Expediente de contratación nº 7/2017 Tipo de contrato: Suministro Procedimiento de adjudicación: Negociado sin publicidad Tramitación: Ordinaria Contrato sujeto a regulación armonizada: No
Expediente de contratación nº 7/2017 Tipo de contrato: Suministro
Procedimiento de adjudicación: Negociado sin publicidad Tramitación: Ordinaria
Contrato sujeto a regulación armonizada: No
Objeto: Suministro de software y/o sus actualizaciones para el tratamiento de la información contable y la facturación de SITIBSA
Órgano de contratación: Gerencia de SITIBSA por delegación del Consejo de Administración
Responsable del contrato: Jefa de la unidad administrativa de SITIBSA
PLIEGO DE CONDICIONES GENERALES Y DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
1. Descripción del contrato
Desde el año 2002 Servei d’Informació Territorial de les Xxxxx Balears (abreviadamente SITIBSA), entidad pública empresarial que pertenece al sector público instrumental de la Comunidad Autónoma de les Xxxxx Balears, utiliza para el tratamiento de su información contable el software a3ASESOR Con - Base y el software a3ASESOR Ges – Plus para la facturación. Ambos pertenecen x Xxxxxxx Kluwer A3 Software. El último mantenimiento que ha sido contratado corresponde a la versión monopuesto y el programa a3Con es la versión base sin incluir la gestión del inmovilizado y el BOE fiscal.
El objeto del contrato es el suministro de un nuevo software para el tratamiento de la información contable y facturación y el suministro de sus actualizaciones y soporte durante todo el período contractual, o sólo el suministro de la actualizaciones del software A3 que ya tiene SITIBSA. El objeto del presente contrato se entiende que incluye y admite la presentación de ofertas con dos opciones diferentes, pero en ambas es requisito obligatorio el cumplimiento de todas las condiciones especiales detalladas en el apartado 2:
• La primera opción incluye el suministro de un nuevo software y el suministro de sus actualizaciones y soporte
• La segunda opción incluiría sólo el suministro de las actualizaciones y soporte del software A3 que ya utiliza actualmente SITIBSA (en este supuesto no se tiene que incluir la licencia del software porque ya fue adquirida en su momento).
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, 00-x, 0x 00000 Xxxxx
Tel. 000 000 000
xxxxxxx@xxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxx.xxx
Aunque el objeto admita dos opciones diferentes de propuesta, el contrato será adjudicado a la opción y oferta que sea económicamente más ventajosa para SITIBSA.
CPV (Vocabulario Común de Contratos):
48440000 Paquetes de software de análisis financiero y contabilidad 48443000-5 Paquetes de software de contabilidad
48444000-2 Sistema de contabilidad 48444100-3 Sistema de facturación
No es un contrato reservado.
Considerando el reducido valor estimado del contrato y con la finalidad de agilizar la tramitación, el procedimiento de adjudicación será el negociado sin publicidad con invitación a un mínimo de tres empresas, si bien, con carácter previo o simultáneo al envió de la invitación a formular una primera oferta, se publicará el anuncio de licitación y los pliegos en el perfil del contratante de SITIBSA para que pueda presentarse cualquier otro licitador interesado.
El contrato deberá suministrarse en la oficina de SITIBSA, ubicada en la Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx xxx. 00X – 0x, XX 00000 xx Xxxxx xx Xxxxxxxx.
Se informa que pueden consultar en el perfil del contratante de SITIBSA las instrucciones internas de contratación.
Para cualquier duda o consulta durante el período de preparación de ofertas se deberá remitir un correo electrónico a xxxxxxxx@xxxxxxx.xxx. La respuesta será publicada en el perfil del contratante dentro del archivo “otros”.
2. Condiciones especiales que tiene que cumplir la oferta
Para que una oferta pueda ser admitida a la licitación deberá cumplir todas las condiciones siguientes:
a) Que la fecha de inicio del contrato sea el día siguiente a la fecha de su formalización.
Es decir, aunque el contrato de mantenimiento del software de facturación y contabilidad de A3 Software finalizó el 30 xx xxxxx de 2017, SITIBSA no tendrá que asumir ningún gasto por el período transcurrido entre la fecha de finalización del contracto actual y la fecha de inicio del nuevo.
A pesar de la condición anterior, si algún licitador considera que SITIBSA tiene que asumir un coste por el mantenimiento del programa A3 Software durante el período transcurrido entre 1 de julio de 2017 y el día de inicio del contrato, deberá indicarlo expresamente en un documento específico, el cual también incluirá el importe de dicho coste desglosado por semanas y por meses. Este
documento deberá ser incluido en el mismo sobre de la oferta económica. Para la valoración de la oferta económica se añadirá y considerará el importe de la oferta económica presentada más el importe de dicho coste extra, el cuál será calculado de acuerdo con lo siguiente: suma del coste correspondiente al período transcurrido entre el 1/7/2017 y el día de la apertura del sobre de la oferta económica más el coste correspondiente a un mes más por considerarse el período mínimo que existirá entre la apertura del sobre e inicio del contrato.
Que la facturación y pago del 100% de la totalidad del contrato, o el 100% del precio de cada anualidad, no tenga que ser antes del inicio del período correspondiente (no se admite la imposición de la obligación de pago del 100% por anticipado)
b) Que en el supuesto que la oferta proponga la adquisición de un nuevo software, éste deberá permitir la incorporación de los datos contables de los últimos 3 años introducidos en el software A3 actual, así como lo base de datos de conceptos, clientes y proveedores tanto del programa de contabilidad como del programa de facturación. El adjudicatario deberá encargarse de su traspaso, así como de impartir gratuitamente y en las oficinas de SITIBSA la correspondiente formación sobre su uso.
c) Que la facturación y pago del 100% de la totalidad del contrato, o el 100% del precio de cada anualidad, no tenga que ser antes del inicio del período correspondiente (no se admite la imposición de la obligación de pago del 100% por anticipado)
Se deberá presentar una declaración responsable en la que se indique que la oferta cumple con las tres condiciones anteriores y que dicha cumplimiento se mantendrá durante todo el período contractual.
3. Condiciones técnicas
La propuesta técnica se deberá presentar en una memoria, donde se expondrán las funcionalidades del software y se detallará de forma separada o clara la documentación relacionada con los criterios de adjudicación. Incluir todo dentro del sobre nº 3.
Las prestaciones técnicas que tienen que cumplir el software de facturación y/o de contabilidad, así como el suministro de las actualizaciones y soporte, son las básicas de una empresa de pequeñas dimensiones. Concretamente:
a) Permitir e incluir la instalación en el servidor de datos de la empresa
b) Explicación de su instalación
c) Como mínimo un puesto de trabajo permitido.
d) Suministro de correcciones de errores en el software
e) Suministro de actualizaciones de nuevas versiones
f) Soporte técnico gratuito para los problemas que puedan surgir en el uso de los productos.
g) Un plan contable de cómo mínimo 8 dígitos
h) El balance de sumas y saldos, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el libro diario enlazados con Microsoft Excel o compatible.
i) Generación automática del cierre y apertura de ejercicio
j) Gestión de la Prorrata
k) Gestión del IVA e IRPF
l) Generación de los libros contables
m) Campos parametrizables
n) No tiene que tener límite de operaciones que pueden ser introducidas.
o) Permitir generar presupuestos, facturas proforma, facturas rectificativas, facturas de abono, etc.
p) Uso intuitivo y ágil puesta en marcha.
q) Permitir añadir puestos de trabajo y funcionalidades cuando se necesiten.
No se requiere, y por tanto no será valorado, que el software incluya:
a) Asientos patrón
b) Contabilidad presupuestaria y analítica
c) Gestión de cobros y pagos. Entro otros, gestión de las operaciones relacionadas con efectos, remesas, riesgos, etc.
d) Gestión de inventario de existencias
e) Códigos xx xxxxx
f) Gestión de condiciones de entrega
Como ayuda para la preparación la propuesta se indica que:
a) El número de facturas que SITIBSA emite durante un año es aproximadamente 350.
b) El número de conceptos facturables es aproximadamente 50
c) El número de facturas recibidas durante un año es aproximadamente 150
d) El resto de apuntes contables son los habituales de una empresa de reducida dimensión.
e) Habitualmente sólo un (1) trabajador utiliza el programa de facturación y contabilidad.
4. Características del contrato
Presupuesto de licitación y anualidades
Presupuesto licitación: precio a tanto alzado Importe IVA excluido: 4.000 euros
IVA: 840 euros
Total: 4.840 euros
La distribución por anualidades es de 1.210 euros (IVA incluido) para cada uno de los cuatro años de duración del contrato. Si bien cabe tener en cuenta que este
expediente se tramita anticipadamente a la aprobación del presupuesto de SITIBSA de los ejercicios 2018, 2019, 2020 y 2021, por lo que la ejecución y duración del contrato está sujeta a la condición suspensiva de que los presupuestos de dichos ejercicios incluyan crédito adecuado y suficiente, en el capítulo 2 “compra de bienes y servicios”, para financiar el complimiento de la obligación. Para el ejercicio 2017 si que ha crédito presupuestario adecuado y suficiente. El presupuesto de SITIBSA es aprobado junto con la Ley de presupuestos anual de la Comunidad Autónoma de les Xxxxx Balears.
El valor estimado del contrato es de 5.400 euros (IVA excluido)
Duración del contrato. Plazo de ejecución
El contrato tendrá una duración de cuatro años (4), con la posibilidad de una prórroga de un año adicional. La fecha de inicio será el día siguiente a la fecha de formalización del contrato.
El contrato será cancelado automáticamente, previo aviso al adjudicatario, si por motivos técnicos el programa de contabilidad y facturación no cumpliera con las necesidades de SITIBSA. En este supuesto SITIBSA se compromete a pagar la cantidad restante de la anualidad completa en la que se cancele el contrato.
En el supuesto que la Comunidad Autónoma de les Xxxxx Balears acordarse implantar un software común a todas las empresas de su sector público instrumental, el contrato finalizará automáticamente el día en que SITIBSA esté obligada a utilizar dicho software. El contratista no tendrá derecho a reclamar ninguna indemnización.
Solvencia
No existe la obligación de acreditar solvencia
Presentación de proposiciones
Las ofertas deben presentarse directamente en las oficinas de SITIBSA (Avenida Xxxxxxxxx Xxxxxxxx núm. 13B – 1º, 07002 xx Xxxxx) o por correo postal (no se admite correo electrónico). En el supuesto que la oferta se envíe por correo postal, el licitador deberá justificar que la fecha y hora de la imposición del envío en la oficina de correos son, como máximo, las indicadas en este pliego y en la invitación.
El plazo máximo para presentar ofertas finaliza el miércoles 26 de julio de 2017 a las 12:00 horas.
Pago del precio
La facturación del contrato se realizará según lo dispuesto en la oferta de la empresa adjudicataria y el pago se realizará por transferencia bancaria una vez que la unidad administrativa de contratación haya recibido la correspondiente factura y ésta haya sido conformada por la responsable del contrato. El pago se realizará dentro del plazo que la normativa obliga a las entidades del sector público.
Se acepta la recepción de facturas en formato electrónico. Se pueden enviar a través de la plataforma FACe, y el código DIR3 de SITIBSA es el A04013562
5. Aspectos objeto de negociación
Los aspectos objeto de negociación son los detallados a continuación, y la ponderación máxima relativa atribuida a cada una de ellos para poder seleccionar la oferta económicamente más ventajosa, será:
CRITERIO | PONDERACIÓN | |
1. | Oferta económica | Máximo 50 puntos |
2. | Fecha de facturación y pago | Máximo 20 puntos |
3. | Mejora de prestaciones | Máximo 30 puntos |
Después de la fase de negociación, los anteriores criterios serán valorados de la siguiente forma:
1. Oferta económica
La puntuación máxima se asignará a la oferta económica más baja de todas las presentadas y para la puntuación del resto de propuestas se aplicará la fórmula siguiente:
Puntuación oferta: (50 * Oferta económica más baja) / Oferta a valorar
2. Fecha de facturación y pago
Opción de facturación y pago | Puntuación |
Año vencido | 20 |
Semestre vencido | 15 |
Trimestre vencido | 10 |
Mes vencido | 5 |
Mes anticipado | 3 |
Trimestre anticipado | 2 |
Semestre anticipado | 1 |
3. Mejora de prestaciones sin coste adicional
Aumento del número de puestos de trabajo permitidos | |
2 puestos | 5 |
3 puestos | 7 |
Más de 3 puestos | 10 |
Contabilización automática de las facturas emitidas | 10 |
Incorpora un módulo para la gestión del inmovilizado que puede ser exportado a Microsoft Excel o cualquier otra hoja de cálculo con prestaciones similares a Microsoft Excel | 10 |
6. Documentación a presentar
La propuesta debe presentarse en tres sobres, que estarán debidamente identificados y firmados por el licitador o su representante.
• Sobre nº 1 – Documentación administrativa Este sobre incluirá:
- Una declaración responsable de que el licitador cumple con condiciones establecidas legalmente para contratar con la Administración Pública y con SITIBSA. Presentar de acuerdo con el modelo del Anexo 1
- Declaración responsable en la que se indique que la oferta cumple con las tres condiciones especiales exigidas en el punto 2 xxx xxxxxx y que dicho cumplimiento se mantendrá durante todo el período contractual.
• Sobre nº 2 - Oferta económica
La oferta económica se presentará de acuerdo con el modelo del Anexo 2
La oferta económica, que debe incluir el IVA de forma separada, será posteriormente distribuida en tres anualidades iguales. Durante todo el contrato no se realizará revisión o incremento de precios, por lo que el licitador deberá predecir e incluir cualquier variación del precio en su oferta.
La oferta económica debe incluir todo el objeto del contrato, no se permite la facturación posterior de cualquier servicio extra, excepto que sea por causas ajenas a la empresa contratada.
• Sobre nº 3 – Oferta técnica
En este sobre se incluirá la propuesta sobre:
- Fecha de facturación y pago.
- Mejora de prestaciones.
La oferta técnica tiene que ser para todo el período de duración del contrato.
7. Documentación a presentar por el licitador seleccionado para la adjudicación
La empresa propuesta como adjudicataria deberá presentar la siguiente documentación:
- Acreditación de estar al corriente de pago de las obligaciones tributarias y con la seguridad social
- Si procede (por ejemplo empresas superiores a 50 trabajadores, etc.), acreditación del cumplimiento de las condiciones de carácter social. Ver punto 8.
8. Condiciones de carácter social
En aplicación de lo dispuesto en el Acuerdo del Consejo de Gobierno de 29 xx xxxxx de 2016, por el que se establecen directrices para la inclusión de cláusulas de carácter social en la contratación de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Xxxxx Balears y su sector público instrumental, el adjudicatario deberá garantizar, durante la ejecución del contrato, el cumplimiento de los siguientes derechos y obligaciones:
1. Derechos laborales y calidad en el empleo
• El contratista deberá cumplir a lo largo de toda la ejecución contractual todas la disposiciones legales, reglamentarias y convencionales en vigor en materia laboral, de seguridad social, y de seguridad y salud que sean aplicables a las personas trabajadores vinculadas a la ejecución del contrato.
• El contratista aplicará a la plantilla que ejecutará el contrato las condiciones de trabajo establecidas por el último convenio colectivo sectorial y territorial vigente en el que se encuadra y desarrolla la prestación contractual, sin perjuicio de mejoras sobre lo dispuesto en el mismo.
• Para el caso de que no exista convenio colectivo o norma que lo regule, el contratista deberá abonar el salario debido en los primeros cinco días de mes, a todo el personal que participe en la ejecución del contrato.
2. Discapacidad
Las empresas que cuenten con 50 o más personas trabajadores en el total de su plantilla deberán acreditar que está compuesta al menos por un 2% de personas con discapacidad igual o superior al 33%. Complementaria o subsidiariamente podrá acreditarse mediante el cumplimiento de las medidas alternativas previstas en la legislación vigente.
3. Igualdad entre mujeres y hombres
• Las empresas con más de 250 trabajadores/as deberán acreditar el diseño y aplicación efectiva xxx Xxx de Igualdad previsto en la Ley Orgánica 3/2007, de 22 xx xxxxx, para igualdad efectiva de mujeres y hombres.
• El contratista deberá establecer medidas que garanticen la igualdad en el acceso al empleo, la retribución, promoción, formación y permanencia, así como la prevención del acoso sexual en el trabajo, y a establecer medidas que favorezcan la conciliación de la vida personal, familiar y laboral de las personas trabajadoras adscritas a la ejecución del contrato, conforme establece la Ley Orgánica 3/2007, de 22 xx xxxxx, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.
• En toda la documentación, publicidad, imagen o material que se genere con motivo de la ejecución del contrato, la empresa o entidad adjudicataria deberá emplear un uso no sexista del lenguaje, evitar cualquier imagen discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexistas y fomentar una imagen con valores de igualdad, presencia equilibrada, diversidad, corresponsabilidad y pluralidad de roles e identidades de género.
4. Cumplimiento de criterios éticos
El contratista aportará o fabricará todos sus productos o suministros, y ejecutará sus obras o servicios, respetando los derechos laborales básicos a lo largo de toda la cadena de producción y con estricto cumplimiento de las convenciones fundamentales de la Organización Internacional de Trabajo de conformidad con la Directiva 2014/24/UE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de febrero, sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE
5. Transparencia y justicia fiscal
El contratista ejecutará el contrato con criterios de equidad y transparencia fiscal, por lo que los ingresos o beneficios procedentes del presente contrato serán íntegramente declarados y liquidados conforme a la legislación fiscal vigente, sin que en ningún caso puedan utilizarse domicilios fiscales incluidos en algún territorio o país que, de acuerdo con la normativa tributaria legal o reglamentaria del Estado español, tengan el carácter de paraísos fiscales, bien de sea de forma directa o a través de empresas filiales o integrantes de un mismo grupo societario.
ANEXO I
MODELO DE DECLARACIÓN RESPONSABLE
..………..………………………………………………………………………….. (nombre y apellidos), con DNI ……..………………., con domicilio a efectos de notificaciones en (calle/plaza)…………………………………………………………………………………………............
numero............., población ,
CP.…………., teléfono………………..…, fax………………………., en nombre propio o en representación de la persona física/jurídica: …………………….……………………………………
…....……………………...………………………...…...………….…………......................... con NIF
…………………………. y con domicilio en (calle/plaza) .....................................................
..........................................................…............................ número ….........., población
……..................………………………………………, CP.…………….. y teléfono………………..…, en calidad de ……………………………………………………………….
Al objeto de participar en el procedimiento para adjudicar el contrato de SUMINISTRO
…………………………………………………………………………………………………………………….…………
………………………………………………………………………………………………………….…………………..
……………………………………………………………………………………………….. DECLARO:
1. Que cumplo / Que la empresa a la que represento cumple los requisitos de capacidad, representación y, en su caso, solvencia exigidos en este Pliego, y que me comprometo, en el caso de que la propuesta de adjudicación recaiga a mi favor / a favor de la empresa que represento, a presentar, previamente a la adjudicación del contrato, los documentos exigidos en el punto 7 xxx Xxxxxx de condiciones generales.
2. Que no me hallo incurso / Que ni la persona física/jurídica a la que represento ni sus administradores o representantes se hallan incursos en ninguno de los supuestos a los que se refiere el artículo 60 del Texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, ni en ninguno de los supuestos a los que se refieren la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de Incompatibilidades de los Miembros del Gobierno y de los Altos Cargos de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares y su Reglamento, aprobado por Decreto 250/1999, de 3 de diciembre.
3. Que me hallo / Que la persona física/jurídica a la que represento se halla al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes.
4. Que cuento / Que la empresa a la que represento cuenta con la habilitación empresarial o profesional exigida para la realización de la actividad o prestación objeto del contrato.
5. Que yo / Que la empresa a la que represento (indíquese lo que proceda):
a) □ No pertenezco / pertenece a ningún grupo de empresas.
b) □ Pertenezco / pertenece al grupo de empresas denominado:
……………………………………………………………………………………….. Y que:
□ No concurren a la licitación otras empresas del grupo que se encuentren en alguno de los supuestos del artículo 42.1 del Código de Comercio.
□ Concurren a la licitación otras empresas del grupo que se encuentran en alguno de los supuestos del artículo 42.1 del Código de Comercio, en concreto, las siguientes empresas: ……………………………………………
………………, …….. de ………………………….. de …………
(Lugar, fecha y firma del licitador)
ANEXO II
MODELO DE OFERTA ECONÓMICA
..………..………………………………………………………………………….. (nombre y apellidos), con DNI …………………………., en nombre propio o en representación de la persona física/jurídica:……………………….………………………………………………………………………...………
…………………………….……………… con NIF y con domicilio
en (calle/plaza)................................................................……………………....…
número……....., población……..................………………………………………, CP y
teléfono………………..…, en calidad de ……………………………………………………………….
DECLARO:
1. Que estoy informado/da de las condiciones y los requisitos que se exigen para poder ser adjudicatario/a del contrato de SUMINISTROS
…………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….…………
………………………………………………………………………………………………………….……………………
……………………………………………………………………………………………….
2. Que me comprometo en nombre propio o en nombre y representación de la empresa……………………………………………………………………………………………..……..…., a ejecutarlo con sujeción estricta a los requisitos y las condiciones estipulados en los pliegos de condiciones generales y de prescripciones técnicas del contrato, por los importes siguientes:
Precio (IVA excluido): …………………………..……………euros (en números);…..………………
…….……………………………………………………...…………………..……………………(en letras).
IVA: ….……….……………..……euros (en números); ………………………………………………….
...……………….………………………………………………………………………………..…(en letras). Tipo impositivo de IVA aplicable: ……….
Precio total: ………………….…..……………euros (en números); ……………………………..……
…….……………………………………………………...……………………………………..…(en letras).
………………, …….. de ………………………….. de …………
(Lugar, fecha y firma del licitador)