satisfechas por el ciudadano, identificando la causa o motivo. d) # Solicitudes pendientes de responder, identificando la causa o motivo. | Informe escrito con las actividades 1, 2, 3 y 4 detalladas y resultados de la misma. |
2 | Atención al ciudadano a través del canal personal y/o presencial | Contratista | Informe de atención personal al ciudadano en el periodo informado, así: a) # Ciudadanos atendidos personalmente en el periodo informado b) # Ciudadanos atendidos personalmente y quedaron satisfechos con la atención c) # Ciudadanos atendidos personalmente y no quedaron satisfechos con la atención, identificando la causa o motivo. d) # Ciudadanos que accedieron a la Entidad personalmente y no fueron atendidos, identificando la causa o motivo. |
3 | Atención al ciudadano a través del canal electrónico | Contratista | Informe de atención electrónica al ciudadano en el periodo informado, así: a) # Ciudadanos atendidos electrónicamente en el periodo informado b) # Ciudadanos atendidos electrónicamente y quedaron satisfechos con la atención c) # Ciudadanos atendidos electrónicamente y no quedaron satisfechos con la atención, identificando la causa o motivo. d) # Ciudadanos que accedieron al medio electrónico y no fueron atendidos, identificando la causa o motivo. | |
4 | Elaborar un formato que le permita registrar la información de atención al ciudadano a través de los 3 canales de servicio (personal, telefónico y electrónico) sobre las consultas y atención al ciudadano | Contratista | Evaluación de los resultados, verificación, seguimiento y propuesta para dar respuesta a los casos pendientes de atender, si los hay. |
3. PERFIL REQUERIDO
El servicio debe contratarse con una persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestre la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.
Estudios:
• Bachiller.
Experiencia:
• Mínimo seis (6) meses relacionada con atención al público y/o recepcionista y/o actividades relaciones con atención al público ó similar.
4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
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De acuerdo a la naturaleza del servicio y a las actividades que demanda la entidad para apoyar a la Oficina de Registro de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, se requiere
suscribir un contrato de Xxxxx a la Gestión, previsto en el Artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012.
En relación con la prestación de servicios de apoyo a la gestión, es procedente contratar personas no profesionales para la realización de actividades de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales, de conformidad con el Decreto 0734 de 2012 en el artículo 3.4.2.5.1 en su segundo parágrafo y en desarrollo de lo previsto en la Ley 1150 de 2007. Al respecto, cabe precisar que los servicios de apoyo a la gestión corresponden a aquellas actividades de carácter manual o de simple ejecución, que con carácter ocasional y para atender fines específicos contrata la entidad con personas no profesionales, ni comerciantes en el caso de las actividades asistenciales, lo que implica que no puedan contratarse actividades recurrentes ni que impliquen intermediación laboral.
Adicionalmente para contratar el servicio profesional o de apoyo a la gestión, el mismo debe contratarse con la persona que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate , sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Respecto de los servicios de apoyo a la gestión, una interpretación es la siguiente:
Actividades operativas, Son de carácter ocasional, y deben contratarse para el desarrollo de actividades propias de la entidad por personal no profesional.
Actividades logísticas, son aquellas que emplean un conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de un servicio o evento específico.
Actividades asistenciales, el Departamento Nacional de Planeación lo delimitó a aquellas referidas a las actividades de apoyo y complementarias a las tareas propias de la entidad o a las labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución realizadas por personas no profesionales ni comerciantes.
De acuerdo con el objeto descrito en el numeral 2 del presente documento, se desarrollará un proceso de Contratación Directa de servicios no profesionales para apoyar la gestión en la Oficina de Registro de la DNDA, y es procedente esta modalidad de contratación porque se realizarán actividades operativas o asistenciales en desarrollo de lo previsto en la Ley 1150 de
2007 y Decreto 0734 de 2012.
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5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:
El numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, dispone que son Contratos de Prestación de Servicios Profesionales los que celebren las entidades para desarrollar actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la entidad; Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
Por su parte el Literal h) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, establece el contrato de prestación de servicios profesionales, es una de las causales de contratación directa.
Así mismo, el Decreto 734 de 2012 Artículo 3.4.2.5.1, dispone que, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”.
De igual modo, debe decirse que la Dirección Nacional de Derecho de Autor no cuenta con personal profesional disponible para adelantar las labores objeto del presente contrato, es decir, suficientes funcionarios vinculados, capacitados e idóneos o con la disponibilidad necesaria para apoyar la estrategia establecida en el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual constituye una herramienta de Buen Gobierno que requiere la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
En ese orden de ideas, es procedente dar aplicación a esta modalidad de selección.
6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Para el correcto desarrollo del objeto contractual, el contratista seleccionado debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
❖ Generales:
a. Garantizar la disponibilidad de tiempo y dedicación profesional necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como contratista
b. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
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c. Cumplir con el objeto del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento entre otros indispensable para el pago.
d. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
e. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
f. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el
desarrollo y ejecución del contrato.
g. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
h. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario
público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
i. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
j. Asumir a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
k. Durante la ejecución del contrato debe permanecer afiliado y a paz y salvo con los sistemas de salud y pensión, donde su ingreso base de cotización debe corresponder máximo al 40% del valor mensual del contrato (Ley 1122 de 2007, Art. 17 de la Ley 100/93 y demás normas vigentes sobre la materia).
l. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.
m. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
n. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 0734 de 2012 y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
❖ ESPECÍFICAS
• Atender de manera personal y/o telefónica y/o electrónica al ciudadano según el caso, suministrando la información necesaria y los documentos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos.
• Atender conforme a las directrices del Sistema de Servicio al Ciudadano, las tareas que le sean encomendadas a través de la Oficina de Registro, brindando un servicio confiable, amable, digno y eficiente al ciudadano.
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• Garantizar la efectividad de la información brindada a los ciudadanos acorde con sus inquietudes y solicitudes, permitiendo ejercer sus derechos dentro del Estado Social Colombiano.
• Transcribir las respuestas a comunicaciones rutinarias, de acuerdo con las instrucciones que reciba del supervisor del contrato.
• Operar equipos de oficina como computador, impresora, fotocopiadora, fax entre otros, recibir y efectuar llamadas telefónicas y tomar nota de ellas para comunicarlas al supervisor del contrato para proceder a brindar la información que competa a los ciudadanos.
• Obtener copias, y atender las búsquedas en el archivo que le sean encomendadas para que las respuestas al ciudadano sean eficaces, eficientes y a tiempo.
• Revisar, clasificar, controlar y mantener actualizados los documentos, datos y elementos relacionados con asuntos del área y tema de trabajo.
• Mantener actualizado y controlar el archivo de la dependencia.
• Tramitar para el archivo inactivo, los documentos de la dependencia de poca consulta.
• Realizar mediciones y evaluación para verificar la buena gestión del servicio al ciudadano, con seguimiento y aval del Supervisor del Contrato quien le propondrá los ajustes pertinentes.
• Informar oportunamente al Supervisor del Contrato, aquellos casos de atención al ciudadano que por su naturaleza y/o dificultad no es posible atender a través del contratista, requiriendo el apoyo de un profesional especializado.
• Utilizar adecuadamente las tablas de retención documental aprobadas para la dependencia.
• Las demás labores asignadas por el Supervisor del Contrato de acuerdo con el objeto y alcance del contrato.
7. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AU TOR
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, así, entregará toda la información que sea necesaria y facilitará el ambiente para la realización de gestión y las reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista, el supervisor del contrato y demás funcionarios que sea necesario para cumplir con el objeto contractual.
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8. VALOR ESTIMADO DEL SERVICIO Y FORMA DE PAGO
El valor estimado es de CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS ($4`800.000) que incluye impuestos, tributos, contribuciones aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley.
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al cumplimiento del mismo, se ha tomado como base y referencia el alcance del objeto contractual a desarrollarse, el plazo de ejecución, la experiencia y estudios con los que debe contar la persona natural que se requiere para cubrir la necesidad contractual.
Acorde con lo anterior, para adelantar dicho contrato de prestación de servicios, se requiere una persona natural similar a los que desempeñan el cargo de Secretario grado 4178-10 con un salario mensual de $854.932 en la DNDA, cuyos requisitos básicos son acreditar tres (3) años en educación básica secundaria y seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral.
Acorde con lo antes expuesto, y dada la similitud en cuanto a los requisitos y responsabilidades, la entidad considera que los honorarios a reconocer al contratista del servicio requerido son los siguientes:
• Honorarios por mes $ 800.000
• Tiempo estimado para adelantar la labor descrita en el
Numeral 2 del presente documento 6 meses
• Valor honorarios por tiempo requerido $ 4’800.000
• Presupuesto oficial estimado $ 4’800.000
9. FORMA DE PAGO.
La forma de pago del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión se realizará mensualmente, previa expedición del certificado a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega del informe del periodo a cancelar por parte del contratista, anexo de los entregables correspondientes y certificado xx xxx y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales si es del caso.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
10. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN.
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, por un plazo de seis (6) meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos necesarios para su ejecución, previo el perfeccionamiento del mismo, y en todo caso, sin exceder el 31 de diciembre de 2012.
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11. FORMA DE PAGO
La forma de pago del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión se realizará en seis mensualidades cada una por la suma de OCHOCIENTOS MIL PESOS ($800.000,oo), para un total de CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS ($4.800.000,oo) dentro de los primeros 8 días de cada mes, previa expedición del certificado a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega del informe del periodo a cancelar por parte del contratista, y certificado xx xxx y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales si es del caso.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
12. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, por un plazo de seis meses (6), contados a partir del cumplimiento de los requisitos necesarios para su ejecución, previo el perfeccionamiento del mismo, y en todo caso, sin exceder el 31 de diciembre de 2012.
13. SOPORTES PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.
Para el estudio e iniciación del proceso contractual, la Entidad ha analizado los riesgos previsibles que afectan directamente la contratación de los servicios personales, el cual se ha elaborado evaluando cada riesgo acorde con el tipo de servicio que se pretende contratar, las modalidades de contratación y nuestra estructura organizacional.
Por tanto, de conformidad con lo establecido en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012, “se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales”.
14. RIESGOS
14.1 Riesgos Asegurables
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Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que debe asumir el contratista y que son asegurables son los siguientes:
Que el futuro contratista no pueda dar cumplimiento a la ejecución del contrato, o que el servicio prestado no corresponda o no se haga conforme a las especificaciones técnicas plasmadas en el contrato. Para controlar estos riesgos, es conveniente estipular en el cuerpo del contrato, que el contratista se obligue a cumplir con lo ofertado.
Por lo anterior y acorde con la naturaleza del objeto del contrato y el valor del mismo las garantías no serán obligatorias, pues la Entidad no las estima necesarias.
Lo anterior de conformidad con el Título V Capítulo I Artículo 5.1.8, el cual establece “que la entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo”.
14.2 Riesgos no asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que deba asumir el contratista y que no son asegurables son los siguientes:
• Que durante la ejecución del contrato, el contratista afronte situaciones catalogadas como casos fortuitos o fuerza mayor, que le impidan el cumplimiento del contrato.
• Que durante la ejecución del contrato el contratista sea objeto de un accidente que le impidan el cumplimiento del contrato. Este se mitiga requiriéndole al contratista el pago de salud y pensión a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación del contrato.
14.3 Riesgos que asume la entidad
A partir de la fecha de suscripción del contrato la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asume única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación, además de aquellos que se deriven de lo pactado:
• Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del contrato y la legislación vigente.
• Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.
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Para aminorar este riesgo, en el presente estudio previo se definió que el perfil del supervisor del contrato debe ser un funcionario que tenga conocimientos en el área del derecho de autor y derechos conexos y sea un funcionario de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, razón
por la que el Director General designa como supervisor al Jefe de la Oficina de Registro de la entidad.
14.4 ANÁLISIS DE LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS
Conforme a lo dispuesto en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo
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2.1.2 del Decreto 734 de 2012, se establecen así:
CLASE | TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ASIGNACIÓN DEL RIESGO | ESTIMACIÓN DEL RIESGO | ||||
DESCRIPCIÓN | CONCEPTO | DNDA | CONT RATIS TA | EVAL UACI ON | VALOR ACION | PONDE RACIO N. CLASE | |
ECONÓMICOS | RIESGOS TRIBUTARIOS | Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes y cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta, será asumido por el contratista, cuando en el desarrollo del contrato se modifiquen las tarifas de los impuestos o eliminan los ya existentes. Siempre y cuando sean aplicables a este tipo de contratos. | X | BAJO | 5 | 12,5% | |
XXXX EN LOS PAGOS | Efectos económicos desfavorables derivados por la xxxx en el pago de honorarios mensuales por fallas atribuibles a la administración, exceptuándose a los retrasos generados por fallas en los sistemas que soportan la plataforma financiera de la Entidad. | X | MEDIO | 10 | 25% | ||
SERVICIO | FALLAS DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN | El contratista es responsable de la calidad e idoneidad de la prestación de sus servicios y del incumplimiento del objeto contractual y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los servicios prestados, una vez realizadas el seguimiento a las obligaciones, actividades y al cronograma no cumplen con lo pactado, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen | X | MEDIO | 10 | 25% | |
SOCIAL | RIESGO POLÍTICO | El riesgo político relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante. | X | BAJO | 5 | 12,5% | |
LABORA L | RIESGOS ACCIDENTALE S | La posibilidad que el contratista sufra un determinado daño durante la ejecución del trabajo y/o actividad contratada | X | MEDIO | 10 | 25% |
15. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO:
La supervisión y control de ejecución del contrato, será ejercida por el Jefe de la Oficina de Registro o quien haga sus veces.
16. CONTENIDO MÍNIMO DE LA OFERTA
La oferta que se realice por la persona natural que desee contratar, mínimo deberá contener:
• Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en el numeral 2 del presente estudio.
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• Plazo de ejecución, atendiendo a las labores inherentes al objeto del contrato y a la esencia del mismo, el plazo de ejecución requerido se cuenta a partir del cumplimiento
de los requisitos necesarios para ello, previo el perfeccionamiento del contrato; en todo caso sin exceder del 31 de diciembre de 2012.
• Cronograma de ejecución de actividades. Este cronograma deberá ser presentado conforme a las especificaciones señaladas en el numeral 2.1 y 2.2. del presente documento.
• Indicar el precio de la oferta, detallando si incluye impuestos.
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17. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES.
ITEM | DETALLE DEL DOCUMENTO | CUMPLE / NO CUMPLE |
1 | Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado (Anexo 2), de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables. | |
2 | Certificación sobre pagos de seguridad social y aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 797 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 y Articulo 23 de la Ley 1150/07). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato. (Anexo 9) | |
3 | Registro Único Tributario expedido por la DIAN. | |
4 | Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. | |
5 | Hoja de vida única persona natural. (Anexo No. 3) | |
6 | Declaración de procesos alimentarios (Ley 311 de 1996). (Anexo No. 4) | |
7 | Formato de bienes y rentas. (Anexo No. 5) | |
8 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía | |
9 10 | Fotocopia del certificado que acredite que es bachiller en una institución aprobada por el Ministerio de Educación Nacional. Afiliación a ARP (Anexo 6). Certificación donde manifiesta su intención de afiliarse voluntariamente al Sistema General de Riesgos Profesionales, conforme lo establece el artículo 3º del Decreto 2800 de 2003, a partir de la fecha de radicación del formulario de afiliación a la Administradora de Riesgos a la que se encuentra afiliada la DNDA y que se compromete durante el período de duración de la Orden Contractual a pagar directamente a la ARP y por anticipado, el valor correspondiente a la primera cuota de afiliación a la firma de la misma, y las siguientes, dentro de los cuatro primeros días hábiles de cada mes. Igualmente que se compromete a cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Profesionales establecidas en el Artículo 22 del Decreto 1295 de 1994 y en especial con las normas y reglamentos del programa de Salud Ocupacional de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. En caso contrario, debe manifestar por escrito que NO tiene intención de afiliarse al citado sistema. |
11 | Información SIIF. (Este documento no es requisito habilitante) (Anexo No. 7) El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección). | |
12 | Declaración juramentada de declaración en la fuente para trabajadores independientes. (Anexo 8) | |
13 | Experiencia del oferente: (Mínimo 6 meses) Anexar una certificación de experiencia donde conste que ha desarrollado labores mínimo seis (6) meses relacionadas con atención al público y/o recepcionista y/o actividades relaciones con atención al público ó similar. La certificación debe contener m ínimo la siguiente información: - Razón social o nombre de la empresa contratante. - Objeto del contrato - Tiempo de labores Debe estar suscrita por el supervisor del respectivo contrato o el representante legal del Contratante, o quien haga sus veces. | |
14 | Oferta Económica. La oferta debe contener como mínimo la siguiente información: - Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en el anexo técnico. Atendiendo las labores inherentes al objeto del contrato y dada la esencia del mismo, el plazo de ejecución se contará a partir del cumplimiento de los requisitos indispensables para ello, previo el perfeccionamiento del contrato, y en todo caso, sin exceder del 31 de diciembre de 2012. El costo del servicio debe señalarlo mensualmente incluyendo los impuestos que haya lugar acorde con el Estatuto Tributario Vigente. | |
15 | Cronograma de ejecución de actividades. Este cronograma deberá ser presentado conforme al anexo No. 1 que contiene las especificaciones técnicas. El cronograma presentado por el contratista, será verificado y ajustado si es el caso una vez se adjudique la oferta. Este documento hará parte integral del contrato a celebrar. |
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La propuesta se debe cotizar en pesos colombianos y en esta moneda se efectuarán los pagos correspondientes del contrato.
1. EVALUACIÓN.
Para adjudicar el contrato con la propuesta recibida, la entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el fac tor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACIÓN |
1. JURÍDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
2. TÉCNICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
3. ECONÓMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos Técnicos (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la Entidad consignadas en los estudios previos.
Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
Se adjudicará la oferta que cumpla con los requisitos habilitantes, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma de ($4’800.000,oo) acorde con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal xx xxxx 31 de 2012, expedido por la Subdirectora Administrativa.
18. ANÁLISIS CRITERIOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA.
Se realizará a través de un comité de contratos conformado por el Subdirector Administrativo, un Delegado del nominador, la Coordinadora del Grupo de Compras, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Jefe de la Oficina de Registro.
El presente documento se firma por el responsable en la ciudad de Bogotá D.C., a los treinta
(31) días del mes xx xxxx de 2012.
XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX
Jefe Oficina de Registro
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Anexo: Certificado de Disponibilidad Presupuestal Cargas de Trabajo de la Oficina de Registro