ACTA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA Y LIQUIDACIÓN DE COMUN ACUERDO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO No. DNDA 024 - 2016 SUSCRITO ENTRE LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS S.A.S. – CSA

ACTA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA Y LIQUIDACIÓN DE COMUN ACUERDO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO No. DNDA 024 - 2016 SUSCRITO ENTRE LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS S.A.S. – CSA

S.A.S. Y LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.

Entre los suscritos por una parte XXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX, mayor de edad, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., identificada con cedula de ciudadanía No 39.761.527 xx Xxxxxxxx, quien obra en nombre y representación legal de la sociedad COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS S.A.S., en

adelante CSA S.A.S., con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, con NIT. 830.080.727-9, constituida mediante Escritura Pública No. 0000003 de Notaría 61 de Bogotá D.C. del 3 de enero de 2001, inscrita ante la cámara de comercio de Bogotá el

11 de enero de 2001, quien para efectos de este contrato se denominará EL ARRENDADOR; y por otra parte XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX mayor de edad, identificada con la cédula de ciudadanía No. 52.709.625 de Bogotá, quien obra en su condición de Directora General de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR con NIT 800.185.929-2, nombrada mediante Decreto No. 656 del 21 xx xxxxx de 2017 y acta de posesión del 24 xx xxxxx de 2017, debidamente facultada para celebrar contratos de acuerdo con el Artículo 11 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y en concordancia con el Artículo 5° del Decreto 2041 de 1991 y Decreto 4835 de 2008, quien para efectos de este documento se denominará EL ARRENDATARIO, hemos convenido terminar anticipadamente y liquidar de mutuo acuerdo el Contrato de Arrendamiento No. DNDA 024-2016, previas las siguientes:

CONSIDERACIONES

PRIMERA. Que el 30 xx xxxxxx de 2016, LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS S.A.S. – CSA S.A.S. y la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

suscribieron el Contrato de Arrendamiento No. DNDA - 024 de 2016, cuyo objeto es el “arrendamiento de un espacio exclusivo de la bodega ubicada en la Xxxxxxx 00 Xx. 0- 00 xxx Xxxxxx Xxxxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, X.X., que cumpla con las especificaciones técnicas del Archivo General de la Nación, para almacenar, custodiar y prestar servicios anexos relacionados con el archivo de la DNDA, garantizando su confidencialidad y conservación, el cual se encuentra conformado por: 1) Los ejemplares de las obras de Registro y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, y 2) Archivo de gestión de las diferentes dependencias que se encuentre debidamente empastado”.

SEGUNDA. Que el plazo de ejecución del Contrato de Arrendamiento No. DNDA - 024 de 2016 de acuerdo a la cláusula tercera se pactó en doce (12) meses, contados a partir del primero (1°) de septiembre de 2016 y hasta el 31 xx xxxxxx de 2017 y/o hasta agotar presupuesto, lo que ocurra primero. Por lo tanto, a la fecha el citado Contrato se encuentra vigente y en ejecución.

TERCERA. Que el valor del Contrato de Arrendamiento No. DNDA- 024-2016 de acuerdo a la cláusula cuarta asciende a la suma de TREINTA Y TRES MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($33.600.000,oo) M/Cte, incluido el IVA, impuestos y todos los demás tributos, tasas, contribuciones, costos y gastos de toda índole en que el contratista deba incurrir en relación con u originado en el presente contrato, pagaderos

en doce (12) mensualidades y cada una corresponderá al monto que resulte de multiplicar el valor unitario del servicio correspondiente incluido IVA por el número de servicios o cantidades recibidas el mes inmediatamente anterior a la expedición de la factura, operación que se realizará en concordancia con la propuesta técnica económica presentada por el ARRENDADOR, amparados con el Certificado de Disponibilidad presupuestal No. 6916 de 12 xx xxxxx de 2016.

CUARTA. Que la cláusula décima cuarta del Contrato de Arrendamiento No. DNDA- 024-2016, prevé que el mencionado contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo de las partes.

QUINTA. Que en la celebración, perfeccionamiento y legalización del Contrato de Arrendamiento No. DNDA 024-2016, se cumplieron los trámites de certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, y publicación en el Portal Único de Contratación Secop.

SEXTA. Que el Director General designó como supervisora del Contrato de Arrendamiento No. DNDA-024-2016, a la señora XXXXXX XXXXXX XXXXXXX, Técnico Administrativo de la Subdirección Administrativa, tal como consta en el expediente

SÉPTIMA. Mediante documento radicado con el No. 0-0000-00000 del 18 xx xxxxx de 2017, el ARRENDADOR COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y

TECNOLÓGICOS S.A.S., manifestó:

“En aras a que nuestra compañía se encuentra en proceso de crecimiento y reestructuración en pro de brindarles un excelente servicio, respetuosamente les solicitamos su amable colaboración en autorizarnos el traslado del acervo documental perteneciente a UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DERECHO DE AUTOR que se encuentra bajo nuestra custodia en la Xxxxxxx 00 Xx. 0-00 a nuestra nueva sede ubicada en la Carrera 127 No. 22G-28 Interior 28 Agrupación Industrial la Esperanza (Fontibón El Refugio), este proceso se llevará a cabo a partir del 19 xx xxxxx del presente.

Las razones de este cambio de domicilio obedecen a contar con instalaciones más grandes y modernas que nos permitan brindarles el servicio que ustedes se merecen, no sin antes aclarar que los costos de traslado estarán a cargo de C.S.A S.A.S sin afecta el contrato en común”.

OCTAVA. La supervisora del contrato mediante comunicación de fecha 28 xx xxxxx de 2017 solicito al Comité de Contratos “concepto jurídico para atender la petición del ARRENDADOR mediante comunicación radicada con el No. 2017 (sic)-33479 del 18 xx xxxxx de 2017, en la cual solicita autorización para trasladar el acervo documental perteneciente a la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, de la Xxxxxxx 00 # 0-00 a una nueva sede ubicada en la Xxxxxxx 000 Xx. 00 X-00 Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx (Fontibón el Refugio)”.

NOVENA. El Comité de Contratos mediante acta No. 018-2017 del 5 xx xxxx de 2017, manifestó:

“Analizados los antecedentes del contrato de arrendamiento No. DNDA 024-2016 suscrito entre la COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS S.A.S. al

igual que la solicitud realizada por parte de la supervisora del mismo, en concepto de este comité no es posible modificar el contrato de arrendamiento No. DNDA 024 de 2016 en los términos propuestos, toda vez que no es dable legal ni jurisprudencialmente modificar

el objeto del contrato, adicional a ello se trata del arrendamiento de un cuerpo cierto. Por lo tanto se procede a realizar las siguientes recomendaciones:

 Informar a la COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS

S.A.S. que no es viable la modificación del contrato en los términos propuestos, razón por la cual, lo procedente seria terminar de mutuo acuerdo el contrato de manera anticipada y de ser necesario suscribir un contrato de arrendamiento de un espacio que cumpla con todas las condiciones técnicas

 Adelantar un nuevo proceso contractual que satisfaga la necesidad que tiene la DNDA acorde al marco normativo que rige en materia de contratación pública”.

DÉCIMA. Mediante oficio radicado con el No. 0-0000-00000 del 05 xx xxxx de 2017 y correo electrónico del 00 xx xxxx xx 0000, xx XXXXXXXXXXXX informó al ARRENDADOR el concepto emitido por parte del comité de contratos mediante el acta No. DNDA 018-2017 del 05 xx xxxx de 2017.

DÉCIMA PRIMERA. Mediante oficio con Radicado No. 0-0000-00000 del 00 xx xxxx xx 0000, XX XXXXXXXXXX manifestó:

“De manera respetuosa solicitamos la terminación anticipada de común acuerdo del contrato en mención, así como su respectiva liquidación a partir del 01 xx xxxxx de 2017, de conformidad con lo establecido en la cláusula decima cuarta del contrato, debido a que nuestra compañía se encuentra en proceso de crecimiento y cambio de sede donde al recibir la desaprobación por parte de la Entidad del traslado del acervo documental DNDA, lamentablemente nos vemos obligados a presentar la presente solicitud.

Adicionalmente, informamos que el costo del servicio durante el mes xx xxxx de 2017 es la suma de DOS MILLONES NOVECIENTOS DIECISIETE MIL SETENTA PESOS

($2.917.070.oo.) que corresponde a las obras de registro compuesta por libros, carpetas, anexos y obras sin digitalizar empacadas en cajas X-300 que se encuentra en depósito, custodia y conservación de la bodega objeto de arrendamiento y que a la fecha la DNDA adeuda lo siguiente:

Servicio xx Xxxxx 2017 $2.926.095,oo. Servicio xx Xxxx 2017 $2.917.070,00

El valor total ejecutado del contrato es la suma de $25.879.194,oo. por el periodo comprendido entre el 01 de septiembre de 2016 y el 31 xx xxxx de 2017”.

DÉCIMA SEGUNDA. La supervisora del contrato mediante oficio del 16 xx xxxx de 2017, solicitó a la Subdirección Administrativa, realizar el trámite de terminación anticipadamente por mutuo acuerdo del contrato de arrendamiento No. DNDA-024- 2016, certificando que EL ARRENDADOR, cumplió a cabalidad con el objeto contractual y con las obligaciones previstas en el referido contrato.

DÉCIMA TERCERA. El Comité de Contratos mediante acta No. 022-2017 del 16 xx xxxx de 2017, consideró y aceptó la solicitud del contratista de terminar el contrato anticipada por mutuo acuerdo, teniendo en cuenta además el informe final de ejecución del contrato expedido por la supervisora del mismo.

En consecuencia de lo anterior, las partes acuerdan las siguientes:

CLÁUSULAS

PRIMERO. Terminar de manera anticipada y por mutuo acuerdo el Contrato de Arrendamiento No. DNDA-024-2016 suscrito el 30 xx xxxxxx de 2016 entre LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLOGICOS S.A.S.- CSA S.A.S y la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO

DE AUTOR de acuerdo con los motivos señalados en el presente documento, a partir del 31 xx xxxx de 2017, manifestando su voluntad y mutuo acuerdo para dar finiquito a su relación contractual, de acuerdo con la liquidación señalada en la siguiente cláusula.

SEGUNDO. Liquidar por común acuerdo el Contrato de Arrendamiento No. DNDA-024- 2016, suscrito entre LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLOGICOS S.A.S.- CSA S.A.S y la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR¸ en los siguientes términos:

BALANCE FINANCIERO

  	VALOR TOTAL CONTRATO: VALOR GIRADO POR LA DNDA VALOR PENDIENTE DE PAGO A FAVOR DEL CONTRATISTA:	$33.600.000,oo	$20.036.029,oo
	Servicio xx Xxxxx 2017		$2.926.095,oo
	Servicio xx Xxxx 2017 VALOR SIN EJECUTAR:		$2.917.070,oo $7.720.806,oo

SUMAS IGUALES: (valor total) $33.600.000,oo $ 33.600.000,oo

TERCERO. El valor pendiente de pago a favor del contratista equivalente a CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y TRES MIL CIENTO SESENTA Y CINCO

PESOS ($5.843.165) M/CTE será cancelado así: a. La suma de DOS MILLONES NOVECIENTOS VEINTISEIS MIL NOVENTA Y CINCO PESOS ($2.926.095,oo)

M/CTE correspondiente al servicio prestado en el mes xx xxxxx de 2017, la cual se cancelará en el mes xx xxxx de 2017. b. La suma de DOS MILLONES NOVECIENTOS DIECISIETE MIL SETENTA PESOS ($2.917.070,oo) M/CTE correspondiente al servicio prestado en el mes xx xxxx de 2017, la cual se cancelará durante el mes xx xxxxx de 2017, previa expedición del certificado a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega de la factura y certificado xx xxx y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales si es del caso.

CUARTO. La Subdirección Administrativa de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, liberará el saldo sin ejecutar, es decir, la suma de SIETE MILLONES SETECIENTOS VEINTE MIL OCHOCIENTOS SEIS PESOS ($7.720.806,oo) M/CTE, a través del funcionario autorizado en perfil SIIF de la DNDA mediante los ajustes presupuestales respectivos.

QUINTO. LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLOGICOS S.A.S.- CSA S.A.S y la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, aceptan como LIQUIDACIÓN FINAL del

Contrato de Arrendamiento No. DNDA-024-2016, el estado de cuenta a que se hizo

referencia en la cláusula segunda, manifestando su voluntad y mutuo acuerdo para dar por terminada la relación contractual, de acuerdo con la liquidación aquí plasmada.

SEXTO. LA COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLOGICOS S.A.S.- CSA S.A.S y la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN

NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, se declaran x xxx y salvo mutuamente por todo concepto de la celebración, ejecución o liquidación del Contrato de Arrendamiento No. DNDA-024-2016, en todas sus partes, una vez la DNDA cancele la suma de CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y TRES MIL CIENTO SESENTA Y CINCO PESOS ($5.843.165) M/CTE.

En constancia de lo anterior, se firma sin reserva ni salvedad alguna, sin lugar a la aplicación de multas, indemnizaciones o intereses en su contra por parte de la administración, la presente acta de terminación anticipada y liquidación bilateral de común acuerdo entre las partes del Contrato de Arrendamiento No. DNDA-024-2016.

Dada en la ciudad de Bogotá D.C. a los dieciséis (16) días del mes xx xxxx de 2017.

DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR LAS SUSCRITAS

EL ARRENDADOR	EL ARRENDATARIO
XXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX C.C. 39.761.527 xx Xxxxxxxx	XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX C.C: 52.709.625 de Bogotá