Aviso de privacidad para contratistas de Solventum

Aviso de privacidad para contratistas de Solventum

Fecha de entrada en vigor: [1 xx xxxxx de 2024]

En Solventum, nuestras filiales y subsidiarias (colectivamente “Solventum”, “nosotros”, “nuestro” o “nos”), nos comprometemos a garantizar la privacidad y seguridad de su información personal y sensible de acuerdo con las leyes y normativas aplicables en materia de privacidad de datos y ciberseguridad. Este Aviso de privacidad para contratistas (“Aviso para contratistas”) describe cómo recogemos, utilizamos, conservamos, tratamos y protegemos (colectivamente “tratar”) Datos personales relacionados con contratistas independientes que celebren acuerdos con SpinCo (cada uno de ellos un “Contratista” o “usted”). Cuando así lo exija la legislación aplicable, no recogeremos, usaremos ni divulgaremos sus Datos personales sin obtener primero su consentimiento. Para obtener una lista de los responsables del tratamiento de datos y datos de contacto de Solventum por país, haga clic aquí.

En este Aviso para contratistas, cuando utilizamos el término “Datos personales”, nos referimos a cualquier información relacionada con una persona identificada o identificable, o cualesquiera términos relacionados, como “información personal”, según se define en la legislación aplicable.

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 Alcance

 Datos personales que recogemos

 Fuentes de datos personales

 Cómo utilizamos sus datos personales

 Divulgaciones a proveedores de servicios y otras entidades

 Sus derechos

 Transferencias transfronterizas de datos

 Protección de datos personales

 Retención

 Cambios en este Aviso para contratistas

 Contacto

 Anexo para residentes de la República Popular de China

Alcance

Este Aviso para contratistas se aplica a los Datos personales que tratamos para gestionar nuestros acuerdos con Contratistas, incluidos los relacionados con la concesión de acceso a nuestros sistemas y activos, el inicio y finalización de contrataciones, y los Datos personales que recibimos relacionados con contactos de emergencia. Si así lo exige la legislación aplicable, puede que proporcionemos a los Contratistas avisos de privacidad adicionales sobre otras actividades de tratamiento de datos pertinentes. Le animamos a leer detenidamente este Aviso para contratistas, junto con cualquier otro aviso de privacidad que podamos proporcionarle.

Datos personales que recogemos

Podemos recoger de usted varios tipos de Datos personales, incluidos, entre otros:

 Información de contacto, incluido su nombre completo, dirección del domicilio, dirección de correo electrónico personal y número de teléfono.

 Otros identificadores únicos, incluidos el número de identificación de la empresa y los identificadores del sistema (p. ej., nombres de usuario o credenciales en línea).

 Información del contratista, incluidos datos biográficos, CV, datos de sus perfiles públicos de LinkedIn y plataformas similares, información de educación y títulos, licencias profesionales, certificaciones, asociaciones y afiliaciones.

 Información sobre el contrato, incluidas las fechas de contratación, el puesto, el cargo y la información de jerarquía, la información del historial laboral, horarios y asistencia, los registros de bajas y permisos, los registros de viajes y gastos, los registros de planes de formación, los registros y revisiones de rendimiento, las distinciones y los registros disciplinarios.

 Datos de cumplimiento, incluidos los registros independientes de verificación de la elegibilidad del contratista y otros registros mantenidos para demostrar el cumplimiento de las leyes aplicables, como leyes fiscales, leyes de derecho al trabajo y leyes de privacidad; registros de seguridad laboral; registros relacionados con investigaciones internas, incluidas las denuncias presentadas mediante la línea directa de cumplimiento; información de autorización de seguridad; registros de incidentes de privacidad y seguridad que impliquen registros de contratistas independientes, incluidas notificaciones de violaciones de seguridad.

Fuentes de datos personales

En general, podemos recoger las categorías de Datos personales identificadas anteriormente de las siguientes categorías xx xxxxxxx:

• directamente de usted;

• responsables de selección de personal y plataformas de contratación;

• recomendaciones y referencias;

• empleadores;

• nuestros empleados y otros contratistas;

• información y fuentes disponibles públicamente;

• autoridades gubernamentales;

• clientes;

• proveedores de servicios, representantes y agentes; y

• filiales y subsidiarias.

Cómo utilizamos sus datos personales

Utilizamos sus Datos personales según sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal, para celebrar o cumplir con un contrato y/o para fines comerciales legítimos, incluidos:

Gestión de la relación con el Contratista. Para gestionar nuestra relación con los Contratistas, incluido en relación con:

 programación y realización de entrevistas;

 identificación de Contratistas, lo cual incluye colaborar con responsables de selección de personal externos;

 verificación de la información proporcionada y otras evaluaciones de la idoneidad de los Contratistas;

 administración y supervisión del cumplimiento de nuestras políticas, procedimientos y Código de conducta, cuando proceda;

 mantenimiento de registros de la información de contacto de emergencia para su uso en caso de emergencia;

 facilitación de la comunicación y colaboración con el Contratista, como a través del directorio corporativo, y biografías del Contratista; y

 para proporcionarle acceso a equipos, sistemas informáticos, aplicaciones y redes.

Operaciones comerciales y servicios de atención al cliente. Relacionados con nuestras operaciones comerciales y servicios de atención al cliente, incluido en relación con lo siguiente:

 administración y planificación organizativa, como dotación de personal;

 operación de nuestro negocio mediante el desarrollo, la producción, la comercialización y la provisión de bienes y servicios;

 control de calidad; y

 facilitación de las comunicaciones para fomentar lo anterior.

Seguridad y supervisión. Para supervisar y proteger nuestros recursos, redes, instalaciones y activos, incluidos:

 supervisión, prevención e investigación de sospechas o supuestas conductas indebidas o infracciones de la ley (incluidos delitos penales), reglas de trabajo y políticas de Solventum; supervisión, prevención, investigación y respuesta a amenazas e incidentes de seguridad y privacidad;

 provisión y gestión del acceso a los controles de acceso físico y técnico;

 supervisión para proteger la seguridad de nuestros sistemas y activos y los de nuestros clientes;

 supervisión del acceso y el uso para garantizar la seguridad y el funcionamiento de nuestros sistemas y activos; y

 protección de nuestras oficinas, instalaciones y activos físicos, incluido el uso de sistemas de acceso electrónico y videovigilancia.

Salud y seguridad. Para fines de salud y seguridad, como para cumplir con los programas de salud y seguridad de Solventum; para determinar adaptaciones para discapacidades; para supervisar la salud y la seguridad medioambiental; para el seguimiento de contactos; para llevar a cabo los cribados adecuados de los contratistas; para responder y gestionar emergencias médicas y de otro tipo y accidentes y enfermedades relacionados con el trabajo; y para cumplir con los requisitos reglamentarios relacionados.

Auditoría, contabilidad, presentación de informes y gobierno corporativo. En relación con auditorías y evaluaciones financieras, fiscales, contables y de otro tipo de nuestras operaciones comerciales; resolución de problemas (p. ej., revisiones internas y quejas); gestión xx xxxxxxx de denuncia, investigaciones internas, cumplimiento, gestión de riesgos y seguridad, controles financieros o cumplimiento de obligaciones legales; y para otros fines comerciales internos como administrar nuestro programa de retención de registros.

Fusiones y adquisiciones y otras transacciones comerciales. Para facilitar una fusión, adquisición, venta o transferencia de activos, creación de empresa conjunta o colaboración, cesión u otra enajenación de la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones (incluido en relación con cualquier quiebra, reorganización u otra transacción o procedimiento comercial similar) o transacciones similares, incluidas, entre otras, la planificación, diligencia debida y la implementación de dichas transacciones comerciales.

Defensa y protección de los derechos. Para proteger y defender nuestros derechos e intereses y los de terceros; responder a reclamaciones o disputas legales, incluido en el contexto de litigios previstos o reales con terceros.

Cumplimiento de las obligaciones legales. En relación con nuestro cumplimiento de las obligaciones legales aplicables o para cumplir con un contrato celebrado o relacionado con usted, así como evaluaciones, revisiones e informes relacionados con dichas obligaciones legales, incluidos aquellos relacionados con la contratación de contratistas independientes, las leyes laborales y otras leyes, reglamentos y requisitos legales aplicables.

Divulgaciones a proveedores de servicios y otras entidades

Podemos divulgar sus Datos personales a los siguientes destinatarios y para los fines descritos anteriormente. En cada caso, tomaremos las medidas adecuadas (incluida la obtención de su consentimiento cuando lo exija la legislación aplicable) para proteger sus Datos personales.

Filiales de Solventum. Nuestras filiales de Solventum utilizarán sus Datos personales de forma coherente con este Aviso para Contratistas y todas las leyes aplicables.

Proveedores de servicios. Podemos divulgar sus Datos personales a proveedores de servicios y otros terceros que contratemos para que nos presten servicios de soporte, como proveedores de alojamiento, consultores de salud y seguridad y proveedores de servicios de seguridad y TI. Estas empresas solo podrán utilizar los datos según lo permitan nuestros contratos con ellas.

Socios comerciales. Podemos divulgar sus Datos personales con terceros que se asocian con nosotros para proporcionarle productos o servicios. Por ejemplo, podemos transmitir sus datos de contacto a un hospital asociado en el que usted vaya a realizar estudios, investigaciones de incidentes o resolución de reclamaciones en nuestro nombre. Puede que se necesiten sus datos e información de contacto para poder acceder a las instalaciones o al equipo del hospital.

Con su consentimiento. Podemos divulgar sus Datos personales con su permiso o a petición suya.

Para cumplir con la ley o para protegerle a usted o sus derechos. Podemos divulgar sus Datos personales a otras personas cuando creamos de buena fe que la divulgación es necesaria:

 para cumplir con una ley, regulación, orden judicial u otro proceso legal;

 Para detectar, prevenir y responder al fraude, infracción de la propiedad intelectual, violación de nuestros contratos o acuerdos, violación de la ley u otro uso indebido de los sitios web, aplicaciones, productos o servicios de Solventum;

 para proteger su salud, seguridad, bienestar, derechos o propiedad o los de nuestros clientes, el público, SpinCo u otras personas; o

 en circunstancias similares.

En un formato agregado/desidentificado. En la medida en que lo permita la legislación aplicable, Solventum puede compartir información anonimizada, agregada o desidentificada de forma interna y con terceros para cualquier fin. Dicha información no le identificará individual ni directamente.

Sus derechos

Dependiendo de la legislación aplicable y de ciertas condiciones y excepciones, puede tener ciertos derechos con respecto a sus Datos personales. No le discriminaremos por ejercer sus derechos.

 El derecho a acceder, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de sus Datos personales.

 El derecho a conocer cierta información sobre los Datos personales que tratamos sobre usted, incluidos fragmentos específicos de sus Datos personales que recojamos.

 El derecho a oponerse, limitar o restringir nuestro tratamiento de sus Datos personales.

 Si estamos tratando sus Datos personales basándonos en su consentimiento, puede retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada de su consentimiento no afectará a la legalidad del tratamiento que hayamos llevado a cabo antes de su retirada.

 El derecho a solicitar una copia de los Datos personales en un formato portátil (es decir, estructurado, de uso común, legible por máquina y fácil de usar).

 El derecho a presentarnos una reclamación a nosotros o a una autoridad de protección de datos en relación con nuestra recogida y uso de sus Datos personales.

Usted (o su agente autorizado) puede ejercer sus derechos completando nuestro formulario de solicitud o poniéndose en contacto con nosotros llamando al 0-000-000-0000 (número gratuito en los Estados Unidos). Una vez recibida su solicitud, podemos solicitar información adicional de usted (o de su agente autorizado) para cumplir con su solicitud y verificar su identidad.

Transferencias transfronterizas de datos

Solventum opera en muchos países y sus Datos personales pueden transferirse a través de fronteras internacionales a otras filiales de Solventum y terceros (como se describe en este Aviso para contratistas) ubicados fuera del país en el que usted reside. Independientemente de dónde se traten sus Datos personales, siempre tomaremos las medidas razonables para proteger la privacidad y seguridad de estos. Esto puede incluir la implementación de acuerdos apropiados y, si es necesario, cláusulas contractuales tipo o un mecanismo alternativo para la transferencia de datos, según lo aprobado por la Comisión Europea u otros reguladores o legisladores aplicables. Cuando así lo exija la legislación aplicable, solo compartiremos, transferiremos o conservaremos sus Datos personales fuera de su jurisdicción con su consentimiento previo.

Protección de datos personales

Implementamos medidas técnicas, físicas y organizativas adecuadas diseñadas para proteger la confidencialidad, seguridad e integridad de sus Datos personales. Las medidas de protección de datos incluyen, entre otras, la adopción de herramientas de cifrado y controles de acceso.

Retención

Retenemos sus Datos personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario o permitido en vista de los fines para los cuales fueron recogidos, y según se describa en este Aviso para Contratistas o según se le haya revelado en el momento de la recogida. El periodo de retención varía y depende de criterios, los cuales pueden incluir:

 las fechas de su interacción con Solventum y la fecha de su última interacción con nosotros;

 si la retención es necesaria o aconsejable debido a los estatutos de limitaciones, litigios u otras obligaciones legales, reglamentarias, contables o de notificación aplicables; y

 cualquier requisito de retención pertinente según las leyes aplicables o en acuerdos celebrados con usted u otras personas.

Si sus Datos personales (i) dejan de ser necesarios o relevantes para los fines para los que se recogieron, o (ii) ya no es necesario retenerlos según las leyes aplicables, entonces tomaremos medidas razonables para que se eliminen, se destruyan o, si lo permite la legislación aplicable, se agreguen, se anonimicen o se desidentifiquen.

Cambios en este Aviso para contratistas

Nos reservamos el derecho a modificar este Aviso para contratistas en cualquier momento. Si realizamos cambios en este Aviso para Contratistas que afecten sustancialmente a la forma en que tratamos sus Datos personales, procuraremos notificárselo.

Contacto

Si tiene alguna pregunta o duda sobre este Aviso para Contratistas o la gestión de sus Datos personales, póngase en contacto con nosotros en: Xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx

Anexo para residentes de la República Popular de China

□ Reconozco que he leído el Aviso de privacidad para contratistas y por la presente expreso y voluntariamente doy mi consentimiento a Solventum para la recogida, conservación, uso, tratamiento, transferencia, divulgación, eliminación, así como otros tipos de tratamiento, mantenimiento y protección de mis Datos personales, de acuerdo con el Aviso y la Política de privacidad de Solventum.

我确认已阅读隐私声明，并在此明确、自愿同意xxx根据该声明和xxx隐私政策收集、存储、使用、加工、传输、公开、删除以及以其他方式处理、维护和保护我的个人信息。

□ Reconozco que he leído el Aviso de privacidad para contratistas y por la presente doy mi consentimiento a Solventum para la recogida, conservación, uso, tratamiento, transferencia, divulgación, eliminación, así como otros tipos de tratamiento, mantenimiento y protección de mi información personal sensible, de acuerdo con el Aviso y la Política de privacidad de Solventum.

我已阅读、理解并同意舒万诺按照xxx隐私政策及本隐私声明收集、使用、披露、存储、管理和保护我的敏感个人信息。

□ Reconozco que doy mi consentimiento a Solventum para la provisión de mi información personal (incluida la información personal sensible) a empresas afiliadas de Solventum y otros encargados del tratamiento de información personal en China de acuerdo con el Aviso y la Política de privacidad de Solventum.

我同意xxx按照xxx隐私政策及本隐私声明所述方式向xxx在中国境内的关联公司或其他个人信息处理者提供我的个人信息（包括敏感个人信息）。

□ Reconozco que doy mi consentimiento a Solventum para la transferencia transfronteriza de mi información personal (incluida la información personal sensible) a empresas afiliadas de Solventum y destinatarios en el extranjero de acuerdo con el Aviso y la Política de privacidad de Solventum.

我同意xxx按照xxx隐私政策及本隐私声明所述方式向xxx在中国境外的关联公司或其他境外个人信息接收者跨境传输我的个人信息（包括敏感个人信息）。

□ Confirmo que he proporcionado debidamente la información personal necesaria sobre mis familiares y que he obtenido su consentimiento explícito, cuando sea necesario, para el tratamiento de su información personal para los fines y de la forma descritos en el Aviso.

我确认已正式提供所需的有关本人亲属的个人信息，并已在必要时获得以本隐私声明所述的方式处理其个人信息的明确同意。