Contract

OBJETIVO

Custodiar las garantías remitidas por Secretaria General como respaldo al contrato de distribución de billetería.

ALCANCE

Inicia con la aceptación como distribuidor, constituyendo garantía para el despacho de la billetería y termina con la recepción , aprobación y posterior custodia de las garantías

DEFINICIONES

DISTRIBUIDOR: Persona o entidad autorizada para venta de lotería.

GARANTÍA: Documento que suscribe el distribuidor para respaldar el cupo de billetería asignado por la lotería de Bogotá.

CDT: Un título valor que ofrece la posibilidad de guardar el dinero durante un tiempo determinado para recibir intereses.

GARANTÍA BANCARIA: Créditos de firma según los cuales el Banco, atendiendo la solicitud de un cliente, responde por el pago de una obligación contraída por éste.

GARANTÍA REAL: Un compromiso de pago respaldado por bienes reales o tangibles.

CUSTODIA: Acción y efecto de custodiar (guardar con cuidado y vigilancia).

POLÍTICAS

1. En la custodia de las garantías recibidas por los distribuidores.

1.1 Llevar relación de la custodia, control y seguimiento de los títulos recibidos en garantía.

1.2 Custodiar las garantías CDTS, Bancarias y/o real en cajas fuertes en la oficina de la tesorería.

1.3 Mantener medidas de seguridad por parte del Tesorero(a) en el manejo de las claves de las cajas fuertes.

2. De seguridad de los títulos valores.

2.1 Disponer para la Tesorería General un área cerrada independiente con acceso restringido y cámaras de seguridad.

2.2 Asegurar la disponibilidad de elementos de seguridad para salvaguardar las garantías en CDTS, bancaria y/o real.

DOCUMENTOS DE SOPORTE
CÓDIGO	NOMBRE	ENTIDAD
N/A	Resolución 105 de 24 Agosto de 2020	Lotería de Bogotá
N/A	Resolución 00176 del 27 de noviembre de 2014	Lotería de Bogotá
N/A	Protocolo de seguridad y manejo de cuentas	Lotería de Bogotá
N/A	Garantía titulo valor CDT	Lotería de Bogotá
N/A	Garantía Bancaria.	Lotería de Bogotá
N/A	Garantía Real.	Lotería de Bogotá
N/A	Certificación expedida por las entidades financieras de las condiciones actuales de las garantías	Lotería de Bogotá

ACTIVIDADES
#	ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	REGISTRO	RESPONSABLE
1	INICIO Recibir Garantía Radicar garantía Verificar condicio nes de la garantía ¿OK? SI Remitir garantía Revisar endoso de la garantía ¿OK? SI	Recibir garantía fisica (CDT) endosado a la Loteria de Bogota que respalda el cupo del distribuidor por funcionarios de la secretaria General y/o funcionario de la direccion de operaciones	Garantía de acuerdo con el reglamento de Distribuidores	profesional de la secretaria General y/o funcionario de direccion de operaciones
2		Radicación en el Siga de la garantía y entregada a la secretaria general	Garantía de acuerdo al reglamento de Distribuidor	SIGA
3		La Secretaría General de acuerdo con el oficio de aprobación, prorroga o aumento del cupo suscrito, por el subgerente general. Verifica las condiciones de las garantías. previa revisión de los requisitos legales. Si la garantía corresponde a una póliza será custodiada por la Secretaria General, si la garantía corresponde a un CDT, garantía bancaria o real, será remitida por la secretaria general a la tesorería para su custodia	Garantía	Secretaria General
4		La secretaria General enviara oficio remisorio a la tesorería para su custodia y verificación ante las entidades financieras del endoso a favor de la Lotería de Bogotá.	Oficio remisorio garantía	secretaria general
5		La tesorería realizara el tramite correspondiente ante la entidad financiera para la verificación del endoso del titulo a nombre de la lotería de Bogotá.	Documento Bancario	Tesorero

6	Enviar certificación Tramitar Realizar control y verificación de los títulos valores Informar Custodiar FIN	Tesorería envía a la secretaria General la certificación expedida por la entidad financiera que el titulo valor se encuentra endosado en garantía	documento	Tesorería
7		La tesorería Realizara todos los tramites que se requieran ante el distribuidor y las entidades financieras, para tramitar, depositar, retirar, entregar y levantar endosos de los títulos recibidos en garantía. (ver resolución 176 de 2014). De acuerdo a la autorización de la secretaria General.	Documento	Tesorería
8		Realizar mensualmente cuadro control de los diferentes títulos valores recibidos en garantía , verificando las condiciones ( nombre distribuidor, valor, fecha de apertura, plazo, fecha de vencimiento y endoso a favor de la lotería) para el cumplimiento de la vigencia de la garantía	Documento cuadro control	tesorero general
9		Informar a contabilidad las novedades presentadas con los títulos valores recibidos en custodia , para su correspondiente registro contable	Documento	Tesorería/ contador
10		Mantener en Caja fuerte de la oficina de tesorería los títulos recibidos en Custodia	Documento	Tesorería

Relación de registros
CÓDIGO TRD	NOMBRE	FÍSICO	DIGITAL
N/A	Oficio remitorio garantia.
Control de cambios
FECHA	DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO		VERSIÓN
22/03/2022	Se crea el procedimiento.		1
16/08/2023	Se actualiza el procedimiento como parte del proceso de autoevaluación e implementación del Sistema de Gestión Antisoborno norma ISO37001:2016.		2

Control de revisión y aprobación
ELABORACIÓN	REVISIÓN	APROBACIÓN
Xxxx Xxxxx Xxxxxx Auxiliar Xxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx Tesorera General	Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Jefe Oficina Asesora de Planeación Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Jefe Unidad Financiera y Contable	Comité Institucional de Gestión y Desempeño