CONTRATO POR ADHESION PARA EXPOSITORES, DEL XIII FESTIVAL DE CIUDADES HERMANAS DE
CONTRATO POR ADHESION PARA EXPOSITORES, DEL XIII FESTIVAL DE CIUDADES HERMANAS XX
XXXXXX TEXAS, Que se llevara a Cabo los días del 8 al 10 de Julio del 2016, en el Laredo Energy Arena en Laredo Texas patrocinado por la Ciudad xx Xxxxxx Texas.
Nombre del Expositor/Participante: _
Para efectos de este contrato por adhesión, las personas físicas x xxxxxxx que contraten espacios para exhibición para este evento y/o cualquier actividad previa o posterior relacionada con este evento serán denominadas para todos los efectos bajo su nombre propio, el de su empresa o simplemente como “El Expositor”, “Exhibidor” o “el Participante” .La organizadora través de la empresa de comercialización que ha sido designada para efectuar las contrataciones con expositores es denominada Hispanic International Services en Laredo Texas; y para efectos de este contrato se le denominara como: “La Organizadora”, “La Administradora” o simplemente como “Hispanic”; ambas partes, el Expositor al leer y aprobar su participación emite su consentimiento, y la Organizadora mediante la publicación de este contrato ambas se reconocen personalidad y consienten en sujetarse a las clausulas de este contrato y emiten las siguientes:
I.-Declaraciones:
Que El Expositor se compromete a cumplir todas y cada una de las clausulas y ordenamientos de este contrato y del reglamento en todas y cada una de sus Clausulas por así convenir a sus intereses.
Declara la organizadora que adicionado a este contrato y su objeto principal, la Información sobre áreas de exhibición, acompañantes, gafetes, y todo lo relacionado con el proceso logístico del evento que publicara un Manual del Expositor que entregara a cada Participante a la firma del presente contrato y que adicionalmente puede obtener copias en la red pública de internet en xxx.XxxxxxXxxxxxxxXxxxxxxx.xxx, como Reglamento del Expositor 2016.
Declara el Expositor que ha leído el presente contrato preparado por la Organizadora y que se compromete a cumplir con todas y cada una de las clausulas que aquí se estipulan así como las instrucciones del Manual del Expositor a que se hace referencia en el párrafo anterior.
CLAUSULAS
1.-Objeto: El presente contrato tiene como objeto el regular las condiciones de Registro, Participación y Actividades de Expositores en el evento denominado “Laredo Sister Cities International Festival”, (Festival Internacional de Ciudades Hermanas xx Xxxxxx), que se llevara a cabo los días 08 al 10 de Julio del 2016, al público y del 06 al 10 de Julio incluyendo días de montaje e instalación, en la Ciudad xx Xxxxxx Texas.
Podrán Participar en este evento, y por tanto solicitar su registro como Expositor, todas las personas xxxxxxx o físicas que en forma directa deseen hacerlo para exhibir, promover o vender en forma directa sus productos, trabajos de arte o artesanías y que ellos produzcan o manufacturen directamente. Una persona física o moral podrá solicitar registro y en su caso exponer o vender diferentes productos que el mismo manufacture, pero en ningún caso podrá representar más de una empresa o a diferente persona ya que el evento trata de promover en forma directa a los productores, artistas y artesanos de otros países que forman parte de la comunidad de Ciudades Hermanas bajo la Organización Internacional de Ciudades Hermanas.
2.-La Duración de este contrato será por el término de las fechas indicadas en que se llevara a cabo el evento, sin embargo las obligaciones de la Participante o Expositora inician con el pre-registro y se extenderán por el tiempo necesario hasta que estas obligaciones se cumplan a satisfacción de la organizadora y las autoridades correspondientes.
3.-Cancelación del Evento: (Terminación Anticipada por parte de la organizadora). Para caso de cancelación total del evento o en forma particular de hacer uso efectivo del derecho de “reserva de admisión” de registro de algún solicitante,(Clausula 6), la responsabilidad máxima que los organizadores
se comprometen y los participantes aceptan es la devolución de la cuota de inscripción menos gastos o comisiones mediante los formatos que para tal efecto se expidan si es que el solicitante efectuó y comprueba pago a la organizadora.
El Expositor tiene derecho a cancelar su participación en cualquier momento y solicitar su reembolso en los términos del Manual del Expositor hasta 15 días antes del evento, teniendo derecho a su reembolso completo sin que medie causa o justificación alguna. Los gastos asociados podrán ser descontados en el momento de la liquidación a criterio del comité organizador.
Dado que la Organizadora publicara en forma periódica y vía el sitio oficial de internet reglas logísticas que xxxxxx este evento y a los cuales ambas partes declaran sujetarse desde el momento del Registro. Cualquier modificación que se haga en forma inmediata y el expositor será notificado electrónicamente del cambio, el expositor tendrá 48 horas para inconformarse y en su caso sin perjuicio de su parte solicitar cancelación. Si la expositora no estuviere de acuerdo en cualquier modificación a los reglamentos y/o contratos de adhesión, tiene el derecho de solicitar la cancelación de su registro en cualquier momento y si fuere por esa razón y en ese caso especifico tendrá derecho a que le reintegre el 100% de los pagos que hubiere realizado a la organizadora por concepto de cuotas de registro.
Todas las cancelaciones efectuadas por el Expositor 15 días o menos antes de la fecha del evento no tienen derecho a reembolso alguno.
4.-Prestaciones y Contraprestaciones: Mediante el pago y la obtención del registro definitivo, la empresa exhibidora podrá, durante los días del evento promover sus productos autorizados ante el comité organizador siguiendo el instructivo y manual del exhibidor sin más restricciones que las Legales y las que las partes acuerden por medio de este contrato y las que se señalen en lo reglamentos al efecto.
La Organizadora, recaudara y recuperara por medio de las cuotas de registro parte de los costos en que se incurre durante todo el proceso del evento, dichas cuotas pertenecen a los patrocinadores oficiales, el resto del costo total del evento será cubierto por los mismos patrocinadores; por tanto los expositores solo liquidaran las cuotas de participación que se señalen en el manual del exhibidor.
5.-Proceso General de Registro para Expositores: Una vez proporcionada la información que se solicita para efectos del pre-registro , cubierta la cuota y los requisitos que en el contrato se mencionan y una vez recibido este contrato en original le será otorgado el registro definitivo al evento; sin embargo para proceder a montar el stand otorgado deberá de demostrarse haber cumplido con todos , los requisitos legales y administrativos relacionados con la mercancía y/o servicios a exponer en el evento.
La siguiente Clausula de aceptación de indemnidad y relacionada con el proceso de registro y condiciones de Registro será íntegramente transcrita en el Manual del Expositor para todos los fines legales. Dado que este evento es de carácter internacional, se requiere de cumplir con las Leyes Aduaneras, Migratorias , Comerciales y todas las demás aplicables el Registrante, Exhibidor o Participante y este se somete en primera instancia a la posibilidad legal de internación de mercancía, cumplimiento de los Reglamentos de la Ciudad y de las Agencias federales, Leyes estatales y locales a que sea necesario someterse y por lo tanto el Expositor, desde este momento releva de cualquier posible Responsabilidad en los términos más amplios que en derecho se confieren y que ratifica EN la CLAUSULA DE INDEMNIDAD del contrato por adhesión y que AL REGISTRARSE el Expositor acepta que ni los organizadores del evento, ni la Ciudad ni ninguna de las agencias, ni sus empleados o personal serán responsables del rechazo de la mercancía, retornos, gastos de logística, gastos profesionales, gastos indirectos ni daños de ninguna especie en ningún momento que pudieren afectar al solicitante o expositor.
6.-La Organizadora, las empresas y organizaciones patrocinadoras y sus asociados se reservan el derecho de admisión a este evento sin tener que aducir razón distinta mas la que de que ellos consideran necesaria la reserva de admisión o cancelación de registro para la buena conducción y éxito del evento.
Dado el esquema de promoción para productos artesanales, culturales y manifestaciones artísticas interculturales, los participantes deberán de ser individuos, personas físicas o agrupaciones de artesanos y en su caso de negocios familiares o pequeñas empresas que tengan contratado a un máximo de 30 empleados o que registre ventas máximas anuales de no más de 500K dlls anuales.
El solicitante o Expositor que haya sido rechazado tomando en cuenta la Clausula previa no tendrá más derecho que el de reposición de pagos que este hubiere efectuado en el proceso de Pre-Registro y no podrá ejercitar acción alguna en contra de la Organizadora, patrocinadores, causahabientes o sucesores.
7.-MERCANCIA COMO PARTE DEL OBJETO DEL CONTRATO: Es mandatorio que las mercancías arriben al recinto sede antes del inicio del evento (para que se verifique, si fuese necesario la documentación de propiedad o la “internación” legal de la mercancía) y se le otorgue a cada exhibidor en su caso, REGISTRO DEFINITIVO y pase oficial al reciento.
El expositor se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones relacionada con la mercancía y el objeto del evento:
a).- Aduanas: Es requisito que las mercancías a exhibirse o venderse sean manufacturadas fuera de Estados Unidos y que hayan sido importadas bajo cualquier formato legal pero siempre bajo la modalidad de una Importación Definitiva para venta al público, o para exhibición según el caso para dicho efecto y bajo las leyes y criterios de la Aduana de los Estados Unidos cubriendo todos los requisitos según la mercadería y productos de que se trate.
b).- Impuestos a las Ventas: Los expositores con venta al público de los productos durante el evento, deberán de contar con un Registro Vigente del Estado de Texas para poder operar la retención y entrega de impuestos sobre las ventas (Sales Tax).. El no contar con este registró o que este se encuentre suspendido podrá ser razón para no otorgar el registro definitivo o para la cancelación del espacio asignado en cualquier momento sin responsabilidad para la organizadora.
Todos los expositores están obligados de acuerdo a la reglamentación a declarar y pagar a Texas State Comptroller el impuesto correspondiente al 8.25% del total de las ventas realizadas en los 3 días del Festival, de lo contrario los organizadores se reservan el derecho de expedir invitación y/o registro para el próximo Festival o cualquier otro evento organizado por la Ciudad xx Xxxxxx, TX.
Para efectos de control todos los expositores deberán entregar la información de las ventas totales al término del evento mediante el formato que se les entregara al momento de su registro.
c) Bajo ninguna circunstancia, se permitirá la venta de mercancía elaborada en OTRO PAÍS DISTINTO AL DEL PAÍS INVITADO y registrado para este efecto;- y para abundar más en este punto, es importante que los exhibidores sepan y por este formato se les comunica formalmente, que mercancía como textiles, joyería, y productos industrializados originarios de país distinto al invitado, compitan o no con los exhibidos por otros países NO SERÁN ADMITIDOS EN NINGUNA FORMA; por lo que ESTA MERCANCÍA NO AUTORIZADA SERA RETIRADA del EVENTO PRIVADO que es Laredo Sister Cities Festival y entregado al expositor fuera xxx xxxxxxx sin perjuicio de que se dé aviso a autoridades de aduanas y hacendarias ya que esta conducta daña al evento y a la economía de expositores y ciudad sede.
d).- Leyes Migratorias, Autorización suficiente : -Estatus Migratorio de los Expositores-; para efectos de cumplir con las autoridades que supervisan la aplicación de las Leyes Migratorias, es obligación del
Expositor vigilar que la persona que se encargue de la venta al público durante el evento tenga la capacidad migratoria para este efecto siendo en su caso Ciudadano Norteamericano, o Residente Legal y que así lo acredite. Todos los expositores que no cuenten con autorización y/o capacidad para poder trabajar en los Estados Unidos podrán solicitar un auxiliar Voluntario para estos efectos y sujetarse a la reglamentación que para este efecto se expida.
8.- Clausula de Indemnidad: Los Exhibidores y participantes del evento se comprometen a mantener en todo momento (desde el registro hasta la conclusión ), indemnes de toda responsabilidad a los Organizadores del Evento, sus empleados, contratistas, agentes aduanales, agentes y/o representantes comerciales o técnicos o voluntarios asistentes, basado en que se trata de un evento de buena voluntad y que cualquier error u omisión en que se incurriere es sin dolo o intención; por lo que los organizadores no tienen ninguna responsabilidad y desde el momento que los participantes se registran por sí o por sus representantes, renuncian a cualquier acción de carácter civil, penal o laboral en contra de estos; sin embargo, si el exhibidor incurre en prácticas, acciones, incumplimientos o conductas que generen daños de cualquier tipo a las instalaciones o a cualquier tercero, el expositor será responsable de dichos daños y se obliga a liquidar estos aún sin necesidad de declaración judicial, pero si fuere necesario el litigar para proteger los derechos de los organizadores y sus causahabientes, además de lo anterior el Expositor deberá de cubrir todos los gastos y costas de juicio así como indemnizaciones que se generen de cualquier tipo.
9.- Clausula de Responsabilidad Profesional: Las opiniones que se manifiesten en forma expresa o verbal respecto a productos y servicios que se exhibirán en la feria, son basados en la experiencia y en el xxxx saber y entender de cada uno de los profesionistas que son asesores o co-organizadores de la exposición y estas opiniones son solo de carácter informativo y orientadas al cumplimiento de la Ley, sin embargo el soporte otorgado por profesionistas, técnicos importadores, abogados y agentes aduanales no garantiza en forma alguna que las autoridades de aduanas aprueben la importación y distribución de los productos en el en este evento o posteriormente para el mercado de Norteamérica, y es potestativo de las autoridades de aduanas otorgar dichas autorizaciones y demás permisos necesarios, por lo que el expositor exime desde este momento a organizadores y co-organizadores y a sus empleados o contratistas, a autoridades y cualquier profesionista que participe con este carácter oficial de cualquier responsabilidad y en los términos de la clausula de Indemnidad.
10.-Clausula de Comunicación en Adecuaciones y/o Cambios Operativos: El formato de comunicación de Organizadores a Participantes y Exhibidores adicional a los formatos de comunicación ordinarios o expresados por Ley, el Expositor acepta en forma expresas y autoriza irrevocablemente se haga a través de la pagina internet web del sitio oficial “XxxxxxXxxxxxxxXxxxxxxx.xxx” y que surtirá efectos como si se tratase de notificación personalísima y bastante, lo mismo se expresa y autoriza para información y seguimiento de anuncios comunes de orden general, importantes y/o cambios en materia logística principalmente pero nunca en contraposición de las clausulas aquí pactadas.
Por lo expresado en el párrafo anterior el expositor acepta como formato oficial de comunicados para efectos de Logística, horarios, cambios en la Ley y otros incluyendo los oficiales o de carácter judicial el sitio de xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx en donde se publicara cualquier cambio a los reglamentos del evento objeto del presente contrato sin que tenga que mediar ningún otro formato de aviso previo o posterior de organizadores a participantes.
11.- JURISDICCION: Para efectos de interpretación o controversia sobre los alcances de este contrato las partes declaran que se sujetan a las Leyes del Estados de Texas y a los Tribunales del Condado de Web, además declaran que previo a cualquier intento de acción de carácter judicial se sujetan a un proceso de Mediación conciliatoria obligatoria de no menos de cuatro horas en un término mínimo de 90 días y que desde este momento nombran al Lic. Xxxx Xxxxxxx para que sirva como mediador. Las partes renuncian a cualquier otra jurisdicción que por carácter de nacionalidad o domicilio pudieran tener o invocar y declaran estar sujetos a lo que esta clausula estipula renunciando expresamente a los derechos que le pudiere conferir nacionalidad, domicilio o tratados.
Habiendo leído el presente contrato y sus anexos el Expositor firma otorgando su consentimiento y apego a todas y cada una de las Clausulas y Reglas del evento de “Laredo Sister Cities International Festival 2016”.
En su Carácter de Expositor En su carácter de Organizadora
En Forma Personal FECHA
XXXXXX XXXXXX - , , , , X XXXXXX XXX XXXXXXXXX:
AXEXO -01 --NOTA SOBRE LOS DERECHOS DEL EXPOSITOR Y CRITERIO DEL OBJETO DEL
CONTRATO.-Dado que la participación en este evento es de carácter internacional y se requiere cumplir con las Leyes Aduaneras, Migratorias , Comerciales y todas las aplicables el Registrante, Exhibidor o Participante se somete en primera instancia a la posibilidad legal de internación de mercancía, cumplimiento de los Reglamentos de la Ciudad y de las Agencias que sea necesario involucrar en el procedimiento solicitado al efectuar el Registro y el Pago y por lo tanto releva de cualquier Responsabilidad en los términos más amplios que en derecho se confieren MEDIANTE la CLAUSULA DE INDEMNIDAD, de este contrato que en este momento con su firma acepta sometiéndose a las Clausulas y reglas de Carácter General y por lo tanto, el Expositor declara en este acto que ni los organizadores del evento, ni la Ciudad ni ninguna de sus agencias, sus empleados o personal serán responsables del rechazo de la mercancía, retornos, gastos de logística y que se compromete a dejar a salvo de acción judicial alguna en los términos que han quedado estipulados en este contrato como Clausula de Indemnidad General o Profesional.
ANEXO -02- Al registrarse Usted en este evento, acepta adherirse a este contrato, cumplir con las Leyes y Reglamentos de Estados Unidos, de Texas y de la Ciudad xx Xxxxxx y cuenta Usted con 10 días naturales para cancelar su participación si después xx xxxx este contrato, decide no aceptar algunas de las condiciones o clausulas presentes; o si no entiende lo expresado o los alcances de este contrato, puede consultar a un abogado o efectuar una consulta vía electrónica a los organizadores, cuestionamiento que será respondido en un término de no más de 3 días hábiles y que en su caso la respuesta pasara en forma inmediata a formar parte de su contrato; si el comité organizador decide que Usted tiene derecho de retirarse en cualquier momento, o que no cumple con los requisitos y formalidades requeridos para este evento, se le otorgaran 3 días hábiles para que conteste a lo que su derecho convenga o cancele sin perjuicio de devolución del costo de su registro en forma integra; una vez transcurrido este término no se podrá cancelar su inscripción más que en forma unilateral por parte de la Organizadora quien se encargara de solicitar la devolución de la cuota de participación y efectuar reembolso si esto procediera.
FECHA Y FIRMA FECHA Y FIRMA
En su Carácter de Expositor En su carácter de Organizadora