CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO No. 1000 - 2014

MANUAL OPERATIVO - MO

CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO No. 1000 - 2014

SUSCRITO ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Y FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.

00 XX XXXX XX 0000

A. ANTECEDENTES

El 22 de diciembre de 2014 se suscribió Contrato de Encargo Fiduciario No. 1000/2014 entre el Ministerio de Educación Nacional y Fiduciaria La Previsora S.A., con el propósito de Administrar los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones – SGP con destinación específica para el sector de educación, asignados a las entidades territoriales objeto de medidas correctivas de conformidad con el Decreto Ley 028 de 2008 y sus reglamentarios, así como los recursos del Ministerio de Educación Nacional dispuestos para ejecutar las medidas correctivas.

B. INTRODUCCION

El presente Manual Operativo – MO, define los procedimientos, actividades, tiempos, requerimientos y recepción de información para la administración de recursos y pagos, y para la gestión contractual (contratación derivada para la adquisición de bienes y servicios), de conformidad con el contrato de encargo fiduciario antes mencionado, según lo establecido en el Decreto 028 de 2008; y es el instrumento orientador para la dirección, ejecución y control del encargo fiduciario No. 3-148748, suscrito entre el Ministerio de Educación Nacional y Fiduciaria La Previsora S.A.

El Manual Operativo publicado en el SECOP y que hace parte del proceso de licitación LP-MEN-11- 2014, es la base para la ejecución inicial del contrato y la presente modificación del Manual Operativo.

Se realiza la presente modificación, teniendo en cuenta que se deben actualizar procedimientos de acuerdo a la dinámica de la operatividad del negocio fiduciario.

C. DEFINICIONES

Para efectos del presente Manual Operativo (MO), se definen los siguientes términos:

ADMINISTRADOR TEMPORAL: Delegado por el Fideicomitente, quien de acuerdo al Decreto 028 de 2008 y sus reglamentarios, asume las facultades de nominación y ordenación del gasto de los recursos del SGP, en aquella(s) entidad(es) sujetas a la medida correctiva xx Xxxxxxxx Temporal de la Competencia.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

CONTRATO PRINCIPAL: Es el documento mediante el cual se regula el Encargo Fiduciario suscrito entre el Fideicomitente y Fiduciaria La Previsora S.A. el 22 de diciembre de 2014, base para la creación del encargo fiduciario No. 3-148748.

CONTRATO DERIVADO: Es el documento mediante el cual se contrata a terceros para la adquisición de bienes y servicios en las entidades sujetas a medidas correctivas.

CONTRATISTAS: Son terceros que suministran bienes y/o servicios con cargo al encargo fiduciario, como prestación de servicios, asesorías, arrendamiento, transporte, adecuación de oficinas, suministro de equipos y materiales, y apoyo logístico, entre otros, a quienes se les pagará, de acuerdo con las líneas presupuestales entregadas por el Ministerio de Educación Nacional, previa solicitud del ordenador del gasto respectivo.

COMITÉ FIDUCIARIO: Órgano máximo de dirección y decisión del encargo fiduciario, encargado de velar por la correcta ejecución del Contrato.

FORMULARIO SARLAFT: Formato sobre el sistema de administración del riesgo xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo, que debe diligenciar quien se vincule al encargo fiduciario en cumplimiento de la normatividad vigente.

FIDEICOMITENTE: El Ministerio de Educación Nacional.

FIDUCIARIA: Es el contratista, Fiduciaria La Previsora S.A., entidad encargada de la administración, manejo, inversión, contratación y pago de los recursos financieros del contrato.

INTERVENTOR/SUPERVISOR: Persona Natural o Jurídica, designado por el fideicomitente, responsable de realizar el seguimiento, supervisión y control de la ejecución del Contrato de Encargo Fiduciario No. 1000 de 2014. La firma BDO Audit S.A., ejerce la interventoría administrativa, técnica, legal y financiera al contrato de Encargo Fiduciario No. 1000 de 2014, de acuerdo con lo establecido en el contrato 1004 de 2014, suscrito con el Ministerio de Educación Nacional.

MO: Manual Operativo del encargo fiduciario No. 1000 de 2014.

NOVEDADES DE NOMINA: El registro de todo tipo de solicitud, certificaciones, novedades, liquidación y demás trámites relacionados con la administración de la nómina de Docentes, Directivos Docentes y Administrativos de la(s) entidad(es) objeto de la medida correctiva xx Xxxxxxxx Temporal de la Competencia.

ORDENADOR DEL GASTO: Es el Representante Legal del Fideicomitente y/o persona (s) delegada (s) por el Fideicomitente, según la naturaleza de los recursos depositados en el encargo fiduciario para ordenar contraer compromisos y autorizar pagos.

RECURSOS DEL ENCARGO FIDUCIARIO – SGP EDUCACIÓN: Son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones – SGP, con destinación específica para el sector educación, asignados a la(s) entidad(es) territorial(es) que sean objeto de medidas correctivas de conformidad

con el Decreto Ley 028 de 2008 y sus decretos reglamentarios, de acuerdo con el proceso de Licitación Pública LP-MEN-11-2014.

RECURSOS DEL ENCARGO FIDUCIARIO MEN-NACIÓN: Aquellos que él Fideicomitente gira al encargo fiduciario, de su presupuesto, para atender los gastos relacionados con el funcionamiento de la Administración Temporal del sector educativo de la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de medidas correctivas o gastos específicos de convenios incorporados al presupuesto de la entidad.

RECURSOS DEL ENCARGO FIDUCIARIO – NACIÓN: Los recursos asignados por la Nación para proyectos o gastos específicos que deban ejecutar la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de medidas correctivas de conformidad con el Decreto Ley 028 de 2008 y sus decretos reglamentarios.

SUPERVISOR O INTERVENTOR DE LA CONTRATACIÓN DERIVADA: Persona natural o jurídica designada por el Ordenador del Gasto correspondiente, para la vigilancia, seguimiento y control del cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones de los contratos derivados de la contrato de encargo fiduciario No. 1000/2014, los cuales serán designados en el insumo de contratación remitido a la Fiduciaria La Previsora S.A.

D. FORMATOS

Para cada uno de los procesos se adoptan los siguientes formatos, los cuales hacen parte integral del Manual Operativo:

1. Los que utiliza el Ministerio de Educación Nacional, con sus correspondientes actualizaciones:

No FORMATO	APLICACIÓN	EN EJECUCIÓN RECURSOS SGP	EN EJECUCIÓN RECURSOS NACION- MEN
A-FM-CN-PR-02-01	Insumo de contratación	X	X
A-FM-CN-PR-02-02	Solicitud modificación Insumo de Contratación	X	X
A-FM-CN-CO-03-01	Solicitud de adición/prórroga o modificación de contrato	X	X
A-FM-CN-CO-02-01	Acta de inicio de contrato	X	X
A-FM-CN-CO-02-02	Cronograma de ejecución del contrato	X	X
A-FM-CN-CO-02-05	Informe de inversión y buen manejo del anticipo	X	X
A-FM-CN-CO-02-07	Acta de seguimiento de la ejecución del contrato	X	X
A-FM-CN-CO-02-08	Informe parcial de interventoría	X	X
A-FM-CN-CO-02-12	Informe final de Interventoría	X	X

No FORMATO

APLICACIÓN

EN EJECUCIÓN RECURSOS SGP

EN EJECUCIÓN RECURSOS

NACION- MEN

A-FM-CN-CO-02-14

Informe Ejecución y Cumplimiento Obligaciones

Contratos Prestación de Servicios

A-FM-CN-CO-02-04

Certificado de Cumplimiento tramite de pago - Contratos,

Convenios, OA

A-FM-FI-CE-01-01

Certificado de cumplimiento y tramite de pago de Servicios Públicos, Impuestos,

Resoluciones o Autorizaciones

A-FM-FI-CE-01-07

Certificado de Trámite de Pago -

Prestación de Servicios

2. Los que utiliza Fiduciaria La Previsora S.A., con sus correspondientes actualizaciones:

No FORMATO	APLICACIÓN	EN EJECUCIÓN RECURSOS SGP	EN EJECUCIÓN RECURSOS NACION- MEN
FR-ESN—02-020	Formulario de conocimiento del Cliente para persona con firma Autorizada	X	X
FR-GNE—05-010	Formato identificación de vinculados - Contratista Derivado y Vinculado Indirecto	X	X
FR-GNF-01-008	Formato de Registro de Firmas	X	X
FR-GNE-03-001	Orden de pago	X	X
FR-GNE-03-001	Formato de legalización de anticipos	X	X
S/N	Certificación de efectos tributarios	X	X
S/N	Declaración juramentada Personas Naturales - Deducciones	X	X

3. Los que se utilizan solo en el desarrollo del Encargo Fiduciario:

No FORMATO	APLICACIÓN	EN EJECUCIÓN RECURSOS SGP	EN EJECUCIÓN RECURSOS NACION- MEN
MF001	Autorización de contratación derivada	X	X
MF002	Solicitud y autorización de gastos de desplazamiento	X	X
MF003	Informe de desplazamiento	X	X

E. POLÍTICAS

1. Fiduciaria La Previsora S.A., administrará los recursos del Encargo Fiduciario de manera independiente, por subcuentas: para recursos MEN, Nación y para cada una de la(s) entidad(es) territorial(es) sometidas a medidas correctivas, por concepto de gasto, de acuerdo con la destinación de los recursos, a través de cuentas bancarias, así:

a) Cuenta de Ahorros para recibir los aportes, recaudos y demás ingresos.

b) Cuenta corriente a la cual se trasladarán recursos que han sido recibidos en la Cuenta de Ahorros para realizar los pagos autorizados por el Ordenador del Gasto.

Cada vez que se adopte una medida correctiva en una entidad territorial, previa notificación del Fideicomitente; Fiduciaria La Previsora S.A. adelantará el proceso de apertura de las cuentas respectivas y remitirá al Ministerio de Educación Nacional las certificaciones correspondientes y los formatos SIIF para las cuentas recaudadoras.

Si en ejecución del contrato No. 1000 de 2014, se levantase la medida correctiva en alguna entidad territorial, se procederá de acuerdo con lo establecido en el contrato de encargo fiduciario.

2. Los recursos a administrar en el Encargo Fiduciario provienen de:

a) Recursos provenientes del Sistema General de participaciones – SGP, sector educación, asignados a la(s) entidad(es) territorial(es) que fuere(n) objeto de medidas correctivas, que incluyen los conceptos de Prestación del Servicio, Cancelaciones y Calidad Educativa.

b) Recursos del presupuesto Nacional – MEN, para atender los gastos relacionados con el funcionamiento de la Administración Temporal del sector educativo de la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de medidas correctivas.

c) Recursos asignados por la Nación para proyectos o gastos específicos que deban ejecutar las entidades territoriales objeto de medidas correctivas.

d) Rendimientos financieros generados por los recursos administrados en el Encargo Fiduciario.

3. El reporte de la Nómina de Docentes, Directivos y administrativos financiados con recursos SGP, de la(s) entidad(es) territorial(es) sujeta(s) a medidas correctivas se efectuará por medio electrónico, por parte de la Administración Temporal, en el formato que disponga Fiduciaria La Previsora S.A.

4. La actividad contractual que realice el Fideicomitente en desarrollo del Contrato de encargo fiduciario No. 1000 de 2014, a través de Fiduciaria La Previsora S.A., se sujetará a la Constitución y a las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, así como a lo establecido en el Estatuto Orgánico de Presupuesto, en la Ley que decreta anualmente el presupuesto xx xxxxxx y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal correspondiente, en lo relacionado con el giro de recursos para transferir a Fiducias o Encargos Fiduciarios o a las entidades con las que celebre convenios o contratos interadministrativos.

5. Los lineamientos de la contratación estarán a cargo del Fideicomitente quien instruirá a Fiduciaria La Previsora S.A. sobre los parámetros jurídicos, técnicos, económicos y financieros de selección y evaluación relacionados con los procesos de contratación a que haya lugar.

6. Todo pago se debe efectuar dentro del plazo ofrecido por el Contratista en su propuesta; es decir entre uno (1) a dos (2) días hábiles siguientes a la recepción por parte de Fiduciaria La Previsora S.A., de la orden impartida por el Ordenador del Gasto, junto con el archivo y los soportes requeridos según el caso, el tiempo establecido se contará a partir del día en que se radique el último soporte allegado para adelantar el trámite. Una vez realizados los pagos Fiduciaria La Previsoras S.A. reportará al Ministerio de Educación Nacional y a la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de las medidas correctivas según corresponda, de acuerdo con la fuentes de los recursos con los cuales se financie el pago.

7. Los pagos se efectuarán, mediante transferencia electrónica a la cuenta del beneficiario y para ello, en la orden de pago se debe registrar la totalidad de información del beneficiario (nombres y apellidos o razón social, documento de identidad o NIT, cuenta bancaria, tipo de cuenta y entidad financiera).

8. Cuando se traté de pagos autorizados por el beneficiario de pago a un tercero, se deberá registrar la información del mismo, en el Formato de orden de giro. Se precisa que la autorización a terceros no procederá para el pago de nómina a docentes, directivos docentes y administrativos de la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de las medidas correctivas.

9. Si la orden de pago presenta inconsistencias o errores, Fiduciaria La Previsoras S.A. la devolverá sin tramitar así:

9.1. Para los pagos de las Administraciones Temporales:

 Los pagos recibidos antes de las 12 del día se revisarán y si tienen inconsistencias serán informadas en horas de la tarde, mediante correo electrónico dirigido al Administrador temporal con copia al interventor del contrato de encargo fiduciario. Si la orden de pago cumple con los requisitos su radicado queda ese mismo día y continúa con el trámite de pago correspondiente.

Los pagos que se reciban después de las 12 del día se revisarán y si tienen inconsistencias se devuelven al día siguiente, utilizando con el mismo procedimiento del numeral anterior. Si la orden de pago cumple con los requisitos, su radicado rige a partir del día siguiente y continúa con el trámite de pago correspondiente.

9.2. Para los pagos ordenados por el Ministerio de Educación Nacional:

 Los pagos ordenados por el Ministerio de Educación Nacional recibidos antes de las 12 del día se revisarán y si tiene inconsistencias serán informadas en horas de la tarde, mediante correo electrónico dirigido a la Subdirección de Monitoreo y Control y al Interventor del contrato de encargo fiduciario. Si la orden de pago cumple con los requisitos su radicado queda ese mismo día y continúa con el trámite de pago correspondiente.

 Los pagos que se reciben después de las 12 del día se revisarán y si tiene inconsistencias se devuelven al día siguiente con el mismo procedimiento del numeral anterior. Si la orden de pago cumple con los requisitos su radicado rige a partir del día siguiente y continúa con el trámite de pago correspondiente

10. Si los pagos son recibidos en Fiduciaria La Previsora antes del mediodía, se contaran los dos

(2) días hábiles establecidos en el contrato de encargo fiduciario No. 1000 de 2014, para efectuar los pagos a las 48 horas, según la fecha y hora del radicado.

11. Si los pagos son recibidos en Fiduciaria La Previsora después del mediodía, inicia el trámite al día siguiente en la mañana, y se contaran los dos (2) días hábiles establecidos en el contrato de encargo fiduciario No. 1000 de 2014, para efectuar los pagos a las 48 horas, según la fecha y hora del radicado, a partir de ese día.

12. Sólo se permite (1) un anticipo de viáticos por funcionario o contratista de la Administración Temporal. En caso que se solicite un anticipo, sin legalizar el anterior, Fiduciaria La Previsora devolverá sin trámite la orden de pago.

13.Para la contratación derivada, en el trámite del primer pago se debe remitir el RUT y la certificación bancaria de la cuenta del beneficiario, documentos con los cuales se registra esta información xxx xxxxxxx en la base de datos de Fiduciaria La Previsora S.A. (Si se trata de primeros pagos a favor de terceros que con antelación ya fueron vinculados a la Fiduciaria no se exigirán estos documentos).

14.Con los rendimientos financieros que generen los recursos administrados, se debe realizar el siguiente procedimiento, dependiendo de la fuente:

 Los generados por los recursos del presupuesto del Ministerio de Educación Nacional; de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y la Ley Anual de Presupuesto, deben consignarse en la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el mes siguiente de su recaudo (Primeros 5 días hábiles).

 Los generados por los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones – SGP, con destinación específica para el sector educación, asignados las entidades territoriales que sean objeto de medidas correctivas; de acuerdo con lo establecido en el artículo 91º de la Ley 715 de 2001, se invertirán en el mismo sector para el cual fueron transferidos, en el caso de la participación para educación se invertirán en mejoramiento de la calidad; por tanto deben permanecer en la misma cuenta que los genera, y reportarse a la entidad territorial para el registro e inversión correspondiente.

15.Cuando el Fideicomitente solicité el cambio de alguna de las personas del equipo de trabajo, notificará por escrito a Fiduciaria La Previsora S.A., quien contará con un término xx xxxx (10) días hábiles para presentar la hoja de vida y los soportes correspondientes. El Fideicomitente contará con tres (3) días hábiles para manifestar la aceptación por escrito.

16.Fiduciaria La Previsora S.A. podrá introducir cambios en el equipo de trabajo por caso fortuito y fuerza mayor, previo visto bueno del Ministerio de Educación Nacional, siempre que los nuevos profesionales propuestos tengan los mismos, o superiores perfiles a los mínimos exigidos. Una vez solicitado el cambio por parte de Fiduciaria La Previsora S.A., el Fideicomitente contará con tres (3) días hábiles para manifestar dar respuesta por escrito.

17.Previo a la iniciación del contrato el Fideicomitente, enviara a Fiduciaria La Previsora S.A., los formatos SARLAFT de vinculación al sistema de administración del riesgo xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo, con los soportes correspondientes, del Ministerio de Educación Nacional y de los Ordenadores del Gasto. De igual manera, cada que se produzcan cambios en los Ordenadores del Gasto, se deberán enviar los formatos de vinculación.

18.Para los contratos derivados, previo al envío de la autorización e insumo de contratación, se deberán remitir a Fiduciaria La Previsora S.A., los formatos SARLAFT de vinculación al sistema de administración del riesgo xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo, con los soportes correspondientes. De igual manera, se deben enviar las actualizaciones anuales.

Para los convenios que deba suscribir directamente la Administración Temporal, previo a la suscripción de los mismos, se deberán remitir a Fiduciaria La Previsora S.A., los formatos SARLAFT de vinculación al sistema de administración del riesgo xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo, con los soportes correspondientes. En todo caso dentro de los documentos de suscripción del convenio deberá reposar el certificado SARLAFT emitido por Fiduciaria La Previsora S.A.

19.Fiduciaria La Previsora S.A., informará al Fideicomitente la periodicidad con la cual se deben actualizar los formularios SARLAFT, tanto del Ministerio de Educación Nacional, como de los Ordenadores del Gasto y de los contratistas.

F. REMISION DE INFORMACION DEL FIDEICOMITENTE A LA FIDUCIARIA

El Fideicomitente remitirá la información, según la naturaleza de los recursos de la siguiente manera:

1. Cuando se trate de la ejecución de recursos del presupuesto del Ministerio de Educación Nacional, el Fideicomitente remitirá la siguiente información:

a) Soportes de las transferencias de recursos o aportes al encargo fiduciario, los cuales se requieren para efectuar los registros de los ingresos correspondientes.

b) Autorizaciones de contratación derivada, con el insumo y sus soportes correspondientes, debidamente ajustadas al procedimiento detallado en el numeral G-3 del presente manual.

c) Solicitudes de adición, prórroga, modificación o suspensión de contratación derivada, con el insumo y sus soportes correspondientes.

d) Órdenes de pago con los soportes correspondientes.

2. Cuando se trate de la ejecución de recursos del SGP, el Fideicomitente a través del Administrador Temporal o responsable designado, remitirá la siguiente información:

a) Autorizaciones de contratación derivada, con el insumo y sus soportes correspondientes, debidamente ajustadas al procedimiento detallado en el numeral G-3 del presente manual.

b) Solicitudes de adición, prórroga, modificación o suspensión de contratación derivada, con el insumo y sus soportes correspondientes.

c) Órdenes de pago digitales, para:

 Pagos de nóminas de activos, pensionados, reprogramaciones y aportes parafiscales solo con firma digital no requieren soportes.

d) Órdenes de pago físicas, para:

 Pagos de viáticos, servicios públicos, contratación derivada, anexando los soportes respectivos, lo que permitirá efectuar la liquidación de los impuestos y proceder a efectuar el pago a que haya lugar.

e) Solicitudes de anticipos de viáticos y gastos de viaje, que deben incluir el acto administrativo de autorización del desplazamiento.

G. PROCESOS

Para la gestión del contrato de encargo fiduciario No. 1000/2014, se definen 6 procesos agrupados en 3 macro procesos, así:

MACRO PROCESOS	PROCESOS
A. Gestión Financiera	1. Incorporación de recursos a la fiducia
A. Gestión Financiera	2. Expedición de Certificados de existencia de recursos
B. Gestión Contractual	3. Autorización de contratación
	4. Elaboración y perfeccionamiento de contratos
	5. Liquidación de contratos
C. Desembolsos	6. Pagos

1. INCORPORACIÓN DE RECURSOS AL ENCARGO FIDUCIARIO

Los recursos que se depositen en el contrato de encargo fiduciario No. 1000 de 2014, según su naturaleza y destinación se dividen en:

 RECURSOS DEL PRESUPUESTO DE LA NACIÓN-MEN: Los recursos Financieros que aporte la Nación-MEN, para atender los gastos relacionados con el funcionamiento de la Administración Temporal del sector educativo de la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de medidas correctivas.

 RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES-SGP: Los recursos financieros que aporte la Nación, correspondientes al Sistema General de Participaciones, sector educación, asignados a la(s) entidad(es) territorial(es) que fueren objeto de medida correctiva.

 RECURSOS DE LA NACION: Los recursos financieros asignados por la Nación para proyectos o gastos específicos que deban ejecutar la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de medidas correctivas.

Teniendo en cuenta lo anterior; el siguiente es el procedimiento, para la incorporación de los recursos depositados en el Encargo Fiduciario:

1.1. El Fideicomitente efectúa la transferencia a las cuentas bancarias certificadas por Fiduciaria La Previsora S.A., de acuerdo a la naturaleza de los recursos.

1.2. El Fideicomitente remite los soportes de las transferencias de recursos o aportes al encargo fiduciario.

1.3. Fiduciaria La Previsora S.A. incorpora los recursos al encargo fiduciario, y realiza los registros contables correspondientes.

De acuerdo con la naturaleza de los recursos entregados en administración, los mismos se giraran al encargo fiduciario así:

Recursos del Sistema General De Participaciones – SGP

Los recursos entregados en administración, provenientes del Sistema General de Participaciones – SGP Educación, asignados a las entidades territoriales que sean objeto de medidas correctivas de conformidad con el Decreto Ley 028 de 2008 y sus decretos reglamentarios, serán desembolsados mensualmente de acuerdo con la disponibilidad de cupo de PAC asignada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en los diez (10) últimos días del mes al que corresponde la transferencia, en atención a lo dispuesto en el artículo 29º de la Ley 1176 de 2007, que establece:

“…El giro de las transferencias establecido en el último inciso del artículo 17 de la Ley 715 del 21 de diciembre de 2001, deberá efectuarse en los diez (10) últimos días del mes al que corresponde la transferencia…”

Recursos del Ministerio De Educación Nacional

El desembolso de los recursos entregados en administración que hacen parte del presupuesto del Ministerio de Educación Nacional, se realizará mensualmente por el valor del plan de pagos de compromisos adquiridos que deban pagarse en dicho mes, de conformidad con lo establecido en las Leyes anuales de presupuesto y los Decretos de liquidación de presupuesto para cada vigencia.

Para el desembolso de estos recursos la sociedad fiduciaria debe presentar el documento equivalente, y el anexo que soporta la solicitud de los recursos.

2. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE EXISTENCIA DE RECURSOS

2.1. Previa consulta de los recursos disponibles en el encargo fiduciario, el Fideicomitente remite a la Fiducia la autorización de contratación.

2.2. Fiduciaria La Previsora S.A. reserva recursos, expide la certificación de existencia de recursos y la anexa a los documentos de solicitud del contrato derivado.

2.3. Para el caso de contratación con cargo a los recursos del SGP, el Administrador Temporal remitirá, junto con la solicitud de contratación el certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente.

3. AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN

La autorización de contratación deberá ser diligenciada completamente y firmada por él Ordenador del Gasto designado, en el formato correspondiente, según la naturaleza de los recursos, teniendo en cuenta la siguiente ordenación del gasto:

 Por el(los) Administrador(es) Temporal(es) en calidad de ordenador del gasto para la ejecución de los recursos del SGP de la entidad territorial sujeta a la medida.

 Por el ordenador del gasto, en ejecución de los recursos asignados por el Ministerio de Educación Nacional.

Para la contratación derivada, el Fideicomitente adelanta los procesos de selección y ordenación, y Fiduciaria La Previsora S.A. es la encargada de elaborar y suscribir los contratos, con cargo al encargo fiduciario, con base en el insumo que para tal fin remita el Ministerio de Educación Nacional o el Administrador Temporal de la(s) entidad(es) territorial(es) objeto de la adopción de la medida correctiva xx xxxxxxxx temporal de la competencia.

Fiduciaria La Previsora S.A. registrará la información de los contratos elaborados y suscritos en los informes de gestión, una vez se encuentren debidamente perfeccionados por las partes. Si al cierre de mes no se ha recibido la información requerida, en el informe de gestión se relacionarán los contratos sin incluir la vigencia de los mismos y el estado se describirá como “en proceso de legalización”.

El proceso se realizará de la siguiente manera:

3.1. El Fideicomitente elabora los estudios previos correspondientes, en el formato de insumo de contratación, en el cual se establece la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato, que debe contener los siguientes elementos mínimos:

 Establecer la justificación de la necesidad que el fideicomitente pretende satisfacer con la contratación.

 La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la duración y monto del contrato

 Definir el análisis del riesgo en el evento de no suscribirse el contrato, así como el soporte que permita la tipificación, estimación, asignación y análisis de los riesgos de la contratación y la definición de la clase y alcance de las garantías que deben ser exigidas al contratista.

 Indicar el supervisor o interventor del contrato derivado para que intervenga desde el proceso precontractual y será su responsabilidad estar atento al cumplimiento de términos y apoyar a los funcionarios que intervengan en el proceso.

3.2. El Fideicomitente fijará los lineamientos para la elaboración de los pliegos de condiciones y los publicará en el SECOP, atendiendo las solicitudes de aclaraciones y observaciones de los oferentes con respecto a los pliegos de condiciones, en los casos en que se requiera.

3.3. Previo al envío de la autorización e insumo de contratación, el Fideicomitente deberá remitir a Fiduciaria La Previsora S.A., los formatos SARLAFT de vinculación al sistema de administración

del riesgo xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo, con los soportes correspondientes. De igual manera, se deben enviar las actualizaciones anuales

3.4. El Fideicomitente enviará a la Fiduciaria la autorización para la elaboración del contrato u aceptación de oferta, firmada por el respectivo ordenador del gasto. Para la suscripción de los contratos se debe contar con los siguientes documentos:

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para contratos financiados con recursos SGP

 Certificación de disponibilidad de recursos en el fideicomiso, emitida por Fiduciaria La Previsora S.A.

 Certificación de la Unidad de Vinculados, emitida por Fiduciaria La Previsora S.A.

 Instrucción del fideicomitente.

 Insumo de contracción.

 Fotocopia de la cédula del Representante Legal y/o del Contratista (si es Persona Natural).

 Registro Único Tributario – RUT.

 Certificación de cuenta bancaria para la realización de pagos, con fecha no mayor a treinta

(30) días.

 Para Personas Naturales, pago de aportes parafiscales del último mes o del mes en que se suscribe el contrato, si la solicitud de contratación se radica después de los primeros cinco (5) días del mes.

 Para Personas Jurídicas, certificado de pago de aportes parafiscales y seguridad social, expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

 Para Personas Naturales (hombres), copia de la Libreta militar.

 Hoja de vida en formato único de la función pública para persona natural o jurídica, para los contratos financiados con recursos SGP. Reporte de hoja de vida del SIGEP para los contratos financiados con recursos MEN - Nación, con la totalidad de soportes de formación y experiencia.

 Declaración de bienes y rentas en formato de la función pública para persona natural, para los contratos financiados con recursos SGP. Reporte de declaración de bienes y rentas del SIGEP para los contratos financiados con recursos MEN – Nación.

 Propuesta del contratista.

 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales.

 Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales.

 Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales.

 Certificado de Autorización de Representante Legal (si así lo exige los estatutos de la sociedad), para personas jurídicas.

3.5. Cuando el contratista sea una Unión Temporal, Consorcios o Promesa de Sociedad Futura, el Fideicomitente enviará a la Fiduciaria los siguientes documentos:

 Instrucción del fideicomitente.

 Insumo de contratación.

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para contratos financiados con recursos SGP

 Certificación de disponibilidad de recursos en el fideicomiso, emitida por Fiduciaria La Previsora S.A.

 Certificación de la Unidad de Vinculados, emitida por Fiduciaria La Previsora S.A.

 Fotocopia de la cédula del representante legal de la Unión Temporal - Consorcio

 Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad correspondiente, con expedición no superior a 45 días anteriores a la radicación de la solicitud de elaboración de contrato, de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio si son Personas Jurídicas; si son personas naturales fotocopia de la Cedula de Ciudadanía.

 Registro Único Tributario – RUT de la Unión Temporal o Consorcio, y de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio

 Certificación de cuenta bancaria para la realización de pagos, con fecha no mayor a treinta

(30) días.

 Pago de aportes parafiscales de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio, del último mes o del mes en que se suscribe el contrato, si la solicitud de contratación se radica después de los primeros cinco (5) días del mes, para Personas Naturales; y para Personas Jurídicas, certificado de pago de aportes parafiscales y seguridad social, expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

 Hoja de vida en formato único de la función pública para persona natural o jurídica, de cada uno de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio

 Propuesta del contratista (Unión Temporal o Consorcio)

 Documento de constitución de la Unión Temporal o Consorcio

 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales, de cada uno de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio.

 Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales, de cada uno de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio.

 Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales, de cada uno de los miembros de la Unión Temporal o Consorcio.

3.6. Las solicitudes de adición, prórroga, modificación o suspensión de contratos, deberán ser remitidas por el Fideicomitente a la Fiduciaria, con por lo menos cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de vencimiento del contrato, adjuntando los siguientes documentos:

 Instrucción del fideicomitente

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para contratos financiados con recursos SGP (si la modificación del contrato incluye adición de recursos).

 Certificación de disponibilidad de recursos en el fideicomiso, emitida por Fiduciaria La Previsora S.A. (si la modificación del contrato incluye adición de recursos).

 Certificación de la Unidad de Vinculados, emitida por Fiduciaria La Previsora S.A.

 Fotocopia de la cédula del representante legal (si es Persona Jurídica).

 Registro Único Tributario – RUT (si la modificación del contrato incluye adición de recursos).

 Para Personas Naturales, pago de aportes parafiscales del último mes o del mes en que se suscribe el contrato, si la solicitud de contratación se radica después de los primeros cinco

(5) días del mes.

 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales.

 Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales.

 Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional, para personas naturales, personas jurídicas y representantes legales.

 Certificado de Autorización de Representante Legal (si así lo exige los estatutos de la sociedad).

4. ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

4.1. Fiduciaria La Previsora S.A. recibe y revisa la autorización de contratación con el insumo y los anexos respectivos.

4.2. Fiduciaria La Previsora S.A. certifica o verifica según la naturaleza de los recursos, la existencia y disponibilidad de recursos para la contratación.

4.3. Fiduciaria La Previsora S.A. verifica la congruencia y completitud de los documentos remitidos. En caso de existir incongruencias o que los documentos no estén completos, conforme lo establecido en el presente manual, notificará al Ministerio o a la Administración Temporal para que proceda a corregir o subsanar.

Los términos de que trata el contrato y los numerales siguientes empezaran a contar una vez la Fiduciaria reciba la documentación completa y congruente.

4.4. Fiduciaria La Previsora S.A. elabora la minuta del contrato.

4.4.1. Se establece un término máximo de dos (2) días hábiles, por parte de la Fiduciaria para la elaboración de los contratos, de conformidad con lo ofrecido en su propuesta; que incluyen la revisión y trámites de verificación documental, y la elaboración y firma del contrato por parte del Ordenador del Gasto de Fiduciaria La Previsora S.A.

4.4.2. Si es necesario modificar la minuta del contrato derivado, por solicitud del Ministerio de Educación Nacional o la Administración temporal, el área jurídica tiene un (1) día hábil para hacer las correcciones solicitadas.

4.4.3. La Fiduciaria La Previsora S.A., remitirá el contrato el día tres (3) o cuatro (4) según el caso, para firma del contratista y despacho al Ministerio de Educación Nacional o a la Administración Temporal.

4.5. Fiduciaria La Previsora S.A. remite el contrato en un solo original debidamente firmado por el Representante Legal al Ministerio de Educación Nacional o a la Administración Temporal según corresponda.

4.6. La Administración Temporal o el Ministerio de Educación Nacional, según corresponda recibe el contrato original y en el término de cinco (5) días hábiles lo devuelve a la Fiduciaria La Previsora S.A., debidamente firmado por el contratista; acompañado del recibo de pago original de la póliza, la póliza, el registro presupuestal (únicamente para contratos financiados con recursos SGP), y el acta de inicio suscrita por el Contratista y el Interventor o Supervisor.

4.7. Fiduciaria La Previsora S.A. recibe el contrato firmado con los soportes correspondientes, y legaliza el perfeccionamiento del mismo.

Fiduciaria La Previsora S.A. debe remitir vía correo electrónico la constancia respectiva, al Ministerio de Educación Nacional o a la Administración Temporal, según corresponda con copia al interventor del contrato de encargo fiduciario.

4.8. En el caso de que sean requeridas por el Fideicomitente, Fiduciaria La Previsora S.A. debe elaborar las modificaciones, prorrogas o adiciones a los contratos, en máximo dos (2) días hábiles, de conformidad con lo ofrecido en su propuesta. En todo caso, las solicitudes de adición, prórroga, modificación o suspensión de contratos, deberán ser remitidas por el Fideicomitente a la Fiduciaria, con por lo menos cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de vencimiento del contrato.

4.9. La Administración Temporal o el Ministerio de Educación Nacional según corresponda envía los informes parciales de Interventoría o Supervisión, de acuerdo con lo establecido en el contrato, controlando el número consecutivo de los mismos.

4.10. La Administración Temporal o el Ministerio de Educación Nacional según corresponda, enviará los informes finales de Interventoría o Supervisión; y Fiduciaria La Previsora S.A., elaborará el acta de liquidación, previo a la realización del último pago del contrato.

5. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

La liquidación de los contratos derivados del Encargo Fiduciario No.1000/2014, se efectuara de conformidad con lo previsto en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, con el siguiente procedimiento.

5.1. Fiduciaria La Previsora S.A. una vez reciba el informe final de Interventoría, elaborará el acta de liquidación, previo a la realización del último pago del contrato.

5.2. Para la liquidación de los contratos, el Fideicomitente enviará a la Fiduciaria los siguientes documentos:

Liquidación Bilateral:

 Informes final de Interventoría o Supervisión, en el cual el supervisor o interventor del contrato certifique el cumplimiento del mismo, aclarándose el valor total pago, el saldo y a quien se debe pagar o si se debe libera, con los anexos correspondientes.

 Fotocopia de los pagos de seguridad social y parafiscales realizados en ejecución del contrato, para personas naturales

 Fotocopia de la cédula del representante legal (Persona Jurídica)

 Registro Único Tributario – RUT

5.3. La Fiduciaria remite al Ministerio de Educación Nacional o a la Administrador Temporal, las actas de liquidación de los contratos para que sean firmadas por los contratistas.

5.4. La Administración Temporal o el Ministerio de Educación Nacional, según corresponda recibe el acta de liquidación y en el término máximo de 10 días calendario, la devuelve a Fiduciaria La Previsora S.A., debidamente firmada por el contratista.

El acta de liquidación debe realizarse en el formato establecido por el Ministerio de Educación Nacional, de conformidad con el numeral “D. FORMATOS”, del presente Manual Operativo.

5.5. Si la liquidación bilateral no procede, el Ministerio de Educación Nacional o a la Administración Temporal, remitirá a Fiduciaria La Previsora S.A., las comunicaciones enviadas al contratista dentro del término establecido para la liquidación bilateral, que demuestren el interés por parte del contratante para liquidar el respectivo contrato; con base en lo cual Fiduciaria La Previsora S.A., elaborará el acto administrativo de liquidación unilateral, y la remitirá al Ministerio de Educación Nacional, para la firma correspondiente por parte del Ordenador del Gasto.

6. PAGOS

0.0.Xx orden de pago deberá ser diligenciada completamente y firmada por él Ordenador del Gasto designado, en el formato establecido por Fiduciaria La Previsora S.A., según la naturaleza de los recursos. Fiduciaria La Previsora S.A., tramitará las órdenes de pago que le sean radicadas, teniendo en cuenta la siguiente ordenación del gasto:

 Por el Administrador Temporal en calidad de ordenador del gasto para la ejecución de los recursos del SGP de la entidad territorial sujeta a la medida.

 Por el ordenador del gasto, en ejecución de los recursos asignados por el Ministerio de Educación Nacional.

6.2.Las órdenes de pago se deben radicar en Fiduciaria La Previsora S.A., en los términos y condiciones establecidas en el presente manual, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Para realizar los pagos con cargo a los recursos aportados por el Ministerio de Educación Nacional, éste entregará en sus oficinas al funcionario designado por Fiduciaria La Previsora S.A. el formato de orden de pago, el cual deberá tener todos los campos debidamente diligenciados, anexando los soportes correspondientes.

b) Para los pagos cuyo ordenador del gasto sea el Administrador Temporal de la entidad territorial sujeta a la medida correctiva, las órdenes de giro se remitirán en forma digital; cuando se trate de pago de viáticos, servicios públicos y contratación derivada, se deberán remitir en físico con los soportes respectivos.

c) El control y asignación del número consecutivo de las órdenes de pago será responsabilidad del Ministerio de Educación Nacional o de la Administración Temporal, según corresponda.

d) Los pagos se efectuarán, mediante transferencia electrónica a la cuenta del beneficiario, y para ello, en la orden de pago, se deberá registrar la totalidad de información del beneficiario (nombres y apellidos o razón social, documento de identidad o NIT, cuenta bancaria, tipo de cuenta y entidad financiera).

6.3.Para los pagos de la entidad territorial sujeta a la medida correctiva, se utilizaran adicionalmente las siguientes formas de pago:

 Cheque de gerencia, para los pagos de servicios públicos y depósitos judiciales.

 Pago por ventanilla en entidad financiera, para los pagos cuyos beneficiarios no tengan cuenta bancaria.

6.4.Cuando la persona natural o jurídica, cambie el número de la cuenta en la cual debe efectuarse el pago, deberá anexar la certificación bancaria correspondiente, con fecha no mayor a treinta

(30) días.

6.5.El Ordenador del Gasto, deberá acompañar la orden de desembolso con los documentos que soporten el pago así:

Persona Natural

 Original del certificado de cumplimiento y trámite de pago, que deberá estar diligenciado en su totalidad y suscrito por el interventor o supervisor del contrato.

 Original de la cuenta de cobro o documento equivalente o factura, según el caso.

 Copia de la planilla y recibo de pago de los aportes a los sistemas de seguridad social de salud, pensión y ARL, correspondientes al periodo de pago.

 Certificado de efectos tributarios, en original o copia

 Declaración juramentada para deducciones, en original, con los documentos soportes correspondientes

 Los demás documentos requeridos para dar cumplimiento a las normas tributarias

 Original del e Informe mensual de actividades, cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo.

 Entrada al almacén, en original o copia, cuando se trate de la compra de bienes

Persona Jurídica

 Original del certificado de cumplimiento y trámite de pago, que deberá estar diligenciado en su totalidad y suscrito por el interventor o supervisor del contrato.

 Original de la cuenta de cobro o documento equivalente o factura, según el caso.



 Certificado de pago de aportes parafiscales y seguridad social, expedido por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

 Los documentos requeridos para dar cumplimiento a las normas tributarias.

 Original del Informe de Supervisión o Interventoría (cuando se requiera), el cual debe estar diligenciado en su totalidad y suscrito por el Interventor o supervisor.

 Entrada al almacén, en original o copia, cuando se trate de la compra de bienes

6.6.Con el propósito de cumplir con los requisitos legales en materia tributaria, en cuanto al recibo y causación de cuentas de cobro y/o facturas se deben observar los siguientes lineamientos:

Régimen simplificado – requisitos de las cuentas de cobro o documento equivalente

 Llevar apellidos y nombres o razón social del vendedor del bien o del prestador del servicio.

 Concepto de la cuenta de cobro, acorde con las condiciones de pago pactadas

 Dirección y teléfono del vendedor o de quien presta el servicio.

 Estar dirigida a Fiduciaria La Previsora S.A., NIT. 860.525.148-5, Encargo Fiduciario No. 3- 148748.

 Llevar un número consecutivo.

 Fecha de expedición.

 Descripción específica de los artículos vendidos o servicios prestados.

 Valor total de la operación.

 Señalar el número de cuenta bancaria, el tipo de cuenta y el banco en el cual deberá consignarse el valor de la cuenta de cobro.

 Las cuentas de cobro para pagos con cargo a los recursos del SGP, deben estar dirigidas a la Entidad Territorial sujeta de la medida correctiva.

Régimen común – requisitos de las facturas

En atención al proceso de facturación y pagos, teniendo en cuenta que existe una responsabilidad solidaria entre el Fideicomitente y Fiduciaria La Previsora S.A., específicamente en la presentación y pago de los impuestos generados en los pagos efectuados, se establece que el fideicomitente presente las facturas del mes a pagar para que permita la causación de los pagos dentro del mismo mes de emisión y así cumplir con los términos xx Xxx.

Los requisitos de la facturación objeto de pago son:

 Estar denominada como “Factura de Venta”

 Llevar apellidos y nombres o razón social del vendedor o del prestador del servicio.

 NIT del vendedor o de quien presta el servicio

 Estar dirigida a Fiduciaria La Previsora S.A., NIT. 860.525.148-5, Encargo Fiduciario No. 3- 148748.

 Llevar un número consecutivo.

 Nombrar la Resolución de autorización de la numeración de la facturación expedida por la DIAN con vigencia no mayor a 2 años.

 La fecha de la factura debe corresponder al mismo periodo (mes) de recibido.

 Descripción específica de los artículos vendidos o servicios prestados.

 Valor total de la operación, discriminando IVA.

 Nombre o razón social y NIT del impresor de las facturas, este debe venir pre-impreso por medio litográfico.

 Informar su calidad de gran contribuyente o auto retenedor, si aplica.

 Los demás requisitos exigibles en el Estatuto Tributario.

 Se recibirán facturas hasta el día 25 o el día hábil anterior de cada mes, con el fin de dar trámite y causar la orden de pago antes del cierre correspondiente.

 Señalar el número de cuenta bancaria, el tipo de cuenta y el banco en el cual deberá consignarse el valor de la factura.

 En el evento de producirse rechazos en los pagos autorizados, para la reprogramación de los mismos no se requiere una nueva orden de pago, toda vez que la obligación se causa con la autorización inicial.

 Las facturas para pagos con cargo a los recursos del SGP, deben estar dirigidas a la Entidad Territorial sujeta de la medida correctiva.

Los tipos de pagos que Fiduciaria La Previsora S.A. realiza, con base a la orden impartida por el Fideicomitente son:

6.7. PAGOS CON CARGO A LOS RECURSOS DEL SGP

6.7.1. Pago de nómina a los docentes, directivos docentes y administrativos de la entidad territorial objeto de medida correctiva.

El Ordenador del Gasto de la entidad territorial objeto de la medida correctiva, deberá reportar a Fiduciaria La Previsora S.A., los nuevos terceros de la nómina, máximo el día 15 de cada mes; con el fin de crearlos en la base de datos de pagos.

El Ordenador del Gasto de la entidad territorial objeto de la medida correctiva, deberá enviar la orden de pago y el archivo en formato Excel, o cargar la información máximo el día 20 de cada mes, digitalmente a través del Sistema establecido por Fiduciaria La Previsora S.A.

El archivo se remitirá a la dirección electrónica y al usuario previamente designado e informado por parte de Fiduciaria La Previsora S.A.

6.7.2. Pagos a terceros por concepto de aportes al sistema de seguridad social, parafiscales, descuentos por nómina, libranzas, embargos, y demás derivados del pago de la nómina.

6.7.3. Pagos a terceros por concepto de suministro de bienes y servicios, de la contratación derivada.

6.7.4. Pagos por concepto de viáticos y gastos de viaje, que incluyen costos de tiquetes para transporte, alojamiento y alimentación, previa aprobación del ordenador del gasto, en concordancia con la tabla que opera al interior de la Secretaria de Educación de la entidad objeto de la medida correctiva.

Cuando se requiera efectuar anticipo de viáticos y gastos de viaje, se deberán anexar los siguientes documentos a la orden de pago:

 Autorización de comisión o desplazamiento. (Incluye Acto administrativo para personal de planta, expedido por el ordenador del gasto correspondiente, que debe indicar el valor del anticipo).

Para el pago de viáticos y gastos de viaje, y legalización de anticipos, se deberán anexar los siguientes documentos a la orden de pago:

 Autorización de comisión o desplazamiento. (Incluye Acto administrativo para personal de planta, expedido por el ordenador del gasto correspondiente)

 Informe de comisión (Puede ser presentado en original o copia)

 Certificado de permanencia (Puede ser presentado en original o copia)

 Pasa bordos (para transporte aéreo, pueden ser presentados en original o copia)

 Recibo transporte terrestre o fluvial (Puede ser presentado en original o copia)

 Original de cuenta de cobro, diligenciada completamente

 Cuando se trate de la legalización de anticipos, sólo se debe anexar la resolución de legalización y pago.

Sólo se permite (1) un anticipo de viáticos por funcionario o contratista de la Administración Temporal. En caso que se solicite un anticipo, sin legalizar el anterior, Fiduciaria La Previsora devolverá sin trámite la orden de pago.

6.7.5. Pagos de servicios públicos y depósitos judiciales.

La Administración Temporal de cada una de las Entidades Territoriales sujetas a la medida correctiva, efectuará las liquidaciones correspondientes y remitirá las órdenes de pago físicas.

La elaboración de las órdenes de pago, así como la información allí relacionada, son responsabilidad del ordenador del gasto de la entidad sujeta a la medida correctiva.

Mensualmente la entidad territorial objeto de la medida correctiva, conciliara con Fiduciaria La Previsora S.A. el detalle de los pagos a cada uno de los contratistas, con el fin de controlar los saldos por este concepto.

6.7.6. Plazos para reprogramaciones

Cuando se presenten rechazos en los pagos efectuados, Fiduciaria La Previsora S.A., informará a la Administración Temporal, quien deberá validar el motivo del rechazo y subsanarlo de acuerdo a la causal de devolución.

La reprogramación de los pagos rechazados, deberá realizarse máximo en los treinta (30) días siguientes.

6.8. PAGOS CON CARGO A LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL.

6.8.1. Pago por concepto de contratación derivada

6.8.2. Pagos por concepto de gastos de desplazamiento, que incluyen costos de tiquetes para transporte, alojamiento y alimentación, previa aprobación del Ordenador del Gasto, en concordancia con la tabla que opera en el Ministerio de Educación Nacional.

Para el pago de gastos de desplazamiento y alojamiento de contratistas, se deberán anexar los siguientes documentos a la orden de pago:

 Solicitud y autorización de desplazamiento y alojamiento

 Informe del desplazamiento

 Certificado de permanencia (Puede ser presentado en original o copia)

 Pasa bordos (para transporte aéreo, pueden ser presentados en original o copia)

 Recibo transporte terrestre o fluvial (Puede ser presentado en original o copia)

 Original de cuenta de cobro, o factura, según corresponda, diligenciada completamente

 Certificado de efectos tributarios, en original o copia

6.9. CAUSALES DE DEVOLUCION

Serán causales de devolución de las órdenes de pago, entre otras, las siguientes inconsistencias o situaciones:

 Si los números, periodo de aporte y valores de planilla de pago de aportes seguridad social y parafiscales no coinciden con lo indicado en los informes y certificados de cumplimiento y trámite de pago

 Si no se envía el certificado o soporte de pago de los aportes seguridad social y parafiscales

 Cuenta de cobro sin número, firma y/o fecha de emisión

 Incongruencia de documentos soportes y trazabilidad fechas

 Falta de firmas de los contratistas o supervisores en los documentos soportes

 Cuando los valores pagados y causados del certificado de cumplimiento y trámite de pago, no coinciden con la ejecución real del contrato

 Diferencias entre el balance financiero del certificado de cumplimiento y trámite de pago y del informe de supervisión o interventoría.

 Si las fechas de inicio y terminación registradas en el certificado de cumplimiento y trámite de pago, difieren de las fechas de inicio y terminación registradas en el acta de inicio del contrato

 Cualquier inconsistencia adicional a las relacionadas, que represente un error o incongruencia en la información de los soportes de la orden de pago

6.10. FECHA Y MEDIO DE REPORTE

 El 20 de cada mes, el Administrador Temporal, debe remitir la nómina liquidada a Fiduciaria La Previsora S.A., en físico o a la dirección electrónica y al usuario previamente designado e informado.

6.11. DEVOLUCIÓN DE ÓRDENES DE PAGO

Fiduciaria La Previsora S.A., efectuará la devolución de las órdenes de pago, de acuerdo con lo establecido en el ítem E – POLITICAS, numeral 9 del presente Manual Operativo.

6.12. CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL PAGO:

6.12.1. Cualquier modificación respecto del Ordenador del Gasto, deberá ser informada a Fiduciaria La Previsora S.A., mediante comunicación escrita. El nuevo ordenador del gasto, deberá registrar su firma en Fiduciaria La Previsora S.A. y diligenciar el formato SARLAFT correspondiente.

6.12.2. Una vez recibida la información por parte de Fiduciaria La Previsora S.A. de acuerdo con los parámetros citados y con el plazo ofrecido en su propuesta, tiene un plazo máximo de dos

(2) días hábiles para efectuar el pago a los beneficiarios.

6.12.3. Las órdenes de pago radicadas en Fiduciaria La Previsora S.A., antes de las 12:00 M. serán procesadas en los tiempos enunciados y las órdenes radicadas después de las 12 M., se procesarán con fecha del siguiente día hábil.

6.12.4. En todos los casos se entenderá el término días, como días hábiles.

6.12.5. En el caso que los datos informados para realizar el pago no coincidan, el trámite deberá ser rechazado y reportado como anulado en el informe de inconsistencias y rechazos de pagos.

6.12.6. Toda información magnética se enviará y recepcionará únicamente por los correos electrónicos, que sean debidamente notificados.

H. CONTABILIDAD DEL FIDEICOMISO

Fiduciaria La previsora S.A. ejercerá el control de los recursos recibidos y llevará con base en el Plan General de Contabilidad del Sector Financiero, homologado al Plan General de Contabilidad Pública,

la contabilidad de manera separada y discriminada, por subcuentas: para recursos MEN y para los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones - Sector Educación, de cada una de la(s) entidad(es) territorial(es) que fueren objeto de alguna medida correctiva, de manera que puedan identificarse las operaciones efectuadas y los pagos realizados con cargo a cada fuente, con base en las instrucciones del Ministerio de Educación Nacional.

I. INFORMES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

1. Informe de gestión mensual, en el cual aparecerán registradas de manera fidedigna, todas las operaciones efectuadas en el período respectivo, por cada subcuenta, debe presentarse dentro de los quince (15) primeros días calendario de cada mes, de acuerdo a lo establecido en el contrato de Encargo Fiduciario No. 1000 de 2014, con el siguiente contenido:

Estado Actual del Contrato Comisión Fiduciaria Obligaciones de la Fiduciaria Ingresos:

 Aportes efectuados por el Sistema general de Participaciones

 Aportes efectuados por el Ministerio de Educación Nacional

 Otros aportes

Pagos:

 Con cargo a los Recursos del Sistema general de Participaciones

 Con cargo a los Recursos del Ministerio de Educación Nacional

 Con cargo a otros recursos

Rendimientos financieros:

 Recursos del Sistema General de Participación

 Recursos del Ministerio de Educación Nacional

 Otros recursos

Estado de contratación

Estados Financieros del Encargo Fiduciario.

Estado de vencimiento de la información SARLAFT del sistema de administración del riesgo xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo

ASPECTOS GENERALES

 Partes del contrato

 Objeto

 Otro síes

 Estado de los bienes

 Evolución de los aportes, por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes)

 Comisión fiduciaria, por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes)

EJECUCION DEL NEGOCIO

 Pólizas del contrato

 Relación y estado de la contratación derivada

 Actividades pendientes por parte del fideicomitente

 Información SARLAFT

 Riesgo operativo (Sistema de Administración de Riesgo Operativo)

 Recursos disponibles, por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes)

 Procesos, quejas y reclamos.

 Acreedores garantizados y estado de las garantías

 cesionario de los beneficios

 Estado de las condiciones suspensivas o resolutorias que afecten la adquisición o perdida de los derechos

 Inversiones

 Créditos registrados a cargo o por cuenta del negocio, así como garantías otorgadas por el mismo

 Evolución y ejecución de los pagos, por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes): Fuentes y usos; Numero de pagos; Giros o abonos en la cuenta realizados durante el periodo; Mecanismos utilizados para efectuar los pagos

 Comité fiduciario

 Terceros vinculados

 Detalle de rendimientos, por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes)

 Giro de rendimientos, por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes)

 Detalle de anticipos

 Detalle de rechazos

 Detalle de causaciones

 Anexos: Estados financieros MEN SGP; Relación de cuentas en los cuales se administran los recursos; Extractos y conciliaciones bancarias de las cuentas en las cuales se administran los recursos; Relación y estado de la contratación derivada; Evolución y ejecución de los pagos por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes); Detalle de anticipos; Detalle de rechazos; Detalle de cuentas por pagar; Flujo de caja por cada una de las subcuentas (MEN, Sistema general de Participaciones y otros aportes); Estado de vencimiento de la información SARLAFT del Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

2. Informe de gestión de cierre de vigencia, en el cual se presentara la información consolidada de la respectiva vigencia fiscal.

3. Informe de Rendición de Cuentas Semestral, en el cual aparecerán registradas de manera fidedigna, todas las operaciones efectuadas en el período respectivo, por cada subcuenta, debe presentarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha xx xxxxx que se está informando, de acuerdo a lo establecido en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, con la siguiente información:

Aspectos Generales

 Período de la rendición de cuentas

 Objeto del Contrato Otrosíes celebrados

 Partes del Contrato Fideicomitente

Comité Fiduciario / Supervisión Beneficiarios

Estado Actual

 Garantías y Pólizas

 Evolución de los aportes entregados

 Comisión Fiduciaria

Estado Actual de la cartera Comisión Fiduciaria

 Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO)

 Información SARLAFT.

Desarrollo y Ejecución del Negocio

 Obligaciones de la Fiduciaria

 Aspectos Financieros y Contables Activos del Fideicomiso

Pasivos del Fideicomiso Bienes Fideicomitidos Ingresos del Fideicomiso Gastos del Fideicomiso Estado de Usos y Fuentes

Número de pagos giros o abonos en cuenta efectuados durante el período Mecanismos usados para la ejecución de los pagos

Aspectos Jurídicos Quejas y reclamos Comités Fiduciarios

J. COMITÉ FIDUCIARIO

Es el máximo órgano de dirección del Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, quien para efectos del presente manual, es el competente para su aprobación y efectuar las modificaciones y ajustes que se requieran de acuerdo con el Contrato de Encargo Fiduciario No. 1000 de 2014. El Comité Fiduciario está integrado por:

a) Cuatro (4) representantes del Ministerio de Educación Nacional con voz y voto: Subdirector de Monitoreo y Control, quien preside el comité

Subdirectora Financiera o su delegado

Supervisor del contrato de interventoría del Encargo Fiduciario Un delegado de la Subdirección de Monitoreo y Control

b) Dos (2) representantes de Fiduciaria La Previsora S.A., con voz, pero sin voto en la toma de decisiones.

c) Un (1) representante de BDO, firma interventora del contrato de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, con voz, pero sin voto en la toma de decisiones.

1. CONVOCATORIA:

Las reuniones ordinarias del comité se llevaran a cabo cada dos (2) meses, previa convocatoria realizada por el MEN, mediante correo electrónico dirigido a sus miembros, con por lo menos cinco

(5) días hábiles de anticipación a la fecha en que se tiene previsto el desarrollo de dicha reunión.

Las reuniones extraordinarias serán convocadas por el MEN, mediante correo electrónico dirigido a sus miembros, con por lo menos tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha en que se tiene previsto el desarrollo de dicha reunión, de acuerdo con las necesidades que serán informadas en el correo electrónico en el que se realice la convocatoria.

2. REUNIONES DE COMITÉ FIDUCIARIO:

Habrá quórum para reunirse con la asistencia a la reunión de por lo menos tres de los representantes del Ministerio de Educación Nacional, que integran el comité, uno de Fiduciaria La Previsora S.A. y el interventor o supervisor del contrato 1000 de 2014.

Las decisiones del comité fiduciario así reunido, se tomaran por la mayoría de los asistentes a la reunión, representantes del Ministerio de Educación Nacional.

3. ACTAS

De lo ocurrido en cada reunión se levantará acta que elaborará Fiduciaria La Previsora S.A., y remitirá dentro de los cinco (5) días hábiles para su revisión.

La aprobación del acta se realizará en la siguiente reunión del comité fiduciario.

4. FUNCIONES DEL COMITÉ FIDUCIARIO:

a) Propender por la correcta ejecución del contrato.

b) Orientar respecto al procedimiento para la celebración de contratos derivados que se suscriban dentro de la ejecución del contrato de Encargo Fiduciario.

c) Orientar sobre la realización de pagos a que se refiere el contrato, de conformidad con los trámites y formatos que defina el Ministerio de Educación Nacional.

d) Instruir a Fiduciaria La Previsora S.A. sobre pagos y/o desembolsos en desarrollo del contrato.

e) Aprobar los informes de gestión presentados por Fiduciaria La Previsora S.A.

f) Aprobar las Actas de Comité.

g) Aprobar el Manual Operativo y sus modificaciones.

h) Analizar y aprobar las consideraciones presentadas por el Interventor del Contrato de Encargo Fiduciario.

i) Las demás que el Comité considere necesarias para el buen desarrollo del Contrato de Encargo Fiduciario.

El presente Manual Operativo, se aprueba por los miembros del Comité Fiduciario, en reunión celebrada en Bogotá D.C., a los diecisiete (17) días del mes xx xxxx de 2017.

POR FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. POR EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX

Gerente de Negocios Fiduciarios Subdirectora de Monitoreo y Control

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CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO No. 1000 - 2014

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