ANEXO No 4 PROYECTO DE CONTRATO
ANEXO No 4 PROYECTO DE CONTRATO
CONTRATO No | XXXX |
CONTRATANTE | CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ |
NIT | 860.007.322-9 |
REPRESENTANTEL LEGAL | XXXXXXX |
IDENTIFICACIÓN | XXXXXXX |
CONTRATISTA | XXXXXX |
NIT | XXXXXX |
DATOS DE CONSTITUCIÒN | XXXXXX |
REPRESENTANTE LEGAL | XXXXXX |
DOMICILIO | XXXXXX |
OBJETO | Prestar el servicio de impresión y escaneo con equipos de última tecnología en las diferentes dependencias de LA CÁMARA. |
A. CONSIDERACIONES GENERALES: 1) LA CÁMARA es una institución de servicios de carácter privado que representa al sector empresarial y a la comunidad en su conjunto y cumple funciones que le fueron delegadas por el Estado. 2). De conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 y 6 del Decreto Reglamentario 2042 de 2014 “Por medio del cual se reglamenta la Ley 1727 de 2014, el Titulo VI del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones”, LA CÁMARA tiene entre sus funciones y facultades las siguientes: a) Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos. b) Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción de la respectiva cámara de comercio. c) Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones. d) Prestar servicios de información empresarial originada exclusivamente en los registros públicos, para lo cual podrán cobrar solo los costos de producción de la misma. e) Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore datos de otras fuentes. f) Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados. g) Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios. h) Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo económico, social y cultural en el que la Nación o los entes territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus recursos. i) Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de personas, bienes, o servicios que se deriven de funciones atribuidas a entidades públicas con el fin de conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales registros se desarrollen en virtud de autorización legal y de vínculos contractuales de tipo habilitante que celebren con dichas entidades. j) Celebrar convenios entre ellas, asociarse o contratar con cualquier persona natural o jurídica para el cumplimiento de sus funciones. 3) LA CÁMARA para dar cumplimiento de sus funciones, a través de la Vicepresidencia de Tecnología, estableció la necesidad de remplazar el parque de impresoras y sus insumos y servicios asociados que actualmente utiliza la entidad y que a la fecha presenta obsolescencia tecnológica, para garantizar la utilización de tecnología vigente; trasladando los gastos en consumibles como papel, toner, kits de mantenimiento y el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo al nuevo servicio de impresión y de escáner el cual contribuirá en un futuro al ahorro de papel. 4) En consideración de lo anterior y siguiendo los procedimientos aplicables, LA CÁMARA realizó la invitación a proponer para la selección objetiva del contratista que se encargaría del servicio de impresión y escaneo con la instalación de equipos de última tecnología en las sedes de LA CÁMARA, de acuerdo con las especificaciones y requerimientos dados por LA CÁMARA en la invitación. 5). El proceso de convocatoria contempló la etapa de subasta inversa electrónica, en la cual EL CONTRATISTA ofertó el mejor precio, razón por la cual fue adjudicatario en el citado proceso de selección. 6). EL CONTRATISTA actúa de manera independiente, cuenta con la experiencia necesaria para realizar, con los más altos estándares de calidad y cumplimiento, las actividades contratadas, actúa con plena autonomía técnica, financiera, directiva y administrativa. 7). Los servicios objeto de este contrato serán prestados por EL CONTRATISTA de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación, utilizando sus propios medios y bajo su exclusivo riesgo. 8). Este contrato es de naturaleza comercial y no faculta a LA CÁMARA para dar a EL CONTRATISTA órdenes en cuanto al modo, cantidad, tiempo y trabajo, ni para exigirle el cumplimiento de su Reglamento Interno de Trabajo. No se genera relación laboral | |
alguna entre las partes. 9). El proceso de contratación para la selección del contratista que ejecutará el presente contrato fue recomendado por el Comité Asesor de Contratación del XX de XXX de 2015 y por la Junta Directiva del XX de XXX de 2015. 10). El presente contrato se realiza de acuerdo con lo establecido en el artículo 166 del Decreto-Ley 019 de 2012 que establece que: “(…) Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos, continuarán afectos a las funciones atribuidas a las Cámaras de Comercio por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. (…)” y de acuerdo con el artículo 182 de la Ley 1607 de 2012 relativo a la tasa contributiva a favor de las Cámaras de Comercio, en el cual se dispone que: “(…) Los ingresos provenientes de las funciones de registro, junto con los bienes adquiridos con el producto de su recaudo, continuarán destinándose a la operación y administración de tales registros y al cumplimiento de las demás funciones atribuidas por la ley y los decretos expedidos por el Gobierno Nacional, con fundamento en el numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. (…)”. B. ESTIPULACIONES CONTRACTUALES: 1). OBJETO DEL CONTRATO. Prestar el servicio integral de impresión y escaneo con equipos de última tecnología en las diferentes dependencias de LA CÁMARA.
2) ALCANCE: Para el cumplimiento del objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA deberá garantizar la impresión en papel blanco, impresión normal en papel de seguridad entregado por LA CÁMARA y el escaneo de páginas para eventos o casos que se requiera; para lo cual deberá suministrar hasta doscientos noventa y dos (292) equipos de impresión, distribuidos así: Modelo MS812 uno (1), modelo T642 uno (1), modelo T644 ciento treinta y nueve (139), modelo T654dn cuarenta y cinco (45), modelo X264dn cuarenta y cinco (45), modelo E360dn cuento cuatro (104). PARÁGRAFO: La Cámara podrá aumentar o disminuir el número de máquinas multifuncionales e impresoras durante la ejecución del contrato. A. CONDICIONES GENERALES: i. Los equipos requeridos para la prestación del servicio deberán ser nuevos y los suministros que se utilicen en toda la ejecución del contrato deberán ser originales, no se aceptaran equipos, ni suministros remano facturados. ii. Los equipos deberán tener mantenimiento preventivo dos veces al año y mantenimiento correctivo cada vez que se requiera. iii. El proponente deberá destinar para iniciar el proyecto, por lo menos el número de impresoras solicitadas. Se aclara que del número total es de hasta doscientos noventa y dos (292) y LA CÁMARA desea contar inicialmente con cincuenta y seis (56) máquinas multifuncionales que se ubicarán en el Edificio Salitre para apoyar el proyecto de Gestión Documental.
iv. Las multifuncionales podrán ser reubicadas en las diferentes dependencias de la Entidad, inclusive Sedes, en caso de que los procesos de negocio lo requieran. v. El proveedor deberá entregar una (1) impresora de backup por cada diez (10) impresoras. En los sitios donde el número de impresoras es menor a diez (10), debe existir por lo menos una (1) impresora de backup. Dependiendo de la necesidad y del daño, la Cámara podrá solicitar un equipo multifuncional a cambio de una impresora o xxxxxxxxx.xx. El proveedor deberá proveer un servidor virtual para llevar la contabilidad del consumo de impresiones con su software debidamente licenciado. vii. Para todas las impresoras y multifuncionales ubicadas en las áreas administrativas se debe poder programar aplicaciones accediendo a un sitio web, una unidad de red o un sitio FTP para uso desde un icono en el display de la impresora, y que permitan una impresión rápida y fácilmente desde el panel de control. viii. Las impresoras ubicadas en los puntos de atención al público deberán garantizar que la guía de ajuste de papel de la bandeja multipropósito o manual alinee hacia el lado izquierdo del equipo. Esto garantizará a LA CÁMARA la correcta impresión del recibo de pago. ix. Las multifuncionales deberán permitir el escaneo de los documentos que requiera el área donde se encuentren instaladas. B. ENTREGA DE LOS EQUIPOS: La entrega y devolución de los equipos que se utilizarán para la prestación del servicio se realizará en las oficinas de la Cámara de Comercio de Bogotá y esta es una responsabilidad de EL CONTRATISTA, quien deberá disponer de todo lo necesario para dicha actividad. Los equipos deberán ser entregados de acuerdo con la distribución geográfica requerida por LA CÁMARA; esta actividad será programada con el coordinador de soporte técnico de LA CÁMARA y su equipo de trabajo. Al término de ejecución del contrato, los gastos por el desmonte y devolución de los equipos estarán a cargo del contratista. C. SERVICIOS DE INSTALACIÓN: El contratista deberá: i. Desempacar el equipo con el cual se prestará el servicio de impresión (los empaques de los equipos deberán ser retirados y almacenados por EL CONTRATISTA en sus bodegas). ii. Instalarlo en el puesto de trabajo. iii. Conectar a la estación de trabajo o a la red de la entidad dependiendo del equipo.
D. SERVICIO DE CONFIGURACIÓN: EL CONTRATISTA deberá hacer el proceso de instalación y configuración para que el equipo quede funcional, dependiendo si se trata de una impresora de atención al público, una impresora departamental o una multifuncional. Se debe realizar integración con el Directorio Activo de Microsoft. E. INVENTARIO DE EQUIPOS: Las actividades que EL CONTRATISTA deberá realizar para el adecuado manejo del inventario, son las siguientes: i. Las impresoras de atención al público, las impresoras departamentales o las multifuncionales deben ser entregadas con una placa de inventario que permita su identificación. ii. El proveedor debe contar con una herramienta que permita llevar una gestión del inventario de los equipos de impresión, funcionario
asignado, ubicación, entre otros. Dicha herramienta deberá estar disponible para uso de LA CÁMARA a través de la web en la infraestructura propia de EL CONTRATISTA. F. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO: i. Punto único de Contacto: EL CONTRATISTA debe tener un punto único de contacto para reporte de la incidencia sobre los equipos de impresión, este contacto debe hacerse a través de cualquiera de las siguientes herramientas: software xx xxxx de servicios en línea (ubicado fuera de las instalaciones de LA CÁMARA), telefónico o por correo electrónico. En cualquiera de estos casos, se debe recibir el número de ticket. LA CÁMARA reportará el incidente y solicitará de inmediato el reemplazo del equipo. Este servicio debe operar en modalidad 6x8 (6 días a la semana, 8 horas por día) y el ANS es de 5 minutos. ii. Cuando se presente daño en impresora o multifuncional: Se solicitará soporte a la línea telefónica indicada por el proveedor. El equipo dañado se debe reparar o cambiar en máximo 8 horas hábiles. Si el incidente no se resuelve, el usuario utilizará el equipo de respaldo iii. Equipos adicionales para atender necesidades: EL CONTRATISTA tiene 40 horas hábiles a partir de la solicitud formal por parte de LA CÁMARA para dar respuesta. iv. Daño masivo de equipos de impresión (superior al 10% de equipos de impresión contratados): El proveedor deberá remplazar la totalidad de los equipos de impresión con los cuales presta el servicio, por equipos de similares o superiores especificaciones técnicas, en caso de que se llegue a presentar un incidente masivo, operando siente (7) equipos por día, a las cuarenta y ocho (48) horas de ser notificado el incidente.
v. Devolución de Equipos de Impresión: EL CONTRATISTA deberá formatear la memoria de los equipos de impresión que contengan formas electrónicas de propiedad de LA CÁMARA, en un término de dos (2) horas, antes de que los equipos sean retirados de las instalaciones de LA CÁMARA. G. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO: Los funcionarios de LA CÁMARA que vayan a utilizar las maquinas impresoras o multifuncionales, deberán contar con el correspondiente entrenamiento capacitación de manejo operativo por parte de EL CONTRATISTA. El proveedor deberá realizar transferencia de conocimiento así: i. Para el grupo de Desarrolladores: Se indicarán las prácticas para abordar desarrollos de formularios electrónicos aproximadamente para quince (15) personas. ii. Para el grupo de Administradores: Se realizará la transferencia asociada al software de gestión aproximadamente para cinco (5) personas. iii. Para el grupo de Técnicos de Soporte: Se realizará la transferencia asociada al soporte técnico básico de las impresoras aproximadamente para cinco (5) personas. iv. Para el grupo de usuarios finales: Se enseñará la utilización de todas las opciones asociadas a la utilización de la impresora. para aproximadamente quinientas (500) personas. 3) ANEXOS. Forman parte integral del presente contrato como anexos, y vinculan jurídicamente a las partes, los siguientes documentos: a) La invitación a proponer del xxxxxxxx de 2015, con sus respectivos Anexos y adendas, en adelante LA INVITACIÓN. b) La propuesta presentada por EL CONTRATISTA el xxxxxxxx de 2015, en adelante LA PROPUESTA. En caso de contradicción entre lo consignado en el contrato y cualquiera de los anexos, se preferirá lo estipulado en el contrato. En caso de contradicción entre los anexos, se preferirá lo estipulado en LA INVITACIÓN. 4) OBLIGACIONES DE EL CONTRATISTA: Sin perjuicio de otras obligaciones pactadas en el presente documento, EL CONTRATISTA se obliga a: a) Ejecutar el objeto del presente contrato dando estricto cumplimiento a todo lo ofrecido en LA PROPUESTA y a las especificaciones técnicas de LA INVITACIÓN. b) Designar y mantener por la vigencia del contrato el equipo de trabajo requerido para su ejecución, acorde con lo indicado en la PROPUESTA, en caso de modificación deberá ser aprobada por el supervisor del contrato. c) Mantener durante la vigencia del contrato el Gerente de Proyecto, quien será el encargado de supervisar la ejecución de las actividades de implementación, transformación e inicio del proyecto, diseño y control de campañas de ahorro y será la persona de contacto ente EL CONTRATISTA y LA CÁMARA; quien no podrá ser reemplazado sin previa autorización de LA CÁMARA. d) Reemplazar el personal que no cumple con los estándares solicitados cuando así lo solicite LA CÁMARA. e) Asegurar los equipos asignados para la prestación del servicio, contra todo riesgo, exonerando a LA CÁMARA de cualquier incidente que se pueda presentar. f) Presentar para aprobación de LA CÁMARA el cronograma para realizar la entrega, instalación y configuración de la totalidad de las impresoras de atención al público, impresoras departamentales o multifuncionales con los cuales prestará el servicio debe ser de máximo un (1) mes. g) Garantizar la plena disponibilidad del grupo de trabajo vinculado para la ejecución del presente contrato. h) Realizar y coordinar todas y cada una de las actividades necesarias para el cumplimiento del presente contrato teniendo en cuenta los lineamientos que establezca LA CÁMARA. i) Dar cumplimiento en los tiempos de respuesta establecidos, a los acuerdos de niveles de servicio descritos en el anexo técnico de la PROPUESTA.
j) Atender cualquier requerimiento hecho por LA CÁMARA sobre la prestación de los servicios objeto de este contrato y asesorarla sobre el particular. k) Ejecutar el objeto del presente contrato en los sitios que LA CÁMARA ha dispuesto para ello. l) Cumplir dentro de los términos legales con todas las obligaciones de carácter laboral respecto de los empleados que utilice para la ejecución del presente contrato, especialmente pero no exclusivamente las que se refieren a salarios, prestaciones sociales y afiliación a Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos Laborales. m) Suministrar a
su personal los carnés y demás documentos de identificación que acrediten su pertenencia a la empresa. n) Dotar a su personal técnico de todos los medios, equipos, herramientas y elementos técnicos y de seguridad industrial para la prestación de sus servicios y suministrarles por su cuenta todos los elementos de protección personal y de seguridad requeridos. o) Informar inmediatamente a LA CÁMARA cualquier incidencia, acontecimiento o situación que pueda afectar la ejecución del presente contrato. p) Indemnizar a LA CÁMARA por los perjuicios que se generen por el retardo en el cumplimiento y/o por el incumplimiento del objeto pactado en el presente contrato y las obligaciones que se deriven del mismo. q) EL CONTRATISTA se obliga a borrar o eliminar las formar electrónicas, formularios y/o documentos que reposen en las memorias de las maquinas impresoras antes de ser retiradas de las instalaciones de LA CÁMARA, ya sea por reparación o mantenimiento y por terminación del contrato r) Remitir por correo electrónico al supervisor del contrato, un informe mensual el mismo día que presente la factura, en formato Microsoft power point; sobre la actividad de impresión y escaneo de toda la entidad por centro de costo y por usuario, junto con las recomendaciones pertinentes mes a mes y el consolidado de incidentes presentados s) Abstenerse de divulgar, publicar o comunicar a terceros, información, documentos o fotografías, relacionadas con las actividades que se desarrollan y no hacer uso externo de los formatos y documentación entregada por LA CÁMARA, los cuales son exclusivos para la ejecución del presente contrato. t) Cumplir con las obligaciones de aportes a los Sistemas de Salud, ARL, pensiones y aportes a cajas de compensación familiar, ICBF, SENA, cuando a ello haya lugar, durante la ejecución del convenio y hasta su liquidación, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. u) Presentar las pólizas con su respectivo recibo de pago, el documento que acredite la afiliación del personal de EL CONTRATISTA al Régimen de Seguridad Social Integral,
A.R.L. y pago de aportes parafiscales (si aplica) y cancelar los demás gastos necesarios para la legalización del contrato. v) Las demás que sean de la naturaleza o se entiendan hacer parte del presente contrato y garanticen su adecuada y satisfactoria ejecución y la buena fe contractual. 5) OBLIGACIONES DE LA CÁMARA: a) Pagar el valor del contrato de conformidad con lo establecido en el presente documento. b). Suministrar la información que requiera EL CONTRATISTA para la adecuada y oportuna prestación de sus servicios objeto del presente contrato. c) Destinar o proveer el espacio físico adecuado para las instalaciones de las maquinas impresoras. d) Facilitar la devolución de las maquinas impresoras al momento de la terminación del contrato en el estado normal de deterioro por el uso de las mismas. e) Verificar que el personal de LA CÁMARA, que va a utilizar el servicio de impresión cuente previamente con capacitación por parte del contratista para el uso de las maquinas impresoras.
f) Autorizar el ingreso del personal designado por EL CONTRATISTA a las instalaciones que designe LA CÁMARA para el cumplimiento del objeto del presente contrato, siempre que cumplan con las políticas de ingreso para contratistas. e) Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos presentados por EL CONTRATISTA. f) Designar al funcionario que hará las veces de contacto técnico y funcional para la coordinación de las actividades de este contrato. 6) PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del presente contrato es por tres (3) años, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución.
7) VALOR DEL CONTRATO: El valor del presente contrato será el resultado de multiplicar el número de impresiones y páginas escaneadas según el valor unitario establecido por EL CONTRATISTA, así: a) La hoja impresa tendrá un valor de xxxx. b) La hoja escaneada tendrá un valor de xxxx. PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA acepta que no habrá lugar a ningún tipo de reajuste del valor del contrato durante el plazo de ejecución del mismo, ni por concepto de IPC o incremento al salario mínimo mensual legal vigente. Esto en el entendido que EL CONTRATISTA con la presentación de LA PROPUESTA realizó todos los cálculos, operaciones, análisis y equivalentes necesarios que determinaron que el valor de los servicios que por este documento se contratan, durante todo el plazo de ejecución, corresponden a las sumas determinadas en LA PROPUESTA y establecidas en el presente documento. Así mismo tuvo en cuenta el riesgo cambiario de la moneda extranjera, como el valor del cambio que pueda llegar a tener la importación, suministros o repuestos que requieran las maquinas impresoras o multifuncionales. PARÁGRAFO SEGUNDO: CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL VALOR DEL CONTRATO: El valor total del contrato incluye todos los gastos, costos e impuestos directos e indirectos necesarios para la oportuna y satisfactoria ejecución de los servicios objeto del contrato por parte de EL CONTRATISTA, tales como personal, recursos técnicos, equipos, medios magnéticos, papelería, copias, transporte, administración, seguros, imprevistos, utilidad e impuestos, entre otros. Cualquier costo o gasto adicional que se genere por la suscripción o ejecución del presente contrato será asumido exclusivamente por EL CONTRATISTA. 8) FORMA DE PAGO: LA CÁMARA pagará el valor del contrato mensual vencido de acuerdo al número de impresiones y páginas escaneadas acorde con los valores unitarios establecidos por EL CONTRATISTA, previa aprobación por parte del Supervisor del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura mediante transferencia electrónica. EL CONTRATISTA no podrá facturar sin haber prestado los servicios a entera satisfacción de LA CÁMARA. 9) REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD PARA LOS
PAGOS: Además de los requisitos mencionados en el presente contrato, para que procedan los pagos, EL CONTRATISTA se obliga previamente a presentar a satisfacción de LA CÁMARA los documentos que acrediten el pago oportuno del Régimen de Seguridad Social Integral, A.R.L y parafiscales cuando a esto haya lugar. Para acreditar dicho pago debe presentar la planilla integrada de liquidación de aportes (pila) en los términos establecidos en la ley. En el evento en que LA CÁMARA encuentre que EL CONTRATISTA no está dando cumplimiento a las obligaciones de pago al Régimen de Seguridad Social Integral, ARL o parafiscales (cuando haya lugar) LA CÁMARA tendrá la facultad de abstenerse de pagar, mientras EL CONTRATISTA no cumpla con sus obligaciones legales. 10) NATURALEZA DE LOS RECURSOS: En razón del objeto específico determinado en este contrato, se entiende que los pagos que sean o llegaren a ser debidos por LA CÁMARA en virtud del mismo serán atendidos con recursos de origen público/privado. Teniendo en cuenta que las prestaciones del contrato serán pagadas totalmente con dineros de origen público, EL CONTRATISTA tendrá en cuenta que mediante la ejecución de sus compromisos colabora eficientemente en el logro de las funciones de interés general que corresponde adelantar a LA CÁMARA. Por lo mismo, en la interpretación de las declaraciones de voluntad en estos casos se procurará adecuarse a la que más se ajuste a tales fines. LA CÁMARA se reserva el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual notificará por escrito esta circunstancia a EL CONTRATISTA quien acepta que esa modificación unilateral puede tener lugar en cualquier momento. 11) NATURALEZA DEL CONTRATO: Las partes manifiestan que EL CONTRATISTA realiza las actividades objeto del presente contrato en forma independiente, utilizando sus propios medios y recursos, con total autonomía administrativa, sin que medie subordinación alguna respecto de LA CÁMARA. Así mismo, se entiende que con la suscripción del presente contrato no se configura ningún tipo de vinculación laboral entre LA CÁMARA y EL CONTRATISTA o sus dependientes. Así mismo, queda claramente establecido que EL CONTRATISTA es totalmente independiente para todos los efectos laborales y será el único empleador de los trabajadores que emplee en la ejecución del presente contrato, estando exclusivamente a su cargo el pago de salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales e indemnizaciones que se causen a favor de dichos trabajadores, al igual que los aportes que establece la ley para entidades como el ISS, EPS, ARL, SENA, BIENESTAR FAMILIAR, etc. Igualmente, LA CÁMARA queda exonerada de toda responsabilidad civil, administrativa o penal por los contratos que realice EL CONTRATISTA con terceras personas jurídicas o naturales para la ejecución del presente contrato. 12) GARANTIAS: EL CONTRATISTA se obliga a favor de LA CÁMARA a constituir y a mantener vigente por su cuenta y a favor de ésta, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, domiciliada en Bogotá, D.C., y aceptada por LA CÁMARA, las pólizas que cubran los siguientes amparos: a) CUMPLIMIENTO: Una póliza que garantice el cumplimiento del presente Contrato, por un valor asegurado igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y cuatro (4) meses más. d) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Una póliza que garantice los salarios y prestaciones sociales, por un valor asegurado igual al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato con una vigencia igual a la del presente contrato y tres (3) años más. d) CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS: Una póliza que garantice la calidad de los servicios prestados, por un valor asegurado igual al diez (10%) del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y dos (2) años más. PARÁGRAFO PRIMERO: MODIFICACIONES. En todos los casos en que se modifique el plazo de ejecución del presente contrato y/o se adicione el valor del mismo, EL CONTRATISTA se compromete a presentar a LA CÁMARA el certificado de modificación de la póliza, ajustado con el nuevo plazo o valor, según corresponda. PARAGRAFO SEGUNDO: La póliza constituida por EL CONTRATISTA no expirará por falta de pago de la prima como tampoco por su revocación unilateral. 13) SUPERVISOR: La supervisión del presente contrato será ejercida por el Director de Infraestructura Tecnológica de LA CÁMARA. 14) FUNCIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO: Las personas encargadas de la supervisión del contrato cumplirán con lo previsto en el Manual de Supervisión e Interventoría de LA CÁMARA, entre otras: a) Adoptar las medidas necesarias tendientes a mantener, durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes en el momento de la suscripción del mismo. b) Recomendar y solicitar la imposición de sanciones oportunamente, cuando considere incumplida una obligación contractual exigible, expresando las razones por las que considera el incumplimiento. c) Aprobar las cuentas derivadas del cumplimiento del contrato. d).Verificar los pagos realizados en virtud del contrato. e) Hacer seguimiento del plazo de ejecución del contrato o de sus prórrogas y solicitar con la debida antelación cualquier modificación contractual en caso de ser necesaria. d) Aprobar y solicitar cualquier modificación al cronograma de actividades presentado por EL CONTRATISTA. e) Rechazar los bienes y/o servicios cuando no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos y solicitar su reemplazo.15) FORMA DE COMUNICACIÓN ENTRE LAS PARTES: EL CONTRATISTA a través del Gerente de Proyecto canalizará las comunicaciones enviadas por LA CÁMARA al software xx xxxx de servicios en línea (ubicado fuera de las instalaciones de LA
CÁMARA), al teléfono de contacto entregado o al correo electrónico de contacto. En caso que no sea posible lograr comunicación efectiva por ninguno de estos medios, el supervisor del contrato de LA CÁMARA, estará facultado para contactar al Gerente de Proyecto a su celular personal. Las comunicaciones deberán responderse en el tiempo estipulado en el acuerdo de servicio prometido por EL CONTRATISTA, según lo establecido en el literal f de la cláusula segunda del presente contrato. 16) CONFIDENCIALIDAD. EL CONTRATISTA, sus dependientes y subcontratista se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros información, operaciones, procesos, tecnología y demás información de LA CÁMARA que conozcan por virtud de la ejecución del presente contrato o por cualquier otra causa. Para estos efectos, las partes convienen que toda la información que reciban EL CONTRATISTA y/o sus dependientes, referente a LA CÁMARA, se considera importante y confidencial y divulgarla o transmitirla puede lesionar los intereses de LA CÁMARA o su reputación. EL CONTRATISTA y/o sus dependientes se abstendrán igualmente de utilizar cualquier información procedente de LA CÁMARA para cualquier fin diferente a la ejecución del presente contrato. De igual manera, LA CÁMARA se abstendrá de divulgar o compartir con personas diferentes al personal de LA CÁMARA los documentos, programas, estrategias y tarifas de EL CONTRATISTA.17) INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CÓDIGO DE ÉTICA. EL
CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente documento, no encontrarse incurso en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. EL CONTRATISTA acepta que ha revisado el documento denominado Código de Ética para Contratistas, que se encuentra publicado en la página web xxx.xxx.xxx.xx en su versión xx xxxxx de 2007. 18) CESIÓN DEL CONTRATO. En ningún caso EL CONTRATISTA podrá subcontratar ni ceder el presente contrato, salvo con autorización previa por escrito de LA CÁMARA. El incumplimiento de esta obligación facultará a LA CÁMARA para terminar unilateralmente y de manera inmediata el presente contrato, sin que por este hecho se genere indemnización alguna por parte de LA CÁMARA a favor de EL CONTRATISTA. 19) CLÁUSULA PENAL. Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente a LA CÁMARA, EL CONTRATISTA pagará a LA CÁMARA sin necesidad de previo requerimiento, por el retardo o inejecución total o parcial de las obligaciones a su cargo, contraídas en virtud del presente contrato, una suma equivalente al 20% del valor total del mismo. La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, ni su pago extinguirá las obligaciones contraídas por EL CONTRATISTA en virtud del presente contrato. En consecuencia, la estipulación y el pago de la pena dejan a salvo el derecho de LA CÁMARA de exigir acumulativamente con ella el cumplimiento o la resolución del contrato, en ambos casos con indemnización de perjuicios. EL CONTRATISTA manifiesta y acepta que LA CÁMARA compense el valor correspondiente que eventualmente resulte de la pena estipulada con las deudas que existan a su favor y que estén a cargo de LA CÁMARA, ya sea en virtud de este contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto. 20) MULTAS Y SANCIONES. LA CÁMARA, aplicará multas diarias hasta del 0.1% del valor total estimado del contrato, hasta cumplir un porcentaje máximo del quince (15%) en los siguientes eventos: a) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA estipuladas en el contrato, dentro del plazo contractual previsto para cada una de ellas. b) Por el cumplimiento imperfecto de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA. c) Por el retraso o demora en el cumplimiento de sus obligaciones de carácter laboral. d) Por incumplimiento en el término para liquidar el contrato o por no allegar los documentos requeridos para tal fin (cuando se requiera). d) Por el incumplimiento en el deber de confidencialidad de la información por EL CONTRATISTA, sus empleados, subcontratistas o dependientes, por lo cual pagará a LA CÁMARA una suma equivalente al 5% del valor del contrato. PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO. La multa se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de LA CÁMARA a EL CONTRATISTA. Se aplicará una multa diaria hasta que EL CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la multa, sin perjuicio de que LA CÁMARA pueda dar por terminado anticipadamente el contrato por incumplimiento grave de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA acepta que LA CÁMARA descuente el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude a EL CONTRATISTA, en virtud del presente contrato o de cualquier otro crédito que exista a cargo de LA CÁMARA y a favor de EL CONTRATISTA. El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por LA CÁMARA ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos. Para la terminación del presente contrato por incumplimiento de EL CONTRATISTA o para la exigencia de la cláusula penal, no será necesario que LA CÁMARA imponga previamente multas a EL CONTRATISTA. El procedimiento mínimo para la aplicación de cualquier sanción contractual será el siguiente: (i) El Supervisor del Contrato comunicará por escrito a EL CONTRATISTA el presunto incumplimiento presentado. (ii) Recibida la comunicación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, EL CONTRATISTA podrá indicar las razones por las cuales estima que no tiene responsabilidad en relación con el presunto incumplimiento. (iii) El
Supervisor del Contrato analizará las explicaciones suministradas por EL CONTRATISTA, y de resultar aceptables, se lo hará saber a éste; en caso contrario le comunicará que se procederá a la sanción contractual (igual comunicación se dará en caso de que EL CONTRATISTA no indique razón alguna).
21) CAUSALES DE TERMINACIÓN. Además de otras causales previstas en el presente documento, este contrato terminará: a) Por cumplimiento del objeto contractual. b) Por incumplimiento de las obligaciones de las partes contratantes, c) Por el vencimiento del plazo de ejecución. d) Por mutuo acuerdo entre LA CÁMARA y EL CONTRATISTA. e) Por fuerza mayor o caso fortuito. f) Por imposibilidad técnica, administrativa y/o legal de continuar con la ejecución del presente contrato. g) De manera unilateral e inmediata cuando EL CONTRATISTA se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. h) LA CÁMARA, cuando lo considere conveniente, podrá dar por terminado el presente contrato unilateralmente, previo aviso a EL CONTRATISTA de treinta (30) días calendario. i) Por las demás causales señaladas en el presente contrato o en la ley. PARAGRAFO PRIMERO: En caso de que se declare la terminación anticipada del contrato, éste se liquidará en el estado en el que se encuentre, al momento de la fecha de terminación anticipada. PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de terminación anticipada del contrato EL CONTRATISTA debe restituir los valores correspondientes a las actividades no ejecutadas, dentro de los diez (10) siguientes a la terminación 22) INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne a LA CÁMARA por cualquier situación o hecho que se derive de la ejecución del objeto del presente contrato, por tanto se obliga a asumir la defensa de LA CÁMARA y los costos de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar, en caso de que LA CÁMARA resultara demandada por hechos derivados de la ejecución del presente contrato y que sean imputables a EL CONTRATISTA. Esta cláusula también se aplicará cuando existan quejas o reclamos por compensaciones laborales de los trabajadores de EL CONTRATISTA y en todo caso de demandas civiles, laborales, penales, administrativas, etc. por dolo o culpa de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA se obliga a salir en defensa de LA CÁMARA y estará obligado a acudir al llamamiento en garantía, que se le dirija si LA CÁMARA es demandada o recibe algún reclamo por parte de terceras personas en relación con la ejecución del contrato (por incumplimiento de los requisitos técnicos pactados, por defecto de los bienes suministrados, deficiente o mala calidad en los bienes y/o servicios prestados, así como defectos en instalación y puesta en funcionamiento, entre otros), independientemente de si este reclamo se hace a través de jueces, árbitros, autoridades administrativas o por cualquier otro medio. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial que se derive por incumplimiento de los requisitos técnicos pactados, por defecto de los bienes suministrados, deficiente o mala calidad en los bienes y/o servicios prestados, así como defectos en la instalación y puesta en funcionamiento, LA CÁMARA notificará a EL CONTRATISTA, quien asumirá de inmediato la defensa de LA CÁMARA. Si EL CONTRATISTA después de notificado por LA CÁMARA no asume la defensa en un término de cinco (5) días hábiles, ésta queda facultada para contratar, a expensas de EL CONTRATISTA, la defensa que considere necesaria, cuyos costos y las indemnizaciones a que hubiere lugar correrán por cuenta exclusiva de EL CONTRATISTA, pudiendo LA CÁMARA repetir contra EL CONTRATISTA. 23) MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: En caso de suscitarse cualquier diferencia con ocasión de la celebración y/o ejecución del presente contrato, las partes intentarán primero el arreglo directo, en caso de no ser posible llegar a un acuerdo, las partes acudirán a los mecanismos de solución de controversias extrajudiciales contenidos en la Ley 446 de 1998 y en las demás normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, tales como la transacción, la conciliación y la amigable composición, entre otros. 24) CLÁUSULA COMPROMISORIA: Cualquier diferencia, conflicto o incumplimiento que surja entre las partes con ocasión de la suscripción, ejecución, terminación o liquidación del presente contrato, que no haya podido resolverse mediante los mecanismos de solución de controversias extrajudiciales a que se hizo referencia en la cláusula anterior, será sometido a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará a las normas vigentes sobre la materia y se regirá especialmente, por las siguientes reglas: 1. El Tribunal estará integrado por tres árbitros nombrados así: cada una de las partes nombrará un árbitro, el árbitro restante será nombrado de común acuerdo entre las partes y si esto no es posible se delega su nombramiento al Director del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá, para que lo designe conforme al reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá. 2. Los árbitros deberán ser abogados colombianos, inscritos en las listas de árbitros del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá. 3. La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá, en lo no regulado en la presente cláusula. 4. El Tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá, en el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades. 5. El Tribunal decidirá en derecho y su fallo tendrá efectos de cosa juzgada material de última instancia y, en consecuencia, será final y obligatorio para
las partes. 6. Los costos que se causen con ocasión de la convocatoria del Tribunal estarán a cargo de la parte vencida. 25) MODIFICACIONES: Todas las modificaciones que se efectúen al presente contrato deberán constar por escrito suscrito por las partes contratantes. 26) INTEGRIDAD Y DIVISIBILIDAD: Si cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. 27) LEGISLACIÓN APLICABLE Y DOMICILIO: El contrato se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes de la República de Colombia, y tendrá como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C. 28) INSTRUMENTACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga a suscribir el presente contrato y aportar los documentos correspondientes establecidos en el mismo, a más tardar dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por LA CÁMARA que el documento se encuentra listo para ser firmado. EL CONTRATISTA acepta que LA CÁMARA podrá desistir de contratar lo previsto en este documento en caso de que EL CONTRATISTA incumpla el término aquí señalado y no entregue o no entregue oportunamente a LA CÁMARA los documentos atrás señalados, sin que se genere indemnización alguna y sin que se requiera para ello notificación de cualquier naturaleza. 29) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes, para su ejecución se requiere de la aprobación de las pólizas por parte de LA CÁMARA y la presentación ante LA CÁMARA del documento que acredite la afiliación y pago al régimen de Seguridad Social Integral, ARL y el pago de aportes parafiscales de EL CONTRATISTA o su personal.
Las partes han consentido en el objeto de este contrato en constancia de lo cual firman,
LA CÁMARA
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EL CONTRATISTA
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