MEDELLÍN 2016
MANUAL DE CONTRATACIÓN INDER MEDELLIN
MEDELLÍN 2016
INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, que introdujo modificaciones al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la Ley 80 de 1993, y el Decreto 1082 de 2015, que establece que las entidades estatales deben contar con un Manual de Contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto establezca Colombia Compra Eficiente, a continuación se establecen los procedimientos internos que deben ser considerados por quienes intervienen en el proceso contractual, con el fin de adelantarlo con criterios de eficiencia, calidad, austeridad, economía, transparencia, responsabilidad, respeto al debido proceso y selección objetiva de los contratista de bienes, servicios y obras públicas del INDER-Medellín.
La Agencia Nacional de Contratación, Colombia Compra Eficiente, establece las compras como un asunto estratégico del funcionamiento del Estado buscando obtener mayor valor por cada peso invertido, que se traduce en la obtención de mayor eficiencia, eficacia y economía. La eficiencia está relacionada con los costos de adquisición del producto, en relación con los recursos administrativos, costos asociados y el tiempo empleado en la transacción, entre otros. La eficacia está relacionada con la necesidad y el producto adquirido para satisfacerla. La economía está relacionada con el costo de compra y de uso del producto durante su vida útil, incluidos los costos consumibles y de disposición final.
Esta versión actualizada del Manual de Contratación del INDER Medellín, replica cada una de las etapas del proceso contractual –de planeación, precontractual, contractual o de ejecución y liquidación- lo que permite acceder a una herramienta para la gestión contractual, con reglas claras y objetivas, que ayudará a quienes intervienen en el proceso, a tomar decisiones oportunas, transparentes y efectivas, en tanto recoge las causas y las medidas de prevención del daño antijurídico en materia contractual.
CAPITULO I GENERALIDADES
1.1 Marco Normativo
Constitución Política de Colombia, Ley 80 de 1993, Ley 388 de 1997, Ley 489 de
1998, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 777 de 1992, Decreto 1403
de 1992, Decreto 2150 de 1995, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 1082 de 2015, y demás normas que las modifiquen, reglamenten, adicionen o complementen.
1.2 Principios de la Contratación
La contratación del INDER Medellín, debe tener en consideración los fines y principios previstos en marco normativo, así como los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros. Principios que igualmente se desarrollan de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, la gestión fiscal y la contratación pública, al tenor de los cuales son aplicables las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, los conflicto de intereses, los principios generales del derecho y los de derecho administrativo.
1.3 Objetivo
En el Manual de Contratación se establecen las directrices y estándares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso: planeación, precontractual, contractual o de ejecución y liquidación, para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales.
1.4 Alcance
Las disposiciones que contiene el Manual de Contratación deben ser aplicadas por todos los servidores y contratistas que presten sus servicios al INDER Medellín y que participan en el proceso de contratación pública.
CAPÍTULO II
2.1 Naturaleza Jurídica del INDER Medellín
El Instituto de Deportes y Recreación - INDER Medellín, es un establecimiento público, del orden municipal que hace parte integral del Sistema Nacional del Deporte, creado mediante Decreto 270 de 1993, cuyos estatutos se encuentran consagrados en las Resoluciones 001 de 2014 y 001 de 2015 del Consejo Directivo del Inder Medellín, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
2.2 Organigrama
2.3 Misión
Fomentar el deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, mediante la oferta de programas, en espacios que contribuyan al mejoramiento de la cultura ciudadana y la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Medellín.
2.4 Visión
El Instituto de Deportes y Recreación - INDER Medellín, será un agente de formación de cultura ciudadana y transformación social, líder en el desarrollo del deporte, la actividad física y la recreación, dinámico, altamente eficiente y el principal referente en la proyección, construcción y administración de infraestructura deportiva, recreativa y de actividad física para una ciudad equitativa, incluyente y respetuosa de la vida.
2.5 Finalidad de la Función Administrativa Institucional
La función administrativa del INDER Medellín, busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política y la ley. Los organismos y las dependencias, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de funciones administrativas deben cumplirlas consultando el interés general.
2.6 Política de Calidad
El INDER Medellín, es una entidad comprometida con el mejoramiento de su desempeño en términos de calidad, transparencia y satisfacción social de los ciudadanos y ciudadanas, responsable del desarrollo integral de su territorio.
Su gestión pública orienta la atención al ciudadano con un modelo de gestión por procesos que consolida la memoria institucional y fomenta el autocontrol y la autogestión para alcanzar los resultados en términos de eficacia, eficiencia y efectividad esperados, contribuyendo al logro de los fines esenciales del Estado.
Para lograr este propósito se garantiza el desarrollo de las competencias xxx xxxxxxx humano requeridas para gestionar los procesos, la infraestructura física, que mejore el ambiente de trabajo y los sistemas de información que den soporte a los procesos y faciliten la toma efectiva de decisiones.
2.7 Objetivos estratégicos (Plan estratégico del deporte, la recreación y la actividad física para Medellín 2013 – 2023).
Objetivo general: Potenciar el desarrollo y la articulación sectorial de forma efectiva, transparente y con calidad, a través de la gestión de infraestructura y programas deportivos, recreativos y de actividad física suficiente y adecuada.
Objetivos específicos:
Promover el desarrollo del sector a través de la integración del deporte comunitario, educativo y asociado, la cualificación y articulación de la oferta institucional.
Ofrecer actividades recreativas para la promoción de la interacción social, el uso constructivo del tiempo libre y la articulación con las organizaciones del sector.
Incrementar la actividad física regular y suficiente como factor protector en salud y generador de estilos de vida saludables en la población.
Brindar escenarios seguros y adecuados para la práctica del deporte, la recreación y la actividad física.
Optimizar el funcionamiento del INDER Medellín, a partir de la gestión adecuada de sus procesos.
2.8 Política integral de gestión:
El INDER Medellín, contribuye a la formación de la cultura ciudadana, ambiental y la convivencia en el Municipio de Medellín, garantizando el aprovechamiento del tiempo libre mediante ofertas de actividades físicas saludables, prácticas y experiencias deportivas y recreativas, en espacios sostenibles, seguros y adecuados.
El Instituto enmarca su empeño de gestión Integral, en el cumplimiento de la normatividad vigente y requisitos aplicables, comprometidos en brindar servicios orientados a lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad, con personal competente y calificado, garantizando un mejoramiento continuo de los procesos y una adecuada administración de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y ambientales.
2.9 Objetivos de calidad aplicables
Ejecutar actividades deportivas, recreativas y físicas saludables que permitan la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad.
Optimizar la capacidad instalada de los equipamientos públicos y recreativos existentes en el Municipio Medellín para una prestación de servicios que contribuya al desarrollo integral y al aprovechamiento del tiempo libre de sus habitantes
Diseñar e implementar programas de mejoramiento continuo que promuevan y estimulen las competencias de los funcionarios de la entidad, de acuerdo al perfil que se requiere en cada puesto de trabajo.
Mejorar continuamente los procesos institucionales con el fin de atender las necesidades del entorno y la integración de los requisitos del Sistema de Gestión y del Modelo Estándar de Control Interno.
Planear y ejecutar acciones que contribuyan al manejo adecuado de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y ambientales, para facilitar la gestión por procesos.
2.10 Modelo de gestión
Estructura organizacional determinada en el organigrama institucional.
Gestión de recursos por medio del presupuesto asignado a la institución a través de los diferentes proyectos matriculados en planeación municipal y el presupuesto de funcionamiento.
Gestión de procesos determinados en el mapa de procesos institucional y la documentación del sistema de gestión, donde se definen actividades que responden al modelo de la gráfica:
MAPA DE PROCESOS
3.1 Delegación de Competencias Contractuales
En los procesos de contratación que son de simple trámite e impulso del proceso y que los mismos no requieren la intervención directa del Director General, es factible que otros funcionarios del Instituto revisen dicha instancia y otorguen su aval con el propósito de impulsar los procesos contractuales, por no constituir ello ordenación del gasto.
3.2 Casos de Delegación de Actuaciones Contractuales
3.3 Delegación en Actuaciones Contractuales sin Ordenación del Gasto
Delegar en los funcionarios del nivel directivo: Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirector de Escenarios Deportivos y Recreativos, Subdirector de Fomento Deportivo y Recreativo, Jefe Oficina de Planeación, Jefe Oficina de Comunicaciones, Jefe Oficina Asesora Jurídica, Jefe Oficina Eventos de Ciudad y Jefe Oficina de Control Interno, todas las actividades necesarias en los procesos de contratación que no impliquen ordenación del gasto. Para la cual, podrán suscribir los documentos de invitación de propuestas, estudios previos, avisos de convocatoria, adendas a los Pliegos de Condiciones, actas precontractuales, solicitudes de elaboración de contratos, actas de modificación de cambios de cantidades contratadas, actas de inicio, solicitud de modificación, adición, prórroga de contratos.
3.4 Delegación en Actuaciones Contractuales con Ordenación del Gasto
El Director General participará en los actos de apertura de los distintos procesos contractuales, resolución de adjudicación, suscripción de contratos, adiciones y prorrogas, cambios de imputación presupuestal, y actas de liquidación, así como todos aquellos documentos que impliquen ordenación del gasto; sin perjuicio de las eventuales delegaciones que pudieran darse mediante acto administrativo motivado, en el Subdirector Administrativo y Financiero, el Subdirector de Fomento Deportivo y Recreativo y el Subdirector de Escenarios Deportivos y Recreativos, previos los trámites necesarios para ello, con ocasión de su ausencia temporal o delegación particular en los procesos de contratación, ello en virtud del artículo 12 de la Ley 80 de 1993 y en general en lo dispuesto por los artículos 9 y siguientes de la Ley 489 de 1998.
4.1 Comités y Equipos de Apoyo a la Gestión Contractual
El INDER Medellín ha agrupado la gestión de la contratación pública para garantizar la eficiencia y la eficacia de los recursos y los potenciales humanos, creando y reglamentando los siguientes comités y equipos de apoyo a la gestión contractual:
4.2 Comité de Contratación
Constituido como órgano asesor para asistir y brindar apoyo a los funcionarios competentes en los procesos contractuales en las etapas de planeación, selección, contratación y ejecución. En lo relacionado con sus integrantes, funciones y procedimientos, consultar la resolución mencionada.
4.3 Comité Asesor en Supervisión
Xxxxxx asesoría en lo relacionado con la supervisión e interventoría de los contratos a nivel técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, durante la etapa de ejecución. En lo relacionado con sus integrantes, funciones y procedimientos, consultar la resolución mencionada.
4.4 Comité de Controversias Contractuales
Creado para la solución de las diferencias y controversias que sucedan en la celebración y ejecución de los contratos. En lo relacionado con sus integrantes, funciones y procedimientos, consultar la resolución mencionada.
4.5 Unidades Misionales de Apoyo (UMA)
Constituidas para apoyar y asesorar los procesos contractuales, relacionados con la estructuración de la necesidad, elaboración de los estudios y documentos previos jurídicos, técnicos y financieros de todas las contrataciones; además, de la elaboración de las invitaciones, los proyectos de pliegos y pliegos de condiciones definitivos; así mismo, le corresponde la evaluación de los procesos de selección. En lo relacionado con sus integrantes, funciones y procedimientos, consultar la resolución mencionada.
4.6 Herramientas Virtuales de Contratación
El INDER Medellín, cuenta con sistemas de información mediante los cuales se realizan los procesos de contratación de la entidad en todas sus etapas, a través de herramientas informáticas que facilitan la elaboración de los procesos contractuales de acuerdo con las necesidades previstas en el Plan Anual de Adquisiciones.
Lo anterior, sin perjuicio que todos los procesos contractuales del INDER Medellín, son publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública, SECOP.
CAPÍTULO V
El Proceso cuenta con los siguientes responsables para su operación:
5.1 El Ordenador del Gasto
El Director General de acuerdo con los numerales 5 y 20 del Artículo 16 de la Resolución 001 de 2014, es el Ordenador del Gasto y le corresponde celebrar o ejecutar sin otras limitaciones que las establecidas en la ley y los estatutos, todos los actos comprendidos en su objeto o que se relacionan directamente con su organización y funcionamiento.
5.2 El Responsable del Plan Anual de Adquisiciones
El Subdirector Administrativo y Financiero, es el responsable del Plan Anual de Adquisiciones.
5.3 Los Supervisores e Interventores
El Ordenador del Gasto mediante la Resolución No. 171 de 29 de febrero de 2016, designó la supervisión de los contratos y convenios en las Subdirecciones y en las Oficinas Asesoras del Instituto, con el propósito de realizar un permanente, adecuado, eficaz, eficiente y efectivo seguimiento, control y vigilancia a la ejecución de los mismos. En lo relacionado con la designación en materia de supervisión, consultar la resolución mencionada.
5.3.1 El perfil debe ser:
Para la supervisión, un servidor público de nivel técnico o superior con formación o experiencia relacionada con el objeto del contrato.
La interventoría deberá ser contratada con un particular idóneo.
En el INDER Medellín la supervisión y/o interventoría es fundamental para hacer vigilancia y control permanente a los contratos suscritos.
La ley establece la obligación para los servidores públicos de buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, además incorpora un elemento nuevo en dicha vigilancia y control de la ejecución contractual, que ésta sea de carácter permanente por parte de la Entidad a través del supervisor y/o interventor.
Supervisor y/o interventor. La norma diferencia la supervisión y la interventoría de la siguiente manera:
SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CUADRO COMPARATIVO
5.3.2 Funciones de la Supervisión y la Interventoría
Los supervisores y/o interventores ejercen una vigilancia y control a través de las funciones asignadas por la ley, así como las demás disposiciones que regulen la materia, según la clase de actividad que se debe realizar, las funciones se clasifican y definen doctrinariamente, así:
Función Técnica: vigilancia y control sobre las labores encaminadas a determinar si las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades establecidas en los Pliegos de Condiciones y en el Contrato; o si las obras se ejecutan con sujeción a los diseños, proyectos y planos previamente aprobados.
Función Administrativa: comprende las actividades encaminadas a impulsar la ejecución del contrato y a verificar el cumplimiento por parte del contratista de los trámites y diligencias que debe realizar.
Función Contable y Financiera: comprende las actividades dirigidas a controlar el buen manejo e inversión de los recursos del contrato; y autorizar el pago a subcontratistas, trabajadores o proveedores, según se establezca en el contrato.
Función Jurídica o Legal: comprende las actividades dirigidas a asegurar que las conductas de las partes durante la ejecución del contrato se ciñan a la ley.
5.3.3 Facultades y deberes de los Supervisores e Interventores
Los supervisores y/o interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual (todos los registros deberán constar por escrito), y serán responsables por mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.
5.3.4 Actividades Generales del Supervisor e Interventor
Todas las comunicaciones y requerimientos que se presenten en el desarrollo de la ejecución del contrato, deben constar por escrito, el seguimiento de estas actividades deberán dejarse documentado a través de informes de supervisión o interventoría y reposarán en el expediente contractual y en los Sistemas de
Información que apoyan el Proceso. Las actividades generales del Supervisor e Interventor, son entre otras, las siguientes:
Elaborar y suscribir el acta de inicio, luego de verificar los documentos requeridos para tal fin.
Exigir cuando aplique la afiliación del contratista al sistema de seguridad social integral.
Informar a la aseguradora sobre el inicio del contrato para la actualización de la garantía.
Verificar conforme a la propuesta, el personal que laborará en la ejecución del contrato.
Entregar por parte de la entidad mediante acta todos los insumos pactados.
Exigir y verificar el cumplimiento de los cronogramas de ejecución establecidos.
Elaborar informes parciales del seguimiento de las funciones asignadas según el caso, técnica, administrativa, financiera, contable o jurídica.
Generar actas de recibo parcial o recibo a satisfacción, y dar trámite a los pagos correspondientes, previa verificación del pago de los aportes al sistema de seguridad social Integral.
Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del contratista, para suscribir o proyectar los requerimientos correspondientes, conforme a su competencia.
Autorizar el pago a través de actas de la mayor cantidad de obra, con cargo a los mismos recursos del contrato y a los precios convenidos para el respectivo ítem, en los contratos a precios unitarios o tarifas unitarias, toda vez que éstas no darán lugar a celebrar contratos adicionales, sin perjuicio de los límites por razón de la disponibilidad presupuestal.
Elaborar y suscribir el Acta de terminación del contrato.
Informar de manera oportuna los bienes muebles e inmuebles adquiridos, mediante el procedimiento definido.
Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre los avances de la ejecución del contrato.
Recomendar oportunamente al Ordenador del Gasto las modificaciones necesarias al contrato para el cumplimiento del objeto.
Solicitar al contratista la actualización de las garantías cuando existen modificaciones (adición y/o ampliación) al contrato.
Elaborar y gestionar cuando aplique el acta o acto administrativo de liquidación del contrato.
Informar oportunamente al Ordenador del Gasto, documentar la materialización de riesgos posteriores a la liquidación del contrato e iniciar los procesos de garantías, según el caso.
Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la Etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.
En desarrollo de las funciones asignadas por la ley, el Supervisor y/o Interventor tendrá las siguientes actividades específicas:
5.3.4.1 Actividades técnicas de la supervisión y/o interventoría
Verificar que antes de iniciar las obras, la prestación de los servicios, los permisos o licencias se encuentren vigentes y las pólizas aprobadas.
Verificar que los planos y estudios técnicos requeridos se encuentren actualizados para la ejecución del contrato cuando se trate de obra pública.
Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, calidad, normas técnicas y garantías de bienes, servicios y obras públicas pactadas.
Verificar la experiencia, perfil, pago de honorarios y salarios según sea el caso xxx xxxxxxx humano, de acuerdo con lo pactado.
Verificar el cumplimiento de las normas ambientales y requisitos de participación ciudadana de acuerdo con lo pactado y las normas propias del bien, servicio u obra pública a ejecutar.
Verificar cuando aplique el cumplimiento del Plan de Ordenamiento Territorial.
Verificar cuando aplique el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
Verificar que los bienes importados cumplan con los requerimientos fitosanitarios exigidos.
Verificar el cumplimiento del cronograma de ejecución y alertar al Ordenador del Gasto con evidencias técnicas o fácticas sobre posibles retrasos que pongan en riesgo el cumplimiento dentro de los plazos establecidos.
Informar al Ordenador del Gasto sobre la ocurrencia de incumplimientos, para que se adopte las medidas correctivas respectivas.
Acompañar los procedimientos sancionatorios que se adelanten, bien sea en la etapa de ejecución contractual y hasta el cierre del expediente de contratación.
Elaborar las actas de ejecución, de recibo a satisfacción y proyectar desde el punto de vista técnico las que motivan modificaciones al contrato.
Verificar que los equipos técnicos y maquinaria requeridos, correspondan con los exigidos y operen con la calidad esperada.
Vigilar e informar al Ordenador del Gasto sobre la calidad de los bienes, servicios y obras hasta el vencimiento de las garantías poscontractuales; con el fin de iniciar oportunamente las acciones respectivas aplicables.
Realizar empalmes con los supervisores entrantes o salientes, con informes técnicos, en forma detallada, para establecer cortes.
Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.
Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la Etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.
5.3.4.2 Actividades jurídicas de la supervisión y/o interventoría
Verificar el cumplimiento de los aspectos legales, con el acompañamiento del abogado de la UMA.
Acompañar los procedimientos sancionatorios que se adelanten, bien sea en la etapa de ejecución contractual y hasta el cierre del expediente de contratación.
Informar oportunamente al Ordenador del Gasto de causas que motiven el inicio de procesos sancionatorios o incumplimiento, documentando con evidencias las irregularidades.
Verificar el cumplimiento del plazo de ejecución del contrato y la vigencia de las garantías, solicitar su prórroga cuando sea necesario.
Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al sistema de seguridad social integral, en concordancia con la forma de pago pactada.
Verificar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de las partes.
Elaborar las actas de cesión del Contrato, cuando aplique.
Verificar la suficiencia de las garantías de acuerdo con las exigencias pactadas en el contrato y sus modificaciones.
Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.
Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la Etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.
Elaborar el acta de liquidación.
5.3.4.3 Actividades administrativas, financieras y contables de la supervisión y/o interventoría
Verificar el cumplimiento de los aspectos administrativos, financieros y contables que rigen el contrato.
Verificar la entrega del anticipo, su amortización periódica y el reintegro de los rendimientos financieros cuando aplique.
Verificar la devolución de los rendimientos financieros de los recursos desembolsados, de acuerdo con el procedimiento establecido.
Verificar la existencia de disponibilidad presupuestal para la ejecución de trabajos o actividades extras o adicionales que impliquen aumento del valor del contrato.
Tramitar los pagos pactados, previo recibo a satisfacción y verificación xxx xxx y salvo con el sistema de seguridad social integral.
Verificar que los valores facturados correspondan a los precios pactados, con sus respectivos impuestos y deducciones.
Verificar que los anticipos sean amortizados en cada factura de forma proporcional a lo establecido, con el apoyo del financiero de la UMA.
Gestionar los pagos, recibos a satisfacción, entrada de bienes y suministros conforme a las reglas del proceso.
Gestionar en Contabilidad y orientar al contratista en cuanto a las retenciones realizadas en los pagos del contrato.
Verificar que los precios propuestos para las adiciones correspondan con los pactados en el contrato inicial.
Certificar el cumplimiento contractual para la gestión de pago.
Verificar la presentación de los informes periódicos en los términos pactados o en cualquier momento en caso de fuerza mayor o evento circunstancial que lo amerite.
Convocar al contratista a las reuniones necesarias para lograr la debida ejecución del contrato y elaborar las actas requeridas para una adecuada comunicación y documentación.
Elaborar informes periódicos de ejecución administrativa, financiera y contable del contrato e informar al Ordenador del Gasto cuando se presenten incumplimientos, adicionalmente documentar con evidencia las irregularidades.
Rendir informes administrativos, financieros y contables a los organismos de control y a la auditoría interna.
Resolver con oportunidad las consultas administrativas, financieras y contables que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.
Elaborar acta de reinicio del contrato, suscrita por el contratista y el Ordenador del Gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensión y del vencimiento del contrato.
Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.
Llevar registros de la liquidación con base en lo ejecutado y lo que falta por ejecutar, esto toma importancia en caso de cambio de interventor o supervisor.
Elaborar y gestionar las firmas del acta de liquidación, suscrita entre el Ordenador del Gasto y el contratista, además dejar constancia de las reclamaciones presentadas y de los desacuerdos insuperados, en todo caso deberán cuantificarse debidamente, toda vez que ésta acta presta mérito ejecutivo.
Elaborar el acta de recibo y terminación, lo que significa que el contrato cesa con la ejecución de las actividades y/o entrega de productos.
Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la Etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.
5.3.5 Responsabilidad de Supervisores e Interventores
Los supervisores y/o interventores son responsables de los informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y de mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.
RESPONSABILIDAD DE LOS INTERVENTORES (Civil, fiscal, penal, disciplinaria) Véase artículo 82, Ley 1474 de 2011 De acuerdo con la normativa responderán: |
CONSULTORES Y ASESORES EXTERNOS |
Obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría |
Hechos y omisiones que le fueren imputables derivados de los contratos en los que ejercen sus actividades |
INTERVENTORES |
Obligaciones derivadas del contrato de interventoría |
Hechos y omisiones que le fueren imputables derivados de su contrato de interventoría |
RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES |
Responden como sujetos de derechos y obligaciones, afectando su patrimonio, respondiendo por la comisión de conductas punibles y aplicándoseles el régimen de responsabilidad propia de los servidores públicos |
RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE INTERVENTORES |
El Interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total de alguna de las obligaciones a cargo del contratista será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que ocasionen con el incumplimiento por los daños que sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste de los perjuicios que se ocasionen (Véase parágrafo 3, artículo 84 Ley 1474 de 2011). |
CAPÍTULO VI
6.1 Etapa de Planeación
La etapa de planeación y estructuración, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida el éxito de los procesos de selección y de los contratos que se deriven de los mismos. El presente capítulo desarrolla el principio de la planeación como presupuesto fundamental de la contratación pública, de tal manera que la etapa previa y de estudios previos, se convierta en materialización de dicho principio.
Inicia con la identificación de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones y finaliza con la elaboración de los estudios previos.
La selección de un contratista debe responder a los planes, proyectos y programas que desarrolla el INDER Medellín, en relación con la Misión, Visión, Funciones, los Objetivos Institucionales y las normas que lo modifiquen o adicionen, ajustarse al Plan Anual de Adquisiciones, la programación presupuestal, así como al efectivo y permanente mejoramiento de la actividad estatal.
En la etapa de planeación se realizan las siguientes actividades:
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | |
1 | Plan Anual de Adquisiciones | Subdirección Administrativa y Financiera |
2 | Conocimiento del Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones | Comité de Dirección |
3 | Publicación del Plan Anual de Adquisiciones | Subdirección Administrativa y Financiera |
4 | Actualización del Plan Anual de Adquisiciones | Subdirección Administrativa y Financiera |
5 | Análisis del sector económico y de los oferentes | Financiero y técnico de la UMA |
6 | Determinación de los requisitos habilitantes | UMA |
7 | Evaluación del riesgo | Abogado de la UMA |
8 | Capacidad Residual | Financiero y técnico de la UMA |
9 | Estudio Previo | UMA |
6.1.1 Plan Anual de Adquisiciones
El Plan Anual de Adquisiciones, es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones que contribuye a aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de oferentes y la obtención de información uniforme que permita realizar compras coordinadas y colaborativas.
Sus objetivos son:
Facilitar la identificación, registro, programación y divulgación de las necesidades de bienes, obras y servicios.
Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda, que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
Se debe señalar la necesidad y cuando se conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC- Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la cual el INDER Medellín iniciará el proceso de contratación. Para su elaboración se debe seguir los lineamientos y utilizar el formato establecido por Colombia Compra Eficiente e internamente lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones.
6.1.2 Análisis del sector económico
El análisis del sector económico es el estudio detallado del sector relativo al objeto del proceso de contratación, buscando conocer a profundidad el sector desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgos, del cual se deberá dejar constancia en los documentos del proceso.
El punto xx xxxxxxx para la elaboración del análisis solicitado es el objeto del contrato y por consiguiente, de éste depende el alcance del análisis.
Con relación a lo anterior, el análisis del sector se debe realizar independientemente de la modalidad de selección.
Nota: Colombia Compra Eficiente establece la guía para hacer el análisis de que trata el presente numeral, el cual deberán seguir los integrantes financieros de cada UMA.
6.1.3 Determinación de los requisitos habilitantes
La determinación de los requisitos habilitantes depende de:
El riesgo del proceso de contratación.
El valor del contrato objeto de contratación.
El análisis del sector económico respectivo.
El tipo de contrato.
El plazo del contrato.
El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Los requisitos habilitantes serán entre otros los siguientes:
Experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de organización; los cuales serán certificados por las Cámaras de Comercio, con base en la información que presentan los interesados para su inscripción, renovación o actualización.
El INDER Medellín puede incluir indicadores financieros adicionales a los establecidos si los integrantes de la UMA lo consideran justificable, necesario, adecuado, pertinente y proporcional.
De acuerdo a lo establecido en la normativa vigente la exigencia de estos requisitos debe ser adecuada y proporcional al objeto y al valor del contrato a celebrar.
Es importante advertir que el INDER Medellín no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.
6.1.4 Evaluación del riesgo
De acuerdo con los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente se debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de las metas y objetivos del INDER Medellín.
6.1.5 Capacidad Residual
En los contratos de obra pública, el INDER Medellín, debe exigir y los proponentes acreditar su capacidad residual. De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente y la metodología definida por Colombia Compra Eficiente.
6.1.6 Estudios y Documentos Previos
Los Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratación al interior del INDER Medellín, debiendo ser elaborados y suscritos por los integrantes de la UMA.
Tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar el proceso de selección, el contrato y su futura ejecución, suponiendo así el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los principios mencionados en el presente Manual de Contratación.
Son el soporte para elaborar el Proyecto de Pliegos, los Pliegos de Condiciones, el Contrato y la Invitación Pública. Corresponde a la UMA, reunir todos los antecedentes, documentos, autorizaciones y demás soportes requeridos que servirán de base para elaborarlos.
Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de contratación.
De conformidad con lo establecido en las normas que rigen los procesos contractuales, los Estudios Previos deben contener:
La descripción de la necesidad que el INDER Medellín pretende satisfacer con el proceso de contratación.
El objeto a contratar.
La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.
Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
Las garantías que el INDER Medellín contempla exigir en el Proceso de Contratación.
La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial y la posibilidad de limitación a Mipymes.
6.1.7 Documentos Adicionales a los Estudios Previos:
MODALIDAD | DOCUMENTOS ADICIONALES |
Contratación Directa | Acto administrativo de justificación de la contratación directa, el cual debe contener: Causal que invoca para contratar directamente El objeto del contrato Presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista El lugar donde los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos, salvo en el caso de Urgencia manifiesta. Este acto no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y la contratación de empréstitos. |
Licitación pública, contratación directa, selección abreviada de menor cuantía y mínima cuantía cuando el objeto a contratar es obra pública. | Estudios técnicos y diseños Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas y ambientales, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o permisos solo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones. Tal es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales. (Véase Ley 1523 de 2012) El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que |
reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada por el técnico encargado del proceso. |
6.2 Etapa Precontractual
Esta etapa del proceso de contratación inicia con la publicación en el SECOP del Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones o Invitación Publica, y termina con el Acto Administrativo de Adjudicación o Comunicación de Aceptación de la oferta en la modalidad de mínima cuantía.
La selección incluye la modificación de los pliegos de condiciones por medio de las adendas antes del vencimiento del plazo para presentar la oferta a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para la presentación. Excepto en la licitación pública, pues según la ley esta publicación debe realizarse con tres (3) días de anticipación.
El INDER Medellín debe establecer la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista, excepto en el caso del concurso de méritos.
En esta etapa cada modalidad de selección tiene sus tiempos, responsables y procedimientos de acuerdo al presente Manual y a las reglas establecidos en la ley y en los regímenes especiales, los cuales deben observarse estrictamente.
MODALIDADES DE SELECCIÓN
LICITACIÓN
La Licitación Pública es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.
SELECCIÓN ABREVIADA
Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
CONCURSO DE MÉRITOS
Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2. Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, reglamente, adicione o complemente.
CONTRATACION DIRECTA
Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación.
CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes, servicios, consultoría y obra pública cuando el valor del contrato no excede del 10% de la menor cuantía.
6.2.1 Licitación Pública
¿Qué es? | Se entiende por Licitación Pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades. Parágrafo Artículo 30 Ley 80 de 1993. |
¿Cuándo | Cuando los bienes y servicios son diferentes a los de características |
procede? | técnicas uniformes, es decir de características técnicas complejas (obra pública o servicios intelectuales diferentes a los de consultoría) y el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía del INDER Medellín. |
6.2.2 Selección Abreviada de Menor Cuantía
¿Qué es? | Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. |
¿Cuándo procede? | Cuando los bienes y servicios a adquirir son de características técnicas uniformes se utilizará la causal de subasta inversa electrónica. En los siguientes casos se utilizará la causal de menor cuantía. o Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes. o Adquisición o suministro de bienes y servicios diferente a los de características técnicas uniformes, cuyo valor se encuentra entre el 10% y el 100% de la menor cuantía. o Contratos para la prestación de servicios de salud. o Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. o Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos, cuando se garantizan mejores condiciones. o Para la ejecución de programas a los que se refiere el literal (h) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 o Para la adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional de acuerdo con las categorías establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.2.26 del Decreto 1082 de 2015. La enajenación de bienes del Estado. |
Nota: Selección abreviada mediante subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades:
Subasta Inversa Electrónica.
Subasta inversa presencial.
Si sólo un oferente resultare habilitado la Entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones, caso en el cual no habrá lugar a la realización de la subasta inversa.
6.2.3 Concurso de Méritos
¿Qué es? | Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2. Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, reglamente, adicione o complemente. |
¿Cuándo procede? | Cuando el INDER Medellín requiera contratar servicios de consultoría o proyectos de arquitectura. |
Clases | Abierto y con precalificación. |
Nota: Cuando lo considere pertinente de acuerdo con la complejidad de la consultoría, el INDER Medellín puede hacer una precalificación de los oferentes. Lo cual deberá estar motivado en la etapa de planeación.
6.2.4 Contratación Directa
¿Qué es? | Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación. |
¿Cuándo procede? | Cuando la necesidad a satisfacer por el INDER Medellín, coincida con las causales de contratación establecidas en la ley. Por las siguientes causales: Urgencia manifiesta, Contratación de empréstitos, Convenios o contratos interadministrativos, Para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, Cuando no exista pluralidad de oferentes, |
Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, Adquisición de bienes inmuebles, arrendamiento de bienes inmuebles. |
Nota: El INDER Medellín, debe señalar en un acto administrativo de justificación de la contratación directa, además de las establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, las razones fácticas y de derecho que motivan contratar bajo esta modalidad.
Este acto administrativo no es necesario cuando los contratos a celebrar son de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y de contratación de empréstitos.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto administrativo de justificación de la contratación directa y no requerirá de estudios previos.
Los contratos de prestación de servicios para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, requieren de la elaboración del acto administrativo.
6.2.5 Mínima Cuantía
6.2.5.1 Mínima Cuantía común
¿Qué es? | Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes, servicios, consultoría y obra pública cuando el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuantía. |
¿Cuándo procede? | Cuando el valor de los bienes, servicios, consultoría y obra pública a adquirir son iguales o inferiores al 10% de la menor cuantía. |
Las reglas están determinadas en los artículos 2.2.1.2.1.5.1, 2.2.1.2.1.5.2, 2.2.1.2.1.5.3 y 2.2.1.2.1.5.4 del Decreto 1082 de 2015, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado para la modalidad de selección de Mínima Cuantía.
Notas:
Si se exige capacidad financiera, se debe indicar en la invitación como se hará la verificación correspondiente y el documento idóneo para acreditarla.
La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
En la aceptación de la oferta se debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.
El único factor de ponderación es el precio.
Hay libertad de exigir o no garantías.
No se requiere la inscripción en el RUP.
6.2.5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía.
¿Qué es? | Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes, cuando el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuantía. |
¿Cuándo procede? | Cuando el valor de los bienes a adquirir son iguales o inferiores al 10% de la menor cuantía. |
Nota:
-La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos grandes superficies.
-Hay libertad de exigir o no garantías.
-La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
6.2.6 Otros tipos de contratos no sometidos a procedimientos de convocatoria pública
6.2.6.1 Contratos de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992
Mediante el Decreto 777 del 16 xx xxxx de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992, el Gobierno Nacional reglamentó la celebración de contratos a los que se hace referencia en el inciso segundo del Artículo 355 de nuestra Carta Política, el cual es del siguiente tenor:
“El gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, podrá con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con Entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan
nacional y los planes seccionales de desarrollo. El gobierno nacional reglamentará la materia”
De la lectura del Artículo 355 Superior; se desprende que el Estado entrega recursos a un ente sin ánimo de lucro para adelantar sus programas.
Convenios de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992. Definición: Son convenios que celebran las Entidades públicas de conformidad con el inciso segundo del Artículo 355 de la Constitución Política, con Entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público. | |
Exigencia | Forma de cumplimiento |
Entidad | INDER Medellín |
Cooperante | Entidad privada sin ánimo de lucro |
Reconocida idoneidad | Es la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de la Entidad sin ánimo de lucro. Dicha idoneidad debe ser evaluada mediante escrito motivado. Para lo cual la Entidad allegará las certificaciones de experiencia relacionadas. Para el caso de Entidades del sector salud, deben estar inscritas en el registro especial de personas que prestan servicios de salud, debidamente clasificadas y calificadas conforme a la normativa vigente. |
El objeto del contrato | La actividad o programa de interés público que desarrolla la Entidad privada sin ánimo de lucro. |
No aplica este tipo de contratos para: | Cuando el contrato implica una contraprestación directa a favor del INDER Medellín. Para realizar transferencias presupuestales. Para apropiaciones presupuestales. Transferencias a personas naturales mediante subsidios de conformidad con los Artículos 43, |
44, 46, 51, 368; 13 y 46 transitorios, todos de la Constitución Política de Colombia. (Madres cabeza de familia, niños, ancianos, para vivienda, servicios públicos). | |
Garantías | El cooperante deberá constituir garantías adecuadas de manejo y cumplimiento, la cuantía será determinada por el INDER Medellín. Para los convenios con Entidades del sector salud se puede prescindir previo concepto favorable de la Secretaría Seccional de Salud de Antioquia. |
Interventoría y/o supervisión | La ejecución y el cumplimiento del objeto del convenio se verificarán a través de un supervisor. En el caso de ser necesario se podrá contratar directamente la interventoría con personas naturales o jurídicas especializadas y de reconocida idoneidad en la materia objeto del contrato. Estos gastos, que no podrán exceder de cinco por ciento (5%) del valor del contrato, se imputarán al mismo. |
Certificado de disponibilidad presupuestal | Se debe expedir con anterioridad a la suscripción del convenio. |
Incompatibilidades e inhabilidades | Las de orden Legal. |
Destinación de los recursos | Los recursos que recibe la Entidad contratista solo pueden ser aplicados al cumplimiento del objeto del contrato. |
Constitución de las Entidades sin ánimo de lucro | Debe estar constituida como mínimo con seis (6) meses de antelación a la celebración del contrato y tener vigente el reconocimiento de su personería jurídica. |
Duración de las Entidades sin ánimo de lucro | No podrá ser inferior al término del contrato y un año más. |
Pago de perjuicios y terminación unilateral | El Municipio de Medellín podrá dar por terminado el convenio de manera unilateral y exigir el pago de perjuicios a que haya lugar por incumplimiento. |
Otros requisitos | Declaración de no estar incurso en inhabilidad o incompatibilidad. RUT. Justificación del objeto a convenir. Inscripción en el banco de proyectos. Autorización del órgano competente de gobierno de la Entidad sin ánimo de lucro para poder contratar con el INDER Medellín y por la cuantía del caso, en caso de ser necesario. Presentar el correspondiente documento que acredite la personería jurídica de la Entidad. Certificado xx xxx y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social. |
6.2.6.2 Convenios de Asociación de Conformidad con la Ley 489 de 1998
¿Qué es? | Es la posibilidad que tiene el INDER Medellín de asociarse únicamente entre Entidades públicas (Artículo 95) o entre Entidades públicas y privadas (Artículo 96). | |
¿Cuándo procede? | Procede cuando exista la necesidad de asociarse con Entidades públicas, con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo; bien sea a través de la celebración de convenios interadministrativos o la creación de personas jurídicas sin ánimo de lucro. Igualmente cuando exista la necesidad de asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con las funciones y cometidos estatales encomendados a las diferentes Entidades públicas acorde con el Plan de Desarrollo. | |
Exigencia | Forma de cumplimiento | |
Tipo de Asociación | Entre Entidades públicas o Entidades públicas y particulares. | |
Justificación de la necesidad | De conformidad con el Plan de Desarrollo. | |
Entidad privada | Sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992. |
Interventoría o supervisión | La ejecución y el cumplimiento del objeto del convenio se verificarán a través de un supervisor. En el caso de ser necesario se podrá contratar directamente la interventoría con personas naturales o jurídicas especializadas y de reconocida idoneidad en la materia objeto del contrato. Estos gastos, que no podrán exceder de cinco por ciento (5%) del valor del contrato, se imputarán al mismo. |
Aportes | De ambas. |
Ausencia de remuneración | Cero remuneraciones. |
Gastos de administración del convenio | Claramente definidos solo para la ejecución del convenio. |
6.2.6.3 Acuerdos de Cooperación Internacional
¿Qué es? | Es la posibilidad que tiene el INDER Medellín de celebrar contratos o convenios con organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional. |
¿Cuándo procede? | Procede cuando exista la posibilidad o haya manifestación de interés de las partes o de una de ellas, para asociarse, celebrar convenios o acuerdos de esta índole. |
6.2.6.4 Asociaciones Público Privadas
¿Qué es? | Es la posibilidad que tiene el INDER Medellín de vincular capital privado, para la provisión de bienes públicos y de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o servicio; se materializa mediante la celebración de un contrato con una persona natural o jurídica de derecho privado (inversionistas). |
¿Cuándo procede? | Procede con aquellos contratos en los cuales las Entidades estatales encarguen a un inversionista privado el diseño y construcción de una |
infraestructura y sus servicios asociados, o su construcción, reparación, mejoramiento o equipamiento, actividades todas estas que deberán involucrar la operación y mantenimiento de dicha infraestructura. También podrán versar sobre infraestructura para la prestación de servicios públicos. Sólo se podrán realizar proyectos bajo esquemas de Asociación Público Privada cuyo monto de inversión sea superior a seis mil (6.000) SMLMV. Los contratos para la ejecución de proyectos de Asociación Público Privada, tendrán un plazo máximo de treinta (30) años, incluidas las prórrogas. |
6.2.6.5 Contrato de comodato o préstamo de uso
¿Qué es? | Es la posibilidad que tiene el INDER Medellín de entregar gratuitamente bienes muebles o inmuebles de su propiedad para que la otra parte haga uso de ellos, y con la obligación de restituirlo después de terminar el uso. |
¿Cuándo procede? | Bienes muebles: Procede cuando exista la posibilidad de entregar bienes a título de comodato a una entidad pública o entidad sin ánimo de lucro, de conformidad con lo señalado en el Libro Cuarto, Título XXIX, artículos 220 a 2220 del Código Civil Colombiano y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan. Bienes inmuebles: Procede cuando exista la posibilidad de entregar bienes a título de comodato únicamente a otras entidades públicas, cooperativas, asociaciones y fundaciones que no repartan utilidades entre sus asociados o fundadores ni adjudiquen sus activos en el momento de su liquidación a los mismos, juntas de acción comunal, fondos de empleados y las demás que puedan asimilarse a las anteriores, y por un término máximo de cinco (5) años, renovables de conformidad con lo señalado en la Ley 9 de 1989 y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan. |
6.2.6.5 Contrato de Arrendamiento
¿Qué es? | Es la posibilidad que tiene el INDER Medellín de entregar en arrendamiento bienes muebles o inmuebles de su propiedad o entregados en administración por parte del Municipio de Medellín, para transferir temporalmente el uso y goce del bien a otra parte denominada arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar por ese uso o goce un precio cierto y determinado. |
¿Cuándo procede? | Procede cuando exista la posibilidad de entregar bienes muebles o inmuebles a título de arrendamiento a una entidad pública o privada, de conformidad con lo señalado en el Título XXVI, artículos 1973 y siguientes, del Código Civil Colombiano, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan. No obstante, tratándose el INDER Medellín de un entidad pública, el régimen contractual aplicable para la selección del contratista y celebración del contrato, es el previsto en la Ley 1150 de 2007, articulo 2, numeral 4, literal i), reglamentado por el Decreto 1082 de 2015, articulo 2.2.1.2.1.4.11, en el caso del arrendamiento de bienes inmuebles. |
6.2.6.6 Cesión de derecho de dominio a título gratuito a favor del INDER Medellín
¿Qué es? | Es la posibilidad que tiene el INDER Medellín de recibir a título gratuito bienes. |
¿Cuándo procede? | Procede cuando el INDER Medellín, acepta de manera gratuita bienes propiedad de otra persona natural o jurídica de derecho público o privado, de conformidad con la Ley 388 de 1997, el Decreto 1469 de 2010 y las normas civiles y comerciales. |
6.3 Etapa Contractual
Esta etapa comprende desde el perfeccionamiento del contrato hasta el vencimiento del plazo. Consiste en celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos necesarios para la contratación.
6.3.1 La Minuta del Contrato
La minuta debe contener como mínimo las siguientes cláusulas:
Elementos esenciales del contrato: valor, plazo de ejecución, forma de pago.
Las partes del contrato.
Datos de contacto del contratista y la Entidad: dirección, teléfono, correo electrónico.
El bien, obra o servicio a contratar: objeto
El sitio de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, el lugar de ejecución.
Obligaciones de las partes.
Especificaciones técnicas.
Supervisión y/o interventoría del contrato con las obligaciones.
Sanciones (multas, incumplimiento y caducidad cuando aplique).
Cláusula penal pecuniaria.
Indemnidad.
Cláusulas excepcionales cuando aplique.
Garantías.
Certificado de disponibilidad y compromiso presupuestal.
El contrato se perfecciona con la firma de las partes. El mismo se debe elevar a escrito en medio físico o a través del uso de medios electrónicos acordes con la Ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, reglamente, adicione o complemente y debe ser firmado por parte del Ordenador del Gasto y por el Representante legal del contratista, o su apoderado si se trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural que demuestra la capacidad para obligarse.
Nota: para los contratos de mínima cuantía los elementos establecidos en este numeral deberán incorporarse en la carta de aceptación de la oferta.
6.3.2 Registro Presupuestal del Compromiso
El Registro Presupuestal del Compromiso es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el responsable del presupuesto con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pago pactados en el
mismo, de acuerdo a los procedimientos presupuestales establecidos para el efecto.
6.3.3 Aprobación de la Garantía Única.
Corresponderá al (la) Jefe (a) de Oficina Asesora Jurídica, previa revisión del abogado de la UMA, aprobar la garantía y sus modificaciones cualquiera que sea su cuantía, mediante certificado de aprobación de garantías, siempre que se ajusten a lo requerido por el INDER Medellín.
Nota: estos requisitos de legalización son posteriores a la suscripción de la minuta contractual.
6.4 Ejecución
Esta etapa inicia con la suscripción del Acta de inicio hasta dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. Consiste en adelantar todas las actividades para el pago de anticipos, pagos parciales o totales, modificaciones en caso de ser necesarias, hacer efectivas las garantías e informar y acompañar el debido proceso sancionatorio, cuando aplique.
6.4.1 Acta de inicio
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, el supervisor y/o interventor, elabora el Acta de Inicio para que empiece la ejecución. Así mismo, debe remitir comunicación al contratista de manera física o electrónica.
Para dichos fines, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso.
6.4.2 Modificaciones al Contrato
Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar situaciones que lleven a su modificación, es necesario establecer que las mismas, deben ser en lo posible concertadas por las partes, salvo que deba hacerse uso de la modificación unilateral establecida en la ley, como facultad excepcional.
Para que se lleve a cabo la modificación del contrato, esta debe ser solicitada por el supervisor y/o interventor y/o el contratista en donde se indique de manera clara y precisa las razones o fundamentos que dieron origen a la misma, así como la justificación para realizarla.
El contrato debe encontrarse en ejecución y se debe verificar que la modificación requerida no altere la esencia del objeto del contrato ni sea fruto de un incumplimiento por parte del contratista.
Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran las siguientes:
a) Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normativa vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes, salvo contratos de interventoría y concesión.
Nota: para los contratos de interventoría el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Igualmente la Ley 1508 de 2012, señala que las adiciones de los contratos para proyectos de Asociación Público Privada de iniciativa pública no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado. Para la ejecución de proyectos de asociación público privada de iniciativa privada que requieren desembolsos de recursos, las solicitudes de adiciones no podrán superar el 20% de los desembolsos de los recursos públicos originalmente pactados.
b) Prorroga o Ampliación: Es una prolongación del plazo de ejecución inicialmente pactado en el contrato.
Nota: En los contratos para la ejecución de proyectos de asociación público privada tanto de iniciativa pública como privada, las prórrogas deberán ser valoradas por la entidad estatal competente. Las solicitudes de adiciones de recursos y el valor de las prórrogas en tiempo sumadas, no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado.
c) Cesión: es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona para que ésta continúe con la ejecución del contrato en las mismas condiciones. Es importante señalar que el cesionario, debe tener las
mismas o mejores calidades que el cedente y se debe contar con la autorización del INDER Medellín para su realización.
d) Suspensión: es la interrupción temporal de la ejecución del contrato por razones de fuerza mayor, caso fortuito o alguna circunstancia ajena a responsabilidad del contratista, conveniencia de las partes o interés público, velando porque en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines; para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor, donde se indique entre otras las condiciones que llevaron a la imposición de la medida de suspensión y el momento en el cual deberá reanudarse.
e) Reanudación: es la continuación de la ejecución del contrato una vez surtido el plazo fijado en el acta que motiva la suspensión, para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor.
6.4.3 Régimen Sancionatorio en Materia Contractual
6.4.3.1 Cláusula de Multas
En los contratos en los que se pacte cláusula de multas, ésta se impondrá de forma unilateral a través de acto administrativo, cuando el contratista incumpla parcial o totalmente cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato y la prestación incumplida aun fuere necesario, en caso contrario, se declara un incumplimiento.
Dicha cláusula deberá contener la autorización expresa del contratista para compensar el valor de las multas, de la cláusula penal pecuniaria o de cualquier suma que el INDER Medellín le adeude, sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal o la garantía de cumplimiento del contrato. Si esto no fuere posible se procederá al cobro persuasivo, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.
El valor de las multas será definido conforme a la ley vigente, sobre el valor del contrato antes de IVA desde los Estudios Previos.
En ningún caso se podrán imponer multas cuando el incumplimiento por parte del contratista haya cesado.
La imposición de multas no libera al contratista del cumplimiento de sus obligaciones contractuales, so pena de que se le inicie un nuevo procedimiento sancionatorio ante nuevos incumplimientos.
6.4.3.2 Cláusula de incumplimientos
En los contratos en los que se pacte la cláusula penal, se hará exigible de manera unilateral sin necesidad de declaratoria judicial, cuando a juicio del respectivo Ordenador del Gasto, previo informe de la Supervisión y/o Interventoría, el contratista incurra en el incumplimiento parcial o total de las obligaciones del contrato, se impondrá de forma unilateral a través de acto administrativo.
Dicha cláusula deberá contener la autorización expresa del contratista para compensar el valor de la cláusula penal pecuniaria, de cualquier suma que el INDER Medellín le adeude, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato. Si esto no fuere posible se procederá al cobro persuasivo, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.
La exigibilidad de la cláusula penal garantiza para el INDER Medellín la tasación anticipada de perjuicios.
6.4.3.3 Cláusula de Caducidad
En los contratos cuyo objeto sea de obra, suministro y prestación de servicios, que celebre el INDER Medellín, se incluirá la cláusula de caducidad y demás cláusulas excepcionales de conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 80 de 1993.
Se prescindirá de la estipulación de la cláusula de caducidad y demás cláusulas excepcionales en los contratos expresamente contemplados en el parágrafo del citado artículo.
6.4.4 Terminación.
6.4.4.1 Terminación Normal.
En general, los contratos finalizan al término del plazo pactado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos.
6.4.4.2 Terminación Anormal.
Procede:
Cuando las partes, de común acuerdo, terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato.
Como efecto de la declaratoria de caducidad por incumplimiento del contratista.
Por declaratoria unilateral de la administración en ejercicio de sus facultades excepcionales.
Terminado el contrato se procede a la liquidación, cuando aplique.
La terminación del contrato, requerirá del diligenciamiento y suscripción del Acta de recibo y terminación, entre el contratista y el supervisor y/o interventor.
6.4.5 Liquidación
Por regla general, la liquidación procederá en los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo, entendidos éstos como aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y en los demás casos en que se requiera.
Durante la etapa de liquidación de los contratos las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado.
En el Acta de Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía única de cumplimiento del contrato, con el fin de ajustarla a lo pactado en el contrato y si es del caso, avalar las obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo.
Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual.
Las formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos son:
6.4.5.1 De Mutuo Acuerdo
La liquidación de los contratos y convenios se hará de mutuo acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación de los mismos.
En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, el Ordenador del Gasto, igualmente procederá a la liquidación.
6.4.5.2 Unilateral
Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor y/o interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el INDER Medellín mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente, es decir hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al término del plazo de mutuo acuerdo.
En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse, de forma bilateral o unilateralmente, en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo de la liquidación unilateral.
Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o hace falta algún documento, se regresa al supervisor y/o interventor, a fin de que aporte la información faltante.
Si no presentan observaciones, el supervisor procede a su envío para consideración y firma del Ordenador del Gasto.
6.4.5.3 Requisitos para la liquidación de los contratos y convenios
Para la liquidación de todos los contratos y convenios, además de los documentos producidos en las etapas de planeación, precontractual, contractual, y durante la
ejecución, se deben entregar para la revisión de la Oficina Asesora Jurídica especialmente los siguientes documentos, dispuestos conforme a las normas de archivo:
El proyecto de acta de liquidación.
El contrato y todas sus modificaciones (otrosí y/o contrato adicional).
Las actas de suspensión y reinicio (cuando aplica).
Las pólizas y todas sus modificaciones (cuando aplica).
Las actas aprobatorias de pólizas (cuando aplica), todas sus modificaciones, su notificación al contratista y a la aseguradora.
El acta de inicio.
La comunicación de designación de supervisión y sus reemplazos (cuando aplica).
Las actas parciales de supervisión y/o interventoría por cada pago.
Las actas de obra extra y/o obra adicional (sólo en los contratos de obra).
Las actas parciales de pago.
El acta de recibo a satisfacción (o de recibo de obra).
Los informes parciales y/o finales de gestión del contratista (cuando aplica).
La certificación bancaria de rendimientos financieros (cuando aplica).
Certificación del pago de los aportes al sistema seguridad social integral, suscrita por el representante legal o el revisor fiscal y/o contador público, para el caso de las personas jurídicas, con la TP vigente.
Autoliquidación de los aportes al sistema seguridad social integral, para el caso de las personas naturales.
Nota 1: Cuando el representante legal del contratista persona jurídica que va a firmar la liquidación es diferente al que firmó el contrato deberá acreditarse el acto (certificado de existencia, resolución y/o decreto de nombramiento) que lo acredite como tal. A su vez, debe hacerse la verificación y acreditarlos en la carpeta, de los requisitos xx xxx (certificados de Procuraduría, Contraloría y Policía)
Nota 2: Las Actas de Liquidación (formato de Isolucion), deberán entregarse para su revisión y aprobación por parte de la Oficina Asesora Jurídica, en la (s) carpeta
(s) contractuales de gestión, en el estricto orden de la lista de chequeo, en los plazos previstos en los numerales 6.4.5.1 y 6.4.5.2 de este Manual, con la totalidad de documentos antes enunciados, anexos respectivos y demás documentos producidos durante las diferentes etapas contractuales.