CONTRATACIÓN

CONTRATACIÓN

1. OBJETIVO:

Definir los criterios para la celebración de contratos y/o convenios en la Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño, de acuerdo con la normatividad aplicable.

2. ALCANCE:

Aplica para los contratos y/o convenios desde que se verifica la disponibilidad presupuestal hasta el recibo a satisfacción del bien o servicio.

3. DEFINICIONES:

3.1 AUTO DE ACEPTACION DE POLIZAS

Es un acto mediante el cual se aprueban las pólizas solicitadas en el cumplimiento de un contrato.

3.2 COMPRA

Es la adquisición de un bien o servicio.

3.3 COMPROMISO PRESUPUESTAL

Reserva presupuestal para garantizar el cumplimiento de una obligación con terceros.

3.4 CONTRATANTE

Es la persona natural o jurídica que contrata.

3.5 CONTRATISTA

Es la persona natural o jurídica que ejecuta una obra material o un servicio.

3.6 CONTRATO

Acto jurídico generador de obligaciones, que celebran las personas, en forma voluntaria, libre y espontánea.

3.7 CRITERIOS DE SELECCIÓN

Aspectos que se tienen en cuenta para la valoración de un proveedor frente a la prestación de un bien o servicio, en cuanto a la calidad, oportunidad y precio.

3.8 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Registro que garantiza la existencia de recursos económicos para la adquisición de un bien o servicio.

3.9 INTUITO PERSONA

Celebración de un contrato teniendo en cuenta las cualidades y calidades de la persona que provee un producto o servicio, por su especialidad.

3.10 OTRO SI

Acto jurídico mediante el cual se modifican las condiciones de un contrato.

3.11 PÓLIZA

Documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguros que respalda el no cumplimiento de las obligaciones contraídas.

3.12 PROPONENTE

Persona natural o jurídica que presenta una propuesta de acuerdo con unos términos de referencia.

3.13 PROVEEDOR

Persona que proporciona un bien o servicio.

3.14 TERMINOS DE REFERENCIA

Son las especificaciones, consideraciones y condiciones técnicas, financieras, jurídicas y logísticas dentro de las cuales debe estar enmarcada la ejecución de un contrato.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

 Calidad del bien o servicio ofrecido

 Oportunidad en la entrega del bien o servicio

 Precio

 Experiencia

 Garantía

NOTA:

Para toda cotización de un bien o servicio en dólares, se tendrá en cuenta para la realización del compromiso y elaboración del contrato la TRM (Tasa representativa xxx xxxxxxx) de la fecha en la cual se elabore el respectivo contrato.

4.2 CONTRATO

RANGO (S.M.M.L.V)	FORMALIDADES
Inferiores a 25 SMMLV	Se utiliza cuando la Entidad adquiera un Bien o Servicio cuya cuantía se encuentra en este rango. Requiere: - Propuesta escrita ó Cotización - Orden de compromiso presupuestal No Requiere: - Documento Escrito ó Contrato
Superiores A 25 y Hasta 50 SMMLV	Requiere: - De tres cotizaciones - Acta de Comité de Compras: De manera excepcional el comité de compras podrá prescindir de las cotizaciones exigidas por razones de conveniencia, economía, celeridad, eficacia, eficiencia, pertinencia, previa justificación.

	- El Comité de Xxxxxxx puede autorizar un contrato Intuito Persona.
Superiores A 50 SMMLV	Requiere: - Autorización de la Junta Directiva. - De tres Cotizaciones. - La Junta Directiva podrá autorizar un contrato Intuito Persona.

En caso de que un producto o servicio sea exclusivo de un proveedor se podrá prescindir de las demás cotizaciones exigidas.

Si se solicitan las cotizaciones requeridas según la cuantía y los invitados no allegan sus propuestas en la fecha establecida, se puede decidir la adjudicación del contrato entre los proponentes que presentaron la oferta.

Si durante la ejecución del contrato se requiere modificar las condiciones del mismo, se debe solicitar la elaboración del Otro si, al director/a Jurídica.

4.2.1 PÓLIZAS

Las garantías son constituidas a cargo del contratista, salvo excepciones xx xxx o como se decida en el contrato o convenio; se exigen como respaldo de la contratación a partir de 25 SMMLV.

Para todo contrato que requiera anticipo se debe solicitar las pólizas de buen manejo del anticipo y cumplimiento.

Las pólizas son las siguientes:

TIPO DE PÓLIZA	VALOR ASEGURADO	TIPO DE CONTRATACIÓN	VIGENCIA (PLAZO)
Buen Manejo de Anticipo	100% del valor del anticipo.	Todos cuando la contratación requiera de anticipo	El tiempo del contrato y dos meses más
Calidad	20% del valor de la contratación	- Mantenimiento - Suministros - Compra- Venta - Prestación de Servicios	El tiempo del contrato y seis meses más
Estabilidad	20% del valor de la contratación	- Obra	El tiempo del contrato y seis meses más
Cumplimiento	20% del valor de la contratación	- Obra -Servicios-asesoría - Suministros - Compra-Venta	El tiempo del contrato y dos meses más
Prestaciones Sociales	15% del valor de la contratación	- Obra -Servicios-asesoría	El tiempo del contrato y tres años más contados a partir de su terminación
Todo riesgo en construcción	100% del valor del contrato	- Obra	El tiempo del contrato más dos meses de periodo de mantenimiento amplio
Responsabilidad Civil	15% del valor de la contratación	- Obra	El tiempo del contrato y dos meses más

4.2.2 TERMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia deben contener como mínimo los siguientes aspectos:

- Objeto

- Plazo y sitio de prestación del servicio y/o entrega del bien

- Acreditar pago de Seguridad Social de Empleados a cargo del Contratista

- Lugar y fecha de recepción de propuestas

- Pólizas (cuando apliquen según cuantía)

- Garantías

- Nombre del responsable de la elaboración de los términos de referencia

- Solicitar certificado de existencia y representación legal y/o matricula mercantil, con una fecha de expedición no superior a 90 días

- La Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño invitará a cotizar a los proveedores, preferiblemente que tengan la calidad de afiliados a la entidad e interesados en los correspondientes términos de referencia.

4.3 FACTURAS O CUENTAS DE COBRO ACEPTADAS

Son los documentos que el vendedor o proveedor deberá remitir a la Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño para la obtención del pago de un bien entregado o servicio prestado. Estos documentos deberán estar conformes con las normas, que para el efecto establece el estatuto tributario y el régimen comercial.

El trámite de pago de la factura o cuenta de cobro aceptada, se hará sin requerir de documento de contratación adicional (Contrato), para compras de bienes o servicios cuando el valor sea igual o inferior a veinte (25) SMMLV, sin IVA.

Las compras realizadas por facturas o cuenta de cobro aceptadas (compras directas), se realizaran a personas naturales o jurídicas y siempre se deberá obtener factura o documento equivalente o documento sustitutivo que cumpla con los requisitos establecidos en el estatuto tributario.

4.4 VERIFICACIÓN DEL BIEN O SERVICIO COMPRADO

Una vez que se recibe el bien o servicio se debe verificar que éste cumpla con las especificaciones definidas para la compra.

4.5 EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

Se realiza anualmente de manera selectiva, a los proveedores que hayan suministrado bienes y servicios durante la vigencia y que se relacionen directamente con la calidad del servicio.

5. PROCESO

No.	ACTIVIDAD				DESCRIPCION	RESPONSABLE
	INICIO Verificar Disponibilidad Presupuestal
1					En el Sistema	Contadora
2					Mediante formato del sistema	Contadora
		Certificar Disponibilidad Presupuestal
		3	Elaborar Términos de Referencia				De acuerdo al numeral 4.2.2	Director o Jefe de Área responsable del contrato

De acuerdo con los términos de referencia	Director o Jefe de Área, Comité de Compras.
La adjudicación debe constar en un acta, que debe ser archivada en la carpeta del contrato	Comité de Compras y/o Junta Directiva
Xx proponente seleccionado	Director de Área o Responsable del contrato
Abrir expediente	Director Jurídico
Obligaciones Técnicas, Condiciones Legales	Responsable del Contrato, Director Jurídico

9

8

7

6

5

4

Revisar Contrato

SI

NO

¿Se presentan inconsistencias?

11

Elaborar y Enviar Contrato

Comunicar la Decisión

Evaluar Propuestas y Seleccionar Proponente

Solicitar y Analizar Cotizaciones

10	Hacer Correcciones		Director Jurídico
11	Formalizar Contrato Hacer Seguimiento a la ejecución del contrato FIN	Por el Presidente Ejecutivo y el Contratista	Director Jurídico
12			Responsable del Contrato