INVITACIÓN PÚBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA
SOLICITUD DE OFERTAS PARA CONTRATO DE RENOVACIÓN DE CÁMARAS DE SEGURIDAD Y NVRs
CONTRATANTE: COOPERATIVA FINANCIERA DE ANTIOQUIA CFA
FECHA
17 DE SEPTIEMBRE DE 2024
CONTENIDO
1. ALCANCE Y OBJETO DE LA INVITACIÓN: 3
2. REQUERIMIENTOS TECNICOS 4
3. OBLIGACIONES DEL PROPONENTE 5
4. PERSONAL, SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES.
5. PLAZOS 6
6. DOCUMENTOS A PRESENTAR Y CONTENIDO DE LA OFERTA: 7
7. VIGENCIA DE LA OFERTA 7
8. ASPECTOS LEGALES 7
9. SOLICITUD DE ACLARACIONES O INFORMACIÓN ADICIONAL 8
1. ALCANCE Y OBJETO DE LA INVITACIÓN:
CFA está interesado en recibir su oferta para el servicio de “Contrato De Renovación De Cámaras De Seguridad Y NVRs por cuatro (4) años”, de acuerdo al siguiente objeto:
EL Contratante de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica y/o laboral alguna, utilizando sus propios medios, prestará durante la vigencia del presente contrato al Contratante aquellos servicios descritos a continuación, bajo los términos y condiciones del presente contrato:
OBJETIVOS GENERALES:
1. El Contratista se compromete a realizar el cambio de 187 cámaras de CCTV para las oficinas del Contratante y en calidad de arrendamiento, por 187 cámaras IP DE 4 Mega Pixeles.
2. Cambio de NVRs actuales por NVRs Hikvisión para tener cubrimiento a las 187 cámaras con su disco duro y en calidad de arrendamiento (50 Oficinas CFA).
3. El Contratista podrá apoyarlos al empalme con TIGO-UNE o quien El Contratante defina donde quedarán almacenados los respaldos de video.
4. Gestión para el mantenimiento preventivo, correctivo y soporte técnico para equipos de CCTV (Valor Mensual, Incluye Viáticos).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. Mantenimiento Preventivo Por Parte De El Contratista:
1.1. Identificación del material objeto del servicio:
El Contratante entrega a El Contratista el cuadro consolidado de las 50 Oficinas de la Cooperativa Financiera De Antioquia, para que con ese insumo El Contratista pueda realizar las actividades de renovación Cualquier actualización que deba realizar El Contratista debido a nuevas incorporaciones, deberá ser realizada, inventariada y comunicada al Contratante, quien expresamente autorizará al Contratista para realizar la compra de partes o repuestos que se requieran.
1.2. Detección de puntos críticos.
Las partes aprobaremos expresamente y por escrito en qué sitios quedarán instaladas las cámaras y los equipos requeridos para el desarrollo del objeto del presente contrato.
1.3. Acciones preventivas iniciales.
Del análisis de los puntos críticos del sistema, El Contratista recomendarán las mejoras que deban realizarse, para garantizar,
tanto el correcto funcionamiento de la instalación, como la ejecución del proyecto.
1.4. Actuaciones de carácter preventivo.
Cada seis (6) meses, El Contratista informará al Contratante las posibles mejoras al proceso para incrementar la seguridad y la fiabilidad del sistema para que sean consideradas y en su caso llevadas a término; estas actuaciones facilitarán también las soluciones a posibles problemas que puedan surgir en el futuro.
1.5. Programación Mantenimientos preventivos.
A partir de la fecha de firma del contrato se generará cronograma con las fechas para realizar los mantenimientos preventivos de la infraestructura. En caso de que no se realice, se entenderá que El Contratista deberá realizarlo anualmente.
2. Mantenimiento Correctivo.
2.1. Intervenciones Puntuales.
2.1.1. Aspectos generales: Se entiende por intervención toda acción realizada por el personal de El Contratista para llevar a cabo el objeto del presente contrato. Las intervenciones estarán regidas por la siguiente estructura:
1. Intervenciones eventuales en la sede administrativa, para la o las correcciones informadas al Contratista y aprobadas por el Contratante.
2. Intervenciones eventuales en las sucursales del Contratante, para la o las correcciones informadas al Contratista.
Interlocutores:
El Contratista asignará un Gerente de Proyecto con el fin de que actúe como interlocutor y/o vocero de este. Por su parte, el Contratante tendrá facultad de que cada uno de sus empleados, o personal a su cargo, realice solicitudes al Contratista, de la manera.
Canal:
El canal por el que se solicite la intervención será siempre vía ticket. Sin embargo, la solicitud de llevar a cabo tal requerimiento de manera urgente podrá hacerse por cualquier vía informática (llamada telefónica, correo electrónico, WhatsApp). Las partes convienen expresamente que la solicitud de intervención del personal del Contratista se limitará sólo al objeto del presente contrato.
Lapso de Solicitudes:
El Contratante deberá realizar sus solicitudes (ticket) de lunes a viernes, entre las 8:00am y las 5:00pm, en caso de recibirse después de este lapso,
se entenderá como recibido a las 8:00am del siguiente hábil siguiente. Lo anterior no implica subordinación laboral, ni cumplimiento de horario alguno por parte de El Contratista.
Tiempos de asistencia:
Una vez recibida la solicitud las partes expresamente definiremos un tiempo máximo de asistencia especificado para cada caso concreto en el anexo correspondiente (por Soporte Remoto máximo 60 minutos o en sitio si la solicitud se recibe en la mañana y se atenderá el mismo día; en caso que se reciba en la tarde, esto es, a partir de las 5 de la tarde, se atenderá al siguiente día) y con un tiempo entre 12 y 36 horas. Se entiende como tal el tiempo transcurrido entre la recepción de la notificación y la intervención correspondiente por parte del técnico de El Contratista asignado, bien sea telemática como en sitio, dependiendo la ubicación de la oficina en la cual ocurra dicho evento y dependiendo de los tiempos ó adversidades de desplazamiento.
Desplazamientos:
Las intervenciones podrán darse de dos maneras diferentes: En la sede del Contratante (si la intervención así lo requiere) o de manera telemática (mediante teléfono, RAS u otra herramienta tecnológica), sujeto a todo el tema que tenga que ver con desplazamientos al sitio u oficina en la cual ocurra el evento reportado. Aún con lo anterior, las partes manifiestan y entienden que esta obligación no genera subordinación alguna, ni cumplimiento de horario entre las partes.
METODOLOGÍA.
Solicitud de intervención: Cuando se solicite la intervención por cualquiera de los canales se recogerá la siguiente información:
• Nombre de la persona que detecta la situación día y hora en la cual se detecta la situación.
• Identificación del equipo o componentes donde se produce. Breve descripción la situación.
• Persona, día y hora en que se efectúa la solicitud.
• Medio o mecanismo a través del que se realiza la solicitud.
Respuesta: El Contratista analizará la petición y en un máximo de una (01) hora dará alcance a la solicitud, informando lo siguiente:
• Nombre de la persona que está previsto que realice la intervención.
• Día y hora en que está previsto intervenir.
• Día, hora y persona, que efectúa la respuesta.
Intervención: Cuando se realice la intervención se recogerá la siguiente información:
• Persona, día y hora en que realiza la intervención.
• Descripción de los componentes o equipos que forman parte de la intervención.
• Descripción de la situación detectada.
• Descripción de la solución aplicada.
• Tiempo requerido.
• Persona del Contratante que atiende la intervención.
• En caso de ser necesaria más de una intervención se informará del plazo de solución previsto, así como toda la información necesaria. Cuando finalice la intervención, se le comunicará al responsable del Contratista y también quedará recogida la información sobre día, hora y persona de las posteriores intervenciones, quienes diligenciaran los respectivos formatos.
Asesoría:
Solicitudes: El Contratista se compromete a responder a las solicitudes efectuadas por el Contratante en relación con temas de CCTV. Estos pueden referirse a dos aspectos: Actuaciones, ampliaciones y mejoras en el sistema instalado.
Propuestas: Del estudio y conocimiento de los servicios y productos existentes en el mercado, EL CONTRATISTA seleccionará aquellos que puedan tener una aplicación rentable en el CONTRATANTE - CFA, o su área de negocio. Expondrá sus ventajas e inconvenientes, valorará su impacto y recomendará las acciones a realizar.
Seguridad: El Contratista se compromete a no acceder al contenido de los ficheros de trabajo almacenados en el sistema sin autorización explícita del Contratante, y en tal caso se compromete a respetar la confidencialidad de estos. En ningún caso se podrá extraer información propia del Contratante bajo ningún tipo de soporte o por vía telemática, para lo cual, una vez terminada la renovación del sistema de cámaras y NVRs entregará de manera confidencial al Contratante, los usuarios, contraseñas y protocolos de configuración del sistema, esto con el fin de que EL CONTRATANTE tenga esta información para atender posibles emergencias o contingencias de manera inmediata y desde su Central de Monitoreo o desde donde el Contratante decida visualizar/Atender el evento.
Material no incluido en el contrato: Si la solución hace necesaria la reparación o sustitución de equipos o componentes no incluidos en el contrato, esta intervención se considera excluida del servicio a prestar y
serán suministrados por el Contratista con el fin de garantizar su calidad y compatibilidad. Sin embargo y siempre bajo petición del Contratante podrá la misma ser efectuada por el Contratista; en estos casos el valor de mano de obra y materiales y/o repuestos necesarios, serán facturados de manera independiente, sin embargo, su pago será similar a la cláusula de pago estipulada en este contrato o en un periodo distinto, previo acuerdo escrito entre las partes.
Equipos en garantía o préstamo: Aquellos ítems que estén bajo un contrato de garantía a favor del Contratante -, El Contratista se compromete a gestionar las reparaciones con el servicio técnico. En este caso el Contratante aceptará las condiciones que figuran en la garantía.
Quienes puedan cumplir con la prestación del servicio solicitado, deberán enviar una OFERTA en la cual se contemplen todos los términos, requerimientos y requisitos de la presente Invitación. Dicha oferta constituirá el soporte del CONTRATO que para este efecto se suscriba entre ambas partes.
CFA no está obligado a seleccionar a ningún oferente y la evaluación que hará de los parámetros para llevar a cabo la selección se hará de acuerdo a sus particulares necesidades.
CFA en cualquier momento podrá cancelar el proceso de evaluación de oferentes y revocar la presente invitación sin que haya lugar al pago de ningún tipo de indemnización
2. REQUERIMIENTOS TECNICOS
Los requerimientos técnicos son los siguientes (para 187 cámaras). La duración del contrato sería de cuatro (4) años:
PROGRAMACIÓN
● Fecha de apertura de invitación: 17 de septiembre de 2024
● Cierre de invitación pública: 04 de Octubre de 2024
● Otorgamiento del contrato: 11 de octubre de 2024
3. OBLIGACIONES DEL PROPONENTE
El Proponente que sea seleccionado, deberá cumplir con las siguientes obligaciones las cuales estarán estipuladas en el contrato que se suscriba entre ambas partes:
1. Cumplir con el objeto del contrato en los términos pactados con suma diligencia y cuidado.
2. Cumplir y atender los requerimientos del CFA en los términos que EL PROPONENTE tenga disponibilidad
3. Cumplir con la obligación de confidencialidad pactada en el Contrato
4. Cumplir las condiciones legales para la prestación de los servicios contratados
5. Mantener vigentes y actualizadas durante la prestación del servicio las pólizas y garantías enumeradas en el Contrato.
6. Suministrar a CFA los elementos necesarios para el cumplimiento del objeto contractual, para la conectividad al servicio.
7. Prestar la debida colaboración CFA, suministrando información sobre los aspectos que requiera para el desarrollo de las actividades de modo que se le facilite el cumplimiento del objeto del Contrato.
8. EL PROPONENTE se obliga a cumplir con los requerimientos de Seguridad y Calidad de la información exigidos en las Circulares, proferidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y cualquier norma que la modifique o reemplace y en especial las contenidas en los anexos de seguridad de la información y computación en la nube.
9. Acatar las instrucciones y recomendaciones que le imparta CFA para que la prestación del servicio contratado se ajuste a las necesidades y expectativas de CFA.
10. Obrar con diligencia en los asuntos encomendados y garantizar una óptima calidad en todos los servicios contratados de acuerdo con lo establecido en el Contrato, la Propuesta y los Acuerdos de Niveles de Servicio.
11. Contar con los recursos necesarios para prestar adecuadamente el servicio contratado.
12. Garantizar que el personal de EL PROPONENTE para desarrollar las labores asignadas cumpla con las normas y reglamentaciones que rigen la actividad respectiva y que tales personas son lo suficientemente
experimentadas, hábiles e idóneas para realizarlas.
13. Las demás relacionadas con el objeto del contrato o que se deriven de la naturaleza de este Contrato.
4. PERSONAL, SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
EL PROPONENTE se compromete a utilizar en la instalación o suministro de los bienes o servicios, a sus propios trabajadores, para lo cual reconoce que dispone de autonomía técnica, directiva y financiera. Como consecuencia el personal que utilice para el cumplimiento de su Oferta será dependiente suyo y no adquiere ningún vínculo laboral con CFA, razón por la cual correrán exclusivamente por su cuenta todas las obligaciones laborales, prestaciones sociales e indemnizaciones, que se generen con relación al personal empleado. De lo anterior, CFA solicitara las respectivas constancias al momento de suscribir el contrato.
El PROPONENTE deberá prever dentro de sus costos el recurso humano necesario para cumplir con la programación presentada en su propuesta, la cual debe corresponder a las fechas establecidas. De igual forma deberá tener en cuenta que no habrá ningún reconocimiento por horas extras diurnas o nocturnas, trabajos dominicales o festivos, como consecuencia de dar cumplimiento a la ejecución de dicho programa de trabajo.
CFA se reserva el derecho de solicitar por escrito el retiro de sus instalaciones de cualquier persona que a su juicio sea perjudicial para el buen desarrollo de los trabajos.
EL PROPONENTE es responsable del cumplimiento por parte de sus trabajadores de la hora de ingreso y salida durante la ejecución del proyecto en las instalaciones de CFA, pudiendo este ser modificado, ampliado o alterado para garantizar el cumplimiento de la programación. Así como el personal y equipos que EL PROPONENTE estime necesario para la correcta ejecución. Todo previamente concertado con CFA.
EL PROPONENTE es responsable del cuidado de sus equipos.
5. PLAZOS
Las fechas en que se desarrollará esta invitación son de acuerdo al siguiente cuadro:
ACTIVIDAD | TIEMPO | FECHA |
Presentación de Propuestas | 18 días | Del 17 de septiembre de 2024 hasta el 04 de Octubre de 2024. |
Cierre de la invitación Pública. | 1 día | 04 de Octubre de 2024 |
Selección de la propuesta | 7 días | 11 de octubre de 2024 |
El documento de Xxxxxx se presentará máximo hasta el día 04 de octubre del año
2024, y se puede presentar de las siguientes formas:
- De forma física en sobre cerrado y dirigido a XXXX XXXXXXX XXXXXXX , a la dirección CRA 65 No. 48 -162 Medellín - Antioquia (CFA COOPERATIVA FINANCIERA) .
-De forma digital al correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
La oferta debe estar suscrita por quien tenga facultades de Representación Legal, acompañada de los documentos que se relacionan en la presente invitación.
CFA se reserva el derecho de llamar a sustentar las propuestas en caso de requerir mayor ampliación o aclaración de algún punto de las propuestas enviadas, en cuyo caso no se entenderá que existe una contraoferta o una aceptación de la propuesta modificada.
6. DOCUMENTOS A PRESENTAR Y CONTENIDO DE LA OFERTA:
EL PROPONENTE deberá ser una compañía de carácter Nacional o en el caso de ser una compañía Extranjera deberá tener una representación en Colombia legalmente constituida, demostrando tener una logística de distribución adecuada y una capacidad para el cumplimiento de los plazos y responsabilidades.
La Oferta presentada por EL PROPONENTE, Corresponde a un documento digital o físico, el cual debe contener como mínimo los requisitos requeridos en la presente invitación o deberá señalar expresamente que EL PROPONENTE se adhiere integralmente a los términos de la presente invitación. Tal documento deberá contener todas las condiciones que EL PROPONENTE propone para que rija la relación entre las partes en el evento de ser aceptada la Oferta.
DOCUMENTOS PARA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
EL PROPONENTE deberá remitir los siguientes documentos que xxxxx parte integral de la propuesta:
1. Carta suscrita por el representante legal donde se acepten expresamente los términos y condiciones establecidos en esta invitación
2. Oferta comercial que contenga la relación de los bienes o servicios a prestar, el precio total y la forma de pago.
3. Certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días.
4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante legal
5. Certificación escrita de los dos (2) principales clientes.
6. Copia del RUT actualizado.
7. Certificado de que se encuentran al día en los aportes a la seguridad social integral o aportes parafiscales del último mes expedido por el revisor fiscal o firmado por el representante legal para las entidades que no estén obligadas a tener revisor fiscal.
Si EL PROPONENTE lo desea, puede adicionar información o beneficios no solicitados, pero no puede omitir la información y requisitos aquí exigidos.
7. VIGENCIA DE LA OFERTA PRESENTADA
La Oferta comercial presentada por los proponentes deberá tener una vigencia igual a 60 días, contados a partir de la entrega por parte de EL PROPONENTE a CFA
8. ASPECTOS LEGALES
El proponente que resulte seleccionado en el presente proceso de invitación publica, además de la suscripción del contrato, se obligará suscribir o constituir los siguientes documentos:
● POLIZAS
EL PROPONENTE deberá constituir a favor de CFA las siguientes garantías en caso de ser seleccionado, expedidas por una Compañía de Seguros legalmente establecida y aceptada por CFA
PÓLIZA | VALOR ASEGURADO | VIGENCIA HASTA | OBSERVACIONES | ||||
Cumplimiento | 20% del Valor del. Contrato | Durante el Contrato, más 4 meses. | Entregar Contrato. | con | el | ||
Calidad servicio | del | 20% del Contrato | valor | Durante el Contrato, más 4 meses. | Entregar Contrato. | con | el |
Pago prestaciones Salarios | de y | 20% del Contrato | Valor | Durante el Contrato, más 3 años. | Entregar Contrato. | con | el |
Póliza Manejo de Anticipo | Valor de anticipos | los | Durante la Ejecución del Contrato | Acorde a la forma de pago. | |||
● ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO:
El proponente presentará junto a la propuesta, un documento denominado “Acuerdo niveles de servicio” en el cual estipulará las condiciones del soporte, el personal designado, canales de atención, horarios y demás elementos que rijan la relación y comunicación continua entre las partes para la correcta ejecución del contrato.
● ANEXO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
Debido a que CFA es una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), debe dar estricto cumplimiento a los lineamientos normativos en lo referente a la protección de datos y seguridad de la información a nivel general. Por lo anterior, ambas partes deberán suscribir el documento denominado “Anexo de seguridad de la información” el cual está dentro de los anexos de la presente invitación.
9. SOLICITUD DE ACLARACIONES O INFORMACIÓN ADICIONAL
NOMBRES | CARGO | TELÉFONO | C. ELECTRÓNICO |
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxx | Jefe de Servicios Administrati vos | 3103919802 |
Cordialmente,
XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXX