CONSIDERANDO:
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La Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Casanare en uso de sus facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO:
1. Que las principales normas que rigen la contratación de la Cámara de Comercio de Casanare (CCC) son las consagradas en el derecho privado, en atención al artículo 210 de la Constitución Política, al artículo 86 del Código de Comercio, la ley 1727 de 20141, Decreto 4698 de 20052, Decreto 1074 de 20153 y el presente reglamento.
2. Que para el cumplimiento de su estrategia corporativa, la Cámara de Comercio de Casanare, podrá celebrar los contratos, convenios y acuerdos previstos en el derecho privado que resulten necesarios para el cumplimiento de sus funciones delegadas y asignadas, la prestación de servicios y la construcción de obras a su cargo.
3. Que se requiere generar herramientas dinámicas y viables que permitan realizar una gestión financiera oportuna en la ejecución de las funciones delegadas por la ley y el Estado a la entidad cameral.
4. Que es necesario armonizar las disposiciones con los nuevos estatutos de la entidad, aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio y la normatividad vigente.
5. Que se hace necesario guiar la gestión de la contratación con bases fundamentales, como son los mecanismos que orientan a la transparencia en la contratación.
6. Que se deben ampliar los contenidos y requisitos documentales necesarios para realizar la gestión contractual.
7. Que es necesario garantizar la articulación del proceso y procedimiento con sistema integrado de gestión y la sistematización de los procesos.
1 Por medio de la cual se reforma el Código de Comercio, se fijan normas para el fortalecimiento de la gobernabilidad y el funcionamiento de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones.
2 Por el cual se reglamenta el Título VI del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones
3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo
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8. Que las Cámaras de Comercio deben actuar bajo los principios de la función administrativa que establece el artículo 209 de la Constitución Política, respecto del cumplimiento de las funciones públicas encomendadas, sin que ello implique la mutación de su condición de sujeto sometido al régimen privado en lo atinente a su organización y al desarrollo de sus actividades propias, las cuales se encuentran bajo la vigilancia y control de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Que en sesión ordinaria del 16 de febrero de 2017 mediante acta No.515, la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Casanare, en uso de sus facultades legales y estatutarias, aprobó la reforma al REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN de la Cámara de Comercio de Casanare. Por lo cual:
RESUELVE
ARTÍCULO 1. OBJETO: Establecer los mecanismos para la compra de bienes y/o servicios, suscripción de convenios y desarrollo de proyectos especiales que requiera la Cámara de Comercio de Casanare para el cumplimiento de las funciones tanto privadas como públicas delegadas por la ley y el Estado.
ARTÍCULO 2. APLICACIÓN: Los procedimientos establecidos en este reglamento deben ser aplicados por todos los colaboradores que intervengan directa o indirectamente en los procesos de contratación en los cuales la Cámara de Comercio de Casanare-CCC actúe como contratante o como parte de un convenio.
PARÁGRAFO: El incumplimiento de los procedimientos establecidos en el presente acuerdo, será sancionado de conformidad con el reglamento interno de trabajo de la Cámara de Comercio de Casanare.
ARTÍCULO 3. ALCANCE: El presente reglamento se aplicará en todos los procesos de contratación en los cuales la Cámara de Comercio actúa como contratante, salvo:
3.1 Contratos laborales
3.2 Contratos de servicios públicos
3.4 Servicios bancarios o financieros
3.5 Contribuciones en cumplimiento de las obligaciones legales y de carácter gremial
3.6 Contratos de proyectos especiales
3.7 Tiquetes aéreos
3.8 Seguros
3.9 Arrendamiento de inmuebles
3.10. Contrataciones que se realicen exclusivamente con recursos de organismos de cooperación, nacionales o internacionales, cuando estos exijan que las condiciones se rijan por sus reglas y que dicho compromiso quede previamente establecido en el acuerdo que se suscriba.
PARÁGRAFO: Para la aplicación del numeral 3.10, en la presentación de propuestas se debe surtir el proceso descrito en este manual de acuerdo a la cuantía.
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ARTÍCULO 4. GENERALIDADES:
1. La Cámara de Comercio de Casanare es una persona jurídica de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, administrada y gobernada por los comerciantes matriculados en el respectivo registro mercantil que tengan la calidad de afiliados.
2. El Presidente Ejecutivo es el Representante Legal y como tal podrá comprometer el presupuesto de gastos, según el monto autorizado en los estatutos aprobado por la Junta Directiva.
3. Los gastos y la inversión deben estar previstos en el presupuesto de cada vigencia.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS ORIENTADORES:
1. Transparencia: En la Cámara de Comercio de Casanare la gestión de los procesos se fundamenta en actuaciones y toma de decisiones claras, disponiendo de medios que permiten el acceso a la información pertinente y el control efectivo.
2. Planeación: Hace referencia a la etapa previa del proceso contractual en el cual se debe identificar claramente la necesidad de adquisición de bienes y servicios.
3. Equidad: Teniendo en cuenta el equilibrio entre la justicia natural y la ley positiva, dar la posibilidad de revisar los términos del contrato en razón a las interpretaciones o modificaciones de las condiciones (económicas o financieras) que se pactan por las partes, antes de formalizarlas.
4. Responsabilidad: La responsabilidad en el desarrollo de los procesos contractuales, tanto para los empleados, funcionarios y directivos de la Cámara, como para contratistas, son las siguientes:
a) La Junta Directiva será responsable civil, penal, disciplinaria y fiscalmente, y deberá indemnizar los daños que se causen por razón de sus actuaciones y omisiones antijurídicas, derivadas de sus decisiones y directrices colegiadas.
b) El Presidente Ejecutivo será responsable civil, penal, disciplinaria y fiscalmente, y deberá indemnizar los daños que se causen por razón de sus actuaciones y omisiones antijurídicas.
c) Los contratistas responderán tanto civil como penalmente en el evento de que se formulen propuestas en las que oferten condiciones económicas engañosas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato, como también por ocultar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones y/o suministrar información falsa. Igualmente cuando por razones no válidas y sustentadas, incumplan con el objeto contratado.
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d) Las diferentes áreas e instancias de la CCC en las que recaigan las actividades propias de la gestión contractual velarán para que a través de los contratos se cumplan las políticas y objetivos institucionales de la CCC y responderán conforme con la normatividad vigente.
5. Selección Objetiva: Los procesos de contratación deben garantizar la escogencia objetiva de los proveedores, de acuerdo con los requisitos y especificaciones de los productos y/o servicios requeridos.
6. Economía: Los trámites contractuales se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable para la Cámara de Comercio de Casanare. De igual manera los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las dilaciones y los retardos en la ejecución del contrato.
7. Moralidad: La gestión contractual se adelantará con rectitud, lealtad y honestidad.
ARTÍCULO 6: CRITERIOS HABILITANTES Y DE EVALUACIÓN
1. Criterios Habilitantes: Son aquellos que establecen las condiciones del proponente para participar en el proceso. La exigencia de tales criterios debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato a celebrar. Son criterios habilitantes los siguientes:
1. La actividad del proponente debe ser acorde con el objeto del contrato.
2. Toda persona natural o jurídica debe tener su registro mercantil al día
3. No debe estar incurso en las inhabilidades descritas en artículo 5, para ello deberá suscribir formato de declaración juramentada.
Parágrafo Primero: Se exceptúan de los criterios 1 y 2 a los contratistas de prestación de servicios profesionales, técnicos y auxiliares.
2. Criterios de Evaluación: Corresponden a aquellos factores objetivos determinados en la invitación a proponer que se tendrán en cuenta para la selección de la propuesta, tales como:
a) Calidad de los productos y/o servicios ofrecidos.
b) Especificaciones técnicas
c) Precio
d) Experiencia
e) Capacidad financiera
Parágrafo Primero: Los proveedores que sean afiliados primaran sobre los matriculados, siempre y cuando cumplan los criterios habilitantes y evaluativos en forma competitiva.
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Parágrafo Segundo: Sin perjuicio de lo anterior, previa recomendación motivada del comité asesor de contratación, el ordenador del gasto podrá abstenerse de adjudicar cuando ninguna de las propuestas sea conveniente para la CCC y procederá a realizar contratación directa con el proveedor que cumpla todos los requisitos.
Parágrafo Tercero: La capacidad financiera se evaluará en los contratos con cuantía superior a los cien (100) SMLMV, verificando que el valor del contrato no sea menor a los activos registrados en el registro mercantil ni a los ingresos del año inmediatamente anterior
3. Proveedor Único: Es aquel proveedor que por las características de los bienes y servicios que ofrece o por sus condiciones de exclusividad en el mercado, es el único que los puede suministrar. En este caso, el comité asesor de compras deberá motivar esta calidad para no exigir más cotizaciones del bien o servicio a contratar.
4. Contratación con Extranjeros: Se podrá contratar con persona natural o jurídica extranjera, atendiendo a los requisitos y lineamientos previstos por el Ministerio de Trabajo y Migración Colombia.
5. Rotación: La Cámara de Comercio de Casanare hará una rotación de proveedores cuando lo considere necesario, atendiendo a:
a) Condiciones xxx xxxxxxx y a la libre competencia
b) Cuando exista variedad de precios, calidades, bienes y servicios, velando porque las empresas puedan participar libremente en los mercados.
c) Cuando el proveedor obtenga una calificación negativa, conforme a los criterios de evaluación contenidos en el SGI de la Cámara de Comercio de Casanare.
PARÁGRAFO: En el caso en que no se logre conseguir cotizaciones en la jurisdicción o que no cumplan con los requisitos exigidos, se puede proceder a cotizar en otras ciudades diferentes a la jurisdicción sin obviar los criterios de evaluación definidos para contratar bienes y/o servicios.
ARTÍCULO 7. INHABILIDADES: Son inhábiles para celebrar contratos con la Cámara de Comercio de Casanare:
1. Quienes hayan dado lugar a la declaratoria de terminación por incumplimiento de un contrato con la Cámara de Comercio de Casanare.
2. A quienes se les haya dado por terminado el contrato de trabajo con justa causa.
3. Quienes sin causa razonable se abstengan de suscribir el contrato adjudicado.
4. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren hasta el Segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con el
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representante legal, miembros directivos, empleados o funcionarios de la de la Cámara de Comercio de Casanare.
5. Las sociedades distintas de las anónimas, en las cuales el representante legal o alguno de sus socios tenga parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con el representante legal, miembros directivos, empleados o funcionarios de la Cámara de Comercio de Casanare.
6. Las personas naturales o jurídicas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las Leyes.
PARÁGRAFO PRIMERO: La inhabilidad prevista en los numeral 1,2 y 3 tendrán una duración de cinco (5) años posteriores al hecho.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La inhabilidad prevista en el numeral 4 se aplicará además a quienes pretendan celebrar contratos de asesoría externa o prestación de servicios y que tengan dicho parentesco con los funcionarios y empleados de la Cámara de Comercio de Casanare.
ARTÍCULO 8. INCOMPATIBILIDADES: Existe incompatibilidad para contratar con la Cámara de Comercio de Casanare, cuando:
1. Una persona natural o jurídica obtenga la adjudicación de una compra de un bien o servicio para beneficio o provecho económico del representante legal, miembro directivo, empleado o funcionario de la Cámara de Comercio de Casanare.
2. Las asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que los directivos, empleados, funcionarios o el representante legal de la Cámara de Comercio de Casanare o el cónyuge, compañero (a) permanente o los parientes hasta el Segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.
PARÁGRAFO PRIMERO: Podrán ser beneficiarios de programas y proyectos que ejecuta la Cámara de Comercio (clúster, programas de tejido o fortalecimiento empresarial), empresas del representante legal, de los funcionarios y/o de los miembros de la junta directiva, sin importar si hay o no aporte de la Cámara de Comercio.
PARÁGRAFO SEGUNDO: De las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad con el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.
ARTÍCULO 9. TIPOS DE CONTRATOS: En los contratos, convenios o acuerdos que celebre la Cámara de Comercio de Casanare, se deberán pactar las cláusulas o estipulaciones que
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las partes deben cumplir para asegurar su ejecución, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, al orden público y a este reglamento.
Los contratos que celebra la Cámara de Comercio de Casanare son:
1. Contrato de arrendamiento: Es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.
2. Contrato de consultoría: Es el que se refiere a estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Se incluye también los que tienen por objeto la investigación, interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
3. Contrato de compraventa: Es en el que una de las partes se obliga a trasmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.
Cuando el precio consista parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero, y venta en el caso contrario.
Para los efectos de este contrato se equipararán a dinero los títulos valores de contenido crediticio y los créditos comunes representativos de dinero.
4. Contrato de comodato o préstamo de uso. Es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa.
5. Contrato xx xxxxxxx y encargo fiduciario: Los puede celebrar el representante legal, previa autorización expresa de la Junta Directiva con sociedades autorizadas por la Superintendencia Bancaria. En ningún caso se puede delegar en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en desarrollo del encargo fiduciario, los cuales, además cumplirán las normas presupuestales, de interventora y de control a las cuales está sujeta la Cámara.
6. Contrato intuitu personae (en atención a la persona): Es aquel contrato que se celebra en consideración a las calidades individuales, personales o corporativas, de la otra parte, siempre que las especiales condiciones profesionales, personales o corporativas del contratista, persona natural o jurídica, le agreguen un valor especial al resultado que del contrato se espera y este valor especial sea evidente.
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Todos los casos en que se utilice la figura intuitu personae deberán contar con la justificación previa y por escrito del respectivo Gerente o Jefe de Oficina sin perjuicio de las demás autorizaciones establecidas en el presente Reglamento. Son contratos intuitu personae, entre otros, los siguientes:
a. Contratista Único: Los que tengan por objeto el suministro o la prestación de bienes o servicios que únicamente puedan ser proporcionados por un solo contratista.
b. Mantenimiento: Los que celebra la Cámara de Comercio de Casanare con el mismo contratista que inicialmente suministro los bienes a los que se refiera el mantenimiento, en razón a su especialidad y a la desventaja técnica y/o económica manifiesta que supondría contratar a otro diferente.
c. Contratos de capacitación: estos son los que se realizan con docentes inscritos en la Escuela de Formación Empresarial.
7. Contrato de Prestación de servicios profesionales y técnicos: Se consideran Contratos de prestación de servicios profesionales aquellos en los cuales prima la naturaleza intelectual y son prestados por una persona natural o jurídica cuya capacidad, idoneidad y experiencia, deben estar relacionadas con el objeto a desarrollar.
Se consideran contratos de prestación de servicios técnicos en los cuales predominan las actividades materiales y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica.
Estos tipos de contratos se celebran para desarrollar actividades relacionadas con el funcionamiento, operación de programas y proyectos de la Cámara de Comercio de Casanare.
No generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
El contratista debe acreditar mediante hoja de vida y soportes laborales y académicos la idoneidad para el cumplimiento de las actividades contratadas.
8. Contrato de Obra: Es aquel que se celebra para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, cualquier trabajo material sobre los bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
9. Contrato de Suministro: Es en el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.
10. Contrato de Transporte: Es un contrato por medio del cual una de las partes se obliga para con la CCC, a cambio de un precio, a conducir de un lugar a otro, por
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determinado medio y en el plazo fijado, personas o cosas y entregar éstas al destinatario.
El contrato de transporte se perfecciona por el solo acuerdo de las partes y se prueba conforme a las reglas legales.
11. Contrato de administración Delegada: Todo acto jurídico en virtud del cual, una persona se obliga con otra a realizar una obra material determinada, bajo una remuneración sin subordinación. En esta clase de contrato es el propietario quien controla el desarrollo del proyecto.
12. Contrato de Corretaje: Es un contrato mediante el cual una persona llamada corredor ejerce una la labor de intermediación cuya finalidad es poner en contacto, “poner en relación”, o acercar “a dos o más personas”, “con el fin de que celebren un negocio comercial, sin estar vinculado a las partes por relaciones de colaboración, dependencia, mandato o representación.
PARÁGRAFO: La Cámara de Comercio de Casanare podrá celebrar cualquier tipo de contrato no previsto en este artículo, pero contemplado en la legislación Colombiana, con el cumplimiento de los requisitos legales.
ARTICULO 10. CONVENIOS: Son acuerdos de voluntades que celebra la Cámara de Comercio de Casanare con entidades estatales, organismos de cooperación internacional, entidades gremiales nacionales o internacionales, entidades sin ánimo de lucro, otras cámaras de comercio del país o de exterior y Confecámaras, entre otros, donde se establecen compromisos e intenciones generales o específicos de cooperación mutua, para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio común, que están relacionados con el desarrollo de un programa o proyecto específico. Los convenios podrán materializarse mediante acuerdos, memorandos, actas o cartas de entendimiento.
a). Tipos de convenios:
1. Convenios marco: Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación y se ejecutan a través de convenios específicos.
2. Convenios específicos: Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos determinados de cooperación. Estos acuerdos generalmente surgen de un convenio marco sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de este cuando haya la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado.
b). Existirán las siguientes modalidades de participación en los convenios:
1. La Cámara de Comercio de Casanare recibe aportes en recursos de las otras partes y los ejecuta.
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2. La Cámara de Comercio de Casanare y las otras partes aportan recursos y la Cámara de Comercio de Casanare los ejecuta.
3. La Cámara de Comercio de Casanare aporta recursos y otra parte las ejecuta.
4. La Cámara de Comercio de Casanare y las otras partes aportan recursos y otra parte los ejecuta.
5. Convenios de mera colaboración donde ni la Cámara de Comercio de Casanare ni las otras partes aportan recursos financieros.
ARTICULO 11. MECANISMOS DE CONTROL PARA LOS CONVENIOS: Para el manejo de los
recursos de los convenios, bien sea que la Cámara de Comercio de Casanare u otra parte los ejecute, se deben implementar los siguientes mecanismos:
1. Cuentas bancarias o encargos fiduciarios en los que sea necesaria la firma de la Cámara de Comercio de Casanare para el desembolso de los dineros.
2. Comités técnicos y administrativos en donde participe la Cámara de Comercio de Casanare que sean los únicos facultados para autorizar el desembolso de los recursos.
3. Exigencia de informes periódicos y finales en los que la parte ejecutante haga una relación detallada de la forma en que se están ejecutando o se hubiesen ejecutado los recursos.
4. Interventorías, supervisiones y/o auditorias por parte de la Cámara de Comercio de Casanare a la ejecución de los recursos.
5. Constitución de garantías.
6. Sanciones por incumplimiento en la destinación de los recursos.
PARÁGRAFO: Para la celebración de estos convenios se debe atender a autorizado en los estatutos y aprobado por junta directiva.
ARTÍCULO 12. CONTENIDO DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS: Las estipulaciones de
los contratos y convenios serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y el presente reglamento, correspondan a su esencia y naturaleza.
Pueden incluirse las modalidades, condiciones, y en general las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público, a los principios y finalidades de este reglamento.
Las cláusulas mínimas que deben contener un contrato o convenio suscrito con la Cámara de Comercio de Casanare son las siguientes:
1. Objeto del contrato o convenio
2. Valor del contrato o convenio.
3. Forma de pago o desembolso de los aportes.
4. Duración del contrato o convenio.
5. Obligaciones del contratista o cooperante-operador.
6. Obligaciones del contratante o cooperante.
7. Garantías.
8. Supervisión del contrato o convenio.
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9. Causales de terminación.
10. Sanción pecuniaria.
11. Domicilio contractual.
12. Cláusula compromisoria.
13. Perfeccionamiento y requisitos para la ejecución del contrato o convenio.
PARÁGRAFO: La Unidad de Contratación de la Cámara de Comercio de Casanare, o quien haga sus veces, deberá verificar el contenido, la legalidad y los documentos que son soporte del paquete contractual.
ARTÍCULO 13. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Este comité está conformado por la unidad de contratación de la Cámara, se reunirá cada vez que las necesidades de la contratación lo exijan.
Excepcionalmente, este comité se podrá reunir de manera virtual cuando no exista la posibilidad de reunir físicamente a sus integrantes y la necesidad lo requiera.
De las reuniones del comité se deben levantar actas suscritas por los integrantes, donde conste lo tratado en el comité y las decisiones tomadas. El acta del comité hace parte del respectivo proceso a contratar.
El auxiliar de la unidad de contratación de la Cámara de Comercio de Casanare será el secretario del comité y estará encargado de la elaboración del acta de cada proceso de contratación.
El comité está conformado por:
1. Presidente ejecutivo o Vicepresidente Ejecutivo. Cuando aplique según la cuantía a contratar.
2. Gerente Administrativa y financiera
3. Profesional Jurídico de Presidencia
4. Gerente o jefe o invitado técnico (Cuando se requiera)
5. Auxiliar de la Unidad de Contratación (Secretario).
ARTÍCULO 14. TIPO DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS:
A. COMPRAS POR CAJA MENOR: La cuantía máxima de cada compra no puede exceder del veinticinco (25%) de un salario mínimo mensual legal vigente (S.M.M.L.V.), para los recursos públicos y privados. Cuando el fondo esté en 80% de ejecución los responsables deben efectuar reembolso de caja menor con sus respectivos soportes, y previa verificación del saldo en efectivo existente (debe haber un testigo), los gastos deben quedar registrados en el mismo mes.
PARÁGRAFO: Este tipo de compras se rigen por el reglamento de Caja Mejor GEF-R-004 versión 2.
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B. COMPRAS O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR ORDEN DE COMPROMISO: Se pueden efectuar compras o contratación de servicios por ORDEN DE COMPROMISO por cuantías hasta TRES (3) S.M.M.L.V.
La orden de compromiso de llevar por lo menos datos generales de las partes, objeto, plazo, valor, causales de terminación, condiciones de entrega del bien o servicio, garantías y penas si a ellas hubiera lugar. La misma debe ir firmada por las partes.
C. COMPRAS MEDIANTE CONTRATO POR ESCRITO: Se ejecutaran por contrato escrito las adquisiciones de bienes o servicio que superen TRES (3) S.M.L.M.V.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los contratos de prestación de servicios sin importar la cuantía se celebraran por escrito.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los contratos pueden tener anticipo o pago anticipado, de acuerdo con la naturaleza de la prestación a desarrollar por el contratista; en ningún caso podrá ser superior al 50% del valor del contrato antes del IVA. El anticipo debe contar con un plan de inversión aprobado por el supervisor del contrato, así como la constitución de las garantías.
ARTÍCULO 15. REQUISITOS PARA COMPRAS Y SERVICIOS:
A. LAS COMPRAS DESDE UN VEINTICINCO (25%) DE UN S.M.M.L.V HASTA TRES (3) SM.M.L.V: Para la adquisición de bienes o servicios en este rango se requerirán los siguientes documentos:
1. Solicitud del bien o servicio debidamente firmado por el requirente en el sistema JSP7.
2. Aprobación del bien o servicio de acuerdo al plan de inversión, firmado por el presidente ejecutivo o vicepresidente según corresponda en el sistema JSP7.
3. Una (1) Cotización como mínimo.
4. Requisición del bien o servicio diligenciado y firmado por las partes que correspondan en el sistema JSP7.
5. Orden de compra.
B. LAS COMPRAS DE MAS DE TRES (3) S.M.M.L.V. HASTA VEINTINUEVE (29) S.M.M.L.V.: Para la adquisición de bienes o servicios en este rango se requerirán los siguientes documentos:
1. Solicitud de contrato debidamente firmado por el requirente en el sistema JSP7.
2. Aprobación del bien o servicio de acuerdo al plan de inversión, firmado por el Presidente Ejecutivo o Vicepresidente según corresponda en el sistema JSP7.
3. Formato de invitación a cotizar.
4. Tres (3) cotizaciones como mínimo
5. Formato de selección de propuesta
6. Acta de Comité Asesor de Contratación
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7. Requisición del bien o servicio diligenciado y firmado por las partes que correspondan en el sistema JSP7.
8. Formato de orden de contrato
9. Contrato suscrito por las partes
10. Garantías con su respectivo recibo de pago.
C. LAS COMPRAS DE MAS DE VEINTINUEVE (29) S.M.M.L.V. Y HASTA EL MONTO AUTORIZADO EN LOS ESTATUTOS APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA: Para la adquisición de bienes o servicios en este rango se requerirán los siguientes documentos:
1. Solicitud de contrato debidamente firmado por el requirente en el sistema JSP7.
2. Aprobación del bien o servicio de acuerdo al plan de inversión, firmado por el Presidente Ejecutivo en el sistema JSP7.
3. Formato de invitación a cotizar.
4. Tres (3) cotizaciones como mínimo
5. Formato de selección de propuesta
6. Acta de Comité Asesor de Contratación
7. Requisición del bien o servicio diligenciado y firmado por las partes que correspondan en el sistema JSP7.
8. Formato de orden de contrato
9. Contrato suscrito por las partes
10. Garantías con su respectivo recibo de pago.
D. LAS COMPRAS SUPERIORES AL MONTO AUTORIZADO EN LOS ESTATUTOS APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA: Para la adquisición de bienes o servicios en este rango se requerirán los siguientes documentos:
1. Solicitud de contrato debidamente firmado por el requirente en el sistema JSP7.
2. Aprobación del bien o servicio de acuerdo al plan de inversión, firmado por el Presidente Ejecutivo en el sistema JSP7.
3. Formato de invitación a cotizar.
4. Tres (3) cotizaciones como mínimo.
5. Formato de selección de propuesta en donde se debe enunciar el número de acta en donde la junta directiva aprobó la contratación.
6. Acta de Comité Asesor de Contratación
7. Requisición del bien o servicio diligenciado y firmado por las partes que correspondan, en el sistema JSP7 o el que haga sus veces.
8. Formato de orden de contrato
9. Contrato suscrito por las partes
10. Garantías con su respectivo recibo de pago.
E. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Para este tipo de contratos se requerirán los siguientes documentos:
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1. Solicitud de contrato debidamente firmado por el requirente en el sistema JSP7 o el que haga sus veces.
2. Aprobación del bien o servicio de acuerdo al plan de inversión, firmado por el Presidente Ejecutivo o Vicepresidente según corresponda en el sistema JSP7 o el que ha sus veces.
3. Requisición del bien o servicio diligenciado y firmado por las partes que correspondan en el sistema JSP7 o el que haga sus veces.
4. Formato de orden de contrato.
5. Contrato suscrito por las partes.
6. Garantías con su respectivo recibo de pago.
PARÁGRAFO PRIMERO: Exceptúese de cotizaciones, formato de selección de propuesta, acta de inicio, acta de liquidación y acta de comité asesor de contratación, los contratos de docentes de la Escuela de Formación Empresarial – EFE y contratos de prestación servicios profesionales y técnicos.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Las cuantías se aproximarán a miles para efectos contables.
ARTÍCULO 16: ANTICIPOS: Para realizar actividades urgentes e imprevistas, se pueden otorgar anticipos a los gerentes de unidades de negocio y jefes de oficina siempre y cuando posean póliza de manejo y plan de inversión detallado. Para la solicitud de anticipos se deberán observar las siguientes reglas:
a) El uso de los anticipos es exclusivo para la realización del evento de la Gerencia u oficina y deberán legalizarse los gastos realizados en el término de tres (3) días hábiles posteriores a la finalización de las actividades contratadas.
b) Los anticipos no pueden ser superiores a TRES (3) SMLMV aproximado a miles.
c) No se podrán otorgar anticipos para comprar equipos, muebles, enseres y servicio de telefonía móvil.
ARTÍCULO 17. APROBACIÓN:
a) La contratación y/o compra de bienes y servicios hasta veintinueve (29) SMMLV, serán aprobados por la Presidencia Ejecutiva o Vicepresidencia Ejecutiva.
b) La contratación y/o compra de bienes y servicios hasta el monto autorizado por estatutos, serán aprobados por la Presidencia Ejecutiva.
c) La contratación y/o compra de bienes y servicios que supere el monto autorizado por estatutos, debe ser aprobada por la Junta Directiva.
ARTÍCULO 18. GARANTÍAS: Las pólizas deberán solicitarse de acuerdo al tipo de contrato y al riesgo. Los lineamientos para la suscripción de pólizas serán los siguientes:
No. | PÓLIZA | VALOR ASEGURADO | VIGENCIA |
1 | Cumplimiento | 10% del valor del contrato más IVA | El doble de la duración del contrato |
2 | Calidad | 10% del valor del contrato más IVA | La del Contrato y doce (12) meses más |
3 | Responsabilidad civil extracontractual | 20% del valor del contrato más IVA | Plazo de ejecución del contrato y hasta dos (2) años más |
4 | Buen manejo de anticipo | 100% del valor del anticipo más IVA | El doble de la duración del contrato |
5 | Pago Anticipado | 100% del valor del pago anticipo más IVA | El doble de la duración del contrato |
6 | Pago de salarios y prestaciones sociales | 20% del valor del contrato más IVA | La del Contrato y tres (3) años más |
7 | Seriedad de oferta | 10% del valor de la oferta más IVA | Sesenta (60) días a partir de la entrega de la misma. |
NIT: 800.013.469-9
PARÁGRAFO: La Cámara de Comercio de Casanare podrá pedir otro tipo de garantías que cubran los riesgos, de acuerdo con el objeto o tipo de contrato.
ARTÍCULO 19. SEGURIDAD SOCIAL: De acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003, el campo de aplicación de este involucra al sector privado, por lo tanto es obligatoria la afiliación de las personas naturales en cumplimiento de esa disposición.
La Cámara de Comercio de Casanare a través de la unidad de contratación y de los supervisores de los contratos, verificará que todos los contratos celebrados que involucren personas que laboren en su ejecución se encuentren afiliadas al Sistema General de Seguridad Social Integral y realicen el respectivo pago.
ARTÍCULO 20. PROYECTOS ESPECIALES: Entiéndase como proyectos especiales aquellos que impactan significativamente el funcionamiento de la entidad cameral, pero que no hacen parte de las actividades misionales de la misma. Tales como: La construcción de edificaciones propias de la entidad y los demás definidos por la Junta Directiva.
Para la adquisición de compras de bienes y servicios de los proyectos especiales se podrán adoptar manuales operativos. De manera supletiva se podrá remitir a lo contenido en el presente manual.
NIT: 800.013.469-9
ARTÍCULO 21. FASE DE NEGOCIACION: La Cámara de Comercio de Casanare se reserva la facultad de iniciar la fase de negociación con el proponente que a su criterio ofrezca un mayor beneficio (económico y/o técnico) para el contratante.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA Y DEROGATORIA
El presente acuerdo deroga todas las disposiciones internas que le sean contrarias, en especial el Acuerdo No. 35 del 25 xx xxxxx de 2014 y rige a partir de la fecha de aprobación.
Aprobado en Yopal, en la sesión de Junta Directiva de fecha dieciséis (16) de febrero del año dos mil diecisiete (2017), como consta en el Acta No. 515.
XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX
Presidente Junta Directiva. Presidente Ejecutivo.