Contract

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS NECESARIOS PARA LAS ACTUACIONES QUE REALICE LA FUNDACIÓ BALEAR D’INNOVACIÓ I TECNOLOGÍA (FUNDACIÓ BIT)

EXPTE: CMBIT00114

Índice

1. Objeto del contrato

2. Características técnicas de las prestaciones. Servicios que deben prestarse:

2.1. Medios de transporte: avión, ferrocarril o barco

2.2. Hoteles

2.3. Visados

2.4. Seguros

2.5. Gestión de proveedores

3. Disponibilidad. Horario

4. Tarifas

5. Cobertura de riesgos y servicios

6. Condiciones a cumplir en las prestaciones

7. Solicitud de los servicios al adjudicatario por parte del IEB

8. Listados de tarifas

9. Forma de pago

10. Supervisión de la ejecución del contrato

11. Confidencialidad

1. Objeto del contrato

La Fundació Balear d’Innovació i Tecnologia (Fundació BIT) para poder llevar a cabo sus fines necesita disponer de las gestiones propias de las agencias de viajes y de otros servicios complementarios que se adapten a sus necesidades y que agilicen la organización de las diferentes actividades que realiza. Este Pliego de prescripciones técnicas tiene como finalidad establecer las prestaciones que forman parte del objeto del contrato de servicios para gestionar la cuenta de gastos de viajes y para organizar los desplazamientos, alojamientos y otros servicios complementarios solicitados por la Fundació BIT. El desplazamiento será de personal al servicio de la Fundació BIT o de personal previamente autorizado por la persona responsable de la Fundació

2. Características técnicas del servicio

Negociación de condiciones especiales con los diferentes proveedores de servicios (alojamiento, transportes aéreos, terrestres y marítimos, etc.), tanto en lo referente a condiciones económicas como a condiciones de preferencia.

Servicios que deben prestarse

2.1 Medios de transporte: avión, ferrocarril o barco

— Reservas y emisión de billetes tanto a España como al extranjero.

— Existencia de un «sistema de gestión de reservas y tarifas» que permita la aplicación de la tarifa más económica por la vía más directa posible, incluyendo reservas por Internet y metabuscadores si son más baratas por esta vía.

— Oferta de al menos dos alternativas conforme a la disponibilidad y las restricciones aplicables, y una de éstas tiene que ser la de una empresa proveedora de los servicios mencionados en Internet.

— Emisión y entrega de billetes.

— Gestión de billetes electrónicos.

— Eventualmente, si es necesario, vistas las características de las acciones de promoción o del lugar, la agencia adjudicataria debe hacer reservas de billetes xx xxxxx y/o tren, y también de alquiler de vehículos con y sin conductor, local, nacional e internacional.

2.2 Hoteles

— Reserva de hoteles para el personal indicado por la Fundació BIT.

— El régimen de alojamiento normalmente es de alojamiento y desayuno.

— Existencia de un «sistema de gestión de reservas y tarifas» que permita la aplicación de la tarifa más económica por la vía más directa posible, incluyendo reservas por Internet y metabuscadores si son más baratas por esta vía.

— La adjudicataria debe negociar condiciones especiales con los diferentes proveedores. Si el la Fundació BIT, directamente, obtuviera condiciones más ventajosas, la adjudicataria tiene que asumir el compromiso de gestionar y contratar los servicios y facturarlos la Fundació BIT sin que las condiciones mencionadas sufran ninguna variación.

2.3 Visados Gestión de los visados, si son necesarios, para los viajes del personal del la Fundació BIT o cualquier persona designada por éste.

2.4 Seguros Gestión y emisión de seguros de accidentes, invalidez y muerte para el personal de o indicado por la Fundació BIT que viaje, y también un seguro de pérdida de equipaje con las mayores coberturas posibles (las coberturas mínimas de los seguros mencionados se especifican en el apartado de cobertura de riesgos y servicios). Se entiende que los servicios especificados en el punto 4 serán asumidos de forma gratuita por la empresa adjudicataria, con cargo en una tarjeta corporativa contratada por la empresa mencionada con una entidad que ofrece este servicio sin ningún coste para los contratantes de servicios de viajes con la empresa adjudicataria. Esta circunstancia debe hacerse constar expresamente en la oferta (sobre 1, documentación general) presentada por cada una de las empresas licitadoras (según modelo Anexo IV pliego particular) . Sin la xxxxxxxx expresa por parte de la empresa de la gratuidad de la gestión y emisión de los seguros de accidentes, invalidez y muerte así como del seguro de pérdida de equipaje y seguro de asistencia en viaje, no se podrá valorar y baremar la oferta presentada.

2.5 Gestión proveedores Gestión, contacto, negociación y contratación de diversos proveedores en caso de acontecimientos, conferencias o congresos. Autocares para traslados, alquiler de vehículos y otros servicios de naturaleza análoga. La adjudicataria debe negociar condiciones especiales con los diferentes proveedores. Si la Fundació BIT , directamente, obtuviera condiciones más ventajosas, la adjudicataria tiene que asumir el compromiso de gestionar y contratar los servicios y facturarlos en la Fundació BIT sin que estas condiciones varíen, y el cargo máximo por servicio será de un 5%.

3. Horario Para la prestación del servicio, el horario normal de oficina para la gestión de la cuenta la Fundació BIT será como mínimo de 9 a 18.30 h.

4. Tarifas

La empresa se compromete a ofrecer las tarifas más ventajosas para la Fundació BIT en cada uno de los viajes hechos por cualquier medio de transporte, en función de las fechas, los horarios, las características del pasajero, así como otras circunstancias que se presenten en los viajes mencionados. Los viajes deben hacerse, si es posible y con carácter general, en vuelos, líneas o recorridos que tengan condición de regular, trayectos directos (sin escalas) y con billete electrónico. Si las tarifas ofrecidas por Internet son más económicas que las disponibles a través de sistemas de reservas tradicionales, la agencia adjudicataria debe ofrecer, ineludiblemente, esta posibilidad al técnico de la Fundació BIT que gestione esta reserva y debe emitir los títulos de viaje con esta tarifa ofrecida por Internet si el técnico en cuestión lo cree oportuno. Preferentemente, la agencia tratará directamente con los hoteles sin la intervención de ningún mediador o corresponsal. No se pueden repercutir, en ningún caso, gastos derivados de la intermediación en la reserva o pago de hoteles. La agencia se compromete a hacer los pagos de los hoteles por adelantado a fin de que el personal de la Fundació BIT pueda presentar el bono a la llegada como justificante del pago y sin necesidad de hacer ningún desembolso. La oferta de los licitadores a este concurso debe incluir los gastos eventuales de cancelación que tendría que asumir la Fundació BIT para los servicios solicitados, especificando los porcentajes dependiendo de los plazos en los que se hagan las posibles cancelaciones. La oferta mencionada debe incluir, asimismo, los gastos que se cargarían por emisión de títulos de viaje, desglosados por costes según sean billetes interinsulares, a la Península (nacionales), a Europa o al resto del mundo (internacionales).

5. Cobertura de riesgos y servicios

La empresa adjudicataria debe suscribir una póliza de responsabilidad civil de al menos 600.000 €, que se presentará cuando se firme el contrato. Éste es un trámite necesario e imprescindible para la firma efectiva del contrato mencionado. Los viajes contratados con la empresa adjudicataria tendrán la cobertura mínima siguiente (gratuita para La Fundació BIT según lo que expone el punto 2.4 del apartado de servicios que deben que prestarse) para el viajero:

a. Seguro de accidentes por una cuantía de 750.000 € por muerte o incapacidad permanente.

b. Asistencia 24 horas en viaje oficial, que incluye las coberturas siguientes:

b.1 Gastos médicos o quirúrgicos por enfermedad o accidente del viajero con una cobertura mínima de 25.000 € en el mundo, 15.000 € en Europa y 2.500 € en España.

b.2 Envío de un familiar por hospitalización superior a 5 días del viajero cubriendo los gastos de desplazamiento del familiar de forma ilimitada y los gastos de estancia del familiar desplazado (como máximo 75 € por día) hasta un límite máximo de 750

€.

b.3 Gastos de prolongación de estancia en hotel por prescripción médica (máximo 75 € por día) hasta un máximo de 750 €.

b.4 Traslado sanitario de enfermos o heridos desde cualquier parte del mundo.

b.5 Transporte de restos mortales, excluidos los gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria.

b.6 Transporte de restos mortales, excluidos los gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria.

b.7 Desplazamiento urgente del asegurado por muerte o enfermedad muy grave de un familiar. b.8 Cobertura por demoras del viaje (50 € cada 6 horas) hasta un límite máximo de 300 € y extensión del viaje obligada (75 € por día) hasta un límite de 300

€. b.9 Cobertura por pérdida, demora o daños de equipajes, con un límite de hasta

1.200 € en el mundo, 900 € en Europa y 600 € en España. b.10 Cobertura por demoras en la entrega de equipajes facturados, con un límite máximo en España de hasta 150 €, en Europa de 200 € y en el resto del mundo hasta 250 €. Debe aportarse preacuerdo con la empresa asegurada que cubra estos servicios.

6. Condiciones a cumplir en las prestaciones

El adjudicatario asume el compromiso de cumplir las condiciones u obligaciones siguientes en la prestación de los servicios requeridos por la Fundació BIT en el marco del presente contrato:

a. Prepagos, cuando sea necesario, para gestionar reservas a cargo de la Fundació BIT,

b. Entrega y recogida de documentación a través de servicio de mensajería, sin ningún coste para la Fundació BIT,

c. Servicio permanente de información y apoyo, incluso domingos y días festivos, y a facilitar para este servicio un número de teléfono dentro de las Islas Baleares.

d. Servicio personalizado. La cuenta de la Fundació BIT tiene que tener un responsable, con preparación y experiencia adecuadas. Además, como mínimo, el responsable y, si procede, el resto de personal encargado de la cuenta, tienen que estar supervisados por la Dirección de la oficina correspondiente.

e. La adjudicataria debe hacer un control exhaustivo de los gastos que generan los servicios solicitados y también debe garantizar la disponibilidad y rapidez de gestión del personal encargado de la cuenta de la Fundació BIT, la agilidad en la solución de incidencias, de cambios de billetes, de reembolsos, etc.

f. La empresa adjudicataria debe asegurar y demostrar, si procede, que es accesible telefónicamente mediante una línea especial para gestionar la cuenta de la Fundació BIT y debe garantizar la rapidez en las reservas, las comunicaciones de entrega y la recogida de documentación.

7. Solicitud de los servicios al adjudicatario por parte de la Fundació BIT:

Los servicios serán solicitados a la agencia de viajes por el responsable del contrato o por los responsables de las diferentes áreas de la Fundació BIT, que enviarán una plantilla de pedido por correo en la que se describirán las circunstancias que puedan afectar al pedido (origen, destino, horarios, número de viajeros etc.). En la solicitud debe constar expresamente el proyecto y, si procede, el número de expediente. Una vez la Fundació BIT ha solicitado el servicio, y previamente a la reserva correspondiente, la persona designada por la empresa adjudicataria como interlocutora con la Fundació BIT debe enviar al responsable del contrato antes de las 24 h siguientes a la petición un correo electrónico en el que se detallen: — Nombre del titular y DNI. — Medio de transporte. Tipo de avión. — Trayecto que se factura. — Referencia o localizador de la reserva. — Número de vuelo. Clase de billete. — Fecha del trayecto. Hora de salida y llegada. — Importe desglosado del billete, alojamiento o cualquier otro concepto contratado, con las diferentes partidas que forman el precio: descuentos, tasas, gastos de gestión, bonificaciones o descuentos ofrecidos en el procedimiento, etc. — Precios económicos de cada concepto, desglosados. Si en el momento de emitir el billete hay un precio más económico, el contratista debe enviar nuevamente un correo electrónico que actualice la información. En los bonos de hotel debe indicarse: — Nombre completo del titular y DNI. — Nombre del hotel y dirección. — Tipo de habitación y régimen.

— Fechas.

8. Listados de tarifas

Una vez formalizado el contrato, la agencia de viajes adjudicataria debe facilitar a la Fundació BIT una lista de tarifas oficiales, de las tarifas especiales y de las reducciones ofrecidas (conseguidas para los usuarios del presente contrato) clasificadas según los diferentes tipos de transportes y las principales destinaciones. El licitador tiene que incluir los porcentajes de descuento sobre cada producto en su oferta técnica para que se valoren. El licitador debe especificar en su oferta tanto los descuentos en la comisión por gestión y emisión de billetes de avión (nacional e internacional) como en la tarifa oficial de facturación según el detalle siguiente: — Bonificación en billetes de avión: nacionales e internacionales. — Bonificaciones en hoteles — Bonificación en servicios directos (visados, seguros, traslados, alquiler de vehículos) — Bonificación en gestión de proveedores En todos los casos los precios que se ofrezcan deben contener el IVA.

9. Forma de pago

Todos los servicios deben facturarse mensualmente a la Fundació BIT una vez efectivamente prestados y adjuntando la documentación justificativa detallada. La facturación relativa a los viajes y a otras actividades organizadas por la Fundació BIT debe ajustarse a las normas siguientes:

— Se facturará mensualmente.

— En la factura deben especificarse para cada uno de los servicios, de forma clara y detallada, el nombre completo del titular, el medio de transporte utilizado, el servicio que se factura, el número de billete, los descuentos, los impuestos y otros conceptos con trascendencia económica y la fecha del servicio.

— Los pagos deben hacerse mediante facturas por servicios realizados, que deben ser tramitadas y conformadas por el responsable de área que haya solicitado el servicio.

— Mensualmente, la agencia de viajes debe facilitar obligatoriamente a la Fundació BIT información estadística de todas las prestaciones efectuadas y debe distinguir las hechas para las diferentes áreas de la Fundació BIT y controlando el importe dispuesto del contrato.

10. Supervisión de la ejecución del contrato

La Dirección de la Fundació BIT, o la/s persona/s designada/as, es la encargada de determinar, en los casos que sea procedente, el conjunto de actuaciones que, de las descritas en este Pliego, debe llevar a cabo el adjudicatario según el objeto del contrato. En este sentido la Dirección de la Fundació BIT, o las personas designadas por la Dirección, puede llevar a cabo el conjunto de funciones que se detallan a continuación:

— Dar instrucciones oportunas con el fin de alcanzar los objetivos del contrato. De esta manera, debe velar para que se cumplan los términos contractuales y técnicos previstos en este Pliego.

— Proponer las modificaciones que sea conveniente introducir para el buen desarrollo de los servicios que conforman las prestaciones objeto del contrato.

— Convocar todas las reuniones que se consideren oportunas para el buen funcionamiento de los servicios y de su supervisión

. — Informar y proponer la prórroga de los plazos de ejecución del servicio — Conformar, si procede, las facturas o los certificados. Por su parte, el adjudicatario del contrato debe designar a un coordinador para llevar a cabo el objeto del contrato el cual, en calidad de interlocutor con el IEB, se puede dirigir al IEB para pedir asesoramiento y/o aclaraciones en relación con el contrato y comunicar cualquier incidencia que pueda surgir en cualquier momento desde el inicio de la prestación hasta la finalización del contrato.

11. Confidencialidad

La empresa adjudicataria debe guardar sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato. La información proporcionada por la Fundació BIT sobre los usuarios finales de los servicios a contratar debe ser utilizada única y exclusivamente por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, y la empresa debe garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de los datos mencionados. La agencia de viajes se compromete por escrito a respetar el secreto relacionado con la información a la que tenga acceso en razón de los servicios prestados en la Fundació BIT.

Palma, 8 de enero de 2014

Fdo. El Gerente

Fundació Balear d’Innovació i Tecnologia