Contract

Entre los suscritos a saber, por una parte, XXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX, identificada con la cédula de ciudadanía No. 29.952.191, actuando en calidad de Representante Legal Suplente de la FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A., FIDUCOLDEX, quien actúa única y

exclusivamente como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD con NIT. 830.054.060-5, constituido mediante Contrato xx Xxxxxxx Mercantil No. 1292 celebrado entre Fiducoldex y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible el día 30 de noviembre de 2023, comprometiendo única y exclusivamente el patrimonio del citado Fideicomiso, quien en adelante se denominará EL FONDO o FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD, y por la otra, la UNIÓN TEMPORAL INTEGRAL COP16 2024, identificada bajo NIT 901. 853.805 -0 representada por XXXXXXXXX XXXXX XXXXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. 79.392.385 expedida en Bogotá, unión temporal integrada por la sociedad: (i) GRUPO ONE S.A.S., identificada bajo NIT. 860.070.624-5, cuya participación corresponde al veinticinco por ciento (25%) de la mencionada Unión Temporal, representada legalmente por XXXXXXXXX XXXXX XXXXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No.

79.392.385 de Bogotá, todo lo cual consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, (ii) IPROSPECT COLOMBIA S.A.S., identificada bajo NIT 900.700.061-8, cuya participación corresponde al veinticinco por ciento (25%) de la mencionada Unión Temporal representada legalmente por XXXXX XXXX XXXXXXX XXXXXXX mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. 98.625.382, de conformidad con lo estipulado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio de Bogotá, (iii) BABEL GROUP S.A.S., identificada bajo NIT 900.573.802-3, cuya participación corresponde al veinticinco por ciento (25%), de la mencionada Unión Temporal representada legalmente por XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXXX, mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.145.875, de conformidad con lo estipulado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio de Bogotá, y (iv) QUINTA GENERACION S.A.S., identificada bajo con NIT 900.391.059-5, cuya participación corresponde al veinticinco por ciento (25%),de la mencionada Unión Temporal representada legalmente por XXXXX XXXXXX XXXXX, mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía No. 63.333.065, de conformidad con lo estipulado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio de Medellín, sociedades que en adelante y de manera conjunta se denominarán EL

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CONTRATISTA, y quienes en conjunto se denominarán las PARTES, hemos convenido celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, en adelante; el “CONTRATO”, el cual se regirá por las cláusulas que se insertan a continuación, previa mención de las siguientes:

CONSIDERACIONES

1. Que la Ley 99 de 1993 asigna al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible competencias para la formulación de políticas públicas ambientales y administración de vehículos financieros como el Fondo Nacional Ambiental-FONAM, Fondo de Compensación Ambiental

-FCA, entre otros fondos, como el ahora Fondo para la Vida y la Biodiversidad.

2. Que el parágrafo 1º del artículo 49 de la Ley 2277 de 2022, que modificó el artículo 223 de la Ley 1819 de 2016, y dispuso lo siguiente:

“Créase el Fondo para la Sustentabilidad y la Resiliencia Climática (FONSUREC) como un Patrimonio Autónomo, adscrito al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y sus recursos serán administrados por la sociedad fiduciaria que el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible determine. La selección de la sociedad fiduciaria, su contratación, así y contratos requeridos para la administración, distribución y ejecución de los recursos se regirá por las normas del derecho privado, observando en todo caso los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. El FONSUREC tendrá como mínimo un consejo directivo y un director ejecutivo. El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible reglamentará la administración y funcionamiento del FONSUREC.” (Subrayado y negrilla fuera del texto).

3. Posteriormente, el artículo 196 de la Ley 2294 de 2023, por la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 “Colombia Potencia Mundial de la Vida”, estipuló lo siguiente:

“El Fondo para la Sustentabilidad y la Resiliencia Climática (Fonsurec) de que trata el artículo

223 de la Ley 1819 de 2016 se denominará en adelante Fondo para la Vida y la Biodiversidad y

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tendrá por objeto articular, focalizar y financiar la ejecución de planes, programas y proyectos de índole nacional o territorial, encaminados a la acción y resiliencia climática, la gestión ambiental, la educación y participación ambiental y la recuperación, conservación, protección, ordenamiento, manejo, uso y aprovechamiento de los recursos naturales renovables; y la biodiversidad, así como las finalidades establecidas para el Impuesto Nacional al Carbono en el inciso primero del artículo 223 de la Ley 1819 de 2016.”

4. Que, en virtud de lo indicado, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible adelantó un proceso de contratación para poder contar con un vehículo eficiente para la administración de sus recursos, que le permitiera llegar de manera rápida y efectiva a la totalidad del territorio colombiano. Por consiguiente, se dio creación al vehículo financiero denominado inicialmente Fondo para la Sustentabilidad y la Resiliencia Climática, ahora denominado según artículo 196 de la Ley 2294 de 2023, “Por la cual se adopta el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026. “Colombia Potencia Mundial de la Vida”, conforme se indicó en anteriormente, hoy Fondo para la Vida y la Biodiversidad.

5. Por lo tanto, se profirió el Decreto 1648 de 2023, “por el cual se adiciona el Capítulo 13 al Título 9 de la Parte 2 del Libro 11 del Decreto 1076 de 2015 en lo relacionado con el Fondo para la Vida y la Biodiversidad”, en ese sentido, norma en la cual se encuentra la reglamentación de sus órganos de gobierno y administración, así como los mecanismos para el ingreso, administración y ejecución de los recursos que lo integran.

6. Sumado a lo anterior, mediante la Resolución 1254 del 22 de noviembre de 2023 se adjudicó el proceso de licitación pública de derecho privado LP-DP-001-2023 a la FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX S.A., dando lugar a la celebración del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil No. 1292 (056-2023 para FIDUCOLDEX S.A.), a través del cual se constituyó el patrimonio autónomo FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD suscrito entre el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y la Fiduciaria mencionada, cuya finalidad consiste en canalizar el gasto público como una herramienta financiera para lograr la equidad ambiental a través de la provisión de bienes y

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servicios y la disminución de las ineficiencias sociales creadas por la contaminación. El cumplimiento de dichas actividades tiene como propósito garantizar que los proyectos y los diferentes compromisos adquiridos por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, a través del Patrimonio Autónomo Fondo Para La Vida Y La Biodiversidad, se ejecuten de forma estratégica, coherente e integral, requiriéndose eficiencia en términos de planificación, seguimiento y evaluación de cada una de las actividades, fortaleciendo la gestión pública de acuerdo con las necesidades expuestas. .

7. Teniendo en cuenta lo manifestado anteriormente, el Patrimonio Autónomo Fondo Para La Vida Y La Biodiversidad tiene dentro de su estrategia liderar la inversión para promover el proceso de transición hacia una economía baja en carbono, mediante medidas de mitigación y adaptación al cambio climático, así como la protección del capital natural, la biodiversidad y la promoción de la educación y participación ambiental, además de los fines propios establecidos por el legislador para la destinación específica del Impuesto Nacional al Carbono; orientando recursos a planes, programas y proyectos con objetivos ambientales que favorezcan la transición hacia el desarrollo de actividades sostenibles, articulando fuentes de financiación provenientes del Presupuesto General de la Nación y el Impuesto Nacional al Carbono, entre otras, buscando garantizar el financiamiento de las políticas públicas ambientales y las metas del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026.

8. Con el fin de facilitar su operación, a los órganos de dirección del FONDO aprobaron el Manual Operativo del patrimonio autónomo FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD como instrumento para la dirección y control operativo de su administración, así como la definición de aspectos como: (i) Administración de recursos; (ii) Contratación; (iii) Procedimiento para la publicación de los documentos que surjan de la contratación derivada del Patrimonio Autónomo en Secop II y en el micrositio dispuesto para el Fondo en la página web de la Fiduciaria, actividad que estará a cargo de la Unidad de Gestión; (iv) Inversión; (v) Pagos (en esta sección se deberán indicar los descuentos y retenciones aplicables según la naturaleza de los pagos a realizar); (vi) Contabilidad, (vii) Procedimiento de archivo, (viii) Procedimiento de defensa prejudicial.

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9. La COP16 es el evento sobre biodiversidad más importante a nivel mundial, que reunirá líderes, expertos y tomadores de decisiones a nivel global para intercambiar experiencias y definir metas conjuntas para proteger la biodiversidad, evento que se celebra cada dos (2) años, siendo 2024 el año en que por primera vez en la historia, Colombia hospedará su decimosexta (16º la edición), que tendrá como eslogan principal: “Paz con la naturaleza”, y que se realizará en la ciudad de Cali entre el 21 de octubre y el 1 de noviembre de 2024.

10. La COP16 será la primera COP sobre Biodiversidad que se realice luego de la adopción del Marco Mundial de Biodiversidad de Kunming-Montreal (Plan de Biodiversidad) en la COP15 en diciembre de 2022 en Montreal, Canadá, que estableció objetivos para detener y revertir la pérdida de la naturaleza a nivel global.

11. Uno de los pilares fundamentales en la realización de la Decimosexta Conferencia de las Partes del Convenio sobre la Diversidad Biológica —COP16 es el desarrollo de una estrategia de comunicaciones que permita maximizar la visibilidad y el impacto de la COP16 en Colombia, involucrando a una amplia gama de públicos a través de medios de comunicación, y promoviendo la conservación de la biodiversidad a nivel nacional e internacional.

12. La estrategia de comunicaciones tiene como objetivo principal informar, sensibilizar y movilizar a diversos públicos nacionales e internacionales, sobre la importancia de proteger y preservar la biodiversidad en Colombia y el planeta, así como promover la participación en la COP16., la cual se encuentra dirigida a diversos públicos, incluyendo el público general, comunidades locales, expertos, sector privado, medios de comunicación, gobierno y activistas. La estrategia abarcará fases previas, durante y posteriores al evento, utilizando diversos canales de difusión como redes sociales, sitio web oficial, medios de comunicación masivos, eventos preparatorios y alianzas estratégicas. Se espera alcanzar a más de 45 millones de personas a través de esta estrategia, con el objetivo de generar conciencia y promover la participación en la conservación de la biodiversidad.

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13. Por lo anterior, se requiere que el FONDO lleve a cabo la contratación de los servicios que requiere la COP para su desarrollo y ejecución del objetivo propuesto de una forma satisfactoria.

14. Adicionalmente, el FONDO cuenta con la aprobación del Comité Fiduciario de acuerdo con el Acta No. 11 de fecha 13 xx xxxxx del 2024.

15. De acuerdo con lo previsto en el Manual Operativo del FONDO se adelantó el proceso de Invitación Pública No. 003 del 2024 en virtud de la cual la UNIÓN TEMPORAL INTEGRAL COP16 2024, fue adjudicada y por tanto seleccionada, una vez efectuado el proceso de habilitación y calificación.

16. Que, para efectos de soportar presupuestalmente el valor del presente CONTRATO, se cuenta con la disponibilidad presupuestal, según Documento No. DDP-093-2024 expedido 13 xx xxxxx del 2024, por parte del Fondo para la Vida y la Biodiversidad

17. Para la ejecución del presente CONTRATO, se tendrán en cuenta las definiciones técnicas establecidas en los términos de referencia de la Invitación Pública No. 003 de 2024 que tendrán el significado y alcance allí previsto.

18. De acuerdo con lo anterior, las PARTES acuerdan suscribir el presente CONTRATO que se regirá por las siguientes cláusulas y en lo no previsto en ellas por las normas del derecho privado que le sean aplicables.

CLÁUSULAS

CLÁUSULA PRIMERA – OBJETO: El objeto del presente CONTRATO es la prestación de los servicios por parte del CONTRATISTA, a favor del PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO PARA LA VIDA Y LA

BIODIVERSIDAD, consistente en el diseño y desarrollo de una estrategia integral de comunicaciones para la COP16, la cual abarcará el uso de medios de comunicación tradicionales y alternativos

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necesarios para la efectiva difusión, así como, la planeación, diseño y ejecución de actividades, activaciones y demás necesarias para el desarrollo y/o cubrimiento de la COP16 a nivel nacional e internacional en todas sus etapas.

CLÁUSULA SEGUNDA – ALCANCE DEL OBJETO: La estrategia abarcará el uso de medios de comunicación tradicionales y alternativos necesarios para la difusión de campañas de comunicación, así como, la planeación, diseño y ejecución de actividades, activaciones y demás necesarias para el desarrollo y/o cubrimiento de la COP16 en todas sus etapas.

Para la cabal ejecución del objeto del CONTRATO, el CONTRATISTA adelantará, entre otras, las actividades que se describen a continuación, de acuerdo con los términos de referencia de la Invitación Pública No. 003 (Anexo No. 19) y en la propuesta (Anexo No. 8) y tarifario (Anexo No. 9)presentados por el CONTRATISTA, documentos que hacen parte integral del presente CONTRATO y que a su vez hicieron parte de los documentos requeridos en los términos de referencia de la Invitación Pública:

2.1. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LOS SERVICIOS DE ABOVE THE LINE – ATL:

2.1.1. El CONTRATISTA deberá prestar el servicio de investigación, asesoría, conceptualización, planificación, elaboración, negociación conjunta con FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD, ordenación, compra/alquiler de espacios y/o presencia en medios nacionales e internacionales, control de espacios de promoción en medios. Esto incluye el trámite de codificaciones ante los canales públicos y privados y trámites de aprobación ante las entidades estatales necesarias para que la promoción pueda ser publicada, el costo de estas actividades ante las entidades y demás actividades con la implementación y/o puesta al aire de cualquier medio.

2.1.2. El CONTRATISTA deberá conceptualizar, crear, redactar, diseñar, producir y realizar el despliegue de contenidos escritos, publicaciones para redes sociales, piezas gráficas, fotografías simples, videos en producción y edición que incluya, pero sin limitarse a ello: locución, música, estudio, equipos, entre otros.

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2.1.3. El CONTRATISTA deberá coordinar y hacer seguimiento, medición, evaluación, análisis de resultados y mejoras a los proyectos y actividades llevados a cabo en los tiempos que establezca el FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

2.1.4. El CONTRATISTA deberá coordinar, supervisar y ejercer control durante el proceso de preproducción de terceros, garantizar altos niveles de creatividad y diseño, al igual que óptimos estándares de calidad de las piezas realizadas tanto por el contratista, como por sus aliados y proveedores, en cuanto a materiales, acabados, producción, ejecución, entre otros.

2.1.5. El CONTRATISTA deberá garantizar que las piezas y materiales que sean producidos o entregados al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD sean de uso exclusivo del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD y sus aliados.

2.1.6. El CONTRATISTA deberá garantizar que las piezas y materiales que sean producidos por el CONTRATISTA para proyectos y actividades del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD que incluyan logotipos de COP16 y/o del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD sean de uso exclusivo de esta y de los aliados que cuenten con autorización previa de FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

2.1.7. El CONTRATISTA deberá garantizar que los derechos sobre todas las piezas y materiales producidos por el CONTRATISTA o sus empleados o por cualquier tercero, que sean entregadas al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD, serán cedidos en su totalidad al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

En caso de no ser posible la cesión de derechos por ser obras preexistentes, el CONTRATISTA deberá comunicar esta situación de manera previa a la entrega al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD al inicio de la producción, para que entre ambos definan el alcance de la licencia de uso que deberán tener dichas obras preexistentes.

De no obtener autorización previa y expresa por parte de FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD respecto al alcance de la licencia, o de no comunicar

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previamente de las limitaciones de uso de cada material o pieza antes de su uso en las piezas, el CONTRATISTA garantiza que FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD cuenta con una licencia de uso sin limitaciones territoriales, temporales, de medios, derechos o alguna otra.

Queda entendido que, todos los documentos que acrediten la gestión de cesión de derechos deberán ser suministrados al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD en los tiempos en los que se pacte de acuerdo con el requerimiento de cada proyecto. Así mismo, le corresponde al CONTRATISTA entregar la plantilla de catalogación en la cual se incluye la información relevante y de intereses relacionada a cada archivo de los proyectos en el término antes señalado.

2.1.8. El CONTRATISTA deberá diseñar y ejecutar una estrategia de posicionamiento referente a todos los conceptos de SEO y SEM, para los activos digitales de la COP 16 administrados por FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD (actualmente página web de la COP 16, redes sociales de la COP 16, así como activos digitales por existir como puede ser la APP de la COP 16)”.

2.1.9. El CONTRATISTA garantizará los servicios de administración y gestión de contenidos y seguridad informática de la página web COP16 (xxx.xxx00xxxxxxxx.xxx). Entre estos servicios se encuentran: administración del sitio web, gestión de contenidos, rediseño de la página web en caso de ser solicitado por el FONDO o el SUPERVISOR, implementación de medidas de ciberseguridad robustas para proteger el sitio web contra amenazas cibernéticas, cumpliendo con las normativas colombianas de seguridad de la información.

En todo caso, El CONTRATISTA asumirá la totalidad de los costos y gastos (recurso humano, recursos tecnológicos, recursos de infraestructura y conectividad, etc.) requeridos para el cumplimiento de las obligaciones previamente descritas o cualquiera otra necesaria para garantizar la debida administración y gestión de

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contenidos y seguridad informática de la página web COP16 (xxx.xxx00xxxxxxxx.xxx).).

2.1.10. El CONTRATISTA deberá garantizar el proceso de investigación y planeación estratégica que acompañen de manera permanente y proactiva los objetivos de la COP 16. Para lo cual deberá tener una visión internacional para posicionar la COP 16 y aportar en la construcción de la estrategia de posicionamiento de Colombia como sede y Presidencia de la COP 16, monitoreando las mejores prácticas a nivel nacional e internacional.

2.1.11. El CONTRATISTA deberá garantizar disponibilidad durante la ejecución del CONTRATO de un espacio físico, equipos técnicos software y licencias necesarias para poder producir contenidos de audio, audiovisuales, fotográficos, SEO, desarrollo de software, estrategias Social Media, entre otros que hacen parte del objeto del presente CONTRATO.

2.1.12. El CONTRATISTA pondrá a disposición del FONDO una herramienta existente con la que cuente el CONTRATISTA, la cual no genere costos adicionales para FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD que garantice la medición permanente de las campañas de medios digitales, la optimización automatizada y el buen desempeño de estas. El FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD, se reserva el derecho a utilizarla directamente y/o a través de la agencia.

2.1.13. El CONTRATISTA coordinará y gestionará la entrega de materiales requeridos y de elementos técnicos de difusión para cada medio o actividad.

2.1.14. EL CONTRATISTA deberá tener disponibilidad de prestación de servicios 24/7, para la pronta y oportuna gestión de requerimientos y actividades propias de la COP16 de acuerdo con los requerimientos del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD. Lo anterior teniendo en cuenta que, por la naturaleza y actividades que desarrolla el FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD pueden surgir necesidades de actividades o eventos imprevistos con carácter de urgencia, así como requerimientos que requieren tramitarse de forma prioritaria y ágil.

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2.1.15. Garantizar la oportuna respuesta a los requerimientos del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

2.1.16. Garantizar que las contrataciones a terceros mantengan los mismos costos que se ofrecen al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD en el estudio xx xxxxxxx.

2.1.17. El CONTRATISTA controlará que la pauta correspondiente a la estrategia o plan de divulgación sea emitida en los diferentes medios, en los horarios, días y espacios ordenados y aprobados y entregar los soportes de la certificación de pauta emitidas por los medios, así como, las certificaciones de inscripción en: i) radio: una certificación ECAR, ii) prensa, revistas y televisión: certificación de pauta IBOPE, y iii) digital Certificación de add metrics.

2.1.18. El CONTRATISTA deberá presentar al supervisor del CONTRATO, la cotización de los productos solicitados de la siguiente manera:

a) Para aquellos productos que se encuentran previstos en el estudio xx xxxxxxx, los valores unitarios no podrán superar el valor promedio de los mismos.

b) Para el caso de actividades no incluidas en el estudio xx xxxxxxx, se deberá cotizar con mínimo dos (2) proveedores y siempre que se requiera de trabajos de producción externa a contratarse por el CONTRATISTA, con el fin de cumplir los objetivos de las estrategias, proyectos, actividades de promoción y activaciones requeridas por FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD, de las cotizaciones deberá dejar el correspondiente soporte y tener las siguientes consideraciones:

a. El CONTRATISTA deberá realizar el análisis de las cotizaciones a fin de garantizar el menor valor y que este servicio cuente con la idoneidad y el profesionalismo para su ejecución.

b. El FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD podrá cotizar directamente a proveedores, cuando lo considere y entregar esta

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información al CONTRATISTA, y/o validar directamente los proveedores que fueron presentados por el CONTRATISTA, a fin de que se seleccione y contrate la propuesta más favorable.

c. En caso, que el FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD obtenga una cotización más económica de un mismo proveedor de las que fueron presentadas por el CONTRATISTA, se entregará esta información al mismo, para que contacte al proveedor y pueda obtener el valor ofrecido al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD, de lo contrario se contratará a la más económica.

d. Aun cuando el FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD entregue información de proveedores con los cuales se pueda contratar servicios, el CONTRATISTA debe garantizar que la ejecución de esos servicios se realice de forma profesional e idónea y cumpla las condiciones establecidas por FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

e. El CONTRATISTA deberá garantizar a los terceros el pago con un plazo máximo de 30 días después de recibido el pago desde FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

2.1.19. Las tarifas contenidas en el tarifario presentado por el CONTRATISTA conforme a los parámetros establecidos en el Anexo 8 –Formato Propuesta Económica Descuentos ATL de los términos de referencia, deberán tener una vigencia hasta la fecha de terminación del CONTRATO. En caso de prórroga del CONTRATO, el CONTRATISTA se obliga a mantener actualizadas las tarifas a partir del mes xx xxxxx del 2025.

2.1.20. El CONTRATISTA, en ningún caso podrá sumar los costos de administración – FEE y los costos de pago a terceros cuando presente las facturas, cuentas por cobrar y cotizaciones al FONDO.

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PARÁGRAFO PRIMERO: El supervisor y/o apoyo a la supervisión dará aprobación a una de las cotizaciones y se procederá con la ordenación para dar inicio al montaje y producción de las activaciones.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La data entregada o generada durante la ejecución del CONTRATO que se suscriba con el FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD será propiedad de FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

PARÁGRAFO TERCERO: El FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD informa que se reserva el derecho de realizar nuevos procesos de invitación para seleccionar proveedores y/o suscribir contratos para la prestación de los servicios aquí contratados para el desarrollo de proyectos relacionados con la COP 16 y del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD. La contratación del proponente seleccionado, esto es, EL CONTRATISTA no tendrá ningún derecho de exclusividad para la asignación de proyectos, así como tampoco quedará inhabilitado para participar en las invitaciones futuras. En cualquier caso, FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD se reserva el derecho de contratar los servicios descritos en este CONTRATO con terceros dependiendo de las necesidades de cada proyecto en el momento que lo considere oportuno.

PARÁGRAFO CUARTO: La propiedad de los derechos económicos e intelectuales, y de transmisión sobre los productos, diseños, artes finales, audiovisuales, grabaciones, y cualquier otra herramienta o producto, resultante de la ejecución del CONTRATO será de propiedad del FONDO; al igual que la propiedad de los bienes, libros, equipos o elementos adquiridos para el desarrollo del objeto del contrato con los recursos del contrato. En el evento que se desarrollen dentro de la ejecución del CONTRATO piezas, productos audiovisuales, campañas y demás materiales de carácter comunicacional relacionados con el uso de la imagen de una persona que represente la estrategia requerida por la Entidad en la pieza comunicacional, se acordará entre el CONTRATISTA y el FONDO la vigencia de la autorización del derecho de imagen de los actores y/o intervinientes en las piezas publicitarias, que en todo caso, no podrá ser superior a los dos (2) años contados a partir de la emisión, transmisión y/o publicación de los materiales comunicacionales en canales de televisión, y por el término que la obra subsista en plataformas digitales, siempre que se haya

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subido y publicado durante el término acordado. Por lo tanto, el CONTRATANTE podrá en un futuro utilizar dichos piezas, bienes y productos en otros planes, programas y otros que adelante, teniendo en cuenta la salvedad descrita anteriormente con relación al uso del derecho de imagen de los actores y/o intervinientes.

PARÁGRAFO QUINTO: EL CONTRATISTA no podrá presentar valores unitarios por encima de los valores promedio establecidos para el presente proceso para los servicios de ATL, los cuáles, se encuentran en el Anexo 11- Estudios xx xxxxxxx, de los términos de referencia de la Invitación Pública No. 003.

PARÁGRAFO SEXTO: En atención a lo determinado en el numeral 2.1.9 anterior de la presente cláusula, EL CONSTRATISTA realizará un empalme entre el tercero que posee actualmente el sitio web, en el cual se efectuará la entrega de accesos tales como: i) credenciales a la página CMS wordpress, ii) hosting (servidor dedicado y compartido), iii) DNS del servidor, iv) certificados de seguridad, v) Google Analytics, así como otros accesos que se deban entregar al CONTRATISTA y demás servicios requeridos para el debido cumplimiento de la mencionada obligación.

La entrega del sitio web se realizará con un informe en el que se evidenciarán las acciones realizadas acerca de la implementación de la seguridad en la página, a través de las diversas pruebas técnicas ejecutadas por el tercero que cuenta actualmente con la administración de esta.

EL CONTRATISTA en todo caso, deberá implementar un plan de recuperación y de continuidad del servicio del sitio web con el propósito de que el mismo pueda ser consultado por los interesados.

Así mismo, se requerirá que el CONTRATISTA efectúe un análisis de vulnerabilidad y auditoría del sitio web semanalmente o en los tiempos requeridos por el supervisor del CONTRATO.

2.2. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LOS SERVICIOS DE BELOW THE LINE O BAJO LA LÍNEA - BTL:

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2.2.1. El CONTRATISTA deberá realizar la planeación, montaje e implementación de actividades para desarrollar las activaciones. Estas acciones deberán reunir los métodos y medios idóneos para la organización, planificación, flujo y gestión de las actividades en las condiciones deseadas.

2.2.2. El CONTRATISTA deberá realizar las negociaciones, a que haya lugar, a título personal con proveedores, entidades y estamentos del orden distrital o nacional, de los bienes y servicios que sean necesarios para la realización de activaciones y/o actividades; a fin de propiciar descuentos corporativos o las mejores tarifas, para cada una de las actividades requeridas por el contratante.

2.2.3. El CONTRATISTA deberá garantizar la calidad de todos los bienes y servicios necesarios para las actividades requeridas, asegurando que estos se encuentren en perfecto estado de funcionamiento, que cuenten con los suministros necesarios, que reciban los mantenimientos correspondientes y oportunos, que cuenten con soporte técnico, que se encuentren dentro del término de vida útil correspondiente y que cumplan con las disposiciones de seguridad, higiene y/o sanidad.

2.2.4. El CONTRATISTA deberá verificar y acatar las normas de salubridad, seguridad, riesgo de siniestros, etc., y deberá ejecutar todas las acciones que le correspondan para prevenir y/o mitigar dichas situaciones, de acuerdo con lo establecido por las entidades correspondientes.

2.2.5. El CONTRATISTA deberá gestionar los permisos legales necesarios para el normal desarrollo de las actividades y dicha responsabilidad no podrá ser trasladada al CONTRATANTE, por tal razón, el CONTRATISTA deberá tramitar oportunamente los permisos y licencias a que haya lugar ante las autoridades competentes para poder llevar a cabo el cronograma de las actividades establecidas (en los casos en que aplique).

2.2.6. El CONTRATISTA deberá disponer o designar el mobiliario adecuado y bien distribuido en el área dispuesta para las activaciones o actividades, el cual, debe contar mínimo con sillas y mesas apropiadas para jornadas de trabajo, según el tipo de evento o actividad solicitado

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2.2.7. El CONTRATISTA deberá garantizar el transporte tanto de equipos técnicos, material, como del personal requerido para el desarrollo de cada uno de los requerimientos. Para el personal de que trata el presente numeral, el CONTRATISTA, deberá garantizar todos los gastos de viaje, tales como: viáticos y/o manutención, hospedaje y tiquetes aéreos y terrestres, así como los demás que sean requeridos.

2.2.8. El CONTRATISTA deberá gestionar los permisos, autorizaciones y licencias requeridas para el desarrollo en las diferentes ciudades o municipios donde se realicen las activaciones.

2.2.9. El CONTRATISTA deberá cubrir las activaciones con pólizas de responsabilidad civil extracontractual amparando a los asistentes y terceros afectados y como beneficiario el CONTRATANTE, sin costo adicional para la entidad. El valor de las pólizas estará a cargo del CONTRATISTA.

2.2.10. El CONTRATISTA deberá gestionar el apoyo de los servicios de Policía, Ambulancia, Defensa Civil y Bomberos, y plan de emergencias en los casos que se requiera.

El CONTRATISTA, para el desarrollo de cada una de las activaciones deberá presentar al supervisor del contrato, la cotización de los ítems solicitados de la siguiente manera:

a) Para aquellos productos que se encuentran previstos en el estudio xx xxxxxxx, los valores unitarios no podrán superar el valor promedio de los mismos establecido en el estudio xx xxxxxxx.

b) Para aquellos productos no previstos en el estudio xx xxxxxxx, deberá presentar dos (2) cotizaciones con proveedores legalmente constituidos, con los requerimientos solicitados que permitan determinar objetivamente la cotización más favorable para el CONTRATANTE entregando un comparativo de cotizaciones. El supervisor y/o apoyo a la supervisión dará aprobación a una de las cotizaciones y se procederá con la ordenación para dar inicio al montaje y producción de las activaciones.

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PARÁGRAFO PRIMERO: El CONTRATISTA, estará obligado a presentar un tarifario conforme a los parámetros establecidos en el Anexo 9 - Formato Propuesta Económica Descuentos BTL, de los términos de referencia. Las tarifas allí contenidas deberán tener una vigencia hasta la fecha de terminación del CONTRATO. En caso de prórroga del CONTRATO, las tarifas deberán ser actualizadas a partir del mes xx xxxxx del 2025.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El CONTRATISTA, en ningún caso podrá sumar los costos de administración – FEE y los costos de pago a terceros cuando presente los cobros al FONDO.

PARÁGRAFO TERCERO: EL CONTRATISTA no podrá presentar valores unitarios por encima de los valores promedio establecidos para el presente CONTRATO para los servicios de BTL, los cuales, se encuentran en el Anexo 11 – Estudio de marcado, de los términos de referencia de la Invitación No. 003.

2.3. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON SERVICIOS DE CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO, GENERACIÓN DE CONTENIDOS Y GESTIÓN DE CRISIS

2.3.1. El CONTRATISTA garantizará el cubrimiento periodístico y generación de contenidos durante todos los eventos, conferencias, talleres y actividades relacionadas con la COP16 de la Biodiversidad durante todas las etapas establecidas para el evento.

2.3.2. El CONTRATISTA deberá garantizar la presencia física del equipo periodístico, audiovisual y de cubrimiento en los lugares donde se desarrollarán eventos durante todas las etapas de la COP16 con el fin de obtener información de primera mano.

2.3.3. El CONTRATISTA deberá garantizar la redacción y envió de comunicados y/o artículos para su publicación en medios tradicionales, revistas, medios regionales, digitales y alternativos.

2.3.4. El CONTRATISTA deberá garantizar la preparación de guiones, ayudas de memoria y/o propuestas periodísticas para la creación de historias, reportajes u otros

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formatos de comunicación para preproducción, producción y divulgación en televisión y radio.

2.3.5. El CONTRATISTA deberá garantizar la publicación de contenidos en tiempo real durante el desarrollo del evento en todas sus etapas.

2.3.6. El CONTRATISTA deberá garantizar la frecuencia constante de publicaciones diarias en las plataformas digitales definidas por el FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD o Grupo de comunicaciones de la COP16.

2.3.7. El CONTRATISTA deberá garantizar un equipo multidisciplinario que incluya entre otros, periodistas, fotógrafos, camarógrafos, editores diseñadores, administradores web y especialistas en redes sociales, tal como se especifica en el Anexo 1 – Equipo para la preproducción, producción y/o diseño de contenidos audiovisuales, periodísticos, a los términos de referencia de la Invitación No. 003, comunicacionales o cualquier otro contemplado en el objeto del CONTRATO.

2.3.8. El CONTRATISTA deberá garantizar la disponibilidad de equipos tecnológicos adecuados para la captura y edición de contenido multimedia.

2.3.9. El CONTRATISTA deberá garantizar el aseguramiento en salud, pensión, riesgos profesionales y demás sistemas de protección social para todo el equipo humano requerido para el cubrimiento o generación de contenidos para la COP16.

2.3.10. El CONTRATISTA deberá garantizar el desplazamiento de los equipos de cubrimiento y generación de contenidos a los eventos relacionados con la COP16 a nivel nacional e internacional conforme a los requerimientos del CONTRATANTE durante todas las etapas de la COP16.

2.3.11. El CONTRATISTA deberá garantizar los gastos de manutención, estadía, viáticos, entre otros, requeridos para que los equipos de cubrimiento y generación de contenidos puedan desarrollar sus actividades a nivel nacional e internacional conforme a los requerimientos del CONTRATANTE durante todas las etapas de la COP16.

2.3.12. El CONTRATISTA deberá garantizar la confidencialidad sobre la información sensible o no destinada al público.

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2.3.13. El CONTRATISTA deberá garantizar los derechos de propiedad intelectual de terceros y gestionar adecuadamente los derechos sobre el contenido producido para su despliegue a nivel nacional e internacional.

2.3.14. El CONTRATISTA ejecutará el objeto contractual con un equipo de trabajo adecuado, calificado, que cuente con disponibilidad de tiempo para el correcto manejo de la cuenta según las necesidades del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD que se generen durante la ejecución del presente CONTRATO.

2.3.15. El CONTRATISTA deberá garantizar que el equipo directivo se involucre para el cumplimiento de la estrategia de los objetivos de negocio de FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD

CLÁUSULA TERCERA - PRODUCTOS Y/O INFORMES A ENTREGAR: EL CONTRATISTA se obliga a

suscribir mensualmente, de manera conjunta con el supervisor, o a pedido del mismo, los informes de las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto del CONTRATO.

Los informes que contengan la compilación de las actividades desarrolladas por EL CONTRATISTA, en cumplimiento del objeto del CONTRATO y las obligaciones específicas, los soportes y anexos documentales, deberán entregarse en formato digital PDF y editable incluyendo listados de asistencia donde se evidencie participación en reuniones relacionadas con el objeto contractual.

El CONTRATISTA debe realizar los siguientes productos y/o informes:

PRODUCTOS E INFORMES	FECHA DE ENTREGA
Informe de ejecución mensual, el cual incluirá: Soporte del Servicio – Acciones de comunicación y plan de medios, el cual deberá incluir los soportes de las publicaciones y/o mensajes, desarrollos de acciones con soporte físico y digital, detallado de la siguiente manera:	Durante el término de ejecución del CONTRATO

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• Estrategias de comunicación: documento de la estrategia y/o

piezas desarrolladas

• Pauta

• Activaciones de BTL

• Demás servicios requeridos

CLÁUSULA CUARTA – DURACIÓN: El plazo de duración del presente CONTRATO será hasta el treinta (30) de diciembre de 2024 y la fecha de inicio se contará a partir de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

No obstante, lo anterior, el plazo podrá ser prorrogado de común acuerdo por las PARTES mediante la suscripción del correspondiente otrosí.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL FONDO podrá dar por terminado de manera anticipada por parte del FONDO el presente CONTRATO, en cualquier tiempo, dando aviso por escrito de tal hecho al CONTRATISTA con una antelación mínima de treinta (30) días calendario a la fecha de terminación, previo reconocimiento y pago por los servicios prestados, sin que este hecho genere obligación alguna de indemnizar o bonificar al CONTRATISTA.

CLÁUSULA QUINTA - OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: En virtud del presente

CONTRATO son obligaciones generales del CONTRATISTA las siguientes:

1. Cumplir el objeto pactado en el presente CONTRATO, el alcance y los aspectos técnicos pertinentes, de acuerdo con los términos previstos en este documento y lo ofrecido en la Propuesta.

2. Cumplir con las condiciones técnicas y económicas presentadas en su propuesta y garantizar su ejecución dando pleno cumplimiento a los lineamientos y políticas establecidos por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y a las instrucciones que éste imparta a través del supervisor del CONTRATO.

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3. Presentar los informes o documentos técnicos al Fondo y al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de acuerdo con lo establecido en el CONTRATO dentro de los plazos pactados.

4. Designar el personal idóneo y garantizar su dedicación para ejecutar y enriquecer el desarrollo del CONTRATO.

5. Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del presente CONTRATO.

6. Presentar al supervisor del CONTRATO para aprobación los informes establecidos en el presente CONTRATO.

7. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del presente CONTRATO le imparta el supervisor del presente CONTRATO.

8. Suscribir juntamente con el Supervisor el Acta de Confidencialidad, respecto de los asuntos de conocimiento por parte del CONTRATISTA.

9. Llevar un sistema de contabilidad con los soportes exigidos por la normatividad vigente, que permita verificar el movimiento de los recursos ejecutados para cumplir con el objeto del CONTRATO.

10. Ejecutar los recursos de acuerdo con lo establecido en el CONTRATO.

11. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud, pensiones y aportes parafiscales, cuando haya lugar, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, en la Ley 1562 de 2012 y demás normas que las modifiquen.

12. Aplicar la Política de Seguridad y Salud en el trabajo y cumplir con lo establecido en la normatividad nacional vigente y aquella que lo reglamente, modifique y/o complemente, aplicable para la protección de los eventuales trabajadores que, durante la ejecución del presente CONTRATO deba vincular, directa o indirectamente, a fin de cumplir los compromisos pactados. Además, que cumple con las auditorías periódicas, certificados de capacitación en el tema y demás medidas establecidas en normas concordantes; tendientes al cumplimiento íntegro de las políticas del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo que le corresponden (si aplica).

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13. Guardar total reserva de la información que por razón del servicio y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible como único fideicomitente del patrimonio autónomo y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.

14. Presentar la factura electrónica previamente validada por la DIAN, si a ello hubiere lugar, como requisito para el pago de los servicios contratados, conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 358 del 5 xx xxxxx de 2020, en concordancia con lo dispuesto en la resolución No. 000042 del 5 xx xxxx de 2020.

15. Al terminar el CONTRATO, ya sea de manera normal o anormal, el CONTRATISTA deberá diligenciar el formato xx xxx y salvo de acuerdo con las indicaciones del Supervisor.

16. Adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. A estos efectos el CONTRATISTA deberá aplicar los niveles de seguridad que se establecen en la norma ISO de acuerdo con la naturaleza de los datos que trate.

17. El CONRATISTA deberá tener disponibilidad de prestación de servicios 24/7, para la pronta y oportuna gestión de requerimientos y actividades propias de la COP16 de acuerdo con los requerimientos del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

18. El CONTRATISTA deberá garantizar la oportuna respuesta a los requerimientos del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

19. El CONTRATISTA deberá garantizar que las contrataciones a terceros mantengan los mismos costos que se ofrecen al FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

20. Mantener la confidencialidad de la información que le sea compartida sin divulgarla a terceros no autorizados. El CONTRATISTA se hará responsable ante los terceros y ante EL FONDO por la información que hubiere revelado de forma no autorizada por EL FONDO. Dar cumplimiento a lo estipulado en las políticas de Seguridad de la Información de EL FONDO, entre las cuales se encuentran:

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a. Si para efecto de la ejecución del CONTRATO el CONTRATISTA debe tener acceso a información sujeta a reserva de EL FONDO o administrada por éste, está se proporcionará con las medidas de seguridad necesarias, con el fin de que no pueda ser modificada o alterada por el CONTRATISTA.

b. Al terminar el CONTRATO, el CONTRATISTA deberá devolver la información entregada por EL FONDO o en su defecto destruirla previa autorización de éste y conforme a las políticas de destrucción de documentos.

c. Los funcionarios del CONTRATISTA no podrán tener acceso a áreas o zonas seguras de EL FONDO. Sí fuera necesario su ingreso a determinadas áreas será necesario la autorización de un funcionario de EL FONDO el cual deberá acompañar al CONTRATISTA durante el tiempo que este permanezca en dicha área.

d. Los funcionarios del CONTRATISTA se anunciarán en la recepción de EL FONDO a su ingreso y salida, y registrarán los equipos necesarios para la realización de las actividades que deban realizar al interior de sus instalaciones.

e. No revelará a terceros la información a la que tenga acceso durante la prestación del servicio

f. El CONTRATISTA se obliga a informar a EL FONDO sobre cualquier violación a la seguridad de la información que afecte sus operaciones o sus negocios.

g. El CONTRATISTA comunicará a EL FONDO los planes de tratamiento que contempla ante posibles violaciones de la seguridad y los tiempos en que tendrán efecto esas acciones.

h. El CONTRATISTA informará a EL FONDO, todos los cambios en su entorno que afecten el negocio o la operación de su cliente, en forma oportuna.

i. El CONTRATISTA comunicará a EL FONDO los cambios o modificaciones programados de los servicios prestados, los cuales serán previamente autorizados por la Fiduciaria. Los cambios serán documentados por el CONTRATISTA.

j. El CONTRATISTA puede tener la necesidad de aplicar a otras organizaciones con las que suscriba acuerdos, las mismas políticas y condiciones que a él le ha impuesto EL FONDO, en la medida en la que se conforme una cadena de suministro.

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k. En el evento en que el CONTRATISTA sea requerido por una autoridad, para el suministro de información del EL FONDO, deberá informar inmediatamente al EL FONDO a fin de que este pueda adoptar o establecer las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información ante el requerimiento de las autoridades.

21. Las demás inherentes al objeto y a la naturaleza del CONTRATO y aquellas indicadas por el Supervisor para el cabal cumplimiento del objeto del CONTRATO.

CLÁUSULA SEXTA – OBLIGACIONES DEL FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD: En virtud

del presente CONTRATO, el FONDO tendrá las siguientes obligaciones:

1. Notificar a la CONTRATISTA y al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible sobre la fecha de legalización del CONTRATO y sobre el estado de los trámites que en ejecución del mismo se adelanten, así como fecha de suscripción del CONTRATO, fecha de otorgamiento del acta de inicio, las modificaciones que se realicen.

2. Desembolsar los recursos financieros necesarios, con destino a CONTRATISTA, de acuerdo con los requerimientos que se efectúen.

3. Enviar al CONTRATISTA y al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible copia del CONTRATO firmado y legalizado por LAS PARTES.

4. Las demás que por la naturaleza del presente CONTRATO le correspondan y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

CLÁUSULA SÉPTIMA - LÍMITE DE LAS OBLIGACIONES DE EL FONDO, COMO ADMINISTRADORA Y VOCERA DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD:

FIDUCOLDEX SA, como vocera y administradora del FONDO, estará obligado a efectuar la gestión encomendada conforme a las instrucciones del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible como único FIDEICOMITENTE del FONDO, por ende, los límites de sus obligaciones consisten en manera exclusiva y limitante a las instrucciones que el mismo imparta, relacionadas a la

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administración de los recursos, tendientes a dar cumplimiento al objeto del CONTRATO xx xxxxxxx constitutivo del FONDO.

En ningún evento se aceptará la limitación de la responsabilidad entre los integrantes de la UNIÓN TEMPORAL INTEGRAL COP16 2024, por lo que su responsabilidad será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la celebración y ejecución del presente CONTRATO.

CLÁUSULA OCTAVA - VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del presente CONTRATO será indeterminado pero determinable de acuerdo con los servicios efectivamente prestados por el CONTRATISTA y se establece en un valor máximo de ejecución de hasta la suma de QUINCE MIL SETECIENTOS OCHENTA Y NUEVE MILLONES DE PESOS M/CTE ($00.000.000.000), valor que

incluye todos los gravámenes e impuestos a que haya lugar.

El valor final del CONTRATO corresponderá a la prestación efectiva y real del servicio. En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del CONTRATO, sólo habrá lugar al pago proporcional de los servicios efectivamente prestados por parte del CONTRATISTA.

PARÁGRAFO PRIMERO: DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS: El pago de este CONTRATO se

realizará con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo Fondo para la Vida y la Biodiversidad y hasta concurrencia de los mismos. Todo pago está sujeto a la disposición de los recursos transferidos al Patrimonio Autónomo Fondo para la Vida y la Biodiversidad, por parte de Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. En todo caso, los pagos están sujetos a los desembolsos de la Dirección xxx Xxxxxx Nacional y a la correspondiente programación de PAC, cuyo tramite corresponde al Director(a) Ejecutivo(a) del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD. En el evento de insuficiencia de recursos en el Patrimonio Autónomo, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible en su calidad de FIDEICOMITENTE, deberá asumir directamente el pago de este CONTRATO.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Por tratarse de una contratación global que involucra una la bolsa de recursos para la prestación de servicios para desarrollar acciones estratégicas y tácticas, los recursos

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serán ejecutados de conformidad con los requerimientos que son solicitado al CONTRATISTA; por parte del Supervisor del FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD.

PARÁGRAFO TERCERO – FORMA DE PAGO: EL FONDO, realizará el pago al CONTRATISTA de la siguiente manera:

(i) En mensualidades por los servicios efectivamente prestados en el mes correspondiente, para lo cual se tendrá en cuenta el valor de los productos y servicios recibidos a satisfacción y el valor de la comisión ofertada previa presentación de los siguientes documentos:

i) Certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del CONTRATO

ii) Factura de servicios con visto bueno del Supervisor del CONTRATO.

iii) Presentación de un informe de ejecución mensual, el cual deberá cumplir con lo estipulado en la cláusula tercera del presente CONTRATO.

Para los periodos que no correspondan a mensualidades completas, se cancelará la suma proporcional al valor mensual pactado por los días de servicio efectivamente prestados. Para el pago del CONTRATO, los meses deben entenderse de treinta (30) días calendario.

PARAGRAFO CUARTO – REQUISITOS PARA EFECTUAR LOS PAGOS, Para los pagos, se requiere de la presentación de los siguientes documentos:

a. Entrega de los informes y productos de conformidad con lo establecido en el CONTRATO, indicados en la cláusula cuarta del presente CONTRATO.

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b. Certificación de recibo a satisfacción de los productos pactados, suscrito por el supervisor del CONTRATO, en la que conste la verificación del cumplimiento del objeto y las obligaciones del mismo.

c. Copia de la certificación de pago de aportes establecidos en el Artículo 50 de la ley 789 de 2002, (salud, pensión y parafiscales), para cada periodo de acuerdo con las obligaciones de la entidad ejecutora por parte de cada uno de los miembros del CONTRATISTA.

d. Presentación de la cuenta de cobro y/o factura, la cual debe cumplir con lo indicado en el punto de ¨condiciones de pago¨.

PARÁGRAFO QUINTO – IMPUESTOS: Todos los impuestos, tasas y contribuciones que se puedan causar de la celebración, ejecución y/o liquidación del presente CONTRATO serán asumidos exclusivamente por EL CONTRATISTA.

PARÁGRAFO SEXTO - De requerirse otras actividades por parte del CONTRATISTA (ej. aclaraciones, alcances, respuestas a derechos de petición, reuniones, remisión de información, etc.) posteriormente a la emisión del concepto de liquidación, se considerarán garantía del servicio y por lo tanto no generarán reconocimiento económico por parte de EL FONDO.

PARÁGRAFO SÉPTIMO – CONDICIONES PARA ORDEN DE PAGO: Para efectos de realizar los pagos a EL CONTRATISTA, EL FONDO verificará de manera previa el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 9 del Manual Operativo del FONDO.

En todo caso, la radicación de los documentos de orden de pago deberá ser radicados por el Supervisor de acuerdo con el procedimiento para tal fin.

Cada orden de pago debe contener los siguientes anexos:

• Formato de orden de pago y/o giro debidamente diligenciado por el Supervisor.

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• Factura electrónica de venta o en los casos que aplique documentos equivalentes electrónicos (quienes cumplan con los requisitos para expedirlos) para los proveedores que tenga régimen ordinario de acuerdo con lo definido en el RUT, a nombre del Patrimonio Autónomo Fondo Para la Vida y la Biodiversidad, NIT. 830.054.060-5.

• Cuenta de cobro cuando se trate de terceros que en el RUT estén clasificados como régimen simple a nombre del Patrimonio Autónomo Fondo Para la Vida y la Biodiversidad, NIT. 830.054.060-5.

• Copia del RUT legible del beneficiario del pago y/o giro (solamente la primera vez que

se gire a cada tercero), con el fin de verificar que el servicio que presta o producto que vende guarda consistencia con la actividad económica reportada ante la DIAN.

• Certificación legible de la cuenta bancaria a la cual se deben girar los recursos (solamente

la primera vez que se gire a dicha cuenta)

• Soporte de pago de seguridad social (solo para personas naturales).

• Las ordenes e instrucciones de pago y/o giro se hace obligatorio incluir la siguiente información:

- Dirección de residencia

- Teléfono

- Correo electrónico

- NIT incluyendo el dígito de verificación (Referido en el RUT)

- Código postal de seis (6) dígitos correspondientes a la dirección de residencia xxx xxxxxxx debidamente validado

- En el cuerpo de la cuenta de cobro incluir la información de la Ciudad en que se prestó el servicio o se adquirió el bien.

La fecha máxima de radicación de la orden de pago en la Fiduciaria será hasta el día 25 calendario de cada mes.

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Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la entrega real y efectiva de los informes y/o productos pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas.

En todo caso, los pagos están sujetos a los desembolsos de la Dirección xxx Xxxxxx Nacional y a la correspondiente disponibilidad y desembolsos hechos del Programa Anual de Caja (PAC) asignado, cuyo tramite corresponde al Director Ejecutivo del Fondo para la Vida y la Biodiversidad.

PARÁGRAFO OCTAVO: Las PARTES convienen que EL FONDO podrá negar o aplazar el pago total o parcial de la factura, cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos:

a. Cuando la obligación respectiva haya sido pagada con anterioridad.

b. Cuando se cite en forma incorrecta el NIT o el nombre del obligado al pago.

c. Cuando el contenido de la factura no esté de acuerdo con las condiciones del CONTRATO.

d. Cuando la factura se radique enmendada o alterada en su contenido original y con ello se altere el concepto o el valor real de la misma.

e. Cuando no se haya aceptado el bien o servicio por el supervisor del CONTRATO.

f. Cuando el supervisor haya presentado reclamo escrito sobre el bien o servicio.

g. Cuando se pretenda el cobro de la factura por un tercero distinto del emisor, que no haya cumplido con el aviso previo o los demás requisitos de la Ley 1231 de 2008. Para que la factura pueda endosarse, EL CONTRATISTA o emisor debe haber dejado constancia expresa de su intención en el título y solo podrá endosarse una vez aceptado el título.

h. Cuando reciba orden de autoridad competente que suspenda la circulación de la factura o afecte los derechos relacionados con la misma o con el negocio causal que le dio origen.

i. Cuando EL CONTRATISTA no haya cumplido con alguna obligación contenida en el CONTRATO a satisfacción del EL FONDO.

j. Cuando la factura no cumpla con los presupuestos y/o requisitos legales establecidos en el artículo 11 de la Resolución 165 de 2023 y el artículo 617 del Estatuto Tributario, junto con aquellas normas que lo modifique, agreguen o deroguen.

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PARÁGRAFO NOVENO: El tiempo de respuesta establecido para las instrucciones de pago es de máximo tres (3) días después de recibida la documentación completa y de la fecha que consta en el radicado generado por la Fiduciaria.

La Fiduciaria recibirá las órdenes de pago, en el formato suministrado por ésta en original en la ventanilla de correspondencia de FIDUCOLDEX ubicada en la Xxxxx 00 Xx. 00 X – 00 Xxxx 0 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., o de manera digital si el Ordenador, cuenta con firma digital de una Compañía de Certificación autorizada.

Se debe anexar el soporte a través del cual se acredite la integridad, veracidad, autenticidad, no alteración y estampado cronológico de la firma impuesta en el documento al correo Correspondencia Fiducoldex xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx, si alguna de las personas autorizadas para firmar las ordenes de giro no cuentan con firma digital o electrónica deben radicar las solicitudes en físico, tal como se indicó anteriormente.

Respecto de la factura electrónica, esta deberá cumplir los presupuestos y/o requisitos legales establecidos en el artículo 11 de la Resolución 165 de 2023 y el artículo 617 del Estatuto Tributario, junto con aquellas normas que lo modifique, agreguen o deroguen.

Se establece que cualquier otro medio de envío de facturación electrónica no será considerado válido para los fines contractuales pactados a través del presente instrumento, por lo cual, la misma se entenderá como no recibida.

PARÁGRAFO DÉCIMO: Sin perjuicio del parágrafo anterior, los sujetos obligados a facturar de manera electrónica podrán expedir factura de talonario o de papel, solamente en aquellos casos en los que se presenten inconvenientes tecnológicos de conformidad con lo regulado en los artículos 10 y 37 de la Resolución 165 de 2023, por imposibilitarse la facturación electrónica.

La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo

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caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1,2,4, y 13 del artículo 12 de la Resolución 165 de 2023.

CLÁUSULA NOVENA – SUPERVISIÓN: La supervisión y control de la ejecución del CONTRATO será realizada por el Director Ejecutivo del Fondo, o quien éste delegue por escrito.

El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el CONTRATO, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por la fiduciaria y El CONTRATISTA, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al CONTRATO.

La Supervisión de los contratos derivados tiene por objeto efectuar un control y seguimiento administrativo, técnico, financiero y legal de los contratos en la ejecución de los contratos que sean celebrados por el Patrimonio Autónomo. Así mismo el supervisor estará sujeto a los deberes y responsabilidades establecidas en la Constitución y la Ley.

En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del CONTRATO.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Director(a) Ejecutivo(a) del FONDO podrá designar un supervisor diferente, todo lo cual será comunicado al CONTRATISTA sin que este hecho requiera modificación del CONTRATO.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De conformidad con el numeral 7.2.4 del Manual Operativo, la supervisión de los contratos derivados del Patrimonio Autónomo es el conjunto de funciones desempeñadas por los funcionarios delegados por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible como único

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Fideicomitente o bien por el personal que sea contratado por el Patrimonio Autónomo con cargo a los recursos de este último, y con base a las instrucciones que imparta dicho Fideicomitente.

El supervisor, además de las funciones establecidas en el Manual Operativo del FONDO, tendrá las siguientes:

1. Aprobar las cotizaciones presentadas por el CONTRATISTA, para dar inicio al montaje y producción de cada una de las actividades.

2. Aprobar las certificaciones de satisfacción que presente el CONTRATISTA.

3. Verificar el pago de los aportes del sistema de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales y/o aportes parafiscales si a ello hubiere lugar, conforme a los términos del CONTRATO.

4. Suscribir para cada pago, los formatos que establezca la sociedad fiduciaria.

5. Vigilar la realización de las actividades del CONTRATO conforme a lo establecido en el CONTRATO.

6. Solicitar oportunamente cualquier modificación del CONTRATO e indicar las circunstancias de tiempo, modo y lugar que la justifica.

7. Hacer Seguimiento a la ejecución contractual, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el patrimonio autónomo.

8. El supervisor deberá velar porque el CONTRATISTA cumpla oportunamente con todas los procedimientos y exigencias establecidos para los contratos y sus modificaciones.

9. El supervisor deberá verificar, en el caso que aplique, si los bienes utilizados por el CONTRATISTA se encuentran en debido estado de conservación.

10. Certificar para el último pago que el CONTRATISTA se encuentre al día en las legalizaciones de las autorizaciones de desplazamiento, si a ello hubo lugar.

11. En caso de renuncia, encargo y cualquier otra situación administrativa que impida la debida supervisión del presente CONTRATO, el supervisor deberá previamente notificar al Director(a) Ejecutivo(a) del Fondo para la Vida y la Biodiversidad de tal situación, aportando el acta de seguimiento y estado en que se encuentra la supervisión, ello en caso de que el

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Supervisor haya sido contratado por el FONDO en virtud de la instrucción que para el efecto haya impartido el FIDEICOMITENTE del FONDO.

12. Teniendo en cuenta que la supervisión se encuentre designada en el cargo, cuando se presente cambio de supervisión por renuncia o terminación del encargo, quien entrega la supervisión deberá realizar y entregar al nuevo supervisor un informe del estado actual del CONTRATO, señalando el grado de cumplimiento de las obligaciones contractuales. En este caso, no será necesario notificar la designación de supervisión a quien sea nombrado en el cargo en el cual se encuentra la supervisión del CONTRATO.

13. Cuando el objeto del CONTRATO verse sobre realización de análisis de proyectos, documentos técnicos y demás asuntos en materia de medio ambiente y desarrollo sostenible o cualquier otro tema relacionado con la misión institucional, así como productos tales como videos, cartografía, material publicitario o promocional que se genere del ejercicio contractual o de la actividad institucional, el supervisor deberá velar porque el CONTRATISTA remita al Director(a) Ejecutivo(a) del Fondo o al Centro de Documentación del Ministerio, copia en medio digital de los informes y productos finales, salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por la Ley.

14. El Supervisor deberá verificar que el CONTRATISTA dentro de los 30 días siguientes al último pago recibido por concepto de honorarios remitirá el soporte del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral realizado correspondiente al periodo de cotización del último mes cobrado.

15. Verificar que el CONTRATISTA presente la factura electrónica previamente validada por la DIAN, si a ello hubiere lugar, como requisito para el pago de los servicios contratados, conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 358 del 5 xx xxxxx de 2020, en concordancia con lo dispuesto en la resolución No. 000042 del 5 xx xxxx de 2020.

16. Informar los lineamientos para la recepción de documentos electrónicos (Facturas de venta, Nota Crédito y/o Nota Débito) a los proveedores a su cargo, de conformidad a lo señalado en la circular 0000-0-0000 de fecha 8 abril 2021, si el CONTRATISTA es facturador electrónico.

17. Suscribir juntamente con el CONTRATISTA, el formato xx xxx y salvo que el Patrimonio Autónomo determine, en caso de terminación normal o anormal del CONTRATO.

18. Realizar un informe periódico de la gestión y de los pagos que autorizó al CONTRATISTA.

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PARÁGRAFO: El FONDO PARA LA VIDA no reconocerá pagos sobre ejecución que no hubiere sido previamente requerida o autorizada por el supervisor del CONTRATO y/o quien ejerza su apoyo y se encuentre pactada en el presente CONTRATO.

XXXXXXXX XXXXXX - XXXXXXXXX: El CONTRATISTA constituirá, a favor de la FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX como vocera del PATRIMONIO

AUTÓNOMO FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD en formato para Particulares, una Póliza de Seguro con una compañía de seguros legalmente establecida en el país, para amparar el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones contractuales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del CONTRATO, bajo los siguientes parámetros:

▪ Asegurado-Beneficiario: “FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX como vocera y administradora del patrimonio autónomo FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD” identificada con NIT 830.054.060–5

▪ Dirección y teléfono del Asegurado-Beneficiario: Xxxxx 00 Xxx. 13 A – 24 Piso 6 – 3275500

Los datos del tomador en todo caso deberán coincidir con los que se encuentran incorporados en el documento constitutivo que dio origen al CONTRATISTA. La póliza deberá contener los amparos que se indican a continuación:

▪ Cumplimiento: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del CONTRATO incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y cuatro (4) meses más.

▪ Calidad de los servicios y bienes: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del CONTRATO incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y doce (12) meses más.

▪ Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: por el equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del CONTRATO incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.

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▪ Responsabilidad Civil Extracontractual: por el equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del CONTRATO incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo de ejecución.

PARÁGRAFO PRIMERO: La garantía debe ser presentada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del CONTRATO. Estará a cargo del CONTRATISTA, el pago oportuno de las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de la póliza, por lo que debe remitir a EL FONDO la misma, acompañada del recibo de pago de la prima o su equivalente, así como las condiciones generales.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Conforme lo dispuesto en la cláusula de perfeccionamiento del presente CONTRATO, y en concordancia con lo establecido en el Manual Operativo del FONDO, EL CONTRATISTA deberá actualizar la vigencia de los amparos de la póliza tomada, teniendo en cuenta la fecha real de inicio de ejecución, remitiendo este anexo modificatorio debidamente firmado por el tomador, junto con el recibo de pago correspondiente.

PARÁGRAFO TERCERO: En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución, EL CONTRATISTA se obliga a modificar la garantía y remitir a EL FONDO como administrador y vocero de EL FONDO, el anexo modificatorio junto con el certificado de pago de la prima si hay lugar a ello.

PARÁGRAFO CUARTO: En el evento que la compañía aseguradora que expida la garantía o póliza sea intervenida por el gobierno nacional o por autoridad competente, y siempre que no se pueda obtener la cesión de la póliza a otra aseguradora, EL CONTRATISTA deberá presentar una nueva póliza o garantía que reemplace la expedida por la compañía intervenida.

PARÁGRAFO QUINTO: Cualquier aclaración que se requiera para efectos de la expedición de la póliza será atendida por FIDUCOLDEX como administrador y vocero de EL FONDO.

PARÁGRAFO SEXTO: FIDUCOLDEX como vocera y administradora de EL FONDO, procederá a realizar la verificación de autenticidad de la póliza presentada por EL CONTRATISTA, lo cual será

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requisito para la firma del acta de inicio y la realización del primer pago en el marco del presente CONTRATO. En caso de que no sea posible la verificación de la póliza o que esta no sea autentica, el CONTRATO se terminará de forma anticipada por parte de EL FONDO.

PARÁGRAFO SÉPTIMO: La póliza deberá ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia.

PARÁGRAFO OCTAVO: EL CONTRATISTA deberá constituir la garantía en los términos descritos en la presente cláusula, respecto de la cual no se aceptarán condicionamientos o limitaciones de ninguna naturaleza, todo lo cual se encuentra en concordancia con lo dispuesto en el Manual Operativo del FONDO, en todos aquellos apartes relativos al otorgamiento de garantías.

En todo caso es claro para las PARTES que el inicio de ejecución del CONTRATO se entenderá con la aprobación de dicha garantía.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA - MULTAS: Las PARTES acuerdan, que en caso xx xxxx o retardo en el cumplimiento de cualesquiera de las obligaciones señaladas en el presente CONTRATO a cargo del CONTRATISTA, y como apremio para que las atienda oportunamente, el FONDO podrá imponerle multas equivalentes al uno por ciento (1%) del valor estimado para cada bien y/o servicio conforme el valor debidamente autorizado por el Supervisor del CONTRATO, por cada día de atraso o retardo en el cumplimiento de sus obligaciones, previo requerimiento al CONTRATISTA, sin que el valor total de ellas pueda llegar a exceder el veinticinco por ciento (25%) del valor del bien(s) y/o servicio(s) incumplido(s).

La multa podrá aplicarse siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de EL FONDO al CONTRATISTA.

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Se podrá aplicar una multa diaria hasta que EL CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la multa, sin perjuicio de que EL FONDO pueda dar por terminado el CONTRATO por incumplimiento del CONTRATISTA.

EL CONTRATISTA acepta que EL FONDO descuente el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude al CONTRATISTA, en virtud del presente CONTRATO, sin necesidad de requerimiento alguno, judicial o extrajudicial, cuando la multa o sanción contractual no sea pagada dentro del mes siguiente a la fecha en que EL FONDO le notificó por escrito su causación y valor. El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por EL FONDO ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos.

El procedimiento para la imposición de cualquier multa o sanción contractual, en caso de surtirse, será acorde a lo indicado oportunamente al CONTRATISTA, respetando el debido proceso y el derecho de defensa conforme lo establece el 86 ley 1474 de 2011, y surtiendo el siguiente proceso:

Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

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b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

Procedimientos sancionatorios. Durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, con ocasión de la pandemia derivada del Coronavirus COVID-19, las audiencias programadas de conformidad con el procedimiento establecido en el presente artículo, se podrán realizar a través de medros electrónicos, los cuales deberán garantizar el acceso de los contratistas y de quienes hayan expedido la garantía.

La entidad estatal debe elegir y garantizar los medios electrónicos y de comunicación que utilizará, así como los mecanismos para el registro de la información generada.

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Sin perjuicio de lo anterior, el ordenador del gasto o funcionario competente podrá decretar la suspensión de términos, inclusive los iniciados con anterioridad a la vigencia de este Decreto.

Debido a que las multas son de carácter conminatorio, su imposición procederá mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, por lo que al inicio del CONTRATO las PARTES acordaran el procedimiento requerido para el cumplimiento de las obligaciones, tales como tiempos y condiciones de entrega de los bienes y/o servicios requeridos, siempre teniendo en cuenta las condiciones de tiempo, modo y lugar del objeto del presente CONTRATO.

CLAUSULA DÉCIMA SEGUNDA - CLÁUSULA PENAL: Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente a alguna de las PARTES, estas podrán hacer efectiva una cláusula penal pecuniaria por el quince por ciento (15%) del valor del CONTRATO, en caso de incumplimiento total del CONTRATO por parte de la otra parte, y cuya causa no obedezca a circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito.

La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, por lo tanto, la parte cumplida se reserva la facultad de iniciar las acciones a que hubiere lugar derivadas del incumplimiento del CONTRATO y podrá solicitar adicionalmente el pago de los perjuicios que se le hubiesen causado de acuerdo con la ley.

En caso de incumplimiento por parte del CONTRATISTA, no subsanado en un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de incumplimiento siempre y cuando éste sea susceptible de subsanación, sin necesidad de previo requerimiento, por el simple retardo en el cumplimiento, El FONDO impondrá la cláusula penal mediante el trámite que para el efecto disponga el Comité Fiduciario del FONDO y lo contenido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, respetando el debido proceso y el derecho de defensa., y surtiendo el proceso allí establecido y que fue mencionado anteriormente.

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PARÁGRAFO PRIMERO. El CONTRATISTA manifiesta y acepta que la Entidad compense el valor correspondiente que eventualmente resulte de la pena estipulada con las deudas que existan a su favor y que estén a cargo de la Entidad, ya sea en virtud de este CONTRATO o de cualquier otro CONTRATO o convenio que se haya suscrito entre las mismas PARTES, o por cualquier otro concepto.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Para los efectos de la aplicación de la presente cláusula, las PARTES renuncian a cualquier requerimiento judicial o extrajudicial para ser constituidos en xxxx. No obstante, se obligan a garantizar el ejercicio del derecho de defensa y debido proceso de la parte incumplida.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA – FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: Las PARTES no serán

responsables ni se considera que han incurrido en incumplimiento de sus obligaciones, si se presentaren durante su ejecución circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o de irresistibilidad fuera de control del CONTRATISTA, de conformidad con las definiciones del artículo 1° de la Ley 95 de 1890 y demás normas que lo regulen. Este caso fortuito o fuerza mayor, en el evento de presentarse, deberá ser debidamente probado. La parte que llegare a alegar fuerza mayor o caso fortuito estará obligada a comunicar por escrito a la otra tales circunstancias, acompañando la exposición de los motivos correspondientes. Tal notificación se presentará dentro de los dos (2) días calendario siguientes a la ocurrencia de las posibles causas de la demora. Así mismo, se acompañará a la mencionada comunicación todos los documentos de soporte debidamente legalizados que acrediten o justifiquen la demora ocasionada por la fuerza mayor o caso fortuito, manifestando el tiempo dentro del cual cumplirá su obligación. En caso de persistencia de tal causal de fuerza mayor o caso fortuito, al parte que alega tales hechos informará dicha circunstancia o circunstancias cada cinco (5) días calendario hasta por un término máximo de veinte (20) días calendario; vencidos los cuales se podrá dar por terminado el CONTRATO por medio de un acto administrativo de terminación, el cual será debidamente notificado sin que haya lugar a sanción alguna para la contraparte. Cuando las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas no excedieren de veinte (20) días calendario, se levantará un acta suscrita por las PARTES contratantes con el fin de suspender los términos del CONTRATO y desaparecida la causal

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de fuerza mayor o caso fortuito, se reiniciará la ejecución del CONTRATO mediante acta suscrita entre las PARTES.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA- INEXISTENCIA DE RELACION LABORAL: El presente CONTRATO es

de naturaleza Comercial, por consiguiente: EL CONTRATISTA prestará sus servicios con absoluta autonomía administrativa, técnica y financiera, asumiendo plenamente los riesgos inherentes a su actividad, y adelantarán las gestiones encomendadas con personal bajo su exclusiva dirección, dependencia y subordinación; por lo tanto, aceptan ser los únicos responsables de cumplir con todas las obligaciones establecidas en la legislación laboral colombiana (salarios, prestaciones sociales, afiliación al sistema de seguridad social integral, indemnizaciones etc.) o en cualquier otra norma aplicable a las relaciones entre estos y el personal que tengan contratado o que se contrate para prestar el servicio objeto del presente CONTRATO.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA - MODIFICACIONES AL CONTRATO: Cualquier modificación al presente CONTRATO deberá hacerse de mutuo acuerdo y constar por escrito firmado por las PARTES, a través de otrosí, todo lo anterior previo a que se surtan las autorizaciones y aprobaciones requeridas por parte del FONDO conforme lo determinado en el Manual Operativo que determina su operación.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA – CESIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder total ni parcialmente su participación sin contar con la aprobación previa, escrita y expresa de EL FONDO. Queda entendido que la sociedad cesionaria deberá contar con las calidades con las que cuenta la sociedad cedente para que se pueda celebrar dicha cesión.

En ningún caso podrá haber cesión del CONTRATO entre quienes integren al CONTRATISTA, sin la autorización previa del FONDO.

CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA - CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente CONTRATO terminará

por las siguientes causales:

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1. Por el cumplimiento del término previsto para su duración.

2. Por imposibilidad de cumplir su objeto.

3. Por mutuo acuerdo entre las PARTES.

4. Cuando el CONTRATISTA no acepte alguna de las ordenes de servicio enmarcadas en el objeto y alcance del presente CONTRATO.

5. Por el incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales a cargo del CONTRATISTA.

6. Cuando el CONTRATISTA se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, no contemplado inicialmente o sobreviniente, para contratar con EL FONDO.

7. Por inclusión del CONTRATISTA en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República, en el Sistema para la Administración del Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT o en la LISTA OFAC.

8. Por imposibilidad jurídica o de hecho ajena a la voluntad de las PARTES que impida o deje inocuo la ejecución del presente CONTRATO.

9. Por la terminación del CONTRATO xx Xxxxxxx Mercantil No. 1292 celebrado entre FIDUCOLDEX, y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

10. Cuando existan o sobrevengan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, que deriven en la imposibilidad de ejecutar el CONTRATO.

11. Por las demás causales establecidas en la ley y en el presente CONTRATO

PARÁGRAFO PRIMERO: Ninguna de las PARTES será responsable frente a la otra por incumplimiento o demora en las estipulaciones del presente CONTRATO cuando estos se deban acaso fortuito o de fuerza mayor debidamente demostrados.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Para que las PARTES declaren la terminación anticipada del CONTRATO se deberá adelantar el siguiente procedimiento:

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Evidenciada la ocurrencia de algunas de las causales mencionadas, el FONDO, previa instrucción de los órganos administración, enviará una comunicación escrita a la dirección registrada en el presente CONTRATO al CONTRATISTA, en la cual se indicará la causal presuntamente configurada, describirá los hechos correspondientes y remitirá el soporte que acredita su ocurrencia.

El CONTRATISTA contará con un plazo de tres (3) días contados a parir de la recepción de la comunicación para manifestarse sobre el particular. En caso de que no se haga uso del derecho mencionado, se entenderá que acepta la configuración de la causal.

Realizado lo precedente, el FONDO, previa instrucción de los órganos de administración correspondientes, otorgará la respectiva acta de terminación anticipada junto con el CONTRATISTA.

CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA - SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las PARTES acuerdan que, en

caso de suscitarse diferencias en relación con la ejecución o interpretación del presente CONTRATO, las mismas convienen en prever todos los medios para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier controversia. En caso de no llegar a un acuerdo, las PARTES convienen utilizar los mecanismos de arreglo directo como la transacción y la conciliación de conformidad a lo establecido en la Ley y en los procedimientos internos de EL FONDO. De no llegar a un acuerdo transcurridos treinta (30) días hábiles, las PARTES quedan facultadas para acudir ante la Jurisdicción Ordinaria.

CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA - LIQUIDACIÓN: Una vez concluida la ejecución del objeto contractual y/o vencido el plazo señalado para su ejecución, previa solicitud del Supervisor ante la Unidad de Gestión del FONDO, las PARTES procederán a la liquidación del CONTRATO.

Para la celebración del Acta de Liquidación, se deberá contar como mínimo con los siguientes documentos:

• Informe final junto con el recibo a satisfacción del Supervisor del CONTRATO.

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• Certificación del Fideicomitente del FONDO acreditando el cumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA.

Lo anterior, sin perjuicio de la exigencia de documentos adicionales que se puedan requerir por parte del FONDO.

En el evento en que el CONTRATISTA deba efectuar el pago de una suma adeudada, éste deberá llevarse a cabo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del acta de liquidación bilateral. En todo caso el plazo de liquidación no podrá ser inferior a dos (2) meses y superior a cuatro (4) meses desde la terminación del plazo de ejecución contractual, lo anterior de conformidad con lo establecido en el Manual Operativo del FONDO.

CLÁUSULA VIGÉSIMA- INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA se obliga a proteger, indemnizar, mantener indemne y libre de toda responsabilidad a EL FONDO por cualquier perjuicio o daño que EL FONDO pueda sufrir con ocasión de cualquier acto del CONTRATISTA sus proveedores, su respectivo personal, cualquier persona dependiente o comisionada por éste, en relación con la ejecución de este CONTRATO. En dicho sentido, El CONTRATISTA se obliga a mantener indemne y libre de toda responsabilidad al FONDO y su administradora, de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que tengan como causa sus actuaciones, sus proveedores, su respectivo personal, cualquier persona dependiente o comisionada por éste, en relación con la ejecución de este contrato, incluyendo los costos de defensa y honorarios de abogado.

CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA – HABEAS DATA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: En el

evento que con ocasión de la ejecución del presente CONTRATO el CONTRATISTA deba recoger información que tenga la condición de “datos personales” y esta sea entregada a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO en calidad de soporte o entregable del CONTRATO, el CONTRATISTA se obliga a garantizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la regulen, adicionen o complementen. Para este efecto, previa información o notificación al titular de la información sobre las finalidades para la cual se recoge la información, el CONTRATISTA debe

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obtener las autorizaciones para el tratamiento de los datos que sean o vayan a ser entregados a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO con ocasión de la ejecución del CONTRATO. Estas autorizaciones deberán ser previamente otorgadas por escrito por los titulares de la información en caso de que haya lugar a administrar bases de datos por parte de FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO y registrarlas bajo su cuenta y riesgo, conforme a las obligaciones que le atañen al responsable del Tratamiento de los datos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y disposiciones legales vigentes aplicables.

En todo caso, de no ser necesaria la recopilación de información de carácter personal, se recomienda abstenerse de recabarla y en caso de que sea pertinente su recolección, al momento de informar a los titulares de esta las finalidades para la cual se recolecta, deberá incluirse si fuere del caso, que la misma se entregará a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO con ocasión del CONTRATO. En este sentido, en el documento de autorización otorgado al CONTRATISTA deberá incluirse expresamente que el titular autoriza la entrega a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO en calidad de responsable Tratamiento para que procese, recolecte, almacene, use, actualice, transmita, ponga en circulación y en general, aplique cualquier tipo de tratamiento a la información a la que tenga acceso, de conformidad con las normas de protección de datos vigente en Colombia.

El CONTRATISTA como encargado del tratamiento, tratará por cuenta de FIDUCOLDEX, como vocera y administradora del FONDO responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para la ejecución del presente CONTRATO.

El CONTRATISTA como encargado del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

• Cumplirá la Política de Protección de datos de FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO, publicada en la página xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxx-xx- tratamiento-de-datos-personales

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• Garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizará oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la mencionada ley.

• Actualizará la información reportada por XXXXXXXXXX como vocera y administradora del

FONDO y como responsable del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.

• Tramitará las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos

señalados en la ley 1581 de 2012.

• Adoptará un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

• En el caso que resulte aplicable, registrará en la base de datos la leyenda "reclamo en

trámite" en la forma en que se regula en la mencionada Ley.

• En el caso que resulte aplicable, insertará en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• Se abstendrá de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitirá el acceso a la información únicamente a las personas que en desarrollo de sus funciones y responsabilidades del cargo lo requieran.

• Informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a FIDUCOLDEX como

responsable del tratamiento, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares

• Cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

Comercio.

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Una vez finalice el presente CONTRATO, el CONTRATISTA como encargado del tratamiento debe suprimir y/o devolver a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO y como responsable, y/o devolver a otro encargado que designe FIDUCOLDEX, los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder.

El CONTRATISTA como encargado del tratamiento será responsable por cualquier perjuicio que cause a los titulares como consecuencia directa o indirecta del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que se desprenden de lo aquí establecido.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA – COBERTURA POR USO DE PATENTES Y DERECHOS DE

PROPIEDAD INDUSTRIAL: En caso que EL FONDO sea objeto de cualquier reclamación judicial o extrajudicial basada en el hecho de la utilización, goce, transferencia, licenciamiento o cualquier otra consecuencia derivada de este CONTRATO, produzca o constituya en cualquier forma violación alguna de patente o derechos de propiedad industrial o derechos de autor, el CONTRATISTA se obliga a sus expensas, si hubiese lugar a ello, a rembolsar cualquier cantidad que tuviere que pagar EL FONDO por dicha reclamación, todo ello siempre y cuando EL FONDO le avise por escrito sobre las acciones interpuestas o intentadas en su contra.

En el evento que cualquier licencia, sistema, aplicación, funcionalidad o solución suministrada por el CONTRATISTA en virtud del CONTRATO sea o pueda ser objeto de una reclamación por violación de patente o derechos de propiedad industrial o derechos de autor, el CONTRATISTA deberá por su cuenta y cargo, y a elección del EL FONDO, obtener a favor de la misma el derecho a continuar usándolo o realizar en él las modificaciones necesarias para que, llenando su finalidad técnica, no siga constituyendo violación de derechos de terceros.

Si las anteriores alternativas no son viables, el CONTRATISTA deberá retirar la licencia, sistema, aplicación, funcionalidad o solución objeto de litigio, reembolsando al FONDO las cantidades que ésta hubiese pagado y reconociéndole los perjuicios causados. Queda entendido que para poder retirar la licencia, software o solución objeto de litigio, el CONTRATISTA deberá esperar a que EL FONDO haya reemplazado el mismo por uno adecuado a la labor que con la licencia, software o solución retirada se ejecuta.

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Se entiende y se acepta por parte del FONDO, que todas las invenciones, desarrollo de nuevos componentes, programas de computador, adaptaciones, documentos, mejoras y actualizaciones, tanto de los componentes de producto, como los componentes de las herramientas propias del CONTRATISTA, son y serán en todo momento propiedad intelectual, moral, jurídica, industrial y comercial del CONTRATISTA exclusivamente, por tanto el CONTRATISTA podrá disponer de la información, productos y documentos sin restricción alguna, y por lo tanto el CONTRATISTA, se obliga a iniciar las acciones judiciales en defensa de su protección, si hubiere lugar a ello.

CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA - CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y RESERVA: EL FONDO

entregará o coordinará la entrega al CONTRATISTA de forma oral, por escrito, o por cualquier otro medio toda la información necesaria para que éste realice las actividades objeto del presente CONTRATO. EL CONTRATISTA y sus dependientes se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros, información, documentos o fotografías entre otros, relacionados con las actividades de FIDUCOLDEX, y EL FONDO, que conozcan en virtud de la ejecución del CONTRATO o por cualquier otra causa.

Para estos efectos, las PARTES convienen que toda información referente a EL FONDO, que reciba EL CONTRATISTA y/o sus dependientes se considera importante y confidencial, y divulgarla o transmitirla puede lesionar los intereses de EL FONDO o su reputación. EL CONTRATISTA y sus dependientes se abstendrán igualmente de utilizar cualquier información procedente de EL FONDO para cualquier fin diferente a la ejecución del presente CONTRATO.

EL CONTRATISTA se obliga especialmente a guardar absoluta reserva de los documentos e información que le suministre EL FONDO y del desarrollo de las actividades propias del presente CONTRATO y los resultados de su gestión.

EL CONTRATISTA se obliga a devolver a EL FONDO cualquier otra información, documento o elemento que le haya sido entregado, una vez cese o culminen los servicios que por este

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documento se pactan, dentro de los quince (15) días siguientes a la terminación, o a destruirlas en caso de que EL FONDO así lo solicite.

EL CONTRATISTA impartirá instrucciones a sus empleados, funcionarios, contratistas, etc. sobre el manejo de la información de acuerdo con las estipulaciones de este CONTRATO. En todo caso, EL CONTRATISTA responderá por cualquier violación al deber de confidencialidad o por cualquier revelación de la información, realizada directa o indirectamente por sus empleados, dependientes, personas que actúen por su cuenta o quienes la hayan obtenido directa o indirectamente del CONTRATISTA.

EL CONTRATISTA indemnizará integralmente todos los perjuicios que sean causados a EL FONDO, por la divulgación, uso indebido o no autorizado, aprovechamiento, etc. de la información confidencial o por cualquier conducta violatoria sobre la misma información, sea originada directamente por EL CONTRATISTA, por cualquier persona que actúe en nombre de él o que haya obtenido la información del CONTRATISTA directa o indirectamente, o por cualquier otra causa imputable al CONTRATISTA.

La vigencia de las obligaciones de confidencialidad asumidas en este documento será igual a la de este y se mantendrán con posterioridad a su terminación. Para todos los efectos legales la información entregada por EL FONDO al CONTRATISTA se califica como un secreto empresarial.

En el evento que se desarrollen dentro de la ejecución del CONTRATO piezas, productos audiovisuales, campañas y demás materiales de carácter comunicacional relacionados con el uso de la imagen de una persona que represente la estrategia requerida por el FONDO en la pieza comunicacional, se acuerda entre el CONTRATISTA y el FONDO que la vigencia de la autorización del derecho de imagen de los actores y/o intervinientes en las piezas publicitarias, no podrá ser superior a los dos (2) años contados a partir de la emisión, transmisión y/o publicación de los materiales comunicacionales en canales de televisión, y por el término que la obra subsista en plataformas digitales, siempre que se haya subido y publicado durante el término acordado.

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Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información:

• Que sea desarrollada independientemente por EL CONTRATISTA o que sea recibida legalmente de otra fuente, libre de cualquier restricción y sin violación de la ley y/o del presente CONTRATO.

• Que esté disponible generalmente al público, sin violación de este documento por EL

CONTRATISTA.

• Que sea divulgada por EL CONTRATISTA para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad competente, siempre y cuando informe de tal hecho a FIDUCOLDEX como administrador y vocero de EL FONDO antes de la divulgación de la información, con una antelación de cinco (5) días hábiles, de tal forma que FIDUCOLDEX tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, y siempre y cuando EL CONTRATISTA divulgue solamente aquella información que sea legalmente requerida.

• Que EL FONDO informe al CONTRATISTA por escrito que la información está libre de tales

restricciones.

CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN SISTEMAS DE

INFORMACIÓN: EL CONTRATISTA en cumplimiento del CONTRATO, cuando se requieran sistema de información para administrar y/o recopilar la información entre otras acciones, deberá cumplir los siguientes deberes:

• Adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o de fenómenos físicos o naturales. A estos efectos EL CONTRATISTA deberá aplicar los aspectos establecidos en la Norma ISO 27001:2013, de acuerdo con la naturaleza de los datos que trate. La información revelada será dirigida al CONTRATISTA y los contenidos serán sólo para el uso de quienes haya sido dirigida, y no deberá divulgarse

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a terceras personas. EL CONTRATISTA se hará responsable ante terceros a quienes se haya divulgado esta información sin previo consentimiento.

• Tramitar de manera previa la autorización de EL FONDO para cualquier conexión e

interacción con la red de EL FONDO y su información.

• Aceptar el monitoreo de cualquier conexión e interacción con la red de EL FONDO y su información cuando EL FONDO lo considere oportuno.

• Garantizar que toda actualización y modificación a la infraestructura tecnológica de EL

FONDO será validada y aprobada en forma previa por la Gerencia de Informática y Tecnología de FIDUCOLDEX.

• Utilizar los recursos tecnológicos que le entregue EL FONDO, en forma exclusiva para el

desarrollo de la labor para la cual fue contratado.

• Cumplir con especial cuidado, el principio de buen uso y confidencialidad de los medios de acceso que ha entregado EL FONDO para el desarrollo del objeto del CONTRATO.

• Asegurar que, al término del CONTRATO, toda información, software, dispositivos y demás elementos tecnológicos de propiedad de EL FONDO serán eliminados de los equipos del CONTRATISTA, atendiendo los acuerdos de confidencialidad.

• Garantizar a EL FONDO que el personal asignado por EL CONTRATISTA para la atención

del CONTRATO conoce y cumple las políticas contenidas en este CONTRATO y responde por cualquier inobservancia de estas.

• Dar cumplimiento a lo estipulado en la política de seguridad de la información para las

relaciones con proveedores, relacionado con:

- Autorizar a EL FONDO a evaluar y auditar los controles de seguridad implementados por el proveedor, en forma periódica o cuando se presenten cambios significativos en los controles o en la relación contractual entre ambas PARTES.

- EL CONTRATISTA se obliga a informar a EL FONDO sobre cualquier violación a la seguridad de la información que afecte sus operaciones o sus negocios.

- EL CONTRATISTA comunicará a EL FONDO los planes de tratamiento que contempla ante posibles violaciones de la seguridad y los tiempos en que tendrán efecto esas acciones.

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- EL CONTRATISTA informará a EL FONDO, todos los cambios en su entorno que afecten el negocio o la operación de su cliente, en forma oportuna.

- EL CONTRATISTA comunicará a EL FONDO los cambios o modificaciones programados de los servicios prestados, los cuales serán previamente autorizados por EL FONDO. Los cambios serán documentados por EL CONTRATISTA.

- EL CONTRATISTA puede tener la necesidad de aplicar a otras organizaciones con las que suscriba acuerdos, las mismas políticas y condiciones que a él le ha impuesto EL FONDO, en la medida en la que se conforme una cadena de suministro.

- En caso de que los funcionarios del CONTRATISTA tengan acceso, procesen o almacenen, información de EL FONDO, se les brindará el programa de concientización y capacitación sobre seguridad de la entidad.

- Los recursos que EL FONDO pone a disposición del personal externo, independientemente del tipo que sean (informáticos, datos (físicos o lógicos), software, redes, sistemas de comunicación, etc.), están disponibles exclusivamente para el cumplimiento de las obligaciones y propósito de la operativa para la que fueron contratados.

- Si la información de propiedad de EL FONDO es administrada por un tercero, se requiere contar con procedimientos y compromisos que garanticen un manejo seguro de la información durante la vigencia del CONTRATO.

- Si para fines de su labor EL CONTRATISTA debe tener acceso a información sensible de EL FONDO o de FIDUCOLDEX en su calidad de vocera y administradora del fideicomiso, está se proporcionará con las medidas de seguridad necesarias, con el fin de que no pueda ser modificada o alterada por EL CONTRATISTA.

- No revelará a terceros la información a la que tenga acceso durante la prestación del servicio.

- Al terminar el CONTRATO, EL CONTRATISTA deberá devolver equipos, software o la información entregada por EL FONDO ya sea en formato electrónico o papel o en su defecto destruirla previa autorización de éste y conforme a las políticas de disposición final de documentos.

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- Los funcionarios del CONTRATISTA no podrán tener acceso a áreas o zonas seguras de EL FONDO. Si fuera necesario su ingreso a determinadas áreas será necesario la autorización de un funcionario de la entidad el cual deberá acompañar al CONTRATISTA durante el tiempo que este permanezca en dicha área. El funcionario del CONTRATISTA dejará el registro de la visita en las bitácoras dispuestas para tal fin.

- Los funcionarios del CONTRATISTA se anunciarán en la recepción de EL FONDO a su ingreso y salida, y registrarán los equipos necesarios para la realización de su labor en la entidad.

-

• Garantizar que el aplicativo y la infraestructura donde se aloja, deben cumplir con la normativa y mejores prácticas de Ciberseguridad tanto de Colombia como del país donde se aloja la información.

• Garantizar que el aplicativo cuente con módulo de auditoría, que permita la trazabilidad en

la operación.

• Garantizar que el aplicativo se encuentre actualizado en la legislación y normatividad colombiana.

CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA - INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE

INTERESES: EL CONTRATISTA declara no estar incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con EL FONDO, ni en ninguna hipótesis de conflicto ni de coexistencia de interés. En caso de existencia de un conflicto de interés, deberá manifestarlo y EL FONDO decidirá si es posible administrarlo. En caso de que el mismo no pueda ser administrado, el CONTRATO será terminado de manera anticipada.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA - RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO SARLAFT: EL CONTRATISTA certifica al EL FONDO que sus recursos no provienen ni se destinan al ejercicio de ninguna actividad ilícita, entre ellas, delitos relacionados con el lavado de activos, financiación del terrorismo, contra la administración pública, soborno trasnacional, o corrupción.

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EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores y empleados, y los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas.

En todo caso, si durante el plazo de vigencia del CONTRATO EL CONTRATISTA, o algunos de sus administradores o socios llegaren a resultar inmiscuidos en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, o fuesen incluidos en listas de control como las de la ONU, OFAC, lista de sanciones del BID, lista del Banco Mundial de empresas e individuos no elegibles, etc., EL FONDO tiene el derecho de terminar unilateralmente el CONTRATO sin que por este hecho esté obligado a indemnizar ningún tipo de perjuicio al CONTRATISTA.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA - ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga

a actualizar por lo menos una (1) vez cada dos (2) años, siempre que el CONTRATO se encuentre en ejecución, la información requerida por FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO, para el cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Administración de Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como suministrar los soportes documentales necesarios para confirmar los datos. No obstante, lo anterior, EL CONTRATISTA autoriza expresamente a EL FONDO, mediante la suscripción del presente CONTRATO, para que ésta contrate con terceros locales o extranjeros, servicios relacionados con el procesamiento de datos para su utilización en servicios de atención telefónica para la actualización de información u otras de naturaleza similar, garantizando en todo caso, la confidencialidad de la información que le asiste y a la que está obligada FIDUCOLDEX como vocera y administradora del FONDO.

PARÁGRAFO PRIMERO: En todo caso, EL CONTRATISTA se obliga a informar por escrito a EL FONDO cualquier cambio o modificación de los datos que haya suministrado referente a su composición social y Representación Legal en cualquiera de sus órganos o demás actos que sean sujetos a registro ante la Cámara de Comercio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del respectivo hecho.

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PARÁGRAFO SEGUNDO: El reiterado incumplimiento del CONTRATISTA, en relación con la obligación de actualización de información contenida en la presente Xxxxxxxx, podrá a juicio de la FIDUCIARIA, dar lugar a la terminación anticipada y unilateral del presente CONTRATO, sin lugar al pago de indemnización o sanción alguna en favor del CONTRATISTA.

CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA – AUTORIZACIÓN, REPORTE Y CONSULTA A LA CIFIN, AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA REPORTAR, CONSULTAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA

PROVENIENTE DE OTROS PAÍSES: El CONTRATISTA autoriza expresa e irrevocablemente al FONDO autoriza expresa e irrevocablemente al FONDO, libre y voluntariamente, para que reporte a la CIFIN S.A., o a cualquier otro operador y/o fuente de información legalmente establecido, toda la información que se relacione con el nacimiento, ejecución, modificación, liquidación y/o extinción de las obligaciones que se deriven del presente CONTRATO, en cualquier tiempo, y que podrá reflejarse en las bases de datos de la CIFIN o de cualquier otro operador y/o fuente de información legalmente establecido. La permanencia de la información estará sujeta a los principios, términos, y condiciones consagradas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, y demás normas que la modifiquen, aclaren o reglamenten. Así mismo, el CONTRATISTA autoriza de manera expresa e irrevocable al FONDO, para que consulte toda la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de otros países, atinente a las relaciones comerciales que el CONTRATISTA tenga con el sistema financiero, comercial y de servicios, o de cualquier sector, tanto en Colombia como en el exterior, en cualquier tiempo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA - RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL: LAS PARTES

adquieren el compromiso voluntario para respetar, acatar y apoyar la práctica de actividades relacionadas con inversión en Recursos Humanos y Seguridad Social, tales como: fomentar la creación de capital humano y educación, apoyar eventos culturales y deportivos, abstenerse de la discriminación y el maltrato en todas sus formas, evitar el trabajo infantil forzado y velar por el cumplimiento de los Derechos Humanos. Así mismo, se comprometen a reducir los riesgos ambientales como: desechos tóxicos, gastos de energía, contaminación auditiva y visual, a preservar el cuidado de la fauna, la flora y el hábitat, utilizar responsablemente los recursos renovables y no

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renovables, reciclar y acatar las normas de protección del medio ambiente. LAS PARTES no serán responsables por ningún perjuicio o daño causado por la otra parte, en virtud del incumplimiento de los compromisos adquiridos en esta cláusula.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA– INTEGRIDAD, DIVISIBILIDAD Y LEGISLACIÓN APLICABLE: Si cualquier

disposición del CONTRATO fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiere hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el CONTRATO no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. El CONTRATO se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes de la República de Colombia, específicamente las que hacen parte del derecho privado.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA – ANEXOS: Hacen parte integral del presente CONTRATO los anexos de los términos de referencia, conforme se mencionan a continuación:

Anexo 1 - Equipo para la preproducción, producción y/o diseño de contenidos audiovisuales, periodísticos, comunicacionales o cualquier otro contemplado en el contrato.

Anexo 2 – Perfiles Equipo del Cubrimiento de Contenido Anexo 3 - Formulario FTGAD15

Anexo 4 - Carta de presentación de la propuesta

Anexo 5 - Equipo para gestión administrativa de la agencia para el componente ATL. Anexo 6 - Equipo para gestión administrativa de la agencia para el componente BTL.

Anexo 7 - Equipo para gestión administrativa de la agencia para el componente cubrimiento, generación de contenidos y gestión de crisis.

Anexo 8 – Formato Propuesta Económica Descuentos ATL Anexo 9 – Formato Propuesta Económica Descuentos BTL Anexo 10- Condiciones para la posterior suscripción del contrato Anexo 11- Estudio xx xxxxxxx ATL

Anexo 11.1- Estudio xx xxxxxxx BTL

Anexo 12 -Registro de Porcentaje de Intermediación

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Anexo 13 - Registro de porcentaje pago a terceros

Anexo 14 - Registro porcentaje de Administración de personal Anexo 15 -Registro de Bonificados

Anexo 16 - Análisis xxx Xxxxxxx

Anexo 17- Proyección de Presupuesto componente cubrimiento Anexo 18- Compromiso Anticorrupción

Anexo 19- Términos de referencia

Anexo 20- Aquellos documentos acordados por las PARTES que llegaren a surgir durante la ejecución del CONTRATO.

En caso de contradicción entre lo consignado en el presente CONTRATO y cualquiera de los anexos, se preferirá lo estipulado en el CONTRATO.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA TERCERA – AUTONOMÍA: Durante la ejecución del CONTRATO, EL

CONTRATISTA actuará con plena autonomía y por consiguiente asumirá todos los riesgos que se originen debido a este. Queda entendido entonces, que no existe relación laboral alguna entre EL FONDO y EL CONTRATISTA ni entre EL FONDO y los colaboradores del CONTRATISTA.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA CUARTA - NOTIFICACIONES: Para todos los efectos legales las PARTES convienen que las comunicaciones y/o notificaciones que deban surtirse entre las PARTES, se harán en las siguientes direcciones:

EL FONDO:

Dirección: Xxxxx 00 Xx 00 X 00 Xxxx 0, Xxxxxx X.X.

Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx

EL CONTRATISTA

Dirección: CL 85 # 15 - 36

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Correo electrónico: correo xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx, xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxx.xxx,

CLÁUSULA TRIGÉSIMA QUINTA - LUGAR DE EJECUCIÓN: LAS PARTES acuerdan que las actividades por realizar se ejecutarán en todo el territorio Colombiano para todos los efectos, se pacta como domicilio contractual la ciudad de Bogotá, Distrito Capital.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEXTA - FIRMA ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO: De acuerdo con lo

establecido por el Decreto 2364 de 2012, el presente documento se suscribe de manera electrónica a través de la herramienta dispuesta por EL FONDO para tal fin.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA SÉPTIMA - PERFECCIONAMIENTO: El presente CONTRATO se perfecciona

con la firma de las PARTES. En todo caso queda entendido que para el inicio de ejecución del CONTRATO se requerirá la aprobación de la póliza y firma del acta de inicio.

En constancia de lo anterior, las PARTES suscriben el presente CONTRATO, de manera electrónica,

el día _Aug 9_, 2024 ,

EL FONDO	EL CONTRATISTA
XXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX Representante Legal FIDUCOLDEX, vocera y administradora del Patrimonio Autónomo FONDO PARA LA VIDA Y LA BIODIVERSIDAD	XXXXXXXXX XXXXX XXXXXX Representante UNIÓN TEMPORAL INTEGRAL COP16 2024.   Mcam

Elaboró: Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx. – Profesional Jurídico Especializado Mcam (Aug 9, 2024 17:16 CDT)

Revisó: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx– Profesional Jurídico Especializado Aprobó: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx– Director de Negocios I

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117711 -PA FVB - Cto 078-2024 Invitación No. 003 VF

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