SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP) PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS
SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP) PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS
N.º de referencia de la ITB: LTA.2024.001 | País: Xxxxx Rica | Emitida el: 19 febrero 2024 |
SECCIÓN 1: CARTA DE INVITACIÓN
La Organización internacional para las Migraciones, de aquí en adelante la OIM, invita a los posibles proponentes a que presenten una propuesta, de acuerdo con las Condiciones Generales de los Contratos y los términos de referencia, según lo expuesto en esta solicitud de propuestas (RFP).
Para poder presentar una propuesta, lea atentamente los siguientes documentos adjuntos.
Sección 1: Esta carta de invitación
Sección 2: Instrucciones para proponentes Sección 3: (Hoja informativa)
Sección 4: Criterios de evaluación Sección 5: Términos de referencia
Sección 6: Condiciones del contrato y contratos estándar Sección 7: Formularios de propuestas
● Formulario A: Confirmación de la propuesta
● Formulario B: Lista de comprobación
● Formulario C: Presentación de la propuesta técnica
● Formulario D: Información del proponente
● Formulario E: Elegibilidad y calificación
● Formulario F: Formato de la propuesta técnica
● Formulario G: Presentación de la propuesta financiera
● Formulario H: Lista de Precios
Si está interesado en presentar una propuesta como respuesta a esta RFP, elabore su propuesta de acuerdo con los requisitos y procedimientos expuestos en esta RFP y preséntela dentro del período habilitado para la presentación de propuestas que se indica en la sección 3 (Hoja informativa).
Sirva como acuse de recibo de esta RFP la devolución del formulario A (Confirmación de la propuesta) adjunto cumplimentado por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx, a más tardar el 20 febrero 2023, indicando si está interesado en presentar o no una propuesta. Si necesita alguna aclaración, no dude en contactar con la persona que figura en la sección 3 (Hoja informativa) como punto focal para consultas acerca de esta RFP.
Estamos esperando recibir su propuesta. Aprobada por:
Xxxxxxx XXXXX XXXXXXXX
Unidad de Supply Chain
SECCIÓN 2: INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES
1. Alcance | Se invita a los proponentes a que presenten una propuesta para los servicios/obras que se especifican en la Sección 5 Términos de referencia / SOW, de acuerdo con esta solicitud de propuestas (RFP). Se incluye un resumen del alcance de la propuesta en la sección 3 (Hoja informativa). Los proponentes deben cumplir todos los requisitos de esta RFP, incluida cualquier modificación por escrito por parte de la OIM. Esta RFP cumple con las Políticas y Procedimientos de la OIM. |
Cualquier propuesta presentada se considerará una oferta del proponente, pero no constituirá ni implicará la aceptación de la propuesta por parte de la OIM. La OIM no tiene la obligación de adjudicar un contrato a ningún proponente como consecuencia de esta RFP. | |
Todos los proponentes deben leer el Código de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas y aceptar que ofrecen los estándares mínimos que se esperan de un proveedor de la OIM. El Código de Conducta, que incluye principios sobre el trabajo, los derechos humanos, el medio ambiente y la conducta ética, se puede consultar en xxxxx://xxx.xx.xxx/Xxxxx/xxx/xxxxx-xx/xx-xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx | |
Los proponentes tendrán la capacidad legal para celebrar un contrato vinculante cono OIM. Un proponente, y todas las partes que constituyan un proponente, podrá tener la nacionalidad de cualquier país, excepto la de los países enumerados en la sección 3 (Hoja informativa). Se considerará que un proponente tiene la nacionalidad de un país si dicho proponente está constituido, registrado u opera de conformidad con las disposiciones jurídicas de dicho país. Se descalificará a todos los proponentes que tengan conflictos de intereses. Se considerará que un proponente tiene un conflicto de intereses si está asociado (o lo estuvo en el pasado) con una empresa, o con cualquiera de sus afiliados, que fuera contratada por OIM. para prestar servicios de consultoría para la preparación del diseño, las especificaciones, Términos de Referencia, análisis/estimación de costos y otros documentos que se usarán en la adquisición de los servicios requeridos en el presente proceso de adquisición. ● Los proponentes no podrán presentar una propuesta si, en el momento de la presentación, el proponente: ● Está incluido en la Lista de Inelegibilidad, administrada por UNGM, que agrega la información que proporcionan los organismos, fondos o programas del sistema de las Naciones Unidas. ● Está incluido en la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (Consolidated United Nations Security Council Sanctions List), incluida la lista de la resolución 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (UN Security Council Resolution 1267/1989 list). ● Está incluido en la Lista del Banco Mundial de proveedores irresponsables para adquisiciones corporativas (World Bank Corporate Procurement Listing of Non- Responsible Vendors) y en el Listado del Banco Mundial de empresas e individuos no elegibles (World Bank Listing of Ineligible Firms and Individuals). ● Otras listas de sanciones, si aplica y a discreción de la OIM. | |
Los documentos de la RFP y los términos de referencia o cualquier información emitida o proporcionada por la OIM tienen, como única finalidad, permitir que se complete la propuesta y no se podrán utilizar para ningún otro fin. Los documentos de la RFP y cualquier información adicional que se les proporcione a los proponentes seguirán siendo propiedad de la OIM. Todos los documentos que puedan formar parte de la propuesta se convertirán en propiedad de la OIM, y no tendrá la obligación de devolvérselos a su empresa. | |
Durante el proceso de RFP, el proponente no podrá crear ninguna publicidad que guarde relación con la RFP. | |
7. Aclaración sobre los documentos de propuesta | Los proponentes pueden solicitar aclaraciones sobre cualquiera de los documentos de la RFP antes de la fecha que se indica en la sección 3 (Hoja informativa). Cualquier solicitud de aclaración se debe enviar por escrito y de la manera que se indica en la sección 3 (Hoja informativa). Las explicaciones o interpretaciones que proporcionen los miembros del personal que no sean la persona de contacto que figura en los documentos no se considerarán vinculantes ni oficiales. La OIM proporcionará las respuestas a las aclaraciones mediante el método que se especifica en la sección 3 (Hoja informativa). La OIM deberá tratar de proporcionar una respuesta a las aclaraciones de manera diligente, pero cualquier retraso que se produzca en dar tal respuesta no obligará a la OIM a ampliar la fecha de presentación de las propuestas, a menos que la OIM considere que dicha ampliación está justificada y es necesaria. |
En cualquier momento antes de la fecha límite para la presentación de propuestas, la OIM podrá, por cualquier motivo, enmendar la RFP a través de una modificación, por ejemplo, en respuesta a una aclaración solicitada por un proponente. Las modificaciones se pondrán a disposición de todos los posibles proponentes. Si la modificación es sustancial, la OIM podrá ampliar la fecha límite para la presentación de propuestas, de manera que los proponentes dispongan de un período de tiempo razonable para incorporar la modificación a sus propuestas. | |
9. Costo de la preparación de la propuesta | El proponente deberá correr a cargo de todos los costos relacionados con la preparación o presentación de la propuesta, independientemente de si su propuesta acaba siendo seleccionada o no. La OIM no se hará responsable de dichos costos, independientemente de la gestión o resultado del proceso de adquisición. |
La propuesta y cualquier otra correspondencia relacionada que intercambien el proponente y la OIM estarán escritas en el idioma especificado en la sección 3 (Hoja informativa). | |
11. Documentos que establecen la elegibilidad y las calificaciones del proponente | El proponente deberá proporcionar pruebas documentales de su estado como proveedor elegible y calificado mediante los formularios que se proporcionan en la sección 7 y entregando los documentos que requieren dichos formularios. Para poder adjudicar un contrato a un proponente, deberá documentar sus calificaciones de forma satisfactoria para la OIM. |
El proponente deberá presentar una propuesta técnica utilizando los formularios que se proporcionan en la sección 7 y teniendo en cuenta los requisitos en la RFP. | |
La propuesta técnica no podrá incluir ninguna información financiera ni sobre precios. Cualquier propuesta técnica que incluya información financiera podrá declararse como no adecuada. | |
La propuesta financiera deberá prepararse utilizando los formularios que se proporcionan en la sección 7 y teniendo en cuenta los requisitos de la RFP. Esta deberá enumerar todos los elementos principales de costos asociados con los servicios e incluir un desglose detallado de estos. Cualquier resultado o actividad que se describa en la propuesta técnica, pero cuyo precio no aparezca en la propuesta financiera, se asumirá que está incluido en los precios de otras actividades o elementos, así como en el precio total final. Los precios y el resto de la información financiera no podrán detallarse en ningún otro documento que no sea la propuesta financiera. | |
Todos los precios se presupuestarán en la divisa o divisas que se indiquen en la sección 3: (Hoja informativa). En los casos en los que las propuestas se presupuesten en diferentes divisas, se realizarán las siguientes acciones para poder comparar todas las propuestas: ● La OIM convertirá la divisa presupuestada en la propuesta a la divisa preferida por la OIM, de acuerdo con el Tipo de Cambio Operacional de la OIM en la fecha de cierre de la licitación. ● En el caso de que la OIM seleccione una propuesta para adjudicación que esté presupuestada en una divisa distinta a la preferida en la sección 3 (Hoja informativa), la OIM se reservará el derecho a adjudicar el contrato en la divisa de preferencia de preferencia de la OIM mediante el método de conversión especificado anteriormente. | |
La Organización Internacional para las Migraciones está exenta de todo impuesto directo, salvo las tasas por servicios públicos, y está exenta de restricciones aduaneras, derechos y cargas de naturaleza similar respecto de los artículos importados o exportados para su uso oficial. Todas las propuestas se deberán presentar libres de cualquier impuesto directo o cualquier otro arancel, a menos que se especifique lo contrario en la sección 3 (Hoja informativa). | |
Las propuestas serán válidas durante el período de tiempo especificado en la sección 3 (Hoja informativa), empezando a partir de la fecha límite para la presentación de las propuestas. Una propuesta válida por un menor período de tiempo podrá ser rechazada por la OIM y considerada como inadecuada. Durante el período de validez de la propuesta, el proponente deberá mantener la propuesta original sin aplicarle ninguna modificación, incluyendo la disponibilidad del personal clave, las tasas propuestas y el precio total. En circunstancias excepcionales, y antes de que expire el período de validez de la propuesta, la OIM podrá solicitar a los proponentes que amplíen el período de validez de sus propuestas. La solicitud y las respuestas deberán elaborarse por escrito y se considerarán indispensables para la propuesta. Si el proponente acuerda ampliar la validez de su propuesta, lo deberá hacer sin realizar ninguna modificación a la propuesta original, aunque deberá ampliar la validez de la garantía de la propuesta, si fuera necesario, por el período de la ampliación y de acuerdo con el artículo 17 (garantía de la propuesta) a todos los respectos. |
El proponente tiene derecho a rechazar la ampliación de validez de su propuesta sin ejecutar la garantía de propuesta, si fuera necesario, en cuyo caso no se evaluará más la propuesta. | |
Una garantía de propuesta, si así lo estipula la sección 3 (Hoja informativa), deberá proporcionarse en el importe y forma indicados en la sección 3 (Hoja informativa). La garantía de propuesta deberá ser válida por un mínimo de treinta (30) días después de la fecha final de validez de la propuesta. La garantía de propuesta deberá incluirse junto con la propuesta. Si es necesaria una garantía de propuesta para la RFP, pero no se encuentra en la propuesta, se rechazará la oferta. Si se demuestra que el importe de la garantía de propuesta (o su período de validez) es menor al requerido por la OIM, la OIM rechazará la propuesta. En caso de que se permita una presentación electrónica en la sección 3 (Hoja informativa), los proponentes deberán incluir una copia de la garantía en su propuesta y enviar la garantía original por correo postal o entregarla en mano, según las instrucciones de la sección 3 (Hoja informativa). Las garantías de propuestas de proponentes que no sean aceptadas se devolverán tan pronto como sea posible en un plazo máximo de treinta (30) días después de la fecha de expiración de la validez de la propuesta anulada por la OIM, en virtud del artículo 16 (Período de validez de la propuesta). La OIM podrá ejecutar la garantía de propuesta, así como rechazar la propuesta, en el caso de que se dé alguna de las siguientes condiciones (o una combinación de estas): ● Si el proponente retira su oferta durante su período de validez especificado en la sección 3 (Hoja informativa). ● En caso de que el proponente adjudicatario no haga lo siguiente: o Firmar el contrato después de que la OIM emitiese la adjudicación. o Proporcionar la garantía de cumplimiento, los seguros y el resto de los documentos que la OIM pueda requerir como condición previa a la ejecución del contrato que se le pueda adjudicar al proponente. | |
El proponente (incluidos los miembros individuales de cualquier unión temporal de empresas) debe presentar una única propuesta, ya sea en su propio nombre o como parte de una unión temporal de empresas. Las propuestas que presenten dos (2) o más proponentes deberán rechazarse si incluyen alguno de los siguientes aspectos: ● Xxxxxx al menos un socio mayoritario, director o accionista en común. ● Alguna de las empresas recibe o recibió algún subsidio directo o indirecto por parte del resto. ● Poseen al mismo representante legal a efectos de esta RFP. ● Poseen una relación conjunta, ya sea de forma directa o a través de terceros comunes, de tal modo que tienen acceso a información sobre la |
propuesta de otro proponente (o influencia sobre esta) en relación con el proceso de esta RFP. ● Son subcontratistas de la propuesta de la otra empresa, o si un subcontratista de una propuesta también presenta otra propuesta a su nombre como proponente rector, o si el personal clave propuesto para el equipo de un proponente participa en más de una de las propuestas recibidas para este proceso de RFP. Esta condición relativa al personal no se aplica a los subcontratistas que se incluyan en más de una propuesta. | |
A menos que se especifique lo contrario en la sección 3 (Hoja informativa), no se tendrán en cuenta las propuestas alternativas. En caso de que se permita la presentación de propuestas alternativas en la sección 3 (Hoja informativa), el proponente podrá presentar una propuesta alternativa, pero solo en el caso de que también presente una propuesta que cumpla los requisitos de la RFP. En el caso de que se cumplan las condiciones para su aceptación, o se establezcan claramente las explicaciones, la OIM se reserva el derecho a adjudicar un contrato con base en una propuesta alternativa. Si se presentan propuestas múltiples o alternativas, deberán marcarse claramente como «Propuesta principal» y «Propuesta alternativa». Si no se proporciona ninguna indicación con respecto a cuál de las propuestas es la principal y cuál(es) es/son la(s) alternativa(s), se rechazarán todas las propuestas. | |
Si procede, se celebrará una conferencia previa a las propuestas en la fecha, hora y ubicación, según las instrucciones, especificadas en la sección 3 (Hoja informativa). Si en la sección 3 (Hoja informativa) se especifica que la conferencia previa a las propuestas es obligatoria, se declarará inelegible para presentar una propuesta en virtud de esta RFP al proponente que no asista a dicha conferencia. Si en la sección 3 (Hoja informativa) se especifica que la conferencia previa a las propuestas no es obligatoria, la no asistencia no provocará la descalificación de un proponente interesado. La OIM no proporcionará ninguna respuesta formal a preguntas de las proponentes relacionadas con la RFP o el proceso de propuestas durante la conferencia previa a las propuestas. Todas las preguntas deberán enviarse según lo especificado en el artículo 38 (Aclaración de propuestas). La conferencia previa a las propuestas se celebrará únicamente con el objetivo de proporcionar información general. Sin perjuicio de lo estipulado en el artículo 24 (Responsabilidad de los proponentes), los proponentes no deben basarse en ningún dato, afirmación ni declaración que se realice durante la conferencia previa a las propuestas, a menos que OIM confirme dicho dato, afirmación o declaración por escrito. Las actas de la conferencia previa a las propuestas se difundirán según lo estipulado en la sección 3 (Hoja informativa). Ninguna declaración verbal que se realice durante la conferencia modificará los términos y condiciones de la RFP, a menos que se incorpore específicamente en el acta de la conferencia del proponente o se publique como modificación de la RFP. | |
Los proponentes deberán notificar inmediatamente a la OIM por escrito en caso de cualquier ambigüedad, error, omisión, discrepancia, incoherencia o defecto que se encuentre en cualquier parte de la RFP, incluyendo toda la información sobre tal ambigüedad, error, omisión, discrepancia, incoherencia o defecto. |
Los proponentes no podrán beneficiarse de tales ambigüedades, errores, omisiones, discrepancias, incoherencias o defectos. | |
Los proponentes serán responsables de informarse a la hora de preparar su propuesta. A este respecto, los proponentes deberán asegurarse de lo siguiente: ● Xxxxxxxx e informarse plenamente de todos los aspectos relacionados con la RFP, incluido el Contrato y demás documentos incluidos o mencionados en esta RFP. ● Revisar la RFP para asegurarse de que disponen de una copia completa de todos los documentos. ● Obtener y examinar el resto de la información pertinente del proyecto y el alcance de los requisitos disponibles después de una consulta razonable. ● Verificar todas las declaraciones, afirmaciones y datos pertinentes, incluidos los que se incluyen o mencionan en esta RFP o se realizaran oralmente durante alguna de las reuniones de aclaración, inspecciones de sitios o conversaciones con la OIM, sus empleados o agentes. ● Asistir a la conferencia previa a las propuestas, en caso de que sea obligatoria en virtud de esta RFP. ● Informarse y cerciorarse completamente de lo relativo a los requisitos de cualquiera de las autoridades y leyes pertinentes que se apliquen, o que se puedan aplicar en el futuro, a la prestación de los servicios. ● Realizar su propia evaluación de la naturaleza y el alcance de los servicios necesarios, según se incluyen en la sección 5 (Términos de referencia), y tener en cuenta todos los requisitos en su propuesta. Los proponentes aceptan que la OIM, sus directores, empleados y agentes no hagan ninguna declaración ni ofrezcan ninguna garantía (expresa o implícita) en relación con la exactitud, aceptación o completitud de esta RFP o de cualquier otra información proporcionada a los proponentes. | |
El proponente debe informar a la OIM de cualquier modificación de circunstancias que se produzca durante el proceso de la RFP, incluyendo, entre otras, las siguientes: ● Una modificación que afecta a cualquier declaración, acreditación, licencia o autorización. ● Modificaciones organizativas importantes, como una reestructuración de la empresa, una adquisición, una compra o evento similar que afecte a las operaciones o financiación del proponente o de sus principales subcontratistas. ● Una modificación de cualquier información de la que pueda depender la OIM para evaluar propuestas. | |
El proponente debe presentar una propuesta completa en el formato requerido que contenga los documentos y formularios según los requisitos de la sección 3 (Hoja informativa). La propuesta deberá entregarse de acuerdo con el método especificado en la sección 3 (Hoja informativa). La propuesta deberá estar firmada por el proponente o la persona debidamente | |
autorizada para comprometer al proponente. La autorización deberá comunicarse mediante un documento que demuestre que dicha autorización la emitió el representante legal de la entidad proponente o, si se solicita, mediante un poder notarial adjunto a la propuesta. Los proponentes deben ser conscientes de que el mero acto de presentar una propuesta, por sí mismo, implica que el proponente acepta íntegramente las Condiciones Generales de los Contratos de la OIM. | |
La OIM debe recibir las propuestas completas según la manera y antes de la fecha y hora especificadas en la sección 3 (Hoja informativa). Si tiene alguna duda con respecto al huso horario en el que debe presentarse la propuesta, consulte xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/ Será responsabilidad exclusiva de los proponentes asegurarse de que su propuesta se reciba antes de la fecha y hora de cierre. La OIM no asumirá ninguna responsabilidad por las propuestas que reciba con retraso por culpa de una empresa de mensajería o de cualquier problema técnico. Solo se reconocerán la fecha y hora reales en las que la OIM recibió la propuesta. La OIM podrá, a su discreción, ampliar la fecha límite para la presentación de propuestas modificando los documentos de propuesta, de acuerdo con el artículo 8 (Modificación de los documentos de propuesta). En este caso, todos los derechos y obligaciones de la OIM y de los proponentes sujetos a la fecha límite anterior estarán sujetos, a partir de entonces, a la nueva fecha límite ampliada. | |
Un proponente puede retirar, sustituir o modificar su propuesta después de presentarla en cualquier momento previo a la fecha límite de presentación enviando un aviso por escrito a la OIM, debidamente firmado por un representante autorizado, que deberá incluir una copia de la autorización o un poder notarial. La correspondiente sustitución o modificación de la propuesta debe enviarse junto con el correspondiente aviso por escrito. Todos los avisos deben enviarse de la misma manera, según se especifica para la presentación de propuestas, marcándolos claramente como «RETIRADA», «SUSTITUCIÓN» o «MODIFICACIÓN». No obstante, después de la fecha límite para la presentación de propuestas, las propuestas seguirán siendo válidas y abiertas para su aceptación por parte de la OIM durante todo el período de validez de la propuesta, que podrá ampliarse. Las propuestas que se deseen retirar antes de la fecha límite para la presentación de propuestas deberán estar disponibles para su recopilación por parte del proponente que las enviase en los 15 días posteriores a su retirada. De lo contrario, la OIM tendrá derecho a descartar dicha propuesta sin abrir sin previo aviso al proponente. La OIM no se hará responsable de la devolución de la propuesta al proponente por cuenta de la OIM. | |
Las propuestas que se reciban antes de la fecha límite de presentación y la hora de apertura se guardarán en un lugar seguro, sin abrir, hasta la fecha de apertura de propuestas que se especifica en la sección 3 (Hoja informativa). La OIM no asumirá ninguna responsabilidad por la apertura anticipada de una propuesta con la dirección o identificación incorrecta. | |
Las propuestas las abrirá un panel ad hoc compuesto por, al menos, dos miembros del personal, de los que al menos uno no está involucrado en las fases posteriores del proceso de adquisición. |
Las propuestas técnicas y financieras se abrirán por separado. Los proponentes pueden asistir a la apertura de las propuestas, si así lo estipula la sección 3 (Hoja informativa). Los nombres y documentos enviados por los proponentes se anunciarán y registrarán en el informe de apertura de propuestas técnicas, que estará disponible únicamente para la consulta por parte de los proponentes que presentasen dicha propuesta durante un período de treinta días desde la fecha de apertura. La información que no se incluya en el informe de apertura de propuestas no se proporcionará a los proponentes. Una vez que se complete la evaluación técnica, se abrirán las propuestas financieras. Durante la apertura de propuestas financieras, los nombres de los proponentes y los precios estipulados en la propuesta financiera se anunciarán y registrarán en el informe de apertura de propuestas financieras. No se rechazará ninguna propuesta durante la apertura, a excepción de las propuestas que lleguen con retraso. | |
Cualquier propuesta que reciba la OIM después de la fecha límite para la presentación de propuestas se destruirá, a menos que el proponente solicite su devolución y asuma la responsabilidad y los gastos por recuperar la posesión de los documentos de la propuesta devueltos. En circunstancias excepcionales, se podrán aceptar propuestas tardías si se determina que se enviaron con mucho tiempo de antelación a la fecha de cierre de propuestas y el proponente no pudo prever el retraso de manera razonable o se debió a un motivo de fuerza mayor. | |
La información relativa a la examinación, evaluación y comparación de las propuestas, así como la recomendación acerca de la adjudicación del contrato, no se divulgará a los proponentes ni a ninguna otra persona que no participe de manera oficial en dicho proceso, incluso después de la publicación de la adjudicación del contrato. Cualquier intento por parte de un proponente o cualquier persona en nombre del proponente de influir sobre la OIM durante la examinación, evaluación o comparación de las propuestas o sobre las decisiones de adjudicación de contratos podrá derivar, a decisión de la OIM en el rechazo de su propuesta y, por consiguiente, podrá estar sujeto a la aplicación de los procedimientos de sanciones de proveedores vigentes de la OIM. | |
La OIM deberá evaluar las propuestas utilizando únicamente las metodologías y criterios definidos en esta RFP. No se permitirá el uso de ningún otro criterio o metodología. La OIM deberá realizar la evaluación únicamente con base en las propuestas técnicas y financieras presentadas. La evaluación de las propuestas deberá seguir los siguientes pasos: a) Examen preliminar b) Evaluación de requisitos mínimos de elegibilidad y calificación (si no se realiza la precalificación) c) Evaluación de propuestas técnicas | |
d) Evaluación de propuestas financieras | |
La OIM deberá examinar las propuestas para determinar si están completas en lo que respecta a los requisitos documentales mínimos, si los documentos se firmaron adecuadamente y si las propuestas están, por lo general, en orden, entre otros indicadores que se pueden usar durante esta fase. La OIM se reserva el derecho a rechazar cualquier propuesta durante esta fase. | |
La elegibilidad y calificación del proponente se evaluarán con respecto a los requisitos mínimos de elegibilidad y calificación especificados en la sección 4 (Criterios de evaluación) y en el artículo 4 (Proponentes elegibles). | |
El equipo de evaluación revisará y evaluará las propuestas técnicas en función de su adecuación a los Términos de referencia y otros documentos de la RFP aplicando los criterios, subcriterios y el programa de puntos de evaluación especificados en la sección 4 (Criterios de evaluación). Se considerará que una propuesta no es adecuada durante la fase de evaluación técnica si no consigue la puntuación técnica mínima que se indica en la sección 3 (Hoja informativa). Cuando sea necesario, y si se indica en la sección 3 (Hoja informativa), la OIM podrá invitar a los proponentes cuyas propuestas son adecuadas desde el punto de vista técnico a una presentación relacionada con sus propuestas técnicas. Las condiciones para la presentación se proporcionarán en el documento de la propuesta, si fuera necesario. Durante la segunda fase, se abrirán para su evaluación únicamente las propuestas financieras de aquellas proponentes que alcancen la puntuación técnica mínima. El método de evaluación que se aplica para esta RFP será el indicado en la sección 3 (Hoja informativa), que podrá ser cualquiera de los dos (2) posibles métodos, como sigue: (a) el método del precio más bajo, que selecciona la propuesta económica evaluada más baja de entre los Proponentes técnicamente conformes; o (b) el método de puntuación combinada, que se basará en una combinación de la puntuación técnica y financiera. Cuando la Hoja informativa especifique un método de puntuación combinado, la fórmula para clasificar las propuestas será la siguiente: Clasificación de la propuesta técnica (TP): Clasificación TP = (Puntuación total obtenida por la oferta/Puntuación máxima para las TP) x 100 Clasificación de la propuesta financiera (FP): Clasificación FP = (Oferta de menor precio/Precio de la oferta que se revisa) x 100 Puntuación total combinada: Puntuación combinada = (Clasificación TP) x (Valor de TP, p. ej., 70 %) + (Clasificación FP) x (Valor de FP, p. ej., 30 %) | |
La OIM se reserva el derecho a realizar una evaluación posterior a la calificación con el objetivo de determinar, a su satisfacción, la validez de la información proporcionada por el proponente. Dicha evaluación deberá ser plenamente documentada y puede incluir, entre otros, todos los siguientes aspectos o una combinación de estos: |
a) Verificación de exactitud, corrección y autenticidad de la información proporcionada por el proponente. b) Validación del grado del cumplimiento de los requisitos de la RFP y de los criterios de evaluación en función de lo que halle el equipo de evaluación hasta ese momento. c) Consultas y verificación de referencias con entidades gubernamentales con competencias sobre el proponente, o con clientes anteriores o cualquier otra entidad que pudo realizar negocios con el proponente. d) Consultas y verificación de referencias con clientes previos acerca del desempeño en contratos vigentes o completados, incluidas inspecciones físicas de trabajos previos, según se considere necesario. e) Inspección física de las oficinas y divisiones del proponente, u otros lugares en los que se desarrolle el negocio, con o sin previo aviso. f) Otros medios que la OIM pueda considerar apropiados en cualquier fase del proceso de selección y antes de la adjudicación del contrato. | |
La OIM puede solicitar una aclaración o más información por escrito de los proponentes en cualquier momento durante el proceso de evaluación. Las respuestas de los proponentes no deben contener ninguna modificación relativa al contenido o el precio de la propuesta, excepto en los casos en los que se deba confirmar la corrección de errores aritméticos que la OIM detecte al evaluar las propuestas, de acuerdo con el artículo 23 (Errores u omisiones) de las instrucciones para proponentes. La OIM podrá usar dicha información a la hora de interpretar y evaluar la propuesta pertinente, pero no tiene la obligación de tenerla en cuenta. Cualquier aclaración no solicitada que presente un proponente en relación con su propuesta y que no sea una respuesta a una solicitud de la OIM no se tendrá en cuenta durante la revisión y evaluación de las propuestas. | |
La decisión de la OIM acerca de la adecuación de una propuesta debe basarse en los contenidos de la propuesta en sí. Una propuesta considerablemente adecuada es aquella que se ajusta a todos los términos, condiciones, ToR/TdR y al resto de requisitos de la RFP sin alteraciones, dudas u omisiones materiales. Se considera que una alteración, duda u omisión material es aquella que: a) Afecta de manera sustancial al alcance, calidad o desempeño de los servicios especificados en el contrato. b) Limita de manera sustancial y contradictoria los documentos de propuesta los derechos de la OIM o las obligaciones del proponente en virtud del contrato. c) Si se rectificase, afectaría de manera injusta a la posición competitiva del resto de proponentes que presentan propuestas que se ajustan sustancialmente a lo solicitado. Si una propuesta no se ajusta sustancialmente a lo solicitado, la OIM deberá rechazarla y, posteriormente, el proponente no podrá corregir la alteración, duda u omisión material para que pueda ajustarse a lo solicitado. |
Siempre y cuando una propuesta se ajuste sustancialmente a lo solicitado, la OIM podrá ignorar cualquier discrepancia u omisión de la propuesta que, en opinión de la OIM, no constituya una alteración material. Dichas alteraciones son cuestiones de forma y no de contenido, y se pueden corregir o ignorar sin perjuicio para el resto de los proponentes. Siempre y cuando una propuesta se ajuste sustancialmente a lo solicitado, la OIM podrá solicitar al proponente que presente la información o documentación necesaria, dentro de un período de tiempo razonable, para rectificar discrepancias u omisiones no materiales en la propuesta relativas a los requisitos documentales. Dicha omisión no podrá estar relacionada con ningún aspecto relativo al precio de la propuesta. En caso de que el proponente no cumpla el requisito, se podrá rechazar su propuesta. En relación con las propuestas financieras ya abiertas, la OIM comprobará y corregirá los errores aritméticos de la siguiente manera: a) Si existe una discrepancia entre el precio unitario y el total de la partida que se obtiene al multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario deberá prevalecer y el total de la partida se deberá corregir, a no ser que en opinión de la OIM exista una obvia colocación errónea de la marca decimal en el precio unitario, en cuyo caso deberá prevalecer el total de la partida que aparece en la cotización y se deberá corregir el precio unitario. b) Si existe un error en el total que se corresponda con la adición o sustracción de los subtotales, deberán prevalecer los subtotales y se deberá corregir el total. c) Si existe una discrepancia entre las palabras y las cifras, deberá prevalecer el importe en palabras, a no ser que el importe expresado en palabras esté relacionado con un error aritmético, en cuyo caso deberá prevalecer el importe en cifras. Si el proponente no acepta la corrección de los errores, se rechazará su propuesta y se podrá ejecutar su garantía de la propuesta. | |
La OIM se reserva el derecho a aceptar o rechazar cualquier propuesta, así como a anular el proceso de propuestas y rechazar todas las propuestas en cualquier momento previo a la adjudicación del contrato, sin que ello conlleve ninguna responsabilidad al proponente o proponentes afectado(s) ni ninguna obligación de informarle(s) sobre los motivos de la medida adoptada por la OIM. La OIM no tendrá la obligación de adjudicar el contrato a la oferta de menor precio. | |
Antes de que expire el período de validez de la propuesta, la OIM adjudicará el contrato al proponente calificado en función de los criterios de adjudicación indicados en la sección 3 (Hoja informativa). | |
41. Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación | En el momento en el que se adjudique el contrato, la OIM se reserva el derecho a aumentar o disminuir la cantidad de servicios especificados en un principio en la sección 5 (Términos de referencia), siempre y cuando dicha cantidad no exceda los porcentajes que se especifican en la sección 3 (Hoja informativa), y sin cambiar los precios unitarios ni el resto de los términos y condiciones de la propuesta y el documento de propuesta. |
Antes de que expire el período de validez de la propuesta, la OIM notificará al proponente adjudicatario por escrito por medio de correo electrónico, fax o correo postal que su propuesta fue aceptada. Tenga en cuenta que el proponente, si no está registrado en el nivel apropiado en el UNGM, deberá completar el proceso de registro de proveedores en el UNGM antes de firmar y finalizar el contrato. | |
a posteriori | En caso de que un proponente no resulte adjudicatario, podrá solicitar una reunión de información a posteriori con la OIM. El objetivo de dicha reunión es analizar los puntos fuertes y débiles de la presentación del proponente para ayudarle a mejorar sus futuras propuestas para oportunidades de adquisición de la OIM. No se analizará el contenido del resto de las propuestas ni se hará una comparativa con la presentación del proponente. |
Si se especifica en la sección 3 (Hoja informativa), la OIM cobrará indemnizaciones por los daños y perjuicios o riesgos causados a la OIM y derivados del retraso o incumplimiento del contratista de sus obligaciones en virtud del contrato. El pago o deducción de tales indemnizaciones por daños y perjuicios no eximirá al contratista de ninguna de sus otras obligaciones o responsabilidades en virtud del contrato u orden de compra vigente. | |
SECCIÓN 3: HOJA INFORMATIVA
Los siguientes datos específicos complementarán, suplementarán o modificarán las disposiciones de la sección 2 (Instrucciones para los proponentes). En caso de que se produzca un conflicto, prevalecerán las disposiciones de esta sección sobre las de la sección 2 (Instrucciones para los proponentes).
Ref. artículo de la sección 2 | Instrucciones/requisitos específicos | |
1. | Alcance | El número de referencia de esta solicitud de propuestas (RFP) es LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS Los/las servicios incluyen la provisión de servicios hoteleros en San Xxxx, Xxxxx Rica, tal y como se describe en la sección 5 de esta RFP. En función de los resultados de este ejercicio de propuesta competitiva (RFP), OIM. pretende celebrar un acuerdo a largo plazo (LTA) no exclusivo para el suministro de una cantidad indefinida de servicios especificados como apoyo a las operaciones de OIM. En el caso de que OIM firme el acuerdo a largo plazo, se aplicará lo siguiente: El proponente adjudicatario deberá conceder los mismos términos y condiciones a cualquier otra organización del sistema de las Naciones Unidas que desee aprovechar dichas condiciones, contando con el consentimiento por escrito de OIM. La duración esperada del LTA es de 1 año, con posibilidad de extenderlo hasta 2 años Adicionales, sujeto al desempeño satisfactorio del proveedor y la competitividad de precios. OIM se reserva el derecho a celebrar LTA con más de un proveedor, así como el derecho a dividir la adjudicación de contratos entre los titulares de LTA. La adjudicación del contrato en virtud del LTA Elige una opción. sujeta a un concurso secundario entre los titulares del LTA. |
2. | Proponentes elegibles | El proponente debe ser nacional xx Xxxxx Rica |
3. | Aclaración sobre los documentos de propuesta | Información de contacto para aclaraciones sobre los documentos de propuesta: Persona de enlace: Xxxxxxx XXXXX C Dirección: Av. 1A y calle 78A, frente a condominios The Place. Xxxxxxxxx, San Xxxx, Xxxxx Rica Dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx ATENCIÓN: LAS PROPUESTAS NO SE DEBEN PRESENTAR EN LA DIRECCIÓN ANTERIORMENTE MENCIONADA, SINO EN LA DIRECCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS QUE SE DETALLA A CONTINUACIÓN (consultar artículo 26 de la sección Hoja informativa). |
Fecha límite para presentar solicitudes de aclaración/preguntas: Fecha: 27 febrero 2024 Hora: 1730 hrs |
Xxxx xxxxxxx: GMT -6* – *Hora en Xxxxx Rica. | ||
Medio de divulgación de la información complementario de la RFP y de las respuestas/aclaraciones a consultas: Comunicación directa a los proponentes potenciales por correo electrónico | ||
4. | Idioma | Todas las propuestas, información, documentos y correspondencia que se intercambien y los proponentes en relación con este proceso de propuesta estarán escritos en español |
5. | Propuestas parciales | La presentación de propuestas para partes o subpartes de los ToR/TdR: No están permitidas |
6. | Divisas | Los precios se presupuestarán en COLONES COSTARRICENSES. |
7. | Impuestos y aranceles | Todos los precios: No incluyen el IVA y otros impuestos indirectos aplicables. |
8. | Período de validez de la propuesta | 60 días |
9. | Garantía de la propuesta | No requerida |
10. | Propuestas alternativas | No se admitirán |
11. | Conferencia previa a las propuestas | Se llevará a cabo Hora y huso horario: 1400 GMT -6* – *Hora en Xxxxx Rica. Fecha: 23 febrero 2024 Lugar: online vía teams El punto focal para la organización es: Nombre: Xxxxxxx XXXXX C Teléfono: + 000 00000000 Dirección de correo electrónico: xxxxxx@xxx.xxx La conferencia previa a las licitaciones: ☒ es obligatoria ☐ no es obligatoria Las actas de la conferencia previa a las licitaciones se difundirán por medio de: Comunicación directa a los licitadores potenciales por correo electrónico Comunicación directa a los licitadores potenciales por correo electrónico |
12. | Instrucciones para la presentación de propuestas | Medios aceptables para la presentación de propuestas: ☒ Propuesta electrónica ☐ Correo electrónico ☐ Correo postal/entrega en mano PRESENTACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO: |
La propuesta técnica deberá enviarse en un correo electrónico por separado junto con el siguiente asunto obligatorio: LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS Es necesario enviar correos electrónicos distintos y por separado para las propuestas técnica y financiera para poder evaluarlas por separado. El incumplimiento de estas instrucciones se traducirá en el rechazo de la propuesta recibida. Dirección para la presentación de propuestas: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx NO ENVÍE LOS CORREOS CON SU PROPUESTA A NINGUNA OTRA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO (TAMPOCO EN COPIA NI COPIA OCULTA). ▪ Formato de archivo: pdf ▪ Los nombres de archivos deben tener un máximo de 60 caracteres y no pueden contener ninguna letra ni carácter especial que no esté incluido en el alfabeto/teclado latino. ▪ Todos los archivos deben estar libres de virus y no pueden estar corruptos. ▪ Tamaño máx. de archivo por envío: 5 mb ▪ Asunto obligatorio del correo electrónico: LTA.2024.001 – PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS ▪ Si la propuesta contiene archivos grandes, se recomienda que se envíen dichos archivos en correos por separado antes de la fecha límite de presentación. ▪ Al enviar varios correos, estos deben estar claramente identificados indicando en el campo de asunto «correo n.º X de Y», mientras que el último debe especificar «correo n.º Y de Y». ▪ Se recomienda que la propuesta completa contenga la menor cantidad de archivos adjuntos posible. ▪ El proponente debería recibir un correo electrónico como acuse de recibo. | ||
14. | Fecha límite para la presentación de propuestas | Fecha: 11 marzo 2024 Hora: 1730 hrs Xxxx xxxxxxx: GMT 6 |
15. | Apertura de propuestas | ☒ No se celebrará una apertura de propuestas pública ☐ La apertura pública de propuestas técnicas se celebrará como se detalla a continuación. |
16. | Evaluación de propuestas técnicas y financieras | La evaluación se basará en lo siguiente: ☐ Método de menor costo (selecciona la propuesta financiera con la evaluación más baja de los proponentes que se ajustan técnicamente a lo solicitado) ☒ Método de puntuación combinada usando una distribución 70 - 30 (propuesta técnica-propuesta financiera) |
☐ Otra opción: Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. El número máximo de puntos técnicos que se pueden conseguir se indican en la sección 4 (Criterios de evaluación) Para cumplir sustancialmente con lo solicitado, los proponentes deben superar un umbral mínimo de un 70% del máximo de puntos. | ||
17. | Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación | El porcentaje máximo por el que podrán aumentar las cantidades es un 10 % El porcentaje máximo por el que podrán disminuir las cantidades es un 10 % |
18. | Adjudicación del contrato a más de un proponente | OIM adjudicará un contrato a: Más de un proponente, dependiendo de los siguientes factores: [especificar factores] |
19. | Tipo de contrato que se va a adjudicar | LTA Consulte la sección 6 para ver un contrato modelo. |
20. | Fecha prevista para el inicio del contrato | 25 marzo 2024 |
21. | Condiciones del contrato aplicables | Todas las condiciones descritas en el contrato de servicios. Consulte la sección 6. |
22. | Garantía de cumplimiento | No requerida |
23. | Pagos por adelantado | No permitido |
24. | Daños y perjuicios | OIM podrá finalizar el contrato |
SECCIÓN 4: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Criterios de examinación preliminar
Todos los criterios se evaluarán según el sistema de aprobado/rechazado y se comprobarán durante la examinación preliminar.
Criterios | Documentos para establecer el cumplimiento |
Completitud de la propuesta | Se han facilitado todos los documentos solicitados en la sección 2 (Instrucciones para los proponentes) y están completos. |
El proponente acepta las Condiciones Generales de los Contratos de OIM, según se especifican en la sección 6. | Formulario C: Presentación de la propuesta técnica |
Validez de la propuesta | Formulario C: Presentación de la propuesta técnica |
Criterios mínimos de elegibilidad y calificación
Los criterios mínimos de elegibilidad y calificación se evaluarán conforme al sistema de aprobado/rechazado.
La evaluación técnica corresponde a 70 que equivale al 100%. El puntaje mínimo requerido para calificar la propuesta como técnicamente conforme es del 70 del 100% del cumplimiento de los requerimientos técnicos.
No | Criterio | Descripción | Porcentaje asignado Máximo |
1 | Experiencia General | Experiencia del proveedor mínima de 5 años Experiencia del proveedor mínima de 3 años Experiencia del proveedor mínima de 1 año | 15 puntos 10 puntos 0 puntos |
2 | Experiencia Específica | Experiencia del proveedor en servicios hoteleros preferible en organizaciones sin fines de lucro o entidades gubernamentales de los EEUU. Presentación de 7 órdenes de compra/Contratos Presentación de 5 órdenes de compra/Contratos Presentación de 3 orden de compra/Contrato | 15 puntos 10 puntos 00 puntos |
3 | Capacidad Instalada | El hotel debe cumplir con los requerimientos mínimos de alojamiento, alimentación y eventos Cumplimiento de todos los servicios Cumplimiento de al menos 7 de los servicios Cumplimiento de menos de 5 de los servicios | 50 puntos 30 puntos 10 puntos |
4 | Ubicación | El Hotel se encuentra en un lugar seguro a un máximo de 20 minutos por vehículo de la oficina de OIM OPS Si está dentro de los 20 minutos Si está entre 20 y 30 minutos Si está por encima de los 30 minutos | 20 puntos 10 puntos 0 puntos |
Total | 100 puntos | ||
Criterios de elegibilidad | Documentos para establecer el cumplimiento |
El proponente es una entidad legalmente registrada | Formulario D: Información del proponente |
El proponente pertenece a un grupo diverso de proveedores, incluidas las microempresas, las pequeñas y medianas empresas, las empresas dirigidas por mujeres o jóvenes y otras. | Formulario D: Información del proponente |
El proveedor no se encuentra suspendido ni está considerado como proveedor inelegible por la Organización de las Naciones Unidas, el Grupo del Banco Mundial o cualquier otra organización internacional, según lo dispuesto en el artículo 4 de la sección 2. | Formulario C: Presentación de la propuesta técnica |
No existen conflictos de intereses, según lo dispuesto en el artículo 4 de la sección 2. | Formulario C: Presentación de la propuesta técnica |
El proponente no declaró la bancarrota ni está involucrado en procedimientos de quiebra o suspensión de pagos, y tampoco existe ninguna sentencia o proceso judicial pendiente contra el proveedor que pudiera alterar su funcionamiento en el futuro próximo | Formulario C: Presentación de la propuesta técnica |
Criterios de calificación | Documentos para establecer el cumplimiento |
Historial de contratos incumplidos: El no cumplimiento de un contrato no fue consecuencia del incumplimiento de un contratista en los últimos 3 años. | Formulario E: Elegibilidad y calificación |
Historial de litigios: En los últimos tres años no se han dictado sentencias judiciales o arbitrales contra el proponente. | Formulario E: Elegibilidad y calificación |
Experiencia previa: | |
Mínimo de 5 años de experiencia pertinente. | Formulario E: Elegibilidad y calificación |
Mínimo de 7 contratos/órdenes de compra de valor, naturaleza y complejidad similares ejecutados en los últimos 2 años. | Formulario E: Elegibilidad y calificación |
Situación financiera: | |
Liquidez: el coeficiente de media de activos circulantes/pasivos circulantes durante los últimos 3 años debe ser igual o mayor que 1. Los proponentes deben incluir en sus propuestas balances financieros auditados que abarquen los dos últimos años. | Copia de las declaraciones financieras auditadas de los últimos tres años. Formulario E: Elegibilidad y calificación |
Criterios de evaluación técnica
Criterios | Documentos para establecer el cumplimiento |
Los servicios ofertados en la licitación cumplen considerablemente los requisitos y no contienen ninguna alteración material con respecto a los requisitos mínimos que se incluyen en la sección 5 (Lista de requisitos). | Formulario F: Formato de la propuesta técnica |
La licitación cumple considerablemente los requisitos mínimos de entrega incluidos en la sección 5 (Lista de requisitos) y no contiene ninguna alteración material. | Formulario F: Formato de la propuesta técnica Formulario H: Lista de precios |
Evaluación de precios
Criterios | Documentos para establecer el cumplimiento |
La comparación de precios debe basarse en el precio de referencia por los servicios requeridos | Formulario H: Lista de precios |
A. Requisitos de servicios relacionados
SOLICITUD DE COTIZACION No. LTA.2024.001
Términos de Referencia
ESTABLECIMIENTO DE UN CONTRATO A LARGO PLAZO PARA LA PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS
1. Antecedentes
La Organización Internacional para las Migraciones (OIM), creada en 1951, es la principal agencia de las Naciones Unidas en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en contribuir a una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional en cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los retos que implican los movimientos migratorios y ofrecer asistencia humanitaria a las personas migrantes.
Desde sus inicios en el país en el año 1954, la Oficina Nacional de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) en Xxxxx Rica, ha gestionado todo tipo de programas de movilización de personas migrantes procurando movimientos dignos y seguros para estas personas y fomentado la migración ordena y regular como lo establece nuestro mandato
2. Objetivo
Contratar por un periodo de 1 año a proveedores de servicios Hoteleros en establecimientos comerciales catalogados de tres a cuatro estrellas, con posible extensión por períodos iguales.
3. Método
Contrato de servicios
4. Tipo de Compra
Contrato para Prestación de Servicios y Orden de Compra de acuerdo con necesidades de OIM.
5. Alcance de los Servicios
Servicios Hoteleros
El requisito mínimo para el alojamiento en un hotel:
• Habitación individual/doble/triple/cuádruple/quíntuple en régimen de Alojamiento y Desayuno (Continental o tipo Box Lunch) con acceso a Internet (internet por cable o Wi-Fi) en la habitación (incluido en el precio por noche).
• Registro de entrada temprana/salida tardío sujeto a disponibilidad
• Servicio de despertador para huéspedes con salida en horarios de madrugada.
• Espacio y posibilidad de instalación de cuna en la habitación sin costo adicional.
• Menaje para preparar té y café sin coste adicional en las habitaciones.
• Habitaciones con luz natural
• Los servicios extras o mejoras solicitados por los huéspedes serán pagados directamente por el huésped. OIM no será responsable de liquidar ninguna factura.
El requisito mínimo para reuniones, conferencias, capacitaciones y otros eventos
Un “Área de bienvenida” suficiente para colocar un mínimo de una mesa para fines administrativos/de registro de participantes y otra mesa para refrigerios.
Los siguientes son los servicios que OIM contratará de acuerdo con sus necesidades específicas requeridas a través de solicitudes de cotización:
Salas de Conferencias:
• Puede acomodar hasta 10 participantes
• Puede acomodar hasta 20 participantes
• Puede acomodar hasta 50 participantes
• Puede acomodar hasta 100 participantes
• Equipamiento xx xxxxx con mesas plegables rectangulares y/o redondas, sillas plásticas, sillas tipo Xxxxxxx y sillas de metal en base a necesidad y el requerimiento que se realice a través de solicitud de cotización.
Ayudas audiovisuales:
• Proyector
• Pantalla de proyección
• Micrófono
• Micrófono Inalámbrico
• Altavoces
• conexión a Internet
• Cables de extensión para portátiles y asistencia para la configuración de Internet
• Rotafolio incl. papel y marcadores
• Blocs de notas
• Plumas
• Técnico
• Instalaciones de impresión/copiado disponibles en el hotel.
• SmartBoard/pantalla de proyección
• Televisor
• Servicio Copiado/impresión de documentos
Alimentación para eventos:
• Refrescos de bienvenida: café instantáneo, estación de café té, leche, leche sin lactosa, azúcar y sustitutos del azúcar
• Pausa para el café
o Café instantáneo, café preparado, té, leche, leche sin lactosa, azúcar y sustituto del azúcar/edulcorante artificial, dos tipos de jugo, dos tipos de refrescos, agua sin gas
o Dos tipos de galletas, dos tipos de snacks y dos tipos de frutas
• Almuerzo/Cena: comida de dos, tres o cuatro platos, que incluye bebidas no alcohólicas, agua con o sin gas y vino, previa solicitud.
Servicio de Alimentación (buffet y/o empacados en excelente estado y con menú variado):
• Desayuno
• Almuerzo
• Cena
• FoodBox
Servicios de Transporte:
• Transporte hotel-aeropuerto / aeropuerto-hotel
Accesibilidad
• Las instalaciones deben disponer de acceso para personas con discapacidad (habitación accesible, ascensor accesible, acceso libre a la zona de recepción, acceso libre a la habitación, acceso libre al restaurante, se admiten perros guía)
• Área de parqueadero con espacios específicos para personas con discapacidad
• Rotulación en todos sus espacios como ser salidas de emergencia, ubicación de extintores entre otros
Seguridad
• Las instalaciones deben contar con servicio de seguridad 24/7 y cámaras en áreas comunales.
• El área para embarque y desembarque de transporte debe encontrarse en un lugar privado y seguro.
6. Funciones y Responsabilidades de OIM
Una vez adjudicado el contrato, OIM tendrá las siguientes obligaciones:
a. El personal administrativo de OIM llevará a cabo todos los pedidos de servicio a los contratistas vía correo electrónico.
b. Resolver en un máximo de 24 horas las consultas del contratista referente a la solicitud.
c. Monitoreo periódico de la cantidad autorizada del contrato.
d. Monitoreo periódico del desempeño del/los contratistas/s adjudicados de acuerdo con los criterios detallados en el punto 8 del presente documento.
e. Realización de evaluaciones de desempeño de los contratistas cada 6 meses y siempre que un programa culmine operaciones y retroalimentación en caso de ser necesario.
7. Funciones y Responsabilidades del Contratista
7.1. Una vez adjudicado el contrato, el contratista tendrá las siguientes obligaciones:
a. El contratista deberá asignar un Punto Focal (no exclusivo) para el recibo de las solicitudes provenientes de OIM y por la duración del contrato. Dentro de las funciones del punto focal, deberá
contemplarse el procesamiento de los pedidos emitidos por OIM para la prestación del servicio adjudicado, coordinación del servicio con la reservación confirmada, envío de conciliación de servicios previo a facturación y procesamiento de facturas de los servicios prestados, punto de comunicación principal para la gestión del servicio, entre otros.
b. El contratista deberá acusar de recibido cada solicitud y confirmar disponibilidad, máximo 24 horas después del envío de la solicitud por parte de OIM.
c. El contratista no deberá procesar solicitudes comunicadas verbalmente, vía WhatsApp, ni por miembros no pertenecientes a la OIM. Las solicitudes deberán ser procesadas solo si se remiten de correos electrónicos oficiales de la OIM.
d. Es importante mencionar que, en caso de adjudicación del contrato, el contrato se celebrará entre OIM y el proveedor o los proveedores seleccionado(s), por lo tanto, este proveedor deberá poseer la capacidad administrativa para ejecutar el contrato y prestar cobertura, y será el único responsable para la administración del contrato y prestación del servicio.
e. El contratista deberá contar con una política de cancelación mínima de 24 horas.
8. Presentación de la Oferta
Para la evaluación de este proceso de licitación, los oferentes deben presentar la propuesta financiera y la propuesta técnica por separado. Los documentos requeridos deben ser remitidas al correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx. Las propuestas que lleguen en conjunto no se tendrán en cuenta.
8.1. Oferta Financiera
El Formulario de cotización Formulario H – Lista de Precios y otros documentos requeridos deberán completarse, firmarse y enviar digitalmente y en archivo Excel con el mismo nombre anteriormente descrito.
El idioma de la Cotización deberá ser en ESPAÑOL, los precios deberán cotizarse en colones costarricenses discriminando el IVA en los casos que apliquen.
Los precios cotizados por el proveedor deberán ser fijos durante la ejecución del contrato por parte del Proveedor y no estarán sujetos a una subida de precios y variación bajo ningún concepto, a menos que lo apruebe de otra manera la OIM.
Se prevé suscribir un contrato por UN (1) AÑO a partir de la firma del contrato con posibilidad de prórroga y se ajustará según el cambio de año con el incremento que el Gobierno Nacional establezca.
8.1.1. Validez del precio de cotización
La Cotización permanecerá válida durante un período mínimo de SESENTA (60) días calendario, después de la fecha límite para la presentación.
En circunstancias excepcionales, antes del vencimiento del período de validez de las cotizaciones, la OIM puede solicitar que los Proveedores amplíen el período de validez para un período adicional especificado. La solicitud y la respuesta deberán realizarse por escrito. Al proveedor que acepte la solicitud no se le requerirá o permitirá que modifique su cotización.
8.2. Oferta Técnica
La oferta técnica debe se registrada en el Formulario F – Formato de la propuesta técnica en donde se confirmarán los aspectos técnicos que OIM exige y deben ser respaldados con la provisión de los documentos de la empresa que justifique que los requerimientos que en este documento se describen sean cumplidos por parte de la empresa oferente.
9. Evaluación de las Cotizaciones
La propuesta de los proveedores tendrá evaluaciones tanto técnica como financiera. La ponderación de estas está determinada así: Evaluación Técnica tendrá un valor total de 70 puntos y la Evaluación Financiera tendrá un puntaje de 30 puntos. Independientemente, cada una de estas tendrá una ponderación que permitirá calificar al proponente y tener un valor total resultado de la sumatoria de las dos evaluaciones.
9.1. Evaluación Técnica
Las Propuestas técnicas de los Proveedores de servicios/Empresas de asesoría serán evaluadas basándose en los criterios y subcriterios siguientes.
El proponente debe ser una persona jurídica que cuente con experiencia en servicios Hoteleros. Los criterios de evaluación se calificarán de la siguiente manera:
No | Criterio | Descripción | Porcentaje asignado Máximo |
1 | Experiencia General | Experiencia del proveedor mínima de 5 años Experiencia del proveedor mínima de 3 años Experiencia del proveedor mínima de 1 año | 15 puntos 10 puntos 0 puntos |
2 | Experiencia Específica | Experiencia del proveedor en servicios hoteleros preferible en organizaciones sin fines de lucro o entidades gubernamentales de los EEUU. Presentación de 7 órdenes de compra/Contratos Presentación de 5 órdenes de compra/Contratos Presentación de 3 orden de compra/Contrato | 15 puntos 10 puntos 00 puntos |
3 | Capacidad Instalada | El hotel debe cumplir con los requerimientos mínimos de alojamiento, alimentación y eventos Cumplimiento de todos los servicios Cumplimiento de al menos 7 de los servicios Cumplimiento de menos de 5 de los servicios | 50 puntos 30 puntos 10 puntos |
4 | Ubicación | El Hotel se encuentra en un lugar seguro a un máximo de 20 minutos por vehículo de la oficina de OIM OPS Si está dentro de los 20 minutos Si está entre 20 y 30 minutos Si está por encima de los 30 minutos | 20 puntos 10 puntos 0 puntos |
Total | 100 puntos | ||
9.1.1. Evaluación de Experiencia del proponente
La evaluación y calificación de la experiencia del proponente será realizada sobre un máximo de cien (100) puntos distribuidos entre Experiencia General diez (15) puntos, experiencia específica diez (15) puntos, capacidad instalada (50 puntos), ubicación (20 puntos).
9.1.1.1. Experiencia General (15 Puntos)
• Experiencia del proveedor mínima de 5 años confirmada por el Acta de Constitución de la Empresa. Obligatorio.
9.1.1.2. Experiencia Especifica (15 Puntos)
• Experiencia del proveedor en servicios de servicios hoteleros a organizaciones sin fines de lucro o entidades gubernamentales de los EEUU sustentada mediante siete (7) copias de órdenes de servicio y/o contratos de los últimos 3 años. Obligatorio
9.1.1.3. Cumplimiento de los requerimientos mínimos (50 puntos)
• Habitación con acomodación múltiple
• Salas de Conferencias
• Ayudas audiovisuales
• Alimentación para eventos
• Servicio de Alimentación
• Servicios de Transporte
• Las instalaciones deben disponer de acceso para personas con discapacidad (habitación accesible, ascensor accesible, acceso libre a la zona de recepción, acceso libre a la habitación, acceso libre al restaurante.
• Parqueadero o espacio de embarque y desembarque de beneficiarios en un lugar privado y seguro.
• Guardianía y seguridad 24/7 y cámaras en lugares comunales.
9.1.1.4 Ubicación (20)
Proveedor con ubicación dentro de un rango máximo de 20 minutos de distancia con la oficina de OIM Operaciones.
9.2. Evaluación financiera (100 puntos)
Los Precios Unitarios cotizados por los oferentes deberán tener todo incluido, incluyendo todos los costos incurridos por el proveedor para la prestación de los Servicios, materiales, provisión de personal, e incluir todos costos asociados en la prestación de los servicios en el curso del Contrato en línea con los requisitos identificados en la presente Solicitud de Cotización.
El número máximo de puntos asignados a la propuesta económica se asigna a la oferta de menor precio. Todas las demás propuestas financieras reciben puntos prorrateados de acuerdo con la siguiente fórmula:
p = y * μ/z, donde:
p = puntos para la propuesta económica que se evalúa
y = número máximo de puntos para la propuesta económica
μ = precio de la propuesta con el precio más bajo
z = precio de la propuesta que se evalúa
9.3. Calificación final
Las propuestas se clasificarán de acuerdo con sus puntuaciones combinadas: técnicas y económicas en base a ponderaciones porcentuales: Propuesta Técnica 70% y Propuesta Económica 30%.
El Puntaje Total se calculará en base a la siguiente formula:
Puntaje Total = Puntuación Técnica (PT) x 0.70 + Puntuación Económica (PE) x 0.30
En el supuesto que dos (2) o más propuestas empaten, el otorgamiento de la Notificación de Adjudicación se otorgará como primera opción a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje técnico; si persistiera el empate, se otorgará la Notificación de Adjudicación al Proponente que haya obtenido el mayor puntaje económico, es decir a la propuesta económica de menor costo; si aun así persistiera el empate se otorgará la Notificación de Adjudicación al Proponente que haya acreditado (sustentado) mayor experiencia en Obras Similares, en dólares.
Si una Oferta no es sustancialmente adecuada, será rechazada por la OIM, y puede que no se pueda adecuar posteriormente al corregir o retirar la desviación o reserva no conforme.
10. Adjudicación del contrato
El Proveedor que haya presentado el precio evaluado más bajo, se adecúe sustancialmente a los requisitos de esta instrucción general y que se haya determinado que reúne los requisitos para ejecutar el contrato, se seleccionará y se le adjudicará el contrato.
La OIM notificará al Proveedor seleccionado mediante un Aviso de adjudicación. La OIM también notificará por escrito a los otros Proveedores que no fueron seleccionados sin divulgar las razones del rechazo.
10.1. Declaración de desierto del Proceso de Selección
La OIM podrá declarar desierto el proceso de selección bien por motivos que impidan la escogencia objetiva de una propuesta o cuando ninguna propuesta se ajuste a las condiciones requeridas en los presentes Términos de Referencia. La OIM no se hace responsable por los costos en los que incurra el proponente por la preparación, garantías y envío de su propuesta, ni se encuentra obligada a explicar a los proponentes los motivos de su decisión.
10.2. Perfeccionamiento y Ejecución del Contrato
Una vez seleccionada la propuesta ganadora, se informará por escrito al proponente favorecido, y se iniciarán los trámites correspondientes para la celebración del respectivo documento de Contrato. El documento se perfeccionará con la firma de las partes y la aprobación de las pólizas de seguro constituidas por el Contratista a favor de la OIM de acuerdo con lo requerido en el documento suscrito.
El valor de la propuesta deberá contener todos los costos en que pueda incurrir el Contratista para la firma del contrato y ejecución de este, como pólizas, impuestos, transporte, permisos, licencias, etc.
10.3. Previsiones contra la Corrupción
No se deberá ofrecer y/o realizar pago, consideración o beneficio de cualquier tipo que constituya una práctica ilegal o corrupta, directa o indirectamente, como incentivo o compensación por la adjudicación
del contrato/convenio. Cualquier práctica de este tipo dará lugar a la cancelación del proceso de selección de ofertas, adjudicación o ejecución del contrato/convenio, además de iniciar acciones civiles y penales en contra de los involucrados en aplicación a lo dispuesto por la Legislación Colombiana.
10.4. Suspensión del Proceso de Selección
La OIM podrá suspender el presente proceso de selección cuando se presenten impedimentos que afecten el objeto de la convocatoria o cuando así lo considere necesario la OIM. En dicho caso la Organización informará de la suspensión de este.
11. Facturación y Forma de Pago
El proveedor deberá respetar y mantener vigente su cotización (estructura de precios) durante la vigencia del contrato.
Datos de facturación: Salvo disposición en contrario, los datos de Facturación son como sigue:
a. La facturación será mediante factura electrónica o sistema vigente en el territorio nacional, enviada al correo xxxxxxxxxxx@xxx.xxx. Hay que recordar que al ser parte del cuerpo diplomático el OIM está exento del IVA.
b. Los pagos se efectuarán mediante transferencia bancaria dentro de los 15 a 30 días calendarios siguiente de la prestación del servicio y emisión de factura y recibido a conformidad por parte de OIM.
c. Las órdenes de servicio provendrán del OIM, vía correo electrónico, por cada servicio o atención requerida y se harán vía correo electrónico con al menos 2 días de anticipación. Sin embargo, en algunas ocasiones el servicio se podrá pedir con un aviso más corto.
Importante: El proveedor deberá informar a OIM en caso existan situaciones bajo el contrato que signifique un costo adicional para OIM, sin que esto represente la aceptación del costo.
11. Aclaratorias o Consultas
12. Documentos para la presentación de la oferta
El proveedor deberá presentar los siguientes documentos:
a. Formulario A: Confirmación de la propuesta
b. Formulario B: Lista de comprobación
c. Formulario C: Presentación de la propuesta técnica
d. Formulario D: Información del proponente
e. Formulario E: Elegibilidad y calificación
f. Formulario F: Formato de la propuesta técnica
g. Formulario G: Presentación de la propuesta financiera
h. Formulario H: Lista de Precios
Documentos Obligatorios Requeridos
1. Registro de la empresa / Personería Jurídica
2. Cédula Jurídica
3. Copia de documento de identidad del representante legal
4. Certificación de cuenta bancaria en colones donde aparezca su cuenta bancaria, el nombre del banco y nombre de la empresa.
5. Declaración de Conformidad debidamente completado y firmado
6. Código de Ética debidamente completado y firmado
7. 7 contratos/constancias/órdenes de compra respaldando la Experiencia del proveedor en servicios hoteleros con organizaciones sin fines de lucro o entidades gubernamentales de los EEUU.
8. Certificado Ley 7600
13. Cronograma de Actividades
ACTIVIDAD | FECHA PROGRAMADA |
Apertura de la Invitación Directa | 19.02.2024 |
Conferencia previa a las licitaciones | 23.02.2024 |
Envío de Q&A | 29.02.2024 |
Cierre y recibo de ofertas | 11.03.2024 |
Apertura de Oferta técnica | 13.03.2024 |
Entrega Evaluación Técnica | 15.03.2024 |
Apertura Propuesta Financiera | 19.03.2024 |
Entrega Evaluación Financiera | 21.03.2024 |
Publicación de NoA | 22.032024 |
Asignación de contrato | 25.03.2024 |
SECCIÓN 6: CONDICIONES DEL CONTRATO Y CONTRATOS ESTÁNDAR
6.1 Contrato modelo con Condiciones Generales de los Contratos
No. de Ref. de la oficina de la OIM | |
Código de Proyecto de la OIM |
CONTRATO A LARGO PLAZO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
entre
la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) y
[Nombre del Proveedor de servicios]
Relativo a [Tipo de Servicios]
El presente Contrato a largo plazo para la prestación de servicios se establece entre, por un lado, la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), una organización conexa de las Naciones Unidas, Oficina de la OIM en [XXX], [dirección de la Oficina de la OIM], representada por [nombres y cargo del Jefe de Misión, etc.], en adelante denominada “OIM”, y, por otro, [nombre del Proveedor de servicios], [dirección], representado por [nombres y apellidos, cargo del representante del Proveedor de servicios], en adelante denominado “Proveedor de servicios”. La OIM y el Proveedor de servicios también se denominarán individualmente como una “Parte” y conjuntamente como las “Partes”.
1. Introducción y documentos constitutivos del Contrato
Al tenor de lo dispuesto en el presente Contrato y sus anexos, si los hubiere, el Proveedor de
1.1
servicios se compromete a suministrar a la OIM cuando ésta lo solicite [describa los servicios], desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de terminación].
1.2 Los siguientes documentos forman parte integral de este Contrato: [añádanse o suprímanse, según convenga]
a) Anexo A - Términos de Referencia
b) Anexo B - Lista de precios
c) Anexo C - Modelo de orden de compra
d) Anexo D - Términos y Condiciones para Contratos Tipo de Servicios Financiados por la Unión Europea
En caso de conflicto entre las estipulaciones de cualquiera de los Anexos y los términos contenidos en el texto principal de este Contrato, los términos contenidos en el texto principal prevalecerán.
2. Servicios
2.1 El Proveedor de servicios acuerda suministrar a la OIM los siguientes servicios (los “Servicios”) en el momento solicitado a través de una Orden de compra (modelo adjunto como Anexo C) en las cantidades indicadas en la misma, según lo dispuesto estrictamente en las especificaciones y por un precio por servicio tal como figura en la Lista de precios consignada en el Anexo B; asimismo, se respetarán los Términos de Referencia (Anexo C) y los plazos de entrega estipulados en cada Orden de compra.
[Descripción de los servicios que serán prestados. Cuando proceda, señálese, entre otras cosas, la
ubicación en que deban prestarse los servicios y cualquier otro requisito. Enumérense todos los
servicios y entregables. La descripción deberá ser tan detallada como sea posible a fin de proporcionar una referencia fiable para medir el cumplimiento. Podría ser necesario adjuntar una descripción de los servicios a modo de anexo.]
2.2 El Proveedor de servicios se compromete a prestar los Servicios requeridos en virtud del presente Contrato, de conformidad rigurosa con las especificaciones contenidas en la presente cláusula y en cualquiera de los anexos adjuntos.
2.3 Nada en este Contrato se interpretará como la creación de una relación exclusiva entre las Partes.
2.4 La OIM no garantiza y no está obligada a solicitar una cantidad mínima de Servicios durante la vigencia de este Contrato.
2.5 Los términos y condiciones del presente Contrato se aplicarán a todas las Órdenes de compra emitidas en el marco del presente Contrato. En caso de discrepancia entre los términos y condiciones de la Orden de compra y los términos y condiciones del presente Contrato, prevalecerán los consignados en el Contrato.
[Opcional para “Piggybacking” con otras agencias de la Naciones Unidas (elimínelo si no corresponde)]
2.6 Si alguna entidad de las Naciones Unidas ("NNUU") desea hacer uso de servicios que son del mismo tipo que los Servicios a través de sus propios formatos de contratación, el Proveedor de servicios le brindará dichos servicios a precios y condiciones no menos favorables que los proporcionados en este Contrato para los Servicios. A tal efecto, la OIM tendrá derecho a divulgar información relacionada con este Contrato a cualquier otra entidad de las Naciones Unidas.
3. La Tarifa por los Servicios
3.1 El precio total de cada prestación de Servicios en el marco del presente Contrato se determinará en función de cada Orden de compra de conformidad con la Lista de precios consignada en el Anexo B (el “Precio”).
3.2 El Proveedor de servicios presentará su factura a la OIM una vez finalizada la prestación de todos los Servicios de conformidad con el Contrato y la Orden de compra correspondiente. Dicha factura deberá incluir: [servicios prestados, tarifa por hora, número de horas facturadas, gastos de viaje y gastos corrientes reembolsables, (añádanse o suprímanse elementos, según corresponda)].
3.3 La Tarifa por los Servicios será exigible en [número de días en cifras] ([cifra en palabras]) días a partir de la recepción y aprobación de la factura por la OIM.
3.4 El pago se realizará en [código de divisa] mediante transferencia bancaria a la siguiente cuenta bancaria:
Nombre del Banco: |
Sucursal: |
Nombre de la cuenta: |
Número de la cuenta: |
Código SWIFT: |
Número IBAN:
Cualquier cambio en los términos y condiciones aquí detallados deberá documentarse por escrito en una enmienda al presente Contrato.
3.5 El Precio estipulado en cada Orden de compra de conformidad con la Lista de precios (Anexo B) constituirá el importe total que abonará la OIM. El Proveedor de servicios se hará cargo del pago de todos los impuestos, derechos, tasas y demás gravámenes que le correspondan con relación al presente Contrato.
3.6 Sin perjuicio de ningún otro derecho o recurso que posea, la OIM podrá aplazar el pago parcial o integral de los Servicios prestados hasta que el Proveedor de servicios haya completado íntegramente y de forma satisfactoria para la OIM los servicios ligados al pago de dicha prestación.
3.7 La Lista de precios (Anexo B) permanecerá vigente por un periodo mínimo de [especifique el periodo, no menor a un año].
3.8 El Proveedor de servicios certifica que, para las transacciones resultantes de este Contrato, no le cobra a la OIM más que a otros clientes por servicios similares en circunstancias parecidas.
3.9 Una vez transcurrido el plazo mínimo previsto en el Artículo 3.7, las Partes podrán acordar un ajuste de precios de los Servicios con sujeción a lo siguiente:
3.9.1 En el caso de un aumento de precios, el Proveedor de servicios podrá presentar una solicitud por escrito a la OIM para aumentar algunas o todas las tarifas de los Servicios sobre la base del [especificar el índice de precios aplicable], junto con los documentos justificativos que demuestren que el Proveedor de servicios ha incurrido en un aumento de su costo real. La aceptación de los documentos justificativos, incluido el [índice de precios], que demuestren el aumento real de los costos quedará a la entera discreción de la OIM. En caso de que se acepte el aumento de precios, las Partes firmarán una enmienda al Contrato.
3.9.2 No se producirá ningún aumento de precios en el plazo de un (1) año a partir de la fecha del último ajuste de precios, salvo que las Partes acuerden lo contrario por escrito.
3.9.3 En caso de que se produzca una disminución del precio, de conformidad con la notificación del Proveedor de servicios a la OIM o de conformidad con la solicitud de la OIM basada en el precio vigente según el [índice de precios], las Partes firmarán una enmienda al Contrato.
4. Garantías
4.1 El Proveedor de servicios garantiza que:
(a) Es una entidad financieramente sólida que cuenta con la autorización, recursos humanos, equipos, pericia y experiencia adecuados y con las capacidades y aptitudes necesarias para implementar, completa y satisfactoriamente, dentro del periodo estipulado, la prestación de Servicios en conformidad con el presente Contrato;
(b) Cumplirá con todas las leyes, ordenanzas, reglas y regulaciones aplicables al realizar sus obligaciones bajo este Contrato;
(c) Actuará en aras del mejor interés de la OIM en cualesquiera circunstancias;
(d) Ningún funcionario de la OIM ni terceros han recibido o recibirán, por parte del Proveedor de servicios, beneficio directo o indirecto alguno que pudiere surgir del presente Contrato o de las asignaciones que de él dimanen, ni tampoco oferta alguna de dichos beneficios directos o indirectos;
(e) No ha tergiversado u ocultado ningún hecho sustancial con miras al establecimiento del presente Contrato;
(f) El Proveedor de servicios, su personal o asociados, no han sido previamente inhabilitados por la OIM para tomar parte en contratos de la OIM;
(g) Mantendrá salvaguardas organizativas, administrativas, físicas y técnicas razonables y apropiadas para garantizar la integridad y confidencialidad de la información compartida de conformidad con este Contrato. Las salvaguardas estarán diseñadas para proteger contra cualquier amenaza o riesgo previsible a la seguridad e integridad de dicha información, así como al acceso, uso o divulgación no autorizados de la misma. Si la OIM lo solicita en cualquier momento durante la vigencia de este Contrato, el Proveedor de Servicios deberá proporcionar a la OIM copias de sus políticas, protocolos, registros y otros materiales relevantes que implementen las salvaguardas;
(h) Ha contratado o contratará la cobertura de seguro apropiada para el periodo de prestación de Servicios en virtud del presente Contrato;
(i) Las Tarifas por los Servicios especificadas en este Contrato constituirán la única remuneración en relación con este Contrato. El Proveedor de servicios no aceptará, para su propio beneficio, ninguna comisión comercial, descuento o pago similar en relación con las actividades estipuladas en el presente Contrato o en el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del mismo. El Proveedor de servicios se asegurará de que todos los subcontratistas, así como el personal y agentes de los mismos, no reciban remuneración alguna adicional de tal naturaleza.
(j) Respetará la condición jurídica, los privilegios y las inmunidades de la OIM como organización intergubernamental, como la inviolabilidad de los documentos y el archivo donde quiera que se encuentre, la exención de impuestos, la inmunidad frente a procesos legales o la jurisdicción nacional. En caso de que el Proveedor de servicios tenga conocimiento de cualquier situación en la que no se respeten plenamente la condición jurídica y los privilegios o las inmunidades de la OIM, deberá informar inmediatamente a la OIM.
(k) No está incluido en la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas más reciente ni está sujeto a sanciones u otras suspensiones temporales. El Proveedor de servicios informará a la OIM si queda sujeto a alguna sanción o suspensión temporal durante la vigencia de este Contrato.
(l) No debe emplear, proporcionar recursos, apoyar, contratar o tratar de otra manera con ninguna persona, entidad u otro grupo asociado con el terrorismo según la más reciente Lista consolidada de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y todas las demás leyes antiterrorismo aplicables. Si, durante la vigencia de este Contrato, el Proveedor de servicios determina que existen alegatos creíbles de que los fondos transferidos a él de conformidad con este Contrato se han utilizado para proporcionar apoyo o asistencia a personas o entidades asociadas con el terrorismo, informará a la OIM de inmediato quién, en consulta con los donantes, según corresponda, determinará una respuesta adecuada. El Proveedor de servicios asegurará que este requisito se incluya en todos los subcontratos.
4.2 El Proveedor de servicios garantiza que cumplirá con los más altos estándares éticos en la ejecución de este Contrato, lo que incluye no involucrarse en ninguna práctica fraudulenta, corrupta, discriminatoria o de explotación, o en otras prácticas que sean inconsistentes con los derechos establecidos en la Convención sobre el Derechos del niño. El Proveedor de servicios
informará inmediatamente a la OIM de cualquier sospecha de que la siguiente práctica haya ocurrido o exista:
(a) una práctica fraudulenta, definida como cualquier acto u omisión, incluida una tergiversación o una ocultación, que con conocimiento o imprudencia engaña o intenta inducir a error a una persona natural o jurídica en el proceso de adquisición o en la ejecución de un contrato, para obtener una ganancia financiera u otro beneficio o para evitar una obligación o de tal manera que cause un detrimento a la OIM;
(b) una práctica corrupta, definida como la oferta, entrega, recepción o solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor para influir en la acción de la OIM en el proceso de adquisición o en la ejecución del Contrato, como a través del soborno;
(c) una práctica colusoria, definida como un acuerdo no divulgado entre dos o más postores, u otras personas naturales o jurídicas, diseñado para alcanzar un propósito inapropiado, incluyendo alterar impropiamente las acciones de otra persona natural o jurídica o alterar artificialmente los resultados del proceso de licitación para obtener una ganancia financiera u otro beneficio;
(d) una práctica coercitiva, definida como perjudicar o dañar, o amenazar con perjudicar o dañar, directa o indirectamente, a cualquier persona natural o jurídica o la propiedad de dicha persona, para influenciar inapropiadamente sus acciones o afectar la ejecución de un contrato;
(e) una práctica obstructiva, definida como actos u omisiones destinados a obstaculizar materialmente el ejercicio de los derechos contractuales de la OIM de auditoría, investigación y/o acceso a la información, incluyendo la destrucción, falsificación, alteración u ocultación deliberadas de pruebas materiales para las investigaciones de la OIM, o la realización de declaraciones falsas a los investigadores de la OIM con el fin de obstaculizar materialmente una investigación debidamente autorizada sobre alegaciones de prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas o contrarias a la ética; y/o amenazar, acosar o intimidar a cualquiera de las partes para impedir que revele su conocimiento de asuntos relevantes para la investigación o que prosiga la investigación;
(f) una práctica contraria a la ética definida como una práctica contraria al Estatuto y Reglamento Unificado del Personal de la OIM o al Código de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas, como las relativas a conflictos de intereses, regalos, hospitalidad, disposiciones posteriores a la contratación, abuso de autoridad, acoso, prácticas discriminatorias o de explotación o prácticas incompatibles con los derechos enunciados en la Convención sobre los Derechos del Niño;
(g) una práctica de blanqueo de capitales definida como la conversión o transferencia de bienes a sabiendas de que dichos bienes proceden de cualquier delito o delitos, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito de los bienes o de ayudar a las personas implicadas en dicho delito o delitos a eludir las consecuencias jurídicas de sus actos. Los bienes incluirán, entre otros, el dinero
4.3 El Proveedor de servicios garantiza además que:
(a) Tomar todas las medidas apropiadas para prevenir la explotación y el abuso sexual (EAS), tal como se definen esos términos en la sección 1 de ST/SGB/2003/13 (el “Boletín SG”),1 y el acoso sexual (AS), como ese término se define en la sección 1 de la Política Modelo del Sistema de las Naciones Unidas sobre Acoso Sexual,2 por sus empleados o subcontratistas, consultores, pasantes o voluntarios asociados con o trabajando en nombre del Proveedor de servicios para realizar actividades bajo este Contrato ( “Personal Asociado”);
1 Boletín del Secretario General sobre Medidas Especiales de protección contra la explotación y el abuso sexual, de fecha 9 de octubre de 2003, N0355040.pdf (xx.xxx).
2 Política Modelo del Sistema de las Naciones Unidas sobre acoso sexual. CEB Model Policy (xxxxxx.xxx).
(b) Aceptar y seguir las normas de conducta enumeradas en la sección 3 del Boletín de SG.2
(c) Informar con prontitud y confidencialidad a la OIM cualquier alegación o sospecha de EAS o AS con respecto a sus empleados o Personal Asociado; investigar con prontitud cualquier denuncia creíble de EAS o AS en relación con sus empleados o Personal Asociado, e informar a la OIM sobre el resultado de dicha investigación; tomar medidas correctivas apropiadas, incluida la imposición de medidas disciplinarias a cualquiera de sus empleados o Personal Asociado que haya cometido EAS o AS, e informar a la OIM sobre dichas medidas correctivas;
(d) Proporcionar a la OIM, previa solicitud por escrito, toda la información relevante para determinar si el Proveedor de servicios ha tomado medidas investigativas y correctivas apropiadas en casos de EAS o AS. La falta de adopción de medidas investigativas o correctivas apropiadas que satisfagan a la OIM constituirá un incumplimiento sustancial de este Contrato;
(e) Asegurar que las disposiciones de EAS Y AS contenidas en este artículo estén incluidas en todos los subcontratos relacionados con este Contrato;
(f) Adherirse a las disposiciones de este artículo durante la vigencia de este Contrato.
4.4 El Proveedor de servicios reconoce y acepta expresamente que el incumplimiento por parte del Proveedor de servicios, sus empleados, o su Personal Asociado, de cualquier disposición contenida en los Artículos 4.1, 4.2 o 4.3 de este Contrato constituye un incumplimiento sustancial de este Contrato y dará derecho a la OIM a rescindir este Contrato inmediatamente mediante notificación por escrito sin responsabilidad. En el caso de que la OIM determine, ya sea a través de una investigación o de otro modo, que se ha producido tal incumplimiento, además de su derecho a rescindir el Contrato, la OIM tendrá derecho a recuperar del Proveedor de servicios todas las pérdidas sufridas por la OIM en relación con tal incumplimiento.
4.5 La OIM tendrá derecho a investigar cualquier acusación (incluidas, entre otras, EAS, AS, fraude y corrupción) que involucre al Proveedor de servicios, sus empleados o su Personal Asociado, independientemente de las investigaciones relacionadas realizadas por el Proveedor de servicios o las autoridades nacionales. El Proveedor de servicios brindará su cooperación plena y oportuna con dichas investigaciones. Dicha cooperación incluirá, entre otras, la obligación del Proveedor de servicios de poner a disposición su personal y cualquier documentación relevante para dichos fines en momentos y condiciones razonables y de otorgar acceso a las instalaciones del Proveedor de servicios en momentos y condiciones razonables. Condiciones en relación con dicho acceso al personal del Proveedor de servicios y a la documentación pertinente. El Proveedor de servicios exigirá a sus agentes, incluidos, entre otros, sus abogados, contadores u otros asesores, que cooperen razonablemente con dichas investigaciones llevadas a cabo por la OIM.
5. Cesión y subcontratación
5.1 El Proveedor de servicios no cederá ni subcontratará ninguna de las actividades previstas en el marco del presente Contrato, ni en parte ni en su totalidad, a menos que haya obtenido la aprobación previa por escrito de la OIM. Cualquier subcontratación que emprenda el Proveedor de Servicios sin la aprobación escrita de la OIM podrá ser motivo de rescisión del presente Contrato.
5.2 Sin perjuicio de la antedicha aprobación por escrito, el Proveedor de servicios no estará eximido de ninguna responsabilidad u obligación en el marco del presente Contrato, ni establecerá relación contractual alguna entre cualquier subcontratista y la OIM. El Proveedor de servicios incluirá en el acuerdo con el subcontratista todas las disposiciones de este Contrato que sean aplicables al subcontratista, incluyendo las Garantías y Disposiciones Especiales. El Proveedor
de servicios seguirá estando vinculado como principal obligado del presente Contrato y será directamente responsable ante la OIM por cualquier falta en el desempeño bajo cualquier subcontrato. Por ende, el subcontratista no tendrá fundamento alguno de demanda en contra de la OIM por cualquier incumplimiento del subcontrato.
6. Retrasos, Incumplimientos y Fuerza Mayor
6.1 El tiempo es esencial para la ejecución de este Contrato. Si el Proveedor de servicios no proporciona los Servicios dentro de los plazos acordados en cada Orden de compra, la OIM se reserva el derecho de:
(a) Rescindir la Orden de Compra sin responsabilidades mediante notificación inmediata y cobrar al Proveedor de Servicios cualquier pérdida incurrida como resultado de la falta de prestación de los Servicios dentro del tiempo especificado; o
(b) Cobrar por daños y perjuicios equivalentes al 0,1% (una décima del uno por ciento) del Precio por cada día de retraso o incumplimiento de los plazos de entrega por parte del Proveedor de servicios. La OIM tendrá derecho a deducir dicho importe de las facturas pendientes del Proveedor de servicios, si las hubiera. Dicho monto por daños y perjuicios sólo se aplicará cuando el retraso se deba exclusivamente al incumplimiento del Proveedor de servicios.
6.2 La aceptación de los Servicios prestados con retraso no se considerará como una renuncia a los derechos de la OIM de responsabilizar al Proveedor de servicios por cualquier pérdida y/o daño resultante, ni actuará como una modificación de la obligación del Proveedor de servicios de prestar más servicios de conformidad con este Contrato.
6.3 Ninguna de las Partes será responsable de cualquier retraso en el desempeño o incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en el marco del presente Contrato si dicho retraso o incumplimiento se debiere a motivos de fuerza mayor, a saber: un evento natural imprevisible e invencible, un acto xx xxxxxx (bien sea declarada o no), invasión, revolución, insurrección, terrorismo, bloqueo o embargo, huelga, restricciones gubernamentales o estatales, desastre natural, epidemia, crisis de salud pública, u otras circunstancias que no sean causadas por, o, que no pudiesen ser controladas por la Parte afectada.
6.4 Tan pronto como sea posible luego de la ocurrencia del evento de fuerza mayor que impacte la capacidad de la Parte afectada para cumplir sus obligaciones bajo el presente Contrato, la Parte afectada deberá notificar y proporcionar los detalles inmediatamente y por escrito a la otra Parte, de la existencia de dicho evento de fuerza mayor y de la probabilidad de que se produzca un retraso. Al recibir dicha notificación, la otra Parte deberá tomar medidas según lo que razonablemente considere apropiado o necesario bajo las circunstancias, incluyendo otorgar a la Parte afectada una extensión de tiempo razonable para que ésta cumpla con sus obligaciones. Durante dicho periodo de fuerza mayor, la Parte afectada deberá tomar acciones razonables para minimizar los daños y reanudar el desempeño.
6.5 La OIM tendrá el derecho, sin que le sea imputable responsabilidad alguna, de suspender o rescindir el presente Contrato si el Proveedor de servicios no está en capacidad de cumplir con sus obligaciones bajo el Contrato por causa de fuerza mayor. En caso de suspensión o rescisión aplicarán los términos de la cláusula 17 (Rescisión).
7. Contratista independiente
El Proveedor de servicios, sus empleados y otro personal, así como sus subcontratistas y su personal, si lo hubiera, realizarán todos los Servicios con arreglo al presente Contrato como contratista independiente y no en calidad de empleado o agente de la OIM.
8. Auditorías
El Proveedor de servicios se compromete a llevar registros contables y a conservar comprobantes, datos estadísticos o cualquier otro documento pertinente relativos a los Servicios, con arreglo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a fin de justificar adecuadamente todos los gastos directos e indirectos de cualquier índole, derivados de las transacciones relacionadas con los Servicios prestados, según lo dispuesto en el presente Contrato. El Proveedor de servicios pondrá a disposición de la OIM o del representante designado por ésta dichos registros y documentos en un tiempo prudencial durante un plazo de 7 (siete) años a partir de la fecha del último pago, con fines de inspección, auditoría o reproducción. Los empleados del Proveedor de servicios tendrán que estar a disposición para ser entrevistados previa petición.
9. Confidencialidad
9.1 Cualquier información, incluida aquélla de carácter personal, que esté en posesión o conocimiento del Proveedor de servicios con relación al presente Contrato o a la prestación de Servicios deberá ser tratada con estricta confidencialidad. El Proveedor de servicios no comunicará dicha información a terceros sin la previa autorización escrita de la OIM. El Proveedor de servicios se atendrá a los Principios de Protección de Datos de la OIM en caso de que reúna, reciba, utilice, transfiera, almacene o procese de cualquier manera cualquier dato personal en el cumplimiento del presente Contrato. Esta obligación subsistirá tras la expiración o rescisión del presente Contrato.
9.2 Sin perjuicio del párrafo precedente, la OIM podrá revelar los términos de este Contrato e información relacionada con el presente Contrato, como el nombre y dirección del Proveedor de Servicios, el título del contrato/proyecto, la naturaleza y el propósito del contrato/proyecto, y el monto del contrato/proyecto, en toda la medida que sea requerida por los donantes de la OIM o por auditores en relación con cualquier obligación que tenga la OIM bajo el contexto de cualquier iniciativa en favor de la transparencia y la responsabilidad para con los fondos recibidos por la OIM, siempre que dicha revelación se haga de conformidad con las políticas, instrucciones y regulaciones de la OIM.
10. Propiedad intelectual
Todos los derechos de propiedad intelectual y otros derechos que incluyan, pero no se limiten únicamente a patentes, derechos de autor, marcas registradas y propiedad de los datos, dimanantes de la prestación de Servicios, serán de la OIM, con inclusión, y sin restricción alguna, de los derechos a utilizar, reproducir, adaptar, publicar y distribuir cualquier rubro o parte del mismo.
11. Notificaciones
Cualquier notificación efectuada en cumplimiento del presente Contrato será suficiente si es por escrito y recibida por la otra Parte en las siguientes direcciones:
Organización Internacional para las Migraciones (OIM)
A la atención de: [Nombres y apellidos de la persona de contacto de la OIM] [Dirección de la OIM]
Correo electrónico: [Correo electrónico de la OIM]
[nombre completo del Proveedor de servicios]
A la atención de: [Nombres y apellidos de la persona de contacto del Proveedor de servicios] [Dirección del Proveedor de servicios]
Correo electrónico: [Dirección del Proveedor de servicios]
12. Solución de conflictos
12.1 Todo conflicto, controversia o reclamación derivada del presente Contrato o relacionada con éste, así como el incumplimiento, rescisión o nulidad del mismo se resolverá de forma amistosa mediante negociación entre las Partes.
12.2 En el supuesto de que el conflicto, controversia o reclamación no se resuelva mediante negociación en los 3 (tres) meses siguientes a la recepción de la notificación enviada por una de las Partes a fin de señalar la existencia del conflicto, controversia o reclamación, cualquiera de las Partes podrá solicitar se someta a mediación de conformidad con el Reglamento de Mediación de la CNUDMI en vigor en el momento del conflicto.
12.3 En el supuesto de que la mediación fracasara, cualquiera de las Partes podrá someter el conflicto, controversia o reclamación a arbitraje de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI en vigor al momento del conflicto, a más tardar 3 (tres) meses después de la fecha de conclusión de la mediación según el Artículo 9 del Reglamento sobre Mediación de la CNUDMI. Habrá únicamente un árbitro y el idioma del proceso de arbitraje será el inglés. La autoridad facultada para proceder al nombramiento será el Secretario General de la Corte Permanente de Arbitraje. El tribunal de arbitraje no tendrá autoridad para conceder indemnizaciones punitivas. El laudo arbitral será definitivo y obligatorio. La sede del arbitraje será Ginebra, Suiza.
12.4 Todos los aspectos de la resolución del conflicto conforme a los apartados 1 a 3 serán tratados como confidenciales por las Partes y todos los demás implicados.
12.5 El presente Contrato, así como el acuerdo de arbitraje anterior, se regirán por los términos del presente Contrato, complementados por los principios generales del derecho aceptados internacionalmente (incluyendo los Principios UNIDROIT sobre los Contratos Comerciales Internacionales) para los asuntos que no estén cubiertos por el Contrato, con exclusión de cualquier sistema jurídico nacional individual que someta el Contrato a las leyes de una jurisdicción específica.
12.6 Esta Cláusula permanecerá vigente tras el vencimiento o la rescisión del presente Contrato.
13. Utilización del Nombre, Abreviatura y Emblema de la OIM
El Proveedor de servicios no tendrá derecho a utilizar el nombre, la abreviatura o el emblema de la OIM sin la autorización previa por escrito de la OIM. El Proveedor de servicios reconoce que el uso del nombre, la abreviatura y el emblema de la OIM está estrictamente reservado para los fines oficiales de la OIM y está protegido contra el uso no autorizado por el Artículo 6ter del Convenio de París para la Protección de la Propiedad Industrial, revisado en Estocolmo en 1967 (828 UNTS 305 (1972)).
14. Estatus de la OIM
Nada de lo dispuesto en el presente Contrato, o que esté relacionado con él, se podrá considerar una renuncia explícita o implícita de cualquiera de los privilegios e inmunidades de la OIM.
15. Indemnizaciones
En todo momento, el Proveedor de servicios actuará en defensa de la OIM, sus funcionarios, empleados y agentes, eximiéndoles y exonerándoles de toda responsabilidad con relación a cualesquiera pérdidas, costos, daños y gastos (incluidos gastos jurídicos y costas judiciales), reclamaciones, pleitos, procesos judiciales, peticiones y responsabilidades de toda índole o naturaleza, en la medida en que resulten o se deriven de los actos u omisiones del Proveedor de servicios o de sus empleados, directivos, agentes o subcontratistas, en la ejecución del presente Contrato. La OIM informará con prontitud al Proveedor de servicios acerca de cualquier reclamación, pérdida o petición tramitada por escrito de las que el Proveedor de servicios sea responsable en virtud de esta Cláusula. Esta exención de responsabilidad continuará vigente tras el vencimiento o la rescisión de este Contrato.
16. Exención de obligaciones
El hecho de que ninguna de las Partes insista en una o más instancias sobre el estricto cumplimiento de cualquiera de las disposiciones del presente Contrato no constituirá una exoneración o renuncia del derecho a aplicar las disposiciones del presente Contrato en futuras instancias. Por ende, este derecho continuará y seguirá estando en vigor y siendo plenamente efectivo.
17. Rescisión
17.1 La OIM puede rescindir o suspender cualquier Orden de Compra o el presente Contrato, en su totalidad o en parte, con efecto inmediato, mediante notificación por escrito al Proveedor de Servicios, en cualquier caso, donde el mandato de la OIM aplicable al cumplimiento de la Orden de Compra o el Contrato, o la financiación de la OIM aplicable a la Orden de Compra o el Contrato sea reducida o rescindida. Además, la OIM podrá suspender o rescindir el presente Contrato mediante notificación escrita con 30 (treinta) días de antelación sin tener que proporcionar ninguna justificación.
17.2 En caso de rescisión de una Orden de Compra o el presente Contrato, la OIM solo pagará por los Servicios completados de conformidad con la Orden de Compra o el Contrato, a menos que las Partes acuerden lo contrario por escrito. El Proveedor deberá devolver a la OIM cualquier monto pagado por adelantado dentro de los 7 (siete) días siguientes a la notificación de terminación.
17.3 En caso de rescisión de una Orden de compra o el presente Contrato, al recibir la notificación de rescisión, el Proveedor de Servicios deberá tomar medidas inmediatas para cerrar el cumplimiento de cualquier obligación en virtud de la Orden de Compra o el Contrato correspondiente de manera rápida y ordenada. De esta manera, y al hacerlo, reducirá los gastos al mínimo, no realizará más subcontratos ni pedidos de materiales, servicios o instalaciones, y rescindirá todos los subcontratos u pedidos en la medida en que se relacionen con la parte de la Orden de Compra o Contrato. Tras la rescisión, el Proveedor de Servicios renunciará a cualquier reclamación por daños y perjuicios, incluida la pérdida de beneficios previstos a causa de ello.
17.4 En caso de suspensión de cualquier Orden de Compra o de este Contrato, la OIM especificará por escrito el alcance de las actividades y/o entregables que se suspenderán. Todos los demás derechos y obligaciones de la respectiva Orden de Compra o de este Contrato seguirán siendo
aplicables durante el período de suspensión. La OIM notificará por escrito al Proveedor de Servicios cuando se levante la suspensión y podrá modificar la fecha de finalización. El Proveedor de Servicios no tendrá derecho a reclamar ni recibir ninguna Tarifa de Servicio o costos incurridos durante el período de suspensión de la Orden de Compra o de este Contrato, según corresponda.
18. Divisibilidad
Si cualquier parte del presente Contrato fuese inválida o inaplicable, dicha parte será excluida del mismo mientras que el resto del Contrato seguirá plenamente en vigor.
19. Integralidad del Contrato
El presente Contrato y sus Anexos incorporan el acuerdo completo entre las Partes y reemplaza cualquier contrato o arreglo anterior que hubiere con relación al objeto de este Contrato.
20. Cláusulas finales
20.1 El presente Contrato entrará en vigor a partir de la firma por ambas Partes. El mismo permanecerá en vigor hasta que estas hayan cumplido con todas las obligaciones contraídas en virtud del mismo, a menos que sea rescindido conforme a lo dispuesto en la Cláusula 17 (Rescisión).
20.2 Cualquier cambio en los términos y condiciones aquí detallados deberá documentarse por escrito en una enmienda al presente Contrato.
21. Disposiciones especiales (opcional)
A tenor de los requisitos establecidos por el Donante que financia el Proyecto, el Proveedor de servicios deberá acordar y aceptar las siguientes disposiciones:
[Enunciar los requisitos establecidos por el donante que deban transmitirse al Proveedor de servicios y los subcontratistas de la OIM. En caso de duda, póngase en contacto con XXXXxxxxxxxx@xxx.xxx]
Firmado por duplicado en español, en la fecha y lugar indicados abajo.
Por y en nombre de Organización Internacional para las Migraciones (OIM) | Por y en nombre de [nombre del Proveedor de servicios] | |
Firma | Firma | |
Nombre: | Nombre: | |
Cargo: | Cargo: | |
Fecha: | Fecha: | |
Lugar: | Lugar: |
SECCIÓN 7: FORMULARIOS DE LICITACIÓN
● Formulario A: Confirmación de la propuesta
● Formulario B: Lista de comprobación
● Formulario C: Presentación de la propuesta técnica
● Formulario D: Información del proponente
● Formulario E: Elegibilidad y calificación
● Formulario F: Formato de la propuesta técnica
● Xxxxxxxxxx X: Presentación de la propuesta financiera
● Formulario H: Lista de Precios
FORMULARIO A: CONFIRMACIÓN DE LA PROPUESTA
Acuse el recibo de esta RFP cumplimentando este formulario y devolviéndolo por correo electrónico, antes de la fecha especificada, a la dirección que aparece en la carta de invitación.
Para: | Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | Correo electrónico: Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. |
De: | Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | |
Asunto: | Referencia de la RFP LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS | |
Marque la casilla correspondiente | Descripción |
☐ | SÍ, queremos presentar una propuesta. |
☐ | NO. No podemos presentar una propuesta competitiva para los servicios solicitados en estos momentos |
Si seleccionó «NO», explique a continuación los motivos:
Marque la casilla correspondiente | Descripción |
☐ | Los servicios solicitados no se encuentran en nuestra gama de suministros |
☐ | No podemos presentar una propuesta competitiva para los servicios solicitados en estos momentos |
☐ | Los servicios solicitados no están disponibles en estos momentos |
☐ | No podemos cumplir los términos de referencia solicitados |
☐ | La información facilitada para la propuesta es insuficiente |
☐ | Su RFP es demasiado complicada |
☐ | El tiempo que se otorga para preparar una propuesta es insuficiente |
☐ | No podemos cumplir los requisitos de entrega |
☐ | No podemos atenernos a los términos y condiciones; p. ej., los términos de pago, la solicitud de garantía de cumplimiento, etc. Proporcione más información a continuación. |
☐ | Los criterios/requisitos de sostenibilidad son demasiado estrictos (si procede) |
☐ | No exportamos |
☐ | No vendemos a las Naciones Unidas |
☐ | Su requerimiento es demasiado pequeño |
☐ | Nuestra capacidad está actualmente al máximo |
☐ | Cerramos durante las fiestas navideñas |
☐ | Tuvimos que priorizar las solicitudes de otros clientes |
☐ | La persona encargada de las propuestas está fuera de la oficina |
☐ | Otra opción (explique los motivos a continuación): |
Más información: Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | |
☐ | Nos gustaría recibir futuras RFP para este tipo de servicios |
☐ | No queremos recibir RFP para este tipo de servicios |
FORMULARIO B: LISTA DE COMPROBACIÓN
Este formulario sirve como lista de comprobación para preparar su propuesta. Complete los formularios de propuestas retornables de acuerdo con las instrucciones y devuélvalos como parte de la presentación de su propuesta: No se permitirá modificar el formato de los formularios ni sustituirlos.
Antes de presentar su propuesta, asegúrese de que cumple con las instrucciones de la sección 2 (Instrucciones para los proponentes) y de la sección 3 (Hoja informativa).
Propuesta técnica:
¿Cumplimentó debidamente todos los formularios de propuestas retornables? | |
▪ Formulario C: Presentación de la propuesta técnica | ☐ |
▪ Formulario D: Información del proponente | ☐ |
▪ Formulario E: Elegibilidad y calificación | ☐ |
▪ Formulario F: Formato de la propuesta técnica | ☐ |
¿Aportó los documentos necesarios para establecer el cumplimiento de los criterios de evaluación estipulados en la sección 4? | ☐ |
¿Aportó los documentos necesarios adjuntos al formulario D (Información del proponente)? | ☐ |
Propuesta financiera:
▪ Formulario G: Presentación de la propuesta financiera | ☐ |
▪ Formulario H: Lista de Precios | ☐ |
FORMULARIO C: PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA
Nombre del proponente: | Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | Fecha: | Haga clic o pulse para introducir una fecha. |
Referencia de la RFP: | LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS | ||
Nosotros, los abajo firmantes, ofrecemos prestar los servicios necesarios a OIM, de acuerdo con su solicitud de propuestas n.º LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS. Por la presente presentamos nuestra propuesta, que incluye esta propuesta técnica y nuestra propuesta financiera sellada en un sobre distinto.
DECLARACIÓN DE CONFORMIDAD DEL LICITANTE3
Si | No | |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, por la presente declaro y garantizo que ni el proveedor, ni ninguna persona con poderes de representación, decisión o control sobre el mismo, ni ningún miembro de su órgano de administración, dirección o supervisión, han sido objeto de una sentencia firme o de una resolución administrativa definitiva por alguno de los siguientes motivos: procedimientos de quiebra, insolvencia o liquidación; incumplimiento de las obligaciones relativas al pago de impuestos o cotizaciones a la seguridad social; falta profesional grave, incluida la falsedad, el fraude; corrupción; conducta relacionada con una organización delictiva; lavado de dinero o financiación del terrorismo; delitos de terrorismo o delitos relacionados con actividades terroristas; trabajo infantil y otros tipos de trata de seres humanos, cualquier práctica discriminatoria o de explotación, o cualquier práctica contraria a los derechos establecidos en la Convención sobre los Derechos del Niño u otras prácticas prohibidas; irregularidad; creación o ser empresa fantasma. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor es solvente y está debidamente autorizado. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor dispone de los recursos humanos, el equipo, la competencia, la experiencia y los conocimientos necesarios para llevar a cabo el contrato de forma completa y satisfactoria, dentro del plazo de ejecución estipulado y de conformidad con los términos y condiciones pertinentes. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor cumple todas las leyes, ordenanzas, normas y reglamentos aplicables. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor actuará en todas las circunstancias en el beneficio de la OIM. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que ningún funcionario de la OIM ni ningún tercero ha recibido, recibirá, ni se le ofrecerá por parte del proveedor ningún beneficio directo o indirecto derivado del contrato. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor no ha tergiversado ni ocultado ningún hecho material durante el proceso de contratación. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor respetará la condición jurídica, los privilegios y las inmunidades de la OIM en su calidad de organización intergubernamental. |
3 Este formulario debe ser cumplimentado y firmado obligatoriamente por todos los proveedores que presenten una oferta
Si | No | |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo que ni el proveedor ni ninguna de las personas que tienen poderes de representación, decisión o control sobre el proveedor o cualquier miembro de su órgano administrativo, de gestión o de supervisión están incluidos en la más reciente Lista Consolidada del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (la "Lista de sanciones de las Naciones Unidas") o son objeto de sanciones u otras suspensiones temporales. El proveedor comunicará inmediatamente a la OIM si él/ella o ellos/ellas son objeto de cualquier sanción o suspensión temporal. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor no emplea, proporciona recursos, apoya, contrata o trata de cualquier otro modo con ninguna persona, entidad u otro grupo asociado con el terrorismo según la Lista de Sanciones de la ONU y cualquier otra legislación antiterrorista aplicable. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor aplicará las normas éticas más estrictas, los principios de eficiencia y economía, igualdad de oportunidades, competencia abierta y transparencia, y evitará cualquier conflicto de intereses. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, declaro y garantizo además que el proveedor se compromete a cumplir el Código de Conducta, disponible en xxxxx://xxx.xxxx.xxx/Xxxxxx/XxxxXxXxxxxxx. |
☐ | ☐ | Es responsabilidad del proveedor informar inmediatamente a la OIM de cualquier cambio en la información facilitada en esta Declaración. |
☐ | ☐ | En nombre del proveedor, certifico que estoy debidamente autorizado para firmar esta Declaración y, en nombre del proveedor, me comprometo a respetar los términos de esta Declaración durante la vigencia de cualquier contrato suscrito entre el proveedor y la OIM. |
☐ | ☐ | La OIM se reserva el derecho de rescindir cualquier contrato entre la OIM y el proveedor, con efecto inmediato y sin responsabilidad alguna, en caso de que el proveedor incurra en falsedad en la presente Declaración. |
Firma: Nombre: Click or tap here to enter text.
Cargo: Click or tap here to enter text. Fecha: Click or tap to enter a date.
FORMULARIO D: INFORMACIÓN DEL PROPONENTE
FORMULARIO E: ELEGIBILIDAD Y CALIFICACIÓN
Nombre del proponente: | Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | Fecha : | Haga clic o pulse para introducir una fecha. |
Referencia de la RFP: | LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS | ||
Historial de contratos incumplidos
☐ Sin contratos improductivos durante los últimos tres años | |||
☐ Contrato(s) no cumplido(s) en los últimos tres años | |||
Año | Parte del contrato sin cumplir | Identificación del contrato | Importe total del contrato (valor actual en USD) |
Nombre del cliente: Dirección del cliente: Motivo(s) del incumplimiento: | |||
Historial de litigios (incluidos litigios pendientes)
☐ Sin historial de litigios durante los últimos tres años | |||
☐ El historial de litigios se detalla a continuación | |||
Año de la disputa | Importe en disputa (indique la moneda) | Identificación del contrato | Importe total del contrato (indique la moneda) |
Nombre del cliente: Dirección del cliente: Cuestión en disputa: Parte que inició la disputa: Estado de la disputa: En caso de estar resuelta, parte indemnizada: | |||
Experiencia previa pertinente
Enumere únicamente las tareas similares que completó satisfactoriamente en los últimos tres años.
Enumere únicamente aquellas tareas para las que el cliente contrató o subcontrató legalmente al proponente como empresa o como uno de los socios de un consorcio/unión temporal de empresas. Las tareas completadas por los expertos individuales del proponente a título privado o a través de otras empresas no pueden incluirse como experiencia pertinente del proponente, o de los socios o subconsultores del proponente, pero sí de los propios expertos en sus CV. El proponente debe estar preparado para corroborar la experiencia declarada presentando copias de los documentos y referencias pertinentes, si así se lo solicitan.
Nombre del proyecto y país de asignación | Cliente e información de contacto de referencia | Valor del contrato | Período y estado de la actividad | Tipos de actividades realizadas y cargo (contratista, subcontratista o miembro de un consorcio) |
Los proponentes también pueden adjuntar sus propias hojas informativas de los proyectos con más información sobre las anteriores tareas.
☐ Adjuntas se remiten las declaraciones de cumplimiento satisfactorio de los 3 (tres) o más principales clientes.
Situación financiera
Facturación anual durante los últimos tres años | Año | Divisa | Importe |
Año | Divisa | Importe | |
Año | Divisa | Importe | |
Última calificación crediticia (si la hubiera), indicar la fuente y la fecha. | |||
Información financiera (indique la moneda) | Información histórica de los últimos tres años | ||
Año 1 | Año 2 | Año 3 | |
Información del balance financiero | |||
Activos totales (TA) | |||
Responsabilidades totales (TL) | |||
Activos actuales (CA) | |||
Responsabilidades actuales (CL) | |||
Información de la cuenta de resultados | |||
Ingresos totales/brutos (TR) | |||
Beneficios antes de impuestos (PBT) | |||
Beneficios netos | |||
Ratio actual (activos/responsabilidades actuales) | |||
☐ Adjuntas se remiten copias de los estados financieros auditados (balances financieros, incluidas todas las notas relacionadas, y cuentas de resultados) de los años indicados anteriormente y que cumplen la siguiente condición:
a) Xxxxx reflejar la situación financiera del proponente o parte de una unión temporal de empresas, y no de la empresa filial o matriz.
b) Los estados financieros históricos deben estar auditados por un contable público certificado.
c) Los estados financieros históricos deben corresponder a períodos contables ya completados y auditados. No se aceptarán estados financieros para períodos parciales.
FORMULARIO F: FORMATO DE LA PROPUESTA TÉCNICA
Nombre del proponente: | Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | Fecha: | Haga clic o pulse para introducir una fecha. |
Referencia de la RFP: | LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS | ||
La propuesta del proponente debe elaborarse de tal manera que tenga el mismo formato que este formulario de propuesta técnica. En los casos en los que el proponente tenga que cumplir un requisito para usar un enfoque específico, o se le solicite que lo haga, el proponente no solo deberá detallar su aceptación, sino que también deberá describir, si procede, cómo se plantea cumplir dicho requisito o petición. En caso de que se solicite una respuesta descriptiva y esta no se incluya, se considerará la propuesta como inadecuada.
Sección 1: Calificación, capacidad y experiencia del proponente
1.1 Breve descripción de la organización, incluidos el año y el país de registro y los tipos de actividades que realiza.
1.2 Capacidad organizativa general que probablemente afecte a la implementación: estructura administrativa, estabilidad financiera y capacidad de financiación del proyecto, controles de gestión del proyecto y la medida en que se subcontrataría cualquier tarea (en tal caso, aporte información).
1.3 Pertinencia de conocimientos especializados y experiencia en contratos similares llevados a cabo en la región/país.
1.4 Procedimientos de garantía de calidad y medidas para la mitigación de riesgos.
1.5 Compromiso de la organización con la sostenibilidad.
Sección 2: Metodología, enfoque y plan de implementación propuestos
Esta sección debe demostrar la adecuación del proponente a los ToR/TdR identificando los componentes específicos propuestos, abordando los requisitos, aportando una descripción detallada de las características esenciales de cumplimiento propuestas y demostrando cómo el enfoque y la metodología propuestos cumplen o superan los requisitos. Todos los aspectos importantes deben abordarse con suficiente detalle y los distintos componentes del proyecto deben ponderarse adecuadamente unos en relación con otros.
2.1 Una descripción detallada del enfoque y la metodología sobre cómo cumplirá o superará el proponente los requisitos de los términos de referencia, teniendo en cuenta la adecuación a las condiciones locales y el entorno del proyecto. Información sobre cómo se organizarán, controlarán y prestarán los distintos elementos del servicio.
2.2 Aporte comentarios y sugerencias sobre los términos de referencia: ¿se abordaron los aspectos importantes de la tarea con el suficiente detalle? ¿Se ponderan adecuadamente los distintos componentes del proyecto unos con otros? Incluya servicios adicionales que se prestarán, más allá de los requisitos de los ToR/TdR, en caso de que así sea.
2.2. La metodología también debe incluir información sobre los mecanismos internos de revisión técnica y de garantía de calidad del proponente.
2.3. Explique si se subcontrataría alguna tarea, a quién, qué porcentaje de la tarea, la justificación, los cargos de los subcontratistas propuestos y cómo trabajarán todos como un equipo.
2.4 Describa los mecanismos y herramientas disponibles para realizar un seguimiento y evaluación del desempeño, cómo se adoptarán y usarán para un requisito específico.
2.5 Demuestre cómo se plantea integrar las medidas de sostenibilidad en la ejecución del contrato.
2.6 Elabore un plan de implementación, incluyendo un diagrama xx Xxxxx o un cronograma del proyecto en el que se indique el orden detallado de las actividades que se realizarán, así como su correspondiente horario.
2.7 Incluya cualquier otro comentario o información en relación con el enfoque y la metodología del proyecto que se adoptarán.
Sección 3: Estructura administrativa y personal clave
3.1 Describa el enfoque general de la administración en cuanto a la planificación e implementación del proyecto. Incluya información del personal clave, como sus nombres y nacionalidades, el cargo que asumirán y su función, según los ToR/TdR. Incluya un diagrama organizativo para la gestión del proyecto que describa la relación de puestos y nombramientos clave. Aporte una hoja de cálculo para mostrar las actividades de cada persona y el tiempo designado para su realización.
3.2 Para cada uno de los miembros del personal clave, aporte su CV en el formato estipulado en el formulario H junto con una declaración de exclusividad y disponibilidad en el formato estipulado en el formulario I.
FORMULARIO G: PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA FINANCIERA
Nombre del proponente: | Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | Fecha: | Haga clic o pulse para introducir una fecha. |
Referencia de la RFP: | LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS | ||
Nosotros, los abajo firmantes, ofrecemos prestar los servicios a IOM de acuerdo con su solicitud de propuestas n.º LTA.2024.001 PROVISION DE SERVICIOS HOTELEROS y nuestra propuesta. Por la presente presentamos nuestra propuesta, que incluye la propuesta técnica y esta propuesta financiera sellada en un sobre distinto.
Nuestra propuesta será válida y seguirá siendo vinculante para nosotros durante el período de tiempo que se especifica en la Hoja informativa.
Comprendemos que no tiene la obligación de aceptar ninguna de las propuestas que reciba.
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Firma:
[Sello oficial del proponente
]