Proceso CD N° ___________________

OFICINA JURÍDICA – ÁREA DE CONTRATACIÓN

Código:

1022-38.9-013-F

ESTUDIOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA

Versión :

02


Proceso CD N° ___________________


  1. DATOS GENERALES

Tipo de presupuesto:

Tipo de Contrato

Fecha de elaboración


Dependencia solicitante


Funcionario que diligencia el estudio previo


Código BPIU No.


Nombre del Eje


Nombre del proyecto o necesidad incluida en el PAA


  1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

(Se describe de manera clara la necesidad por la que se requiere la contratación. Si existe proyecto esta aparece en el mencionado proyecto)

    1. CONVENIENCIA Y FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD

(Se describe que conveniencia trae para la Institución la ejecución de los trabajos a desarrollar el contratista y de qué forma se satisface la necesidad)


  1. CAUSAL DE CONTRATACIÓN DIRECTA

La modalidad de selección corresponde a la contratación directa, conforme a siguiente causal:

Justificado en:

  1. Distribuidor autorizado____________

  2. Propiedad Intelectual de la licencia _____________________

  3. El objeto contractual consiste en desarrollar actividades ___________________

  4. Los servicios a prestar son de carácter intelectual diferentes a los de consultoría, esto es, el contrato a celebrar no implica: “estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión”, ni el objeto a contratar supone “la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos”.

  5. El objeto contractual debe ser desarrollado por un Profesional en ______________________

  1. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL

Contratación de

  1. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO Y SU EJECUCIÓN

    1. Obligaciones del Contratista

    1. Cumplir con todas las actividades del contrato de prestación de servicios profesionales en los tiempos establecidos.

    2. Presentar informe de avance cada que se realice visita o cada vez que el supervisor lo requiera en medio físico y magnético.

    3. Realizar los aportes al sistema de Seguridad Social.

    4. El contratista deberá realizar las siguientes actividades:

  1. (Definir de manera detallada las obligaciones y actividades específicas del contratista y si hay entregables deben de mencionarse aquí).

    1. Demostrar que se encuentra al día en el pago de los aportes parafiscales y seguridad social integral durante la ejecución del contrato.

    2. Reportar de manera inmediata cualquier novedad y anomalía al respectivo funcionario designado como supervisor del contrato.

    3. Presentar oportunamente la respectiva factura de cobro.

    1. Obligaciones de la UCEVA

  1. Pagar oportunamente el precio convenido en el presente contrato.

  2. Ejercer el oportuno seguimiento a las obligaciones del Contratista.

  3. Suministrar al Contratista toda la información que requiera para ejecutar el contrato.

  4. Realizar la supervisión del contrato

    1. Plazo de ejecución

El plazo es de ______ (_______) (meses, días), contados a partir del acta de inicio y que en ningún caso podrá ser anterior a la fecha de expedición del oficio de legación.

    1. Autorizaciones, permisos y Licencias Requeridos para ejecución

Tarjeta Profesional de _____________

    1. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto

Propuesta para la prestación del servicio, que deberá contener los aspectos económicos, y procesos a realizar conforme las necesidades institucionales durante la vigencia del contrato.

    1. Xxxxx xx xxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxx xxx Xxxxx en todas sus sedes ubicadas en Xxxxx Xxxxx.

    1. Pago a la Seguridad Social

Verificar que el futuro contratista se encuentre al día con el pago de aportes al sistema de Seguridad social Integral, para lo cual debe anexa el recibo de pago correspondiente, con cada uno de los informes mensuales presentados a la Institución.

  1. CLASIFICACIÓN UNSPSC

La clasificación de los bienes y servicios, objeto del Proceso de Contratación, son los siguientes:


ÍTEM

Clasificación UNSPSC

Producto





  1. PRESUPUESTO

    1. Valor del Contrato

El valor del contrato es por _______________________________ PESOS M/CTE. ($00.000.000) Incluido el IVA 19%,

    1. Disponibilidad Presupuestal

La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal:


Número:

CDP

Valor:

$,00


    1. Forma de Pago

Se realizaran _______ pagos así: ___ pagos mensuales por valor de ______________________ PESOS ($0.000.000,00) MCTE y un último pago por valor de ___________________ PESOS ($0.000.000,00) MCTE, previa certificación del supervisor del contrato del recibido a satisfacción.

    1. Xxxxxxx xx Xxxxxxx

XX XXXXXX XXXXXXX XXX XXXXX XXX XXXXX analizó los procesos de contratación de las entidades compradoras asociados a la prestación de _____________________, en perfeccionamiento de la función de gestión, obteniendo los siguientes procesos de contratación registrados en el SECOP.

      1. Análisis Económico

        1. Histórico Institucional

Año

N° Contrato

Objeto

Contratista

Valor

Duración














        1. Consulta en otras entidades públicas.

Año

Objeto

Entidad Contratante

Valor

Duración












        1. Deducciones Tributarias

Deducciones y descuentos a realizar:


RÉGIMEN SIMPLIFICADO

RÉGIMEN COMÚN

ICA 0.8%

ICA* 0.8%

ESTAMPILLAS 6.5%**

ESTAMPILLAS 6.5%**

IMDER 3.0%

IMDER 3.0%

RETENCIÓN EN LA FUENTE

NO DECLARANTES 10%

DECLARANTES 11%


*La Retefuente tiene como base de liquidación el 100% del valor del contrato.

** El cobro de estampillas de discrimina así:


ESTAMPILLA

PORCENTAJE (%)

Pro-Hospitales

1.0

Pro-Universidad xxx Xxxxx

1.0

Pro-Desarrollo UCEVA

0.5

Pro-Unipacífico

0.5

Pro-Cultura

0.5

Pro-Anciano

3.0


        1. Variables Consideradas Para Calcular El Presupuesto Oficial

El presupuesto se ha calculado con base en los precios xxx xxxxxxx obtenidos en las consultas realizadas, y que aparecen en el ítem anterior, así como las obligaciones fiscales, incremento del IPC y el valor histórico de los contratos suscritos por la UCEVA con igual o similar objeto contractual.

  1. JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MAS FAVORABLE

    1. Factores de Evaluación

  • Idoneidad

  • Experiencia

  • Propiedad Intelectual de ________________ (Distribuidor autorizado único)

    1. Capacidad Jurídica

  • Carta de presentación de la propuesta suscrita por el proponente o representante legal del proponente. (Se debe presentar en original, firmada por el proponente y /o representante legal)

  • Si el proponente es persona natural copia de Cédula de Ciudadanía. Si el proponente es persona jurídica o persona natural registrado como comerciante, además debe aportar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.

  • Registro Unico Tributario de la DIAN (RUT).

  • Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

  • Certificado de no reportado en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.

  • Hoja de Vida de la Función Pública actualizada; según el tipo de persona.

Dentro de la verificación jurídica, además de los documentos exigidos en el presente numeral anteriormente descrito, se tendrá en cuenta que los proponentes cumplan con las siguientes condiciones:

  • Que no esté sujeto a inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el estado.

  • Se realizará la verificación de antecedentes judiciales, de procuraduría, y de responsabilidad fiscal

    1. Requisitos académicos

El contratista deberá estar titulado como ______________________________________

    1. Experiencia

Se requiere la contratación de una persona natural o jurídica con experiencia de por lo menos _____ años en __________________________________________

    1. Capacidad Financiera

No aplica

    1. Capacidad Organizacional

No aplica

  1. ANÁLISIS DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLO

La UCEVA, de acuerdo con las disposiciones del artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y el decreto 1082 de 2015 y con base en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente, considera que para el presente contrato los riesgos son los estipulados como 1 y 2.

El riesgo contractual en general son aquellas circunstancias que pueden presentarse durante el desarrollo o ejecución de un contrato y que pueden alterar el equilibrio financiero del mismo o su ejecución.


TIPO

FACTOR

IMPACTO

RESPONSABLE

Económico

Incremento de los precios. En cuyo caso el contratista no podrá superar el valor ofrecido en la propuesta.

Medio – Bajo

Contratista

Incumplimiento de las obligaciones del contrato

Será responsabilidad total del contratista cumplir con las obligaciones a cargo suscritas por él en el contrato, con excepción de situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito.

Medio – Bajo

Contratista

Calidad del servicio

El contratista es absolutamente responsable de la calidad de los servicios prestados.

Medio-alto

Contratista

Técnicos

En caso de que en el curso de ejecución del contrato cambien las especificaciones de las obligaciones suscritas por necesidades institucionales se deberá concertar entre las partes los valores que impliquen estos cambios.

Medio – Bajo

Entidad/Contratista

Tributarios

Cambios en la carga impositiva para este tipo de contrataciones. Se deberá concertar entre las partes las modificaciones que impliquen dichos cambios.

Medio – Bajo

Entidad/Contratista


(Ver Anexo 1. Matriz de Riesgo)

  1. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LA GARANTÍA

Por la modalidad de selección, naturaleza y cuantía el presente proceso no se requiere la adquisición de póliza de cumplimiento por parte del contratista teniendo en cuenta que:

  • El contrato establece clausulas exorbitantes que permiten a la Institución dar por terminado el contrato de manera unilateral en caso de incumplimiento del mismo por parte del contratista.

  • Es un contrato de tracto sucesivo que implica una actividad contractual de medio y no de resultado, que está sujeto a la evaluación mensual del cumplimiento de las actividades por parte del supervisor asignado por la Institución.

  1. ACUERDO COMERCIAL

La contratación directa no está cobijada por Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio.

  1. CONSTANCIA DEL CUMPLIMIENTO DEL DEBER DE ANÁLISIS DE LAS ENTIDADES ESTATALES

Se deja constancia que la UCEVA cumplió con el deber de análisis para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.

  1. DEPENDENCIA SOLICITANTE

FIRMA


DEPENDENCIA


FUNCIONARIO RESPONSABLE


CARGO


  1. EVALUACIÓN Y APROBACIÓN

    1. Comité Evaluador

El Comité Evaluador lo integrará:

  • (evaluador técnico)

  • Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx – Jefe Oficina Jurídica

    1. Supervisión

La UCEVA por conducto de (cargo y nombre), supervisara y controlará la debida ejecución por parte del contratista.

FIRMA





NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL

XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX

CARGO

RECTOR




V°B° Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx

Jefe Oficina Asesora Jurídica Profesional Especializado – Área de Contratación


ANEXO 1. MATRIZ DE RIESGOS

N°

Clase

Fuente

Etapa

Tipo

Descripción

Consecuencia de la ocurrencia del evento

Probabilidad

Impacto

Valoración

Categoría

¿A quién se le asigna?

Tratamiento/ Control a ser implementado

Impacto después del tratamiento

¿Afecta la ejecución del contrato?

Responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada en que se inicia el tratamiento

Fecha estimada en que se completa el tratamiento

Monitoreo y revisión

Probabilidad

Impacto

Valoración

Categoría

¿Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad

1

General

Externo

Ejecución

Regulatorio

Expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales que pueda afectar el equilibrio económico del contrato

Genera carga adicional a las previstas puede afectar a cualquiera de las partes del contrato

2

2

4

Bajo

Contratista

Las partes de mutuo acuerdo determinarán la forma de retornar el equilibrio contractual a fin de no generar perjuicio para las partes

1

2

3

Bajo

Si

UCEVA y Contratista

Ejecución

Liquidación

Permanente consulta y actualización normativa

Permanente

2

Especifico

Externo

Ejecución

Regulatorio

Perjuicios que se puedan ocasionar al contratista por la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o caso fortuito en los términos del contrato y de la legislación existente

Retrasos en ejecución contractual

4

4

5

Alto

Contratista

Las partes de mutuo acuerdo acordarán la forma de retornar el equilibrio contractual a fin de no generar perjuicio para las partes

2

2

3

Bajo

Si

UCEVA y Contratista

Ejecución

Liquidación

Revisión por parte del Contratista y Supervisor del contrato

Permanente

3

General

Externo

Ejecución

Operacional

Enfermedad General, laboral, accidentes de laborales que puedan generar incapacidad discapacidad, muerte del contratista entre otros

Acciones judiciales

3

1

4

Bajo

Contratista

El contratista deberá demostrar el pago de las prestaciones sociales durante la duración del contrato.

1

1

1

Bajo

No

Contratista y Supervisor

Ejecución

Liquidación

El supervisor debe verificar el pago de las prestaciones sociales.

Permanente

4

Especifico

Externo

Ejecución

Operacional

Riesgo por mal uso de la información.
Se materializa cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones administra información y la usa en actividades diferentes al desarrollo de su objeto contractual.

Acciones Judiciales

3

4

7

Alto

Contratista

Divulgación de las políticas de administración de la información documental y magnética.

1

1

2

Bajo

No

Supervisor del contrato

Ejecución

Liquidación

El supervisor debe informar las políticas de administración de la información al contratista y sus colaboradores.

Permanente

5

Especifico

Externo

Ejecución

Operacional

Prestación del servicio contratado no está acorde con el objeto y las obligaciones contractuales.

Incumplimiento de las obligaciones del contrato

3

4

7

Alto

Contratista

Verificación continua de la ejecución del contrato por parte del supervisor

1

1

2

Bajo

No

Supervisor del contrato

Ejecución

Liquidación

A través de los informes mensuales que genere el supervisor del contrato

Permanente

6

Especifico

Interno

Ejecución

Técnico

Riesgo por servicios adicionales, se materializa cuando se requieren servicios complementarios o adicionales de manera sobreviniente a la necesidad que se estaba satisfaciendo con la ejecución del contrato

Prestación de servicio sin disponibilidad presupuestal que generen reclamaciones

2

3

5

Medio

Supervisor

El supervisor debe informar al contratista que los servicios no contemplados en el contrato no se presentaran sin las debidas legalizaciones de adiciones, prorrogas o modificaciones contractuales

1

1

2

Bajo

SI

Supervisor del contrato

Ejecución

Liquidación

El supervisor debe verificar y analizar la existencia de la necesidad de adicionar, prorrogar o modificar el contrato y realizar la debida solicitud al nominador.

Permanente

7

Especifico

Interno

Ejecución

Técnico

Riesgo por la prestación del servicio por fuera del objeto y/o las obligaciones contractuales pactadas.

Prestación de servicio sin la solemnidad requerida por ley

2

3

5

Medio

Contratista

No prestar servicios sin la suscripción previa de la adición, modificación o contrato adicional.

2

3

5

Bajo

No

Supervisor del contrato

Ejecución

Liquidación

El supervisor debe verificar y analizar la existencia de la necesidad de adicionar, prorrogar o modificar el contrato y realizar la debida solicitud al nominador.

Permanente


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Filed: May 5th, 2020