Solicitud de Cotización/Propuesta
Solicitud de Cotización/Propuesta
(Request for Quote/Proposal, RFQ/RFP)
Productos /Servicios Requeridos: | Taller de Fortalecimiento de Capacidades en la ciudad de Manta |
Tipo de Adquisición: | LPO |
Tipo de Contrato: | Precio Fijo |
Financiamiento del Contrato: | USAID |
Esta Adquisición Apoya: | Ecuador TuMUNI |
Enviar Cotización/Propuesta a: | |
Fecha de Emisión de la Solicitud de Cotización/Propuesta (RFP): | 28 xx xxxxxx de 2024 |
Fecha Límite para Recibir Preguntas del Proveedor: | 29 xx xxxxxx de 2024 no más tarde de las 18:00hrs. RTI responderá a las preguntas el 30 xx xxxxxx de 2024 no más tarde de las 18:00hrs. |
Xxxxx Xxxxxx para Presentación de Cotización/Propuesta: | 02 de septiembre de 2024 no más tarde de las 18:00hrs. |
Fecha Aproximada para la Emisión de la Orden de Compra a Favor del Mejor Oferente: | 04 de septiembre de 2024 |
Método de Presentación: | |
Responder mediante correo electrónico con documento adjunto en formato MS Word/PDF. El Ofertante /Xxxxxxxx acepta mantener los precios de su oferta durante un periodo de 30 días a partir de la fecha especificada para la recepción de las ofertas, salvo que en un anexo a la RFP/RFQ se especifique otro momento. | |
Número de solicitud: | RFP_2024_114_Taller_Fortalecimiento_Capacidade s_Manta |
Documentos adjuntos a la RFP:
1. Anexo “A” - Especificaciones del Producto
2. Anexo “B” - Instrucciones para los Ofertantes/Vendedores
3. En nuestro sitio web se indican todos los términos y condiciones de la Orden de Compra en: xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/0000-00/XXX-xx-xxxxx_Xxxxxxx%00Xxxxxxx%00-
%20v1.19.pdf, xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx.xxx o para artículos comerciales: xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxx.xxx (en lo sucesivo los “Términos”). La entrega de productos por parte del proveedor, la prestación de servicios o la emisión de facturas relacionadas con esta orden de compra establece el acuerdo del proveedor con los términos. Los Términos solo pueden modificarse por escrito y deben contar con la firma de ambas partes.
Todos los ofertantes/vendedores son responsables de revisar cuidadosamente cada anexo y seguir cualquier instrucción que pudiera ser relevante para esta adquisición.
Anexo A Especificaciones del Producto
Descripción de la Actividad o Servicio: |
La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) ha designado a Research Triangle Institute (RTI) International como socio principal para la implementación de la Actividad "Tu Municipio Responde" (TuMUNI) en el marco de la Misión de USAID en Ecuador, bajo el Contrato/Acuerdo No. 7200AA22D00016 / 72051823F00003. El objetivo fundamental de la Actividad TuMUNI es fortalecer las capacidades y la funcionalidad de las municipalidades locales, con el fin de proporcionar servicios públicos esenciales que contribuyan al bienestar y la prosperidad de sus ciudadanos. Esta iniciativa colabora estrechamente con los gobiernos locales, las organizaciones de la sociedad civil (OSC) y el Gobierno de Ecuador para identificar oportunidades que fortalezcan los sistemas de prestación de servicios. Esto se logra mediante el aumento de la capacidad de los gobiernos locales y los proveedores de servicios, así como a través de la coordinación de políticas y directrices públicas. El enfoque integral de la actividad no solo busca fortalecer la capacidad municipal en la prestación de servicios públicos, especialmente en áreas críticas como el suministro de agua potable y saneamiento, sino que también cataliza el progreso en otros sectores vitales, como el crecimiento económico, la educación, la conectividad digital y la nutrición infantil. El proyecto inició sus operaciones en Ecuador en el mes de septiembre del 2023, y a medida que la implementación del proyecto Tu Municipio Responde avanza a nivel nacional, es necesario realizar varias actividades para el fortalecimiento de las capacidades municipales como las relacionadas a los temas de agua y saneamiento. Para cumplir con este importante propósito es necesario contratar los servicios de un proveedor que se encargue de proveer las instalaciones y facilidades para la capacitación de técnicos de los municipios de Manta, Jama, Paján, Santa Xxxxx, Pedernales, San Xxxxxxx y Sucre con el objetivo de fortalecer las capacidades de Operación y Mantenimiento y de Reducción de Pérdidas de Agua No Contabilizada. |
Expectativas del Producto o Servicio (si corresponde, ambos elementos): |
Objetivo Contratación de un proveedor que brinde el servicio de alquiler de salón, alojamiento, equipo de amplificación y servicio de alimentación para realizar un taller en la ciudad de Manta los días jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024. 1.1. Objetivos específicos • Capacitar a los funcionarios de los municipios de Manta, Jama, Paján, Santa Xxxxx, Pedernales, San Xxxxxxx y Sucre en la evaluación del estado de las Plantas de Tratamiento de Agua Potable y en la gestión de Agua No Contabilizada • Compartir experiencias de los municipios involucrados relacionados con las estructuras de Captación, Tratamiento y Distribución de Agua Potable. |
Productos Entregables, Cronogramas, Términos y Condiciones Especiales: |
Período de ejecución / plazo de entrega El plazo de ejecución del servicio es desde el jueves 12 al viernes 13 de septiembre de 2024. Cualquier modificación o extensión deberá ser solicitada a través de los oficiales de contratación de RTI. Lugar de ejecución El lugar del servicio será en Manta. Actividades detalladas Detalle Alquiler de salón para 30 personas con sillas y mesas para montaje tipo escuela. Sistema de amplificación (audio y video) para 30 personas. El servicio debe incluir pantalla, micrófono inalámbrico, parlante, pizarrón, marcadores, asistencia técnica y la proyección. Computador o cable según el caso. Almuerzos para los 30 asistentes los dos días del taller que incluya entrada, plato fuerte y bebida. Coffe Break am y pm para 30 personas los dos días del taller Habitaciones sencillas para 25 de los asistentes al taller incluido desayuno. El alojamiento debe incluir el servicio de transfer desde y hasta el hotel. Estación de bebidas permanentes para los dos días del taller El salón debe contar con internet inalámbrico. Mesa de registro para los asistentes. Productos y calendario para la entrega: | |||||
Ítem | Cantidad | Detalle | Fecha de entrega del servicio | ||
1 | 1 | Alquiler de salón para 30 personas con sillas y mesas para montaje tipo escuela. | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
2 | 1 | Sistema de amplificación (audio y video) para 30 personas. El servicio debe incluir pantalla, micrófono inalámbrico, parlante, pizarrón, marcadores, asistencia técnica y la proyección. Computador o cable según el caso. | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
3 | 30 | Almuerzos para los 30 asistentes los dos días del taller | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
4 | 30 | Coffe Break am y pm para 30 personas los dos días del taller | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
5 | 25 | Habitaciones sencillas para los asistentes al taller incluido desayuno. El alojamiento debe incluir el servicio de transfer desde y hasta el hotel. | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
6 | 1 | Estación de bebidas permanentes para los dos días del taller | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
7 | 1 | El salón debe contar con internet inalámbrico. | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
8 | 1 | Mesa de registro para los asistentes. | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
Nota: Los talleres se desarrollarán desde las 08h30 hasta las 17h00 todos los días.
El proveedor deberá designar a una persona para temas de coordinación de los talleres con el equipo TuMUNI.
Criterios de aceptación
La coordinación del proceso con el proveedor y la aceptación de los servicios estará a cargo de Xxxxxx Xxxxxxx, técnico regional Wash Manta.
De ser el caso, el/el proveedor reportará novedades y que impidan el normal desarrollo del taller.
Propuesta económica
Las personas naturales o jurídicas interesadas en este proceso deberán presentar lo siguiente:
▪ PROPUESTA TÉCNICA: El proveedor debe detallar los servicios a entregar.
▪ PROPUESTA ECONÓMICA: En moneda local, desglosado IVA. RTI no cubrirá costos adicionales a lo contemplado en la propuesta económica.
Forma y plazo de pago:
El pago a la empresa se realizará 100% contra entrega de los servicios entregados, previa conformidad de la organización contratante.
El plazo de pago contemplado es de 30 días laborables, una vez recibidos los servicios objeto de esta contratación, previo la recepción de la factura vigente y demás documentos que correspondan.
El proveedor debe declarar la aceptación de pagos desde las oficinas regionales en El Xxxxxxxx o desde nuestras oficinas locales en Ecuador.
Evaluación de las ofertas:
Los proveedores que cumplan con la presentación de la oferta técnica y económica:
(a) OFERTA ECONÓMICA: La mejor oferta económica tendrá una calificación de 50 puntos.
(b) OFERTA TÉCNICA: La oferta técnica que mejor se adapte al requerimiento obtendrá una calificación de 50 puntos.
Documentos solicitados:
Se requerirá que la entidad a contratarse tenga su RUC vigente con su actividad económica relacionada al servicio cotizado y facturas actualizadas.
Precio
N.° de artículo | Cantidad a Adquirir | Descripción de las Especificaciones del Producto | Unidad de Medida | Precio Fijo Unitario (c/u) | Precio Fijo Total | Disponibilidad de Tiempo de Entrega (Número de Días) |
1 | 1 | Alquiler de salón para 30 personas con sillas y mesas para montaje tipo escuela. | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
2 | 1 | Sistema de amplificación (audio y video) para 30 personas. El servicio debe incluir pantalla, micrófono inalámbrico, parlante, pizarrón, marcadores, asistencia técnica y la proyección. Computador o cable según el caso. | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
3 | 30 | Almuerzos para los 30 asistentes los dos días del taller | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
4 | 30 | Coffe Break am y pm para 30 personas los dos días del taller | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
5 | 25 | Habitaciones sencillas para los asistentes al taller incluido desayuno. El alojamiento debe incluir el servicio de transfer desde y hasta el hotel. | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
6 | 1 | Estación de bebidas permanentes para los dos días del taller | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
7 | 1 | El salón debe contar con internet inalámbrico. | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
8 | 1 | Mesa de registro para los asistentes. | Servicio | Jueves 12 y viernes 13 de septiembre de 2024 | ||
Subtotal | ||||||
IVA | ||||||
Valor total | ||||||
Se sugiere ampliar las celdas según se requiera.
Al firmar el presente anexo, el ofertante confirma que comprende totalmente las especificaciones y es su plena intención entregar los artículos que cumplan con las especificaciones indicadas anteriormente.
Firma: |
Nombre: |
Cargo: |
Fecha: |
Anexo “B”
Instrucciones para los Ofertantes/Vendedores
1. Descripción narrativa de la adquisición: El Comprador (RTI) pretende adquirir los productos y/o servicios que se identifican en el Anexo A. El Comprador pretende adquirir las cantidades (de productos) y/o servicios (en función de los productos distribuibles que se identifican en la declaración de trabajo). El plazo del Acuerdo de pedidos deberá ser desde la Fecha de Adjudicación hasta la Fecha de Entrega del ofertante salvo que se extienda por acuerdo mutuo entre las partes. El Comprador pretende adjudicar a un proveedor único “aprobado” en función de la conformidad con las especificaciones indicadas, la capacidad para cumplir con el presente contrato y el precio de venta. Nosotros reservamos el derecho de adjudicar a más de un Ofertante. Si como resultado de la presente RFQ/RFP se establece un Acuerdo de Pedidos, el proveedor comprende que las cantidades indicadas en las especificaciones (Anexo A) son únicamente estimaciones y RTI no garantiza la cantidad de compra en ningún artículo enumerado.
2. Actividad de adquisición: La presente adquisición será realizada por Research Triangle Institute (RTI International), ubicado en:
Research Triangle Institute
que cuenta con un requisito de compra como respaldo de un proyecto financiado por:
USAID
RTI deberá adjudicar las cantidades y/o servicios iniciales y cualquier cantidad opcional (si es ejercido por RTI) a favor del Vendedor mediante una Orden de Compra formalizada apropiadamente según lo establecido dentro de los términos del presente acuerdo formalizado adecuadamente.
3. Requisitos de la Propuesta. Todos los Vendedores deberán enviar una cotización/propuesta que contenga las ofertas de todos los artículos y opciones que se incluyen en la presente RFQ/RFP. Toda la información presentada en la cotización/oferta de los Vendedores será considerada durante la evaluación de RTI. El hecho de no presentar la información requerida en la presente RFQ/RFP puede tener como consecuencia que en la oferta del Vendedor sea considerada como sin respuesta. Los Vendedores son responsables de presentar las ofertas y cualquier modificación, revisión o retiro, de forma que la misma llegue a las oficinas de RTI designadas en la RFQ/RFP en la fecha y horario que se especifican en la RFQ/RFP. Cualquier oferta, modificación, revisión o retiro de una oferta recibida en la oficina de RTI designada en la RFQ/RFP, con posterioridad al momento exacto especificado para la recepción de las ofertas se considerará como “tardía” y podría no ser tomada en cuenta, a la discreción del director de adquisiciones de RTI. La propuesta del Vendedor deberá incluir lo siguiente:
Número de solicitud: |
Fecha y hora de entrega: |
El nombre, la dirección y el número telefónico del vendedor (ofertantes) y la firma autorizada del mismo: |
Periodo de validez de la cotización: |
Una descripción técnica de los artículos ofrecidos con suficiente detalle a fin de evaluar el cumplimiento de los requisitos en la solicitud. Esto puede incluir el material informativo del producto u otro tipo de documentos, si fuere necesario. |
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f) Si RTI informa al Vendedor que el Producto está destinado a la exportación y el Producto no está clasificado para su exportación bajo el Número de Control de Clasificación de Exportación (ECCN por sus siglas en inglés) “EAR99” de las Regulaciones de Administración de Exportación del Departamento de Comercio de E.E. U.U. (EAR por sus siglas en inglés), el Vendedor debe proporcionar a RTI el ECCN correcto y el nombre del representante del Vendedor responsable de Cumplimiento Comercial que pueda confirmar la clasificación de la exportación.
Disponibilidad del plazo de implementación del producto /servicio. |
Términos de la garantía que describen la forma y el momento en que se cumplirán con las garantías. |
Instrucciones especiales sobre los precios: El precio y cualquier término de descuento o requisito o término especial (nota especial: el precio debe incluir los precios fijos garantizados de los artículos solicitados). |
La dirección o las instrucciones de pago (en caso de ser diferente de la dirección postal) |
Reconocimiento de las enmiendas de la solicitud (si las hubiera) |
Información de rendimiento anterior, cuando se incluya como un factor de evaluación, con la finalidad de incluir contratos recientes o relevantes para los mismos artículos o artículos similares y otras referencias (incluyendo los puntos de contacto con números telefónicos y otra información pertinente) |
Nota especial: El Vendedor, mediante su respuesta a la presente RFQ/RFP y firmas anexas, confirma que acepta los términos y las condiciones asociadas con el presente documento de RFQ/RFP y que los anexos se leyeron cuidadosamente y comprendieron y que se respondieron todas las preguntas relacionadas. Nota especial 2: El proveedor adjudicado deberá presentar el código UEI, Unique Entity Identifier (Identificador Único de Entidad) o demostrar que se encuentra en el proceso de obtención del mismo. Este código es un trámite gratuito y para su obtención podrá tener el acompañamiento del equipo de Adquisiciones de RTI. Este código debe obtenerse en la página: xxxxx://xxx.xxx/xxxxxxx/xxxx |
(g)
(h)
(i)
(j)
(k)
(l)
(m)
4. Formularios: Los Vendedores (licitadores o proveedores potenciales) deben registrar su precio utilizando el formato que se encuentra en el Anexo “A”. Los Vendedores deben firmar la copia impresa única presentada y enviada a la dirección que se indica en la portada de la presente RFQ/RFP.
5. Preguntas relacionadas con la adquisición. Todas las preguntas que se relacionen con la presente RFQ/RFP deben dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico
La fecha de cierre para la recepción de las preguntas es:
29 xx xxxxxx de 2024, no más tarde de las 18:00hrs.
6. Notificaciones y entregas: Para la presente adquisición de tiempo es un elemento esencial. El Vendedor deberá entregar los artículos o prestar los servicios a más tardar en las fechas establecidas en el contrato y que serán acordadas por ambas partes como resultado de la presente RFQ/RFP. El Vendedor deberá
comunicarse de inmediato con el director de adquisiciones del Comprador en el caso de que cambien las especificaciones, la disponibilidad o el cronograma de entrega. Los retrasos excepcionales tendrán como consecuencia sanciones financieras impuestas al Vendedor.
7. Documentación: Para el pago de cada artículo se requerirán los siguientes documentos:
(a) Una factura detallada que indique el número de orden de compra, la información bancaria con instrucciones para la transferencia electrónica (cuando corresponda)
(b) Lista de empaque
(c) Toda la documentación pertinente del producto/servicio (manuales, documentos de la garantía, certificado de análisis, etc.)
8. Términos de pago: Consulte los términos y las condiciones para las órdenes de compra de RTI que se encuentran en xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/0000-00/XXX-xx- terms_English%20Version%20-%20v1.19.pdf, xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx.xxx , o xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/XX_XXX_Xxxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxx.xxx. El pago se puede realizar mediante transferencias electrónicas u otra forma aceptable. El Vendedor podrá proponer términos de pago alternativos y los mismos serán considerados en el proceso de evaluación.
El plazo de pago contemplado es de 30 días laborables.
El ofertante debe declarar la aceptación de pagos desde las oficinas regionales en El Xxxxxxxx o desde nuestras oficinas locales en Ecuador.
9. Propuesta alternativa: Los Vendedores tienen permitido ofrecer “alternativas” en caso de que no puedan cumplir con los requisitos indicados. Cualquier propuesta alternativa todavía deberá satisfacer los requisitos mínimos establecidos en el Anexo A especificaciones.
10. Proceso de inspección: Cada artículo deberá ser inspeccionado antes de su aceptación final. Toda discrepancia, escasez y/o faltas significativas deberán corregirse y documentarse satisfactoriamente antes de la entrega y la liberación del pago.
11. Proceso de evaluación y adjudicación: El director de adquisiciones de RTI adjudicará un contrato de acuerdo que resulte de la presente solicitud al Vendedor (licitador) responsable cuya oferta se ajuste a la RFQ/RFP y que sea más ventajoso para RTI considerando el precio y otros factores. La adjudicación se realizará favor del Vendedor que represente la mejor relación calidad-precio para el proyecto y RTI. Para los propósitos de la presente RFQ/RFP, el precio, la entrega, el rendimiento técnico y anterior tiene igual
importancia para la finalidad de evaluar y seleccionar al beneficiario que represente la “mejor relación
calidad precio”. La intención de RTI es evaluar las ofertas y adjudicar un Acuerdo sin llevar a cabo discusiones con los Vendedores. Por lo tanto, la oferta inicial del Vendedor debe contener los mejores términos del Vendedor desde el punto de vista técnico y de precios. Sin embargo, RTI se reserva el derecho de llevar a cabo discusiones si posteriormente el director de adquisiciones de RTI determina que serán necesarias.
Los factores de evaluación comprenderán los siguientes criterios:
(a) PROPUESTA ECONÓMICA. El menor precio evaluado. 50 pts.
(b) OFERTA TÉCNICA: La oferta técnica que mejor se adapte al requerimiento obtendrá una calificación de 50 puntos.
12. Notificación de la adjudicación. Una notificación por escrito de la adjudicación o aceptación de una oferta, enviada por correo o proporcionada de alguna otra manera al proveedor que consiga el bien dentro del plazo de aceptación especificado en la oferta, tendrá como resultado un contrato vinculante sin necesidad de alguna acción adicional de alguna de las partes.
13. Validez de la oferta. La presente Solicitud de Propuesta (RFP) no obliga de ninguna forma a RTI para que realice una adjudicación, y tampoco compromete a RTI para que pague ningún costo incurrido por el
Vendedor en la preparación y presentación de la propuesta o las enmiendas a la misma. Después de su presentación la propuesta se considerará válida durante 30 días.
14. Manifestaciones y certificaciones. En virtud de los contratos federales estadounidenses para valores que superen los $10,000 USD, se requiere que como parte de la oferta a RTI los proveedores ganadores completen y firmen las certificaciones.
15. Ley de 1986 contra las comisiones ilícitas. El presente instrumento incorpora la Ley de 1986 contra las funciones ilícitas, según las referencias en FAR 52.203-7, en esta Solicitud de Propuesta como condición de aceptación. Si tiene fundamentos razonables para considerar que pudo haber ocurrido alguna violación, según lo descrito en el Párrafo (b) de la FAR 52.203-7, debe informar esta supuesta violación a la Línea Directa de Ética de RTI al 1‑000-000-0000 o enviar un correo electrónico a xxxxxx@xxx.xxx. Puede informar anónimamente cualquier violación sospechosa.
Aceptación:
El Vendedor acepta, según se evidencia mediante su firma a continuación, que la solicitud completada y firmada del vendedor, la propuesta del vendedor dentro de los cuales se encuentran todas las presentaciones requeridas y los términos negociados que están en el presente instrumento, constituyen el acuerdo íntegro para la prestación de los servicios descritos en el mismo.
Por: (Nombre de la empresa del Vendedor) Firma:
Nombre:
Cargo:
Fecha: