PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES

REPÚBLICA DE COLOMBIA

DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

LICITACIÓN PÚBLICA No. DNDA 012-2014

PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES

OBJETO:

CONTRATAR EL SERVICIO DE ALISTAMIENTO, DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL DEL REGISTRO NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR COMPUESTO POR OBRAS ARTÍSTICAS Y MUSICALES, LITERARIAS INÉDITAS, ACTOS JURÍDICOS, CONTRATOS Y DEMÁS DOCUMENTACIÓN, QUE SOPORTAN LOS REGISTROS UBICADOS EN LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, BASADOS EN NORMAS, ASESORÍAS Y REGLAMENTOS DADOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, CON EL FIN DE EJECUTAR LA ACTIVIDAD DENOMINADA “DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO DE OBRAS REGISTRADAS EN LA ENTIDAD” QUE SE ENCUENTRA DETALLADA EN LA FICHA BPIN 2011011000222, ATENDIENDO LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO DE INVERSIÓN APROBADO POR EL DNP PARA LA VIGENCIA 2014, DE CONFORMIDAD CON EL DOCUMENTO TÉCNICO Y EL ESTUDIO PREVIO.

BOGOTÁ D.C., MARZO 03 DE 2014

CAPITULO I

INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES CONDICIONES GENERALES

Los documentos del presente proceso de selección han sido elaborados siguiendo las reglas señaladas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de

2013, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012 y demás normas que la modifican o complementan, para lo cual se han realizado los estudios previos con base en los requerimientos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2014.

Por tanto, los proponentes deberán seguir en la elaboración de la propuesta la metodología señalada en el presente documento, con el objeto de obtener claridad, y ofrecimientos de la misma índole, lo cual permita una selección sin contratiempos y en un plano de absoluta igualdad.

Es importante señalar a los proponentes que, de acuerdo con la Ley 80 de 1993, el particular que contrata con el Estado adquiere la calidad de colaborador del mismo en el logro de sus fines y por lo tanto, cumple una función social que implica obligaciones sin perjuicio de los derechos que la misma ley les otorga.

Igualmente, para efectos de la responsabilidad penal, los contratistas se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación del contrato, por lo tanto están sujetos a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.

Por lo anteriormente expuesto, se recomienda a los aspirantes que deseen participar en este proceso, leer detenidamente el presente proyecto xx xxxxxx de condiciones, al efecto de cumplir con las exigencias previstas para el mismo:

1. Examine rigurosamente los estudios previos, Anexo Técnico, el contenido del proyecto xx xxxxxx de condiciones, los documentos que hacen parte del mismo, sus formatos y anexos, toda vez que hacen parte integral del presente proceso y es responsabilidad exclusiva de los interesados conocer su contenido.

2. Verifique no estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con las entidades estatales según lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

3. Cerciórese que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

4. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran.

5. Adelante oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verifique que contiene la información completa que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en el presente pliego de condiciones.

6. Verifique que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en el pliego de condiciones.

7. Suministre toda la información requerida en el presente documento.

8. Tenga en cuenta el presupuesto total oficial establecido, para el presente proceso.

9. Cumpla las instrucciones que en este documento se imparten para la elaboración de su propuesta.

10. Presente su propuesta EN ORIGINAL debidamente foliada con índice y con dos copias, una en físico y otra en medio electrónico (CD).

11. Revise los anexos y diligencie totalmente los formatos contenidos en este documento.

12. Tenga presente la fecha y hora previstas para el cierre del presente proceso, en ningún caso se recibirán propuestas radicadas pasada la hora fijada para el efecto. En todo caso la hora oficial que será tenida en cuenta, por la DNDA será la señalada por la página Web xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5 del artículo 20 del decreto 2153 de 1992. El proponente deberá tener en cuenta los tiempos que se requiere para el ingreso a la DNDA y las medidas de seguridad para ello.

13. Los proponentes por la sola presentación de la propuesta, autoriza a la entidad para verificar toda la información que en ella se suministre.

14. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente los estudios previos, ficha técnica, pliego de condiciones, adendas (cuando a ello hubiere lugar) especificaciones exigidas,

formatos y demás documentos del presente proceso; que recibió las aclaraciones necesarias a las inquietudes o dudas previas consultadas y que ha aceptado que este documento es completo, compatible y adecuado para identificar el alcance del objeto requerido por la DNDA y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieran en virtud del futuro contrato que se celebra.

15. Toda consulta al proceso podrá formularse por escrito con radicación en la Dirección Nacional de Derecho de Autor – Grupo de Compras –ubicada en la calle 28 No. 13 A – 15 piso 17 de la ciudad de Bogotá, ó a través del correo electrónico xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx . En ningún caso la DNDA atenderá consultas telefónicas ni personales.

16. Serán a cargo del proponente, todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su propuesta.

17. La DNDA podrá verificar cualquier información que se xxxxxxx con la propuesta a través de la autoridad o institución que considere pertinente.

18. Es responsabilidad del proponente verificar, a través de la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx la publicación de los diferentes documentos que se generen con ocasión del presente proceso de selección.

CONVOCATORIA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS

De conformidad con lo preceptuado en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 5 del artículo 24 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección Nacional de Derecho de Autor convoca a las veedurías ciudadanas para que promuevan el ejercicio del control social ciudadano al presente proceso de contratación, para lo cual podrán consultarlo en la página web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y acudir a las instalaciones de la entidad, ubicada en la calle 28 No. 13 A – 15 piso 17 de la ciudad de Bogotá, para ejercer los derechos y las facultades que la Constitución y la Ley les atribuyen.

CONTROL DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Teniendo en cuenta las funciones preventivas y de control de gestión atribuidas a la Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública, de conformidad con xxx xxxxxxxxx 0x, 0x x 0x xxx xxxxxxxx 00 xxx Xxxxxxx Ley 262 del 2000, en concordancia con la Resolución 018 del 2000, la Dirección Nacional de

Derecho de Autor convoca a esta Procuraduría a realizar el acompañamiento pertinente al presente proceso de selección.

PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”

Los Proponentes deben suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el Anexo 15 en el cual manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado colombiano contra la corrupción. Si se comprueba el incumplimiento del Proponente, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en el Proceso de Contratación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la Oferta o para la terminación anticipada del contrato, si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del mismo, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.

Igualmente se reportará el hecho al Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción a los números telefónicos: (0) 000 00 00, (0) 000 00 00, (0) 000 00 00; vía fax al número telefónico: (0) 000 0000; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 9800 – 913 040 o (0) 000 00 00; correo electrónico al sitio de denuncias del programa, en la página Web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx ; correspondencia, personalmente en la dirección Xxxxxxx 0x Xx 0–00 Xxxxxx X.X.

En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones de los presentes pliegos de condiciones y del contrato que forma parte del mismo, el proponente obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran.

CONVOCATORIA LIMITADA A MYPES Y MIPYMES

De conformidad con lo establecido en el capítulo II del título IV, artículo 152 y siguientes del decreto 1510 de 2013, y atendiendo a la cuantía del presupuesto oficial de la presente contratación, se tiene que realizó la conversión xxx xxxxx a moneda nacional con la tasa establecida por Colombia Compra Eficiente consistente en MIL OCHOCIENTOS TREINTA PESOS CON SETENTA Y TRES

CENTAVOS ($1.830,73) M/CTE, que multiplicado por US$125.000 dólares americanos arroja la suma de DOSCIENTOS VEINTIOCHO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y DOS PESOS ($228.842.000) M/CTE.

Por lo anterior, y en consideración a que el presupuesto oficial del presente proceso corresponde a la suma de TRESCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($394.000.000), que supera el tope de US$125.000, no se realiza convocatoria limitada a MYPES ni MIPYMES.

IDIOMA

Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los Proponentes o por terceros para efectos del Proceso de Contratación, o para ser tenidos en cuenta en el mismo, deben ser otorgados en castellano. La Oferta y sus anexos deben ser presentados en castellano y debidamente FOLIADOS en orden consecutivo. Los documentos con los cuales los Proponentes acrediten los requisitos habilitantes que estén en una lengua extranjera, deben ser traducidos al castellano y presentarse junto con su original otorgado en lengua extranjera. Para firmar el contrato, el Proponente que resulte adjudicatario debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por escrito en idioma extranjero, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite de Apostilla o consularización.

LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR

Los Proponentes deben entregar con su Oferta los documentos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización. Para firmar el Contrato, el Proponente que resulte adjudicatario debe presentar los documentos otorgados en el extranjero, legalizados de acuerdo con lo previsto en el artículo 251 del Código General del Proceso.

CAPÍTULO II

INFORMACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1 OBJETO

El presente proceso tiene como objeto contratar el servicio de alistamiento, digitalización e indexación de la serie documental Registro Nacional Derecho de Autor compuesto por obras artísticas y musicales, literarias inéditas, actos jurídicos, contratos y demás documentación, que soportan los registros ubicados en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, basados en normas, asesorías y reglamentos dados por el archivo general de la nación, con el fin de ejecutar la actividad denominada “digitalización del archivo de obras registradas en la entidad” que se encuentra detallada en la ficha BPIN 2011011000222, atendiendo la ejecución de las actividades del proyecto de inversión aprobado por el DNP para la vigencia 2014, de conformidad con el documento técnico y el estudio previo.

2.2. CLASIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR EN EL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS:

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 se especifica la descripción del objeto a contratar identificado con el Cuarto Nivel del Clasificador de Bienes y servicios:

Segmentos	Familia	Clase	Producto	Nombre
73000000	731500000	73151900	73151900	Servicios a la industria de impresión
81000000	81110000	81112000	81112000	Servicios de datos
82000000	82120000	82121900	82121900	Empaste de libros

2.3 ALCANCE DEL OBJETO

Para efectos de la prestación del servicio de alistamiento, digitalización, indexación, reempaste, transporte, consulta y entrega final de la Serie Documental compuesta por obras artísticas y musicales, literarias inéditas, actos jurídicos y contratos que hagan parte del Registro Nacional de Derecho de Autor y demás documentos que soportan los registros, el proponente seleccionado se compromete a cumplir, además de las obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato y las derivadas de las disposiciones legales vigentes, basados en normas, asesorías y reglamentos dados por el Archivo General de la Nación con el desarrollo de las actividades que se mencionan a continuación:

ETAPA No. 1 -: Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta.
INVENTARIO	La DNDA, realizara una inducción a todo el personal del Contratista la cual durará dos (2) días, el propósito es dar a conocer la organización documental de la Entidad y los sistemas de información

que la soportan.

Adicionalmente se capacitará a tres funcionarios en el manejo del aplicativo Xxxxxx de la DNDA, con el fin de cubrir eventualidades en el manejo de los documentos. Este aplicativo muestra todos los datos de la obra como radicación de entrada, si fue exitosa la radicación, fue en línea, año de radicación, autor, etc. Factores que en algunas ocasiones son de importancia para realizar el seguimiento de alguna eventualidad.

La DNDA, entregará al Contratista un listado en Excel para que el contratista en conjunto con el personal delegado de la DNDA, realice el cotejo y punteo de la información (libros y obras) que la Dirección Nacional de Derecho de Autor entregue para la digitalización. Este material se entregará empacado en carpetas plastificadas 4 aletas y a su vez en cajas marcadas de archivo referencia X-300.

En caso de no existir concordancia con lo descrito en el inventario y lo entregado físicamente, la supervisora delegara el personal para que realice la ubicación y entrega de la documentación completa y ajuste a las bases de datos correspondientes.

De continuar el faltante en la información el contratista, informará oportunamente a la Supervisora, con el fin de realizar un acta conjunta sobre el faltante (libro, obra) y el motivo de no inclusión en la digitalización.

Las obras y los registros se entregarán organizados y empacados en cajas de archivo referencia X-300.

El futuro contratista debe contemplar los posibles costos que se generen por el

personal que deba disponer CSA como

	PROCESO COMPRAS	Cód. Proceso: 10 Cód. Procedimiento: 10-0-1 Versión: 3.0 Página 9 de 128
	LICITACIÓN PÚBLICA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Digitalización Archivo Registro de Obras

responsables de la información que allí se almacena, para hacer la entrega de dicho material. Contemplar costos de mínimo 3 personas de CSA porque son los responsables del material en custodia debiendo responderle en su integridad a la DNDA.

ETAPA No. 2 -:

Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta.
	El almacenamiento y custodia temporal de los documentos para digitalización estará a cargo del contratista, en la sede donde funciona el negocio del oferente adjudicado.
CUSTODIA Y ADMINISTRACION	Mientras los documentos se encuentran en proceso de digitalización, la DNDA puede requerir la consulta y retiro de los mismo para atender solicitudes de los usuarios, razón por la cual es imperativo hacer la entrega de los mismos al funcionario autorizado por la DNDA y dejando el registro de la entrega y devolución debidamente firmado como soporte atendiendo la confidencialidad de los mismos.
	El promedio estimado de consultas es de 5 (cinco) consultas semanales o 20 (veinte) consultas mensuales, cuyo traslado está a cargo del contratante.
	Mantener la integridad del

	PROCESO COMPRAS	Cód. Proceso: 10 Cód. Procedimiento: 10-0-1 Versión: 3.0 Página 10 de 128
	LICITACIÓN PÚBLICA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Digitalización Archivo Registro de Obras

expediente, en el sentido de conservar en el mismo paquete algunas obras compuestas por varios soportes como: documentos en papel, CD´s, USB´s, disco duro extraíble, mapas tamaño pliego o extrapliego etc. Se aclara que la digitalización se realizará a los documentos en papel tamaño carta, oficio y cuarto xx xxxxxx.

Se dispondrá de la seguridad, confidencialidad y buen manejo necesarios para el cuidado y la conservación de las obras y demás documentos entregados durante la ejecución del contrato.

Velar por la debida protección de las obras y demás documentos entregados por parte de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, durante la ejecución del contrato.

Velar por la adecuada administración de los documentos recibidos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, durante la ejecución del contrato

ETAPA No. 3-:

Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta .
ALISTAMIENTO DE LA DOCUMENTACION PARA	Foliación: Se debe realizar aplicando lo indicado por el AGN en la publicación: “Cómo debe

DIGITALIZACION	realizarse la foliación en los documentos de archivo, del 7 de julio de 2009, en Línea: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/ ?idcategoria=2142
	Desempaste:
	El Desempaste de libros y de obras, se debe realizar en forma manual y NO utilizar guillotina, evitando mutilación de los documentos, posteriormente las hojas desempastadas se deben conservar en Carpeta de 4 aletas plastificadas, en cartón blanco desacidificado.
	Los libros de registro deben quedar correctamente desempastados e identificados y así mismo con todas las obras en carpetas de cuatro aletas, con sticker de identificación, unidas al libro con cinta falla. El sticker debe contener las siguiente información: Fondo, Serie, Libro-Tomo-Partida, Folios, Carpeta No., Caja No., la medida es de 107.9 x 69.8 mm.
	En caso de daño o deterioro por manipulación en el momento del desempaste, el contratista, asumirá el costo de la tapa y para la entrega realizará el reempaste correspondiente siguiendo con las características, color, tipo de letra y marcación de la serie.
	Si se encuentran documentos en mal estado, se les debe realizar mejoras, refilado y reconstrucción con los materiales necesarios para mejorar el proceso de digitalización, adicionalmente realizar la restauración según las instrucciones dadas por el profesional en restauración si así

se requiere.

La restauración es a nivel de manipulación, por lo cual es posible que se presente un grado de deterioro mínimo por manipulación o consulta.

Otras Actividades:

Cuando una obra corresponda a un medio magnético, tecnológico o cuando se trate de mapas sólo se mencionará que existe en el Formato Único Documental sin que se digitalice.

Algunas obras literarias, artísticas y musicales se encuentran encuadernadas y dado su carácter histórico y valor probatorio de las mismas, se deben conservar en su estado original garantizando la autenticidad e integridad de la información en ellos depositada, es decir, como fue inicialmente entregada por el autor.

Velar por la debida protección de las obras y demás documentos entregados por parte de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, durante la ejecución del contrato.

Velar por la adecuada administración de los documentos recibidos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, durante la ejecución del contrato

ETAPA No. 4 -: Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación
Detalle Enterados, Aceptado y Garantizado No. de folio de la propuesta.

DIGITALIZACION El contratista debe contar con su propia red de computadores de trabajo en el lugar donde informo durante el proceso que funciona su sede, debe habilitar el funcionamiento mínimo con diez puntos para la digitalización y mínimo dos puntos adicionales para que funcionarios autorizados por la DNDA con el fin de verificar y hacer el seguimiento a la calidad de la digitalización por parte del supervisor de la entidad y atender requerimientos que el contratista solicite del contratante durante el proceso.
El contratista debe contar con un espacio mínimo de trabajo exclusivo para almacenar las obras y sus anexos de 65,00 m2 y en el mismo espacio realizar la digitalización. Este espacio debe contar con la seguridad necesaria para la custodia y confidencialidad de las obras en su integralidad.
Las imágenes digitalizadas se deben entregar 100% perfectas sin que se omita información contenida en el documento físico. Se exige la calidad de los documentos digitalizados, estos deben ser fiel copia de los documentos físicos, igualando la legibilidad y la presentación cabalmente.
El número de imágenes a digitalizar surgen del resultado matemático obtenido entre el presupuesto disponible para el presente proceso y el valor unitario ofertado incluído IVA, así:
V/r presupuesto Oficial: $394.000.000
V/r presupuesto Oficial # imágenes = V/r Unitario imagen digitalizada Incluído IVA
Contar con personal experto en digitalización y manejo documental de documentos y Bibliotecólogos y/o Archivistas profesionales

que asesoren y colaboren con el diseño y aplicaciones de digitalización de archivos.

Los documentos preparados se deben digitalizar con una resolución mínima de 300 DPI y en formato de salida PDF/a, utilizando equipos escáneres de documentos de alta velocidad para digitalizar en colores por ambas caras del folio si así lo requiere el documento, así como escáneres tipo cama plana para documentos de tamaños mayores A3. El tamaño mínimo de los documentos es de un cuarto de tamaño carta y el máximo un cuarto xx xxxxxx.

El formato de salida para las imágenes digitalizadas será PDF/a multipágina que permita la consulta, en ambiente cliente servidor vía Web, las imágenes digitalizadas e indexadas deben ser compatibles con la plataforma que disponga la Entidad. Debe impedirse la facultad de edición sobre los documentos.

La cantidad de páginas con información que se encuentran contenidas en una obra o la documentación que soporta los registros, deben coincidir con el total de imágenes.

Algunas obras literarias, artísticas y musicales se encuentran encuadernadas, las cuales se conservaran en el mismo documento sin ser descuadernados, evitando abrir por completo los libros, cuidando el lomo de estos y ayudando a la conservación del archivo.

El contratista debe contemplar el almacenamiento de la totalidad de las imágenes generadas en sus propios equipos, como respaldo del proceso hasta tanto no sean incorporadas a la solución de administración documental.

Una vez cumplido el proceso de digitalización los documentos físicos deben quedar con la misma organización como fueron entregados.

Control de calidad:

En todas las imágenes digitalizadas se realizarán controles de calidad para garantizar la correcta visualización y nivel de compresión. En caso de encontrarse errores en las imágenes el contratista deberá realizar la corrección antes de proceder a su empaste y de haber sido enviado al sitio al custodia.

Sin embargo, debido al volumen de imágenes digitalizadas, se tomará como base de la verificación los criterios de la norma NTC-ISO 2859-2, donde se toma un muestreo por lotes para cada entrega de expedientes, el tamaño del lote se puede variar se puede tomar en el nivel de muestreo 2 (exigencia media).

Control de Calidad Visualización de las Imágenes: Para mejorar la calidad de las imágenes desde el punto de vista cualitativo se aplicaran los siguientes filtros:

 Integridad. La imagen debe ser segura y completa. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.

 Fidelidad. La información debe ser fiable en el sentido de que no debe estar modificada ni falsificada por personas ajenas a su creación.

 Utilidad. La información debe garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión conservando su valor probatorio.

 Calidad: Nitidez, Contraste, Eliminación de bordes negros, Eliminación de manchas, Eliminación de líneas

La DNDA, requiere que el contratista favorecido cuente con la asesoría de un Restaurador de documentos, para aplicar las medidas de recuperación y control para

aquellos documentos y/o obras que durante

la ejecución del contrato sufran deterioro por manipulación.

El control de calidad de la imagen se verificara por parte de la DNDA en diferentes monitores a los cuales se les debe hacer el cargue y descargue de las imágenes de manera parcial con su respectiva tabla de Excel. Esta supervisión se hará a la totalidad de las imágenes digitalizadas, enviando a reproceso las imágenes que no cumplan con los criterios de Calidad. Además se podrá comparar el documento físico con la imagen en pantalla.

Los documentos que se encuentren en mal estado, el contratista deberá realizarles mejoras, refilado y reconstrucción para mejorar el proceso de escaneo, con la asesoría y el apoyo del restaurador exigido por la DNDA, en el equipo de trabajo.

Una vez aceptadas y recibidas las imágenes por la DNDA se deberá cargar, actualizar y grabar los documentos digitalizados en la ubicación correcta en el directorio del servidor de la empresa contratante para la preparación y entrega final.

En la medida en que el proveedor vaya efectuando la digitalización y estos hayan sido recibidos por la DNDA a entera satisfacción, el contratista deberá realizar a su costo la organización, reempaste y entrega de los documentos en el sitio indicado por la DNDA

El contratista se hará responsable del almacenamiento de los archivos de digitalización, durante la realización del objeto a contratar, brindando a la entidad la integridad, confiabilidad y disponibilidad del mismo, administrando el respaldo de dicha información y manteniendo a la entidad

informada de los cambios ocurridos durante

el contrato sobre los datos digitalizados.

ETAPA No. 5

Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta.
INDEXACION	INDEXACION La indexación de las imágenes se debe realizar teniendo en cuenta las siguientes observaciones: •Todo documento digitalizado corresponde a un registro el cual se encuentra claramente identificado con número de libro + tomo+ partida. •Por cada registro se debe crear una carpeta identificada con el número de registro, adentro de la cual se copiarán los archivos que corresponden al mismo. •El nombre de cada archivo en dicha carpeta se debe extraer de una hoja de cálculo y del aplicativo Xxxxxx que contendrá las siguientes columnas: a. Registro b. Prefijo a asignar Ej. Registro Prefijo 5-4-172 471186 •El nombre del archivo escaneado se compondrá del prefijo, seguido por el símbolo guion bajo (_) más el tipo documental, así: Tipo documental: Sufijo tipo documental  Certificado de Registro (Registro)  Formulario (Formulario)  Obra (Obra)  OTROS:  Declaración Notarial de seudónimo

(DeclaraciónSeudonimo)

 Poder (Poder)

 Certificado de Existencia y Representación Legal o Acta de posesión (CertificadoExistencia)

 Registro Civil de Nacimiento(RegistroCivil)

 Certificado de defunción (CertificadoDefuncion)

 Contrato de Prestación de Servicios(ContratoPrestacionServicios)

 Contrato de cesión de derechos (ContratoCesionDerechos)

 Certificación Laboral (CertificadoLaboral)

 Otros Archivos - Complementarios a los anexados (Otros)

 Material Auxiliar (MaterialAuxiliar)

 Programa de Computador (ProgramaComputador)

 Descripción del Programa de Computador (ProgramaDescripcion)

•Una vez se tenga el prefijo y se determine el tipo documental, el archivo se guardará en la carpeta cuyo nombre es el número de registro con la siguiente nomenclatura:

Prefijo+ guion bajo + sufijo tipo documental o Ej. Obra

471186_Obra.pdf

o Ej. Registro

471186_Registro.pdf

o Ej. Contrato de cesión

471186_Otros.pdf

El contratista publicará semanalmente las imágenes en su sitio web con el fin de ser revisadas y consultadas por el contratante, para esta consulta se debe asignar a la DNDA cuatro usuarios y cuatro contraseñas. Si se encuentran imágenes que no cumplan con la calidad de las mismas serán devueltas para su corrección.

Una vez finalizado el contrato el proveedor deberá suministrar las imágenes al contratista en discos duros extraíbles que quedarán en poder de la DNDA, siguiendo las especificaciones técnicas dadas por la oficina de sistemas de la DNDA, relacionando claramente en una hoja de cálculo el contenido de cada disco extraíble organizado libro, tomo y código de registro, cantidad de documentos digitalizados que pertenecen al mismo y nombre de archivos que se encuentran en cada carpeta.

Ej: Libro 10

Tomo 1

Registro 10-1-20

 10-1-20 (Tres archivos)

 471186_Obra

 471186_Formulario

 471186_Registro

 Registro 10-1-21 (Cuatro archivos)

 471187_Obra

 471187_Formulario

 471187_Registro

 471187_ProgramaDescripcion Libro 11

Tomo 2

Registro 11-2-1

 11-2-1(Tres archivos)

 471246_Obra

 471246_Formulario

 471246_Registro

 11-2-2 (Cuatro archivos)

 471247_Obra

 471247_Formulario

 471247_Registro 471247_ProgramaDescripcion

ETAPA No. 6.

Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta.
	Los libros que contienen los registros se encuentran empastados hasta mediados del año 2012. A partir de esta fecha, están archivados en carpeta blanca plastificada cuatro aletas.
REEMPASTE	Una vez obtenido el Xx.Xx. por parte del supervisor del contrato en cuanto a la calidad de las imágenes, el proponente deberá reempastar la información en el mismo orden en que se le entregó y conservando la mismas tapa y contratapa. NOTA: la totalidad de las obras y sus anexos a empastar se encuentran conservadas de la siguiente manera: AÑOS 2010 A 2014  20% de libros de registro empastados tamaño oficio en percalina roja. (El desempaste de estos libros son los que requieren las carpetas de 4 aletas plastificadas y desacidificadas y después de reempastados las carpetas deben quedar para utilización de la DNDA para el almacenamiento de estas obras)  70% de las obras se encuentran conservadas en carpetas 4 aletas plastificadas y desacidificadas.  10% de las obras se encuentran argolladas y de la misma forma se deben

entregar después de la digitalización.

AÑOS 1947 A 2003

 80% de libros de registro empastados tamaño oficio en percalina roja.

(El desempaste de estos libros son los que requieren las carpetas de 4 aletas plastificadas y desacidificadas y después de reempastados las carpetas deben quedar para utilización de la DNDA para el almacenamiento de estas obras)

 20% de las obras se encuentran argolladas y de la misma forma se deben entregar después de la

digitalización.

Esta etapa se realizara por razones de conveniencia y espacio en la sede del contratista.

Los libros correspondientes al Registro Nacional de Autor, serán debidamente reempastados en las tapas originales en que fueron suministrados, conservando su solapa original, y/o reemplazarla en los casos que se requiera y este costo será asumido por el contratista.

Si durante este tiempo se presenta una consulta de la documentación en reempaste, el costo del traslado de los documentos, libros, anexos para la consulta previamente requeridos por el contratante a las instalaciones de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, será asumido por el contratista

Cuando se trate de solicitudes que no precisan la revisión sobre papel por parte del usuario final, la Dirección Nacional de Derecho de Autor

informará oportunamente al contratista

quien procederá a enviar al contratante la información/documento vía fax y/o correo electrónico

Atender la solicitud de documentos desde las instalaciones del proponente favorecido a la Dirección Nacional de Derecho de Autor en un plazo no

superior a un día hábil.

ETAPA No. 7

Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta.
TRANSPORTE	Una vez culminada la etapa de reempaste, se transportará en canastillas plásticas desde las instalaciones del contratista hasta la bodega de la COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS SAS. (CSA ubicada en la Xxxxxxx 00 Xx. 0-00 xxx Xxxxxx Xxxxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, X.X, lugar donde se encuentran almacenados y en custodia, y estará a cargo del contratista la cancelación del servicio de transporte y mano de obra necesaria para trasladar la documentación al lugar donde llevara a cabo la digitalización y devolverla debidamente organizada de acuerdo a las condiciones contractuales para depositarla nuevamente en custodia en la bodega de CSA.
	Para este proceso se hacen entregas parciales, estableciendo un cronograma de actividades.
	El contratista deberá garantizar y responder por el transporte oportuno y adecuado de los documentos.

ETAPA No. 8

Para el desarrollo de esta etapa el contratista deberá desarrollar las siguientes actividades:

Especificación	Detalle	Enterados, Aceptado y Garantizado	No. de folio de la propuesta.
ENTREGA FINAL	Para la entrega final el funcionario de la DNDA que sea delegado cotejará uno a uno los documentos empastados que correspondan con el inventario inicial, si llegase a faltar un documento el proponente deberá responder por él. De la misma manera el contratista adjudicado cubrirá los costos que se generen por el personal de CSA que se disponga para el recibo e ingreso a la bodega donde se custodia el material. Mínimo debe contemplarse el costo de 3 personas de CSA y los costos deben incluir el personal que disponga el contratista adjudicado para este proceso.
	Se realizara la entrega utilizando el Formato Único Documental avalado por el Archivo General de la Nación mediante acuerdo 042 de 2002, en Excel con todos los campos descriptores diligenciados según lo acordado y ajustado con el Supervisor del Contrato.
	Una vez obtenido el Xx.Xx. por parte del Supervisor del Contrato en cuanto a la entrega de la información física se procede a ubicar en el sitio de custodia
	Los libros y obras correspondientes al Registro Nacional de Autor, quedarán ubicados en las carpetas 4 aletas y a su vez las carpetas en cajas de archivo X300 debidamente marcadas con la información del número de caja y el rango contenido en términos de Libro- Tomo y Partida. Es decir en las

mismas condiciones de entrega inicial.

Adicionalmente todos aquellos documentos adjuntos como obras literarias inéditas, artísticas, musicales, actos, contratos, fotografías y demás anexos, serán devueltos en carpetas de cuatro (4) aletas, debidamente identificados con sticker que deberán contener los siguientes datos: Fondo, Serie, Libro-Tomo-Partida, Folios, Carpeta No., Caja No, .con referencia de testigo o referencia cruzada.

Toda la información quedara correctamente organizada en las instalaciones del Archivo Central de la DNDA., de tal manera que permitan la ubicación de los documentos de manera oportuna y eficaz.

NOTA: Los documentos se encuentran empastados, argollados o empacados en carpetas cuatro aletas, pero en el evento en que no se encuentren en esta condición, el futuro contratista suministrará la carpeta para la contención de los documentos.

Como productos finales se debe entregar a la Dirección Nacional de Derecho de Autor:

 Documentación debidamente digitalizada según parámetros definidos en el presente Pliego de Condiciones.

 Transferencia y validación de documentos digitalizados (imágenes e índices) en los formatos definidos con la Supervisión del Contrato.

 Reportes de control de calidad

 Índices de Control y

recuperación para el proceso de digitalización, tanto en

medio tecnológico como en medio papel.

 Entrega de imágenes en formato descrito en este pliego con un archivo plano con los campos de indexación, incluida la ruta de las imágenes.

 Se debe entregar en el Formato de Inventario Único Documental, del Archivo General de la Nación, tanto en medio tecnológico, como en medio físico para el respectivo cotejo de la información recibida.

 La entrega formal de la documentación física, debidamente organizada se realizará en el destino que indique la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

Estructura y Soporte Final. Todas las imágenes digitalizadas se cargaran por medio de un proceso de exportación a la estructura documental diseñada por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, adicionalmente se entregara en discos duros con la totalidad de las imágenes. Los cuales deben estar configurados como mínimo en RAID5, compatible con la tecnología de la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

Una vez el contratista ha terminado el proceso de digitalización debe entregarlo a los funcionarios autorizados de la DNDA en coordinación con el personal autorizado por la bodega de CSA debidamente organizado e inventariado, asumiendo los costos de dicha entrega en relación con:

 Xxxxxx del personal del contratista

para la entrega final.

 Costos del servicio prestado por el personal que disponga CSA para recibo de las obras y sus anexos para ubicación nuevamente en las estanterías correspondientes. (Mínimo 3 personas a cargo de CSA porque son los responsables de la información ante la DNDA)

 El personal de CSA antes mencionado, junto con el personal dispuesto por el contratista adjudicado y funcionarios autorizados por la DNDA realizarán el punteo de la verificación y entrega de la documentación.

 Otros costos inherentes al proceso que como técnicos y expertos en el tema deban incluir para el proceso desde el recibo de las obras y sus anexos para digitalizar hasta la devolución nuevamente a CSA y ubicación de manera organizada en

las estanterías correspondientes.

CAJAS X-300. Las cajas que se entreguen al contratista adjudicado con las obras y anexos a digitalizar que durante el proceso se liberen deben ser devueltas a la DNDA.

Adicional a las anteriores actividades, el contratista deberá atender las siguientes condiciones:

- El contratista deberá elaborar y entregar todos los trabajos dentro de los plazos que se establezcan, en concordancia con el cronograma de ejecución del contrato que deberá ser presentado al supervisor como requisito previo para la firma del acta de iniciación y en el que se tienen en cuenta las diferentes etapas (Inventario, custodia y administración, preparación y alistamiento, digitalización, indexación, reempaste, consulta en reempaste, transporte y entrega final).

- Se realizarán reuniones quincenales con el supervisor de la DNDA a fin de evaluar y presentar el informe, reporte y avance de las etapas definidas en el Anexo Técnico, y además generar las mejoras correspondientes de tal manera que se incremente la eficiencia y productividad en la prestación del servicio en función de los requerimientos y necesidades de la DNDA.

- La ejecución del contrato se realizará en su totalidad en las instalaciones del contratista adjudicado en la ciudad de Bogotá, D.C.

- El contratista deberá realizar las demás actividades necesarias para la debida ejecución del objeto contractual.

El alcance del objeto, sus especificaciones y entregables, se encuentra establecido en el Anexo Técnico, el cual hace parte integrante del presente pliego de condiciones.

2.4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

De acuerdo al estudio xx xxxxxxx realizado y el presupuesto oficial estimado para la presente contratación es de TRESCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($394.000.000,00) M/CTE., Incluido IVA., para lo cual las obligaciones que se contraigan en desarrollo de este proceso se respaldan con recursos del presupuesto de la Entidad, según el certificado de disponibilidad presupuestal que se indican a continuación:

No. de CDP		Fecha CDP		Dependencia		Valor CDP
3314		Febrero 17		Sub. Administrativa		$394.000.000,oo

2.5. PRESUPUESTO OFICIAL

Para la contratación de este servicio la DNDA cuenta con la planeación de recursos financieros del proyecto de inversión que fue aprobado por el Departamento Nacional de Planeación mediante la ficha BPIN No. 2011-01100- 0222 con cargo al rubro presupuestal 520. “ADMINISTRACIÒN ATENCIÓN CONTROL Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL”.

2.6 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato que se derive del presente proceso de selección es de seis (6) meses, sin exceder del 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar recursos, lo que primero suceda, contados a partir de la suscripción del acta de iniciación, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Como requisito previo para la firma del acta de iniciación, el contratista deberá además presentar al supervisor el cronograma de ejecución del contrato.

2.6 FORMA DE PAGO

Con sujeción a las apropiaciones presupuestales, al Programa Anual Mensualizado de Caja, a la situación de fondos por parte de la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional y al correspondiente trámite administrativo, la DIRECCION pagará al CONTRATISTA el valor que se suscriba en el contrato de acuerdo con el desarrollo de las etapas previstas para la ejecución del objeto, previa presentación del respectivo informe de avance suscrito por parte del contratista, así:

El valor del contrato será pagado mes vencido, y corresponderá al producto de multiplicar el número de imágenes digitalizadas recibidas a satisfacción de la entidad, por el precio global de cada imagen, de acuerdo con la propuesta económica.

Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la factura, acompañada de la certificación que al efecto expidan los supervisores del contrato sobre el cumplimiento del mismo, informe de actividades y de la certificación del pago de obligaciones asumidas por parte del CONTRATISTA por concepto de salud, pensiones, riesgos profesionales, y aportes a Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA.

El contratista deberá facturar el servicio prestado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al período facturado. La no presentación oportuna de estos documentos implica el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y exonera a la DNDA del pago de intereses moratorios. En todo caso el pago quedará sujeto a la aprobación final a satisfacción del servicio prestado en ese periodo.

El contratista deberá llevar un estricto control de los servicios prestados. La entidad no responderá por el valor de los servicios que el contratista haya prestado en exceso del valor del contrato.

Cuando LA DNDA no pague al CONTRATISTA la suma pactada, dentro de los términos estipulados en el presente contrato y teniendo en cuenta la fecha en que la Entidad cuente con la disponibilidad del PAC, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses xx xxxx el incremento mensual promedio del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior.

Los pagos se realizarán a través de la cuenta corriente y/o de ahorros que disponga el contratista, acorde con la certificación expedida por la Entidad Financiera aportada por el contratista en su oferta.

2.7 CRONOGRAMA DEL PROCESO

Las diferentes actividades en el marco del presente proceso licitatorio tendrán la siguiente programación:

ACTIVIDAD	FECHA Y HORA (DD- MM-YY)	LUGAR
PUBLICACION 1er. AVISO INFORMACION LICITACIÓN, ESTUDIOS PREVIOS Y PROYECTO XX XXXXXX	03-03-2014	Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
PUBLICACIÓN 2do AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA	06-03-2014	Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES	Del 03-03-2014 al 14-03-2014	Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
RESPUESTA OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES	18-03-2014	Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
FECHA PROBABLE DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO	19-03-2014	Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
PUBLICACIÓN PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVO		Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
PUBLICACIÓN EN EL SECOP		Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
VISITA AL ARCHIVO DONDE SE ENCUENTRAN LOS REGISTROS Y OBRAS EN ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA (NO OBLIGATORIA)		Mediante comunicación escrita y/o correo electrónico se informará el lugar de encuentro con el funcionario autorizado de la DNDA para verificar las obras a digitalizar
AUDIENCIA DE ACLARACION DE PLIEGOS, ASIGNACIÓN DE RIESGOS		SALA DE CAPACITACIÓN DE LA DNDA CALLE 28 No. 13 A.15 PISO 17 EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ D.C.
OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINTIVO		Correo Electrónico xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx o por escrito radicado en la Dirección Nacional de Derecho de Autor – Grupo de Compras – ubicada en la calle 28 No. 13 A – 15 piso 17 de la ciudad de Bogotá

RESPUESTA OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO		Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
PLAZO LIMITE PARA ADENDAS
AUDIENCIA DE CIERRE Y ENTREGA DE PROPUESTAS		Calle 28 No. 13 A -15 piso 17 de la ciudad de Bogotá Sala de Capacitación de la Dirección Nacional de Derecho De Autor, una vez recibida y registrada en la planilla dispuesta para tal fin, depositarla en la urna que se ha dispuesto para tal fin
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES, EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS		COMITÉ EVALUADOR
TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR		Portales Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
AUDIENCIA DE ADJUDICACION - RESPUESTA A OBSERVACIONES DE INFORMED E EVALUACIÓN - E INFORME DE RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR Y ADJUDICACIÓN DEL PROCSO.		Calle 28 No. 13 A -15 piso 17 de la ciudad de Bogotá Sala de Capacitación de la Dirección Nacional de Derecho De Autor
Requisitos de Perfeccionamiento: SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO		Xxxxx 00 Xx. 00 X -00 xxxx 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx Grupo Compras
Requisito de Legalización EXPEDICION DEL REGISTRO PRESUPUESTAL		Xxxxx 00 Xx. 00 X -00 xxxx 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx Grupo Compras
Requisito de Ejecución EXPEDICIÓN DE LAS GARANTIAS Y ACTA DE APROBACIÓN		Xxxxx 00 Xx. 00 X -00 xxxx 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx Grupo Compras
Requisito de Ejecución SUSCRIPCION DEL ACTA DE INICIO		Xxxxx 00 Xx. 00 X -00 xxxx 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx Grupo Compras
PAGO DEL CONTRATO		Mensualidades vencidas o fracción de mes conforme a los servicios efectivamente prestados. Los pagos se realizarán a través de la cuenta corriente y/o de ahorros que disponga el contratista, acorde con la certificación expedida por la Entidad Financiera aportada por el contratista en su oferta.

2.8 AVISO INFORMACION LICITACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 y Ley 019 de 2012 que modificó el numeral 3 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la DNDA publica el aviso de información de la licitación pública a través de las páginas xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx .

2.9 PUBLICIDAD DEL PROCEDIMIENTO EN EL SECOP

De conformidad con el Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, la DNDA garantiza la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al presente proceso de contratación a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx

2.10 CONSULTA DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

El proyecto de pliegos de condiciones del presente proceso de selección, se publica en la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx con el fin que todos los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2 del Artículo 8 de la ley 1150 de 2007, la publicación del proyecto de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

2.11 OBSERVACIONES Y ACLARACIONES

De acuerdo con lo normado en el artículo 19 y 23 del Decreto 1510 de 2013, todos los interesados pueden enviar las observaciones y/o sugerencias al contenido del proyecto xx xxxxxx de condiciones y xxx xxxxxx de condiciones definitivo a través la página web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, al correo electrónico xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx o por escrito radicado en la Dirección Nacional de Derecho de Autor – Grupo de Contratos – ubicada en la calle 28 No. 13 A – 15 piso 17 de la ciudad de Bogotá. En todos los casos se deberá mencionar claramente el número del proceso de selección y el objeto del mismo.

La DNDA podrá incluir en el pliego de condiciones definitivo, los temas planteados en las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones siempre que se estimen relevantes y necesarios para el proceso.

En el caso que sean presentadas observaciones al contenido xxx xxxxxx de condiciones definitivo, y que ameriten su modificación, la entidad dará aplicación al procedimiento señalado en el numeral 2.15 del presente documento.

En todo caso la aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la DNDA agrupará aquellas de naturaleza común, y serán publicadas por la entidad a través de la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx en la fecha fijada para ello en el cronograma del presente proceso.

En el evento en que los interesados presenten observaciones, y/o solicitudes de aclaración, que de ningún modo ameriten la modificación del contenido del proyecto xx xxxxxx de condiciones x xxxxxx de condiciones definitivo, la DNDA las contestará bajo los parámetros aquí descritos, y tendrán únicamente valor interpretativo.

2.12 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

De conformidad con lo señalado en el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013, La Dirección Nacional de Derecho de Autor ordenará la apertura del presente proceso mediante acto administrativo de carácter general que será publicado en la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx con el lleno de los requisitos legales.

El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince

(15) días hábiles, señalado en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale.

En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso, alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la DNDA revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la ley 80 de 1993.

Igualmente y de conformidad con artículo 25 del decreto 1510 de 2013, la entidad estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar.

2.13 PUBLICACIÓN PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el pliego de condiciones definitivo del presente proceso se publicará a través de la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx en la fecha indicada en el cronograma del proceso del presente documento.

En todo caso, la publicación de los pliegos de condiciones de que trata el presente numeral, estará precedida de la publicación del correspondiente acto administrativo que disponga la apertura del mismo.

2.14 AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y VISITA TÉCNICA NO OBLIGATORIA AL ARCHIVO DONDE REPOSAN LOS REGISTROS, OBRAS Y ANEXOS

De acuerdo con el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013, artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 220 del Decreto 19 de 2012, la DNDA dentro de los tres (3) días siguientes al inicio del plazo para presentar propuestas, se celebrará una audiencia con el objeto de presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la tipificación, estimación y asignación de riesgos definitiva, si a solicitud de algunos de los interesados es necesario precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se resolverá en la misma audiencia.

Como resultado de lo debatido, la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dicho documento y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles.

Igualmente la DNDA ha programado una visita guiada no obligatoria al archivo donde se encuentran los registros y obras en almacenamiento y custodia, en el que reposan los documentos sobre los cuales se desarrollarán las actividades objeto de la presente convocatoria. Es responsabilidad de los proponentes la visita e inspección del archivo. El hecho que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como argumento válido para posteriores reclamaciones.

La visita a las instalaciones del archivo se realizará en la fecha y hora establecida en el cronograma del proceso y mediante comunicación escrita y/o correo electrónico se informará el lugar de encuentro con el funcionario autorizado de la DNDA para verificar las obras a digitalizar, de lo cual se dejará la respectiva acta.

La visita se realizará x xxxxx y bajo responsabilidad del interesado en participar en el proceso de contratación en el día señalado anteriormente. Para efectos de la visita anterior, solicitamos por razones de seguridad, enviar comunicación escrita sobre su interés en realizar la visita, indicando los nombres, número de identificación y cargos de las personas que asistirán, debiendo ser máximo dos (2) personas por proponente. La comunicación a que se refiere este párrafo debe ser remitida a la Entidad radicadas en forma física en la oficina de correspondencia y

entregadas a la mano en el piso 17 al grupo de compras ó al correo electrónico xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

No obstante, si en forma posterior a la visita no obligatoria los interesados requieren verificar algún asunto en el archivo de la entidad, que es objeto de la presente licitación, podrá hacerlo en días y horas hábiles previa solicitud por escrito o vía mail al correo xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y de acuerdo con las instrucciones que impartan los funcionarios de la DNDA.

La vista se realiza a efecto de facilitar el entendimiento de los requerimientos técnicos y funcionales en las que se desarrollará el objeto del contrato, La visita será realizada x xxxxx y bajo la responsabilidad de los interesados en participar en presente proceso.

Igualmente, la información que la Entidad entregue, no eximirá al proponente de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellos detalles y condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización del futuro contrato y de contemplar los mismos para la elaboración de la oferta.

2.15 MODIFICACIÓN DEL AVISO DE CONVOCATORIA Y XXX XXXXXX DEFINITIVO.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1510 de 2013, la modificación xxx xxxxxx de condiciones se realizará a través de adendas, las cuales expedirán dentro del término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo, y en todo caso a más tardar con tres (3) días de anterioridad a la fecha en que se tiene previsto el cierre del proceso de conformidad con el artículo 25 del decreto 1510 de 2013 y Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, y serán publicadas en la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx razón por la cual será responsabilidad exclusiva del proponente mantenerse al tanto de su publicación y conocimiento.

En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda o el aviso modificatorio deberán incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria según el caso.

Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, modificado por el artículo 25 del decreto 1510 de 2013 y el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, se entiende por días y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 A.M a 7:00 PM.

Así mismo en el evento que sea necesario modificar el cronograma señalado en el inciso anterior, con posteridad a la diligencia de cierre, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, lo efectuara a través del medio antes descrito, en la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx.

Lo anterior no impide que dentro del plazo fijado en el cronograma del presente proceso, los posibles proponentes, si encontraren discrepancias en los documentos de los pliegos de condiciones o tuvieren dudas acerca de su significación, puedan consultarlas a la DNDA.

En ese sentido la entidad a través de documento escrito que será publicado la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx dará respuesta a las mismas.

2.16 DILIGENCIA DE CIERRE (FECHA Y HORA LIMITE PARA LA RECEPCIÓN DE LAS PROPUESTAS)

Los interesados en participar en el proceso de selección deberán presentar sus propuestas únicamente en medio físico durante el plazo del proceso de selección y hasta la hora y fecha estipulada en el Cronograma del presente proceso.

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada, NO SERÁN RECIBIDAS NI TENIDAS EN CUENTA EN LA DILIGENCIA DE CIERRE, de lo

cual se dejara constancia en la respectiva acta. Tampoco se recibirán propuestas enviadas por correo ni aquellas que vengan abiertas.

En el día y hora señalados para el cierre del presente proceso se procederá en acto público a la apertura de las ofertas presentadas de la cual se levantará un acta que será publicada en la página Web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx de acuerdo con lo previsto en el artículo 19 del decreto 1510 de 2013, donde se consignarán el nombre de los proponentes, el número de folios, el número de la póliza de seriedad, las solicitudes recibidas en cuanto a retiro de propuestas si las hay, y demás datos que soliciten los asistentes.

Antes de dar inicio a la diligencia de cierre, la Dirección Nacional de Derecho de Autor verificará en la página oficial de la Superintendencia de Industria y Comercio la hora legal colombiana, lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en la Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación, Diario Oficial No. 46.406 de 2006.

En ningún caso, las propuestas presentadas con posterioridad a la fecha fijada y pasada la hora determinada por la entidad en el cronograma del presente proceso o radicadas en dependencia distinta a la enunciada, SERÁN RECIBIDAS NI

TENIDAS EN CUENTA EN LA DILIGENCIA DE CIERRE, de lo cual se dejara

constancia en la respectiva acta.

En el evento que la propuesta se encuentre sin foliar, se consignará esta circunstancia en la respectiva acta de la audiencia pública de cierre y se procederá a solicitar a un funcionario de la DNDA su foliación en presencia del proponente o de la persona designada por este para asistir al cierre. En caso que no se presente a la audiencia, se dejará igualmente la constancia de este hecho en el acta y la DNDA procederá a la foliación.

En caso de que se encuentren folios en blanco, se anulará la correspondiente hoja con una nota diagonal que así lo señale. Cuando se presenten folios superpuestos, se verificará su foliación y también se dejará constancia de ello. El acta será suscrita por los funcionarios de la DNDA que allí intervengan.

En ningún caso la DNDA responderá por la xxxx en la entrega de alguna oferta por dificultades de ingreso al edificio donde funciona la entidad, siendo de exclusiva responsabilidad del proponente prever su oportuna asistencia a la diligencia de cierre del proceso de selección.

La entidad no proporcionará información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deben entregarse en sobres cerrados a la entidad y sólo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejará constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido.

La entidad dejará constancia en el acta de cierre de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas en el inciso anterior, así como, si alguna de ellas hubiera sido abierta con anterioridad al cierre. En este último evento, la DNDA declarará desierto el proceso contractual.

2.17 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez efectuada la diligencia de cierre en la fecha y hora fijada para ello en el cronograma del presente proceso, el Comité Evaluador designado, realizará el estudio de la verificación de los requisitos habilitantes: jurídicos, financieros, de orden técnico y de experiencia del proponente, conforme al cronograma del proceso.

La evaluación de las propuestas se efectuará conforme a lo señalado en el presente documento, o en las adendas que lo modifiquen. Los aspectos jurídicos,

financieros, técnicos no darán lugar a puntaje, pero habilitan o inhabilitan la propuesta.

Con el fin de garantizar la legalidad y los principios de la contratación estatal, la Dirección Nacional de Derecho de Autor se reserva la facultad de verificar toda la información presentada, para lo cual solicitará cuando lo estime conveniente a las entidades estatales y privadas y/o a los proponentes la información que considere necesaria.

De la misma manera, podrá designar funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los proponentes y obtener o solicitar por cualquier medio idóneo la información que requiera para verificar la información suministrada en las propuestas.

El informe que contiene la evaluación preliminar de los proponentes podrá ser consultado en la dirección electrónica xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y/o en la Dirección Nacional de Derecho de Autor – Grupo de Contratos – ubicada en la calle 28 No. 13 A – 15 piso 17 de la ciudad de Bogotá, durante el término señalado en el cronograma del proceso.

En la citada publicación (Evaluación Preliminar) se relacionarán los proponentes que se encuentran habilitados y aquellos que no lo están.

Los proponentes no habilitados tendrán el término establecido en el cronograma, o el que les conceda la entidad, para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena de rechazo definitivo de su propuesta.

En ejercicio de esta facultad, el proponente no podrá completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

La DNDA verificará los documentos que hayan sido aportados y determinara los proponentes que quedan habilitados.

2.18 TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION PRELIMINAR

Publicado el informe de evaluación en los términos anteriores, se dará traslado los proponentes por el término de cinco (5) días hábiles señalados en el cronograma, con el fin que los mismos tengan la oportunidad de conocerlos y presentar las observaciones que consideren pertinentes.

En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas (Artículo 30, numeral 8, de la Ley 80 de 1993).

2.19 REGLAS DE SUBSANABILIDAD

En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la DNDA en el presente pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior.

Sin perjuicio de lo anterior, será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud correspondiente, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla o lo haga defectuosamente.

En ningún caso la DNDA podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

Así mismo la DNDA se reserva el derecho a efectuar requerimientos o solicitudes de aclaración a los proponentes durante cualquier etapa del proceso siempre que sea con posteridad a la fecha de cierre de las propuestas y hasta la audiencia de adjudicación, a lo cual los proponentes deberán atenderlos de forma clara, completa, precisa y dentro del plazo fijado para ello por la entidad, so pena del rechazo de la propuesta.

NOTA: La Entidad no atenderá consultas personales ni telefónicas. Toda solicitud de aclaración debe presentarse por escrito y en los términos señalados en el presente Pliego de Condiciones.

2.20 AUDIENCIA DE ADJUDICACION

De conformidad con el Artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 39 del decreto 1510 de 2013, en la fecha y hora fijada en el cronograma, se realizará la audiencia pública que decide sobre el proceso, dentro de la cual los oferentes podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación, la entidad concederá el uso de la palabra por única vez y por un tiempo limitado señalado

por la DNDA al oferente que lo solicite para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes. Por último, la entidad puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación.

2.21 DESEMPATE DE PROPUESTAS

Se entenderá que hay empate cuando dos o más proponentes habilitados obtengan el mismo puntaje en la evaluación.

En caso de presentarse un empate entre dos o más proponentes, se aplicaran los siguientes criterios de desempate de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del decreto 1510 de 2013:

1) Se adjudicará al oferente que haya obtenido el mayor puntaje en el factor técnico.

2) Si persiste el empate se preferirá la oferta del proponente que ofrezca bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

3) Si persiste el empate se preferirá la oferta del proponente que haya obtenido el mayor xxxxxxx en la evaluación económica.

4) Si persiste el empate preferir la oferta presentada por una Mipyme nacional.

3) Si persiste el empate preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

4) Si persiste el empate preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y

aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

5) Si persiste el empate éste se dirimirá mediante sorteo por balotas, para lo cual en la audiencia los Representantes Legales (o delegados debidamente facultados) de las propuestas empatadas procederán a escoger las balotas, se numerarán de acuerdo al número de proponentes. En primer lugar se realizará un sorteo para establecer cuál será el orden en que cada proponente escogerá la balota. Realizado este primer sorteo los proponentes procederán a escoger balota en el orden que se haya determinado y se adjudicará el proceso de selección al proponente que saque la balota con el número mayor y cuyo resultado es aceptado de antemano por los proponentes involucrados en el empate sin lugar a reclamación alguna. En todo caso sólo podrán participar en el sorteo los proponentes que estén presentes en la audiencia.

2.22 DECLARATORIA DE DESIERTA

La DNDA declarará desierto totalmente el presente proceso dentro del plazo previsto para adjudicar, cuando entre las propuestas presentadas no se logre adjudicar a ninguna el contrato ofrecido, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones para ser adjudicatarias, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva.

La declaratoria de desierto del proceso, se hará mediante acto motivado conforme lo establecido en el artículo 25 numeral 18 de la Ley 80 de 1993, el cual se notificará a todos los proponentes y se publicará en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública - SECOP xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.

La DNDA declarará desierto el presente proceso de selección cuando:

condiciones.

existan motivos o causas que impidan la selección objetiva de la propuesta más favorable para la

Entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 25 num. 18 de la Ley 80 de 1993.

2.23 CONDICIONES PARA PARTICIPAR

De conformidad con lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 80 de 1993, en el presente proceso podrán participar las personas (naturales y/o Jurídicas) consideradas legalmente capaces de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

También podrán participar los consorcios y uniones temporales de conformidad con el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993, siempre que su objeto social o actividad económica les permita desarrollar el objeto del presente proceso.

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representada en las diferentes instancias del proceso, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran, así como el contrato, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios para cumplir con las exigencias xxx Xxxxxx de Condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar adjudicatario, de conformidad con lo señalado en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano. Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal, y en tal caso, bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal con los requisitos señalados en el pliego relacionados con documentos extranjeros; particularmente con lo exigido en el Código de Comercio de Colombia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

Para el caso de extranjeros, se aplicará el principio de reciprocidad, de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993.

En cualquier caso el proponente no deberá estar incurso en las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar, señaladas por la constitución y la Ley, manifestación la cual se entiende hecha bajo la gravedad de juramento con la sola radicación de la propuesta.

2.24 COMUNICACIÓN INTERACTIVA

La Dirección Nacional de Derecho de Autor en cumplimiento de lo señalado la Ley 527 de 1999 y con el fin de facilitar y agilizar la comunicación interactiva con los proponentes durante el proceso de selección, ha puesto a disposición el correo electrónico xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

A través de este medio, los proponentes podrán formular consultas, aclaraciones, sugerencias, observaciones, etc. frente a todas las instancias del proceso de selección.

Igualmente, en la dirección electrónica xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx se podrán consultar los documentos y demás actuaciones que se generen durante el proceso.

Así mismo será responsabilidad exclusiva de los interesados verificar permanentemente a través de la página Web antes mencionada todos los documentos que se generen con ocasión del mismo.

2.25 DEBER DE DILIGENCIA E INFORMACIÓN SOBRE EL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO.

Será responsabilidad del proponente conocer todas y cada una de las implicaciones para el ofrecimiento del objeto del presente proceso.

Por la sola presentación de la propuesta se considera que el proponente ha realizado el examen completo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de la misma.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor presenta en un documento separable al contenido de los presentes pliegos, el anexo 10 A que contiene los requerimientos técnicos del objeto a contratar. En todo caso el referido documento hace parte integral xxx xxxxxx de condiciones y es obligación de los proponentes conocer su contenido.

Así mismo, se deja expresamente manifestado que es responsabilidad del proponente, al asumir los deberes de garantía asociados con la ejecución del contrato que se derive de este proceso, conocer plenamente las condiciones económicas del lugar donde se ejecutará el contrato, sin perjuicio de la facultad que asiste a los interesados de solicitar por escrito información puntual que le permita precisar los aspectos que puedan incidir en la formulación de su propuesta.

2.26 DOCUMENTOS DEL PROCESO

Hacen parte del presente proceso de selección los siguientes documentos:

Los documentos indicados en el artículo 20 del decreto 1510 de 2013 o de las normas que lo aclaren, adicionen o modifiquen.

El Certificado de Disponibilidad Presupuestal

El proyecto xx Xxxxxx de Condiciones.

Las observaciones y sugerencias al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones y sus respuestas.

El acto administrativo por medio del cual se ordena la apertura del proceso de selección.

El Pliego de Condiciones Definitivo, junto con sus anexos y adendas.

Las respuestas de aclaración emitidas por la DNDA en los medios dispuestos para ello.

El acta de cierre del término para presentar propuestas. Las propuestas presentadas.

El anexo de requerimientos técnicos Las actas de audiencias.

Las solicitudes de aclaración y/o subsanación a las propuestas y sus respectivas respuestas.

El informe de evaluación de las propuestas y las observaciones presentadas en relación con él.

El acto administrativo por medio del cual se defina el proceso (de adjudicación o de declaratoria de desierto).

El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones a que haya lugar, en virtud de la ejecución del contrato.

CAPÍTULO III GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

3.1 REQUISITOS FORMALES DE LA PROPUESTA

3.1.1 ÍNDICE DE LA PROPUESTA.

Las propuestas deberán contener un ÍNDICE o TABLA DE CONTENIDO, que permitan localizar adecuadamente la información solicitada en el Pliego de Condiciones contenida en la propuesta, especificando los números de página donde se encuentran los documentos requeridos.

3.1.2 IDIOMA DE LA PROPUESTA.

Todos los documentos constitutivos de las propuestas deberán presentarse en IDIOMA CASTELLANO, FOLIADOS en orden consecutivo y con su respectivo índice con excepción de otros documentos pre impresos que podrán presentarse en otro idioma con su correspondiente traducción oficial al castellano.

3.1.3 EJEMPLARES.

La propuesta inicial completa deberá presentarse por escrito en cualquier medio mecánico, en idioma español, foliadas en orden consecutivo, en un (1) original, y dos (2) copias de la propuesta, una en físico y el otro en medio electrónico (CD o DVD), los cuales deberán ser entregados en sobres cerrado, sellado y rotulado de la siguiente forma:

DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR LICITACIÓN PÚBLICA No.

Propuesta para contratar: (objeto). Proponente:

Dirección, ciudad, teléfono, fax, correo electrónico:

Contenido: En el sobre se leerá: “DOCUMENTOS JURÍDICOS, FINANCIEROS, TECNICOS Y ECONOMICOS” (ORIGINAL o COPIA FISICA o ELECTRÓNICA)

El sobre contendrá los documentos Jurídicos, Financieros, Técnicos y Económicos y deberán presentarse en sobre original por escrito y en dos (2) copias de la misma, una (1) en físico y la otra en medio electrónico (CD o DVD), en el acto de cierre del proceso que se llevará a cabo en Audiencia Pública, en la fecha y hora señalada en el cronograma del presente proceso.

El proponente deberá diligenciar el formato de PROPUESTA ECONÓMICA, de acuerdo con los requerimientos y demás aspectos expresados por la entidad.

Se entenderá que en el valor señalado como total de la oferta están incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones, costos y gastos de toda índole en que los proponentes deban incurrir para la presentación de su oferta, suscripción del contrato, legalización, ejecución y liquidación del(os) contrato(s) resultante(s) de este proceso de selección, que estarán a cargo del proponente o contratista según el caso. El oferente no deberá anotar centavos. En general, el proponente deberá considerar al momento de formular su propuesta económica la totalidad de las condiciones exigidas por la entidad.

Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras conforme al artículo

623 del Código de Comercio. Si se presenta alguna discrepancia entre el medio físico y el magnético (para los anexos que deban presentarse en los dos medios), prevalecerá lo expresado en el medio físico.

3.1.4 MONEDA.

Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en Pesos Colombianos.

Para efectos de la comparación de las propuestas, cuando se requiera verificar cualquier información registrada en la propuesta en moneda extranjera, se hará la conversión del valor en moneda extranjera presentada a pesos colombianos, tomando como referencia la respectiva Tasa Representativa xxx Xxxxxxx (TRM) vigente en Colombia al día del cierre del proceso, publicada por el Banco de la República en su página oficial.

3.1.5 VIGENCIA DE LA PROPUESTA.

La propuesta deberá permanecer vigente por un período de ciento veinte (120) días calendario a partir de la fecha de cierre del proceso. En todo caso, los proponentes se comprometen a mantenerla vigente hasta la fecha de adjudicación y a quien resulte favorecido hasta la constitución de la garantía única del contrato resultante de este proceso.

Durante este período los proponentes no podrán modificar los términos o condiciones de la misma.

Si por cualquier circunstancia se amplía el trámite del proceso, el proponente deberá presentar la ampliación correspondiente de la garantía que abarque dicho término.

3.1.6 PROPUESTAS PARCIALES.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor NO aceptará la presentación de propuestas parciales, condicionadas o alternativas. Lo anterior hace referencia a que la propuesta deberá ser presentada por la totalidad de los requerimientos de la entidad.

3.1.7 COSTOS DE LA PROPUESTA

Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta y la DNDA en ningún caso será responsable de los mismos.

3.1.8 RETIRO DE LAS PROPUESTAS

El proponente podrá solicitar el retiro de su oferta mediante escrito firmado por el proponente antes de la fecha y hora fijada para el cierre, de lo cual se dejará constancia escrita. El escrito deberá ser dirigido a la Dirección Nacional de Derecho de Autor – Grupo de Compras -, ubicada en la calle 28 No. 13 A – 15 piso 17 de la ciudad de Bogotá.

En el evento de ser retirada una propuesta, en la diligencia de cierre del presente proceso, no se abrirán los sobres que contengan el original de la propuesta retirada, de lo cual se dejará constancia en la diligencia de cierre y se procederá a su devolución.

Una vez abierto el sobre que contiene la propuesta, ésta no podrá ser retirada del proceso de selección so pena de que la entidad haga efectiva la garantía de seriedad del ofrecimiento.

CAPÍTULO IV DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

4.1 CAPACIDAD JURÍDICA

4.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

El proponente deberá presentar únicamente en el tomo de Documentos Jurídicos y Financieros la carta de presentación de la propuesta, según el modelo suministrado por la entidad en el ANEXO No 1 y los requisitos establecidos en los presentes pliegos de condiciones.

La carta de presentación de la propuesta deberá ser firmada por el proponente si es persona natural, por el Representante Legal del proponente de la persona jurídica o por el Representante designado en el documento de constitución, si se trata de consorcio o unión temporal.

El ANEXO No 1, es un modelo que contiene todas las declaraciones que debe realizar el proponente. Por lo tanto, el proponente podrá transcribirlo u obtenerlo en medio magnético. En cualquier caso, la carta que presente el proponente, deberá incluir todas las manifestaciones requeridas por la entidad.

4.1.2 CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE PAGO DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

De conformidad con lo estipulado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 37 del decreto 1703 de 2002, Decreto 723 de 2013 y Ley 828 de 2003 el proponente deberá anexar certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o representante legal, en la cual se indique que la empresa cumple con el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social – Empresa Promotora de Servicios de Salud (EPS), Fondo de Pensiones (AFP) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL), así como de Aportes Parafiscales – Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Cajas de Compensación Familiar – a que haya lugar, de todos los empleados a su cargo.

En el evento de no estar obligado de contar con Revisor Fiscal, esta certificación deberá ser expedida por el Representante Legal de la empresa, indicando expresamente la no obligatoriedad de contar con el mismo.

Cada una de las personas jurídicas, miembros de un consorcio o unión temporal, deberán anexar esta certificación en forma individual.

La obligación de presentar las certificaciones de cumplimiento del Artículo 50 de la ley 789 de 2002 no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo en el caso en el que participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar la certificación mencionada en el primer párrafo de este numeral o una certificación del representante legal de la sucursal en la que manifieste que la sucursal no tiene empleados y, por lo tanto, no deben cumplir con lo señalado en la ley 789 de 2002.

Las personas naturales deberán presentar copias de los respectivos aportes de acuerdo con los requisitos xx Xxx. (Ver anexos Nos. 4 y 5).

 En caso tal que NO se encuentre obligado a pagar aportes parafiscales o cuota de aprendizaje por algún período DEBERÁ INDICAR DICHA CIRCUNSTANCIA, especificando la razón y los períodos exentos.

 En caso tal que NO se encuentre obligado a cancelar aportes parafiscales por virtud de la Reforma Tributaria (Ley 1607 de 2012 – Impuesto CREE), DEBERÁ INDICAR DICHA CIRCUNSTANCIA.

En las anteriores circunstancias, las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida y firmada por el revisor fiscal si lo tiene o contador público (aportar copia de la tarjeta profesional y copia de la cédula de ciudadanía).

Si el proponente es una persona natural la acreditación de este pago se hará mediante declaración juramentada.

Xxxxxx proponente que tenga resoluciones de cobro (actos administrativos en firme) por concepto de aportes parafiscales, incumplimiento de contrato de aprendizaje o multas impuestas por el Ministerio del Trabajo, podrá participar, salvo que exista acuerdo de pago suscrito y al día, previo al cierre del proceso.

4.1.3 GARANTIA DE SERIEDAD DEL OFRECIMIENTO

El proponente deberá constituir y anexar a su propuesta, una garantía que ampare la seriedad de su propuesta, en los términos y condiciones estipulados en el presente pliego, expedida por una compañía aseguradora, por una entidad bancaria colombiana o a través de un patrimonio autónomo cada una de estas vigiladas por la Superintendencia Financiera, se deberá realizar a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor NIT.800.185.929-2. En caso de requerirse la ampliación de la vigencia de la propuesta, la vigencia de ésta garantía deberá ser igualmente ampliada de conformidad con lo requerido por la entidad.

La garantía debe ser tomada a nombre del proponente, si es persona jurídica deberá contener el nombre o razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado de la Cámara de Comercio o su equivalente establezca que la firma podrá identificarse con la sigla.

Cuando se trate de consorcio o unión temporal deberá ser tomada a nombre de la forma asociativa indicando el nombre de todos y cada uno de los integrantes con su respectivo porcentaje de participación y NIT, teniendo en cuenta lo señalado anteriormente.

La vigencia de la garantía de seriedad de la oferta deberá ser como mínimo de cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de cierre del proceso.

La cuantía xxx xxxxxx deberá ser mínimo por el diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial.

La garantía de seriedad de la oferta deberá contener los amparos señalados en la ley, y en especial los establecidos en el artículo 115 del decreto 1510 de 2012, además deberá indicar textualmente el número, año y objeto del proceso y deberá ser suscrita por quien la expide.

Una vez perfeccionado y legalizado el contrato, la entidad devolverá la garantía de seriedad de la propuesta a los proponentes no seleccionados, dentro de los diez

(10) días siguientes, previa solicitud del proponente, dejando copia de la misma dentro de la propuesta, con constancia de que el original fue devuelto. En el evento que el proceso sea declarado desierta, el original de la garantía de seriedad de la propuesta, serán devueltos a todos los proponentes, si así lo solicitaren.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta como indemnización por perjuicios, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de mayores perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la misma.

4.1.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DEL PROPONENTE y/o REGISTRO MERCANTIL

Si el proponente es una persona jurídica nacional o extranjera con sucursal en Colombia, deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán comprobar su existencia y representación legal de conformidad con las normas de su país de origen, atendiendo lo establecido en el presente documento para la presentación de documentos expedidos en el extranjero.

De acuerdo con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, la vigencia de la sociedad no podrá ser inferior al término de ejecución del contrato y un (1) año más; y su objeto social deberá permitirle desarrollar el objeto del presente proceso.

Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada sociedad integrante de los mismos, deberá comprobar su existencia y representación, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio, el cual deberá contener la información y cumplir las mismas exigencias anteriormente citadas.

La fecha de expedición no podrá ser superior a treinta (30) días calendario anteriores a la estipulada como fecha límite para presentar propuestas. En caso de prórroga del plazo de la licitación, el certificado tendrá validez con respecto a la primera fecha de cierre.

Si la propuesta fuere suscrita por una persona jurídica extranjera a través de la sucursal que se encuentre abierta en Colombia y/o por el representante de ésta, deberá acreditarse la capacidad jurídica de la sucursal y/o de su representante

mediante la presentación del original del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad de la República de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal, cuya fecha de expedición deberá ser dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de presentación de la Propuesta.

Las personas naturales deberán presentar certificado de inscripción en Cámara de Comercio o registro mercantil en el cual conste que su actividad mercantil registrada la cual debe ser directamente relacionada con la que se pretende contratar. El registro mercantil debe estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta.

4.1.5 AUTORIZACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Y/O APODERADO

Cuando el representante legal de la persona jurídica, tenga limitaciones para presentar propuestas o para contratar o comprometer a la sociedad, deberá anexar la AUTORIZACIÓN del órgano social correspondiente, que lo autorice para presentar la propuesta y suscribir el contrato en el caso que le sea adjudicado.

Si el proponente actúa a través de un representante o apoderado, deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la propuesta y firmar el contrato respectivo.

4.1.6 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES - CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES (RUP)

Los oferentes deberán de conformidad con lo señalado en el Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el Artículo 221 del Decreto 0019 de 2012, en concordancia con el numeral 1ro del artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, aportar Certificado expedido dentro de los treinta (30) días hábiles anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección, por la Cámara de Comercio de la jurisdicción donde el oferente tenga su domicilio principal y en firme, que dé cuenta de la inscripción del proponente en el Registro Único de Proponentes, con la siguiente clasificación:

(i) Clasificación del proponente en el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU):

Los proponentes deben estar registrados en dos (2) de las tres (3) actividades siguientes de la Clasificación de Actividades Económicas CIIU Vs 4 AC:

SECCIÓN	ACTIVIDADES	DIVISIÓ N	GRUPO	CLASE	DESCRIPCIÓN
C	Industrias Manufactureras	18	181	1811	Actividades de impresión
C	Industrias Manufactureras	18	181	1812	Actividades de servicios relacionados con la impresión
J	Información y comunicaciones	63	631	6311	Procesamiento de datos, alojamiento y actividades relacionadas
J	Información y comunicaciones	63	639	6399	Otras actividades de servicio de información n.c.p
I	Alojamiento y servicios	62	620	6209	Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos
R	Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación	91	910	9101	Actividades de bibliotecas y archivos

Para los proponentes que se encuentren clasificados en el CIIU Vs. 4 AC, esta clasificación deberá coincidir con la que se haya reportado en el Registro Único Tributario RUT, lo cual será verificado por la Dirección durante la etapa de verificación de requisitos habilitantes.

(ii) Clasificación del proponente en el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC):

De otra parte, aquellos proponentes que a la fecha de expedición del Decreto 1510 de 2013 (17 de julio de 2013) no contaban con el RUP o su inscripción no haya sido renovada pueden presentar el registro sin utilizar la clasificación CIIU y la DNDA aceptará la que haya registrado de acuerdo al nuevo Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC), debiendo encontrarse clasificado en mínimo (2) dos de las siguientes actividades:

Segmentos	Familia	Clase	Producto	Nombre
73000000	731500000	73151900	73151900	Servicios a la industria de impresión
81000000	81110000	81112000	81112000	Servicios de datos
82000000	82120000	82121900	82121900	Empaste de libros

Nota 1: Si se llegase a presentar una diferencia entre el código de la actividad solicitada y la descripción del mismo código, prevalecerá el texto de la inscripción.

En caso de propuestas presentadas en consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deberá anexar dicho certificado y acreditar su inscripción, clasificación y calificación en alguna de las actividades solicitadas en el presente pliego de condiciones.

Nota 2: Las propuestas cuyo certificado de Registro Único de Proponentes aportado NO SE ENCUENTRE VIGENTE Y SU INFORMACIÓN EN FIRME A LA FECHA DEL CIERRE DEL PROCESO, NO SERÁ OBJETO DE EVALUACIÓN

Nota 3: El Certificado constituye plena prueba respecto de la información verificada documentalmente y cuyo registro se encuentre en firme. La firmeza de la inscripción se adquiere pasados diez (10) días hábiles siguientes a la publicación sin que se haya presentado recurso de reposición en contra de la información inscrita.

Adicionalmente, cuando se renueve o actualice el Registro Único de Proponentes, la información que ha sido objeto de modificación continuará vigente hasta que el acto de inscripción correspondiente de la nueva información quede en firme.

Nota 4: En el caso que una propuesta sea presentada en consorcio o unión temporal cada uno de los integrantes debe estar inscrito en el RUP de la Cámara de Comercio a la fecha de cierre del proceso en la clasificación señalada, y entre todos los integrantes deben cumplir la clasificación señalada, teniendo en cuenta la previsión señalada en el artículo 162 del decreto 1510 de 2013.

La no presentación de este documento será causal de RECHAZO de la propuesta, pero si éste se presenta y su periodo de expedición es mayor a TREINTA (30)

días hábiles, se requerirá al proponente por una sola vez para que se xxxxxxx de conformidad con lo solicitado; de lo contrario su propuesta será RECHAZADA.

4.1.7 FOTOCOPIA CÉDULA DE CIUDADANÍA

Si el proponente es persona jurídica, deberá aportar junto con su propuesta, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o quien haga sus veces, ampliada al 150% y totalmente legible.

Si el proponente es consorcio y/o unión temporal, deberá aportar junto con su propuesta fotocopia de la cédula de ciudadanía de cada uno de los representantes legales o quienes hagan sus veces de los integrantes de la figura asociativa, ampliada al 150% y totalmente legible.

Si el proponente es persona natural deberá aportar junto con su propuesta fotocopia legible de la cédula de ciudadanía, ampliada al 150% y totalmente legible.

4.1.8 BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

La DNDA verificará si el interesado se encuentra señalado en el último Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República. En todo caso, el proponente podrá adjuntar dicha certificación a su propuesta.

4.1.9 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

La DNDA consultará y verificará en la página Web de la Procuraduría General de la Nación, los antecedentes disciplinarios de quienes van a participar en el presente proceso de conformidad con lo establecido en la Ley 1238 de 2008. En todo caso el proponente podrá anexar a la propuesta dicho certificado actualizado.

4.1.10 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES

La DNDA consultará y verificará, de la página Web de Policía Nacional de Colombia los antecedentes penales de quienes van a participar en el presente proceso.

4.1.11 LIBRETA MILITAR

Si el proponente es persona natural hombre menor de 50 años, deberá junto con su propuestas adjuntar fotocopia de la libreta militar ampliada al 150% y

totalmente legible. En caso de pérdida deberá anexar certificación de la Dirección de Reclutamiento donde conste que la situación militar se encuentra definida.

4.1.12 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Además de los documentos requeridos para las personas naturales o jurídicas, los miembros del consorcio o unión temporal (según el caso), deberán aportar el documento Original de constitución firmado por los integrantes, el cual deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Artículo 7º de la Ley 80 de 1993.El documento de constitución de la figura asociativa deberá contener como mínimo la información señalada en los Anexos 2 y 3 del presente pliego de condiciones, así como la información que además se considere pertinente, y cumplir los siguientes requisitos:

a. Si los proponentes desean participar como Consorcio o Unión Temporal, en este último caso deberán señalar las condiciones y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la DNDA.

b. Designar la persona que para todos los efectos legales representará al Consorcio o Unión Temporal, quien además deberá tener facultades amplias y suficientes para obligar y responsabilizar a todos los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal. En el documento se deben señalar también las reglas básicas que regularán las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal y su responsabilidad.

c. Los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deben cumplir los requisitos legales y acompañar los documentos requeridos en el presente Pliego de Condiciones, para efectos legales, como si fueran a participar en forma independiente.

d. El objeto social de todos los integrantes del consorcio o unión temporal debe permitirles desarrollar las actividades propias del objeto de este proceso de selección.

e. La propuesta debe estar firmada por el Representante que hayan designado los integrantes del consorcio o unión temporal o por intermedio de su agente comercial y/o mandatario con poder debidamente conferido para el efecto, de acuerdo con la ley, casos en los cuales deberán adjuntarse el (los) documentos (s) que lo acredite (n) como tal.

f. En caso de resultar adjudicatarios del proceso de selección, para la suscripción del contrato deberán presentar el respectivo Número de Identificación Tributaria – NIT, como consorcio o unión temporal.

g. Los integrantes del consorcio o unión temporal no pueden ceder sus derechos a terceros, sin obtener la autorización previa y expresa de la DNDA. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

h. Los Consorcios o Uniones Temporales deberán presentar los documentos de existencia y representación legal que, para cada uno de los integrantes, expida la Cámara de Comercio ó la autoridad competente, ya sean personas Naturales o Jurídicas, así como el certificado de Inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes.

i. Los representantes legales de las personas jurídicas que conformen o hagan parte de un Consorcio o Unión Temporal, aportarán con la propuesta la autorización o poder de la Junta de Socios, que los faculte para ofrecer, contratar y conformar Consorcios o Uniones Temporales. Este requisito se exigirá en los casos en que esta facultad se encuentre restringida o no esté explícita. En caso que el representante legal del Consorcio o Unión Temporal o de cualquiera de los integrantes de estos exceda las limitaciones que le otorga el órgano competente, o el acuerdo de integración, se rechazará la propuesta.

j. El documento en el que se exprese la voluntad de presentar la propuesta en consorcio o unión temporal, deberá ir acompañado de los documentos (certificados xx xxxxxx de comercio, actas de junta directiva, poderes, etc.) que acrediten que quienes lo suscribieron tenían la representación y capacidad necesarias para adquirir las obligaciones solidarias derivadas de la propuesta y del contrato resultante.

k. Los Consorcios o Uniones Temporales deberán tener en cuenta que, de conformidad con el Artículo 7° de la Ley 80 de 1993, la adjudicación del contrato conlleva la responsabilidad solidaria por su celebración y ejecución.

l. La duración de las personas jurídicas que se constituyan como Consorcio o Unión Temporal, deberá ser por lo menos la misma del plazo del contrato derivado del presente proceso de selección y un (1) año más.

m. Los integrantes del Consorcio o Unión Temporal no podrán integrar otro Consorcio o Unión Temporal que haya presentado propuesta para el presente

proceso, ni tampoco podrán hacerlo de manera independiente; en caso de ocurrir será causal de rechazo para las propuestas que éste integre o presente.

n. No se aceptan propuestas bajo la modalidad de promesa de conformación de Consorcios o Uniones Temporales.

o. Las Uniones Temporales, deberán registrar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros o de lo contrario se entenderá que se presentan a título de consorcio.

4.1.13 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS

Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia, que presenten propuesta deberán adjuntar a la misma el respectivo certificado de la Cámara de Comercio de su domicilio, expedido con máximo un (1) mes de anterioridad al cierre del presente proceso de selección y deberá la sociedad tener como mínimo una vigencia igual a la del plazo del contrato y un año más contado desde la fecha de liquidación del mismo.

Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán acreditar su existencia y representación legal conforme a la legislación de su país de origen, a través de documento expedido dentro del mes anterior al cierre del presente proceso de contratación. En todo caso, esta información podrá ser certificada directamente por el representante legal o por los órganos competentes de la sociedad en el caso en que no se encuentre incorporada en el certificado mencionado, de acuerdo con las leyes que rijan este tipo de actos en el país de origen.

Para contratar, la persona jurídica oferente deberá demostrar que su duración no será inferior a la duración del contrato y un (1) año más contado a partir de la fecha de liquidación del mismo.

Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia podrán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y seis (6) meses más como mínimo, a menos que, de conformidad con las normas legales vigentes, tengan la obligación de establecer sucursal en Colombia. En todo caso, el oferente extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos, procedimientos, permisos y licencias previstos para el oferente Colombiano y acreditar su plena capacidad

para contratar y obligarse conforme a la legislación de su país, de acuerdo a lo señalado en el Artículo 3 de la Ley 816 de 2003 y demás normas concordantes.

Se advierte que los documentos expedidos por particulares no requieren legalización. En relación con los documentos públicos, se anota que por medio de la Ley 455 del 4 xx xxxxxx de 1998, el Congreso Nacional aprobó la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, la cual entró en vigencia en Colombia a partir del 30 de enero de 2000, y suprimió la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado parte y que deben ser presentados en el territorio de otro Estado parte del Convenio.

De conformidad con lo anterior, y según lo expone el Ministerio de Relaciones Exteriores en la Circular AC/LG/641/2001 de fecha 24 de enero del 2001, los documentos públicos provenientes de los Estados parte y contemplados en la Convención no requieren de la autenticación consular ni de la posterior legalización por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores al entrar en vigencia el Convenio y, por lo tanto, deben ser admitidos tan solo con el sello de APOSTILLE colocado por la autoridad competente designada por el país que produjo el documento.

Se excluyen del convenio en mención los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. Estos documentos públicos se siguen rigiendo según lo estipulado en los Artículos 259 y 260 del código de procedimiento civil, 480 del código de comercio y la Resolución 2201 del 22 xx xxxxxx de 1997, esto es, certificación consular y legalización por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores - Área de Gestión de Legalizaciones.

Los documentos expedidos por Estados que no forman parte de la Convención seguirán requiriendo de la autenticación consular y de la posterior legalización ante la cancillería colombiana.

4.1.14 PROPUESTA POR INTERMEDIO DE UN REPRESENTANTE

Si el proponente participa en el presente proceso de contratación por intermedio de un representante, deberá adjuntar en la propuesta el poder debidamente otorgado que lo acredite como tal, de conformidad con los requisitos legales establecidos para el efecto.

4.2. DOCUMENTOS TÉCNICOS

4.2.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA ACREDITADA DEL PROPONENTE

El proponente acreditará su experiencia bajo las siguientes condiciones mínimas: NÚMERO DE CONTRATOS A CERTIFICAR:

Mínimo: Uno (1)

Máximo: Cinco (5)

1. El proponente deberá acreditar que como mínimo ha celebrado en los últimos nueve (9) años anteriores a la fecha del cierre del presente proceso de selección, contratos ejecutados y terminados cuyas actividades tengan relación con el objeto contractual tales como: Servicios de escaneo de documentos, Servicios de impresión, Servicios de datos, Servicios de digitalización y/o microfilmación de fondos documentales y/o actividades relacionadas. La sumatoria de los contratos a certificar debe ser igual o superior al 100% del valor total del presupuesto oficial asignado para el presente proceso de selección.

En caso de presentar certificaciones globales deberán desglosar el monto y objeto para el cual aplica dicha certificación.

Cuando las certificaciones expresen su valor en dólares, se tendrá en cuenta la TRM a la fecha en que se celebró el contrato certificado.

Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales la sumatoria de la experiencia de los integrantes deberá ser igual o superior al 100% de la experiencia exigida. Cuando los miembros del consorcio o de la unión temporal acrediten experiencia igualmente en contratos ejecutados bajo estas modalidades, sólo se tendrá en cuenta como experiencia de aquellos, la referida al porcentaje de participación que hubieren tenido en el grupo o asociación que ejecutó el contrato.

2. Para verificar el valor de los contratos certificados, la DNDA realizará la conversión a salarios mínimos legales mensuales vigentes SMLMV del valor del presupuesto oficial (SMLMV año 2014) y del valor del contrato que se indique en el formato de experiencia o certificación correspondiente, para lo cual se hará la conversión al valor del SMLMV del año de celebración del respectivo contrato.

Tabla No. 3. Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV)

PERÍODO	VALOR SMMLV
Enero 1 de 2005 a Dic. 31 de 2005	$381.500.00

Enero 1 de 2006 a Dic. 31 de 2006	$408.000.00
Enero 1 de 2007 a Dic. 31 de 2007	$433.700.00
Enero 1 de 2008 a Dic. 31 de 2008	$461.500.00
Enero 1 de 2009 a Dic. 31 de 2009	$ 496.900.00
Enero 1 de 2010 a Dic. 31 de 2010	$ 515.000.00
Enero 1 de 2011 a Dic. 31 de 2011	$ 535.600.00
Enero 1 de 2012 a Dic. 31 de 2012	$ 566.700.00
Enero 1 de 2013 a Dic. 31 de 2013	$ 589.500.00

3. El proponente acreditará la experiencia requerida para este proceso de selección a través de cualquiera de las siguientes formas:

a) mediante el diligenciamiento del Anexo No.6 “Certificaciones de Experiencia del Proponente”, y con el lleno de los requisitos exigidos en el numeral 1; o,

NOTA: En dicho formato el proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el mismo es veraz, al igual que la reportada en los documentos soporte. Este formato deberá entregarse firmado por el Representante Legal del proponente que sea persona jurídica; al igual para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, deberá ser firmado por el Representante del consorcio o unión temporal.

b) mediante la presentación de certificaciones expedidas por quien otorga la misma, siempre y cuando contengan la totalidad de datos solicitados en el Anexo 6 y, con el lleno de los requisitos exigidos en el numeral 1, ó

c) Mediante actas de liquidación debidamente suscritas por las partes con el lleno de los requisitos exigidos en el numeral 1 ó.

d.) Mediante el Registro único de Proponentes con el lleno de los requisitos exigidos en el numeral 1, con la Clasificación de Actividades Económicas CIIU Vs 4 AC:

SECCIÓN	ACTIVIDADES	DIVISIÓN	GRUPO	CLASE	DESCRIPCIÓN
C	Industrias Manufactureras	18	181	1811	Actividades de impresión

C	Industrias Manufactureras	18	181	1812	Actividades de servicios relacionados con la impresión
J	Información y comunicaciones	63	631	6311	Procesamiento de datos, alojamiento y actividades relacionadas
J	Información y comunicaciones	63	639	6399	Otras actividades de servicio de información n.c.p
I	Alojamiento y servicios	62	620	6209	Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos
R	Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación	91	910	9101	Actividades de bibliotecas y archivos

e.) Mediante el Registro único de Proponentes con el lleno de los requisitos exigidos en el numeral 1, con el clasificador de las Naciones Unidas en el tercer nivel, en firme, así:

Segmentos	Familia	Clase	Producto	Nombre
73000000	731500000	73151900	73151900	Servicios a la industria de impresión
81000000	81110000	81112000	81112000	Servicios de datos
82000000	82120000	82121900	82121900	Empaste de libros

En caso que en el RUP no se pueda verificar toda la información requerida en el numeral primero del presente numeral, el oferente deberá adjuntar una certificación del contratante de los servicios recibidos indicando los datos que no son objeto de verificación a través del RUP.

4.2.1.1. CONDICIONES DE LAS CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA

En todo caso el oferente deberá aportar la certificación expedida por la entidad contratante y suscrita por el funcionario competente, en la que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:

a) Nombre de la empresa Contratante y NIT (Si lo hubiere)

a) Dirección

b) Teléfono

c) Nombre del Contratista.

d) Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

e) Número del contrato (si tiene).

f) Objeto del contrato.

g) Valor del contrato.

h) Estado del contrato (En caso que la certificación no indique que el estado del contrato es liquidado, el proponente podrá adjuntar la correspondiente acta de liquidación y/o terminación debidamente suscrita).

j) Fecha de suscripción, inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).

k) Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año).

l) Nombre y firma de quien expide la certificación. (La certificación deberá estar firmada por el funcionario competente para suscribirla).

Cuando exista diferencia entre la información relacionada y la consagrada en los soportes presentados, prevalecerá la información de los soportes.

En caso de que las certificaciones aportadas que acreditan experiencia sean expedidas por una entidad privada con quien se haya suscrito el contrato o se haya prestado el servicio, junto con la respectiva certificación deberá anexarse copia del contrato correspondiente.

Así mismo, en el evento que las certificaciones no contengan la información señalada que permita su evaluación, el proponente deberá anexar a la propuesta

copia del contrato o de los documentos soportes que sean del caso, que permita tomar la información que falte en la certificación.

NOTA 1: Cuando los proponentes pretendan hacer valer experiencia obtenida en el exterior deberán tener en cuenta que los documentos extendidos en el exterior y/o que consten en idioma distinto del español, deberán ser aportados a la propuesta con la correspondiente traducción oficial y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 4.1.13 xxx xxxxxx de condiciones sobre la apostilla, autenticación consular y demás.

Nota 2: Los contratos verbales no serán tenidos en cuenta para acreditar experiencia ni tampoco las facturas u órdenes de servicio que pretendan comprobar su existencia y ejecución. No serán validas las certificaciones expedidas por el mismo contratista, ni se aceptan contratos en ejecución.

Cuando en la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberá adjuntarse certificación del oferente individual o del integrante del oferente plural que desea hacer valer la experiencia, y/o documento de constitución del consorcio o Unión Temporal, en el cual conste dicho porcentaje de participación.

Si el contrato que se pretende hacer valer como experiencia fue cedido o recibido en cesión, la certificación deberá especificar la fecha de la cesión y discriminar el valor del contrato ejecutado por el cedente y el cesionario.

El valor que se contabilizará para los efectos de los valores requeridos en este numeral, será aquel que se certifique como ejecutado, es decir no se tendrá en cuenta el valor no ejecutado.

Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos, valor y calificación individualmente.

4.2.1.2. REGLAS PARA LA VALORACIÓN DE LA EXPERIENCIA:

Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la experiencia específica será la sumatoria de las experiencias de los integrantes.

La experiencia adquirida en consorcio o unión temporal será tenida en cuenta de acuerdo con el porcentaje de participación en la unión temporal o consorcio, en la cual fue adquirida.

Si el proponente adjunta a su propuesta certificaciones adicionales a las máximas requeridas por la entidad, solo se tendrán en cuenta aquellas que representen el

mayor valor ejecutados y siempre que se encuentren relacionadas en el Anexo dispuesto para tal fin.

En caso que se relacione más de un contrato en una sola certificación, para efectos de verificación se tomará la experiencia específica del proponente directamente relacionada con los servicios y/o actividades solicitados por la entidad, de cada contrato individualmente considerado, en orden de mayor a menor valor ejecutado siempre que cumplan con las especificaciones establecidas en el presente documento y en el pliego de condiciones.

Cuando el valor de los contratos con los cuales se pretenda acreditar la experiencia se encuentre expresado en moneda extranjera se atenderán las siguientes reglas:

Para el caso de contratos en dólares americanos, se hará la conversión a pesos colombianos con la TRM publicada en las estadísticas del Banco de la República publicadas en su página oficial, para la fecha de suscripción del contrato.

Para el caso de contratos en moneda extranjera diferente al dólar americano, se realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo a las tasas de cambio estadísticas publicadas por el Banco de la República en su página oficial teniendo en cuenta la fecha de suscripción del contrato, y seguidamente a pesos colombianos.

Cuando la experiencia a aportar haya sido obtenida con la DNDA el proponente podrá acreditar la misma tal como está establecido en el presente pliego o aportando copia de los contratos suscritos, sin perjuicio de que la entidad verifique internamente la real ejecución de los mismos.

La DNDA podrá en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección, verificar y solicitar ampliación de la información presentada por el oferente para la acreditación de la experiencia.

Cuando en las certificaciones mediante las cuales se pretende acreditar experiencia se encuentren también relacionados bienes y/o servicios de características disímiles a las del objeto del presente proceso contractual, se tendrá en cuenta únicamente la experiencia correspondiente a la relacionada con el objeto del presente proceso de selección. Para el efecto, debe discriminarse claramente el(los) valor(es) parcial(es) de los diferentes bienes o servicios incluidos en dicha certificación.

Las certificaciones que den cuenta de imposición de multas al contratista experiencia a tener en cuenta será en contratos ejecutados a satisfacción,

entendiéndose por ésta, aquella en la cual el contratista no haya sido objeto de multas o declaratorias de incumplimiento. En el evento en que alguna de dichas circunstancias se presente frente a la experiencia acreditada no se tendrá en cuenta la respectiva certificación

NOTA: La DNDA se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente aporte.

4.2.2 RECURSO HUMANO MÍNIMO REQUERIDO

PERSONAL	CANTIDAD	FORMACIÓN	EXPERIENCIA
Director de Proyecto	Uno (1)	Profesional en Bibliotecología y Archivística, o en Ciencias de la Información, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas o en carreras similares relacionadas con archivística o documentación con especialización en Gerencia de Proyectos.	Tres (3) años de experiencia especifica en proyectos similares al de la presente contratación contados de conformidad con el Artículo 229 del Decreto 019 de 2012. Anexar Tres (3) certificaciones donde acredite experiencia en proyectos iguales o similares, en los últimos cinco (5) años, como Director de Proyecto.
Coordinador del Proyecto	Uno (1)	Profesional con título en Bibliotecología y Archivística, o en Ciencias de la Información, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas o en carreras similares relacionadas con archivística o documentación.	Tres (3) años de experiencia especifica en proyectos similares al de la presente contratación contados de conformidad con el Artículo 229 del Decreto 019 de 2012. Anexar Tres (3) certificaciones donde acredite experiencia en proyectos iguales o similares, en los últimos cinco (5) años.
Restaurador del Proyecto	Uno (1)	Profesional con título en conservación y restauración de bienes muebles.	Dos (2) años de experiencia en proyectos similares, contados a partir de la obtención del título o formación de posgrado en temas relacionados. Anexar Dos (2) certificaciones donde acredite experiencia en proyectos iguales o

			similares, en los últimos cinco (5) años.
Personal operativo Digitalizadores	Dos (2)	Estudios con título xx xxxxxxxxx o técnicos o profesionales.	Dos (2) años de experiencia en digitalización de documentos. Anexar Dos (2) certificaciones donde acredite experiencia en proyectos iguales o similares, en los últimos cinco (5) años.
Personal operativo	Dos (2)	Estudios con título xx xxxxxxxxx o técnicos o profesionales	Dos (2) años de experiencia en procesos de calidad para digitalización. Anexar Dos (2) certificaciones donde acredite experiencia en proyectos iguales o similares, en los últimos cinco (5) años.
Personal operativo	Cuatro (4)	Estudios con título xx xxxxxxxxx o técnicos o profesionales	Un (1) año de experiencia en procesos de preparación y/o alistamiento para digitalización. Anexar Una (1) certificación donde acredite experiencia en proyectos iguales o similares, en los últimos cinco (5) años.

NOTAS:

1. Sin perjuicio del personal mínimo requerido relacionado en el cuadro anterior, y del adicional ofrecido a efectos de la evaluación técnica, el proponente adjudicatario deberá poner a disposición del proyecto y durante toda la ejecución contractual, todo el personal adicional que se requiera para el cabal cumplimiento del objeto contractual.

2. Los tiempos de dedicación exigidos por la DNDA para los siguientes profesionales serán:

Director de Proyecto el 50 % del tiempo total y adicionalmente el tiempo que requiera el proyecto de acuerdo a sus necesidades.

Coordinador del Proyecto Tiempo Completo

Restaurador: Será requeridos únicamente en el momento en que alguno de los documentos presente deterioro físico, de manipulación durante la ejecución del contrato

La experiencia específica de los integrantes del equipo de trabajo se acreditará a través de certificaciones que cumplan las exigencias señaladas en el cuadro anterior.

b.) Se deberá adjuntar en la propuesta la hoja de vida de cada uno de los miembros del equipo de trabajo mínimo requerido. En caso de inconsistencia entre la información consignada en el formato de relación de experiencia del recurso humano mínimo requerido y la información contenida en los documentos que la soportan, prevalecerá esta última.

c.) Las certificaciones de experiencia del recurso humano mínimo requerido serán expedidas por quienes directamente los contrataron o por la entidad para la que se realizaron los trabajos y en los que estos participaron.

d) Las certificaciones de experiencia requieren que los trabajos o proyectos se encuentren terminados y que hayan sido realizados por la persona a la que se acredita la experiencia y que dicha experiencia corresponda con la requerida para este proceso. Así mismo, las certificaciones deben establecer el tiempo de experiencia exigido en el rol certificado.

e) Si el proponente es el mismo que certifica la experiencia del profesional propuesto, además de esta certificación, se deberá presentar fotocopia del contrato suscrito entre el proponente y el integrante del equipo de trabajo, a través del cual se realizaron los trabajos certificados. En caso de no existir contrato suscrito, deberá allegar certificación de la junta directiva o junta de socios (la que corresponda), con el visto bueno del revisor fiscal o contador (en caso de no existir revisor fiscal), para acreditar la experiencia el profesional propuesto. Las certificaciones que acrediten la experiencia del personal propuesto, se considerarán expedidas bajo gravedad de juramento.

f) Las certificaciones firmadas por el mismo personal profesional propuesto, es decir, las auto certificaciones, no serán tenidas en cuenta.

g) Cuando una de las personas relacionadas en la propuesta como integrante del equipo de trabajo mínimo requerido, sea el mismo representante legal del proponente, para persona jurídica, no se requerirá la presentación de la carta de compromiso correspondiente, pues dicho compromiso queda entendido con la presentación de la oferta, a través de la carta de presentación de la misma.

h) La experiencia profesional será tenida en cuenta conforme lo establecido en el artículo 229 del Decreto 019 de 2012. En caso que el personal propuesto tenga experiencia en el exterior la documentación que suministre, deberá cumplir con lo preceptuado en la Ley 455 de 1998 y en el Decreto 106 de 2001.

i) En todo caso, para ejercer en Colombia, los nacionales colombianos graduados en ingeniería en el exterior, deben ostentar la respectiva Matrícula Profesional si fuere del caso como autorización estatal de dicho ejercicio.

j) La DNDA podrá solicitar aclaraciones a los documentos que acreditan la experiencia de los profesionales propuestos siempre y cuando con las mismas no se mejore la oferta en sus aspectos ponderables.

k) Se deberán aportar también los siguientes documentos de cada integrante del equipo de trabajo mínimo requerido:

Fotocopia del título profesional o del acta de grado. Fotocopia de la tarjeta profesional si fuere del caso. Fotocopia de la Cédula de ciudadanía.

Soportes de experiencia.

l) Si se tratan de estudios obtenidos en el exterior, se deberá presentar la convalidación del título expedida por el Ministerio de Educación – SNIES, de acuerdo con lo señalado en la Ley 30 de 1992 y la Resolución 5547 de 2005

m) Se deberá aportar carta de compromiso debidamente suscrita por el profesional y dirigida al proponente donde manifieste su absoluta disponibilidad para participar durante toda la ejecución del contrato en caso de ser adjudicatario.

4.2.3 EQUIPOS MÍNIMOS REQUERIDOS

Para la ejecución del contrato que se derive del presente proceso licitatorio, el proponente deberá presentar en su propuesta como requisito técnico habilitante la totalidad de los siguientes equipos:

 Mínimo tres (3) escáner de 70 ppm, con alimentador automático y cama plana.

 Mínimo dos (2) computadores para el control de calidad y consolidación de las imágenes digitalizadas.

 Mínimo dos (2) computadores adecuados para cada una de las estaciones de digitalización.

4.2.3.1. Características equipo de cómputo requerido:

Los cuatro (4) equipos de cómputo requeridos deberán cumplir con las siguientes especificaciones mínimas:

PROCESADOR	ESPECIFICACIÓN
TIPO	Core 2 Duo
VELOCIDAD	2.93 Ghz/3 MB/1066 Mhz
MEMORIA PRINCIPAL	2 GB
ALMACENAMIENTO	320 GB
TECNOLOGIA	Sata

4.2.3.2 Características Equipo scanner requerido:

Los tres (3) scanner requeridos deberán cumplir con las siguientes especificaciones mínimas:

Tipo de scanner	Cama plana A4 y ADF
Densidad de Color	Blanco y Negro, escala de grises 8 bit y color 24 bit, doble cara
Velocidad de escaneo	Simplex A4 y Duplex A4 Monocromático, Blanco y Negro, Escala de grises y Color a 300 dpi. Tamaño Carta: mínimo 70 ppm
Especificaciones de Imagen	Formato 24 bit color, 8 bit grayscale, i bit monochrome, Ad converte 1024 niveles (10bit)
Proceso de Imagen	Difusión de errores
Tamaño de papel	Desde A7 hasta legal, incluyendo carta
Documentos largos	Hasta 120 pulgadas
Medios que soporta	Papel de 34-413 g/m2. Tarjetas de identificación hasta 1.25 mm de grosor
Resolución Óptica	Hasta 600 dpi máxima
Exploración	Capacidad Simplex o Dúplex en una sola pasada
Formatos de Archivo	JPG, TIFF, TIFF (comprimido), TIFF múltiples paginas, PNG,

de Salida:	PDF
Conectividad	USB 2.0, fireware
Sistemas Operativos soportados:	Windows XP Professional; Windows Seven o superior, Adobat Acrobat 8.0, IPC y QSD, VRS 4.2 Profesional
Alimentación de documentos	Automática con bandeja para mínimo 75 hojas y cama plana independiente
Función Dúplex	Instalado y configurado
Drivers	ISIS, XXXXX y VRS

Notas comunes a los numerales 4.2.3., 4.2.3.1., y 4.2.3.2.:

Nota 1. Los proponentes deberán presentar con su propuesta una comunicación suscrita por el representante legal del proponente, donde manifieste que los seis

(6) equipos mínimos requeridos para el desarrollo del proyecto (computadores y escaners), cumplen con las especificaciones mínimas solicitadas, indicando el serial del equipo, y que se comprometen a ponerlos a disposición y a utilizarlos durante todo el tiempo que dure la ejecución del contrato.

Nota 2. El proponente deberá tener en cuenta que además del equipo mínimo requerido y del adicional previsto en el numeral 6.2.2.2., deberá poner a disposición del proyecto y emplear durante toda la ejecución del contrato, todos los demás equipos que se requieran para el cabal cumplimiento del objeto dentro del plazo de ejecución.

4.2.4. CAPACIDAD ORGANIZACIONAL.

La exigencia de este requisito responde a la necesidad de verificar por parte de la DNDA que los futuros proponentes cuenten con los medios logísticos y de infraestructura mínima que garantice la debida ejecución del objeto contractual, en condiciones de calidad y oportunidad.

Por tanto, en caso de que el proponente no cumpla alguno de los requisitos que se establecen a continuación, se considerará NO HABILITADO.

4.2.4.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Para efectos de la validación de la estructura organizacional con la que cuenta el proponente, las personas jurídicas deberán allegar dentro de su oferta técnica el organigrama organizacional de la sociedad, indicando funciones y sistema de supervisión.

Las personas naturales deberán allegar dentro de su oferta técnica el organigrama organizacional de su establecimiento de comercio, indicando funciones y sistema de supervisión.

Tratándose de Consorcios o Uniones Temporales, cada integrante deberá presentar su estructura organizacional indicando funciones y sistema de supervisión.

CAPACIDAD ORGANIZACIONAL: Los siguientes indicadores miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de activos del interesado:

(A)RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO: utilidad operacional dividida por el patrimonio.

Se considera HÁBIL al proponente que acredite una capacidad organizacional mayor o igual a quince (> = 15%).

RP = utilidad operacional / patrimonio Condición:

Si RP > = 15% la propuesta se acepta Si RP < 15% la propuesta se rechaza

(B) RENTABILIDAD DEL ACTIVO: utilidad operacional dividida por el activo total. Se considera HÁBIL al proponente que acredite una rentabilidad del activo mayor o igual a ocho (> = 8%).

RA = utilidad operacional / activo total Condición:

Si RA > = 8% la propuesta se acepta Si RA < 8% la propuesta se rechaza

Para la verificación de los indicadores financieros solicitados en el numeral de Requisitos Habilitantes será la consignada en el RUP con corte diciembre 31 de 2012.

Nota: En el evento que la capacidad financiera del proponente no se ajuste al mínimo indicado en el presente numeral, se considera que la oferta no cumple con lo requerido, por lo tanto la oferta no se considerará hábil en los términos señalados en el presente pliego de condiciones.

4.2.4.2 IDENTIFICACIÓN DEL DOMICILIO

El proponente deberá acreditar su domicilio mediante el certificado de existencia y representación legal y/o registro mercantil, expedido por la cámara de comercio, que su sede y/o domicilio principal es la ciudad de Bogotá. Para aquellos que su domicilio principal no sea Bogotá, deberá acreditar en este mismo certificado, que posee sucursal y/o agencia en Bogotá.

En caso de que la propuesta sea presentada por Xxxxxxxxxx y/o Uniones Temporales, el integrante que tenga el mayor porcentaje de participación deberá acreditar que su domicilio principal es la ciudad de Bogotá; si el porcentaje es igual, cualquiera de ellos podrá acreditar que su domicilio principal es la ciudad de Bogotá.

4.2.4.3.1 REGISTRO DEL LUGAR DE DOMICILIO EN EL CERTIFICADO XX XXXXXX DE COMERCIO Y EN EL RUT ACTUALIZADOS

Para comprobar la existencia consolidada del proponente y su actividad comercial relacionada con el objeto contractual, la dirección consignada como domicilio y/o sede principal en el certificado xx Xxxxxx de Comercio debe corresponder a la misma registrada en el RUT.

Para el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, se verificará esta misma condición para cada uno de los integrantes que la conforman.

Así mismo para constatar que el proponente realiza operaciones reales y cuenta igualmente con domicilios físicos reales, el proponente deberá anexar los siguientes documentos que son la base de verificación del presente numeral:

a) Constancia de la titularidad de una cuenta corriente activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes por la entidad financiera que corresponda.

Para el caso de consorcios o Uniones Temporales, esta exigencia de la titularidad de la cuenta corriente activa, solo aplica para el integrante que tenga el domicilio principal en la ciudad de Bogotá.

b) Original de un recibo de servicio público domiciliario cancelado (agua, luz, teléfono, gas y los demás cuya prestación se encuentre sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, que corresponda a la dirección informada en el certificado del Registro Único Tributario

4.2.4.4 CAPACIDAD TECNICA OPERACIONAL.

El proponente deberá certificar mediante documento escrito y firmado por el representante legal que dentro de su infraestructura operativa cuenta como mínimo con lo siguiente:

4.2.4.4.1 Área de Soporte Técnico.

Corresponde al área a través de la cual la empresa atenderá todas las solicitudes y consultas que se generen respecto del suministro de escáneres, equipos,

personal, supervisores, calidad del servicio, daño y mantenimiento de los equipos dispuestos en la DNDA para realizar el proceso de digitalización y su óptimo funcionamiento frente a los requerimientos de la entidad durante la ejecución del contrato, debiendo contar como mínimo con una (1) persona que atienda tales solicitudes y consultas vía telefónica.

Lo anterior debe ser acreditado mediante documento escrito firmado por el representante legal.

4.2.4.4.2 SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

El proponente deberá aportar una certificación suscrita por la Entidad Administradora de Riesgos Laborales (A.R.L.) donde se encuentra afiliado como empleador, en la cual conste que cuenta con un SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Y EL PANORAMA O MATRIZ DE

RIESGOS o que se encuentra en proceso de ajuste el existente para controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo de sus empleados, el cual deberá estar enfocado al riesgo correspondiente al objeto de la presente licitación, debido a que el proceso se considera de alto riesgo biológico de contaminación para los operarios que ejecuten la labor, toda vez que el material litográfico a manipular por su naturaleza misma se encuentra contaminado de esporas típicas de dicho material.

“Lo anterior para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de salud ocupacional y riesgos laborales y en especial la Ley 1562 de julio de 2012, la cual modifica el Sistema de Riesgos Laborales y dicta otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”.

4.2.4.4.3 VISITA TÉCNICA A LAS INSTALACIONES DEL OFERENTE

La DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR realizará una visita de verificación técnica a las instalaciones donde funcionan cada uno de los proponentes, con el fin de verificar los requisitos exigidos en el numeral 4.2.4 del presente pliego de condiciones, de conformidad con la información entregada por cada uno en su propuesta.

Finalmente la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR realizará una visita de verificación técnica a la planta física del proponente (s) durante la etapa de evaluación y antes de la adjudicación del contrato.

4.2.5. OFERTA TÉCNICA.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor requiere en el componente técnico del presente proceso contratar el servicio de alistamiento, digitalización e indexación de la serie documental registro nacional derecho de autor compuesto por obras artísticas y musicales, literarias inéditas, actos jurídicos, contratos y demás documentación, que soportan los registros ubicados en la dirección nacional de derecho de autor, basados en normas, asesorías y reglamentos dados por el archivo general de la nación, con el fin de ejecutar la actividad denominada “divulgación de las obras registradas en la entidad” que se encuentra detallada en la ficha BPIN 2011011000222, en los términos y condiciones que se establecen en el anexo 10 A Ficha técnica.

Para efectos de la evaluación técnica el proponente deberá manifestar en la columna "Propuesto y garantizado" del formato 10 A, la frase "ENTERADOS, ACEPTAMOS Y GARANTIZADO", e indicar el número de folio de la propuesta en que se encuentra dicho ofrecimiento.

4.3 CAPACIDAD FINANCIERA

Para determinar las propuestas hábiles financieramente, se revisará en primer lugar, que las mismas contengan todos los documentos financieros enunciados en el presente numeral.

Las propuestas serán hábiles para continuar participando en el presente proceso de selección, cuando arrojen valores aceptables en los requisitos financieros requeridos por la Entidad.

La DNDA realizará la verificación de la capacidad financiera de los proponentes personas naturales y jurídicas colombianas, personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia y personas naturales extranjeras con domicilio en Colombia, con fundamento en la información financiera contenida en el Registro Único de Proponentes expedido de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y/o de acuerdo a la normatividad vigente a la fecha de actualización y/o renovación de dicho registro.

La capacidad financiera se acreditará con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos señalados a continuación:

4.3.1 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

 El proponente deberá allegar Original del Registro único de proponentes expedido con fecha no superior a 30 días calendario antes de la fecha de entrega de la propuesta.

 El Registro Único de Proponentes (RUP) deberá contener información financiera en firme correspondiente a 31 de diciembre del año 2012 , so pena de RECHAZO y en firme a la fecha de cierre del presente proceso de selección, so pena de RECHAZO.

 En el caso de consorcios o uniones temporales, el RUP será presentado en original, por cada uno de los integrantes con el lleno de los requisitos exigidos en el presente pliego de condiciones.

 Las propuestas serán hábiles para continuar participando en el presente proceso de selección, cuando arrojen valores aceptables en los requisitos financieros requeridos por la Entidad.

4.3.2 INDICADORES FINANCIEROS

La evaluación de los siguientes indicadores se efectúa con el propósito de evaluar el desempeño financiero, la realidad económica de la empresa, y su resultado determinara su nivel de solvencia, la capacidad de responder en el corto y mediano plazo con sus obligaciones financieras y el porcentaje de la inversión total en activos que ha sido financiado por deuda:

 Capital de trabajo: Activo Corriente menos Pasivo Corriente

 Nivel de endeudamiento: Pasivo Total sobre Activo Total

 Liquidez: Activo Corriente sobre Pasivo Corriente

 Indicador de cobertura de Intereses: Utilidad Operacional sobre gastos de Intereses

- Capital de trabajo: Igual o mayor al 50% PO

Para que la propuesta se considere HABILITADA, el Capital de trabajo debe ser igual o mayor al 50 % del presupuesto oficial estimado para la presente contratación.

En el caso de los consorcios o uniones temporales el presente indicador se calculará con base en la suma aritmética de las partidas de cada uno de los integrantes. (Activo corriente de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal)

– Pasivo Corriente (de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal), información financiera contenida en el Registro Único de Proponentes expedido de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y/o de acuerdo a la normatividad vigente a la fecha de renovación de dicho registro.

- Nivel de endeudamiento = Pasivo total / Activo total < 70%

Para que la propuesta se considere HABILITADA, el nivel de endeudamiento debe ser menor al 70%.

En el caso de los consorcios o uniones temporales el presente indicador se calculará con base en la suma aritmética de las partidas de cada uno de los integrantes.

(Pasivo Total de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal) /Activo Total (de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal), información financiera contenida en el Registro Único de Proponentes expedido de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y/o de acuerdo a la normatividad vigente a la fecha de renovación de dicho registro.

- Liquidez : Igual o Mayor a 1

Para que la propuesta se considere HABILITADA el nivel de solvencia debe ser mayor igual o mayor a 1.

En el caso de los consorcios o uniones temporales el presente indicador se calculará con base en la suma aritmética de las partidas de cada uno de los integrantes. (Activo corriente de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal)

/Pasivo Corriente (de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal), información financiera contenida en el Registro Único de Proponentes expedido de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y/o de acuerdo a la normatividad vigente a la fecha de actualización y/o renovación de dicho registro.

-Indicador de cobertura de Intereses: Mayor a 1

Para que la propuesta se considere HABILITADA el nivel de solvencia debe ser mayor a 1.

En el caso de los consorcios o uniones temporales el presente indicador se calculará con base en la suma aritmética de las partidas de cada uno de los integrantes.

En la verificación de la capacidad financiera se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos e indicadores financieros establecidos en los presentes pliegos de condiciones; su incumplimiento acarreará que la propuesta se considere NO HABILITADA.

La verificación financiera NO asigna puntaje alguno pero habilita o no habilita la propuesta, se efectúa con el fin de revisar el manejo financiero y la realidad económica de la empresa.

En caso de no presentarse la información financiera del Registro Único de Proponentes de la forma exigida en los párrafos anteriores, la Dirección Nacional de Derecho de Autor evaluará la propuesta desde el punto de vista financiero como NO HÁBIL

La(s) propuesta(s) deberá(n) cumplir con los cuatro (4) indicadores financieros so pena de quedar inhabilitados financieramente. Este aspecto no es susceptible de subsanación.

4.3.3. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

El proponente debe anexar fotocopia del Registro Único Tributario con la actividad económica actualizada según resolución 00139 de noviembre 21 de 2012 modificada por la resolución 00154 de 2012.

En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar este documento.

4.4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PROPUESTA

Para la correcta ejecución y prestación de los servicios objeto del presente proceso, el oferente deberá acatar las especificaciones técnicas que se describen en el ANEXO 10A Condiciones Técnicas Esenciales para la Prestación del Servicio y/o entrega del bien que serán de obligatorio cumplimiento en caso de resultar favorecido dentro del presente proceso de selección.

Manifestar en la columna "Propuesto y garantizado" del formato 10 A, la frase "ENTERADOS, ACEPTAMOS Y GARANTIZADO", e indicar el número de folio de la propuesta en que se encuentra dicho ofrecimiento.

4.5 COMPONENTE ECONÓMICO

Este factor corresponde al precio ofertado por el proponente para la ejecución total del objeto contractual, e incluye todos los impuestos, tasas, contribuciones, costos directos e indirectos y gastos de toda índole en que los proponentes puedan incurrir para la presentación de su oferta, suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato resultante de este proceso de selección, que estarán a cargo del proponente o contratista. El factor económico será evaluado teniendo en cuenta que recibirá 400 PUNTOS quien ofrezca el menor precio del total de la

oferta para el objeto a contratar. Las demás ofertas obtendrán un puntaje proporcional descendente, de acuerdo con el resultado que se obtenga al practicar una regla de tres inversa, es decir, a mayor precio menor puntaje.

CAPÍTULO V RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Sólo serán causales de rechazo de las propuestas las circunstancias previstas en el presente pliego de condiciones y las expresamente señaladas en la ley. Por lo tanto, de conformidad con lo señalado en el numeral 6 del artículo 22 del decreto 1510 de 2013, la DNDA rechazará las propuestas en los siguientes eventos y en los demás expresamente señalados como tal en el presente pliego de condiciones:

1. El proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad ó incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la ley.

2. La propuesta sea presentada por persona (s) jurídicamente incapaz para obligarse.

3. Existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente ya sea en forma individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal.

4. Cuando la DNDA detecte inconsistencias que no puedan ser resueltas por los proponentes mediante pruebas que aclaren la información presentada.

5. Cuando el proponente señale su desacuerdo o imposibilidad de cumplir las obligaciones y condiciones previstas en el pliego de condiciones, o presente condicionamiento para la adjudicación.

6. Cuando la propuesta se presente extemporáneamente o no se presente en el lugar u hora establecidos por la entidad.

7. En el caso en que se comprobare la violación por parte del proponente, de sus empleados o de un agente comisionista independiente actuando en su nombre, de los compromisos anticorrupción asumidos por el proponente.

8. Cuando el proponente no subsane, o subsane parcialmente, o no aclare o lo haga parcialmente, lo requerido por la DNDA, dentro del plazo estipulado en el cronograma del proceso o en el concedido por la entidad.

9. Cuando el proponente no responda a cualquiera de los requerimientos efectuados por la entidad en el término previsto en los pliegos de condiciones o en la solicitud que de forma particular haga la entidad.

10. Cuando de conformidad con la información con la cual cuenta la entidad, se estime que el valor de una oferta resulta artificialmente baja y no logre demostrar que el valor de su propuesta responde a circunstancias objetivas tanto del proponente como de su oferta.

11. Cuando el proponente en forma individual o cada uno de los miembros del consorcio y/o unión temporal no acredite respecto del RUP la clasificación exigida por la entidad.

12. Cuando la inscripción y/o actualización y/o renovación del RUP del proponente en forma individual o cualquiera de los miembros del consorcio y/o unión temporal no se encuentre en firme a la fecha de cierre del presente proceso de selección

13. Cuando el proponente, no se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales de conformidad con el Artículo 50 de la ley 789 de 2003 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

14. Cuando de forma simultánea con la oferta no se presente la garantía de seriedad del ofrecimiento

15. Cuando se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso

16. Cuando el representante legal de cualquiera de los miembros del consorcio o unión temporal, no cuente con la capacidad suficiente para comprometer a quien representa, conforme al certificado de existencia y representación legal de la respectiva sociedad y no aporte los documentos que lo habiliten.

17. Cuando el proponente y/o cualquiera de los integrantes de los consorcios y/o uniones temporales no posean la capacidad para presentar oferta, entendida ésta como la facultad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones a nombre propio y/o de otro.

18. Cuando verificada la información y/o documentación aportada por cualquiera de los proponentes y/o de los integrantes del consorcio y/o unión temporal, se adviertan inconsistencias o se determine por parte de la entidad que no corresponden a la realidad.

19. El incumplimiento de la Experiencia total requerida, relacionada y/o soportada, o la no presentación de los soportes y formato (ambos).

20. Cuando el proponente no cumpla con cualquiera de los aspectos técnicos solicitados por la entidad.

21. La omisión en la presentación de la PROPUESTA TÉCNICA

22. Cuando el valor total corregido y/o el valor de la propuesta económica supere el presupuesto oficial.

23. La omisión en la presentación de la PROPUESTA ECONÓMICA o la presentación defectuosa de la misma.

24. Cuando la propuesta no se ajuste a todos y cada uno de los requisitos exigidos en el presente pliego de condiciones.

25. Cuando la propuesta o alguno de sus folios sea firmada por una persona diferente al representante legal del proponente o representante del consorcio o unión temporal o apoderado.

26. Cuando el lugar de funcionamiento actual de la planta física del proponente no cumpla con alguno de los criterios descritos en el numeral 4.2.4.

CAPÍTULO VI

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

6.1 PROCESO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

La evaluación de las propuestas se efectuará a través de un estudio jurídico, financiero, económico y técnico, el cual se realizará dentro de la fecha establecida para el efecto en el cronograma que rige el presente proceso.

Tal procedimiento, comprenderá una verificación inicial respecto del cumplimiento en los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, capacidad financiera, condiciones de experiencia, capacidad técnica) cuyo resultado será HABILITADO O NO HABILITADO.

6.2 PONDERACIÓN DE LAS PROPUESTAS ELEGIBLES.

Una vez la DNDA haya determinado que la (s) propuesta (s) cumplan los requisitos habilitantes, se catalogará como HABILITADA y se procederá a su evaluación y comparación.

La oferta más favorable para la entidad será aquella que obtenga el mayor puntaje de acuerdo con la evaluación de los criterios establecidos en el presente pliego de condiciones, por tanto, la ponderación de los factores de evaluación de las propuestas se hará con base en un máximo de mil (1000) puntos distribuidos de la siguiente forma:

FACTOR	PUNTAJE
Apoyo a la industria nacional	100 puntos
Evaluación técnica	500 puntos
Evaluación económica	400 puntos
Total puntaje	1000 puntos

6.2.1 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL

De conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la ley 816 de 2003, para la calificación de este aspecto se asignará un puntaje máximo de cien (100) puntos. Este artículo establece que “...dentro de los criterios de calificación de las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.

Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional.”

De igual manera, conforme con lo establecido en el parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto 19 de 2012, se otorgará tratamiento de servicio de origen nacional a aquellos servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales.

Adicionalmente, en el artículo 151, Titulo 2 del decreto 1510 de 2013 se señala que “La Entidad Estatal debe establecer en los pliegos de condiciones para la contratación, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, los incentivos para los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional.“

Con base en lo anterior, los puntajes que se asignarán en cada uno de los casos serán:

Protección a la Industria Nacional	Puntaje máximo
Servicios prestados por el oferente cuya empresa se haya constituido de acuerdo con la legislación nacional por personas naturales de Colombia o por residentes en Colombia de acuerdo con la legislación nacional o aplica principio de reciprocidad o hacen parte de un TLC en materia de compras estatales	100
Servicios prestados por el oferente cuya empresa se haya constituido de acuerdo con la legislación nacional por personas naturales de Colombia o por residentes en Colombia y personas extranjeras de acuerdo con la legislación nacional sin aplicación principio de reciprocidad ni TLC	80
Servicios prestados por el oferente cuya empresa se haya constituido por personas extranjeras de acuerdo con la legislación nacional o extranjera	60

6.2.2 EVALUACIÓN TÉCNICA

El puntaje máximo establecido para la evaluación técnica es de quinientos (500) puntos, que se distribuirán de la siguiente manera.

6.2.2.1 Recurso Humano Adicional al Mínimo Requerido – 200 puntos

El proponente que ofrezca recurso humano adicional al mínimo requerido como requisito habilitante, en los siguientes perfiles y cantidades, tendrá una asignación de puntaje así:

Perfil recurso humano adicional	Descripción	Puntos por cada integrante adicional	Máximo de puntos adicionales
Digitalizadores	Bachilleres o técnicos o profesionales con dos (2) años de experiencia en digitalización de documentos.	20	100
Operarios de Control de	Bachilleres o técnicos o profesionales con dos (2) años	10	60

Calidad	de experiencia en procesos de calidad para digitalización.
Operarios de Preparación y/o Alistamiento	Bachilleres o técnicos o profesionales con un (1) año de experiencia en procesos de preparación y/o alistamiento para digitalización	10	40
TOTAL PUNTOS			200

Nota. Para la acreditación del personal adicional el proponente deberá cumplir todos los requisitos señalados en el numeral 4.2.2 del presente pliego de condiciones. Para la acreditación de conocimientos específicos se deberán adjuntar las certificaciones académicas y/o las certificaciones de experiencia correspondientes.

6.2.2.2 Equipo Scanner para evaluación según características descritas – 300 puntos

Por cada scanner adicional a los mínimos exigidos, que cumpla las especificaciones técnicas que se describen a continuación, se otorgará un puntaje de 150 puntos, hasta un máximo de 300 puntos al que ofrezca dos (2) escanner.

6.2.2.2.1 Características scanner como factor de evaluación:

Tipo de scanner	Cama plana A4 y ADF
Densidad de Color	Blanco y Negro, escala de grises 8 bit y color 24 bit, doble cara
Velocidad de escaneo	Simplex A4 y Duplex A4 Monocromático, Blanco y Negro, Escala de grises y Color a 600 dpi. Tamaño Carta: mínimo 70 ppm
Especificaciones de Imagen	Formato 24 bit color, 8 bit grayscale, i bit monochrome, Ad converte 1024 niveles (10bit)
Proceso de Imagen	Difusión de errores
Tamaño de papel	Desde A7 hasta legal, incluyendo carta
Documentos largos	Hasta 120 pulgadas
Medios que	Papel de 34-413 g/m2.

soporta	Tarjetas de identificación hasta 1.25 mm de grosor
Resolución Óptica	Hasta 600 dpi máxima
Exploración	Capacidad Simplex o Dúplex en una sola pasada
Formatos de Archivo de Salida:	JPG, TIFF, TIFF (comprimido), TIFF múltiples paginas, PNG, PDF
Conectividad	USB 2.0, fireware
Sistemas Operativos soportados:	Windows XP Professional; Windows Seven o superior, Adobat Acrobat 8.0, IPC y QSD, VRS 4.2 Profesional
Alimentación de documentos	Automática con bandeja para mínimo 75 hojas y cama plana independiente
Función Dúplex	Instalado y configurado
Drivers	ISIS, XXXXX y VRS
Velocidad:	Mínimo 10.000 documentos diarios
Serial No.	Deberá indicar el serial de cada equipo adicional ofrecido

6.2.3 EVALUACIÓN ECONÓMICA Factor De Selección Precio Unitario Por Imagen Digitalizada Cuatrocientos puntos - 400 PUNTOS

Este factor corresponde al precio global ofertado por el proponente por imagen a digitalizar, incluidos todos los procesos (Alistamiento, Digitalización, Indexación, reempaste, transporte, consulta y entrega final, etc.), así como todos los impuestos, tasas, contribuciones, y todos los demás costos y gastos que se requieran para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

El factor económico será evaluado teniendo en cuenta que recibirá el mayor puntaje (400 puntos) quien ofrezca el menor precio global por imagen a digitalizar, de manera que los demás oferentes obtendrán un puntaje proporcional descendente, de acuerdo con el resultado que se obtenga al practicar una regla de tres inversa, es decir, a mayor precio menor puntaje, de acuerdo con la siguiente fórmula

PUNTAJE= (Precio global mínimo ofrecido x 400 puntos)

Propuesta estudiada

Teniendo en cuenta que los registros de las obras que se encuentran empastados afectan el precio, y durante los años 1947 a 2003 el 80% están empastados y el contratista que se adjudique deberá desempastar y reempastar teniendo efecto sobre el precio por imagen digitalizada, también es importante tener en cuenta que los registros de las obras correspondientes a los años 2010 a 2014 solamente el 20% se encuentran empastadas, razón por la cual es evidente que el costo por imagen digitalizada en los dos períodos de tiempo no puede ser el mismo. Por esta razón, durante la evaluación económica debe atenderse esta consideración y el menor precio(C) será el resultado promedio obtenido de la suma del costo por imagen incluido IVA correspondiente al período 1947 a 2003(A) y el costo por imagen del período 2010 a 2014 (B), es decir: A+B/2=C

El oferente debe presentar la propuesta económica de acuerdo con lo establecido en el Anexo 9, exclusivamente en pesos colombianos, discriminando únicamente el I.V.A., y sin decimales.

CAPÍTULO SEXTO

6.1 TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

(Ver Matriz de Riesgos Anexo No. 8)

En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 1 y numeral 9 del artículo 12 del Decreto–Ley 4170 de 2011, el Documento

CONPES 3714, el artículo 2 del Decreto 1510 de 2013, artículo 3 y la ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso licitatorio se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.

Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a

efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.

Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.

En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron en cuenta las indicaciones establecidas en el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente y se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos:

1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA

2. Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de digitalización asi:

 Clase: General y específico

 Fuente: Interno y Externo

 Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución

 Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Politicos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza entre otros.

3. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.

Esta evaluación permitió asignar a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.

4. Asignar y tratar los riesgos: se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias.

5. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.

Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprende a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el

contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir.

6.2 AUDIENCIA DE ACLARACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS

No obstante lo consignado en la matriz de riesgos, en la audiencia de análisis de los riesgos y aclaraciones, o en su defecto hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.

En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en dicha audiencia o en tal plazo.

NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.

CAPÍTULO VII

DISPOSICIONES CONTRACTUALES, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN

7.1. FIRMA DEL CONTRATO

El proponente a quien se le haya adjudicado el presente proceso licitatorio, deberá suscribir el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la audiencia pública de adjudicación del proceso licitatorio, previa suscripción del mismo por parte del Jefe de la entidad o su delegado.

En el momento de la firma del contrato, el contratista deberá diligenciar el de información de proveedores o contratista Sistema de Información Integral Financiera “SIIF” necesaria para la conformación de la base de datos y pago oportuno de la cuenta, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad e cuenta en el cual indicará el número de la cuenta corriente o de ahorros y la

entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del contrato, cuenta que debe figurar a nombre y con el NIT del contratista y en caso de consorcios o uniones temporales a nombre y con el NIT de quien (es) va (n) a facturar .Anexo 14.

Igualmente en el momento de la firma del contrato y para el registro de las cuentas bancarias, el contratista debe anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del cuentahabiente, su número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y si a la fecha está activa. Esta documentación hará parte integral del contrato. El nombre del beneficiario y número de identificación debe ser el mismo en el contrato, en el formulario Beneficiario Cuenta, en la certificación del banco y en las facturas que posteriormente se presenten.

7.2 EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD

Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro de los términos señalados, quedará a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para avalar la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos con el valor de la citada garantía (Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 12, inciso 1).

7.3 ADJUDICACIÓN AL PROPONENTE UBICADO EN SEGUNDO LUGAR

Atendiendo los parámetros indicados en la Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 12, inciso 2, si dentro del término que se ha señalado, la persona seleccionada en primer lugar no suscribe el respectivo contrato, la DNDA mediante acto administrativo motivado, podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento de dicho término. De igual forma se procederá en el caso señalado en la Ley 1150 de 2007, artículo 9, inciso 3.

7.4 REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

El proponente adjudicatario debe presentar en ante la DNDA dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, los siguientes documentos, considerados entre otros indispensables para la legalización del contrato:

7.4.1. MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:

De conformidad con lo establecido en el Titulo III Capítulo 1 del decreto 1510 de 2013, el proponente adjudicatario se obliga a constituir a su xxxxx y a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, una garantía única que avalará el

cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los demás riesgos asociados, la cual consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, constituida a partir de la fecha de suscripción del contrato y que contenga los siguientes amparos:

a) Cumplimiento General de Contrato: por un valor correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato, la cual deberá amparar además lo contemplado en el artículo 116 del Decreto 1510 de 2013.

b) Xxxxxxxx y prestaciones sociales: por un valor correspondiente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de firma del contrato.

c) Calidad del servicio: por un valor correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la terminación del contrato.

d) Responsabilidad civil extracontractual por un valor equivalente a 200 SMLMV, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato. El objeto de este amparo corresponde a la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de contratistas o subcontratistas. De igual manera debe amparar los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivada de la responsabilidad extracontractual.

NOTA: De conformidad con el artículo 113 del decreto 1510 de 2013, cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión Temporal, Consorcio o Promesa de Sociedad Futura la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes.

El proponente deberá aportar junto con la garantía única el recibo original del pago de la prima.

7.4.2. Certificación que acredite que el contratista se encuentra al día con el pago a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello hubiere lugar (Ver anexos 4 y 5)

De conformidad con lo estipulado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 37 del decreto 1703 de 2002, Decreto 723 de 2013 y Ley 828 de 2003 el proponente deberá anexar certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o representante legal, en la cual se indique que la

empresa cumple con el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social – Empresa Promotora de Servicios de Salud (EPS), Fondo de Pensiones (AFP) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL), así como de Aportes Parafiscales – Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Cajas de Compensación Familiar – a que haya lugar, de todos los empleados a su cargo.

En el evento de no estar obligado de contar con Revisor Fiscal, esta certificación deberá ser expedida por el Representante Legal de la empresa, indicando expresamente la no obligatoriedad de contar con el mismo.

Cada una de las personas jurídicas, miembros de un consorcio o unión temporal, deberán anexar esta certificación en forma individual.

La obligación de presentar las certificaciones de cumplimiento del Artículo 50 de la ley 789 de 2002 no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo en el caso en el que participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar la certificación mencionada en el primer párrafo de este numeral o una certificación del representante legal de la sucursal en la que manifieste que la sucursal no tiene empleados y, por lo tanto, no deben cumplir con lo señalado en la ley 789 de 2002.

Las personas naturales deberán presentar copias de los respectivos aportes de acuerdo con los requisitos xx Xxx. (Ver anexos Nos. 4 y 5).

 En caso tal que NO se encuentre obligado a pagar aportes parafiscales o cuota de aprendizaje por algún período DEBERÁ INDICAR DICHA CIRCUNSTANCIA, especificando la razón y los períodos exentos.

 En caso tal que NO se encuentre obligado a cancelar aportes parafiscales por virtud de la Reforma Tributaria (Ley 1607 de 2012 – Impuesto CREE), DEBERÁ INDICAR DICHA CIRCUNSTANCIA.

En las anteriores circunstancias, las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida y firmada por el revisor fiscal si lo tiene o contador público (aportar copia de la tarjeta profesional y copia de la cédula de ciudadanía).

Si el proponente es una persona natural la acreditación de este pago se hará mediante declaración juramentada.

Xxxxxx proponente que tenga resoluciones de cobro (actos administrativos en firme) por concepto de aportes parafiscales, incumplimiento de contrato de

aprendizaje o multas impuestas por el Ministerio del Trabajo, podrá participar, salvo que exista acuerdo de pago suscrito y al día, previo al cierre del proceso.

7.5. GASTOS DEL CONTRATISTA

Serán de cuenta del contratista, todos los gastos, derechos e impuestos que se causen con ocasión de la confección y presentación de la oferta, la legalización del contrato, y que se requieran cancelar para dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre el particular.

7.6. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato que se derive del presente proceso de selección es de seis (6) meses, sin exceder del 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar recursos, lo que primero suceda, contados a partir de la suscripción del acta de iniciación, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Como requisito previo para la firma del acta de iniciación, el contratista deberá además presentar al supervisor el cronograma de ejecución del contrato.

La ejecución del contrato se llevara a cabo en las instalaciones del oferente adjudicado y para la etapa inventario de recibo y entrega final será en la COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS LTDA. (CSA

ubicada en la Xxxxxxx 00 Xx. 0-00 xxx Xxxxxx Xxxxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, X.X, lugar donde se encuentran almacenados y en custodia dichos documentos.

Para los efectos del contrato, el domicilio será la ciudad de Bogotá.

7.7 VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO

El presupuesto oficial para la presente contratación es de TRESCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($394.000.000,00) M/CTE.,

Incluido IVA., para lo cual se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3314 de fecha Febrero 17 de 2014.

Con sujeción a las apropiaciones presupuestales, al Programa Anual Mensualizado de Caja, a la situación de fondos por parte de la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional y al correspondiente trámite administrativo, la DIRECCION pagará al CONTRATISTA el valor que se suscriba en el contrato de acuerdo con el desarrollo de las etapas previstas para la ejecución del objeto, previa presentación del respectivo informe de avance suscrito por parte del contratista, así:

El valor del contrato será pagado mes vencido, y corresponderá al producto de multiplicar el número de imágenes digitalizadas recibidas a satisfacción de la entidad, por el precio global de cada imagen, de acuerdo con la propuesta económica.

Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la factura, acompañada de la certificación que al efecto expidan los supervisores del contrato sobre el cumplimiento del mismo, informe de actividades y de la certificación del pago de obligaciones asumidas por parte del CONTRATISTA por concepto de salud, pensiones, riesgos profesionales, y aportes a Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA.

El contratista deberá facturar el servicio prestado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al período facturado. La no presentación oportuna de estos documentos implica el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y exonera a la DNDA del pago de intereses moratorios. En todo caso el pago quedará sujeto a la aprobación final a satisfacción del servicio prestado en ese periodo.

El contratista deberá llevar un estricto control de los servicios prestados. La entidad no responderá por el valor de los servicios que el contratista haya prestado en exceso del valor del contrato.

Cuando LA DNDA no pague al CONTRATISTA la suma pactada, dentro de los términos estipulados en el presente contrato y teniendo en cuenta la fecha en que la Entidad cuente con la disponibilidad del PAC, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses xx xxxx el incremento mensual promedio del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior.

7.8 SUPERVISIÓN

La supervisión del Contrato estará a cargo de la Subdirectora Administrativa y la Coordinadora del Grupo de Compras de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, quienes de acuerdo con la ley, velarán por el estricto cumplimiento del objeto contractual, y realizará el seguimiento técnico, jurídico y económico del contrato, y responderán por sus actuaciones u omisiones que generen daño a la entidad y garantizara la ejecución de las actividades de conformidad con lo que se establezca en el estudio previo el pliego y el contrato.

7.9. LIQUIDACIÓN

La liquidación del contrato que se suscriba se sujetará a los términos y oportunidades establecidas en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, y en las disposiciones concordantes de la Ley 446 de 1998.

La liquidación se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el Pliego de Condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

El (los) contratista(s) tendrá(n) derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

7.10 CLÁUSULA DE INDEMNIDAD

Será obligación del contratista mantener indemne a la Dirección Nacional de Derecho de Autor de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes

7.11. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE

El proponente y posterior contratista responderá por haber ocultado inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa (numeral 7 artículo 26 de la ley 80 de 1993).

CAPÍTULO VIII RELACIÓN DE ANEXOS

 ANEXO No 1 CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA

 ANEXO No 2 MODELO CONFORMACION CONSORCIO

 ANEXO No 3 MODELO CONFORMACION UNION TEMPORAL

 ANEXO No 4 CERTIFICACION DE APORTES PERSONA NATURAL

 ANEXO No 5 CERTIFICACION DE APORTES PERSONA JURÍDICA

 ANEXO No 6 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

 ANEXO No 7 MODELO MINUTA DEL CONTRATO

 ANEXO No 8 ESTRUCTURA RIESGOS

 ANEXO No 9 PROPUESTA ECONOMICA

 ANEXO No 10 y 11EQUIPO DE TRABAJO – RESUMEN HOJA DE VIDA

 ANEXO No 10 A FICHA TÉCNICA (CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL BIEN Y/O SERVICIO)

 ANEXO No 12 10% EMPLEADOS DISCAPACITADOS NOMINA

 ANEXO No 13 CAPACIDAD FINANCIERA

 ANEXO No 14 INFORMACIÓN PROVEEDORES SIIF

 ANEXO No. 15 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

ANEXO No.1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Bogotá D.C., de de Señores

DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

(Indicar dirección)

Ciudad.

El suscrito de conformidad con lo

requerido en el Pliego de Condiciones de la (indicar número del proceso) cuyo objeto es (indicar objeto), presento formalmente propuesta y solicito ser evaluado para la adjudicación del contrato objeto del presente proceso.

En caso de resultar aceptada la propuesta presentada me comprometo a suscribir el contrato correspondiente, a cumplir con las obligaciones derivadas de él, de la oferta que presento y xxx Xxxxxx de Condiciones.

Declaro así mismo:

Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta oferta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha oferta.

Que me he familiarizado y he estudiado el Pliego de Condiciones y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la oferta, y acepto todos los requerimientos establecidos en dichos documentos. Así mismo manifiesto que la Dirección Nacional de Derecho de Autor facilitó de manera adecuada, oportuna y de acuerdo con nuestras necesidades, la totalidad de la información requerida para la elaboración de la propuesta, garantizando siempre la confidencialidad de la misma.

Que la oferta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso. Me comprometo a ejecutar el objeto y la totalidad de las obligaciones contractuales establecidas en el presente proceso.

Que entiendo que el valor del contrato, conforme está definido en el Pliego de Condiciones, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, así como todos los costos directos e indirectos originados en o relacionados con el contrato, incluida la utilidad del contratista.

Que no existe falsedad alguna en nuestra Propuesta.

Que el abajo firmante, obrando en nombre y representación del Proponente manifiesto que me obligo incondicionalmente a firmar y ejecutar el Contrato, en los términos y condiciones previstos en el Pliego de Condiciones.

Que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, adjunto se anexa la documentación solicitada en el mismo.

Que en caso de ser adjudicatario del contrato derivado del presente proceso, me comprometo a suscribir y legalizar el contrato e iniciar la ejecución del contrato, en los plazos previstos en el Pliego de Condiciones del presente proceso de selección.

Que, a solicitud de la DNDA me obligo a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta.

Que de manera libre y espontánea manifiesto que en el evento de resultar seleccionada la presente propuesta, renuncio a efectuar cualquier acción, reclamación o demanda en contra de la Dirección Nacional de Derecho de Autor por hechos o circunstancias que conozco o he debido conocer por razón de mi especialidad en el área objeto del contrato, y de las condiciones y exigencias que se establecieron en el Pliego de Condiciones y en el contrato, las cuales manifiesto aceptar en su totalidad.

Que conozco detalladamente y que he hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riegos que la ejecución del contrato me demande, y en consecuencia manifiesto que asumo los resultados económicos de los mismos.

Bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado al firmar esta carta manifiesto, manifiesto que no me encuentro ni personal ni corporativamente, ni la sociedad que represento incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas legales, así mismo señalo que no me encuentro (o la(s) persona(s) por mi representada(s) no se encuentra(n) en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

Esta oferta es presenta por con cedula de ciudadanía No. y quien firma la carta de presentación y no tiene incompatibilidades o conflictos de interés con la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

Que certifico bajo la gravedad de juramento, que toda la información que reposa en el Anexo de “Experiencia del Proponente” es veraz, al igual que la reportada en los documentos soporte.

Que me comprometo a ejecutar el objeto y obligaciones contractuales en el término establecido en el Pliego de Condiciones del presente proceso de selección.

El abajo firmante declaro que he recibido todos los documentos y anexos descritos en el Pliego de Condiciones, así como las adendas a los mismos.

De ustedes atentamente,

NOMBRE DEL PROPONENTE:

DIRECCIÓN:

CIUDAD:

TELÉFONO: FAX:

CORREO ELECTRÓNICO:

NIT:

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO: C.C.

ANEXO No. 2

MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido el CONSORCIO para participar en

, que tiene por objeto seleccionar propuesta para . Integrantes del consorcio:

1. Nombre:

C.C. o NIT:

2. Nombre:

C.C. o NIT: Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante: Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar el consorcio para participar en la , sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con la DNDA.

3. Responder en forma solidaria por todas las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato.

4. No ceder su participación en el consorcio a otro integrante del mismo.

5. No ceder su participación en el consorcio a terceros sin la autorización previa de la DNDA.

6. No revocar el consorcio durante el tiempo de duración del contrato y un año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DEL CONSORCIO: Para la organización del Consorcio, hemos designado como Representante Legal a , quien tendrá las siguientes facultades:

1. _

2.

3.

Para constancia se firma el presente documento en , a los

( ) días del mes de de _ .

NOMBRES Y FIRMAS:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo, su contenido podrá ser variado por los proponentes.

ANEXO No. 3

MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido la UNIÓN TEMPORAL , para participar en , que tiene por objeto seleccionar propuesta para .

Integrantes de la Unión Temporal:

1. Nombre:

C.C. o NIT:

2. Nombre:

C.C. o NIT:

Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante:

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar la unión temporal para participar en , sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con la DNDA.

3. Responder ante las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

4. No ceder su participación en la unión temporal a otro integrante de la misma.

5. No ceder su participación en la unión temporal a terceros sin la autorización previa de la DNDA.

6. No revocar la unión temporal durante el tiempo de duración del contrato y un año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN TEMPORAL: Para la organización de la Unión Temporal hemos designado como Representante Legal a

, quien tendrá las siguientes facultades:

1.

2.

3.

Para constancia se firma el presente documento en , a los

días del mes de de .

NOMBRES Y FIRMAS:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser variado por los proponentes.

ANEXO No.4

MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO ARTÍCULO 50 LEY 789 DE 2002 Y LEY 828 DE 2003 - PERSONA NATURAL

Yo identificado (a) con c.c de

, de acuerdo con lo señalado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 37 del decreto 1703 de 2002, Decreto 723 de 2013 y Ley 828 de 2003, DECLARO BAJO LA GRAVEDAD DE

JURAMENTO y con sujeción a las sanciones que para tal efecto establece el Código Penal en su Artículo 442, que he efectuado el pago por concepto de mis aportes y el de mis empleados (En caso de tener empleados a cargo) a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante los últimos seis (6) meses calendario legalmente exigibles a la fecha de presentación de nuestra propuesta para el presente proceso de selección.

El oferente probará el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, así:

a. Las personas naturales empleadoras lo harán mediante certificación expedida por un contador o por revisor fiscal según corresponda o en su defecto por el oferente.

b. Cuando se trate de persona natural no empleadora deberá acreditar el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, incluyendo los riesgos laborales.

Si el oferente no presenta con su propuesta la constancia de cumplimiento de aportes a la seguridad social integral incluyendo los riesgos laborales y parafiscales, según corresponda, o si presentándola ésta no se ajusta a la totalidad de lo exigido en la ley o en el presente pliego de condiciones, la DNDA requerirá al proponente a fin de que la aporte o subsane lo pertinente dentro del plazo que le señale para el efecto.

No obstante es necesario resaltar que el proponente debe encontrarse al día en las cotizaciones realizadas al Sistema General de Riesgos Laborales, lo cual deberá certificar en la Constancia de Cumplimiento al Sistema General de Seguridad Social Integral incluyendo los Riesgos Laborales y Parafiscales.

Las empresas reportadas en xxxx no podrán presentarse en el presente proceso de contratación estatal de conformidad con el último inciso del artículo 7 de la Ley 1562 del 11 de julio de 2012.