Contract
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Al contestar refiérase
al oficio No. 08136
4 xx xxxxxx, 2009
DJ-0530
Licenciada
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Directora Ejecutiva
COSEVI
Estimada Señora:
Asunto: Se deniega refrendo del contrato suscrito con Control Electrónico SA y Sauter Mayoreo, N° CSP-001-2008, así como las adendas números CSP-001-2008-AD1 y CSP-001-2008-AD2
Se atiende su oficio N° DE-1202-2009 del 22 xx xxxxx de 2009, recibido en esta Contraloría General el 25 xx xxxxx de 2009, mediante el cual el Consejo de Seguridad Vial (en adelante COSEVI), somete a refrendo el contrato por servicios profesionales N° CSP-001-2008 y sus anexos del 1 al 14, así como las adendas números CSP-001-2008-AD1 y CSP-001-2008-AD2 (y su anexo A); documentos provenientes de la licitación pública N° 2008LN-000005-00100.
Antecedentes
La presente gestión de refrendo cuenta con gran cantidad de antecedentes1, pero, en vista de que la mayoría de los aspectos señalados en el marco de la presente contratación han sido subsanados, este Xxxxxxxx considera pertinente centrarse en lo dicho en el oficio N° DCA-0247 del 21 de enero de 2009, relacionado específicamente al objeto contractual y la sustitución de algunos equipos, y que precisamente fue uno de los aspectos por los cuales en esa oportunidad se había denegado el refrendo que en esta oportunidad se vuelve a solicitar, a saber:
“De una revisión del objeto contractual tenemos que, se pretende el mantenimiento preventivo y correctivo que contemple la sustitución de partes, dispositivos, equipos o reparación de equipos o reparación de los equipos (folio 153 del expediente administrativo), así como del software relacionado con el Sistema de Acreditación de Conductores bajo plataforma Oracle. No obstante, en el Anexo No.1 del contrato remitido, se indica que serán sustituidas estaciones de trabajo, servidores, portátiles, impresoras, cámaras y capturadotas de huellas, entre otros; lo cual en criterio de este órgano contralor excede los alcances de un contrato de mantenimiento preventivo y correctivo.
En ese sentido, entendemos que la lógica de este tipo de contratos supone la reparación xx xxxxxx y también la sustitución de partes de los equipos, pero debe considerarse que la propuesta del contrato deja de lado la promoción de concursos públicos para abastecerse de servidores, portátiles o computadoras, bajo un contrato de mantenimiento.” (El subrayado no corresponde al original.)
Posteriormente, a través del oficio N° DE-1202-2009 del 22 xx xxxxx de 2009, el CONAVI presenta una segunda adenda, además del contrato y la primera adenda. Sobre esa segunda adenda, esta Contraloría General solicita información mediante oficio N° DJ-304 del 20 de julio de 2009, en los siguientes términos:
“(…) llama la atención que la Administración persista en incluir como parte del objeto de la contratación (mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y software), la sustitución de algunos equipos (acápite 4.2 de la Cláusula Cuarta “Otros Aspectos” de la Adenda dos N° CSP-001-2008-AD2), por cuanto tal cosa evidentemente desborda ese objeto contractual.
Así, en vista no sólo de tal persistencia sino de que no se encuentran razones de peso como para permitir que al amparo de un contrato administrativo de mantenimiento, se puedan comprar “equipos especializados” nuevos (que dicho sea ni del contrato ni de sus adendas se desprende con claridad cuáles son esos equipos); siendo así, se solicita que en el plazo de tres días hábiles contados a partir de la notificación del presente oficio, la Administración proceda a lo siguiente:
Aclare puntualmente cuáles serían los “equipos especializados” a los cuales se pretende autorizar, de ser necesario, su sustitución completa.
Aporte nuevas razones tendientes a justificar la sustitución de equipos dentro de un contrato de mantenimiento.
Indique si Control Electrónico SA y/x Xxxxxx Mayoreo SA, ostentan la condición de oferente único de los “equipos especializados” a los cuales se pretende autorizar la sustitución completa.”
En respuesta a lo anterior, mediante oficio N° DE-2009-1512 del 00 xx xxxxx xx 0000, xx XXXXXX xxxxxx que los equipos denominados “especializados” serían los empleados en el Sistema de Acreditación de Conductores, y propone la siguiente lista:
Unidad de laminación e impresión marca Nisca
Tokens relacionados al licenciamiento del software para la imagen y la marca de agua digital
Cámara para la generación de foto y marca de agua digital
Unidad de huella digital
Unidad de captura de firma
Servidor SunFire V440 marca Sun Microsystems
StoreEdge 3510 marca Sun Microsystems
Servidor SunFire V240 marca Sun Microsystems con sistema operativo Solaris 9 y veritas Net Back up
Servidor Ultra Enterprise 450 marca Sun Microsystems con sistema operativo Solaris 10
StorEdge C4 con todos sus periféricos
En cuanto a las razones que justifiquen la sustitución de equipos -como los citados- al amparo de un contrato de mantenimiento, el CONAVI arguye que es importante a fin de no interrumpir el proceso de emisión del documento de conducir (permisos y licencias), pues su obtención no es fácil ni inmediata en el mercado, no sólo por su particularidad y poca demanda, sino porque cuando se adquieren por contrataciones administrativas normales se enfrentan a trámites de importación que atrasan su adquisición.
Por último, en relación a las empresas contratadas, el CONAVI afirma que:
“(…) efectivamente Control Electrónico S.A. y Sauter Mayoreo S.A., son los únicos distribuidores exclusivos y autorizados de los dispositivos de la marca NISCA involucrados en el proceso de expedición de la licencia de conducir, así como de todos los demás dispositivos necesarios para la generación de la marca de agua: tokens, software, dispositivos de captura entre otros, motivo por el cual estos proveedores se catalogan como oferentes únicos por medio de L-1 IDENTITY.”2
Criterio de la División
Una vez analizados todos los elementos de juicio tenidos a la vista para resolver la presente gestión, obsérvese que desde su inicio esta Contraloría General ha sido consistente en llamar la atención del CONAVI respecto a su pretensión de incluir dentro un contrato de servicios mantenimiento, la sustitución total de equipos; toda vez que ello parecería desbordar los alcances de ese objeto contractual.
Sobre el particular, téngase en cuenta que exigir simetría entre el objeto contractual y lo que efectivamente se contrata, no es capricho ni arbitrio; por el contrario, tal concordancia es requerida -de manera general- con el fin de asegurarse que las compras realizadas con recursos públicos reflejen un esquema programático realizado con base a una priorización de las necesidades institucionales, vinculadas directamente no sólo al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la Administración, sino con la satisfacción del interés público que los recursos de esa misma naturaleza deben -necesariamente- perseguir.
Si bien lo anterior, nada obsta para que frente a situaciones muy particulares y de especial envergadura, esta Contraloría General pueda autorizar situaciones como las propuestas por el COSEVI, eso sí, deben existir y acreditarse razones mediante las cuales se evidencie fehacientemente aquella particularidad y envergadura, de modo que no se deje lugar a dudas respecto a su procedencia.
En el caso particular, el COSEVI insiste en albergar en un contrato de mantenimiento la posibilidad de sustituir totalmente equipos vinculados con el servicio de acreditación de conductores, con el fin de garantizar la continuidad en el servicio; y aduce básicamente su difícil obtención en razón de su alta especialización, trámites engorrosos de importación y por ser provistos por oferentes únicos.
Al respecto, este Despacho estima insuficientes los argumentos vertidos por la Administración a fin de alcanzar el refrendo solicitado, principalmente porque al tratarse de equipos provistos por parte de oferentes que ostentan la condición de únicos, la normativa legal y reglamentaria provee de instrumentos de contratación especialmente expeditos, tal como lo prevé el inciso a) del artículo 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa3. De igual forma, el artículo 132 de esa misma reglamentación4, autoriza a la Administración a prescindir de una o de todas las formalidades de
los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, cuando enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron. Siendo así, el hecho de que los proveedores sean los únicos oferentes de aquellos equipos, más bien abre la posibilidad de contratarlos de forma ágil de conformidad con la normativa existente sin que ello implique necesariamente trastocar la continuidad del servicio público.
Por otra parte, en cuanto al tiempo que tardan los trámites de importación, este Despacho es de la opinión que tanto en el escenario de una sustitución de los equipos en el marco de un contrato de mantenimiento, como en el de una contratación directa, tales trámites serían los mismos; por lo tanto este argumento carece de valor para decidir el presente asunto.
Siendo así, se procede a denegar el refrendo del contrato y las adendas remitidas.
Atentamente,
Lic. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Gerente Asociado |
Lic. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Fiscalizador Asociado |
Anexo: Un tomo del expediente.
GRA/nvs
Ci: Archivo central
Ni: 12037, 14311
G: 2008003295-(3-5)
1 Obsérvense los siguientes oficios:
DE-2651-2008 del 22 de octubre de 2008 del COSEVI
DCA-3845 del 26 de noviembre de 2008 de la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República
DE-2994-2008 del 2 de diciembre de 2008 del COSEVI
DCA-0247 del 21 de enero de 2009 del COSEVI
DJ-304 del 20 de julio del 32009 de la División Jurídica de la Contraloría General de la República
2 Oficio del Consejo de Seguridad Vial N° DE-2009-1512 del 23 de julio de 2009
3 Artículo 131. Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso. La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República:
a) Oferente único: Los bienes o servicios en los que se acredite que solamente una persona o empresa está en condiciones de suministrar o brindar, sin que existan en el mercado alternativas que puedan considerarse idóneas para satisfacer la necesidad institucional. La procedencia de este supuesto ha de determinarse con apego a parámetros objetivos en relación con la necesidad, acreditando que la opción propuesta es la única apropiada y no sólo la más conveniente.
Dentro de esta excepción se encuentra la compra de artículos exclusivos, entendidos como aquellos que en razón de una patente de invención sólo son producidos por determinada empresa, siempre que no existan en el mercado artículos similares sucedáneos. Comprende también la compra de repuestos genuinos, producidos por la propia fábrica de los equipos principales y respecto de los que exista en el país sólo un distribuidor autorizado. Si hubiesen varios distribuidores de partes o repuestos el concurso se hará entre ellos.
En los casos de contrataciones sujetas a prórrogas, de previo a convenir una de ellas, la Administración se encuentra obligada a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo caso han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento concursal que corresponda.
Si en aplicación de esta causal, se incorporan partes o piezas a equipos propietarios que, a su vez conlleven su actualización, la Administración deberá justificar que técnica y económicamente esa alternativa es una opción más apropiada que sustituir el equipo, mediante la licitación que corresponda.
4 Artículo 132. Procedimientos de urgencia. Cuando la Administración enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron, podrá prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, con el fin de evitar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas. Para utilizar este mecanismo de urgencia, la Administración requiere previamente la autorización de la Contraloría General de la República.
La petición respectiva debe formularse con aporte de la información pertinente ante el órgano contralor, el cual deberá resolverla dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En casos calificados la autorización podrá ser extendida por la vía telefónica, fax o correo electrónico, para lo cual, la Contraloría General de la República deberá instaurar los mecanismos de control que permitan acreditar la veracidad de una autorización dada por esa vía. El silencio de la Contraloría General de la República no podrá interpretarse como aprobación de la solicitud.
Si la situación de atención urgente es provocada por una mala gestión se deberán adoptar las medidas sancionatorias y correctivas que procedan; considerándose, a esos efectos, que la amenaza de desabastecimiento de suministros o servicios esenciales constituye una falta grave.
El cartel así como la adjudicación fundados en esta causal no tendrán recurso alguno y tampoco será necesario el refrendo del contrato, aunque sí se debe dejar constancia de todas las actuaciones en un único expediente, de fácil acceso para efectos del control posterior.