ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 05/11/2014
ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) | Fecha | 05/11/2014 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Prestar el servicio de recolección, transporte (terrestre o aéreo) y entrega de mercancías entre la Sede de la Dirección General del ICBF, Sedes Regionales y Centros Zonales a nivel nacional.
2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)
78000000 Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo 78100000 Transporte de correo y carga
78101500 Transporte de carga aérea 78101501 Transporte nacional aéreo de carga 78101601 Servicios de transporte en furgones 78101604 Vehículos de servicios
78101800 Transporte de carga por carretera
78101801 Servicios de transporte de carga por carretera (en camión) en área local 78101802 Servicios transporte de carga por carretera (en camión) a nivel regional y nacional 78101904 Transporte aéreo a carretera (por camión)
3. UNIDAD DE MEDIDA
El servicio prestado estará medido por kilo de mercancía transportada.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
El contrato que se suscriba tiene como fin prestar al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en adelante ICBF, el servicio de transporte de carga desde y hacia la Sede de la Dirección General, las Sedes Regionales y sus Centros Zonales con cobertura de todo el territorio nacional de Colombia.
5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
Para la prestación del servicio de transporte se debe cumplir con lo dispuesto en el Decreto 2663 de 2008 y demás normas concordantes con las cuales se adoptan medidas para el transporte de carga en Colombia, entre las cuales se encuentran el decreto 174 de 2001 y Ley 792 de 2002 Código Nacional de Tránsito Terrestre.
6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
Para la celebración del contrato de transporte, el contratista deberá contar como mínimo con las siguientes condiciones:
6.1 LUGARES Y DESTINOS DÓNDE SE PRESTARÁ EL SERVICIO:
Los lugares y destinos donde se prestará el servicio de transporte de carga se describen en el anexo No.1 del presente documento “PUNTOS DE ENTREGA - CENTROS DE COSTOS” Nota: En caso que la Entidad requiera el transporte de carga desde y/o hacia un lugar distinto a los establecidos en el Anexo No.1, se llevará a cabo el procedimiento descrito en el numeral 6.9 del presente documento.
6.2 CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SERVICIO A PRESTAR:
El ICBF requiere el transporte de bienes y/o mercancías (tales como material didáctico, equipos de cómputo, muebles y enseres, entre otros) propiedad de la Entidad, desde y hacia cualquier dependencia (Sede de la Dirección General, Sedes Regionales y Centros Zonales) en todo el territorio nacional de Colombia.
Esta distribución requiere del servicio de transporte aéreo y/o terrestre que permita garantizar la entrega de insumos. Por lo tanto, el transporte se efectuará de acuerdo con las siguientes características generales:
• Terrestre: El contratista deberá garantizar el transporte vía terrestre, en la modalidad de expreso, sin superar las cuarenta y ocho (48) horas a partir del momento de recoger la mercancia desde y hacia cualquier destino, en vehículos adecuados de acuerdo con las características de los elementos a transportar (material didáctico, equipos de cómputo, muebles y enseres entre otros), sujeto disponibilidad, cupo de carga y transitabilidad vial.
• Trasporte terrestre dedicado: Este tipo de transporte se requiere de manera esporadica y se notificará al contratista de la solicitud con al menos un (1) día de anticipación. El pago de este servicio se realizará de acuerdo al cupo total solicitado por el ICBF.
• Aéreo: Cuando el ICBF lo requiera y en caso que el contratista no pueda realizar el transporte terrestre en las condiciones indicadas anteriormente, deberá garantizar la prestación del servicio de transporte vía aérea para la distribución de los insumos a los departamentos, sin superar las venticuatro (24) horas a partir del momento de recoger la mercancia desde y hacia cualquier destino. La empresa que se encargue del transporte aéreo de mercancías debe estar autorizada, para prestar el servicio, por parte de la Aerocivil.
Para el efecto, y en caso que el contratista no cuente con habilitación para prestar el servicio de transporte aéreo de carga, deberá presentar el contrato vigente de los vinculos contractuales con empresas de transporte aéreo de carga, autorizadas por Aerocivil, las que se encargarán de transportar los insumos hasta la ciudad de destino, vía aérea. De todas formas, es responsabilidad del contratista, entregar la mercancía de manera oportuna y en condiciones óptimas en el lugar de destino requerido.
6.3 PARQUE AUTOMOTOR DESTINADO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El contratista debe estar en capacidad de ofrecer vehículos de carga que cumplan con toda la normatividad y requisitos establecidos en el Decreto No.173 de febrero 5 de 2001, por el cual se reglamenta el servicio de transporte terrestre automotor de carga y demás normas que lo complementen o regulen.
El contratista deberá presentar en su propuesta una relación de mínimo 15 vehículos, los cuales podrán ser de su propiedad, en calidad de arrendamiento-leasing o que se demuestre la celebración del contrato de vinculación.
Para cada vehículo deberá presentar copia de la tarjeta de propiedad, contrato de leasing y/o certificación de afiliación o documento que demuestre la vinculación a la empresa del contratista.”
Los vehículos presentados en la propuesta deben cumplir con las siguientes características:
• Deben ser de modelos 2007 en adelante.
• Deben ser camiones tipo furgón.
• Con capacidad mínima de 2 toneladas en adelante.
• Los vehículos presentados deben poseer mecanismos de control y seguimiento en ruta mediante sistemas de comunicación (Avantel y/o Telefonía celular y/o red de radiofrecuencia), para lo cual se debe presentar certificación firmada por el representante legal y copia del contrato vigente con el operador del servicio.
Se debe presentar una relación de los vehículos que contenga por lo menos la siguiente información: marca de vehículo, tipo, modelo, placas y capacidad de carga. El ICBF requiere la presentación de las copias de las tarjetas de propiedad de los vehículos, del Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), del SOAT vigente y copia de la licencia para el transporte de mercancías expedida por el Ministerio de Transporte.
6.4 SOSTENIBILIDAD DE PRECIOS
1. El contratista debe prever y manifestar en forma expresa que durante la vigencia del contrato mantendrá los precios presentados en su oferta económica, incluso para las adiciones que se llegaren a suscribir. El compromiso del contratista se hará constar en la carta de presentación de la propuesta.
6.5 INSTALACIONES
El contratista debe contar con una bodega de su propiedad de más de 1.200 metros cuadrados, en Bogotá o zonas aledañas en caso que se necesite para el almacenamiento y alistamiento de mercancías, para esto debe adjuntar su respectivo certificado de libertad que lo acredite. La bodega no será de uso exclusivo del ICBF y solo se utilizará en el caso que sea requerido por el supervisor del contrato.
6.6 SOFTWARE DE RASTREO DE GUIAS
El contratista debe contar con un software que podrá ser o no de su propiedad, que permita acceder al rastreo de las guías o despachos para conocer en tiempo real la ubicación de la carga y realizar seguimiento hasta su destino final, el rastreo de la guía se hará a través de la página web de la empresa. Para validar lo anterior, el contratista debe presentar dentro de su propuesta, certificación suscrita por el representante legal en la cual garantice que cuenta con un software de rastreo de guías el cual debe contener como mínimo las siguientes especificaciones:
1. Facilidad de ser consultado a través del portal web de la compañía, el cual debe ser informado por el contratista en la certificación que se expida.
2. La consulta de la trazabilidad de los envíos podrá realizarse solamente con ingresar el número de la guía o consecutivo de despacho.
3. La consulta debe permitir mostrar los resultados en medio magnético, medio impreso y por pantalla, con la siguiente información como mínimo:
• Fecha y hora de envío
• Ciudad de origen o de envío
• Dirección origen
• Nombre Remitente
• Ciudad destino
• Nombre Destinatarios
• Dirección destinatario
• Estado actual , fecha y hora de entrega
• Número de elementos o piezas enviadas
• Resumen de trazabilidad por fecha y hora indicando el movimiento de la mercancía hasta su destino final, el cual podrá ser consultado en cualquier momento una vez iniciado el recorrido.
Nota: Adjuntar registro de soporte Lógico Software del ente que lo expide.
6.7 CUBRIMIENTO NACIONAL OFICINAS: (establecimiento comercial, sucursales o agencias)
El contratista debe contar como mínimo con 32 agencias, sucursales o establecimientos comerciales, en ciudades capitales de departamento (como mínimo una por ciudad capital), para garantizar el control y la entrega xx xxxxx y demás productos. Para lo anterior, el contratista deberá adjuntar certificado expedido por la Cámara de Comercio de cada ciudad relacionada sobre la existencia de las mismas.
6.8 COORDINADOR DE TRANSPORTE
El contratista deberá disponer de un coordinador de transporte, quien garantizará el control y seguimiento de los despachos realizados y suministrará la información de manera oportuna de acuerdo a los requerimientos realizados por el supervisor del contrato. Para lo anterior, se
tendrá comunicación vía correo electrónico y telefónica permanentemente de lunes a viernes entre las 8 am y las 8 pm. El compromiso del contratista se hará constar en la carta de presentación de la propuesta.
6.9 PROCEDIMIENTO PARA FIJAR PRECIOS NO PREVISTOS:
En el evento en que el ICBF requiera durante la ejecución del contrato un traslado no previsto en el anexo denominado “Puntos de entrega-Centros de Costos” y que sea necesario para el normal funcionamiento de la entidad, se aplicará el siguiente procedimiento:
(i) El contratista a solicitud del supervisor del contrato, xxxxxxxx el traslado solicitado, detallando: especificaciones, vehículo y número de auxiliares de carga que se enviarán.
(ii) El ICBF a través del supervisor del contrato, consultará los precios indicativos xxx xxxxxxx y solicitará mínimo dos (2) cotizaciones de transportadores idóneos con el fin de realizar un estudio comparativo y establecer el precio mínimo. Si el valor ofertado por el contratista es superior de los precios promedio xx xxxxxxx, el contratista deberá transportar al precio de acuerdo a las cotizaciones que le suministrará el ICBF.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
7.1. Obligaciones específicas
7.1.1 Prestar el servicio de transporte de los bienes y/o mercancías, desde la Sede Nacional, Sedes Regionales y Centros Zonales del ICBF a los destinos del territorio nacional, previo requerimiento del servicio efectuado por el supervisor del contrato, quien comunicará previamente las direcciones y nombres de las personas a quienes se debe hacer la entrega, así como las especificaciones y características de los bienes transportados.
7.1.2 El contratista recogerá los bienes y/o mercancías de propiedad del ICBF en los municipios de origen y los ubicará en los municipios de destino que solicite el supervisor del contrato, en el menor tiempo posible, adoptando las medidas necesarias para que los bienes se transporten en forma segura y cuidadosa, garantizando con ello que los mismos se reciban en perfectas condiciones.
7.1.3 Efectuar la entrega de los bienes transportados, a cualquier municipio o capital de departamento, dentro de los tiempos de entrega establecidos los cuales no podrán ser superiores a 24 horas cuando el transporte se realice por vía aérea y 48 horas si se realiza por vía terrestre.
7.1.4 Cumplir con el transporte de los bienes en los vehículos indicados en su propuesta y bajo las mismas características técnicas.
7.1.5 Responder ante el ICBF por el valor comercial de los bienes transportados en caso de presentarse pérdida, daño o deterioro de los mismos.
7.1.6 Garantizar el servicio de transporte de lunes a viernes en horario de oficina. Estará contemplada la prestación excepcional del servicio los días xxxxxxx, xxxxxxxx y/o festivos, de acuerdo con las necesidades del servicio y con la expresa autorización del supervisor del contrato.
7.1.7 Mantener las condiciones de transporte de los bienes, mercancías y demás elementos, de acuerdo con la normatividad vigente e informar sobre cualquier situación que altere la habilitación otorgada a la empresa por parte del órgano competente.
7.1.8 Asumir por su cuenta y riesgo los gastos de bodegaje de los bienes o elementos transportados en caso de ser necesario.
7.1.9 Mantener las tarifas propuestas durante toda la ejecución del contrato.
7.1.10 La carga y descarga de los elementos, bienes y/o mercancías a transportar estará a cargo del contratista, quien dispondrá del equipo y personal necesario.
7.1.11 El transportador, al momento de recoger la carga, se obliga a diligenciar en su totalidad la guía de transporte, en la cual debe estar discriminado el peso en kilos del envío y el valor declarado de la mercancía y tipo de mercancía.
7.1.12 Una vez suscrito y legalizado el contrato debe presentar copia de la póliza de transporte, de conformidad con lo establecido en el Artículo 994 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 17 del Decreto 73 de 2001 y certificación expedida por el Representante Legal donde conste que la mercancía transportada para el ICBF, se encuentra amparada por la misma.
7.1.13 Presentar al ICBF los recibos de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en pensiones y ARP de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA e ICBF).
7.1.14 Garantizar, a través de su Coordinador de Transporte, el control y seguimiento de los despachos realizados, quien debe suministrar oportunamente la información que se le requiera, de acuerdo a los requerimientos del supervisor del contrato.
7.1.15 Prestar el servicio de transprote dedicado (cupo completo) garantizando que una vez que el ICBF requiera el transporte de mercancía haciendo uso del cupo total del camión se deberá facturar de esta manera y no por la sumatoria de los kilos.
7.1.16 Presentar un informe mensualizado y un informe final del consumo o de la facturación que se genere durante la ejecución del contrato, en donde se discrimine: fecha de envío, ciudad origen, ciudad destino, modalidad de transporte, kilos transportados, tarifa aplicada, valor del envío, fecha entrega.
7.1.17 Mantener vigente y en funcionamiento durante toda la ejecución del contrato, el software de rastreo de guías, el cual debe estar disponible tiempo completo en la página web del contratista.
7.1.18 Garantizar a través del coordinador de transporte el control y seguimiento de los despachos realizados, quien suministrará la información de manera oportuna de acuerdo a los requerimientos del supervisor del contrato.
7.1.19 Cumplir con las demás instrucciones que se deriven o tengan relación con la naturaleza del objeto contractual y que le sean impartidas por el supervisor del contrato.
7.2 Obligaciones generales
7.2.1 Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.
7.2.2 Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.
7.2.3 Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.
7.2.4 Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.
7.2.5 Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.
7.2.6 Mantener los precios presentados en la oferta o resultantes del proceso durante el tiempo de la ejecución del contrato.
7.2.7 Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.
7.2.8 Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.
7.2.9 Suscribir el acta de liquidación del contrato.
7.2.10 Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.
7.3 Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión
7.3.1 Para el Eje de Seguridad y Salud Ocupacional
7.3.1.1 Todo el personal del contratista deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.
7.3.1.2 Suministrar a sus trabajadores todos los Elementos de Protección Personal requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de los trabajos. En caso de deterioro o daño el remplazo deberá hacerse de forma inmediata.
7.3.1.3 Es responsabilidad del contratista garantizar las condiciones de seguridad de su personal, así como de los equipos propios o de la empresa; para esto deberá disponer de procedimientos estandarizados para las actividades de alto riesgo y garantizar mecanismos verificables de control operativo.
7.3.1.4 El contratista es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Se tendrá como lugar de ejecución del contrato la totalidad del territorio nacional de Colombia y para efectos de seguimiento y control, como para efectos legales, la supervisión se desarrollará en la ciudad de Bogotá.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución del contrato será a partir de la legalización del mismo y hasta el 30 de noviembre de 2015 o hasta agotar los recursos, lo que primero ocurra.
10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor resultante de la adjudicación, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados a la prestación del servicio, el IVA y demás impuestos xx xxx.
El ICBF cancelará al contratista el valor del contrato en moneda legal colombiana, en mensualidades vencidas de acuerdo con los servicios efectivamente prestados. Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
El último pago, correspondiente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, se sujetará a la entrega por parte del contratista al supervisor del mismo, de la documentación necesaria para adelantar el proceso de liquidación, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad.
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
11. ANEXOS
Anexo No.1 - Puntos de entrega - Centros de costos
12. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
Elaboró | Xxxxxx | Aprobó |
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Profesional Grupo Gestión de Bienes | Xxxxxx X. Xxxxxxxxx X. Xxxxxxxxxxx Grupo Gestión de Bienes | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Directora Administrativa |