Finanzas para la Ejecución por parte de Agencias
Finanzas para la Ejecución por parte de Agencias
El PNUD ejecuta proyectos en los países en que se ejecutan programas a través de su red de agencias, principalmente a través de los asociados en la ejecución y las modalidades de implementación directa.
Mediante consultas y acuerdos con el Gobierno del país en que se ejecuta el programa, el Administrador del PNUD seleccionará una única entidad de ejecución o, en modalidades operacionales armonizadas, un asociado en la ejecución, entre las entidades designadas para cada actividad específica del programa del PNUD. Con el acuerdo del Gobierno del país en que se ejecuta el programa y el PNUD, la entidad de ejecución o el asociado en la ejecución seleccionados pueden asociarse con una o más entidades para llevar a cabo las actividades del programa del PNUD.
La ejecución por parte de agencias ilustra los aspectos financieros de la implementación de estos proyectos, particularmente cuál es la mejor manera de que la oficina en el país registre y procese los gastos/el dinero en efectivo informados/proporcionados por las agencias.
Ejecución por parte de Agencias
La ejecución por parte de agencias es una de las cuatro modalidades disponibles para el PNUD para la ejecución de proyectos y programas.
Una agencia de la ONU puede ser un Asociado en la Ejecución (responsable de la entrega de los resultados generales en un programa o un proyecto) o una Parte Responsable (responsable de la entrega de los elementos de un programa o un proyecto).
El Reglamento Financiero 17.02 del PNUD estipula que «la ejecución nacional será la norma para las actividades del programa del PNUD y se tendrán en cuenta las capacidades de los países del programa y la naturaleza de las actividades del programa del PNUD. Cuando la ejecución nacional no resulte adecuada, las organizaciones del sistema de la ONU serán consideradas para seleccionar una entidad de ejecución». Esto rige independientemente de la modalidad de transferencia de efectivo usada en el proyecto de implementación nacional (NIM) (transferencia directa de efectivo, pago directo o reembolso).
Una agencia de la ONU será un adecuado asociado en la ejecución en las siguientes circunstancias:
Cuando una agencia de la ONU cuente con la experiencia técnica, la cual es fundamental para el éxito del proyecto.
Cuando el organismo nacional sustantivo relevante no esté dispuesto o no sea capaz de llevar a cabo la ejecución del proyecto.
Financiación de la Ejecución por parte de Agencias
Cuando una agencia de la ONU emprende actividades del programa o proyecto, la por la Unidad Global de Servicios Compartidos (XXXX, Global Shared Services Unit, por sus siglas en inglés) proporciona los fondos directamente a la agencia de la ONU. Estos fondos se proporcionan con arreglo al calendario de anticipos en la Carta de Acuerdo entre el PNUD y la agencia de la ONU (Acuerdo Básico Modelo con los Organismos de Ejecución [SBEAA, Model Standard Basic Executing Entity Agreement (SBEAA) por sus siglas en ingles). La solicitud de fondos de la agencia de la ONU se documenta en un informe financiero, que especifica los requisitos de efectivo en función de los gastos planificados (los costos de nuevos insumos que se adquirirán y recibirán en el próximo período). El marco de garantía del Método Armonizado de Transferencias en Efectivo (HACT) no rige para las transferencias de efectivo bajo la ejecución por parte de organismos.
9. Las agencias de la ONU presentan sus gastos del proyecto en Informes sobre la Ejecución de un Proyecto (PDR, Project Delivery Reports, por sus siglas en ingles) trimestrales. Esta financiación se registra como un pago anticipado en las cuentas del PNUD. El PDR y los procedimientos contables son los mismos cuando un Organismo es un Asociado en la Ejecución (IP, Implementing Partner, por sus siglas en ingles) o una Parte Responsable (RP, Responsible Party, por sus siglas en ingles). Los costos indirectos incurridos por las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en la ejecución de actividades del programa del PNUD se pagan a partir de los recursos del proyecto, según lo negociado entre las partes.
Los anticipos proporcionados a las agencias de la ONU y los gastos informados en el PDR se registran en una Cuenta de Compensación del Proyecto (PCA, Project Clearing Account, por sus siglas en ingles). Esto constituye la base del saldo restante entre organizaciones para/de la agencia de la ONU en cuanto a los proyectos del PNUD. Las solicitudes de anticipos enviadas por las agencias de la ONU son revisadas por la XXXX y aprobadas por la Oficina de Gestión Financiera (OFM, por sus siglas en inglés), por la Oficina de Informes y Monitoreo del Desempeño Financiero (FPMR) y por la Oficina de Informes Financieros Corporativos y Servicios de Agencia (CFRA).
La política del PNUD es centralizar tanto los anticipos para proyectos a las agencias y la publicación de sus gastos de PDR. Ambos se publican a través de la Cuenta de Compensación del Proyecto (cuenta 16015) de Atlas. Con el apoyo de OFM/FPMR/CFRA, XXXX supervisa y reconcilia los saldos restantes de/para cada agencia y, junto con Tesorería, garantizan que el saldo neto en poder de la agencia correspondiente no sea excesivo y, por ende, que el PNUD tenga control de los fondos y no pierda los ingresos de inversión a través de una prefinanciación excesiva, lo que permite al PNUD invertir el efectivo excedente y mantener un control más estricto de los fondos. Es importante para las Oficinas del PNUD cumplir con la estructura de gestión centralizada de estas transacciones entre agencias, ya que su incumplimiento puede dar como resultado la doble contabilidad de anticipos y/o gastos, lo que crea posibles problemas de financiamiento en los períodos posteriores.
En circunstancias excepcionales (por ejemplo, la agencia no opera bajo la modalidad de PCA global -es decir, no utiliza las presentaciones del Informe de entrega de proyectos (PDR) corporativo-, la agencia no ha firmado el Acuerdo estándar de entidad ejecutora básica (SBEAA), etc.), las oficinas pueden solicitar el uso de la cuenta PCA local (cuenta 16010) a través de XXXX. La autorización del uso de la cuenta de la agencia local es provista por OFM / FPMR / CFRA, en el entendido de que es responsabilidad de la Oficina de País asegurar que el saldo en la cuenta PCA local 16010 se liquide de manera oportuna.
Las oficinas del PNUD pueden comunicarse con la unidad de agencias XXXX para obtener una guía de política general o para solicitar autorización para el uso de la cuenta de la agencia local utilizando la dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.
Informes sobre la Ejecución de un Proyecto (PDR)
Los Informes sobre la Ejecución de un Proyecto deben presentarse 15 días después de la fecha de finalización del trimestre (el trimestre del 00 xx xxxxx xxxxx xx 00 xx xxxxx; el trimestre del 30 xx xxxxx vence el 15 de julio).
Con la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS) en enero de 2012, el PNUD reconoce los gastos solo cuando se hayan recibido los bienes o se hayan prestado los servicios. Por lo tanto, los gastos del PDR incluyen dos componentes: (i) todos los elementos para los que se hayan recibido bienes o prestado servicios, y que la agencia de la ONU haya pagado; y (ii) todos los elementos para los que se hayan recibido bienes o prestado servicios, pero que aún no hayan sido facturados a la agencia de la ONU por parte del proveedor o el prestador de servicios (devengo de recepción). El concepto de obligaciones por liquidar (ULO) ya no se aplica y no forma parte del proceso de presentación de informes de PDR. Todas las agencias de la ONU deben presentar sus PDR en el formato basado en valores devengados de las IPSAS del 1 de enero de 2012.
La OGRF/División de Cuentas y Servicios al Cliente ingresan todos los PDR a una plataforma de transición llamada UNEX (Sistema de Gastos de las Naciones Unidas). El sistema UNEX compara la información del PDR con los detalles del proyecto en ATLAS y valida los gastos.
Los presupuestos de los proyectos en Atlas del PNUD están orientados a los productos, a diferencia de los presupuestos de insumos tradicionales utilizados por la mayoría de las demás agencias de la ONU. UNEX traduce la codificación de gastos de la agencia a la utilizada en Atlas, de modo que se prorratean los costos en relación con el donante y la actividad, los cuales no existen en los presupuestos estándares de la ONU.
Los Oficiales de Programa son responsables de todos los gastos relacionados con su cartera de proyectos, incluida la supervisión de los gastos del proyecto en UNEX, donde pueden modificar la operación de prorrateo automatizado y, además, rechazar gastos, según corresponda.
Registro y Supervisión de los Gastos del PDR en ATLAS
La responsabilidad final de todos los gastos de la agencia de la ONU recae sobre el Oficial de Programa del PNUD, quien debe hacer lo siguiente:
Garantizar que los presupuestos del proyecto se hayan ingresado correctamente en Atlas antes de que comiencen las actividades, y
Revisar los PDR entrantes de manera oportuna con el fin de aceptar los gastos que sean coherentes con el plan de trabajo anual (AWP) y el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada (FRR) del PNUD, y
Garantizar que los gastos de PDR entrantes se encuentren dentro del presupuesto establecido del proyecto y rechazar gastos de PDR incorrectos.
Los gastos de PDR pueden rechazarse en cualquier momento si se dispone de información posterior que cuestione la idoneidad de los gastos previamente aceptados y registrados en Atlas.
Los presupuestos del proyecto y los Límites de Gasto Autorizados (ASL) constituyen límites máximos para los gastos en las actividades del programa del PNUD para los años actuales y futuros. La Reglamentación Financiera 118.07 (b) establece lo siguiente:
«En un año determinado, los gastos de un asociado en la ejecución pueden exceder el presupuesto aprobado de un proyecto para ese año en un 4 por ciento del presupuesto anual del proyecto de ese año (sin incluir el presupuesto de distribución de costos y fondo fiduciario). Estos gastos adicionales se aprueban siempre que el monto total en exceso de dicha agencia o asociado para ese año no exceda el 2 por ciento del fondo total del PNUD (sin incluir la distribución de costos y los fondos fiduciarios) aprobado para los gastos por esa agencia o asociado para ese año».
Cierre del Proyecto
21. Tan pronto como las actividades del proyecto del PNUD finalicen, el asociado en la ejecución declarará el proyecto operacionalmente completado. Informará al PNUD de dicha compleción operacional y enviará al PNUD una revisión de presupuesto, conforme a los procedimientos establecidos para la revisión de presupuestos. Las actividades del programa del PNUD se considerarán financieramente completadas cuando finalicen o se completen a nivel operacional, y siempre que se hayan registrado todas las transacciones financieras, se hayan cerrados las cuentas relevantes y se haya aprobado una revisión final del presupuesto del proyecto.
Auditoría
22. La auditoría de los programas y los proyectos ejecutados por una Agencia de la ONU son realizadas por los auditores debidamente designados de esa agencia. Si una Oficina del PNUD tiene inquietudes sobre la ejecución de un proyecto o un programa, debe expresar dichas inquietudes a la Agencia de la ONU. Si la Oficina del PNUD no está satisfecha con la reacción de la institución, podrá reenviar las inquietudes a la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI). La política del PNUD exige que un proyecto debe auditarse al menos una vez durante su período de actividad (OIL). El nuevo criterio para las auditorías OIL exige que se audite un proyecto al menos una vez durante su período de actividad en el año siguiente a aquel en que los gastos acumulativos alcancen o superen los USD 300 000. Este criterio no rige en el primer año de actividades de un proyecto. La auditoría vencerá el año siguiente a aquel en que los gastos acumulativos hayan alcanzado o superado el umbral de USD 300 000. Por ejemplo, la auditoría de un proyecto se exigirá en el tercer año de actividades en los casos donde los gastos acumulativos en los primeros dos años hayan alcanzado o superado los USD 300 000 y el proyecto aún no haya estado sujeto a una auditoría.
Anexo 1: Xxxxx de Rendición de Cuentas para la Ejecución por parte de Agencias
Xxxxx de Rendición de Cuentas para la Ejecución por parte de Agencias |
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Oficial de Programa |
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OGRF/CFRA |
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XXXX |
Para los fondos básicos y complementarios:
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Este proceso se denomina el proceso de salida, mediante el cual los gastos válidos se registran en Atlas a través de GLJE |
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Disclaimer: This document was translated from English into Spanish. In the event of any discrepancy between this translation and the original English document, the original English document shall prevail.
Descargo de responsabilidad: esta es una traducción de un documento original en Inglés. En caso de discrepancias entre esta traducción y el documento original en inglés, prevalecerá el documento original en inglés.
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