ANEXO
ANEXO
ACUERDO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La entidad C.D.E. Vallecas Rugby Unión, como entidad colaboradora y el personal a su servicio en el desarrollo del convenio, tal y como se define en el artículo 4.8) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta de la Dirección General de Deporte, responsable del tratamiento, al cumplimiento de lo dispuesto en dicho Reglamento, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la firma del convenio o que puedan estarlo durante su vigencia.
1. OBJETO DEL ENCARGO DE TRATAMIENTO
Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad C.D.E. Vallecas Rugby Unión, encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de la Dirección General de Deporte, responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para desarrollar en colaboración con el Ayuntamiento, escuelas de deportivas en colaboración en centros deportivos municipales para las temporadas 2019/2020 y 2020/2021.
Los datos que son objeto de tratamiento son: el nombre, apellidos y edad del alumnado, a los efectos de organizar los grupos y niveles.
2. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA
Para la ejecución de las actuaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el responsable del tratamiento, la Dirección General de Deporte pone a disposición de la entidad C.D.E. Vallecas Rugby Unión, encargada del tratamiento, la información que se describe a continuación correspondiente a la actividad de tratamiento PERSONAL USUARIO DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS:
- Nombre, apellidos y edad del alumnado para organizar los grupos y niveles de las escuelas.
3. DURACIÓN
El presente acuerdo tiene una duración coincidente con el periodo de vigencia del convenio a suscribir que, dentro de las temporadas 2019/2020 y 2020/2021, se desarrolla con carácter general entre los meses de septiembre a junio.
Una vez finalice el presente convenio, el personal encargado del tratamiento debe devolver al personal responsable los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder.
4. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
a) Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
b) Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento conforme al contenido de este convenio y a, en su caso, las instrucciones que la Dirección General de Deportes le pueda especificar en concreto.
Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.
c) Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
5. La seudonimización y el cifrado de datos personales.
6. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
7. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
8. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.
El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
e) Se elimina el apartado de subcontratación porque no procede en un convenio de colaboración.
f) Mantener el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal, hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto, sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el convenio, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente. Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir las actividades objeto de este convenio y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan. Esta obligación subsistirá aún después de la finalización de la vigencia del convenio.
La entidad colaboradora deberá formar e informar a su personal de las obligaciones que en materia de protección de datos sean necesarias cumplir en el desarrollo de sus tareas para la realización de la actividad objeto del convenio, en especial las derivadas del deber xx xxxxxxx, respondiendo la entidad colaboradora personalmente de las infracciones legales en que por incumplimiento de sus empleados se pudiera incurrir.
La entidad colaboradora y su personal, durante la realización de las actividades que se realicen en cumplimiento del convenio, estarán sujetos al estricto cumplimiento de los documentos de seguridad de las dependencias municipales en las que se desarrolle su trabajo.
g) Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
Deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos en los contratos laborales que suscriban sus empleados destinados la realización de la actividad objeto del presente convenio.
Dicho compromiso afecta tanto a la entidad colaboradora como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la entidad como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso.
h) Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
i) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas
autorizadas para tratar datos personales.
j) Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
1. Acceso, rectificación, supresión y oposición.
2. Limitación del tratamiento.
3. Portabilidad de datos.
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
k) Derecho de información.
El encargado del tratamiento, en el momento de la recogida de los datos, debe facilitar la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. La redacción y el formato en que se facilitará la información se debe consensuar con el responsable antes del inicio de la recogida de los datos.
l) Notificaciones de violaciones de la seguridad de los datos.
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas y a través de correo electrónico las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
Corresponde al encargado del tratamiento comunicar en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:
• Explicar la naturaleza de la violación de datos.
• Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
• Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
• Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
m) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
n) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
o) Xxxxx a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
p) Asistir al responsable del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados y le ayudará a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del Reglamento (UE) 2016/679, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a disposición del encargado.
q) Asimismo, informará inmediatamente al responsable del tratamiento si una instrucción infringe el Reglamento u otras disposiciones en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros.
r) Implantar las medidas de seguridad acordes a los riesgos que el tratamiento de datos requiera, de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad.
s) En todo caso, deberá implantar mecanismos para:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Xxxxxxxxxxxx y cifrar los datos personales, en su caso.
La entidad colaboradora al igual que su personal, se someterán a las normas de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas.
Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos.
La entidad deberá informar al órgano gestor del convenio, antes de transcurridos siete días de la fecha de suscripción del convenio la persona que será directamente responsable de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad.
Durante la realización de las actividades que se realicen como consecuencia del cumplimiento del presente convenio, la entidad colaboradora y su personal se someterán al estricto cumplimiento de los documentos de seguridad vigentes para los ficheros de datos de carácter personal a los que tengan acceso, así como a las instrucciones de los responsables de seguridad de las dependencias municipales en las que desarrollen la actividad.
El acceso a las bases de datos del Ayuntamiento de Madrid necesarias para la realización de la actividad se autorizará a la entidad colaboradora para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este convenio, quedando prohibido para la entidad y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende asimismo al producto de dichas tareas.
La entidad colaboradora se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual programará las acciones formativas necesarias.
El personal que realice las actividades objeto del convenio tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones.
t) Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.
El delegado de protección de datos debe designarse cuando:
a) El tratamiento lo lleve a cabo una autoridad o un organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial;
b) Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala;
c) Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.
u) Propiedad de los datos
Todos los datos personales que se traten o elaboren por la entidad colaboradora como consecuencia del cumplimiento del convenio, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid.
v) Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal, y si procede, los soportes donde consten, una vez realizada la actividad.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.
No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la actividad.
x) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorías que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte de la entidad colaboradora de sus obligaciones, la cual está obligada a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello.
y) El incumplimiento por parte de la entidad colaboradora de las estipulaciones del presente convenio lo convierten en responsable del tratamiento, respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento.
AYUNTAMIENTO DE MADRID XXXXX XXXXXXX XXXXXXX | X.X.X. VALLECAS RUGBY UNIÓN |