CONTRATACIÓN GENERAL SEGÚN DEMANDA
CONTRATACIÓN GENERAL SEGÚN DEMANDA
Objeto contractual:
“Servicio de monitoreo e instalación de GPS para vehículos del ICAFE” (Consumo Según Demanda)
Especificaciones técnicas y condiciones
generales de la contratación
Contratación Administrativa 2022
Estimados señores (as):
El Instituto del Café xx Xxxxx Rica, en adelante ICAFE, le invita a presentar oferta/cotización formal para la Contratación 2022PP-000167-01-CG “Servicio de monitoreo e instalación de GPS para vehículos del ICAFE” (consumo según demanda), con fundamento en el Reglamento de Contratación Administrativa del ICAFE, publicado en el Alcance No. 293 a la Gaceta No. 265 del 04 de noviembre del 2020.
Para presentar su oferta, deben formar parte de nuestro registro de proveedores, mismo que se adjunta el link: xxxxx://xxxxxx.xxxxx.xx.xx/xxxxx/x?xx000:0::::::
A. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO:
La presente contratación consiste en contratar el servicio de instalación y monitoreo de la flotilla vehicular con sistema de GPS, bajo la modalidad de consumo según demanda.
Para tal contratación todas las partidas señaladas serán por consumo según demanda amparados en el inciso b) del artículo 112 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
El periodo de la contratación es por 12 meses.
Se realiza la acotación que, para el inicio de este concurso, la Administración ostenta un presupuesto de Ȼ8.000.000,00 sin embargo, de ser necesario, realizará los movimientos presupuestarios internos para seguir contando con el servicio bajo los preceptos indicados anteriormente, de no ser esto posible, la relación contractual fenecerá una vez agotado el presupuesto dispuesto por la Administración o al cumplirse los 12 meses del servicio.
Con este modelo de contratación no se pacta cantidad o monto alguno con el adjudicatario de este procedimiento de contratación, pues por la particularidad del servicio que se pretende contratar a través de este esquema, únicamente se conocerá los precios unitarios por el servicio solicitado.
La relación contractual no debe sobrepasar el límite del concurso propuesto, el cual es de
Ȼ174.000.000,00, incluyéndose sus posibles prorrogas.
Para el actual el ICAFE será responsable de resguardar y formular el presupuesto respectivo.
De conformidad con la solicitud y lo aprobado por la Administración se solicita la documentación de mérito bajo los siguientes parámetros:
Es importante indicar que, al ser una modalidad de entrega según demanda, la cantidad de dispositivos GPS puede aumentar o disminuir según la necesidad de la Administración.
Partida | ITEM | Servicio | Cantidad estimada anual | Unidad de medida | Precio Unitario |
1 | 1 | Alquiler de dispositivo vehicular GPS (el precio debe incluir la instalación en cualquier parte del país, el dispositivo, la mensualidad, otros costos y la eventual desinstalación). Tecnología 4G con redundancia 3G y 2G Cobertura en Centroamérica | 54 | Vehículo institucional |
Los oferentes deberán presentar el costo por reposición del dispositivo GPS ante un eventual siniestro asumido por ICAFE.
ESPECIFICACIONES TECNICAS:
1. Dispositivos:
El oferente deberá suministrar e indicar el tipo de dispositivo que oferta adjuntando la ficha técnica y toda la información que considere pertinente para describir apropiadamente el equipo, que será instalado en los vehículos, con el fin de contar con su localización efectiva, teniendo que suministrar al personal designado por el Instituto los accesos remotos a la plataforma virtual con el fin de verificar la información en tiempo real, mediante un enlace vía web.
Los dispositivos GPS que se suministren deben ser de buena calidad y soportar condiciones de trabajo donde se encuentre humedad, altas temperaturas y polvo.
La instalación de los dispositivos GPS se deberá realizar de forma correcta y en la cual no comprometa ninguna función o elemento del vehículo. La precisión de la ubicación en tiempo real de los dispositivos deberá estar en un rango de 2 a 10 metros.
El servicio podrá ser suspendido cuando la Administración lo solicite debido a reparaciones extensas de tiempo; por motivo de avería mecánica o colisión de alguno de los vehículos.
El servicio debe permitir el apagado remoto del vehículo en cualquier parte del país y Centroamérica.
2. Plataforma:
El oferente deberá brindar información sobre el software que funcionará como plataforma para el control satelital de los equipos, este sistema deberá ser de fácil manejo para el operario que se encargará del control, de igual forma el contratista deberá dar soporte para uso del programa y uso del GPS, además dar soporte técnico a los operarios del programa y los usuarios asignados.
Requisitos que debe cumplir la plataforma virtual de control:
2.1 Ubicación de los equipos en tiempo real.
2.2 Información general del vehículo en tiempo real (representación gráfica de la unidad en los mapas del software mediante iconos, cantidad de satélites que tienen cobertura sobre el equipo, horimetro o kilometraje (según corresponda), fecha, hora, velocidad (km/h), ubicación mediante coordenadas geográficas, otros).
2.3 Estado del equipo que se refleje en el icono de representación gráfica en los mapas (apagado, encendido, inactivo, desconectado entre otros).
2.4 Bitácora detallada de las acciones y eventos de la unidad (fecha, hora, lugar xx xxxxxxx, lugar de destino, distancia recorrida, velocidad, otros).
2.5 Respaldo de información por un periodo mínimo de 12 meses, con la posibilidad de transferirla al servidor del Instituto. Respaldo de la información en los servidores del contratista hasta 4 años atrás a la fecha solicitada de la consulta.
2.6 Perfil xx xxxxx y personalización de unidades.
2.7 Creación de geocercas o perímetros de zonas con reglas de ingreso, lo anterior para que cuando el vehículo ingresa en la zona marcada como no permitida o sale de una
zona permitida, el sistema envía un mensaje al operador del programa vía Sistema de Mensaje Corto, por sus siglas SMS o vía correo electrónico.
2.8 Programación avisos por eventos.
2.9 Alarmas que indiquen cuando una unidad supera el límite de velocidad que establezca el Instituto.
2.10 Realizar informes diarios, semanales y mensuales (enviar informes predeterminados con los que cuenta el software).
2.11 Otorgar la opción de multiusuarios.
2.12 Informe de rutas utilizadas por los vehículos. (Grafica de rutas en los mapas)
2.13 El software debe incluir la opción de creación de informes programados y alertas que serán enviados a los responsables de cada equipo al correo electrónico de manera automática en intervalos de tiempo definidos por el instituto.
3. Servicio post-instalación:
3.1 El adjudicatario deberá brindar los contactos (teléfonos y correos electrónicos) directos que brindarán apoyo a los operadores de la plataforma virtual.
3.2 En caso de avería, el oferente seleccionado deberá tener un tiempo de respuesta no mayor a 48 horas, a partir del momento en que se reporta formalmente.
3.3 El proveedor seleccionado debe brindar mantenimiento virtual a los dispositivos GPS en periodos no mayores a 4 meses, esto para garantizar el correcto funcionamiento de cada dispositivo.
3.4 Cada vez que el oferente cuente con una actualización del software de la plataforma virtual deberá informar a los encargados del instituto sobre las mejoras que se tendrán, así mismo los cambios que ocasionarán en el software.
3.5 El oferente seleccionado deberá brindar capacitación constante en implementación y según actualización del Software o rotación de personal del Icafe mismo que serán los operadores de la plataforma en el Instituto.
3.6 El oferente deberá capacitar mínimo cinco personas con un perfil de usuario, para que estos tengan la capacidad de solventar dudas de los demás usuarios
3.7 Certificación semestral por cada vehículo (por placa) que indique que el mismo cuenta con el dispositivo y su vigencia.
B. OFERTA
La oferta económica deberá ser acorde con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en el presente cartel, las características que se solicitan deben ser cotizadas especificando la forma en que cumplen cada requisito. Estas propiedades podrán ser respaldadas con la documentación técnica respectiva o al menos mediante declaración jurada donde se garantice su cumplimiento. Estas características representan los valores mínimos solicitados, no se aceptará ningún valor inferior a los indicados.
C. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:
El oferente debe cumplir con lo siguiente:
1. Certificación de la casa fabricante: donde indique que se encuentra autorizado para comercialización, distribución, instalación, configuración, mantenimiento y reparación de los equipos ofertados.
2. Equipo de trabajo: Aportar como mínimo un equipo de trabajo compuesto por el personal que de seguido se detalla en el cuadro, siendo necesario según el rol descrito, se cumpla con los requisitos indicados en cada casa:
Cantidad | Rol | Requisitos |
1 | Ingeniero en Sistemas de Información | -Grado académico mínimo bachillerato en la carrera de Ingeniería en Sistemas de Información -Contar con al menos 5 años de experiencia en trabajos similares a los de esta contratación |
1 | Ingeniero Electromecánico o Ingeniero Electrónico | Grado académico mínimo bachillerato en la carrera de Ingeniería Electromecánica o Ingeniería Electrónico -Experiencia mínima de 5 años en trabajos similares a los de esta contratación |
3 | Técnicos Certificados como Electricistas Automotrices de Planta | Título de Técnico en Electricista Automotriz de planta -Contar con mínimo 5 años de experiencia en en trabajos similares a los de esta contratación |
Para comprobar el cumplimiento de los requisitos del equipo de trabajo propuesto, el oferente obligatoriamente debe presentar, lo siguiente:
- Documento de identificación vigente por ambos lados.
- Copia de los títulos académicos requeridos para cada profesional.
-Declaración jurada de la experiencia de cada profesional.
3. Declaración Jurada donde adjunte un listado, de su cartera activa de clientes, de al menos 3 empresas privadas y/o Instituciones Públicas donde han brindado el servicio de monitoreo con dispositivos GPS al menos a 50 vehículos por cada empresa, y además adjunte:
• Nombre de la empresa y/o Institución
• Nombre del contacto de cada empresa y/o Institución con su número telefónico, correo electrónico y puesto.
• Cantidad de vehículos monitoreados.
4. Personería Jurídica con menos de tres meses de emitida para corroborar la constitución de la empresa donde al menos se verifique que posee 5 años en el mercado vendiendo los equipos y brindando los servicios similares al solicitado en este cartel. En el caso de personas físicas, tal requisito se evaluará a partir de su inscripción en el RUT del Ministerio Hacienda.
5. Certificación de homologación del equipo terminal de telefonía móvil xx XXXXX para el dispositivo GPS ofertado, donde haga constar que el mismo está homologado para 4G.
De encontrarse información falsa, la oferta será descalificada.
D. CONDICIONES GENERALES PARA EL OFERENTE:
1. Precio: El Oferente debe cotizar el precio unitario para cada línea de las partidas en el que participa. Para efectos de la metodología de evaluación corresponderá al monto total de cada partida.
Los precios de la oferta deben presentarse en colones, además serán firmes y definitivos de conformidad con el artículo N.º 23 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica. De indicarse en dólares se aplicará el tipo de cambio de venta que indique el Banco Central xx Xxxxx Rica vigente al momento de la apertura de ofertas.
El precio ofrecido debe incluir todos los tributos y/o rubros correspondientes. El oferente está en la obligación de desglosar los tributos y/o rubros que afectan su propuesta económica. De no indicarlos y/o desglosarlos, se asumen incluidos en el precio ofrecido. Debe
tomarse en cuenta que el ICAFE se encuentra exento en el pago del Impuesto al Valor Agregado.
Los oferentes deberán detallar en su oferta el costo unitario y total de los bienes objeto de esta contratación, en números y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el valor cotizado en letras.
En caso de que el oferente indique que no incluye algún tipo de tributo y/o rubro y son aplicables al objeto contractual, la Administración los agregará de oficio para efectos comparativos y de una eventual adjudicación.
En caso de resultar adjudicatario, debe asumir como parte del precio ofrecido, cualquier erogación adicional que se requiera sobre el objeto contractual, tales como derechos, costos, riesgos ocasionales, otros cargos, gastos de inscripción ante el Registro de la Propiedad, etc., según corresponda respecto al objeto contractual.
El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen, conformidad con el articulo No. 23 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica. Por tanto, el oferente deberá desglosar su precio por partida cotizada, incluyendo como mínimo los siguientes componentes de la estructura del precio.
RUBRO | PORCENTAJE |
Mano de Obra | |
Insumos | |
Gastos Administrativos | |
Utilidad | |
TOTAL | 100% |
La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.
Podrá subsanarse la omisión del desglose de la estructura de precios, únicamente si ello no genera una ventaja indebida para el oferente incumpliente.
No se aceptará en este tipo de detalle la indicación "no se incluye" o similar, de tal forma que en cualquier caso se entenderán esas erogaciones como parte del precio ofrecido y adjudicado, sin que representen costos adicionales para la Administración.
2. Impuestos: El ICAFE se encuentra exento en el pago de impuesto del valor agregado, renta, territorial y municipales, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 9872 la cual reformo integralmente a la Ley 2762. Por lo cual se les comunica los códigos CABYS de los suministros que el ICAFE ha gestionado con la plataforma EXONET: 8734000000000
3. El Oferente debe considerar que, en caso de resultar Adjudicatario, entregará productos totalmente nuevos, ya que no se aceptarán reconstruidos, reciclados o “de segunda” calidad.
4. Toda mención de catálogos, nombres, marcas, especificaciones y otras indicaciones que corresponden a determinadas casas comerciales, deben tomarse únicamente a título de referencia, pues han sido citados para mayor claridad de los Oferentes, solamente con el propósito de identificar, describir e indicar las características de los materiales o servicios deseados; desde luego, se aceptan las mejoras y ventajas que más convengan a la Institución.
5. El ICAFE se reserva el derecho de verificar toda la información aportada por el Oferente, así como solicitar cualquier información adicional que considere necesaria para aclarar cualquier duda, por lo que dicha información deberá ser presentada en forma completa y verificable. En caso de comprobarse algún incumplimiento o falsedad en los datos la oferta podrá no ser considerada en este concurso.
6. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma partida; esto de conformidad a lo establecido en el artículo N°83 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
7. El ICAFE se reserva el derecho de aumentar o disminuir las cantidades solicitadas, de acuerdo con sus disponibilidades presupuestarias o declarar la contratación desierta o infructuosa cuando, a su juicio, llegue a establecer que las ofertas presentadas no resultan aptas para la satisfacción del interés institucional perseguido.
8. Con la presentación de su plica, el Oferente queda comprometido, en caso de resultar adjudicatario, a contar con la cantidad de recursos humanos requeridos para la atención de los requerimientos de acuerdo con el plan de trabajo definido para tales efectos, en caso de requerirse para la presente contratación.
9. La Administración solo se aceptará una oferta base por Oferente y ninguna oferta alternativa.
E. DOCUMENTOS POR ANEXAR EN LA OFERTA:
1. Deberá aportar una Certificación con no más de tres meses de emitida de la Personería Jurídica o poder respectivo -según corresponda-, en donde se establezca las facultades y representación de la sociedad, además, tal certificación debe indicar la naturaleza y propiedad de las acciones. La Administración se reserva el derecho de verificar la información aportada, así como solicitar documentos más actualizados en caso de ser necesario para efectos de validación de la oferta, formalización, aprobación interna o refrendo contralor, cuando así se amerite.
2. Declaración jurada de que el oferente no está afectado por ninguna causal de prohibición y que se encuentre al día con impuestos nacionales.
3. Estar al día con la Caja Costarricense de Seguro Social (en adelante CCSS), o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas. El Instituto del Café xx Xxxxx Rica verificará tal condición a través del acceso directo al sistema de la CCSS.
En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará explicación, la que, en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS.
F. CONDICIONES PARTICULARES:
1. Vigencia de la Oferta: El oferente deberá manifestar o indicar expresamente en su oferta si acepta que la vigencia de esta es de un mínimo de 60 (sesenta) días hábiles. En caso de que no indique expresamente un plazo determinado, se entenderá que se acepta el plazo de dicha vigencia será de 60 (sesenta) días hábiles.
2. Plazo de entrega:
2.1. Instalación y activación de los dispositivos GPS en los vehículos: Toda oferta debe especificar el plazo de instalación y activación de los dispositivos, el cual para ser admitido NO podrá ser en ninguna línea mayor a 15 días hábiles, una vez recibida la orden de pedido vía correo electrónico por parte del Jefe de la Unidad de Servicios Generales Administrativos o quien este asigne para tal fin, lo anterior, por ser consumo según demanda. En caso de omisión se entenderá que el oferente se ajusta al plazo máximo indicado. El atraso en la entrega parcial o total del objeto de esta contratación dará derecho al ICAFE a aplicar la sanción estipulada en estas especificaciones o cualquier otra que se haya establecido en el proceso de contratación, así como el cobro procedente.
2.2. Desinstalación de los dispositivos GPS en los vehículos: Toda oferta debe especificar el plazo de desinstalación, el cual para ser admitido NO podrá ser en ninguna
línea mayor a 15 días hábiles, una vez recibida la orden de pedido vía correo electrónico por parte del Jefe de la Unidad de Servicios Generales Administrativos o quien este asigne para tal fin, lo anterior, por ser consumo según demanda. En caso de omisión se entenderá que el oferente se ajusta al plazo máximo indicado. El atraso en la entrega parcial o total del objeto de esta contratación dará derecho al ICAFE a aplicar la sanción estipulada en estas especificaciones o cualquier otra que se haya establecido en el proceso de contratación, así como el cobro procedente.
3. Vigencia de la contratación: El plazo de vigencia del contrato será de 12 meses contados a partir de comunicado la Orden de Compra y el contrato de servicios. Las partes por mutuo acuerdo podrán renovar el contrato por períodos iguales, hasta un máximo de tres (3) renovaciones. El acuerdo de renovación deberá ser suscrito formalmente por las partes con al menos un mes de antelación a la fecha de vencimiento de la anualidad respectiva.
4. Lugar de entrega: El adjudicatario deberá instalar los dispositivos en los vehículos institucionales que la Administración considere necesarios. Los automotores se encuentran:
4.1. ICAFE Oficinas Centrales. (Xxxxxxx, Xxxxx, San Xxxxx, 400 metros Norte del parque). Estimación: 33 unidades.
4.2. Regional ICAFE Xxxxx Occidental. (frente al colegio Bilingüe, en las instalaciones del MAG, segunda planta, Palmares de Alajuela). Estimación: 5 unidades.
4.3. Regional ICAFE Xxxxx Xxxxxxx. (500 metros Sureste del Estadio Municipal, contiguo a las oficinas del MAG). Estimación: 5 unidades.
4.4. Regional ICAFE Coto Xxxx. (San Xxxx xx Xxxx Xxxx, 150 metros Suroeste de Frío Sur). Estimación: 3 unidades.
4.5. Regional ICAFE Los Xxxxxx. (300 metros Norte y 100 metros Oeste de la bomba San Xxxxx, San Xxxxxx xx Xxxxxxx). Estimación: 5 unidades
4.6. Regional ICAFE Turrialba. (Jardín Botánico del CATIE, calle Cabiria, tercer casa mano izquierda). Estimación: 3 unidades.
5. Forma de Pago: Pagos parciales contra mes vencido a 30 días naturales después del recibido a satisfacción por parte de la Unidad Solicitante y la presentación de la factura en la Institución a través del correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx . Si la factura presenta algún error, el plazo de pago se verá interrumpido hasta que se corrija el mismo. Es obligación del Adjudicado el mantenerse al día durante todo el periodo de la contratación
con sus obligaciones de la seguridad social y tributarias. De determinarse al momento del trámite de pago que no está al día, se procederá a advertir al Adjudicado su condición y el pago se tramitará hasta que corrija dicha situación. El plazo de pago se verá interrumpido durante el periodo en que no esté en regla con la seguridad social o tributaria. El adjudicatario deberá tomar en cuenta lo contemplado en la Ley Ley 9686. En el caso de factura electrónica, la misma deberá ser remitida al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx
6. Garantía: En caso de avería, el oferente seleccionado deberá tener un tiempo de respuesta no mayor a 48 horas, a partir del momento en que se reporta formalmente. En este lapso el vehículo deberá contar nuevamente con el servicio de GPS.
G. REQUISITOS OBLIGATORIOS:
1. Cotizar la partida completa. Por tanto, la partida será adjudicada a un único oferente. Lo anterior en base a facilitar a agilizar la solicitud de los productos, así como la recepción de los mismos. Los proveedores ofertan a un menor precio ya que vender y repartir mayor cantidad de insumos disminuye sus costos. |
2. La oferta y las declaraciones juradas deben venir firmadas por la persona legalmente facultada. |
3. Estar y mantenerse al día en el pago de sus obligaciones con la CCSS, por lo que, si la constancia remitida con la oferta se encuentra vencida, el cumplimiento del requisito será verificado por la Administración, previo al dictado del acto de adjudicación, por medio de la web del Sistema Centralizado de Recaudación de la CCSS (https:/xxx.xxxx.xx.xx). En caso de aparecer moroso, la Administración requerirá al oferente para que, dentro de un plazo perentorio máximo de 1 día hábil, presente una constancia de la CCSS haciendo constar que se encuentra al día o con arreglo de pago de sus obligaciones con dicha entidad, en defecto de lo cual la oferta será declarada inelegible. En caso de que el oferente no aparezca inscrito como cotizante ante la CCSS, su oferta será considerada inelegible. |
H. MÉTODO DE EVALUACIÓN:
Para seleccionar la oferta más conveniente a los intereses de la institución y acorde con lo indicado en el artículo N°51 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica, a las ofertas que cumplan con los requisitos formales y técnicos requeridos se le aplicará el siguiente criterio de evaluación:
Para efectos de la metodología de evaluación corresponderá al monto total de cada partida.
El método de evaluación para la elección de la mejor oferta es de 80% precio y 20 % Criterios Sustentables de lo cual se aplicará lo siguiente:
Precio 80%:
• Menor precio 80%
Para la determinación de la puntuación a asignar a las demás ofertas económicas, se utilizará la siguiente fórmula:
Donde
𝐴 = (
𝑃𝑀𝐶
𝑃𝐸
) 𝑥 80%
A = Puntaje asignado a la oferta en estudio PMC = Precio menos costoso
PE = Precio en estudio
Para orientar la evaluación de las ofertas e indicar prioridades que el ICAFE ha definido para esta contratación, se considera el precio como factor determinante para adjudicar, siempre y cuando las ofertas cumplan con los aspectos mínimos requeridos y sin perjuicio de que se valoren otros factores relevantes definidos previamente en el cartel.
Para el ICAFE los Precios inaceptables se definen de la siguiente manera: Se estimarán inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta que los contenga, los siguientes precios:
a) Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones financieras por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá indagar con el oferente si con el precio cobrado será capaz de cumplir con los términos del contrato. Esa consulta deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquélla que contenga un precio ruinoso.
b) Xxxxxx excesivo es aquel que comparándose con los precios normales xx xxxxxxx los excede o bien que supera una razonable utilidad. Igualmente, la Administración, indagará con
el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización, antes de adoptar cualquier decisión.
c) Precio que excede la disponibilidad presupuestaria, en los casos en que la Administración no tenga medios para el financiamiento oportuno; o el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario, manteniendo las condiciones y calidad de lo ofrecido. En este último caso, la oferta se comparará con el precio original.
d) Precio producto de una práctica colusoria o de comercio desleal.
Dispositivo de radiofrecuencia 10%:
El Oferente que oferte como parte del servicio un dispositivo (a parte del dispositivo GPS), que en dado caso de robo suministre un 95% de efectividad en su recuperación, este dispositivo no debe depender de redes celulares ni satelitales, obtendrá un 10%.
Empresa amigable con el ambiente 10%:
El Oferente que presente un documento emitido por la empresa gestora de residuos que demuestre la recolección y trato adecuado de los dispositivos GPS para desecho, obtendrá un 10%.
Criterios de Desempate:
De existir empate en el puntaje final, luego de la evaluación de las ofertas, la selección de la oferta adjudicataria se realizará mediante el siguiente procedimiento:
a. Se considerará como factor de desempate en la evaluación del presente concurso, una puntuación adicional a las PYME que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en el N°81 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica, con la siguiente puntuación adicional:
• PYME de industria: 5 puntos
• PYME de servicio: 5 puntos
• PYME de comercio: 2 puntos
b. En caso de persistir el empate se utilizarán los siguientes criterios en orden de relevancia para definir al adjudicatario:
1) Mayor plazo de garantía.
2) Menor plazo de entrega ofrecido.
c. En caso de continuar con empate, se procederá a realizar una rifa con la participación de las partes interesadas, en la Unidad de Contratación Administrativa del ICAFÉ en Heredia, en la fecha y hora que oportunamente se les notificará.
I. RECURSO DE OBJECIÓN AL CARTEL:
Cuando un potencial oferente considere que un cartel contiene obstáculos injustificados o arbitrarios que le impidan su participación, ya sea porque se está brindando ventajas a un eventual oferente en perjuicio de otros, puede interponer un recurso de objeción al cartel.
Este recurso puede presentarlo todo potencial oferente o su representante o por una entidad legalmente constituida que vele por los intereses de la comunidad donde se vaya a ejecutar la contratación.
El recurso se plantea por escrito indicando el fundamento de la legitimación, relación entre la actividad del potencial oferente y el objeto del concurso, también debe indicar las infracciones que le imputa al cartel, señalando las violaciones de los principios de la contratación administrativa y el quebranto de las disposiciones al ordenamiento jurídico.
Este recurso tiene que interponerse en el primer tercio del plazo para presentar ofertas, según lo que indica el articulo 129 y 131 bis del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
En todo lo omitido, se aplicará en su totalidad y como norma supletoria, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
J. CONSORCIO:
En caso de presentar ofertas en consorcio (art. 68 al 73 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.) se deberá presentar el acuerdo consorcial respectivo bajo los preceptos mínimos establecidos en el artículo 71 del RCA del ICAFE. Las empresas que formen parte del consorcio deberán cumplir las condiciones de admisibilidad y los requisitos establecidos del cartel, como si fuera una sola siendo responsables solidariamente como un todo.
Para efectos de admisibilidad y/o evaluación únicamente se tomará la información o documentación que corresponda a quien brindará el servicio o actividad específica, sin que haya duplicidades, en la oferta se debe especificar claramente cuál o cuáles de las empresas
del consorcio brindará el servicio, y específicamente en qué aspectos; esto con la finalidad de verificar la experiencia requerida o los requisitos solicitados.
IMPORTANTE: Las empresas participantes solo pueden participar en (1) un consorcio en el presente concurso.
K. CONSULTAS Y ACLARACIONES:
El oferente podrá remitir sus consultas/aclaraciones del objeto a contratar o sobre la presentación de ofertas, al correo electrónico xxxxxxxxxx@xxxxx.xx o por medio de oficio a la Unidad de Contratación Administrativa del ICAFE en el Edificio Administrativo en San Xxxxx xx Xxxxx xx Xxxxxxx, 400 metros al norte de la iglesia católica de San Xxxxx.
L. MULTAS Y CLÁUSULA PENAL:
Calificación de la importancia de la multa y la cláusula penal para la determinación del porcentaje a aplicar:
Multa:
Para el caso específico de la contratación “Servicio de monitoreo e instalación de GPS para vehículos del ICAFE”. Según demanda. Se define el porcentaje para multa de la siguiente manera:
FACTOR MULTA | PUNTOS |
1) Cuando el bien o servicio afecte directamente el sector cafetalero (30, 20, 10 o 5 puntos, según corresponda) | 5 |
2) Cuando el bien o servicio provoque pérdidas económicas al ICAFE (30, 20, 10 o 5 puntos, según corresponda) | 20 |
3) Cuando el bien o servicio impida el cumplimiento de funciones por parte de los colaboradores del ICAFE (20, 10, o 5 puntos, según corresponda) | 10 |
4) Cuando el bien o el servicio afecte la imagen institucional (20, 15, 10 o 5 puntos, según corresponda) | 5 |
TOTAL PUNTOS: | 40 |
Puntaje | Importancia | Porcentaje para aplicar, por día |
De 100 a 75 puntos | Alta | 2% |
De menos de 75 a 50 puntos | Media | 1,5% |
De menos de 50 a 25 puntos | Moderada | 1% |
Menos de 25 puntos | Baja | 0,5% |
Porcentaje asignado para Multa: 1%
En caso de que la adjudicataria entregue un servicio que no cumplan con lo requerido en el cartel y no proceda a realizar las correcciones que le indique la Administración en el plazo señalado por esta última, se procederá a cobrar una multa equivalente al 1% (uno por ciento) por cada día de atraso en la no corrección de lo indicado, hasta un máximo de 25% (veinticinco por ciento) sobre el monto total del servicio, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento de esta contratación, y se procederá a realizar el proceso para la valoración de posibles daños y perjuicios y resolución del contrato.
Clausula Penal:
Para el caso específico de la contratación “Compra Institucional de Suministros de limpieza, atención y recepciones”. Según demanda. Se define el porcentaje para cláusula penal de la siguiente manera:
FACTOR CLAUSULA PENAL | PUNTOS |
1) Repercusiones de eventual incumplimiento del plazo (30, 20, 10 o 5 puntos, según corresponda) | 5 |
2) Riesgos del incumplimiento del plazo (30, 20, 10 o 5 puntos, según corresponda) | 5 |
3) Preponderancia del plazo de entrega (20, 10, o 5 puntos, según corresponda) | 5 |
4) Monto del contrato (20, 15, 10 o 5 puntos, según corresponda) Monto estimado de la contratación: ₡ 8.000.000,00 | 10 |
TOTAL PUNTOS: | 25 |
Puntaje | Importancia | Porcentaje para aplicar, por día |
De 100 a 75 puntos | Alta | 2% |
De menos de 75 a 50 puntos | Media | 1,5% |
De menos de 50 a 25 puntos | Moderada | 1% |
Menos de 25 puntos | Baja | 0,5% |
Porcentaje asignado para Clausula Penal: 1%
En caso de incumplimiento en el plazo de entrega del servicio objeto de la presente contratación, que sea imputable al contratista, éste autoriza a la Administración para que por concepto de cláusula penal, rebaje del pago respectivo la suma de 1% (uno por ciento) del monto total adjudicado, por cada día hábil de atraso, con respecto al plazo ofrecido, hasta un máximo de un 25% (veinticinco por ciento, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento de esta contratación, y se procederá a realizar el proceso para determinar la valoración de posibles daños y perjuicios y resolución del contrato.
En cualquier caso, Multa o Clausula Penal, no se podrá ejecutar un porcentaje mayor al 25% del monto adjudicado.
Lo anterior de conformidad con lo que establecen los artículos 44 al 47 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
Cuando la administración determine que los daños provocados por el contratista consecuencia de su atraso o entrega defectuosa superan los cubiertos por la estimación de la cláusula penal o la multa, lo cobrará mediante el respectivo procedimiento administrativo, previa determinación de los daños ocasionados, con fundamento en el procedimiento ordinario que establece el artículo 308 de la Ley General de la Administración Pública.
Con la presentación de la cotización/oferta, el adjudicatario autoriza expresamente a la Administración a proceder con la rebaja del porcentaje aplicable a las facturas respectivas al momento de su pago
M. ESPECIES FISCALES, REINTEGRO E IMPUESTO SOBRE LA RENTA:
Especies fiscales y reintegro: Por la naturaleza de la presente contratación, por ser de cuantía inestimable, el adjudicatario deberá reintegrar las especies fiscales xx xxx, a razón del 0,5% del monto correspondiente a cada factura, conforme a las disposiciones del articulo 238 y siguientes, y 272 del Código Fiscal y el Fiscalizador del contrato debe velar por el cumplimiento de esta disposición. Al momento de aportar la colilla o entero de gobierno que respalde el pago por concepto de especies fiscales, ésta deberá indicar el número de procedimiento de contratación relacionado (al que corresponde). Adicionalmente, en cumplimiento de la directriz DGABCA-NC-12-2016 de la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda y el oficio DGT-1072-2016 de la Dirección General de Tributación; deberá aportar por concepto de reintegro para la formalización contractual, la suma correspondiente al monto del contrato, según la siguiente tabla.
La cancelación pueden hacerla mediante la compra de las especies fiscales (timbres), o efectuando el pago en "Entero de Gobierno" en la oficina correspondiente, indicando el número de la contratación y el nombre del contratista.
1. Impuesto sobre la renta Cuando corresponda al adjudicatario, se le retendrá el 2% del total de pagos a efectuar, como adelanto del Impuesto sobre la renta, según Ley de Justicia Tributaria
N. SUBSANE DE ASPECTOS FORMALES:
El ICAFE realizará el análisis de los aspectos formales de las ofertas y concederá un plazo de
1 a 3 días hábiles, para que se subsane cualquier defecto formal o se supla cualquier información o documento trascendente omitido, siempre que con ello no modifique su contenido en cuanto a las características del bien o servicio ofrecido, el precio, los plazos de entrega ni las garantías de los productos.
O. ADJUDICACIÓN:
Las ofertas serán evaluadas en dos etapas, las cuales deberán satisfacerse para obtener la adjudicación.
1. Primera Etapa
1.1 Elegibilidad Legal. Todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los requisitos legales exigidos en el cartel de contratación y en la legislación vigente para optar por la adjudicación.
1.2 Elegibilidad Técnica. Las ofertas deberán cumplir con los requisitos mínimos y especificaciones técnicas básicas exigidas en el cartel electrónico y documento complementario al cartel, para optar por la adjudicación.
2. Segunda Etapa
La segunda etapa corresponde a la aplicación del factor de evaluación según se indica en el Apartado H. Métodos de evaluación.
3. El ICAFE se reserva el derecho de adjudicar una menor o mayor cantidad de bienes, en forma total o parcial. De tal manera que se puede adjudicar una menor o mayor cantidad, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria y la razonabilidad del precio, dentro del marco jurídico vigente.
4. Plazo para adjudicar: El acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de 30 días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrá interponer recurso de revocatoria, dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles, vencido el cual la Administración deberá resolver dentro de los 15 días hábiles siguientes. En los casos declarados urgentes no habrá recurso alguno.
5. Plazo para formalización de la contratación: En aquellos casos que se requiera de la formalización, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación, el ICAFE comunicará al adjudicatario el día en que deberá presentarse a suscribir la formalización contractual. Dicho plazo no podrá exceder los diez días hábiles. Cuando no resulte necesario formalizar una contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado pedido, orden de compra u otro similar, en el tanto incluya la descripción del bien, nombre del contratista, plazo de entrega y monto del contrato, constituirá instrumento idóneo junto al expediente administrativo en que se sustenta, para que se ejerza la fiscalización del procedimiento, así como para continuar con los trámites de ejecución.
6. El adjudicatario de esta contratación no podrá traspasar o ceder los derechos derivados de la adjudicación en firme a terceros, sin previo consentimiento y por escrito de la de la Contraloría General.
P. RECURSO DE REVOCATORIA:
Los Proveedores participantes pueden presentarse recurso de revocatoria en contra del acto de adjudicación o contra aquel que declara desierto o infructuoso el concurso, dentro de los tres días hábiles siguientes a aquel en que se notificó a todas las partes y se regirá en cuanto a la legitimación, fundamentación y procedencia por las reglas del recurso de apelación.
En todo lo omitido, se aplicará en su totalidad los artículos 136, 137 y 138 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
Q. MEJORAS DE PRECIO:
Para el presente concurso NO se aceptarán mejoras al amparo del artículo N°27 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
R. REAJUSTE DE PRECIOS Y REVISIÓN PERIÓDICA DE PRECIOS:
1. Reajuste de precios: Deberá tenerse presente que la estructura de los elementos que componen el precio varía de acuerdo con el tipo de servicio, suministro o arrendamiento de que se trate, más para efectos ilustrativos, puede partirse de una fórmula tipo general, como la que seguidamente se ofrece:
Donde:
𝑃 = 𝑀𝑂 + 𝐼 + 𝐺𝐴 + 𝑈
P = 100% referido al precio de cotización
MO = porcentaje de costo de mano de obra del precio de cotización I = porcentaje de insumos del precio de cotización
GA = porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización U = porcentaje de utilidad del precio de cotización
Los elementos “MO”, “I” y “GA” se entenderán referidos sobre el precio cotizado originalmente en caso de no haberse dado ya una revisión, y sobre el último precio reajustado en caso de haberse producido anteriormente una revisión del precio.
De conformidad con la circular de la Contraloría General de República, publicada en La Gaceta No. 232 del 2 de diciembre de 1982 y el voto de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, No. 6432 de las 10:30 horas del 4 de setiembre de 1998, para la revisión del precio se aplicará la siguiente fórmula:
Donde:
𝑉 = 𝑃𝐶(𝑀𝑂 (
𝑖𝑀𝑂𝑡𝑚
𝑖𝑀𝑂𝑡𝑐
) + 𝐼 (
𝑖𝐼𝑡𝑖
𝑖𝐼𝑡𝑐
) + 𝐺𝐴 (
𝑖𝐺𝐴𝑡𝑔
𝑖𝐺𝐴𝑡𝑐
) + 𝑈)
PV = Precio variado
PC = Precio de cotización o último revisado
MO = Porcentaje de costo de mano de obra del precio de cotización.
iMO tm = Índice del costo de la mano de obra en el momento considerado para la variación iMO tc = Índice del costo de la mano de obra en el momento de la cotización o último revisado.
I = Porcentaje de insumo del precio de cotización.
iI ti = Índice del costo de insumos en el momento considerado para la variación
iI tc = Índice del costo de insumos en el momento de la cotización o último revisado.
iGA tg = Índice del costo de gastos administrativos en el momento considerado para la variación.
iGA tc = Índice del costo de gastos administrativos en el momento de la cotización o último revisado.
GA = Porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización. U = Porcentaje de utilidad del precio de cotización.
Los índices a que hace referencia la fórmula anteriormente desarrollada deberán ser los más estrechamente vinculados con la actividad objeto de la contratación.
Los índices a que hace referencia la fórmula anteriormente desarrollada deben ser los más estrechamente vinculados con la actividad objeto de la contratación: | |
Índices xx xxxxxxx que se utilizarán | |
Mano de obra | Decreto semestral de salarios mínimos emitido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. |
Insumos | Índice General de Precios al Productor Industrial (IPP-MAN) con combustibles elaborado y publicado por el Banco Central xx Xxxxx Rica |
Gastos administrativos | Índice General de Precios al Consumidor (IPC) renglón general elaborado por el Instituto de Estadísticas y Censos y publicado por el Banco Central xx Xxxxx Rica. |
S. CONFIDENCIALIDAD EN LAS OFERTAS:
Toda información incluida y adjunta a la oferta debe ser pública; salvo que la parte interesada, así lo considere, en cuyo caso debe aportar en su plica la justificación respectiva. Caso contrario, la Administración en apego al Principios de Publicidad y Transparencia, queda facultada para hacer público cualquier información y/o documento en esa condición, una vez concretada la apertura del proceso. Lo anterior, al amparo de lo que establece el artículo N°11 y 204 Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
T. GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN:
Todos los participantes tendrán que rendir una garantía de Participación del 5% sobre el monto de la sumatoria de los precios unitarios ofertados, la cual podrá ser un certificado o en efectivo depositado por transferencia electrónica o directamente en la Caja del ICAFE, ubicada en el Edificio Administrativo del ICAFE en San Xxxxx xx
Xxxxx xx Xxxxxxx, 400 metros al norte de la Iglesia Católica de San Xxxxx. No se aceptarán para tal fin los seguros de caución. En cualquiera de las formas deberá tramitar el recibo de Garantía en la Caja del ICAFE del cual deberá de venir una copia de dicho recibo dentro de la Oferta del Concursante.
La Garantía será para resarcir cualquier incumplimiento que se presente por parte del Oferente. La devolución de las Garantías se regirá según lo dispuesto en el artículo 45 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. VIGENCIA MINIMA DE 6 MESES. Las cuentas bancarias para el depósito de la Garantía de Participación son:
ICAFE (INSTITUTO DEL CAFÉ XX XXXXX RICA) Cédula: 0-000-000000
Banco Nacional Colones: Cuenta IBAN: CR96015100010010129641 Banco Nacional Dólares: Cuenta IBAN: CR98015100010026013743
La garantía de Participación se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 36 y 38 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica.
U. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:
El adjudicado tendrá que rendir una garantía de cumplimiento del 5% del total presupuestado para cada una de las partidas, la misma será para resarcir cualquier incumplimiento que se presente por parte del adjudicado. De darse el recibido a satisfacción de la contratación, la misma será devuelta según lo estipula la Normativa en Contratación Administrativa. VIGENCIA MINIMA DE 10 MESES. Las cuentas bancarias para el depósito de la garantía de cumplimiento en caso de ser adjudicado serán las siguientes:
ICAFE (INSTITUTO DEL CAFÉ XX XXXXX RICA) Cédula: 0-000-000000
Banco Nacional Colones: Cuenta Cliente: 15100010010129641 Banco Nacional Dólares: Cuenta Cliente: 15100010026013743
La garantía de cumplimiento se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 36, 38 Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica. No se aceptarán para tal fin los seguros de caución.
Para la devolución de las Garantías de Participación y de Cumplimiento, el interesado deberá presentar ante la Unidad de Contratación Administrativa del ICAFE, solicitud formal de devolución, firmada por la persona que tenga la capacidad legal para hacerlo, consignando el nombre, calidades de la persona autorizada para realizar la gestión de devolución, cuentas para realizar el depósito. En caso de que la Garantía sea en efectivo el interesado deberá tramitar el comprobante del depósito de garantía que se les extiende en las Cajas de la Institución, y adjuntar dicho comprobante a la solicitud formal de la devolución.
La Garantía será devuelta únicamente a solicitud del interesado.
Se deberá aportar una certificación de personería con no más de 3 mes de emitida para verificar la representación de la solicitud.
V. FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Y FISCALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:
Esta Administración hace constar que el seguimiento, monitoreo y aprobación de especificaciones técnicas de esta compra, estará a cargo del funcionario Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx.
W. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA:
El Contratista deberá indicar en su factura como mínimo la siguiente información:
• Nombre y cédula jurídica o física según corresponda.
• Número del concurso y orden de compra.
• Referencia del bien o servicio adquirido.
• Cantidad de bienes y/o servicio.
• Indicar precio unitario, IVA según corresponda y monto total.
• El proveedor deberá facturar una vez entregado a satisfacción el bien o servicio contratado, de lo contrario el ICAFE no tramitará la factura.
• En caso de requerirse realizarse un cambio en la factura, el plazo para el pago comenzara a regir a partir de la nueva facturación.
• El plazo de pago corresponderá según lo establecido en el artículo 33 del Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica
• Si la factura presenta algún error, el plazo de pago se verá interrumpido hasta que se corrija el mismo. Es obligación del Adjudicado el mantenerse al día durante todo el periodo de la contratación con sus obligaciones de la seguridad social y tributarias. De determinarse al momento del trámite de pago que no está al día, se procederá a advertir al Adjudicado su condición y el pago se tramitará hasta que corrija dicha situación. El
plazo de pago se verá interrumpido durante el periodo en que no esté en regla con la seguridad social o tributaria. El adjudicatario deberá tomar en cuenta lo contemplado en la Ley 9686.
Para este concurso, debe remitirse la factura al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx
X. MONTO ESTIMADO DE CONTRATACIÓN:
La estimación presupuestaria inicial para esta contratación es de: ₡8.000.000,00
Y. NOTIFICACIONES
El ICAFE dispondrá de los siguientes medios para notificaciones, al correo xxxxxxxxxx@xxxxx.xx o al teléfono 0000 0000. El Oferente deberá indicar en su plica los medios de notificación, que como mínimo será un número de teléfono y un correo electrónico.
Todos los demás términos y condiciones según lo indicado en el Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto del Café xx Xxxxx Rica publicado en el Alcance No. 293 a la Gaceta No. 265 del 04 de noviembre del 2020.
Atentamente,
APROBADO POR (Unidad Solicitante) | REVISADO POR | ELABORADO POR |
XXXXX XXXXX Xxxxxxx digitalmente por XXXXX XXXXX XXXX XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX (FIRMA) (FIRMA) Fecha: 2022.08.18 11:32:09 -06'00' Lic. Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx. | XXXXXX Xxxxxxx digitalmente por XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX (FIRMA) Fecha: 2022.08.18 (FIRMA) 10:19:49 -06'00' Lic. Xxxxxx Xxxxx Xxxxx | XXXXXX XXXX Firmado digitalmente XXXXXXXXX por XXXXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX Fecha: 2022.08.18 XXXXXXXXX (FIRMA) (FIRMA) 10:18:14 -06'00' Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx |
Jefe de Unidad Servicios Generales Administrativos | Jefe de Unidad de Contratación Administrativa | Analista de Contratación Administrativa |