Contract
El Director Distrital del Archivo de Bogotá y el Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las comunicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., obrando como Supervisores del Contrato Nro. 4204000-983-2022 OC 100050 presento informe final con el fin de proceder a realizar la liquidación del contrato.
1. INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO | |||
Contratista: | ANALITICA SAS | ||
Objeto: | Adquisición, instalación y configuración de licenciamiento de software analítica BPMS por medio del Instrumento de Agregación de Demanda para la adquisición de Software por Catálogo Acuerdo Marco de Precios CCE-139-IAD- 2020, para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. OC 100050 | ||
Valor del contrato: | $ 190.225.328,15 | Valor de la adición (si hay lugar a ello): | $ 0.00 |
Valor total del contrato: | $ 190.225.328,15 | Valor ejecutado: | $ 73.953.440 |
Plazo inicial del contrato: | 4 meses | Prórroga (si se llevó a cabo): | 2 meses |
Plazo final del contrato: | 6 meses | Fecha de suscripción: | 22/11/2022 |
Fecha de iniciación: | 28/11/2022 | Fecha de suspensión (si hay lugar a ello): | N/A |
Fecha de reinicio (si se llevó a cabo): | N/A | Fecha de terminación: | 25/05/2023 |
Dependencia donde presta el servicio (solo para persona natural) | N/A | Sede donde presta el servicio (solo para persona natural) | N/A |
2. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES:
Que conforme con la ejecución de dicho acuerdo de voluntades, me permito certificar el desarrollo de las siguientes actividades en cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales:
OBLIGACIONES | ACTIVIDADES | ANEXOS | Nro. CARPETA Y DE FOLIO EN EL EXPEDIENTE CONTRACTUAL EN EL QUE REPOSA LA EVIDENCIA. (Incluir nombre del archivo con el cual fue cargado en SECOP ). |
Entregar el Software de acuerdo con las condiciones y especificaciones técnicas de los Documentos del Proceso, particularmente de conformidad con lo descrito en el numeral 2 de los Estudios previos “Lugar de Entrega del Software por Catálogo” | Entregan licencia de uso de licencia BPMS ilimitados procedimientos, para 20 usuarios | Se adjuntan Documentos denominados: - Licencia de uso reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Contar con todos los permisos, autorizaciones y licencias necesarias para entregar el Software y prestar los servicios durante toda la ejecución del Instrumento de Agregación de Demanda y la vigencia de las Órdenes de Compra. | Se realiza la instalación del software BPMS, en los servidores de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá | Se adjuntan Documentos denominados: - Manuales técnicos reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Contar con el personal certificado para el Software o servicio específico adquirido por la entidad estatal durante la ejecución de todas las Órdenes de Compra a cargo. | Se realiza la instalación del software BPMS, en los servidores de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá por personal idóneo de la empresa. Entregan soporte de la licencia de BPMS por un año adicional | Se adjuntan Documentos denominados: - Soporte Licencia de uso reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
El Proveedor debe garantizar la entrega del Software y prestación de servicios adicionales en todo el territorio nacional. En el caso de los Servicios adicionales, el Proveedor puede atender las necesidades de la Entidad Compradora remotamente, de acuerdo con las especificaciones definidas en la Solicitud de Cotización. | Entregan licencia de uso de licencia BPMS ilimitados procedimientos, para 20 usuarios | Se adjuntan Documentos denominados: - Licencia de uso reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Brindar servicio de soporte y capacitación cuando lo solicite la Entidad Compradora en la orden de compra, en los términos descritos en el Estudio Previo | Entregan soporte de la licencia de BPMS por un año adicional | Se adjuntan Documentos denominados: - Soporte Licencia de uso reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Extender las garantías pertinentes por el término de duración de las órdenes de compra emitidas con vigencias futuras, así como asegurar el cumplimiento de sus obligaciones por su vigencia. | Entregan soporte de la licencia de BPMS por un año adicional | Se adjuntan Documentos denominados: - Soporte Licencia de uso reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Suscribir el Acta de Inicio máximo tres (3) días hábiles después de la aprobación de la garantía para la ejecución de la Orden de Compra. | El contratista firma el acta de inicio | Se adjuntan Documentos denominados: Acta de inicio reposan en la Oficina de Tecnologías de la información y las comunicaciones, en la carpeta | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3-2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
OBLIGACIONES | ACTIVIDADES | OBSERVACIONES | DESCRIBA LOS SOPORTES DE LA EJECUCIÓN |
N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A |
3. GESTIÓN DE PAGOS, DESEMBOLSOS O RECAUDOS:
De acuerdo con lo establecido, se han realizado a la fecha un total de un pago, por valor de SETENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL CUATROCIENTOS CUARENTA PESOS ($ 73,953,440.00), de acuerdo con la entrega de
los bienes, productos y/o servicios estipulados en el contrato, así.
PAGO Nro. 1 | ||
Requisitos | Descripción | Nro. Carpeta y de folio en el expediente contractual en el que reposa la evidencia o enlace de acceso al SECOP donde están publicados los documentos (incluir nombre del archivo con el cual fue cargado en SECOP). |
Facturas o documentos equivalentes | FE1404 de 09 de diciembre de 2022 | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 5. 3- 2023-16605, Disponibles en el link: |
Anexos (Actas de Comité) (Informes) | Informe de Supervisión Acta de Inicio Evidencias de ejecución | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 5. 3- 2023-16605, Disponibles en el link: |
Certificado de recibido a satisfacción | Certificación de cumplimiento No 1274 | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 5. 3- 2023-16605, Disponibles en el link: |
Acreditación de pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales | Certificación de acreditación de pagos de seguridad social firmada por revisor fiscal y contador | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 5. 3- 2023-16605, Disponibles en el link: |
Comprobante de ingreso de elementos a almacén. | N/A | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 5. 3- 2023-16605, Disponibles en el link: |
Orden de pago | 3001049903 | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 5. 3- 2023-16605, Disponibles en el link: |
PAGO Nro. 2 | ||
Requisitos | Descripción | Nro. Carpeta y de folio en el expediente contractual en el que reposa la evidencia o enlace de acceso al SECOP donde están publicados los documentos (incluir nombre del archivo con el cual fue cargado en SECOP). |
Facturas o documentos equivalentes | FE1659 de 28 xx xxxxx de 2023 | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3- 2023-15557, Disponibles en el link: |
Anexos (Actas de Comité) (Informes) | Informe de Supervisión Acta de Inicio Evidencias de ejecución | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3- 2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Certificado de recibido a satisfacción | Certificación de cumplimiento No 1274 | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3- 2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Acreditación de pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales | Certificación de acreditación de pagos de seguridad social firmada por revisor fiscal y contador | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3- 2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles |
en el link: | ||
Comprobante de ingreso de elementos a almacén. | N/A | N/A |
Orden de pago | 3000330191 | Soportes publicados en el Botón de transparencia – Órdenes de compra vigencia 2022 Carpeta Orden de compraCTO_983_2022_OC_100050, 4.3- 2023-15557 y 5. 0-0000-00000, Disponibles en el link: |
Nota: Dentro del periodo no se realizaron reintegros ni devoluciones.
De acuerdo con lo establecido en la cláusula del contrato/convenio, se han realizado a la fecha / / un total de facturas, por valor de PESOS ($ ), y un total de cuentas de cobro, por valor de
PESOS ($ ), de acuerdo con la entrega de los bienes, productos y/o servicios estipulados en la cláusula
del contrato, así:
FACTURA Nro. | |||
Requisitos | Descripción | Nro. Carpeta y de folio en el expediente contractual en el que reposa la evidencia o enlace de acceso al SECOP donde están publicados los documentos. | Observaciones |
N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A |
Se presenta Xxxx en el pago para el mes de : SÍ NO Reporte de seguimiento al pago en Mora:
CUENTA DE COBRO Nro. | |||
Requisitos | Descripción | Nro. Carpeta y de folio en el expediente contractual en el que reposa la evidencia o enlace de acceso al SECOP donde están publicados los documentos. | Observaciones |
N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A |
Se presenta Xxxx en el pago para el mes de : SÍ NO Reporte de seguimiento al pago en Mora:
De acuerdo con los servicios prestados y lo estipulado en las obligaciones del convenio/contrato , el valor ejecutado por concepto de gastos de administración y arrendamiento asciende a la suma de PESOS ($ ), con corte al de de
, así:
NO. FAC | FECHA DE FACTURA | PERIODO | CONCEPTO | VALOR NETO | VALOR CONSIGNADO | FECHA CONSIGNACIÓN |
N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A |
N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A |
La relación anterior refleja los cobros y recaudos establecidos de forma mensual , según la forma de pago establecida en el convenio/contrato, por lo anterior SÍ NO se generaron intereses moratorios para el periodo comprendido entre el de
de al de de .
4. DESARROLLO DEL CONTRATO
La aprobación de la garantía única se produjo el día 24/11/2022, la cual se constituyó así:
PÓLIZA No. | AMPAROS | VALORES ASEGURADOS | VIGENCIAS | |
FECHA INICIO | FECHA FINAL | |||
No 00-00-000000000 | CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO | $ 28,533,799.22 | 22/11/2022 | 25/09/2023 |
No 00-00-000000000 | PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES | $ 9,511,266.41 | 22/11/2022 | 25/03/2026 |
No 00-00-000000000 | CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES | $ 38,045,065.63 | 22/11/2022 | 25/03/2024 |
PÓLIZA No. | AMPAROS | VALORES ASEGURADOS | VIGENCIAS | |
FECHA INICIO | FECHA FINAL | |||
No 00-00-000000000 | CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO | $ 28,533,799.22 | 22/11/2022 | 25/11/2023 |
No 00-00-000000000 | PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES | $ 9,511,266.41 | 22/11/2022 | 25/05/2026 |
No 00-00-000000000 | CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES | $ 38,045,065.63 | 22/11/2022 | 25/05/2024 |
4.1 MODIFICACIONES
Que el contrato Orden de compra fue objeto de las siguientes modificaciones contractuales:
CLASE DE MODIFICACIÓN | FECHA | VALOR (En caso de ser adición) | TIEMPO (En caso de que sea prórroga) | Nro. CARPETA Y DE FOLIO EN EL EXPEDIENTE CONTRACTUAL |
Prorroga | 25/03/2023 | N/A | 1 mes(es) y 29 días cale. | N/A |
5. EL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR DEL CONTRATO Y/O CONVENIO CERTIFICA QUE:
TIPO DE INFORME | CUMPLIMIENTO | MARQUE CON UNA X EN CASO DE QUE SEA POSITIVA LA RESPUESTA, EN CASO CONTRARIO INDIQUE LAS RAZONES POR LAS CUALES HA INCUMPLIDO EL CONTRATISTA |
INFORME PARCIAL | El(la) contratista a la fecha viene cumpliendo a satisfacción el objeto del contrato. | N/A |
Que el supervisor del contrato certifica al Ordenador del Gasto, que las obligaciones contractuales vienen siendo ejecutadas de conformidad con lo pactado y en su totalidad a la fecha xx xxxxx del informe, con oportunidad y diligencia | N/A | |
Que el (la) contratista a la fecha viene cumpliendo durante la ejecución del contrato y corte del periodo, con el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales o la certificación emitida por el Representante Legal y/o Revisor Fiscal de la firma donde indica que la precitada persona jurídica se encuentra al día con el Sistema de Seguridad Social, Pensiones, etc., de conformidad con | N/A |
las normas legales vigentes | ||
Que verifiqué el cumplimiento de las obligaciones contractuales y recibí los informes y/o productos correspondientes pactados entre las partes, los cuales fueron cargados y revisados oportunamente en la plataforma SECOP según sea el caso. | N/A | |
Que su ejecución presupuestal ha obedecido a los pagos y desembolsos pactados contractualmente y las modificaciones si a ello hubiere lugar. | N/A |
TIPO DE INFORME | CUMPLIMIENTO | MARQUE CON UNA X EN CASO DE QUE SEA POSITIVA LA RESPUESTA, EN CASO CONTRARIO INDIQUE LAS RAZONES POR LAS CUALES HA INCUMPLIDO EL CONTRATISTA |
El(la) contratista cumplió a satisfacción el objeto del contrato. | X | |
Que el supervisor del contrato certifica al Ordenador del Gasto, que las | X | |
obligaciones contractuales fueron ejecutadas de conformidad con lo | ||
pactado y en su totalidad, con oportunidad y diligencia. | ||
INFORME FINAL | Que el (la) contratista cumplió durante la ejecución del contrato, con el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales o la certificación emitida por el | X |
Representante Legal y/o Revisor Fiscal de la firma donde indica que la | ||
precitada persona jurídica se encuentra al día con el Sistema de Seguridad | ||
Social, Pensiones, etc., de conformidad con las normas legales vigentes | ||
Que verifiqué el cumplimiento de las obligaciones contractuales y recibí los | X | |
informes y/o productos correspondientes pactados entre las partes, los | ||
cuales fueron cargados y revisados oportunamente en la plataforma | ||
SECOP según sea el caso. | ||
Que su ejecución presupuestal obedeció a los pagos y desembolsos pactados contractualmente y las modificaciones si a ello hubiere lugar. | X |
6. CONTROL SOBRE LAS OBLIGACIONES POST CONTRACTUALES (SI APLICA)
Dentro de la Orden de Compra no se establecieron obligaciones poscontractuales.
DESCRIPCIÓN DE LAS OBLIGACIONES POST CONTRACTUALES | MODO DE SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SUPERVISIÓN | FECHA ESTIMADA DE CULMINACIÓN DE LA OBLIGACIÓN POST CONTRACTUAL | DESCRIPCIÓN DEL SOPORTE DEL SEGUIMIENTO (Deberá encontrarse cargado en el SECOP) |
N/A | N/A | N/A | N/A |
7. MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS AL CONTRATO O CONVENIO
Dentro de la ejecución del contrato no se han materializado riesgos.
8. OBSERVACIONES
Se presenta informe final y documentación con el fin de proceder a realizar liquidación a la orden de compra OC-100050, correspondiente a Adquisición, instalación y configuración de licenciamiento de software analítica BPMS por medio del Instrumento de Agregación de Demanda para la adquisición de Software por Catálogo Acuerdo Marco de Precios CCE-139-IAD- 2020, para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. OC 100050, y se libera el saldo a favor de la Entidad existente por valor de CIENTO DIECISEIS MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS ($ 116,271,889).
Por otro lado, se evidencia una diferencia del valor relacionado en el sistema de gestión contractual y el valor que registra en la tienda virtual en decimales, esto se debe a que la Entidad al momento de solicitar registros presupuestales, lo hace redondeando las cifras, a diferencia de la tienda virtual que expide la orden de compra incluyendo decimales, en ese orden de ideas el Registro Presupuestal No. 1939 incluye recursos por valor de $ 190,225,329. No obstante, el valor por el cual se generó la orden de compra corresponde a la suma de $ 190,225,328.15.
Se aclara que en el documento acta de inicio la fecha de terminación presenta diferencia de dos días frente a la fecha indicada en la orden de compra emitida por la tienda virtual, debido a la demora presentada en el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento de la OC. No obstante, mediante esta prórroga se pretende unificar este criterio.
7. FIRMAS
NOMBRE DEL SUPERVISOR/INTERVENTOR | CARGO | FIRMA |
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx | Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones |
NOMBRE DEL APOYO A LA SUPERVISÓN | CARGO | FIRMA |
N/A | Responsable del insumo técnico. | N/A |
N/A | Responsable del insumo jurídico. | N/A |
N/A | Responsable del insumo financiero. | N/A |