FICHA TECNICA COMPRA DE LICENCIAS
FICHA TECNICA COMPRA DE LICENCIAS
La Unidad de Apoyo a la Gestión del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal de la Alcaldía de Cali, se permite invitarlo a participar en el estudio del sector de los bienes y/o servicios relacionados a continuación.
1. OBJETO: Adquisición de Licencias Microsoft Office Home and Business ESD, para los equipos de propiedad del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.
2. ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR: El objeto a contratar consiste en adquirir licenciamientos para obtener mejoras relacionadas con métodos más consistentes de automatización, respaldo y archivado entre otros. Las Entidades Estatales utilizan los Productos y Servicios Microsoft a través del modelo de licenciamiento.
El Proponente debe contar con una herramienta de soporte técnico que utilizará para gestionar las solicitudes del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal. La herramienta de soporte técnico debe incluir como mínimo: (i) un canal de atención telefónico y un segundo canal alternativo de atención (chat, web, entre otros). El Proponente debe contar con un sistema de conexión que permita brindar soporte remoto al Departamento Administrativo de Hacienda Municipal en el caso que esta lo requiera.
3. ESPECIFICACIONES TECNICAS
LICENCIAS MICROSOFT | 1) Licencia Office Home and Business ESD 2) 64 bits 3) Idioma: Español Latinoamericano 4) Licencia electrónica: ESD (Electronic Software Distribución) 5) Software de ofimática: Office home and business ESD (Word, Excel, power point, Outlook) 6) Duración: Licencia Perpetua ESD 7) Descarga Electrónica 8) Año de expedición: 2019 9)Uso: Para equipos nuevos y usados 10) Las licencias deben ser entregadas a nombre del municipio de Santiago de Cali | 386 unidades mínimo |
4. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS A CARGO DEL CONTRATISTA:
Las siguientes son las obligaciones que serán exigibles al proponente que resulte favorecido con la adjudicación de la presente Convocatoria:
a) Entregar licencias compactibles con los sistemas de información y financiero (Orfeo y SAP), es decir archivos planos, que maneja el Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.
b) Hacer la entrega de las licencias en el sitio y hora que la Unidad de Apoyo a la Gestión del Departamento Administrativo de Hacienda le indique.
c) Atender las sugerencias que el Municipio de Santiago de Cali – Departamento Administrativo de Hacienda Municipal considere pertinente para la ejecución del contrato que se suscriba.
d) Garantizar que el número de las licencias entregadas sean las solicitadas por el contratante, es decir como mínimo debe entregar TRESCIENTAS OCHENTA Y SEIS (386) unidades, pero teniendo en cuenta que pueden ser más, pues dependiendo del valor ofertado en la subasta puede ser mayor, ya que el XXXX adjudicará el contrato por los CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($400.000.000) del presupuesto oficial para ser distribuidos en el número de licencias resultante de dividir esta suma por el valor adjudicado a cada licencia, que en ningún caso puede ser inferior a las TRESCIENTAS OCHENTA Y SEIS
(386) antes mencionadas.
e) Realizar la entrega de las licencias objeto del contrato con las especificaciones descritas en la Ficha Técnica, en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas y técnicas señaladas en el presente documento.
f) Entregar los documentos que acrediten el licenciamiento debidamente legalizado a nombre de la Entidad y los certificados de las licencias ofertadas en el anexo de Especificaciones Técnicas Mínimas correspondiente, y con una vigencia perpetúa
g) El uso de las Licencias a nombre del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal debe proveerse de manera indefinido en atención a la característica de perpetuidad de las mismas
h) Guardar absoluta reserva sobre toda la información que le sea suministrada o conocida con ocasión de la ejecución del contrato.
i) Acreditar ser distribuidos autorizado de Microsoft como mínimo en categoría Silver (mediante certificación expedida por Microsoft)
j) El proveedor se obliga a reponer o cambiar las licencias entregadas, no recibidos a satisfacción por el supervisor o con especificaciones diferentes o inferiores a las requeridas en un término máximo de veinticuatro (24) horas.
k) Dar a conocer al Municipio de Santiago de Cali - XXXX, cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre el objeto del Contrato o sobre sus obligaciones.
l) El Contratista se compromete a suministrar las licencias a los precios descritos en la propuesta resultante de la audiencia de subasta, sin formula de reajuste durante el tiempo de vigencia.
m) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato imparta el Municipio XXXX por conducto del funcionario designado para su supervisión.
n) Entregar al supervisor del contrato, para su revisión y aprobación la respectiva factura de los bienes entregados.
o) Entregar con la factura el certificado de los aportes parafiscales y seguridad social debidamente suscrito por el representante legal o revisor fiscal.
p) Las demás obligaciones que se deriven del presente estudio previo y de la naturaleza del contrato.
CONDICIONES QUE SE DEBEN INDICAR
Validez de la oferta noventa (90) días
5. PLAZO DE EJECUCION Y VIGENCIA: El término para la entrega de las licencias es de 15 días hábiles a partir de la suscripción del acta de inicio.
En el mercado cuando se habla de licencia se refiere a un contrato por el cual la empresa productora o propietaria del Software concede a un tercero el permiso del uso limitado de un derecho de propiedad, a cambio de una compensación financiera por el uso de los derechos concedidos. Derecho que adquiere (Compra) una empresa (Departamento Administrativo de Hacienda Municipal) para explotar una herramienta tecnológica determinada.
Cuando se compra una licencia, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, mas no el sistema operativo como tal, puesto que este sigue siendo propiedad de la empresa quien lo creo y que lo que se adquirió es una autorización para poder utilizarlo en un equipo determinado según los términos del contrato. Tanto así, que a pesar de haber adquirido la licencia de uso, queda prohibida la reproducción o cualquier copia del mismo, lo que quiere decir, que con el hecho de adquirir la licencia, no se está adquiriendo el dominio jurídico del software (Propiedad intelectual) esta es la razón por la cual no se puede vender una copia, ni modificar su contenido.
Ahora la compra de las licencias requeridas y en atención a las características propias de las mismas, para ejecutar el software, le otorga al Departamento Administrativo de Hacienda Municipal el derecho de usar Licencias Microsoft Office Home and Business ESD a perpetuidad. En otras palabras, la licencia no tiene fecha de caducidad, y los usuarios (Alcaldía Municipal – Departamento Administrativo de Hacienda Municipal) pueden ejecutar la suite todo el tiempo que deseen. Es decir el plazo de ejecución del contrato es QUINCE (15) días hábiles pero el uso de la licencia es indefinido es perpetuo, no hay nada que se interponga en el uso de las licencias.
6. LUGAR DE EJECUCION:
El lugar de ejecución será en la ciudad de Santiago de Cali
7. GARANTIAS: En caso de suscribirse el contrato, el proveedor deberá constituir a favor del Municipio Santiago de Cali – Departamento Administrativo de Hacienda,
póliza de seguros, cubriendo los riesgos, porcentajes y vigencia establecidos a continuación:
a) Cumplimiento: Mediante la cual se ampara el cumplimiento en general del contrato, el pago de multas, la cláusula penal pecuniaria y demás sanciones previstas para el CONTRATISTA en las normas legales, por cuantía equivalente al VEINTE POR CIENTO (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza.
Cuando por especiales circunstancias haya necesidad de modificar el plazo o el valor del contrato, dicha garantía deberá ampliarse y entregarse, debidamente aprobada por el ordenador del gasto, según lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015.
Las pólizas anteriormente descritas se harán efectivas inmediatamente se produzca incumplimiento por parte del contratista de las clausulas primera, segunda y tercera del presente contrato y no medie justificación aceptada por el supervisor.
8. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES
Las deducciones que el Municipio Santiago de Cali realiza a la fecha sobre el contrato son:
Estampilla pro cultura | 1% en contratos superiores a $139.547.440 |
Estampilla Pro Hospitales | 1% en contratos por cualquier cuantía |
Estampilla Pro desarrollo | 1% en contratos menores a $75.256.920 |
3.5% en contratos mayores o iguales a $ 75.256.920 | |
Estampilla Pro Univalle | 2% en contratos por cualquier cuantía, excepto entidades sin ánimo de lucro |
Estampilla Unipacifico | 0,5% en contratos por cualquier cuantía |
Reteica | De acuerdo a la actividad y el tipo de empresa contratista |
Retención en la fuente | De acuerdo a la actividad y el tipo de empresa contratista, excepto entidades sin ánimo de lucro |
IVA | La deducción que realiza el Municipio sobre el 19% es el 15% |
El valor techo para la adquisición de las licencias asciende a la suma de CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($400.000.000).
9. PROPUESTA ECONOMICA.
Para efectos de la propuesta económica el oferente deberá indicar en el sobre establecido para la propuesta económica el valor ofertado, para lo cual debe tener en cuenta el valor de los impuestos, tasas, contribuciones y demás costos directos e
indirectos en que incurra para la entrega de las licencias. La propuesta debe tener como mínimo tres meses de validez para la vigencia 2019.
10. FORMA DE PAGO
El Departamento Administrativo de Hacienda Municipal, pagará al contratista el valor del contrato que se suscriba una vez sean entregadas las licencias, en un solo pago, previa certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato.
11. CLASE DE CONTRATO A CELEBRAR:
Conforme con la descripción del objeto contractual manifestado en el numeral 1, como resultado de la adjudicación del presente proceso de selección, se celebrará un contrato de Compraventa en el cual la entidad adquirirá como mínimo trescientas ochenta y seis (386) Licencias Microsoft Office Home and Business ESD, el número de licencias a entregar será el resultante de dividir el presupuesto oficial por el valor que sea adjudicado a cada propuesta, el cual no puede ser inferior a trescientas cincuenta
(386) licencias para los equipos de propiedad del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.
En constancia de lo anterior se firma en Santiago de Cali, a los dieciséis (16) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve (2019).
Comité Estructurador
COMPONENTE TÉCNICO
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx
Jefe Oficina Unidad de Apoyo Subdirector de Tecnología Digital
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Auxiliar Administrativo UAG Profesional especializada
COMPONENTE JURÍDICO COMPONENTE FINANCIERO
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
Xxxxxx Xxxxx Valencia Arbeláez Genes Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Asesor Jurídico ( E) Jefe de Oficina Contaduría General