PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA SALIDA Y LLEGADA DE LA PRIMERA ETAPA DE LA VUELTA CICLISTA A ESPAÑA DESDE LA CIUDAD DE JEREZ DE LA FRONTERA
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA SALIDA Y LLEGADA DE LA PRIMERA ETAPA DE LA VUELTA CICLISTA A ESPAÑA DESDE LA CIUDAD DE JEREZ DE LA FRONTERA
1. OBJETO.
El contrato a que se refiere el presente pliego tiene por objeto la prestación de los servicios necesarios para la preparación, ejecución y desarrollo de la salida y llegada de la Primera Etapa de la Vuelta Ciclista a España en su Edición 2014, consistente en una prueba contrarreloj por equipos, a desarrollar por la Ciudad de Jerez de la Frontera el día 23 xx xxxxxx de 2014.
2. OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO.
2.1.- MONTAJE
Instalación y montaje de toda la estructura xx xxxxxx de cierre, altas y bajas, en la línea de meta y en la zona de salida y en general toda la estructura deportiva y de acotamiento de la zona que requiere la prueba.
2.2- INVITACIONES
El adjudicatario facilitará al Ayuntamiento xx Xxxxx para sus invitados y las localidades sede, un total de
SESENTA (60) invitaciones distribuidas de la siguiente manera:
TREINTA (30) invitaciones de acceso a la Zona de Salida
TREINTA (30) invitaciones VIP de acceso a la Zona en Meta
2.3.- ZONA DE SALIDA (PUNTO DE ENCUENTRO)
El adjudicatario pondrá a disposición del Ayuntamiento xx Xxxxx una carpa 3x3 m. en el Punto de Encuentro para la recepción de sus invitados.
Esta carpa estará equipada con mesas y sillas y se identificará de acuerdo con las indicaciones del Ayuntamiento xx Xxxxx.
La producción de la publicidad será por cuenta del Ayuntamiento xx Xxxxx y su ubicación será designada por el responsable de salida.
2.4.- PUBLICIDAD INSTITUCIONAL
El adjudicatario reservará un espacio de veinte (20) metros de espacio publicitario en la línea de meta para la instalación de publicidad institucional del Ayuntamiento xx Xxxxx.
La producción de la publicidad será por cuenta del Ayuntamiento xx Xxxxx y su ubicación será designada por el responsable de meta.
3. OBLIGACIONES DEL AYUNTAMIENTO XX XXXXX 3.1.- MONTAJE Y SERVICIOS DE LA ZONA DE META.
La zona de meta será decidida por el adjudicatario de acuerdo con el Ayuntamiento xx Xxxxx, y deberá cumplir las condiciones siguientes:
Espacio: Es necesaria una avenida recta de más de 500 metros lineales y 20 metros de ancho con una calle que permita el desvío de vehículos a unos 200 metros de la línea de meta. La Organización vallará un kilómetro a ambos lados antes de meta y 300 metros rebasada la misma. Esta zona incluye:
- Zona de meta para invitados: trailers de invitados y organización (incluye zona de catering)
- Zona técnica de televisión y radio
- Desvío de vehículos xx xxxxxxx
- Aparcamiento de equipos
- Otros aparcamientos.
- Grada Vuelta Junior / Sede
Suministros:
- Se requiere un camión cisterna con bomba de presión y capacidad de 8.000 litros de agua (puede ser no potable) para el llenado de los depósitos de los camiones. Deberá estar en la zona de meta a primera hora del día de la etapa (no más tarde de las 09:00 horas)
- Se requiere una toma de agua potable necesaria para el suministro del servicio de catering en zona VIP (zona posterior de los trailers).
Servicio de limpieza:
- La calzada por donde transcurra el recorrido de la carrera deberá estar limpia para evitar cualquier tipo de accidente (tierra, hierba, etc.)
- Deberán situarse diez (10) contenedores de basura para su utilización por parte del servicio de catering en la Zona de Meta (parte posterior de los camiones de invitados).
- Deberá contemplarse la limpieza de la zona de meta una vez finalizado el desmontaje de la misma.
Servicio médico
- Se requiere presencia de Unidad Móvil medicalizada en zona de meta desde el inicio del montaje hasta el desmontaje para servicio de personal de meta.
- Se requieren puestos xx xxxxxxx fuera vallado y disponibilidad de una ambulancia para la atención de posibles emergencias entre el público.
Accesos y aparcamiento:
- La zona de meta deberá estar limpia y libre de vehículos desde el inicio del montaje.
- El tráfico rodado estará cortado desde el inicio del montaje en toda la recta de meta.
- El desvío de vehículos xx xxxxxxx estará libre de vehículos aparcados desde las 08:00 horas del día de la llegada de la etapa y cortado al tráfico desde las 15:00 horas del día de la llegada de la carrera.
- Las zona de aparcamiento para los autobuses y coches de equipos estarán libres de vehículos desde las 07:00 horas del día de la llegada de la etapa.
Vigilancia:
- Vigilancia policial desde el inicio del montaje hasta el desmontaje.
- Se requiere protección policial para el vallado del último kilómetro y la instalación de los arcos de los puntos kilométricos que se instalen dentro de la ciudad.
- Se requiere presencia policial en el aparcamiento de autobuses de equipos en la Zona de Meta para apoyo en la ubicación de los mismos con el personal de la organización desde las 12:00 horas del día de la llegada de la etapa hasta la finalización de la misma.
Autorizaciones:
o Se requiere autorización para decorar el suelo de meta con pintura soluble al agua. Deberá contemplarse la limpieza de la pintura al finalizar el desmontaje de la meta.
3.2.- MONTAJE Y SERVICIOS DE LA OFICINA PERMANENTE Y SALA DE PRENSA
La oficina permanente será decidida por el adjudicatario de acuerdo con el Ayuntamiento xx Xxxxx y deberá cumplir las condiciones siguientes:
Espacio. Se requiere un lugar adecuado para instalar la Oficina Permanente y la Sala de Prensa (xxxxxxx de congresos, hotel, xxxxxxx de deportes, polideportivo) próximo a la línea de meta. Este espacio incluye:
- Espacio para el centro de acreditaciones
- Espacio para un trailer Oficina Permanente
- Espacio para los camiones de servicio de la Oficina Permanente
- Espacio para la sala de prensa.
- Espacio para las salas de reuniones.
- Aparcamientos
Suministros:
- Se requiere una toma de electricidad trifásica de 10.000 w de potencia en la zona donde se colocará el trailer de Oficina Permanente.
- Conexión ZTA 63A
Accesos y aparcamiento:
- Espacio para el aparcamiento de 150 vehículos.
- Se requiere acompañamiento policial para la señalización del acceso desde el recorrido xx xxxxxxx, el recorrido alternativo y meta hasta la oficina permanente y sala de prensa
Autorizaciones:
- Se requiere autorización para instalación de líneas telefónicas. Un responsable de la compañía de telefonía que corresponda, realizará la instalación de las líneas telefónicas necesarias a instancias de la Organización
3.2.1.- SALA DE PRENSA
Espacio: Se requiere una sala diáfana, aislada y con acceso único.
Capacidad: Debe de tener capacidad para 100 personas en montaje tipo escuela.
Puestos de trabajo: Cada puesto de trabajo debe de estar equipado como mínimo con:
- Mesa (cada persona dispondrá de un espacio aproximado 1,5 metros de ancho)
- Silla
- Xxxxx xx electricidad: como mínimo dos puntos de luz. En la medida de lo posible, el cableado deberá estar oculto o sujeto al suelo con cinta adhesiva.
Sistema audiovisual para el seguimiento en directo de la carrera a través de TVE-Teledeporte. Mínimo: 4 pantallas de al menos 42 pulgadas o cualquier sistema audiovisual que permita seguir la retransmisión desde cualquier lugar de la sala.
Papeleras para el reciclaje de residuos (sobre todo papel)
Cámara frigorífica (botellero) con puertas deslizantes horizontales para enfriar bebida.
3.2.2.- DESPACHOS
Director General Vuelta a España: Sala diáfana con una mesa central con capacidad para 5 personas.
Dispondrá de: una mesa, sillas para 5 personas, un punto de luz como mínimo y papeleras.
Directores Técnicos: Sala diáfana con una mesa central con capacidad para 5 personas. Dispondrá de: una mesa, sillas para 5 personas, un punto de luz como mínimo y papeleras.
Jurado Técnico: Sala diáfana con una mesa central con capacidad para 15 personas. Dispondrá de: una mesa grande de reuniones, sillas para 15 personas, una mesa auxiliar, cuatro puntos de luz como mínimo y papeleras.
Guardia Civil – Unidad de Movilidad y Seguridad Vial: Sala diáfana con una mesa central con capacidad para 5 personas. Dispondrá de: una mesa, sillas para 5 personas, un punto de luz como mínimo y papeleras.
Cuerpo Nacional de Policía: Sala diáfana con una mesa central con capacidad para 5 personas.
Dispondrá de: una mesa, sillas para 5 personas, un punto de luz como mínimo y papeleras.
Agencia de Viajes: Espacio reservado para el personal de la agencia de viajes que gestiona la Vuelta a España. Dispondrá de: una mesa, sillas para 5 personas, dos puntos de luz como mínimo y papeleras.
3.3.- MONTAJE Y SERVICIOS DE LA ZONA DE PARQUE VUELTA
El Parque Vuelta será decidido por el adjudicatario de acuerdo con el Ayuntamiento xx Xxxxx y deberá cumplir las condiciones siguientes:
Espacio: Esta zona incluye escenario principal y atracciones patrocinadores Vuelta a España.
Suministros: Se requieren dos tomas de 60.000 watios de corriente trifásica (3 fases, 1 neutro) a 380 V en el acceso al recinto.
Material: Se requieren, para el cerramiento de las determinadas zonas del espectáculo, 50 vallas bajas de obra sin ningún tipo de publicidad.
Servicio de limpieza:
- Es necesaria la instalación de 4 Uds. de aseos químicos para la utilización del público asistente.
- Es necesaria la ubicación xx xxxx (10) contenedores de basura en la zona posterior xxx xxxxxxx.
Accesos y aparcamiento: Zona de Espectáculo estará limpia, cortada y libre de vehículos aparcados desde la noche anterior a la llegada de la etapa según calendario / horario de montaje adjunto.
3.4.- MONTAJE Y SERVICIOS ZONA DE SALIDA.
La zona de salida será decidida por el adjudicatario de acuerdo con el Ayuntamiento xx Xxxxx y deberá cumplir las condiciones siguientes:
Espacio: Esta zona requiere un espacio de 12.000 metros cuadrados e incluye:
- Control de Firmas,
- Punto de Encuentro (incluye zona de catering),
- Arco de Salida,
- Aparcamientos.
Suministros:
- Se requiere una toma de fuerza de 220 V. (12.000 W) con toma de tierra para dar servicio a la megafonía del Control de Firmas.
- Se requiere una toma de agua potable necesaria para el suministro del servicio de catering en Punto de Encuentro (zona posterior de las carpas).
Material:
- Se requieren, para el cerramiento de las determinadas zonas, 200 vallas bajas de obra sin ningún tipo de publicidad.
- El adjudicatario se encargará de distribuir las vallas, así como de volver a agruparlas en un punto después de la etapa.
Servicio de limpieza:
- La calzada por donde transcurra el recorrido neutralizado / carrera deberá estar limpia para evitar cualquier tipo de accidente (tierra, hierba, etc.)
- Deberán situarse diez (10) contenedores de basura para su utilización por parte del servicio de catering en el Punto de Encuentro (zona posterior de las carpas).
Accesos y aparcamiento:
- Zona de Salida limpia, cortada y libre de vehículos aparcados a partir de las 17:00 horas del día del inicio del montaje.
- Se facilitará por parte de Policía Local el acceso y salida de los trailers y vehículos que transportan todo el material de la Zona de Salida.
- Se facilitará el aparcamiento para los camiones que transportan el material estando lo más cerca posible de la Zona de Salida para facilitar el montaje y desmontaje de la misma.
3.5.- VIGILANCIA POLICIAL
Será de cuenta exclusiva del Ayuntamiento xx Xxxxx la vigilancia policial de todas las estructuras montadas por el adjudicatario desde el inicio del montaje hasta su desmontaje.
Si la Caravana Publicitaria ha de desplazarse por la localidad, será necesario disponer de cuatro (4) agentes de la policía municipal para la escolta de la misma.
3.6 - SERVICIO DE LIMPIEZA
Será de cuenta exclusiva del Ayuntamiento xx Xxxxx la limpieza anterior y posterior a la etapa de los diferentes lugares descritos en los apartados anteriores así como de la pintura del suelo de meta y la calzada por donde transcurra el recorrido de la carrera deberá estar limpia para evitar cualquier tipo de accidente (tierra, hierba, etc.)
3.7.- SERVICIO MÉDICO
Será de cuenta exclusiva del Ayuntamiento xx Xxxxx la instalación de puestos xx xxxxxxx fuera xxx xxxxxxx y disponibilidad de una ambulancia para la atención de posibles emergencias entre el público en los diferentes lugares descritos en los apartados anteriores.
3.8.- SERVICIO DE BOMBEROS
Será de cuenta exclusiva del Ayuntamiento xx Xxxxx la disponibilidad de un equipo de bomberos en los diferentes lugares descritos en los apartados anteriores.
3.9. SERVICIO XX XXXX
Será de cuenta exclusiva del Ayuntamiento xx Xxxxx la disponibilidad de una grúa municipal para la retirada de los coches estacionados en los diferentes lugares descritos en los apartados anteriores o en la zona urbana por la que discurra la carretera.
3.10.- INFORMACIÓN PÚBLICA SOBRE HORARIOS Y RECORRIDO
Una vez sea concretada la ubicación de los espacios a utilizar y el recorrido por el que transcurrirá la carrera dentro del término municipal, el Ayuntamiento xx Xxxxx informará con la suficiente antelación a los posibles interesados y al público en general tanto de dicha ubicación como del recorrido, además de los horarios en los que las diferentes vías públicas afectadas permanecerán cerradas al tráfico, siendo de su entera responsabilidad los diferentes trastornos, daños y perjuicios que como consecuencia de dichas limitaciones se pudieran ocasionar.
3.11.- PROTOCOLO
El responsable del protocolo del Ayuntamiento xx Xxxxx se pondrá en contacto con el responsable del protocolo del adjudicatario para determinar la/s autoridad/es local/es que estarán presentes en cada uno de los actos protocolarios de la etapa.
3.12.- TROFEOS
Será por cuenta del Ayuntamiento xx Xxxxx, el trofeo y diez (10) xxxxx xx xxxxxx para entregar al vencedor de la etapa y los líderes de las diferentes clasificaciones en el podium una vez finalizada la etapa.
3.13.- AUTORIZACIONES
El Ayuntamiento xx Xxxxx dará las autorizaciones necesarias para el reparto y/o venta por parte de las firmas comerciales acreditadas en la Vuelta a España, siendo restrictivo el acceso de otros vehículos en los diferentes lugares descritos en los apartados anteriores, si no están debidamente acreditados por el adjudicatario, debiendo ajustarse en todo momento el reparto de merchandising a lo establecido en la Ordenanza de Prevención de Tabaquismo y Alcoholismo.
3.14.- PUBLICIDAD
No se podrá insertar ninguna publicidad ocasional, salvo la contratada con el adjudicatario, en todos los espacios reservados a la Organización en los diferentes lugares descritos en los apartados anteriores, además del recorrido urbano y área de influencia.