ESTUDIOS PREVIOS CONTRATO DE SUMINISTRO

ESTUDIOS PREVIOS CONTRATO DE SUMINISTRO

(De conformidad con el Manual de Contratación aprobado mediante Acuerdo N° 001 del 16 xx xxxxx de 2021)

FECHA COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

FECHA DE

ELABORACIÓN:

OBJETO:

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La Empresa SOMOS, SISTEMA OPERATIVO DE MOVILIDAD, ORIENTE SOSTENIBLE

S.A.S. - SOMOS RIONEGRO S.A.S. fue constituida mediante Acuerdo Municipal N° 008 de 2016, siendo una entidad descentralizada, sujeta al régimen jurídico de las empresas industriales y comerciales del Estado, descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera; es así como en este orden de ideas, los actos y contratos que celebre se sujetarán principalmente a las disposiciones del Código Civil y Código de Comercio, por lo tanto y dado el régimen jurídico de la entidad SOMOS RIONEGRO S.A.S. se encuentra exenta de aplicar el Estatuto General de Contratación, por lo que se regirá por normas de derecho privado, respetando en todo caso, los principios de la función administrativa y de gestión fiscal.

(Describir de manera clara que se necesita contratar mencionando los oficios u otros documentos que soporten la necesidad del suministro, así como los diferentes aspectos que se relacionen con esta.)

2. OBJETO A CONTRATAR

(Detallar de manera general el objeto a contratar)

2.1. ALCANCE Y ACTIVIDADES A REALIZAR

(Describir de manera amplia el objeto del contrato, relacionando todos los elementos adicionales o complementarios del suministro)

2.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

A continuación, se relacionan los componentes requeridos con su respectiva descripción y cantidades:

NRO. CANTIDAD DESCRIPCIÓN

(Diligenciar la tabla anterior)

3. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución será de XXXX (DÍAS, MESES) contados a partir de la suscripción del contrato sin exceder XXXXX

(Tener presente que no se debe exceder la anualidad correspondiente)

4. LUGAR DE EJECUCIÓN

La ejecución será en la XXXXXXX, Rionegro (Ant).

(Tener presente si la ejecución se realizará en las instalaciones de SOMOS o en algún otro lugar)

5. VALOR, IMPUESTOS Y FORMA DE PAGO

5.1. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El valor total estimado es la suma de VALOR EN LETRAS ($VALOR EN NUMEROS) IVA INCLUIDO, basados en el presupuesto que se muestra en la siguiente tabla:

NRO.	REF	DESCRIPCIÓN	CANT	PRECIO	VALOR
Subtotal
Iva
Total

(Diligenciar la tabla anterior)

5.2. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES.

El Contratista debe tener en cuenta todos los gastos e impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del Contrato, tales como: Impuesto a la Renta, Industria y Comercio, si son del caso; el valor que ocasione la constitución de garantías, así como las deducciones, retenciones y el impuesto al valor agregado IVA sobre las utilidades del Contrato, y otras a que haya lugar de acuerdo con las normas vigentes (Reteica, Estampilla Pro-cultura, Pro-Adulto Mayor) así:

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO (RETEICA):	8/1000
RETEFUENTE:	De acuerdo con la condición de cada contratista y a la naturaleza del contrato.
RETEIVA:	Aplica para contratistas que facturen IVA.
ESTAMPILLA PRO POLITÉCNICO	0.4 % del valor total del contrato
ESTAMPILLA PRO U. DE A.	0.8 % del valor total del contrato
ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR	3.0 % del valor total del contrato (En caso de que aplique)
ESTAMPILLA PRO- CULTURA	1.0%

5.3. FORMA DE PAGO

XXXXXXXX, mediante presentación de la cuenta de cobro y/o factura de venta, acompañada debidamente legalizadas y aprobación de estas en informe de supervisión, constancia de pago de los aportes correspondientes a seguridad social, (salud, pensión, y riegos laborales) para persona natural anexar la planilla de seguridad social, de lo contrario si se trata de persona jurídica Certificado de parafiscales con vigencia no mayor a un mes.

(Tener presente que por tratarse de un contrato de suministro no aplica Anticipo, así mismo se sugiere un único pago o pagos parciales contra entrega de los elementos del suministro)

6. ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL

Nº CDP RUBRO FONDO DESCRIPCIÓN VALOR FECHA

(Diligenciar tabla conforme la información del CDP)

7. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

MODALIDAD	CAUSAL DE LA MODALIDAD
CONTRATACIÓN DIRECTA.	De conformidad con el numeral 5.1.1. Literal A. del Acuerdo N° 001 de 2021: Contratos cuyo presupuesto oficial sea hasta de DOSCIENTOS (200) S.M.M.L.V.

(Este ítem lo revisa el componente jurídico)

7.1 ANALISIS DEL SECTOR.

De conformidad con lo expresado en el numeral que antecede, la empresa, velando por el cumplimiento de los principios que rigen la contratación en ella, lleva a cabo el procedimiento simplificado con el fin de seleccionar la propuesta que resulte más afín a los intereses de esta, y el contrato se desarrolle a cabalidad optimizando costos y evitando dilaciones o perjuicios para cada una de las partes, así como el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista seleccionado.

Para determinar el presupuesto oficial se solicitaron tres cotizaciones de empresas idóneas y con experiencia en el mercado relacionada con el objeto contractual, las cuales se encuentran en condiciones de prestar el servicio, con las características y especificaciones técnicas solicitadas, así:

(Identificar y describir las cotizaciones del proceso en los numerales que preceden)

• 1

• 2

• 3

De los tres proveedores, la empresa procede a escoger la oferta de XXXXXXX, la cual presentó el valor más favorable en términos de eficiencia y economía. Se anexan cotizaciones que evidencian el comparativo de los valores ofertados.

(Hacer una breve descripción del contratista relacionando aspectos como antigüedad, experiencia, conocimiento xxx xxxxxxx)

8. OBLIGACIONES

8.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.

1. Cumplir con el objeto del contrato, las especificaciones técnicas, las cuales para todos los efectos forman parte integral del contrato.

2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y en trabamientos que puedan presentarse.

3. Aprobar el contrato en la plataforma SECOP II

4. El contratista deberá presentar y cargar en la plataforma SECOP II las pólizas del contrato dentro de los 3 días hábiles siguientes a la aprobación del contrato.

5. Suscribir el acta de liquidación del contrato y las modificaciones a las que hubiera lugar.

6. Realizar los actos necesarios y tomar las medidas conducentes para el debido y oportuno cumplimiento de las obligaciones contractuales y la ejecución del contrato.

7. El contratista asumirá el pago los impuestos, gravámenes, aportes parafiscales y servicios de cualquier género que establezcan las leyes colombianas.

8. El contratista deberá aportar certificación expedida por el revisor fiscal cuando exista de acuerdo con los requerimientos de la ley o por el Representante Legal del cumplimiento de sus obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral (sistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales), y aportes a la Cajas de Compensación Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje e ICBF, cuando a ello hubiere lugar, obligación que deberá adjuntarse al informe del supervisor y deberá ser verificada por éste.

9. Informar oportunamente al supervisor durante la ejecución del contrato las variaciones que se presenten al régimen de imposición por IVA u otras cargas tributarias en atención a los bienes o servicios contratados o al régimen tributario del contratista.

10. Las demás obligaciones especiales de acuerdo con el objeto contractual (tratamiento de datos, derechos de autor, marcas y patentes)

• OBLIGACIONES ESPECÍFICAS.

1. Cumplir con el objeto contractual.

2. Atender las solicitudes del supervisor del contrato.

3. Garantizar la calidad de los productos entregados.

4. Garantizar la entrega de los elementos del contrato de suministro dentro del plazo del contrato.

5. En caso de solicitar un elemento no detallado en los presentes documentos, deberá entregar una nueva cotización del ítem al Supervisor de la entidad.

6. Ceñirse a los pedidos realizados y no suministrar elementos no solicitados por el Supervisor de la entidad.

7. Mantener el precio de cada uno de los elementos, detallados en la propuesta, durante toda la vigencia contractual.

8. Suministrar en su totalidad los productos, cantidades y especificaciones técnicas solicitadas por el supervisor.

9. Ceñirse al cumplimiento del suministro manteniendo el precio y los tiempos de entrega de los elementos del contrato de suministro

10. Realizar la sustitución de los elementos cuando las entregadas presenten algún

11. Xxxxxxx en forma inmediata las observaciones y solicitudes del supervisor del contrato, con el fin de garantizar el cumplimiento de las especificaciones y los controles de calidad de los bienes suministrados.

12. Garantizar que los elementos cumplan con las especificaciones técnicas

13. De presentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en los elementos entregados o especificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de estos en un tiempo no mayor a 8 días calendario sin ningún cobro adicional.

14. Las demás obligaciones que se deriven del objeto contractual

8.2. OBLIGACIONES DE SOMOS RIONEGRO S.A.S.

1. Verificar que la documentación presentada por el contratista sea oportuna y cumpla con los requisitos legales.

2. Expedir el Registro Presupuestal.

3. Designar un Supervisor del contrato.

4. Aprobar las pólizas del contrato en la plataforma SECOP II

5. Ejercer el control sobre el cumplimiento de las obligaciones del contrato, a través del supervisor del contrato.

6. Verificar que el suministro cumpla con las condiciones técnicas y de calidad exigidas.

7. Suministrar oportunamente la información necesaria y el apoyo logístico y operativo que requiera el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

8. Comunicar al contratista por escrito con la debida oportunidad las observaciones sobre la ejecución del contrato.

9. Dar respuesta oportuna a través del Supervisor del Contrato a las peticiones del contratista.

10. Cancelar al contratista oportunamente el valor del contrato en la forma, plazos y condiciones que se indican en el mismo, previa verificación del cumplimiento del objeto contractual.

11. Apoyar en forma permanente al contratista, en los aspectos que sean de competencia de la administración.

12. Recibir los suministros objeto del contrato previo visto bueno y entera satisfacción por el supervisor del contrato.

13. Todas las demás que se encuentren en el contrato y aquellas que se desprendan de la naturaleza de este y su correcto desarrollo.

9. MATRIZ DE RIESGOS

A continuación, se describen algunos de los posibles riesgos del contrato, asignación, tratamiento, mitigación entre otros:

Nº
Etapa
Tipo de riesgo Descripción
(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)
Consecue ncia de la ocurrencia del evento
¿A quién se le asigna? Tratamient o / controles a ser implement ados ¿Afecta el equilibrio económi co del contrato? Persona responsable por implementar el tratamiento MONITOREO
¿Cómo se realiza el monitoreo? Y REVISIÓN
Periodicidad , ¿Cuándo?

1	Legaliza ción	Jurídico s y/o legales y /o docume ntales y/ o regulat orios	Demora en la legalización del contrato, suspensiones, adiciones, modificacione s y/o prórrogas del contrato por parte del contratista.	El contratista no radica completa, correcta y oportunam ente la documenta ción de legalización , según instructivo y lo manifestad o en el contrato o suspensión imputable a éste.	Contratista	La Entidad contratante debe indicarle al contratista de forma clara y precisa la documenta ción requerida para la legalización del contrato, suspension es, adiciones, modificacio nes y/o prórrogas a que haya lugar.	NO	Contratante/ Contratista	Acompañamien to administrativo, jurídico y/o financiero a que haya lugar por parte de la Entidad Contratante al contratista respecto de los documentos requeridos para cada caso.	Cuando haya lugar a ello.
2	Ejecució n	Jurídico s y/o legales y /o docume ntales y/ o regulat orios	Cambios normativos y/o tributarios.	Las condiciones inicialmente estipuladas en el Contrato sufren una modificació n sustancial, con una norma que modifique o exija la inclusión de un nuevo component e técnico o tributario que implique la destinación de mayores recursos.	Contratante / Contratista	Producción del contrato con las normas aplicables al momento de la suscripción. Revisar los cambios sustanciale s que afecten el equilibrio económico del contrato con el fin de realizar los ajustes pertinentes tanto para el contratista como para la Entidad, mediante otrosí cuando así se requiera	NO	Contratante/ Contratista	Actualización permanente de las normas contractuales, tributarias, y demás aplicables al contrato.	Cuando haya lugar a ello.
3	Ejecució n	Operaci onal	Demora en la radicación oportuna por parte del contratista de las facturas (correctament e diligenciadas y firmadas) y/o cuentas de los gastos.	Retraso para realizar el pago del valor del contrato de acuerdo a la forma estipulada.	Contratista	Realizar oportuname nte la radicación de las facturas y/o cuentas de cobro con los debidos soportes.	NO	Contratista	El supervisor del contrato deberá llevar a cabo una revisión previa de la documentación necesaria para el pago.	Mensual
4	Ejecució n	Operaci onal	Incumplimient o del contrato por parte del contratista.	Que el contratista incumpla con las cláusulas estipuladas en el contrato durante la ejecución del mismo	Contratista	Vigilancia permanente a la correcta ejecución del contrato, en especial al cumplimient o de las obligacione s y actividades que se derivan de este por	NO	Contratista	Ejecutar a cabalidad el objeto del contrato y cumplir con las obligaciones adquiridas.	Mensual

						parte del supervisor.
5	Ejecució n	Operaci onales	Disponibilidad del equipo humano idóneo en el momento oportuno.	Retrasos en el cumplimien to del contrato por no contar con el equipo humano requerido para la ejecución de las actividades complemen tarias del contrato	Contratista	Acompaña miento por parte de la supervisión del contrato para identificar con antelación situaciones que puedan derivar en el riesgo identificado	NO	Contratista	Verificación del seguimiento al avance del trabajo por parte del supervisor del contrato.	Cuando haya lugar a ello.
6	Ejecució n	Contract ual	Incumplimient o de las obligaciones del contrato	Incumplimi ento y demoras en la ejecución del contrato	Contratista	Acompaña miento por parte de la supervisión del contrato para identificar con antelación situaciones que puedan derivar en el riesgo identificado Afectación de pólizas que amparen el contrato	NO	Contratista	Realizar verificación y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones.	Cuando haya lugar a ello.
7	Ejecució n	Contract ual	Incumplimient o de las especificacion es técnicas	Cuando el contratista ejecuta el objeto contractual sin observanci a integral de las normas consignada s en los documento s precontract uales y el contrato con sus especificaci ones técnicas.	Contratista	Acompaña miento por parte de la supervisión del contrato para identificar con antelación situaciones que puedan derivar en el riesgo identificado Afectación de pólizas que amparen el contrato	NO	Contratista	Realizar verificación y seguimiento del cumplimiento de las especificacione s.	Cuando haya lugar a ello.
8	Ejecució n	Contract ual	Demora en la entrega de los elementos indicados en las especificacion es técnicas	Cuando el contratista dentro de la ejecución del contrato no entrega los elementos dentro del tiempo establecido para ello	Contratista	Acompaña miento por parte de la supervisión del contrato para identificar con antelación situaciones que puedan derivar en el riesgo identificado Afectación de pólizas	NO	Contratista	Realizar verificación y seguimiento del cumplimiento del plazo contractual	Cuando haya lugar a ello.

						que amparen el contrato
9	Ejecució n	Económi co	Atraso en el cumplimiento de la forma de pago pactada	Cuando el contratante demore el pago establecido en el contrato	Contratante	Planeación adecuada en el manejo del presupuest o.	NO	Contratante	Verificación y control para el pago por parte del supervisor del contrato.	Cuando haya lugar a ello.

GARANTÍAS

De conformidad con lo establecido en el numeral 6.1.3 del Acuerdo 001 del 16 xx xxxxx de 2021 que reza:

“La modalidad, loa amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato se determinarán teniendo en cuenta en cada caso: la naturaleza del contrato, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes” (cursiva y subrayado fuera del texto original)

En consecuencia, de lo anterior la empresa requiere que el contratista presente las siguientes pólizas con sus respectivos amparos, montos y vigencias:

AMPAROS EXIGIBLES	MONTO Y VIGENCIA
GARANTÍA ÚNICA
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato	Por el 10% del valor del contrato y vigencia igual al plazo del contrato más seis (6) meses.
Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y aportes parafiscales	Por el 10% del valor del contrato y vigencia igual al plazo del contrato más tres (3) años a partir de la terminación del contrato.
Calidad de los bienes	Por el 10% del valor total del contrato y vigencia igual al plazo contractual.
Calidad del servicio	Por el 10% del valor total del contrato y vigencia igual al plazo contractual.

(Este ítem lo revisa el componente jurídico para determinar que pólizas aplican)

10. SUPERVISIÓN

Con el fin de proteger la moralidad, prevenir actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual, la supervisión de este contrato estará a cargo del XXXXX, quien deberá controlar su correcta ejecución y cumplimiento.

(Revisar a cargo de cual Xxxxxxxxxxx queda la supervisión del contrato)

XXXXXXXXX

Subgerente XXXXX

Proyectó: QUIEN REALIZA EL ESTUDIO PREVIO

Revisó: Supervisor