MACROPROCESO: GESTIÓN DEL SOPORTE INSTITUCIONAL PROCESO: GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADMINISTRACION Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS U ORDENES DE COMPRA CÓDIGO : PRO-6.1.3.1 EDICIÓN : 001 FECHA : 19/10/2016 MIINISTERIO DE...

MACROPROCESO: GESTIÓN DEL SOPORTE INSTITUCIONAL PROCESO: GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADMINISTRACION Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS U ORDENES DE COMPRA CÓDIGO : PRO-6.1.3.1 EDICIÓN : 001 FECHA : 19/10/2016

MIINISTERIO DE HACIENDA CÓDIGO : PRO-000 EDICIÓN : 001 FECHA : 19/10/2001

Título: ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS U ÓRDENES DE COMPRA

Preparado por :

Nombre : Cargo :	Lic. Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxx Jefe Sección Licitaciones y Concursos DGEA	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Arq. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Jefe Sección Libre Gestión DGEA	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Jefe Departamento Presupuesto DF	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Ing. Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Director Administrativo DGII	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Jefe División Administrativa DGT	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Jefe División Administrativa DGA	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Encargada de Apoyo Administrativo DINAFI	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx Jefe Unidad Apoyo Administrativo DGCG	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Xx. Xxxxxx Xxxxxx Lenchoni Xxxxxx Jefe División Administrativa DGP	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Técnico Área de Normativa y Capacitaciones UNAC	Firma:	Fecha: 22/02/2016
Nombre : Cargo :	Lic. Xxxxxxx Xxxxxxx Técnico Administrativo TAIIA	Firma:	Fecha: 22/02/2016

Revisado por:

Nombre : Cargo:	Lic. Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Jefe Departamento de Adquisiciones y Contrataciones Institucional DGEA	Firma:	Fecha: 23/10/2016
Nombre: Cargo:	Lic. Xxxxx Xxxxx Xxxxx Subdirector General de Impuestos Internos	Firma:	Fecha: 12/09/2016
Nombre:	Lic. Xxxx Xxxx Xxxxxxxx
Cargo :	Subdirector General de Tesorería	Firma:	Fecha: 06/07/2016
Nombre: Cargo:	Ing. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Subdirector General de Aduanas	Firma:	Fecha: 12/07/2016
Nombre: Cargo:	Lic. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Subdirector Nacional de Administración Financiera e Innovación	Firma:	Fecha: 19/08/2016
Nombre: Cargo:	Lic. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Subdirector General de Contabilidad Gubernamental	Firma:	Fecha: 27/06/2016
Nombre: Cargo:	Lic. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Subdirector General del Presupuesto	Firma:	Fecha: 18/10/2016
Nombre: Cargo:	Ing. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Coordinador Área Normativa y Capacitación UNAC	Firma:	Fecha: 18/07/2016
Nombre: Cargo:	Lic. Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Coordinador Técnico DF	Firma:	Fecha: 30/09/2016
Nombre: Cargo:	Lic. Xxxxx Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxx Coordinador Enlace Administrativo TAIIA		Fecha: 30/06/2016

Aprobado por:

Nombre :	Lic. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx		Xxxxx: 25/08/2016
Cargo :	Director General de Administración
Nombre :	Lic Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Cargo :	Director Financiero	Firma:	Fecha: 30/09/2016
Nombre :	Lic. Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx	Firma:
Cargo :	Director General de Impuestos Internos		Fecha: 12/09/2016
Nombre :	Lic. Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxx	Firma:
Cargo :	Director General de Tesorería		Fecha: 06/07/2016
Nombre :	Lic. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx	Firma:	Fecha: 15/07/2016
Cargo :	Director General de Aduanas
Nombre :	Ing. Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	Firma:
Cargo :	Director Nacional de Administración Financiera e Innovación		Fecha: 19/08/2016
Nombre :	Lic. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx	Firma:
Cargo :	Director General de Contabilidad Gubernamental		Fecha: 27/06/2016
Nombre :	Lic. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	Firma:
Cargo :	Director General del Presupuesto		Fecha: 19/10/2016
Nombre :	Lic. Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx	Firma:
Cargo :	Jefe Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública		Fecha: 18/07/2016
Nombre :	Lic. Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx	Firma:
Cargo :	Presidente del Tribunal de Apelaciones de los Impuestos Internos y de Aduanas		Fecha: 30/06/2016

Contenido:

1. Objetivo

2. Ámbito de aplicación

3. Referencia Normativa

4. Definiciones

5. Responsabilidades

6. Lineamientos Generales N/A

7. Procedimiento

8. Anexos N/A

9. Modificaciones

1. OBJETIVO

Establecer la metodología a seguir para la Administración y Seguimiento de los Contratos u Ordenes de Compra, por parte de los Administradores.

2. AMBITO DE APLICACIÓN

DACI y Unidades Organizativas del Ministerio de Hacienda involucrados en los procesos de adquisiciones y contrataciones que comprometan fondos públicos o fondos de cooperación internacional, y sujetos a la legislación nacional para la adquisición de obras, bienes y servicios.

3. REFERENCIA NORMATIVA

· Constitución de la República de El Xxxxxxxx.

· Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP).

· Ley AFI y su Reglamento.

· Ley de Acceso a la Información Pública.

· Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (RELACAP).

· Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas Ministerio de Hacienda.

· Política Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

· Manuales de Organización de las Dependencias involucradas.

· Manual de Políticas de Control Interno del Ministerio de Hacienda.

· Norma ISO 9001.

· Políticas Presupuestarias.

· Instructivos emitidos por la UNAC.

· Política de Ahorro y Austeridad Vigente.

· Manual de Procedimientos para el Ciclo de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones de las Instituciones de la Administración Pública.

· Manual dre Normas y procedimientos para la Administración de las Existencias de Bienes Institucionales en los Almacenes del Ministerio de Hacienda.

· Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de los Activos Fijos del Ministerio de Hacienda.

· Manual de Seguridad de la Información.

· PRO 1.2.1.1 Control de Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad.

4. DEFINICIONES

· Contrato: Es un acuerdo de voluntades entre contratista y contratante y se perfeccionan y formalizan con la suscripción de los correspondientes instrumentos, por las partes contratantes o sus representantes debidamente acreditados.

· Órden de Compra: Documento con las mismas caracteristicas de un contrato, que ampara una compra de menor cuantía realizada a través del procedimiento de Libre Gestión.

· Administrador de Contrato: Es la persona nombrada por Acuerdo Ejecutivo para ser responsable de darle seguimiento al cumplimiento de las clausulas del contrato u orden de compra, y en caso de incumplimiento hacer los respectivos reclamos al contratista.

· OBS: Obras, bienes y servicios.

· DACI: Departamento de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

· Enlace Administrativo: Unidades administrativas de las Dependencias del Ministerio de Hacienda, excepto la SEDE

5. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de cada Presidente, Director, Subdirector y Jefes de Unidades Asesoras:

· Velar por el fiel cumplimiento del procedimiento.

Es responsabilidad de los Jefes de las Unidades Organizativas:

· Velar por el fiel cumplimiento del procedimiento.

· Revisar las actualizaciones propuestas por el personal.

· Elaborar propuestas de actualización de procedimientos.

· Distribuir este procedimiento de acuerdo a lo establecido en el PRO 1.2.1.1 Control de Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad.

Es responsabilidad del personal:

· Cumplir lo establecido en este procedimiento.

· Proponer actualizaciones tendientes a mejorar el mismo.

Es responsabilidad de los Administradores de Contrato:

· Cumplir lo establecido en la LACAP, RELACAP y otras disposiciones establecidas en la normativa de compras públicas.

6. LINEAMIENTOS GENERALES

N/A

7. PROCEDIMIENTO  

ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS U ÓRDENES DE COMPRA

RESPONSABLE	PASO	ACCIÓN
Administrador de Contrato u Orden de Compra	01	Recibe de DACI el Contrato u Orden de Compra, firma de recibido, revisa, verifica objeto de contrato u orden de compra y conforma expediente de seguimiento. Pueden darse dos situaciones: a) Si es Contrato, continúa paso siguiente b) Si es Orden de Compra, continúa paso 04 Elabora programación mensual de ejecución de los contratos, considerando el mes que estima recibir las OBS así como la respectiva factura y remite al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. En los casos que durante la ejecución, la programación antes mencionada presente variaciones, remite al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera según aplique: Solicitud de descompromiso, reprogramación y nuevo compromiso.
	02	Elabora Orden de Inicio y/u Orden de Pedido (cuando aplique), firma y traslada a contratista. En la ejecución de los contratos pueden darse dos situaciones: - Modificaciones de contrato y/u órdenes de cambio. - Prórroga de contrato
Administrador de Contrato u Orden de Compra	03	Gestiona modificación o prórroga de contrato, evalúa y verifica causas que originan modificación, elabora requerimiento con la justificación correspondiente y remite a DACI (ver PRO 6.1.2.1 Adquisición Obras, Bienes y Servicios).
	04	Efectúa seguimiento al cumplimiento de entrega de OBS, según corresponda. Verifica la amortización y liquidación de los anticipos de conformidad al contrato e informa a DACI la amortización total del anticipo para la entrega de la Garantía de Buena Inversión de Anticipo (si aplica).
	05	Recibe OBS, verifica cumplimiento de especificaciones técnicas o términos de referencia, elabora Informe de Avance de la Ejecución de Contratos, Acta de Recepción y Evaluación de Desempeño del Contratista, según Anexos B-35, B-36 y B-42, respectivamente del Manual de Procedimientos para el Ciclo de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones. En los casos de entregas parciales, la evaluación del desempeño señalada se realiza al final del contrato.
	06	Remite al DACI Acta de Recepción y Evaluación de Desempeño de Contratista debidamente completados. Pueden darse dos situaciones: a) En caso de no existir incumplimiento, archiva en expediente de seguimiento e informa a DACI mediante nota para la devolución de las garantías y finaliza proceso. b) En caso de incumplimiento por parte del contratista remite copia debidamente certificada por parte del Administrador del Contrato de Acta de recepción, así como cualquier otro documento probatorio. Además envía original de informe de incumplimiento, continúa paso 10.
Dirección Financiera	07	Remite a los administradores de órdenes de compra y contratos, a través de los Enlaces Administrativos (en el caso de la SEDE se remite a cada administrador, continúa paso 09), la siguiente información: a) Reporte de Ejecución de Contratos, emitido al cierre de cada mes. b) Reporte de órdenes de compra pendiente de recibir factura.
Enlaces Administrativos	08	Reciben los reportes detallados en paso anterior y proceden a distribuirlo a cada administrador de contrato u orden de compra, según corresponda.
Administrador de Contrato u Orden de Compra	09	Recibe reportes. xxxxxx, analiza y verifica la información sobre la ejecución y procede según corresponda: a) Gestiona con el proveedor para que presente la factura y acta de recepción en el Departamento de Tesorería Institucional DF. b) Remite solicitud de descompromiso, reprogramación y nuevo compromiso al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. c) Solicita al Departamento de Contabilidad DF constitución de provisión financiera.
Jefe DACI	010	Recibe documentación determinada en paso 6 y remite mediante nota a Titulares a través del Director General de Administración, para iniciar el proceso sancionatorio.

8. ANEXOS

· N/A

9. MODIFICACIONES

No.	Modificaciones
1	Este procedimiento transversal sustituye y elimina los procedimientos siguientes: - PRO 285 Gestión de Contratos (DINAFI) - PRA 001 Procedimiento para requerir a la DGEA Compra de Bienes y Servicios (TAIIA) - PRA 062 Elaboración, Ejecución y Control del Plan Anual de Compras (DGT)

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