PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN FORMATO DESIGNACIÓN SUPERVISOR CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS CODIGO: PC-Fr27

	PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN FORMATO DESIGNACIÓN SUPERVISOR CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS	CODIGO: PC-Fr27
		VERSIÓN: 01
	SENADO DE LA REPÚBLICA	APROBACIÓN: 2016-10-20

PARA	:	XXXXXXXXXXXXXXXX DIRECTOR(A) GENERAL DEL SENADO DE LA REPÚBLICA
DE	:	Dirección General Administrativa
REFERENCIA	:	Contrato de Prestación de Servicios No. _______________
ASUNTO	:	Designación supervisión

De manera atenta, para su conocimiento, fines pertinentes y a efectos de surtir el trámite requerido, me permito comunicarle que, por medio del presente memorando y una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, es usted designado para ejercer la supervisión del contrato de la referencia, conforme las especificaciones y fundamentos que se señalan a continuación:

1. CONSIDERACIONES PREVIAS.

La gestión contractual del Estado es un instrumento para el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, razón por la cual dicha actividad es regulada por principios que buscan evitar decisiones caprichosas, negligentes o interesadas de los administradores públicos, no para anular su voluntad y criterio frente a las situaciones que deben atender, sino para que en el marco de los postulados que rigen la función administrativa y la gestión fiscal, adopten medidas encaminadas a garantizar, en primer lugar, el interés general, y, en segundo, la adecuada inversión de los recursos públicos.

Ahora bien, en el marco de la su gestión contractual, al Senado de la República le corresponde efectuar la vigilancia y verificación del cumplimiento del objeto y las obligaciones establecidas en la totalidad de la contratación celebrada por la entidad.

En cumplimiento de su misión de direccionamiento y consciente de la importancia de las disposiciones que establecen y precisan aspectos atinentes a la responsabilidad, los deberes y facultades inherentes a las actividades de supervisión, este despacho encuentra necesario, en pro del mejoramiento continuo y del fortalecimiento de la gestión contractual del Senado de la República, recordar la preponderación del papel que desempeñan los supervisores, quienes en nombre y representación del Senado de la República deben efectuar el seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados por la entidad, en la búsqueda constante del cumplimiento de los fines estatales.

2. ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO A SUPERVISAR.

NUMERO DE CONTRATO CLASE DE CONTRATO

INFORMACIÓN DEL CONTRATISTA
Nombre		Identificación	Representante Legal (si aplica)		CC. Representante Legal (si aplica)
Teléfono	Dirección de Notificación			Correo Electrónico de Notificación

ESPECIFICACIONES CONTRACTUALES
1. Fecha de firma del Contrato	2. Plazo inicial de ejecución		3. Valor inicial del contrato
	Hasta el XX de XXXXX de XXXX
	Inicio Suspensión	Fecha Reinicio	Recursos vigencia Actual	Recursos Vigencia Futura
	NO APLICA	NO APLICA

3. MARCO NORMATIVO. La supervión del contrato de la referencia debe ser ejercida teniendo en cuenta, entre otras disposiciones, las normas y reglamentos que se relacionan a continuación:

	Norma	Nombre – Materia que Regula	Artículos
1	Constitución Política	-------------------------------------------------------------------------------	6, 123, 124, 209
2	Ley 80 de 1993	Estatuto General de Contratación de la Administración Publica	3, 4, 5, 14, 23, 24, 25, 26, 32, 50, 51, 52, 53, 56, 58, 60, 61
3	Ley 734 de 2002	Código Único Disciplinario	40, 48 (numeral 34)
4	Ley 1150 de 2007	Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos	2, 11, 14, 17, 23
5	Ley 1474 de 2011	Estatuto Anticorrupción	44 al 45, 82 al 85, 118
6	Manual de Contratación del Senado de la República
7	Manual de Supervisión del Senado de la República

4. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR. Conforme las especificaciones contenidas en las normas señaladas en el acápite anterior, a los supervisores les corresponde el desarrollo, entre otras, de las siguientes obligaciones:

1	Obligaciones Generales	:	Controlar, supervisar y vigilar la ejecución del contrato asignado, a fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Servir de interlocutor entre el Senado de la Republica y el contratista. Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de vigilancia. Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato. Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo. Efectuar los requerimientos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato. Tramitar las solicitudes de adición, prorroga, suspensión o modificación, las cuales deben estar debidamente soportadas en razones que la justifiquen. Presentar informes sobre situaciones que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato, para esto deberá verificar que durante el desarrollo y ejecución del contrato se mantengan las condiciones económicas, técnicas y financieras inicialmente presentadas por el contratista al momento de presentar su oferta. Comprobar durante la ejecución del contrato, los aspectos relacionados con los pagos, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada pago, aprobando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista. Comunicar aquellas situaciones que conozcan en ejercicio de sus funciones que puedan poner en riesgo el patrimonio público o hayan causado detrimento patrimonial al Senado de la Republica.
2	Obligaciones posteriores a la legalización del contrato	:	Revisar y analizar el contenido del contrato, en especial las obligaciones allí pactadas. Suscribir oportuna y conjuntamente con el contratista el acta de iniciación del contrato.
3	Obligaciones durante la ejecución del contrato	:	Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales. Exigir al contratista la extensión, ampliación, restablecimiento u otorgamiento de garantías si es del caso. Controlar e informar periódicamente al ordenador del gasto sobre el avance del contrato con base en el plazo del mismo, cuando haya lugar a ello. Conceptuar, con su debida justificación, sobre la viabilidad de las adiciones, cesiones, prorrogas y demás modificaciones al contrato a las que haya lugar, así como el envío de su correspondiente solicitud. Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta ejecución del contrato. Requerir al contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones que no esté cumpliendo de conformidad con lo pactado en el contrato. Presentar los informes correspondientes sobre la ejecución del contrato y asistir técnicamente al Senado de la Republica en asuntos relacionados con la ejecución del mismo. Verificar para efectos de pago, que el contratista este cumpliendo con las obligaciones de afiliación y pagos al sistema de seguridad social integral, ARP y aportes parafiscales, según sea el caso, e informar en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones. Solicitar la imposición de sanciones al contratista para lo cual deberá enviar en forma oportuna el correspondiente informe acerca del incumplimiento, así como de los requerimientos efectuados al contratista y sus correlativas respuestas. Elaborar la respuesta a los requerimientos o peticiones del contratista, según su competencia. Revisar las facturas o documentos equivalentes, y las cuentas de cobro presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen claramente el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos.
4	Obligaciones a la finalización del contrato	:	Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento. Solicitar a la División Financiera y Presupuesto los correspondientes estados de cuentas del contratista. Revisar los documentos necesarios para la liquidación final del contrato, si es del caso.. Exigir al contratista la extensión, ampliación, restablecimiento u otorgamiento de garantías si es del caso. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensaci6n Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre los pagos efectuados, valores no ejecutados a favor del Senado de la Republica y saldos a favor del contratista. Tramitar en debida forma y en el término señalado para tal efecto, el acta de liquidación con todos sus soportes y anexos.

Cordialmente,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Director(a) General

Senado de la República

Proyectó:

Revisó :

Casa Dirección Administrativa

Xxxxxxx 0 Xx. 00 - 00

Teléfonos: 0000000 - 3824361- 3824362 - 3824367

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