CONTRATO DE SERVICIOS Nº 007-2009-OSCE
CONTRATO DE SERVICIOS Nº 007-2009-OSCE
Conste por el presente documento, la CONTRATACION DEL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DEL AREA DE ACERVO DOCUMENTAL, que celebra de una parte EL ORGANISMO SUPERVISOR DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, en adelante LA ENTIDAD, con RUC Nº 20419026809, con domicilio legal en Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx 0 x/x, Xxxxxxxxxxx Xxx Xxxxx – Xxxxx Xxxxx, representada por xxx XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX, Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas (e) designado mediante Resolución Nº 001-2009-OSCE/PRE, identificado con D.N.I Nº 10609466, a quien se le denominará EL OSCE, y de otra parte IRON MOUNTAIN PERÚ S.A., con RUC Nº 20390724919, con domicilio legal en Xx. Xxxxx Xxxxxxx Xx 0000 - Xxxxxx, inscrita en la Partida Registral N° 11036572 Asiento N° B00002, del Registro de Personas Jurídicas de Lima, debidamente representado por su Representante Legal, XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX, con DNI N° 00000000, según poder inscrito en la Partida Registral N° 00000000, Asiento N° C0003 del Registro de Personas Jurídicas de Lima, a quien en adelante se le denominará EL CONTRATISTA en los términos y condiciones siguientes:
CLAUSULA PRIMERA: OBJETO
Con fecha 22 de enero de 2009, el Comité Especial adjudicó la Buena Pro de la Adjudicación Directa Selectiva N.º 016-2008-CONSUCODE, para la CONTRATACION DEL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DEL AREA DE ACERVO DOCUMENTAL del OSCE, a la empresa IRON MOUNTAIN PERÚ S.A., cuyos detalles e importe total, constan en los documentos integrantes del presente contrato.
CLAUSULA SEGUNDA: FINALIDAD DEL CONTRATO
EL CONTRATISTA se obliga a prestar EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DEL AREA DE ACERVO DOCUMENTAL del OSCE, de acuerdo a los Términos de Referencia de las Bases del Proceso y las propuestas técnica y económica.
CLAUSULA TERCERA: MONTO CONTRACTUAL
El monto total del presente contrato asciende a S/. 50,400.00 (Cincuenta Mil Cuatrocientos con 00/100 Nuevos Soles) a todo costo, incluido IGV.
Este monto comprende el costo del servicio, así como todo aquello que sea necesario para la correcta ejecución de la prestación materia del presente contrato.
Asimismo, durante la vigencia del contrato los precios se mantendrán fijos y no estarán sujetos a reajuste alguno.
CLAUSULA CUARTA: FORMA DE PAGO
EL OSCE se obliga a pagar mensualmente y por los metros lineales en custodia la contraprestación a EL CONTRATISTA en Nuevos Soles, luego de la recepción formal y completa de la documentación correspondiente, según lo establecido en el artículo 238° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para tal efecto, el responsable de dar la conformidad de la prestación deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser estos recibidos, a fin de permitir que el pago se realice dentro de los diez (10) días calendario siguientes.
CLAUSULA QUINTA: VIGENCIA DEL CONTRATO
La vigencia del presente contrato es de tres (03) años, contados desde el día siguiente de la suscripción del contrato, hasta la conformidad de la recepción de la última prestación a cargo de EL CONTRATISTA.
CLAUSULA SEXTA: PARTES INTEGRANTES DEL CONTRATO
El presente contrato está conformado por las bases integradas, la oferta ganadora y los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes.
CLAUSULA SETIMA: CONFORMIDAD DEL SERVICIO
La conformidad del servicio se regula por lo dispuesto en el Artículo 233º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
En el caso de existir observaciones se levantará un Acta de Observaciones, en la que se indicará claramente en que consisten éstas, dándole a EL CONTRATISTA un plazo prudente para su subsanación, según los plazos establecidos en el Reglamento.
Si después del plazo otorgado a EL CONTRATISTA, EL OSCE considera que no se ha cumplido a cabalidad con la subsanación, podrá resolver el contrato.
CLAUSULA OCTAVA: DECLARACION JURADA DEL CONTRATISTA
El contratista declara bajo juramento que se compromete a cumplir las obligaciones derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.
CLAUSULA NOVENA: UNIDAD DE MEDIDA
La unidad de medida para contratar este servicio es el Metro Lineal (M/L), unidad mediante el cual se procederá a calcular y a realizar el pago correspondiente. Los Metros Lineales podrán disminuir o aumentar con el tiempo, de acuerdo al proceso de Eliminación Documental estipulado en el Plan de Trabajo del área del Acervo Documental o por el requerimiento adicional de almacenaje y custodia de nuevos documentos, respectivamente.
El proceso de eliminación documental se realiza de manera anual, dicho proceso consiste en:
El promedio de documentos a eliminar es del 10% al 15 % por año.
Identificar los documentos que por el período de retención corresponde su eliminación.
Remitir la relación de documentos a eliminar a las unidades orgánicas responsables para su aprobación de eliminación.
Sesionar con el Comité Evaluador de Documentos para la aprobación de los documentos a eliminar.
Comunicar a la EMPRESA los documentos aprobados a eliminar.
Elaborar paquetes con los documentos aprobados para su eliminación identificando los documentos que lo contienen.
Esperar que el Archivo General de la Nación traslade los documentos a eliminar aprobados al lugar destinado por ellos.
CLAUSULA DECIMA: CARACTERISITCAS DEL SERVICIO
La EMPRESA, bajo la supervisión de la Entidad deberá realizar un inventario inicial, pudiendo ser de forma correlativa, cronológica o alfabética según la Entidad lo requiera, cotejándolos en todo momento con los inventarios existentes (EL OSCE cuenta con una base de datos en SQL Server y Excel). El servicio incluye el trabajo de preparación de los documentos a trasladarse a los almacenes de la EMPRESA, actividades que comprenden la verificación de los documentos existentes en cajas o en algún otro soporte de almacenamiento. El reporte final del inventario inicial será entregado en medio magnético la Entidad, en la cual se detallará los excedentes y/o faltantes.
Los documentos ya trabajados serán colocados en cajas de cartón proporcionadas por la EMPRESA, y diseñadas exclusivamente para la conservación de documentos, con asas de transporte y orificios para ventilación, a las cuales posteriormente se les colocara precintos de seguridad numerados para asegurar la confidencialidad de los documentos.
Para el traslado inicial de las cajas, la EMPRESA proveerá los formularios, etiquetas, materiales y vehículos necesarios para los traslados, sin costo alguno.
Las cajas que la empresa posea deben estar diseñadas para albergar y conservar de forma óptima como mínimo documentos en tamaño A-4, oficio, reportes impresos con impresoras xx xxxxx ancho; utilizando de forma eficiente la totalidad de su capacidad (todo el espacio interno).
La EMPRESA deberá trasladar a sus instalaciones el archivo pasivo de documentos desde el local de la Entidad.
La EMPRESA deberá proporcionar mensualmente en un CD, empleando formato DBF compatible con Microsoft Excel, la información correspondiente al estado del inventario que tiene en custodia, el reporte de salidas e ingreso de documentos y de aquellos que se encuentran en consulta en poder de los usuarios de la Entidad.
Asimismo, la Entidad podrá acceder a información de sus inventarios a través de los inventarios de la página Web proporcionada por la EMPRESA para ello facilitará claves de acceso a una base de datos vía Web (el número de usuarios que tendrá acceso a realizar los pedidos será de tres personas, designadas por el área usuaria del OSCE, las cuales podrán variar con el tiempo, por lo que el Sistema Web de la empresa debe estar preparado para estas variaciones de personas). La EMPRESA debe comprometerse a capacitar como mínimo a tres personas sobre el manejo eficiente del sistema Web que posee, la cual se dará al inicio del servicio.
En el caso que el sistema diseñado por la EMPRESA para acceder a la información de los inventarios a través de la página Web posea la opción “exportar”, ya sea en formato DBF o en una hoja electrónica de cálculo ambos compatibles con Microsoft Excel, se deberá indicar claramente que se posee esta opción de tal forma que no se tenga que proporcionar mensualmente en un CD la información solicitada en le primer párrafo del aparatado f).
La EMPRESA deberá proporcionar un correo electrónico a fin de atender las consultas solicitadas por la Entidad.
La EMPRESA deberá proporcionar mensualmente acceso a un mínimo de 20 consultas de documentos, entendiendo como consulta a la solicitud del OSCE para obtener información de alguno de los archivos documentales entregados a la EMPRESA, y a la respuesta proporcionada por este a través de correo electrónico o vía fax adjuntando el documento solicitado hasta por un máximo de 50 hojas mensuales; estas consultas no tendrán costo adicional.
Esta solicitud podrá ser realizada vía telefónica, a través del correo electrónico que proporcione el proveedor designado o a través de su página Web.
La EMPRESA deberá proporcionar mensualmente un mínimo de 20 envíos o traslados de documentos sin importar el número xx xxxxx de archivos a trasladar.
Estos traslados no serán considerados como parte del número de consultas mencionadas en el punto anterior; estos traslados no tendrán costo adicional.
Las solicitudes de traslado de documentos serán atendidas de acuerdo al siguiente detalle:
Las solicitudes realizadas hasta las 12:00 horas serán atendidas dentro del las 03 horas posteriores del mismo día en que han sido solicitadas.
Las solicitudes realizadas después de las 12:00 horas hasta las 17:00 horas se atenderán el día útil siguiente, hasta las 10:00 horas.
El recojo para el reingreso a las instalaciones de la EMPRESA de documentos y/o cajas entregadas en consulta a la Entidad se realizará como máximo dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud realizada por parte de la Entidad. Estos documentos y/o cajas deberán ser colocadas en el lugar de origen de donde fueron tomadas.
La EMPRESA debe comprometerse a mantener la más estricta confidencialidad acerca de la documentación que la Entidad le ha confiado, y solo permitirá el acceso a personas expresamente autorizadas por la Entidad.
El plazo estimado para la implementación del servicio incluyendo el traslado de las cajas será de 15 días útiles contados a partir del día siguiente de la firma del contrato.
CLAUSULA DECIMO PRIMERA: CARACTERÍSTICAS DE LAS INSTALACIONES
El área donde se almacenará , custodiará y administrará el servicio solicitado, debe contar con las certificaciones en cumplimiento de los estándares de normas nacionales o internacionales recomendadas que correspondan
El área donde se almacenarán los documentos deberá contar con anaqueles destinados exclusivamente a la custodia de documentos con la característica de ser “asísmicas”, los cuales deberán tener una elevación sobre el nivel del suelo para evitar posibles percances por inundaciones y humedad.
El área donde se almacenarán los documentos contarán con sistemas de preservación. Estos sistemas deberán considerar como mínimo equipos de circulación de aire.
El área donde se almacenarán los documentos deberá contar con un sistema de alarmas vigente las 24 horas del día, los 07 días de la semana, pudiendo la Entidad solicitar reportes mensuales de los eventos producidos.
Los ambientes donde se almacenarán los documentos debe tener accesos controlados con sistemas electrónicos, de tal forma que se pueda identificar la persona que tuvo contacto con los documentos al momento de brindar los servicios solicitados por EL OSCE.
El área donde se almacenaran los documentos deberá contar con un sistema de detección de humo, extintores y rociadores de polvo químico seco los cuales deberán estar vigentes y funcionado las 24 horas del día, los 07 días del la semana, pudiendo la Entidad solicitar los reportes mensuales del mantenimiento efectuado a los equipos mencionados.
El cerco perimetral del área destinada para el almacenaje de los documentos debe contar con paredes resistentes al fuego (mínimo 4 horas).
La EMPRESA brindará mediante una política establecida, acciones de limpieza y medidas de profilaxis documental.
La EMPRESA debe estar habilitada en infraestructura y personal previendo un crecimiento documental futuro en aproximadamente el 20% anual respecto a la cantidad inicial, sin que esto incurra el algún costo adicional al servicio. La Entidad podrá realizar visitas inopinadas a las instalaciones de la EMPRESA con la finalidad de verificar la existencia del espacio para este crecimiento documental.
La EMPRESA debe reunir las condiciones y brindar las facilidades para el proceso de Eliminación Documental elaborado por el área de Acervo Documental (el promedio de documentos a eliminar es del 10% al 15% por año), sin ningún costo adicional. Las condiciones necesarias mínimas son: disponer de un ambiente de trabajo para este proceso por 10 días útiles y de almacenaje temporal de los paquetes formados conteniendo los documentos a eliminar hasta que el Archivo General de la Nación proceda a su recojo. El proceso de Eliminación Documental se realizará una vez al año (el proceso de eliminación comenzará el primer año). El encargado de realizar las coordinaciones con el Archivo General de la Nación es la Entidad.
CLAUSULA DECIMO SEGUNDA: RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS
La conformidad del servicio por parte del OSCE no enerva su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicio ocultos.
CLAUSULA DÉCIMO TERCERA: PENALIDADES POR RETRASO INJUSTIFICADO
Si EL CONTRATISTA incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, EL OSCE le aplicará en todos los casos, una penalidad por cada día calendario de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) de la prestación parcial, en concordancia con el artículo 222° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. La penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:
Penalidad Diaria = |
0.10 x Monto |
F x Plazo en días |
Donde:
F = 0.25 para plazos mayores a sesenta días.
La justificación por el retraso se sujeta a lo dispuesto por el Código Civil y demás normas concordantes.
CLAUSULA DECIMO CUARTA: RESOLUCION DEL CONTRATO
Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato, de conformidad con los artículos 41º, inciso c), y 45º de la Ley, y los artículos 224º y 225º de su Reglamento; de darse el caso, LA ENTIDAD procederá de acuerdo a lo establecido en el artículo 226° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
CLAUSULA DECIMO QUINTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de la indemnización por daño ulterior, las sanciones administrativas y pecuniarias aplicadas a EL CONTRATISTA, no lo eximen de cumplir con las demás obligaciones pactadas ni de las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar.
CLAUSULA DECIMO SEXTA: MARCO LEGAL DEL CONTRATO
En lo no previsto en este contrato, en el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, serán de aplicación las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente y demás normas concordantes.
CLAUSULA DECIMO SETIMA: ARBITRAJE
Todos los conflictos que deriven de la ejecución e interpretación del presente contrato, incluidos los que se refieran a su nulidad e invalidez, serán resueltos mediante arbitraje, bajo la organización y administración de la Cámara de Comercio de Lima y de acuerdo con su Reglamento.
El laudo arbitral emitido es vinculante para las partes y pondrá fin al procedimiento de manera definitiva, siendo el laudo inapelable ante el Poder Judicial o ante cualquier instancia administrativa.
CLAUSULA DECIMO OCATAVA: FACULTAD DE ELEVAR A ESCRITURA PÚBLICA
Cualquiera de las partes podrá elevar el presente contrato a Escritura Pública corriendo con todos los gastos que demande esta formalidad.
CLAUSULA DECIMO NOVENA: VERACIDAD DE DOMICILIOS
Las partes contratantes han declarado sus respectivos domicilios en la parte introductoria del presente contrato.
De acuerdo con las Bases, la propuesta técnico económica y las disposiciones del presente contrato, las partes lo firman por triplicado en señal de conformidad en la ciudad de Lima al 23 de febrero de 2009.
“EL OSCE” |
|
“EL CONTRATISTA” |