Contract
A continuación, presento el estudio de conveniencia y necesidad requerido conforme a lo dispuesto por los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80/93 (modificado por el art. 87 de la ley 1474 de 2011) y el 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, para adelantar un proceso de selección y la consecuente celebración del contrato requerido.
1. ANÁLISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE
PRETENDE SATISFACER:
Para la Secretaría Distrital es conveniente la celebración de un contrato con el objeto abajo registrado porque:
Para la Secretaría Distrital de Hacienda es conveniente la celebración de un contrato con el objeto citado, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, conforme con lo establecido en el Decreto 1499 de 2017 mediante el cual se actualiza el MIPG, que es de obligatoria adopción por parte de los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. Así mismo, estas labores de implementación y uso de herramientas tecnológicas para la administración del Sistema de Gestión en la SDH contribuyen a la aplicación del Decreto Distrital 221 de 2023, por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital.
Por otra parte, la ejecución del objeto y sus obligaciones especiales le permitirá a la Entidad robustecer su política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos, contribuyendo de esta manera a mejorar el desempeño institucional y la valoración (Índice de Desempeño Institucional) que sobre éste hace la herramienta de reporte de avances de la gestión - Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) y a la sostenibilidad de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Entidad, bajo los estándares de la norma ISO 9001:2015.
Teniendo en cuenta lo anterior, los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, la estructura de gestión por procesos de la entidad, la modernización tecnológica de la entidad, la adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y la implementación del software para la administración del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la modalidad de Software as a Service (SaaS) mediante contrato 210533 de la vigencia 2021 y renovado en la vigencia 2022; se requiere dar continuidad al licenciamiento de la herramienta tecnológica Suite Visión Empresarial (SVE), con el fin de que la SDH mantenga en operación las mejoras implementadas.
Esta herramienta tecnológica permite fortalecer el seguimiento al desempeño de los procesos, a través de la gestión y consulta del estado de objetivos estratégicos, indicadores, planes de acción, acciones de mejora, resultados de auditorías y salidas no conformes; acopiando información adecuada para la toma oportuna de decisiones, de manera que se implementen acciones tendientes a mejorar la prestación de productos y servicios a los grupos de valor.
Esta contratación se enmarca en el Plan Distrital de Desarrollo “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI” en el proyecto de inversión: 7609 “Fortalecimiento de la gestión y desempeño de la Secretaría Distrital de Hacienda Bogotá”, Meta 2. Implementar 2 herramientas para la apropiación de las estrategias de optimización de la planeación institucional y el seguimiento al desempeño y la Actividad “2.2 Implementar la herramienta de administración del sistema de gestión”. En este sentido, la necesidad concreta que tiene la Secretaría Distrital de Hacienda consiste en contar con una herramienta tecnológica que permita la administración, organización, gestión y control efectivo y seguro del Sistema de Gestión de la Entidad.
En caso de no realizar la contratación, se puede ver afectado el cumplimiento de las metas definidas en el proyecto de inversión No. 7609 - Fortalecimiento de la gestión y desempeño de la Secretaría Distrital de Hacienda Bogotá y el
cumplimiento de las metas asociadas. Esta contratación se encuentra incluida en el Plan Anual de Adquisiciones 2023 - Solicitud de Pedido 1000002561.
La contratación del software en las vigencias 2021 y 2022 se realizó a través del Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020 (Proceso No. CCE-116-IAD-2020) para la adquisición de software por catálogo, el cual se encuentra vigente, con una fecha máxima para colocar órdenes de compra al 24 de noviembre de 2023 y una vigencia máxima para ejecutar las órdenes de compra hasta el 24 xx xxxx de 2024.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACOINES ESENCIALES. (incluye las autorizaciones,
permisos y licencias requeridos para su ejecución, cuando se requiera)
2.1. OBJETO:
Provisión de un software para la administración del Sistema de Gestión y servicios de implementación.
2.2. ALCANCE DEL OBJETO:
En el marco del objeto citado se espera contratar los siguientes bienes y servicios:
a)Software: Licencia de Software as a Service (SaaS), correspondientes a los siguientes elementos del catálogo del Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020 (Proceso No. CCE-116-IAD-2020):
Código matriz Colombia Compra Eficiente: SUS-SVE-03
Nombre Producto: Suscripción anual SaaS SVE Gestión de Calidad Unidad de Medida: Licencia primeros 10 usuarios nombrados Cantidad: 01
Código matriz Colombia Compra Eficiente: SUS-SVE-04
Nombre Producto: Suscripción anual SaaS SVE Gestión de Calidad - usuario adicional
Unidad de Medida: Licencia usuario nombrado adicional
Cantidad: 190
b)Servicios profesionales de implementación: Configuración técnica y personalización del software contratado, así como la trasferencia de conocimiento al personal funcional, técnico y operativo que administra y opera la solución tecnológica, correspondientes al siguiente elemento del Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020 (Proceso No. CCE- 116-IAD-2020):
Código matriz Colombia Compra Eficiente: CON-SVE-09 Nombre Producto: Capacitación y Configuración para usuarios Unidad de Medida: Paquete de 4 horas
Cantidad: 10
2.3 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA:
1. Cumplir lo previsto en las disposiciones de las especificaciones esenciales, así como en la propuesta presentada.
2. Acatar la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales establecidas por el Gobierno Nacional y Distrital, y demás disposiciones pertinentes.
3. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social., salud, pensiones y aportes parafiscales, cuando haya lugar, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, en la Ley 1122 de 2007, Decreto 1703 de 2002, Decreto 510 del 5 xx xxxxx de 2003, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1562 de 2012 y demás normas que las adicionen, complementen o modifiquen.
4. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que se le entregue la copia del contrato y las instrucciones para su legalización, deberá constituir las garantías pactadas en el contrato si a ello hubiere lugar y presentarlas en la Secretaria Distrital de Hacienda. En el evento que las garantías (pólizas) requieran modificación, las mismas deberán presentarse dentro de los dos (2) días siguientes a su devolución.
5. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía, al interventor del contrato.
6. Guardar total reserva de la información que por razón del servicio y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C. y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.
7. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta La Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá,
D.C por conducto de los supervisores o interventores del contrato.
2.4. OBLIGACIONES ESPECIALES:
Dar estricto cumplimiento a las condiciones y obligaciones establecidas en el Instrumento de Agregación de la Demanda CCE-139-IAD-2020 (Proceso No. CCE-116-IAD-2020) especialmente, para los Productos de Software por Catálogo que a su vez incluye el Catálogo del Contrato, mediante los cuales se determinan los requerimientos para la ejecución del objeto contractual.
Garantizar el acceso a los siguientes módulos, en las condiciones de configuración y parametrización que fueron entregadas en la implementación de la herramienta tecnológica realizada a través del contrato 210533 de 2021 y renovada en la vigencia 2022.
MÓDULO: DOCUMENTOS (DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN) MÓDULO: INDICADORES (MEDICIÓN)
MÓDULO: VERIFICACIONES (AUDITORÍA)
MÓDULO: MEJORA (ACCIONES DEL SG – PLANES DE MEJORAMIENTO – SALIDAS NO CONFORMES) MÓDULO: PRESENTACIONES
MÓDULO: REUNIONES
RESULTADOS ESPERADOS
Producto | Volumen |
Licenciamiento de Software as a Service (suscripción) | 200 usuarios |
Transferencia de conocimiento, configuración y personalización | 40 horas |
2.5. PLAZO:
Sec. Distrital de Hacienda : 7 Mes(es)Para la Secretaría Distrital de Hacienda es imprescindible ejecutar la presente contratación en el tiempo estipulado; para los ítems relacionados con la configuración y personalización de la solución tecnológica la ejecución de horas de consultoría con proveedor se realiza de acuerdo con la demanda de requerimientos de ajustes en el sistema, lo cuales se desarrollan durante el tiempo de ejecución del contrato. Esto con el fin de garantizar el cumplimiento del objeto contractual con altos estándares de calidad, lo que conllevará a la constitución de reservas presupuestales por este concepto.
2.6. PRESUPUESTO ESTIMADO:
El presupuesto estimado del presente proceso, incluidos costos directos e indirectos, impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional y/o distrital, es la suma de: SESENTA Y SIETE MILLONES TREINTA Y NUEVE MIL PESOS M/CTE ($67.039.000)
2.7. FORMA DE PAGO:
Conforme con la definido en el Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020 para cada uno de los elementos requeridos por la entidad, los cuales se encuentran citados en el alcance del objeto.
Un primer pago correspondiente al 100% del valor de la licencia de Software as a Service por el tiempo contratado, de conformidad con la oferta económica presentada por el oferente a través de la plataforma de la Tienda Virtual del Estado Colombiano - TVCE, previa presentación de la factura de cobro y recibo a satisfacción por parte del supervisor del soporte de la activación y habilitación de los servicios de suscripción. Este pago se justifica en atención a que el valor corresponde a la entrega del licenciamiento y no por el plazo de ejecución.
Pagos mensuales por servicios efectivamente prestados correspondientes a la configuración y personalización del sistema, previa validación de pruebas de funcionamiento exitosas y recibo a satisfacción por parte del supervisor.
Los pagos se efectuarán dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación en la Subdirección Administrativa Financiera de la certificación de cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones expedidas por el supervisor del contrato, acompañada de los respectivos recibos de pago por concepto de aportes al Sistema General de Salud, Pensión y Riesgos Laborales. Los pagos se efectuarán a través del sistema SAP en la cuenta de ahorros o corriente de la entidad financiera que indique el contratista, de la cual sea titular éste. Sin perjuicio de lo anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de la contraprestación pactada.
2.8. SITIO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
Instalaciones de la Secretaría Distrital de Hacienda
2.9. CLÁUSULAS SANCIONATORIAS Y COSTOS A CARGO DEL CONTRATISTA:
El proponente deberá tener en cuenta que el contrato incluirá cláusula de multas, cláusula penal pecuniaria, cláusulas excepcionales de ser procedentes. Igualmente, deberá asumir los costos de expedición de la garantía única si esta llegare a exigirse, así como todos los impuestos, tasas y contribuciones del orden nacional y distrital que gravan los contratos estatales.
2.10. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR:
El Supervisor o Interventor (según corresponda) además de las funciones establecidas en la guía para el ejercicio de las funciones de supervisión y obligaciones de la interventoría, 115G-03 tendrá las siguientes:
1. Dar a conocer al Contratista para la suscripción del acta de inicio la Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión y Obligaciones de Interventoría del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Cumplir con las obligaciones establecidas en la Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión y Obligaciones de Interventoría del Sistema de Gestión de Calidad.
3. Proyectar y suscribir el acta de inicio y de liquidación del contrato.
4. Controlar que los recursos asignados se ejecuten de acuerdo con lo pactado en el contrato.
5. Verificar el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003 y demás normas concordantes.
6. Ejecutar las facultades y cumplir los deberes establecidos en la Ley 1474 de 2011.
7. Suministrar la información necesaria para la prestación del servicio.
8. Aprobar los resultados esperados por parte del Contratista.
9. Aprobar los informes que sobre la ejecución del contrato presente el Contratista.
10. Las demás que se deriven del ejercicio de la supervisión.
3. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN Y SU JUSTIFICACIOìN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS.
A continuación, se presenta el fundamento de la modalidad de selección elegida:
CONTRATACIÓN DIRECTA:
La modalidad de contratación aplicable en el presente proceso de selección es la de Contratación Directa.
Los instrumentos de agregación de demanda son un mecanismo previsto por la ley para que las Entidades Estatales sumen sus necesidades y actúen en forma coordinada en el mercado para obtener eficiencia en el gasto y un mejor provecho de los recursos públicos.
La Ley 1150 de 2007 establece que en la selección abreviada para adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes las Entidades Estatales pueden usar instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de
Acuerdos Marco. Las Entidades Estatales pueden adherirse a los demás instrumentos de agregación de demanda para adquirir los bienes y servicios ofrecidos en los catálogos de estos.
Una vez verificada la Tienda Virtual del Estado Colombiano, se encuentra que existe el Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020 cuyo objeto consiste en: El objeto del Instrumento de Agregación de Demanda es establecer:
(i) las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda; (ii) las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; (iii) las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo por parte de los Proveedores vinculados; (iv) las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo por parte de la Entidad Compradora; y (v) las condiciones para el pago del Software por Catálogo por parte de las Entidades Compradoras.
Revisado el Instrumento de Agregación de Demanda CC-139-AID-2020, se considera que las necesidades descritas en el presente estudio previo se pueden satisfacer a través de este mecanismo.
Dicho Instrumento de Agregación por Demanda CCE-139-IAD-2020, tiene una vigencia para colocar órdenes de compra hasta el 24 de noviembre de 2023 y para ejecutarlas hasta el 24 xx xxxx de 2024, por lo cual el plazo de ejecución de siete
(7) meses del presente proceso de contratación cumple con dichos parámetros.
Por último, la presente contratación tendrá en cuenta los análisis realizados por La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- dentro del Proceso de Contratación CCE-116-IAD-2020, para seleccionar a través de la modalidad de contratación directa (Instrumento de Agregación de Demanda) a los Proveedores de un Instrumento de Agregación de Demanda para la Adquisición de Software por Catálogo.
4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:
4.1 VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA RESPECTIVA CONTRATACIÓN, ASÍ COMO SU MONTO Y EL DE POSIBLES COSTOS ASOCIADOS AL MISMO:
Para la Secretaría Distrital de Hacienda es conveniente la celebración de un contrato con el objeto citado, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, conforme con lo establecido en el Decreto 1499 de 2017 mediante el cual se actualiza el MIPG, que es de obligatoria adopción por parte de los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. Así mismo, estas labores de implementación y uso de herramientas tecnológicas para la administración del Sistema de Gestión en la SDH contribuyen a la aplicación del Decreto Distrital 221 de 2023, por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital.
Por otra parte, la ejecución del objeto y sus obligaciones especiales le permitirá a la Entidad robustecer su política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos, contribuyendo de esta manera a mejorar el desempeño institucional y la valoración (Índice de Desempeño Institucional) que sobre éste hace la herramienta de reporte de avances de la gestión - Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) y a la sostenibilidad de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Entidad, bajo los estándares de la norma ISO 9001:2015.
METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS
Teniendo en cuenta lo anterior, los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, la estructura de gestión por procesos de la entidad, la modernización tecnológica de la entidad, la adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y la implementación del software para la administración del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la modalidad de Software
as a Service (SaaS) mediante contrato 210533 de la vigencia 2021 y renovado en la vigencia 2022; se requiere dar continuidad al licenciamiento de la herramienta tecnológica Suite Visión Empresarial (SVE), con el fin de que la SDH mantenga en operación las mejoras implementadas.
Dada la necesidad de los requerimientos precitados se recurrió a la utilización de los acuerdos xxxxxx de precios e instrumentos de agregación de demanda dentro del siguiente contexto.
Desde la expedición de la ley 1150 de 2007 el Estado puede utilizar AMP - Acuerdos Xxxxx xx Xxxxxxx, entendido este como un contrato entre Colombia Compra Eficiente, como representante de los compradores públicos y uno o más proveedores para adquirir bienes, obras o servicios que pueden ser estandarizados
Los Acuerdos Xxxxx son un tipo de IAD - Instrumento de Agregación de Demanda, donde se convoca al público en general a través de una licitación pública de bienes o servicios de características técnicas uniformes. Sin embargo, es importante aclarar que las Entidades Estatales adquieren los bienes, obras o servicios objeto de los Acuerdos Marco bajo la modalidad de selección abreviada en una operación en la que solamente participan los Proveedores seleccionados en la licitación pública.
Los IAD - instrumentos de agregación de demanda son un mecanismo previsto por la ley para que las Entidades Estatales sumen sus necesidades y actúen en forma coordinada en el mercado para obtener eficiencia en el gasto y un mejor provecho de los recursos públicos.
De otra parte, la demanda de bienes, obras o servicios de un Proveedor único puede ser agregada a través de un contrato suscrito bajo la modalidad de contratación directa, tanto en la Operación Principal como en la Operación Secundaria. Lo que busca este mecanismo es estandarizar las condiciones de adquisición, mejorar la posición de negociación y el precio final, y hacer más eficiente el Proceso de Contratación que deben adelantar las Entidades Estatales.
En la tienda virtual de la página web de Colombia Compra Eficiente, el software “Suite Visión Empresarial” se encuentra bajo la categoría de “Tecnología” en la opción de compras de “Software por Catálogo” encontramos bajo el Instrumento de Agregación por Demanda, número CCE-139-IAD-2020 cuya vigencia desde el 24 de febrero del 2020 hasta el 24 de noviembre de 2023, y actualmente en renovación dentro de los procesos normales de Colombia Compra eficiente para el software está bajo las condiciones del Instrumento de Agregación de Demanda, para comprar al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda de Software por catálogo (Minuta-Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020)
Todo esto en conjunto permitió encontrar al productor y titular de los derechos patrimoniales de la “Suite Visión Empresarial” la persona jurídica PENSEMOS S.A. identificada con el NIT: 804002893-6 que no se registra ningún otro tipo de modificación o nuevo registro de la obra distintas a las contenidas en el documento de registro en la Dirección nacional de Derechos de Autor. Otro elemento tenido en cuenta por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda sobre complementariedad y conexidad técnica entre el servicio de actualización y soporte técnico del software precitado, solamente lo puede ofrecer PENSEMOS S.A., en la medida que, hasta la fecha, solamente ellos pueden empaquetar ambos servicios, razón por la cual presentaron propuesta de cotización de los servicios requeridos.
La firma Pensemos S.A. ofrece un desarrollo de software que cumple con los requerimientos de las SDH - Secretaría Distrital de Hacienda, software denominado “Suite Visión Empresarial”. Para esta contratación directa se surtieron todos los pasos requeridos en la plataforma de Colombia Compra Eficiente opción “Tienda Virtual”,
1.- Primero Diligenciar el formato de justificación (Ver Anexo 1 – Presupuesto)
2.- Diligenciar la Solicitud de Cotización – Software de Fabricantes (Ver Anexo 2 – Presupuesto) 3.- Realizar Cotización (Ver Anexo 3 – Presupuesto)
Donde se cotizaron los siguientes elementos requeridos por la SDH - Secretaría Distrital de Hacienda. SUS-SVE-03,,Suscripción anual SaaS SVE Gestión de Calidad,,
SUS-SVE-04,,Suscripción anual SaaS SVE Gestión de Calidad - usuario adicional CON-SVE-09,,Capacitación y Configuración para usuarios
La cotización inicial de simulación arrojo los siguientes precios de referencia:
VER CUADRO COTIZACIÓN DE SIMULACIÓN
Para Finalmente en el cierre de la cotización, por parte de la Firma Pensemos, quedo de la siguiente forma: VER COTIZACIÓN FINAL - APROBADA POR PENSEMOS S.A.
Del cual se puede establecer los descuentos que se reflejan en la columna de “Descuento Adicional” calculados entre la
cotización o simulación inicial y el evento de cierre final de la cotización.
Con referencia al precio histórico de la anterior vigencia se puede afirmar lo siguiente:
VER PORCENTAJE INCREMENTO EN LOS PRECIOS UNITARIOS.
Tan solo se incrementaron los precios unitarios en lo referente a suscripción de las licencias en un 4% y del 2% de incremento en los demás componentes asociados a la prestación de los servicios asociados al uso y administración de este.
Con el análisis realizado se determina que el valor del presupuesto será la suma de: $67.039.000 para un plazo de cuatro
(7) meses. Desagregados de la siguiente manera:
1.- Para el servicio de alquiler de licencias de software la suma de $60.375.000
2.- Para servicios de soporte y administración de los componentes del sistema la suma de $6.664.000
CATEGORÍAS:
Valor de los bienes y servicios a contratar $67.039.000 Gastos rembolsables $0
MONEDA:
Costos en moneda extranjera $0
Costos en moneda nacional, pesos Colombianos COP $67.039.000
El total del presupuesto asignado al proceso será la suma de: $67.039.000 Este valor incluye la totalidad de los costos directos e indirectos, fijos y variables, tales como gastos de administración, impuestos, imprevistos, IVA si a ello hubiere lugar, tasas, contribuciones de carácter nacional y/o distrital legales (estampillas), margen de utilidad, prestaciones sociales y salarios del personal ofrecido, incluyendo los incrementos xxx xxxxxxx mínimo legal, los incrementos del IPC o TRM cuando aplique, y demás conceptos que el cumplimiento del respectivo contrato conlleve.
4.2 SOPORTE DE LOS CÁLCULOS DEL PRESUPUESTO DE LA CONTRATACIÓN A PRECIOS UNITARIOS
Para la consulta de los precios xxx xxxxxxx del objeto descrito a contratar en este proceso y dado que es una contratación directa, se realizó dando a conocer la necesidad al oferente seleccionado, las condiciones y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a contratar, como también, las condiciones esenciales de cotización. Todo lo anterior debido a que la situación particular del mismo, como propietario de los bienes y servicios a contratar solo es posible tener la oferta presentada por dicho oferente y que ella este dentro de los rangos admisibles de incremento de precios propios de la naturaleza de la adquisición sin desbordamiento de estos de forma inadecuada o desproporcional a la realidad xxx xxxxxxx y de la situación económica del país.
5. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE:
Según el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
Por consiguiente, por ser aplicable la causal señalada en el numeral 3 del presente estudio previo, se podrá contratar directamente con quien esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando se verifique que el futuro proveedor cumple con la idoneidad y experiencia solicitada por el área que requiere el servicio, y teniendo en cuenta los factores técnicos (calidad) y económicos (precio) establecidos por la Secretaría mediante el análisis del sector (artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015) y el estudio xxx xxxxxxx, se da aplicación a la modalidad de contratación directa según lo señalado en el artículo 2, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007.
6. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO
Se encuentra contenido en la Matriz de Análisis de Riesgo Contractual que se anexa al presente documento.
7. EL ANÁLISIS DE LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN: SÍ SE EXIGE GARANTÍA
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:
Para garantizar las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato a suscribirse, el contratista otorgará a favor de la Secretaría Distrital de Hacienda, una garantía que ampare:
CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: El principal riesgo que se puede presentar en la ejecución del objeto contractual es que el contratista no cumpla a cabalidad con las obligaciones establecidas en el contrato, para lo cual éste deberá constituir el amparo de Cumplimiento, este amparo debe constituirse a partir de la fecha de suscripción del contrato y debe cubrir a la Entidad de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.
CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES: El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes tiene por objeto cubrir a la entidad por los perjuicios imputables al contratista garantizado por los siguientes hechos: 1) La mala calidad o las deficiencias técnicas de los bienes o equipos suministrados por el contratista, de acuerdo con las
especificaciones técnicas establecidas en el contrato, y 2)El incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: La Secretaría Distrital de
Hacienda al responder solidariamente con el contratista frente al cumplimiento en el pago de salarios y prestaciones sociales del personal asignado al contrato, considera que un riesgo que se puede presentar en esta contratación es que el contratista no cumpla con dichas obligaciones.
De acuerdo con el análisis anterior la garantía debe cubrir los siguientes amparos:
Amparo
Cobertura
Vigencia
Cumplimiento del Contrato
Pago de Salarios, Prestaciones Sociales Legales e Indemnizaciones Laborales Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes
15% del Valor Total del Contrato 5% del Valor Total del Contrato 20% del Valor Total del Contrato
Vigente por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más.
Vigente por el término de ejecución del contrato y tres (3) años más.
Vigente por el término de ejecución del contrato y un (1) año más.
Las clases de garantías, los riesgos a amparar derivados del incumplimiento del contrato, el cubrimiento de otros riesgos y la suficiencia de la garantía están consagradas en los artículos 2.2.1.2.3.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015
7.1 CONTRATO DE SEGURO CONTENIDO EN UNA PÓLIZA:
7.2 SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL:
Entidad | Amparos Mínimos | COBERTURA RCE SMMLV O % | Cobertura Mínima |
No aplica |
7.3 SEGURO DE PROTECCIÓN DE LOS BIENES:
No aplica.
8. OTROS ASPECTOS PROPIOS DEL OBJETO CONTRACTUAL:
La matriz de riesgos del proceso de contratación se anexa a los estudios previos, tal y como se consagra en el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015. "La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente”.
115-F.46
V.10
9. CONSTANCIA SOBRE NO EXISTENCIA DE PLURALIDAD DE OFERENTES
Teniendo en cuenta la contratación realizada en la vigencia 2021 (contrato 210533), donde se implementó bajo la modalidad de Software as a Service – SaaS la herramienta tecnológica Suite Visión Empresarial - SVE, software desarrollado por la firma Pensemos S. A. para la administración de Sistemas de Gestión. Se requiere dar continuidad a la suscripción de este mismo software en la presente vigencia, toda vez que sobre este sistema se desarrollaron las configuraciones, parametrizaciones, personalizaciones y cargue de información propios del Sistema de Gestión de la SDH, así como la apropiación del conocimiento sobre el manejo de la herramienta.
Es importante precisar que la herramienta provista en la vigencia 2021 cumple con los requerimientos para la administración del Sistema de Gestión de la SDH, no obstante, dada la modalidad de adquisición SaaS se requiere renovar la suscripción con la finalidad de mantener en funcionamiento el sistema por un periodo de 7 meses más. Para la renovación de la suscripción se utilizará nuevamente el instrumento de agregación de demanda CCE-139-IAD-2020, así mismo contratar con un proveedor diferente implicaría para la SDH el cambio de software y por ende la pérdida de la inversión realizada con el contrato 210533 y la renovación mediante el contrato 220814.
10. ANÁLISIS DEL SECTOR (ARTÍCULO 2.2.1.1.1.6.1. DECRETO 1082 DE 2015):
La Secretaría Distrital de Hacienda hace constar que durante la etapa de Planeación se hizo el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de Análisis de Riesgo, así como el conocimiento de los posibles oferentes.
11. ALTERNATIVAS EN EL SECTOR (Aplica sólo para la causal de adquisición o arrendamiento de bienes inmuebles, según lo previsto en los artículos 2.2.1.2.1.4.10 y 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015)
No aplica.
12. RECOMENDACIÓN:
ÁREA DE ORIGEN
DIRECTOR DEL AREA DE ORIGEN
XXXXX XXXXXXXXX
Firmado digitalmente por
JULIO
Firmado digitalmente por
XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX
Nombre: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
XXXXX XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX
XXXXX XXXXXXXXX
Cargo: JEFE DE OFICINA ASESORA - OF. ASESORA DE
PLANEACION
Nombre: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Cargo: JEFE DE OFICINA ASESORA - OF. ASESORA DE PLANEACION
Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Secretaría Distrital de Hacienda, por consiguiente, se solicita adelantar el proceso contractual respectivo.
Elaboró: | Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx-XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX - PROFESIONAL ESPECIALIZADO - SUBD. ASUNTOS Firmado digitalmente por Xxxxxx Xxxxxxx CONTRACTUALES XXXXX XXXXXX Firmado digitalmente por XXXXX Xxxxx Xxxxxx XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXX Fecha: 2023.08.30 15:10:38 -05'00' |
Revisó: | |
Aprobó: | XXXXX XXXXXX XXXXX - SUBDIRECTOR TECNICO - SUBD. ASUNTOS CONTRACTUALES XXXXX XXXXXX XXXXX Firmado digitalmente xxx XXXXX XXXXXX XXXXX |